Kvalifikasjonsgrunnlag Skuddbeskyttende verneutstyr Doculivenr. 201400050 Begrenset anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 1
INNHOLD 1 ANSKAFFELSEN... 3 1.1 ANSKAFFELSESPROSEDYRE...3 1.2 OPPDRAGSGIVER...3 1.3 ANSKAFFELSENS FORMÅL...3 1.4 ANSKAFFELSENS OMFANG...3 1.5 TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET...4 1.5.1 Delområde 1 - Skuddbeskyttende verneutstyr for uniformert tjeneste...4 1.5.2 Delområde 2 - Skuddbeskyttende verneutstyr for sivil tjeneste...4 1.5.3 Delområde 3 Skuddbeskyttende hjelm...5 1.6 ANTALL LEVERANDØRER...5 2 DETALJERT DOKUMENTOVERSIKT... 5 3 HENVENDELSER/KOMMUNIKASJON... 5 3.1 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON...5 3.2 HENVENDELSER...6 3.3 TAUSHETSPLIKT...6 3.4 OPPLYSNINGSPLIKT...6 3.5 TILBAKEKALLING ELLER ENDRING AV FORESPØRSEL OM DELTAKELSE...6 4 KVALIFIKASJONSKRAV... 6 4.1 LOVPÅLAGTE KRAV...7 4.2 INTERESSENTENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING...7 4.3 INTERESSENTENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING...7 4.4 INTERESSENTENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER...7 5 ANTALL LEVERANDØRER SOM BLIR INVITERT TIL Å DELTA VIDERE I KONKURRANSEN OG UTVELGELSESKRITERIER... 8 6 KRAV TIL INTERESSENTENS FORESPØRSEL OM Å DELTA... 8 7 FRISTER... 9 7.1 FRIST FOR FORESPØRSEL OM DELTAKELSE...9 7.2 FREMDRIFTSPLAN...9 Begrenset anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 2
1 ANSKAFFELSEN 1.1 ANSKAFFELSESPROSEDYRE Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. Anskaffelsen skal foretas gjennom en begrenset anbudskonkurranse etter forskriftens del I og del III (over nasjonal terskelverdi eller EØS-terskelverdi). Ved denne prosedyreformen kan alle interessenter sende en forespørsel om å delta i konkurransen. Konkurransegrunnlaget sendes deretter de interessentene som er kvalifisert, og som derved inviteres til å inngi tilbud. Forhandlinger er ikke tillatt. 1.2 OPPDRAGSGIVER Politiets fellestjenester (PFT), heretter kalt oppdragsgiver, skal inngå rammeavtaler for anskaffelse av Skuddbeskyttende verneutstyr på vegne av: Politi- og lensmannsetaten (delområde 1 og 2 skal ikke gjelde for Beredskapstroppen) Kriminalomsorgen Toll- og avgiftsetaten Statens vegvesen Vegdirektoratet Politiets sikkerhetstjeneste (PST) (med unntak av livvakttjenesten) For mer informasjon om oppdragsgiver: www.politi.no. 1.3 ANSKAFFELSENS FORMÅL Oppdragsgiver vil invitere interessenter til prekvalifisering for anbudskonkurranse vedrørende rammeavtale om leveranse av skuddbeskyttende verneutstyr. Anskaffelsen omfatter skuddbeskyttende verneutstyr til uniformert tjeneste og sivil tjeneste. Dette omfatter produktene lette vernevest, taktisk vest, platebærer, plater og hjelm. Mer informasjon om anskaffelsen er tatt inn i pkt. 1.5 Tilbud på deler av anskaffelsen og i konkurransegrunnlaget som blir sendt de kvalifiserte interessentene. 1.4 ANSKAFFELSENS OMFANG På grunnlag av tidligere års anskaffelser og forventet utskifting av gammelt materiell kan det, uten forbindtlighet for oppdragsgiver, estimeres et uttak ekskl. mva. på NOK 140 millioner i løpet av avtaleperioden inklusive opsjonsåret. Hvorav delområde 1 på NOK 108 millioner, delområde 2 på NOK 2 millioner og delområde 3 på NOK 30 millioner. Avtaleperiode Avtaleperioden er 3 år regnet fra avtalen er signert av begge parter. Opsjon Oppdragsgiver har opsjon på å forlenge avtalen med de samme betingelser med 1 år slik at total mulig avtalelengde blir 4 år. Begrenset anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 3
