Konkurransegrunnlag for Anskaffelse av lettvekts mobilt røntgenapparat til mobil røntgentjeneste Saksnummer: 13/00392 Tilbudsfrist: 29.4.2013
Innhold 1 Informasjon om anskaffelsen... 2 1.1 Oppdragsgiver... 2 1.2 Anskaffelsens formål og omfang... 3 1.3 Anskaffelsesprosedyre/kunngjøring... 3 1.4 Spørsmål vedrørende anskaffelsen... 3 1.5 Rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget... 3 1.6 Etiske betingelser for gjennomføring av konkurransen... 3 1.7 Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter... 4 1.8 Offentlig innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll... 4 1.9 Elektronisk handel... 4 1.10 Omkostninger... 5 1.11 Utprøving... 5 1.12 Prøvedriftperiode... 5 2 Krav til leverandørens kvalifikasjoner... 6 2.1 Obligatoriske krav... 6 2.2 Finansielle kvalifikasjoner... 7 2.3 Leverandørens tekniske kvalifikasjoner... 7 3 Krav til tilbudet... 8 3.1 Språk... 8 3.2 Tilbudsformat... 8 3.3 Strukturering av tilbudet... 8 3.4 Forbehold... 9 3.5 Alternative tilbud... 9 3.6 Tilbud på deler av oppdraget... 9 3.7 Leveringsfrist og -sted... 9 3.8 Vedståelsesfrist... 9 3.9 Informasjon om prissetting...10 3.10 Betalingsbetingelser...10 4 Avgjørelse av konkurransen...11 4.1 Tildelingskriterier med vekting...11 4.2 Avlysning og avvisning...11 5 Informasjon om kontrakt...12 5.1 Avtaleform og avtaleperiode...12 5.2 Forbehold til kontraktsvilkår...12 6 Vedlegg...12 Side 1 av 13
1 Informasjon om anskaffelsen 1.1 Oppdragsgiver Vestre Viken helseforetak ble etablert 1. juli 2009 da Kongsberg sykehus, Ringerike sykehus, Sykehuset Asker og Bærum, og Sykehuset Buskerud ble slått sammen. Sykehuset Asker og Bærum har siden skiftet navn til Bærum sykehus, og Sykehuset Buskerud har skiftet navn til Drammen sykehus. Helseforetaket leverer sykehus- og spesialisthelsetjenester til 450 000 mennesker i 26 kommuner. Dette skjer i tett samarbeid med primærhelsetjenesten i kommunene. Vestre Viken HF har ca. 9 500 ansatte. Helseforetaket skal utvikle gode og likeverdige tjenester til befolkningen i opptaksområdet. Side 2 av 13
1.2 Anskaffelsens formål og omfang Vestre Viken HF, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med kjøp av lettvekts mobilt røntgenapparat til mobil røntgentjeneste. Oppdragsgiver skal anskaffe et nytt fulldigitalisert lettvekts mobilt røntgenapparat, med digital detektor og høy oppløsning. Utstyret skal transporteres i bil til sykehjem og omsorgsboliger i ti kommuner (Asker, Bærum, Drammen, Hurum, Lier, Nedre Eiker, Røyken, Sande, Svelvik og Øvre Eiker), og være i bruk fem dager i uken. Tilbudt utstyr må kunne håndteres av én person alene og det vil derfor være særskilt fokus på brukervennlighet. Det må være enkelt å slå apparatet sammen og lett å trille det ut av bil, inn i sykehjem og tilbake i bil. For nærmere spesifikasjon av forespurt utstyr se vedlegg 2: Svarskjema. 1.3 Anskaffelsesprosedyre/kunngjøring Konkurransen avholdes som åpen anbudskonkurranse i henhold til lov om offentlig anskaffelser av 16. juli 1999 nr.69 (LOA) med tilhørende forskrift av 7. april 2006 nr. 616 (FOA) del II. Utlysningen er kunngjort i DOFFIN/TED-databasen, se www.doffin.no. Det er i henhold til FOA ikke anledning til å forhandle om innleverte tilbud. Av denne grunn henstilles tilbyderne til å inngi sine beste betingelser i tilbudene. 1.4 Spørsmål vedrørende anskaffelsen Alle spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget må være sendt på e-post til vår kontaktperson senest 15 dager før utløp av tilbudsfristen. Kontaktperson E-postadresse Merete Lorentsen merete.lorentsen@vestreviken.no Spørsmålene vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte, og vil bli gjort tilgjengelige via Doffin.no. 1.5 Rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige fram til 6 dager før tilbudsfrist. Endringer vil bli gjort tilgjengelig via Doffin.no. 1.6 Etiske betingelser for gjennomføring av konkurransen Det aksepteres ikke at det foregår kommunikasjon mellom aktuell tilbyder/tilbyders ansatte og oppdragsgiver/oppdragsgivers ansatte på annen måte en forutsatt i konkurransegrunnlaget og i Side 3 av 13
