PREKVALIFISERINGSGRUNNLAG FOR ANSKAFFELSE AV Hotellovernatting kjørende personell ANSKAFFELSESNR. K-00184 FRA NSB Fellestjenester Innkjøp (Oppdragsgiver) UTSENDT DATO: 30.6.2014
ANSKAFFELSESNR.: K-00184 Hotellovernatting kjørende personell Side 2 av 10 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. Generell introduksjon... 3 1.1 Oppdragsgivers virksomhet og organisasjon... 3 1.2 Anskaffelsens formål og omfang... 3 1.3 Tilbud på deler av leveransen... 4 1.4 Alternative tilbud... 5 1.5 Tildelingskriterier... 5 1.6 Prekvalifikasjonsgrunnlagets oppbygning... 5 2. Alminnelige regler for gjennomføring av konkurransen... 5 2.1 Anskaffelsesprosedyre... 5 2.2 Kunngjøring... 5 2.3 Rettelser, suppleringer eller endringer i prekvalifiseringsgrunnlaget... 5 2.4 Avvisning av leverandører fra konkurransen... 5 2.5 Oppdragsgivers forbehold... 6 2.6 Leverandørens generelle plikter... 6 2.7 Konfidensialitet... 6 3. Bestemmelser om prekvalifikasjonsprosessen... 6 3.1 Bekreftelse... 6 3.2 Frist for anmodning om å delta... 6 3.3 Kommunikasjon... 6 3.4 Tidsplan... 7 3.5 Utvelgelse av leverandører... 7 3.6 Kostnader ved utarbeidelse av anmodningen om å delta... 7 4. Anmodningens innhold, format og struktur... 7 4.1 Innhold og struktur... 7 4.2 Format og antall kopier av søknaden... 8 4.3 Leveringsadresse og merking... 8 4.4 Språk... 8 5. Kvalifikasjonskrav... 8 5.1 Lovpålagte krav... 8 5.2 Lovpålagte krav... 9 5.3 Organisatorisk og juridisk stilling... 9 5.4 Finansiell og økonomisk stilling... 9 5.5 Tekniske kvalifikasjoner... 10
ANSKAFFELSESNR.: K-00184 Hotellovernatting kjørende personell Side 3 av 10 1. Generell introduksjon 1.1 Oppdragsgivers virksomhet og organisasjon NSB Konsern er en av landets viktigste transportbedrifter og har tradisjoner tilbake til åpningen av den første jernbane i Norge i 1854. Persontrafikk med tog og buss, samt godstrafikk på jernbane utgjør konsernets hovedvirksomheter. Konsernet består av en rekke hel- og deleide datterselskaper. Nettbuss AS, CargoNet AS, ROM Eiendom AS og Mantena AS er blant de heleide selskapene. Eier av NSB er staten ved Samferdselsdepartementet. For informasjon, se: www.nsbkonsernet.no 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Formålet med anskaffelsen er å etablere konsernoverliggende rammeavtaler for kjøp av hotelltjenester for kjørende personell som ivaretar personalets behov for trygge, rolige hviletidsforhold, tilgjengelighet på hotellrom, samt uttak av markedseffekter mht. samordnet volum. Anskaffelsesprosessen skal ivareta «Strategisk miljøplan for NSB-konsernet 2011 2015» ved å stille anerkjente miljøkrav til leverandører. Omfanget på anskaffelsen er ca. 40 millioner kroner per år. Rammeavtalene skal ha en varighet på 2 år fra 1.12.2014 med opsjon for ytterligere 1 + 1 år. Hotellrommene skal være i økonomi/standard klassen, røykfrie og skjermet for interne og eksterne støykilder. Rommene skal ha TV, vannkoker og kaffe/te på hvert rom. Hotellene skal tilby tilgang til safe. Rommene skal være klare umiddelbart etter personalets ankomst. Ansatte hos Oppdragsgiver skal ikke oppnå personlige fordeler ved bruk av denne avtale. Eventuelle bonusordninger og lignende som innrømmes fra hotellet skal tilfalle det enkelte selskap i NSB konsernet, ikke den enkelte bruker/ansatt.