1.5 TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET Det er adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget, det vil si tilbud på ett eller flere av følgende delområder: 1. Skuddbeskyttende verneutstyr for uniformert tjeneste 2. Skuddbeskyttende verneutstyr for sivil tjeneste 3. Skuddbeskyttende hjelm Hvert enkelt delområde vil bli evaluert separat. Oppdragsgiver gir nedenfor en overordnet beskrivelse av hva delområdene omfatter. Mer detaljert informasjon og krav fremkommer i konkurransegrunnlaget, som sendes til de kvalifiserte interessentene. 1.5.1 Delområde 1 - Skuddbeskyttende verneutstyr for uniformert tjeneste Dette delområdet består av følgende: Lett vernevest Taktisk vest Plater 1.5.1.1 Lett vernevest Den lette vernevesten er bygget opp av et trekk med ballistiske innlegg plassert inni trekket nærmest kroppen. Det stikk- og støtbeskyttende innlegget er plassert på utsiden av det ballistiske, både på rygg og bryst, i samme trekk. Innleggene skal kunne tas ut av trekket. Den lette vernevesten bæres under uniform eller annet tjenesteantrekk. 1.5.1.2 Taktisk vest Den taktiske vesten gir skuddbeskyttelse utover de områdene som dekkes av lett vernevest, det vil si overarmer, skuldre, nedre del av nakken, halsen og lysken. Vesten har fleksibelt innfestningssystem for lommer og holdere til utstyr. I uniformert tjeneste brukes alltid den taktiske vesten sammen med lett vernevest. Taktisk vest med påmonterte lommer og holdere med innhold samt skuddbeskyttende plater oppbevares i en medfølgende bæreveske. 1.5.1.3 Plater Platene er en oppgradering av skuddbeskyttelsen. De skal brukes sammen med ballistikken til lett vernevest, på utsiden av denne, en på bryst og en på rygg. Platene oppbevares i en beskyttelsesveske som rommer både bryst- og ryggplaten. 1.5.2 Delområde 2 - Skuddbeskyttende verneutstyr for sivil tjeneste Dette delområdet består av følgende: Lett vernevest Platebærer 1.5.2.1 Lett vernevest Denne lette vernevesten bæres av tjenestepersoner som ikke er uniformert. Lav signatur er meget viktig, da det ikke skal være mulig å se at den lette vernevesten bæres under klær som t-skjorte eller genser. Det brukes kun ett lettvesttrekk i sivil tjeneste, i to fargevarianter. På grunn av krav til lav signatur brukes ikke stikk- og støtbeskyttelsen i denne vesten. Begrenset anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 4
1.5.2.2 Platebærer Platebæreren skal ha plass til skuddbeskyttende hard plate i front og på rygg. Platebæreren tas på utenpå lettvest og eventuelle klær som t-skjorte eller genser. Den brukes i situasjoner hvor det ikke lenger er nødvendig å ha lav signatur, og når det er behov for ekstra beskyttelse. 1.5.3 Delområde 3 Skuddbeskyttende hjelm Dette delområdet består av følgende produkter: Skuddbeskyttende hjelm Beskyttelsespose til skuddbeskyttende hjelm Beskyttelsesveske til skuddbeskyttende hjelm 1.5.3.1 Skuddbeskyttende hjelm Den skuddbeskyttende hjelmen gir beskyttelse av hodet, ansiktet og nakken. Den er utstyrt med visir og nakkekappe. Det benyttes også en visirbeskyttelse som gir beskyttelse til visiret ved lagring og transport. 1.5.3.2 Beskyttelsespose til skuddbeskyttende hjelm Beskyttelsespose til skuddbeskyttende hjelm er en pose som gir beskyttelse til hjelmen når den transporteres i politiets utstyrsbager sammen med annet utstyr, og når den oppbevares i skapet. 1.5.3.3 Beskyttelsesveske til skuddbeskyttende hjelm Beskyttelsesvesken sikrer at hjelmen forblir uskadet ved lagring og transport. Hjelmen oppbevares ofte i beskyttelsesvesken med beskyttelsesposen på. 1.6 ANTALL LEVERANDØRER Oppdragsgiver vil inngå 1 (en) avtale per delområde. Det vil derfor inngås avtale med 1 (en), 2 (to) eller 3 (tre) leverandører. 2 DETALJERT DOKUMENTOVERSIKT Dette kvalifikasjonsgrunnlaget innholder følgende dokumenter: Kvalifikasjonsgrunnlaget (dette dokumentet) Vedlegg 1: Prekvalifiseringsskjema Vedlegg 2: Annen dokumentasjon fra interessent 3 HENVENDELSER/KOMMUNIKASJON 3.1 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Anita Snellingen Arvesen Adresse: Rognebakken 8, 2770 Jaren e-post: anita.arvesen@politiet.no Begrenset anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 5
