Birkenes kommune Kontrollutvalget Møteprotokoll fra Birkenes kommune - kontrollutvalget Møtedato: 14.04.2015 Møtested: Møteleder: Helsestasjonen, møterom Varpelia Sigmund Aune (FRP) Forfall: Til stede: Leder Nestleder Medlem Sekretær Hovedrevisor Sigmund Aune (FRP) Olav Heimdal (SP) Solfrid Vestøl (H) Alexander Etsy Jensen Øyvind Nilsen Rådmann Gro Anita Trøan (sak nr. 8/15-12/15) Økonomisjef Tom Olstad (sak nr. 8/15-12/15) Birgit Nomeland Regnskapsansvarlig (sak nr. 8/15-12/15) Innkallingen ble godkjent. Saklisten ble godkjent. Sakene ble behandlet slik: Sak nr. 8/15 til 14/15. Birkenes, 14.04.15 Sigmund Aune Leder Alexander Etsy Jensen Sekretær Temark Postboks 4 3833 BØ Telefon 91 82 75 45 (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no www.temark.no 987 993 766 5083 05 41508
SAKLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 8/15 15/358 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 24.02.15 9/15 15/315 ÅRSRAPPORT OG ÅRSREGNSKAP 2014 KEMNEREN I KRISTIANSANDSREGIONEN 10/15 15/359 ÅRSREGNSKAP OG ÅRSMELDING 2014 BIRKENES KOMMUNE 11/15 14/523 OPPFØLGING AV SAK NR. 17/14 - JOURNALFØRING OG ARKIVERING AV DOKKUMENTER SOM KOMMUNEN MOTTAR 12/15 15/395 RÅDMANNENS INTERNKONTROLL 13/15 15/360 ANDRE ORIENTERINGER I MØTE 14.04.2015 14/15 15/361 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER I MØTE 14.04.2015 Side 2 av 7
Sak nr. 8/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 24.02.15 Protokollen fra møte 24.02.2015 godkjennes. Møteprotokoll fra møte 24.02.2014 ble godkjent. Innstillingen enstemmig vedtatt. Protokollen fra møte 24.02.2015 godkjennes. Sak nr. 9/15 ÅRSRAPPORT OG ÅRSREGNSKAP 2014 KEMNEREN I KRISTIANSANDSREGIONEN Årsrapport og årsregnskap 2014 fra Kemneren i Kristiansandsregionen, samt kontrollrapport 2014 vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Birkenes tas til orientering. Årsrapport og årsregnskap 2014 for skatteoppkreveren i Birkenes, samt kontrollrapport 2014 vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Birkenes ble lagt frem til orientering i møte. Saken oversendes kommunestyret. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Årsrapport og årsregnskap 2014 fra Kemneren i Kristiansandsregionen, samt kontrollrapport 2014 vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Birkenes tas til orientering. Sak nr. 10/15 ÅRSREGNSKAP OG ÅRSMELDING 2014 BIRKENES KOMMUNE Kontrollutvalgets uttalelse til Birkenes kommunes årsregnskap 2014: Kontrollutvalget har behandlet Birkenes kommunes årsregnskap for 2014. Sammen med årsregnskapet forelå årsberetning fra rådmannen. Arendal Revisjonsdistrikt IKS har avlagt revisjonsberetning samt revisors oppsummering (regnskapsåret 2014). Side 3 av 7
Birkenes kommunes årsregnskap viser kr 277.815.753 til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr 1.486.150. Investeringsregnskapet viser et resultat i balanse, med udisponert/udekket beløp på kr 0. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsrapporten til rådmannen omhandler. Kontrollutvalget har ingen bemerkninger til årsregnskapet for Birkenes kommune for 2014 og slutter seg til revisors beretning av 07.04.2015. Uttalelsen sendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Rådmann Gro Anita Trøan, økonomisjef Tom Olstad og regnskapsansvarlig Birgit Nomeland presenterte kommunens årsregnskap og årsberetning. Revisor Øyvind Nilsen redegjorde for revisors oppsummeringsbrev og revisjonsberetningen. Uttalelsen sendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Innstillingen enstemmig vedtatt. Kontrollutvalgets uttalelse til Birkenes kommunes årsregnskap 2014: Kontrollutvalget har behandlet Birkenes kommunes årsregnskap for 2014. Sammen med årsregnskapet forelå årsberetning fra rådmannen. Arendal Revisjonsdistrikt IKS har avlagt revisjonsberetning samt revisors oppsummering (regnskapsåret 2014). Birkenes kommunes årsregnskap viser kr 277.815.753 til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr 1.486.150. Investeringsregnskapet viser et resultat i balanse, med udisponert/udekket beløp på kr 0. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsrapporten til rådmannen omhandler. Kontrollutvalget har ingen bemerkninger til årsregnskapet for Birkenes kommune for 2014 og slutter seg til revisors beretning av 07.04.2015. Uttalelsen sendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Sak nr. 11/15 OPPFØLGING AV SAK NR. 17/14 - JOURNALFØRING OG ARKIVERING AV DOKKUMENTER SOM KOMMUNEN MOTTAR Side 4 av 7
Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse om hvilke tiltak som er foretatt for å bedre kommunens praksis m. h. t. journalføring og arkivering av dokumenter som kommunen mottar til orientering og avslutter med det saken. Rådmann Gro Anita Trøan og økonomisjef Tom Olstad orienterte om utviklingen i saken og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Hovedlinjene i redegjørelsen kan oppsummeres slik: Innsyn: Har iverksatt konkrete tiltak som å øke bemanningen og det har ført til at det ikke lenger er etterslep når det gjelder journalføring. Journalføring: Ivaretar daglig drift, men ikke anledning til å prioritere faglig utvikling. Servicetorget (åpningstider): Reduserte åpningstider, dette har frigjort tid til arkivering og journalføring. Opplæring: Har utviklet et eget opplæringsprogram som skal tas i bruk. Sak og arkivsystem: Innført ny versjon og det gir nye muligheter. Arkivplan: Mål om å ferdigstille denne i løpet av 2015, men det går trolig ikke grunnet en del forsinkelser i arbeidet grunnet en del krevende saker. Sentralt postmottak: Forsinket med tanke på iverksetting. Utvalgets medlemmer var godt fornøyd med den positive utviklingen i saken og ønsket med dette å avslutte saken. Sekretæren satte frem slikt forslag til vedtak i møte med bakgrunn i rådmannens redegjørelse: Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse om hvilke tiltak som er foretatt for å bedre kommunens praksis m. h. t. journalføring og arkivering av dokumenter som kommunen mottar til orientering og avslutter med det saken. fremsatt av sekretæren ble enstemmig vedtatt. Saken legges frem uten forslag til vedtak. Sak nr. 12/15 RÅDMANNENS INTERNKONTROLL Kontrollutvalget tar saken til foreløpig orientering. Kontrollutvalget ønsker å få fremlagt en sak to ganger pr. år som går på rådmannens internkontroll (vår og høst). Kontrollutvalget ønsker å holde seg løpende oppdatert på de konkrete sakene rådmann redegjorde for i møte. Side 5 av 7
Etter eget ønske møtte rådmann i kontrollutvalgets møte for å orientere om arbeidet med å bedre rådmannens internkontroll og veien videre, i tillegg til å komme inn på aktuelle saker som gjelder rådmannens internkontroll. Økonomisjefen var også til stede under behandlingen og bidro med informasjon. Sekretæren satte frem slikt forslag til vedtak i møte med bakgrunn i rådmannens redegjørelse: Kontrollutvalget tar saken til foreløpig orientering. Kontrollutvalget ønsker å få fremlagt en sak to ganger pr. år som går på rådmannens internkontroll (vår og høst). Kontrollutvalget ønsker å holde seg løpende oppdatert på de konkrete sakene rådmann redegjorde for i møte. fremsatt av sekretæren ble enstemmig vedtatt. Saken legges frem uten innstilling. Sak nr. 13/15 ANDRE ORIENTERINGER I MØTE 14.04.2015 1. Orienteringer fra revisjonen Løpende revisjon Hovedrevisor for Birkenes kommune Øyvind Nilsen orienterte om løpende revisjon. 2. Orienteringer fra sekretariatet Representantskapsmøte/vårkonferanse Sekretæren gjorde oppmerksom på at det skal avholdes Representantskapsmøte/vårkonferanse i regi av Temark i Kristiansand 17.04.15. Kontrollutvalgets nestleder Olav Heimdal er påmeldt i fra Birkenes kommune. Bedriftsbesøk Struktur1 Sekretæren orienterte kort om bedriftsbesøket som skal være hos Struktur1 i forbindelse med neste møte 02.06.15 kl.12:00. Mer informasjon vil komme til utvalgets medlemmer i forbindelse med innkalling til neste møte. Side 6 av 7
Sak nr. 14/15 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER I MØTE 14.04.2015 1. Neste møte 02.06.15 Neste møte avholdes i henhold til planen 2. juni 2015 kl. 12:00. Møte finner sted i lokalene til Struktur1 på Tingsaker i forbindelse med bedriftsbesøket som er i forkant av behandlingen av de ordinære sakene. 2. Eventuelt Ingen. Side 7 av 7