henhold til FOA. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller avvise aktuell leverandør dersom det blir gjort forsøk på å påvirke utfallet. 1.7 Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Forskrift av 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter gjelder ved kjøp av tjenester eller bygg- og anlegg som overstiger 1,6 million kroner eks. mva., jf. forskriften 4. Forskriften gjelder også for kontrakter som omfatter både varer og tjenester (blandede kontrakter) dersom verdien av de aktuelle tjenestene overstiger 1,6 million kroner eks. mva. Formålet med reguleringen er å bidra til at ansatte i virksomheter som utfører tjenester og bygge- og anleggsarbeider for offentlige oppdragsgivere, ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke, jf. forskriften 1. Leverandøren og eventuelle underleverandører skal på forespørsel fra oppdragsgiver kunne dokumentere lønns- og arbeidsvilkår til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner dersom leverandøren eller dennes underleverandører ikke etterlever kravene til lønns- og arbeidsvilkår. 1.8 Offentlig innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll Tilbud og anskaffelsesprotokoll kan unntas offentlighet, jf. offentleglova 23 tredje ledd inntil valg av leverandør er bestemt. Fra dette tidspunkt kan det begjæres innsyn i disse dokumentene, likevel slik at det skal gjøres unntak for opplysninger som er underlagt lovhjemlet taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er informasjon om personlige forhold og konkurransesensitive driftseller forretningsforhold (f.eks. produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, enhetspriser, men vanligvis ikke totalpriser). I denne konkurransen ber oppdragsgiver om at tilbyder sammen med tilbudet leverer en versjon av tilbudet hvor de taushetsbelagte opplysningene er sladdet. Disse må sikres slik at det ikke er mulig å hente frem sladdet informasjon av dokumentet. Det er tilbyders ansvar å påse at dette er sikret. Dersom tilbyder ikke anser noen opplysninger i tilbudet som taushetsbelagt, bes dette bekreftet i signaturskjemaet. 1.9 Elektronisk handel Oppdragsgiver har en intensjon at alle innkjøp til foretaket skal gjøres via vår ehandels løsning og det vil være aktuelt å se på en slik løsning i løpet av avtaleperioden. Leverandøren skal gjøre det tjenestespekteret som Leverandøren skal levere i henhold til Rammeavtalen, tilgjengelig for avrop (bestilling fra avtalen) via Ehandelsplattformen Ehandel.no. Leverandøren skal inngå avtale med operatøren av Ehandelsplattformen Ehandel.no for å muliggjøre slik tilgjengelighet. Vilkårene for bruk av plattformtjenestene finnes på anskaffelser.no/e-handel. Partene bærer selv sine kostnader ved bruk av Ehandelsplattformens tjenester. Side 4 av 13
1.10 Omkostninger Samtlige omkostninger, inkl. eventuelle reise- og møteomkostninger, vareprøver m.v. som påløper i forbindelse med å utarbeide og innlevere tilbudet, bæres av tilbyder. Tilbudet blir ikke returnert leverandør. 1.11 Utprøving Oppdragsgiver ønsker tilbudt utstyr demonstrert på Bærum sykehus. Utprøvingen/demonstrasjon vil være del av evalueringen av tilbudt utstyr. Tilbydere må derfor være leveringsdyktige på 1 stk apparat tilsvarende tilbudt løsning. 1.12 Prøvedriftperiode Oppdragsgiver ønsker en prøvedriftsperiode på systemet på 3 mnd. Garantiperioden skal ikke begynne å løpe før etter endt prøvedriftperiode. Side 5 av 13
2 Krav til leverandørens kvalifikasjoner Tilbyder skal i sitt tilbud beskrive og dokumentere sine kvalifikasjoner i den rekkefølge og på den måte som etterspørres nedenfor. De tilbydere som oppfyller de nevnte kvalifikasjonskrav, vil få sitt tilbud vurdert. Følgende dokumentasjon skal være vedlagt tilbudet elektronisk på CD, kvalifikasjonskravene skal ikke vedlegges på papir. 2.1 Obligatoriske krav Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Tilbyder skal fremlegge skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt. o Skatteattest for skatt o Attest for innbetalt merverdiavgift Attestene skal være utstedt på skjema RF-1244 fra kemner og kommunekasserer. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder. Evt. restanser må forklares/begrunnes. o Utenlandsk tilbyder må fremlegge tilsvarende bekreftelse på at offentlige skatter og avgifter er betalt i landet hvor tilbyder har forretningssted. Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Tilbyder skal ha etisk forsvarlig virksomhet o Dersom tilbyder siste 5 år er rettskraftig dømt for korrupsjon, bedrageri eller hvitvasking av penger, eller skyldig i straffbare forhold som angår den yrkesmessige vandel, må det i så fall redegjøres for dom og saksforhold. Se signaturskjema Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Tilbyder skal være et lovlig etablert foretak. o Norsk tilbyder skal fremlegge oppdatert firmaattest. o Utenlandsk tilbyder skal fremlegge attest(er) for lovbestemt registrering i etableringslandet. Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Tilbyder skal oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. o HMS-egenerklæring i samsvar med forskriftens vedlegg 2 om at tilbyderen oppfyller, eller ved eventuell tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal være medundertegnet av en fra de ansatte i bedriften. Side 6 av 13