3.2 HENVENDELSER Alle henvendelser skal rettes til oppdragsgivers kontaktperson per e-post med kopi til post.fellestjenester@politiet.no. E-posten skal minimum merkes med anskaffelsens referansenummer i emnefeltet. Ved spørsmål og/eller dersom interessenten finner at kvalifikasjonsgrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning og/eller det oppdages feil, kan de skriftlig henvende seg til oppdragsgivers kontaktperson. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver, eventuelt andre enheter i Politiet, hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktpersoner. Henvendelser kan sendes innen utgangen av 11.06.14. Spørsmål fra de enkelte interessenter anonymiseres og legges ut sammen med svarene via DOFFIN. 3.3 TAUSHETSPLIKT Interessentene har taushetsplikt med hensyn til enhver opplysning om oppdragsgiver, oppdragsgivers systemer eller andre forhold som de måtte få kjennskap til i forbindelse med denne anbudskonkurransen. Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter likeledes å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår, jf. Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) 3-6. 3.4 OPPLYSNINGSPLIKT Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom: Forespørsel om deltakelse avvises Samtlige forespørsler om deltakelse forkastes eller konkurransen avlyses 3.5 TILBAKEKALLING ELLER ENDRING AV FORESPØRSEL OM DELTAKELSE Innleverte forespørsler kan tilbakekalles eller endres inntil fristens utløp. Tilbakekalling av forespørselen skal skje skriftlig. Endringer av forespørselen er å betrakte som en ny søknad. 4 KVALIFIKASJONSKRAV Dersom ett eller flere kvalifikasjonskrav (pkt 4.1 4.4) ikke er tilfredsstilt, vil interessentens forespørsel om deltakelse ikke vurderes videre i kvalifiseringsprosessen. I de tilfeller interessenten har særlige grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjon, kan oppdragsgivers kontaktperson, før utløp av frist for innlevering av forespørsel om deltakelse i konkurransen, kontaktes for å klarlegge hvorvidt annen dokumentasjon kan aksepteres. Det åpnes for å knytte til seg underleverandører senere i konkurransen dersom konkurransegrunnlaget setter krav som gjør dette nødvendig, og dersom kravene ikke er synliggjort i dette kvalifikasjonsgrunnlaget. Dette forutsetter at deres kvalitative oppfyllelse av kvalifikasjonskravene minimum holder samme nivå som den opprinnelige forespørselen om Begrenset anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 6
deltakelse i konkurransen, og at det dokumenteres at interessenten råder over de nødvendige ressursene i kontraktsperioden ref. pkt 4.4 krav 2. 4.1 LOVPÅLAGTE KRAV Krav Interessenten skal dokumentere at alle forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og avgifter er oppfylt. Interessenten skal dokumentere at alle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS) er oppfylt eller eventuelt vil bli oppfylt ved tildeling av kontrakt. Skatteattest (Skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel, regnet fra frist for innlevering av forespørsel om deltakelse. Merverdiavgiftsattest (Attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel, regnet fra frist for innlevering av forespørsel om deltakelse. Utenlandske interessenter skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS-egenerklæring (Erklæringen kan hentes på nettadressen http://www.lovdata.no/for/sf/fa/xa- 20060407-0402.html#map035). 4.2 INTERESSENTENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING Krav Interessenten skal dokumentere at foretaket er lovlig etablert. Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i faglige registre bestemt ved lovgivning interessentens hjemstat. Attesten bør ikke være eldre enn 12 måneder. 4.3 INTERESSENTENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING Krav Interessenten skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten, med det menes en kredittrating som ikke er lavere enn A (Dun & Bradstreet) eller tilsvarende. Kredittvurdering/rating fra en kredittvurderingsinstitusjon, ikke eldre enn 6 måneder. 4.4 INTERESSENTENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER Krav 1. Interessenten og/eller underleverandøren skal ha erfaring fra tilsvarende (se særlig pkt. 1.3 og 1.5) oppdrag/rammeavtale. Interessenten skal vedlegge en liste over de viktigste relevante oppdragene/rammeavtalene de siste 3 år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt, type produkt og mottaker (navn, tlf.nr. og e-post adresse). Interessenten skal beskrive sin erfaring med disse tilsvarende oppdrag/rammeavtaler. Referanser vil bli kontaktet ved behov. Begrenset anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 7