ANSKAFFELSESNR.: K-00184 Hotellovernatting kjørende personell Side 4 av 10 Et estimat for NSBs årlige totale rombehov ved de destinasjonene hvor det er ønskelig å inngå en konsernoverliggende rammeavtale er gjengitt under i tabell 1. Det gjøres oppmerksom på at statistikken ikke inkluderer Nettbuss årlige overnattingsbehov på omtrent 3500 rom (hvorav 70 % i Oslo) som også vil inkluderes i inngåtte rammeavtaler. Destinasjon Estimert årlig rombehov Oslo S 7 400 Drammen 5 900 Mo i Rana 2 100 Bergen 2 100 Røros 1 900 Lillehammer 1 700 Dombås 1 500 Ål 1 500 Åndalsnes 1 500 Oslo Filipstad 1 400 Sandnes 1 400 Trondheim 1 400 Hamar 1 300 Skien 1 200 Kristiansand 1 000 Bodø 700 Halden 700 Hallsberg 600 Hønefoss 500 Mosjøen 500 Stavanger 500 Kongsberg 400 Jönkjöping 300 Kongsvinger 300 Ski 300 Lillestrøm 200 Sarpsborg 100 SUM 38 400 SUM inkl. Nettbuss 41 900 Tabell 1 Estimat NSBs årlige totale rombehov Detaljerte behovstall for Nettbuss samt en nærmere beskrivelse av omfang følger av konkurransegrunnlaget som vil bli oversendt til kvalifiserte leverandører. 1.3 Tilbud på deler av leveransen Det vil være anledning til å legge inn tilbud på ett/flere destinasjoner(r) eller alle destinasjoner.
ANSKAFFELSESNR.: K-00184 Hotellovernatting kjørende personell Side 5 av 10 1.4 Alternative tilbud Oppdragsgiver godtar ikke alternative tilbud i denne konkurransen. 1.5 Tildelingskriterier Konkurransen blir avgjort basert på tildelingskriteriet økonomisk mest fordelaktige tilbud. En nærmere beskrivelse av tildelingskriteriene vil bli gitt i konkurransegrunnlaget som vil oversendes kvalifiserte leverandører. 1.6 Prekvalifikasjonsgrunnlagets oppbygning Prekvalifikasjonsgrunnlaget består av følgende dokumenter: Invitasjonsbrev til prekvalifisering Prekvalifkasjonsgrunnlag (dette dokument) med følgende vedlegg: Vedlegg A Leveransebeskrivelse Vedlegg H Underleverandører Vedlegg I Mal for HMS-egenerklæring Vedlegg J Etiske retningslinjer for NSB-konsernet Vedlegg K Mal for egenerklæring om etiske og sosiale forhold 2. Alminnelige regler for gjennomføring av konkurransen 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til gjeldende lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA), samt forskrift om innkjøpsregler i forsyningssektorene av 7. april 2004. Anskaffelsen er beregnet til over EØS-terskelverdi og skal følge forskriftens Del I og Del II. Anskaffelsen foretas som kjøp etter forhandling i 2 trinn. 2.2 Kunngjøring Konkurransen er oversendt til kunngjøring i DOFFIN/TED den 30.06.2014 2.3 Rettelser, suppleringer eller endringer i prekvalifiseringsgrunnlaget Innen frist for anmodning om å delta er utløpt har Oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer i prekvalifiseringsgrunnlaget med vedlegg som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer vil bli sendt umiddelbart og samtidig til alle som har mottatt prekvalifiseringsgrunnlaget. 2.4 Avvisning av leverandører fra konkurransen De leverandører som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene blir avvist fra konkurransen. Anmodninger om å delta som er ufullstendige eller levert for sent blir avvist. Anmodninger som er uklare eller ikke tilfredsstiller kravene til utforming kan bli avvist. Leverandører som får sin anmodning om å delta avvist, vil få skriftlig melding om dette med angivelse av grunnen til avvisningen.