2.2 Finansielle kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav Tilbyder og dennes eventuelle underleverandører skal ha en egenkapitalandel på minimum 10 % i forhold til nedenstående formel, og minimum være tilsvarende NOK 100.000.- Dokumentasjon Egenkapitalandel i % = (Sum egenkapital x100)/(sum egenkapital og gjeld) o Oppdragsgiver innhenter sine regnskapsanalyser fra PROFF Forvalt (www.forvalt.no). Alle selskaper som leverer regnskap til Brønnøysundregisteret vil være registrert gjennom PROFF Forvalt. For disse selskapene vil det derfor ikke være nødvendig å innlevere forespurt informasjon. o For nystartede selskaper eller selskaper som ikke er pålagt å sende regnskap til Brønnøysundregisteret, skal det leveres årsregnskap og revisjonsberetning for de to siste år, eventuelt den tiden selskapet har vært i drift dersom dette er mindre enn to år. Leverandøren må som minimum ha lønnsom drift, positiv kontantstrøm siste år, og ha positiv egenkapital for å bli kvalifisert. 2.3 Leverandørens tekniske kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Tilbyder skal ha gode kvalifikasjoner og erfaring med levering av tilsvarende utstyr o Oversikt over viktigste leveranser de 3 siste år, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker. Det gjøres spesielt oppmerksom på at tilbydere som ikke oppfyller angitte kvalifikasjonskrav og krav til fremlagt dokumentasjon vil bli avvist. Side 7 av 13
3 Krav til tilbudet 3.1 Språk Tilbud og andre dokumenter i forbindelse med konkurranseprosessen skal være på norsk. Brosjyrer og vedlegg som ikke finnes på norsk kan leveres på svensk/dansk/engelsk. 3.2 Tilbudsformat Tilbudet skal leveres i 2 eksemplar på papir innsatt i ringperm, systematisert med eget skilleark for de ulike kapitlene. Tilbudet må signeres av person med fullmakt til å forplikte selskapet. I tillegg skal det leveres 1 eksemplar elektronisk på CD samt 1 elektronisk sladdet versjon, se pkt 1.8. Formatet skal være Word/Excel (ikke pdf) på de dokumenter tilbyder har fylt ut/besvart, dette da oppdragsgiver skal kunne sammenstille opplysninger fra flere tilbydere via klippe-/limfunksjonen. Det gjøres særlig oppmerksom på at dokumentasjon på oppfylte kvalifikasjonskrav, pkt 2, skal kun sendes inn elektronisk som del av fullstendig elektronisk kopi nevnt i avsnitt over. Kvalifikasjonskravene skal ikke vedlegges på papir. 3.3 Strukturering av tilbudet Tilbudsbesvarelsen skal ha følgende inndeling: Inndeling Papirversjon Elektronisk versjon Kapittel 1 Kapittel 2 Tilbudsbrev: Skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for tilbyder Signaturskjema: Utfylt vedlagte signaturskjema Kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon skal kun innsendes elektronisk Tilbudsbrev Signaturskjema Dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskravene Kapittel 3 Kapittel 4 Pris: Utfylt Prisskjema Redegjørelse for leveransen som tilbys Utfylt Svarskjema Prisskjema Svarskjema Kapittel 5 Eventuelt produktinformasjon/brosjyrer Produktinformasjon/brosjyrer Viktig begrensning: Det er viktig å merke seg at leverandøren der det er avsatt plass til svar skal gi en kortfattet besvarelse av det spørsmål som er stilt. Det skal her ikke henvises til vedlegg. Det gjøres spesielt oppmerksom på at det er kun teksten lagt inn i avsatt svarkolonne som vil bli lagt til grunn ved vurdering av innkomne tilbud. Henvisning til vedlegg vil bli vurdert som Ikke besvart og gitt 0 poeng. Unntak er kun der oppdragsgiver oppgir at det kan henvises til vedlegg. Side 8 av 13