Krav 2. Interessenten skal ha etablerte forbindelser til eventuelle underleverandører/samarbeidspartnere. Dersom interessenten på denne måten støtter seg på andre foretaks kapasitet for å gjennomføre kontrakten skal det dokumenteres at interessenten råder over de nødvendige ressursene jf. foa 17-9 (2). 3. Interessenten skal ha et godt og velfungerende system for kvalitetssikring/-styring. Interessenten skal dokumentere at den vil ha rådighet over de nødvendige ressursene, for eksempel ved å fremlegge en forpliktelseserklæring, som minimum bør inneholde: X (produsent/agent) bekrefter at Y (interessenten) har avtale eller annet rettslig grunnlag som sikrer at Y råder over våre ressurser for å gjennomføre kontrakten med Oppdragsgiver om leveranse om skuddbeskyttende verneutstyr i hele kontraktens løpetid, inntil fire år. Dato og underskrift av X.» Interessenten skal dokumentere system for kvalitetssikring/ -styring. Dersom interessenten er sertifisert i henhold til internasjonalt anerkjent standard for kvalitetssikring/-styring, er det tilstrekkelig at kopi av utstedt sertifikat vedlegges. Dersom interessenten ikke er sertifisert, må kvalitetssystemet dokumenteres. Dokumentasjonen skal minimum omfatte prosedyrer/rutiner for: avviks- og reklamasjonsbehandling godkjenning av underleverandør 5 ANTALL LEVERANDØRER SOM BLIR INVITERT TIL Å DELTA VIDERE I KONKURRANSEN OG UTVELGELSESKRITERIER Det er mulig å søke om å bli kvalifisert for delområde 1, 2 eller 3, alternativt for flere av/alle delområdene, ref. pkt. 1.5. Oppdragsgiver vil på grunnlag av vurderingen av de mottatte forespørsler invitere de interessentene som oppfyller kvalifikasjonskravene, til å inngi tilbud. Når kvalifiseringsprosessen er fullført, vil oppdragsgiver underrette samtlige interessenter om kvalifiseringsresultatet. Interessenter som inviteres til å inngi tilbud vil, sammen med meddelelsen, motta en taushetserklæring. Taushetserklæringen må signeres og sendes oppdragsgiver før konkurransegrunnlaget blir sendt til interessenten. 6 KRAV TIL INTERESSENTENS FORESPØRSEL OM Å DELTA Forespørselen om deltakelse skal: 1. være skriftlig og inneholde utfylt prekvalifiseringsskjema som er datert og signert av person som har fullmakt til å forplikte interessenten. 2. leveres/oversendes i lukket forsendelse og merkes «Forespørsel om deltakelse Skuddbeskyttende verneutstyr, referansenr. DL 201400050». 3. leveres direkte, alternativt sendes med post (bedriftspakke) til: Politiets fellestjenester, v/innkjøpsleder Anita S. Arvesen, Rognebakken 8, 2770 Jaren. Forespørsel om deltakelse skal ikke avgis med elektronisk middel (e-post). Begrenset anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 8
4. utformes på norsk, svensk, dansk eller engelsk. Det samme gjelder alle vedlegg. Der interessenten har særlige grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjon (eks. skatteattest) på det forespurte språk kan oppdragsgiver, før fristen for forespørsel om deltakelse i konkurransen utløper, kontaktes for å klarlegge hvorvidt dokumentasjon på annet språk kan aksepteres. 5. leveres med: kvalifiseringsdokumentene i ringperm, i ett eksemplar. Dokumentene skal ikke limes, stiftes eller innbindes. Det skal brukes skilleark mellom hver inndeling av permen i henhold til strukturen i Vedlegg 1 Prekvalifiseringsskjema. ett elektronisk eksemplar (minnepinne). Interessenten er ansvarlig for å verifisere at minnepinne er lesbar og identisk med dokumentene i permen(e). Interessenten er ansvarlig for at alle spørsmål og krav i kvalifikasjonsgrunnlaget besvares/belyses. 7 FRISTER 7.1 FRIST FOR FORESPØRSEL OM DELTAKELSE Frist for forespørsel om deltakelse i konkurransen er satt til fredag 20.06.2014 kl. 12.00. Forespørselen skal være oppdragsgiver i hende på leveringsadressen før utløpet av fristen. Det er interessentens ansvar at forespørselen kommer frem innen fristens utløp. For sent innkomne forespørsler vil bli avvist. 7.2 FREMDRIFTSPLAN Oppdragsgiver har som mål å sende taushetserklæringen til de kvalifiserte interessentene innen 27.06.2014, og deretter konkurransegrunnlaget 04.07.14. Begrenset anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 9