ANSKAFFELSESNR.: K-00184 Hotellovernatting kjørende personell Side 6 av 10 2.5 Oppdragsgivers forbehold Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn for dette. 2.6 Leverandørens generelle plikter Leverandør plikter å sette seg inn i samtlige dokumenter knyttet til prekvalifiseringen og selv sikre at han har mottatt og har tilgang til all relevant informasjon forbundet med prekvalifiseringen. Der hvor leverandør oppdager feil, utelatelser, inkonsekvens eller andre mangler i prekvalifiseringsdokumentene, plikter han straks å gjøre Oppdragsgiver oppmerksom på dette. 2.7 Konfidensialitet Leverandøren skal behandle alle opplysninger han får kjennskap til gjennom prekvalifiseringsprosessen som konfidensielle. Prekvalifiseringsdokumentene og alle tilhørende dokumenter skal betraktes som fortrolig og skal oppbevares deretter. Leverandøren skal ikke offentlige kommentere denne konkurransen eller prekvalifiseringsgrunnlaget med alle tilhørende dokumenter uten først å ha innhentet Oppdragsgivers skriftlige samtykke. 3. Bestemmelser om prekvalifikasjonsprosessen 3.1 Bekreftelse Leverandøren skal innen 5 arbeidsdager etter å ha mottatt prekvalifiseringsgrunnlaget, skriftlig bekrefte om han har/ikke har til hensikt å sende inn anmodning om å delta i konkurransen ved å sende e-post til kontaktperson oppgitt i punkt 3.3. E-posten skal inneholde navn, telefonnummer og e-postadresse til leverandørens kontaktperson for alle forhold i forbindelse med anmodning om å delta i konkurransen. 3.2 Frist for anmodning om å delta Frist for anmodning om å delta i konkurransen er: 16.7.2014 klokken 12.00 Innen fristen skal anmodningen om å delta være ankommet Oppdragsgivers innleveringsadresse. Leverandøren har risiko for at anmodning om å delta i konkurransen er levert innen fristen. For sent innkomne anmodninger vil bli avvist. 3.3 Kommunikasjon All kommunikasjon mellom leverandøren og Oppdragsgiver skal rettes til Oppdragsgivers kontaktperson. Alle henvendelser skal skje skriftlig. Alle spørsmål og svar vil bli gjort tilgjengelig for samtlige leverandører, i anonymisert form. Oppdragsgivers kontaktperson: Navn : Erlend Kokaas Tlf. : 908 46778
ANSKAFFELSESNR.: K-00184 Hotellovernatting kjørende personell Side 7 av 10 E-post : ekokaas@deloitte.no Kun ovennevnte person er bemyndiget til å besvare henvendelser relatert til anmodningen om å delta. Henvendelser til andre personer i NSB-konsernet vil kunne medføre at leverandøren blir diskvalifisert fra konkurransen. Alle innkomne spørsmål av betydning for utarbeidelsen av anmodningen om å delta, vil bli skriftlig besvart og distribuert til alle leverandører som har mottatt prekvalifikasjonsgrunnlaget. Spørsmålene blir besvart anonymisert slik at spørsmålsstilleren ikke blir gitt til kjenne. Henvendelser mottatt senere enn 5 arbeidsdager før frist for anmodning om å delta, vil ikke bli besvart. 3.4 Tidsplan 3.5 Utvelgelse av leverandører Oversendelse av kunngjøring 30.6.2014 Frist for anmodning om å delta 16.7.2014 Utvelgelse av leverandører 17.7.2014 Utsendelse av konkurransegrunnlag 17.7.2014 Tilbudsfrist 11.9.2014 Tilbudsåpning 11.9.2014 Evaluering og forhandling Uke 38-42 Estimert dato for tildeling 17.10.2014 Tabell 2 Tidsplan for anskaffelsen Alle kvalifiserte leverandørene vil få anledning til å delta i konkurransen. 3.6 Kostnader ved utarbeidelse av anmodningen om å delta Leverandøren bærer selv alle kostnader relatert til utarbeidelse av anmodningen om å delta i konkurransen. 4. Anmodningens innhold, format og struktur Anmodning om å delta i konkurransen skal utarbeides i henhold til retningslinjene gitt i dette prekvalifiseringsgrunnlaget. 4.1 Innhold og struktur Anmodning om og delta skal bestå av de elementer som er oppført i matrisen under, og skal organiseres i samme rekkefølge:
ANSKAFFELSESNR.: K-00184 Hotellovernatting kjørende personell Side 8 av 10 Dokumentrekkefølge: Følgebrev til anmodning om å delta Dokumentasjon som svar på kvalifikasjonskravene Kommentarer: Skal være signert av bemyndiget person Skal organiseres i den rekkefølge de er nevnt i avsnitt 5 og skilles med merkede skilleark. 4.2 Format og antall kopier av søknaden Anmodningen om å delta skal leveres i 1 original innsatt i ringperm. I tillegg skal det leveres 1 komplett elektronisk versjon på CD eller minnebrikke. Leverandøren skal garantere at elektronisk versjon er sjekket for virus før oversendelse. Ved avvik mellom eksemplarene vil original i papirversjon gjelde. 4.3 Leveringsadresse og merking Anmodningen om å delta skal avgis lukket og i merket forsendelse, men slik at leverandørens identitet ikke fremgår av emballasjen. Leveringsadresse ved bruk av bud/personlig levering: Schweigaards gate 23 0191 Oslo Leveringsadresse ved forsendelse per post: NSB AS Postboks 1800, Sentrum 0048 Oslo Anmodningen om å delta skal merkes med: Anskaffelsesnr: K-00184 Konfidensielt «Åpnes kun av adressaten» 4.4 Språk Samtlige dokumenter, og annen kommunikasjon knyttet til anmodningen om å delta skal være på norsk. 5. Kvalifikasjonskrav 5.1 Lovpålagte krav Gjelder kun norske leverandører.