3.4 Forbehold Det er anledning til å ta forbehold dersom de ikke er vesentlige. Tilbud som inneholder vesentlige avvik og/eller forbehold til konkurransegrunnlag, kontrakt eller kravspesifikasjon vil kunne bli avvist. Alle avvik og forbehold til konkurransegrunnlaget skal klart fremgå av tilbudsbrevet, være presise, entydige og kunne prisberegnes. Bemerkninger til den tekniske beskrivelsen og mengdefortegnelser kan anføres på det aktuelle sted, men skal i så fall også opplistes i tilbudsbrevet med henvisning til sidetall og postnummer for å være gyldig. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet for å være gyldige. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen. Angående forbehold fra Oppdragsgivers side om å kunne avlyse konkurransen, se pkt 4.2. 3.5 Alternative tilbud Alternative tilbud aksepteres ikke. 3.6 Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget. 3.7 Leveringsfrist og -sted Tilbudet skal være Vestre Viken HF i hende senest 29.4.2013 kl. 1200 Postadresse: Leveringsadresse: Vestre Viken HF Innkjøpsavdelingen 3004 Drammen Vestre Viken HF Innkjøpsavdelingen v/merete Lorentsen Wergelandsgate 10 Drammen (Kontortid 08.00-15.30) Tilbudet skal legges i lukket forpakning merket med saksnummer. Tilbudet kan ikke sendes per e-post eller telefaks. Fristen for innlevering av tilbud er absolutt og for sent innkomne tilbud vil bli avvist. Dette gjelder også forsinkelser som skyldes tredjepart. Leverandøren har selv risikoen for at tilbudet kommer frem til adressen ovenfor innen tilbudsfristens utløp. 3.8 Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende for tilbyder i 6 måneder etter tilbudsfristens utløp. Side 9 av 13
3.9 Informasjon om prissetting Tilbyder skal prise sitt tilbud slik at det er lett å forstå for oppdragsgiver. Priser skal være i NOK, eks. merverdiavgift. Prisene skal være faste i avtaleperioden. 3.10 Betalingsbetingelser 90 % av fakturaens pålydende: betales etter godkjent mottakskontroll. 10 % av fakturaens pålydende: betales etter godkjent prøvedriftperiode. Fakturagebyr på bestillinger aksepteres ikke. Side 10 av 13
4 Avgjørelse av konkurransen 4.1 Tildelingskriterier med vekting Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige vurdert på bakgrunn av kriteriene angitt nedenfor. Det vil bli benyttet en tildelingsmatrise med vekting hvor tilbyderne gis score 1-6, med karakter 6 som beste score for det enkelte kriteriet. Deretter blir scorene vektet i henhold til prosentsatsene nedenfor. Score gitt i forhold til total kostnad er basert på gjennomsnittlig tilbudspris, hvor man legger til grunn totalkostnad for tilbudt utstyr, serviceavtale i utstyrets levetid minus garantitid samt øvrige kostnader som er spesifisert i konkurransegrunnlaget. Gjennomsnittlig tilbudspris gis score 4,0. Tilbyderne får så score regnet ut fra gjennomsnitt. Nr Tildelingskriterier Vekt Vurderes på grunnlag av 1 Totalkostnad 40 Prisskjema 2 Service, opplæring og leveringstid 10 Svarskjema 3 Opplevd bruker- og pasientvennlighet, ergonomi og funksjonalitet 50 Svarskjema Ad pkt 1, Totalkostnad: totalkostnad vektes 40% og deles inn i anskaffelseskostnad og vedlikeholdskostnader over produktets levetid (10 år) fratrukket garantitid. Hver del internvektes 50%. Ad pkt 2, Service, opplæring og leveringstid: pkt 2 vektes 10%. Service internvektes 80%, opplæring internvektes 10% og leveringstid internvektes 10%. Ad pkt 3, Opplevd bruker- og pasientvennlighet, ergonomi og funksjonalitet: pkt 3 vektes 50%, og er inndelt i detektor/billedkvalitet, røntgenapparat, ergonomi og brukervennlighet, som internvektes hhv 40/20/20/20. 4.2 Avlysning og avvisning Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud eller avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA 22-1. Avlysning kan for eksempel skje ved bortfall av finansiering eller manglende godkjenning fra eierinstanser eller politisk hold (listen er ikke uttømmende). Side 11 av 13
5 Informasjon om kontrakt 5.1 Avtaleform og avtaleperiode Som kontraktsvilkår vil vedlagte generelle avtalevilkår benyttes. 5.2 Forbehold til kontraktsvilkår Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene, vesentlige forbehold vil medføre avvisning, jf. FOA 11-11 (1)d. Andre forbehold kan medføre avvisning. Dersom tilbyder ønsker å ta forbehold til noen av kontraktsvilkårene, skal forbeholdene sammen med prismessige konsekvenser presiseres i vedlagte signaturskjema. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 6 Vedlegg Vedlegg 1: Signaturskjema Vedlegg 2: Svarskjema Vedlegg 3: Prisskjema Vedlegg 4: HMS- erklæring Vedlegg 5: Generelle avtalevilkår Side 12 av 13