ANSKAFFELSESNR.: K-00184 Hotellovernatting kjørende personell Side 9 av 10 Kvalifikasjonskrav: Leverandør må ha levert sine oppgaver og betalt skatt og arbeidsgiveravgift Leverandør må ha levert sine oppgaver og betalt merverdiavgift Dokumenteres ved: Skatteattest. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for innlevering av søknad. Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. Dersom søker planlegger å benytte underleverandører må skatteattest også leveres for disse Skatteattest for merverdiavgift. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for innlevering av søknad. Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. Dersom søker planlegger å benytte underleverandører må skatteattest for merverdiavgift også leveres for disse 5.2 Lovpålagte krav Gjelder for samtlige tilbydere, for alt arbeid som skal utføres i Norge. Kvalifikasjonskrav: Leverandør skal bekrefte at foretaket arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og at de tilfredsstiller internkontrollforskriften. Dokumenteres ved: Signert HMS-egenerklæring, jf vedlegg I Mal for HMS-egenerklæring 5.3 Organisatorisk og juridisk stilling Gjelder for samtlige leverandører. Kvalifikasjonskrav: Leverandør skal være et lovlig etablert foretak Dokumenteres ved: Firmaattest eller tilsvarende fra leverandørs hjemstat 5.4 Finansiell og økonomisk stilling Gjelder for samtlige leverandører. Kvalifikasjonskrav: Tilbyr skal ha god soliditet og for øvrig tilfredsstillende økonomisk kapasitet til å gjennomføre kontrakten. Dokumenteres ved: Kredittvurdering fra uavhengig kredittvurderingsselskap Dokumentasjon skal knytte seg til den enhet v/organisasjonsnummer som skal stå
ANSKAFFELSESNR.: K-00184 Hotellovernatting kjørende personell Side 10 av 10 ansvarlig for tilbudet 5.5 Tekniske kvalifikasjoner Gjelder for samtlige søkere. Kvalifikasjonskrav: Tilbyder skal etterleve NSBkonsernets etiske krav til leverandører. Dokumenteres ved: Signert egenerklæring om sosiale og etiske forhold, jf vedlegg K. Dersom leverandøren er sertifisert etter SA-8000 eller er medlem i Initiativ for etisk handel skal også bevis for dette fremlegges. I tillegg skal samtlige søkere fylle ut tabell under ved å krysse av «Det vil bli gitt tilbud på destinasjon» eller «Det vil ikke bli gitt tilbud på destinasjon» for samtlige destinasjoner. Destinasjon Bergen Bodø Dombås Drammen Halden Hallsberg Hamar Hønefoss Jönkjöping Kongsberg Kongsvinger Kristiansand Lillehammer Lillestrøm Mo i Rana Mosjøen Oslo Filipstad Oslo S Røros Sandnes Sarpsborg Ski Skien Stavanger Trondheim Ål Åndalsnes Det vil bli gitt tilbud på destinasjon Tabell 3: Avkrysningstabell Det vil ikke bli gitt tilbud på destinasjon