Saksframlegg Arkivnr. 124 Saksnr. 2007/3112-5 Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet Saksbehandler: Jens Haugen Årsbudsjett 2008 - Driftsrammer for enhetene under rammeområdene 1, 7 og 8 Dokumenter i saken: 1 S Økonomiplan 2008-2011 2 Rammer for Ansvarene under R1 / R8 Utsendes 3 Rammer for Ansvarene under R7 Utsendes Saksopplysninger Kommunestyret foretok tildeling av driftsrammer for rammeområdene i møte den 03.12.07, sak 60/07. Formannskapet skal fordele vedtatte driftsrammer på de enkelte enheter innefor de forskjellige rammeområder. For rammeområdene 1, 7 og 8 er det bare en enhet under hver og derfor ikke behov for egen behandling. Men da disse enhetene er underlagt formannskapet legges saken fram for å synliggjøre konsekvensene av kommunestyrets tildelte rammer for driften i 2008. R.omr. 1 Folkevalgte og stab og 8 Felles Rammeområdene omfatter 2 enheter med samme navn. Tildelt ramme: Kr 26 144 000 (R1 kr 19 984 000 med et sparebeløp på 200 000 og R8 kr 6 160 000. Disse 2 rammeområdene ses på som et felles rammeområde.) Utfordringer: Generelt Tildelt ramme fordrer at staben må arbeide videre for å løse nødvendige og pålagte oppgaver så rasjonelt som overhodet mulig. Rammen initierer en grundig gjennomgang av rutiner og arbeidsprosesser, samt at en tar i bruk muligheter som ligger i IT for å spare tid og ressurser.
Gitt ramme gir ikke rom for en optimal understøttelse av folkevalgte styringsorgan og ytre enheter, men skal, under forutsetning av at ikke noe særskilt oppstår, gi handlefrihet til akseptabel oppgaveløsning på prioriterte områder. Meget stram budsjettdisiplin må gjennomføres. Folkevalgte Usikkerhet i budsjettforslaget knytter seg i hovedsak til avsatte beløp til tapt arbeidsfortjeneste. Herunder vil en måtte kunne påregne iterne krav i større utstrekning enn tidligere. Eventuelt lengre og hyppigere møter på dagtid kan resultere i at avsatt beløp er for knapt. Det er heller ikke tatt høyde for at godtgjøring til folkevalgte økes i 08, eller at arbeidsvilkårene kan bli vesentlig endret som signalisert/ønsket i sak om politisk styringsstruktur. Stab Detaljbudsjettet viser et større avvik mellom tildelt ramme og dagens drift enn den driftsreduksjon som er vedtatt i økonomiplanen. For balanse gjennomføres vakanse i ½ stilling og ellers andre reduksjon på flere områder. Omstillingsprosessen som gjennomføres medfører at staben har store utfordringer. Reduksjonene er forsøkt innpasset slik at stabens oppgaver i minst mulig grad skadelidt. For å kunne løse noen flere av fellesoppgaver som tilligger staben i forbindelse med omstillingsprosessen foreslås overført tilgodebeløp på R8 kr 101 000 til enheten. Felles (R8) Her føres tilskudd til kirkelig fellesråd, avsatt til lønnsregulering og bevilgning til Blilyst og lignende. R.omr. 7 Eiendom og kommunalteknikk Rammeområdet omfatter en enhet med samme navn. Tildelt ramme: Kr 25 893 000. Utfordringer: Rammetilpassing. Tildelt netto driftsramme for Eiendom og kommunalteknikk er mindre enn reell ramme for 2007. Dette medfører at EKT må redusere driftsnivået neste år, noe som i hovedsak må tas som redusert vedlikehold for bygninger og kommunale veger. Ut fra enhetens vurderinger skyldes dette et misforhold mellom oppgavefordeling og tilhørende ressurser i forbindelse med omorganiseringen som trådte i kraft 01.02.2007, og pålagt innsparing. Det er lagt ned mye arbeid i oppgavefordelingen mellom enhetene, av praktiske årsaker har Eiendom og kommunalteknikk beholdt og fått tildelt noen oppgaver hvor driftskostnadene ikke er kompensert. Som eksempel på slike oppgaver nevnes:
Tjenestebiler for hjemmetjenesten. Administreringen av og kostnader med leasingavtaler og driftsoppfølging med utgifter til drivstoff, service, dekk, reparasjoner etc ligger nå til EKT. Oppgaven har fulgt med saksbehandler i forbindelse med omorganiseringen. Dette beløper seg til kr. 763.300,- for 2008, beløpet er ikke kompensert i rammen for EKT. Husleie og strømutgifter for legekontor og fysioterapitjenesten. Så vidt vi har brakt i erfaring ytes det statstilskudd til drift av disse tjenestene. Det skal foreligge avtaler med tjenestene om gratis lokaler inklusive bla energikostnader. Kostnadene ved bygningsdriften tilligger nå EKT, mens inntektene fra statstilskudd tilfaller andre enheter. Andre årsaker til at det er problemer med å tilpasse seg tildelt driftsramme: Ved rammefastsettingen tas det utgangspunkt i opprinnelig budsjett for 2007. Eiendom og kommunalteknikk har oppdaget at det har vært underbudsjettering på noen områder i de budsjettene som ble vedtatt i henhold til gammel organisasjonsstruktur. Dette gjelder bla annet energiutgifter ved Midtre Gauldal helsesenter og ved tjenestesentrene. Utgiftene i 2007 er ca kr. 400.000,- høyere enn budsjettert. Det er også flere mindre poster som er overtatt av EKT hvor utgiftene i 2007 er større enn budsjettert bla drift av nødmeldetjenesten (LVK og OSS) hvor utgiftene overstiger budsjettet med ca kr. 50.000,-. Overføring til Gauldal Brann og Redning IKS. I selskapsavtalen med Melhus kommune er det definert en fordelingsnøkkel for utgiftsfordeling mellom Melhus og Midtre Gauldal kommune. Kommunestyret har ikke vedtatt budsjettforslaget fra representantskapet i Gauldal Brann og Redning IKS, vedtatt overføring fra Midtre Gauldal kommune innebærer ikke økning fra inneværende år ut over justering for lønns- og prisstigning. I forhold til bevilgning fra Melhus kommune må overføring fra Midtre Gauldal kommune økes med ytterligere kr. 107.300,- for å nå opp i 36,2 % av kostnadene som kommunen etter selskapsavtalen skal dekke. Dette er ikke medtatt i vedlagte forslag til detaljbudsjett. Eiendom. Vedlikeholdsbehovet er stort. Nye regler når det gjelder definisjon av vedlikehold har økt vedlikeholdskostnadene. Store oppgaver som tidligere ble finansiert innenfor investeringsbudsjettet (for eksempel nye yttertak) må tas over driftsbudsjettet. Prioriteringen av vedlikeholdsmidlene gjøres ut fra det enkelte byggs tilstand, EKT er i ferd med å gjennomføre en ny tilstandsvurdering for hele eiendomsmassen. En må også avvente nødvendige vedtak når det gjelder skolestruktur og pleie og omsorgstjenesten før en setter i gang større vedlikeholdsarbeider ved tjenestesentrene og skolene. Øvrig bygningsmasse HO-boliger, utleieboliger, næringsutleiebygg, administrasjonsbygg etc har varierende standard. Eiendom og kommunalteknikk har satt opp en nøktern behovsliste (ikke prioritert rekkefølge) som utgangspunkt for vedlikeholdsplanleggingen for neste år. Det er på langt nær plass innenfor rammen for alle tiltakene, prioriteringen blir streng. Behovsliste vedlikehold 2008 Ansv.omr. Virksomhet Tilpass kr. Kommentar Størenhallen 475 000 Sliping og behandling av gulv, samt nytt belegg. Skårvold gård 400 000 Utskifting skifertak Fredheim boliger 300 000 Vedh. bad, elanlegg,
vindu,dører Soknes leir 150 000 Omtekking tak, isol.nye porter Industribygg Moøya 150 000 Omtekking tak Ansv.omr. Virksomhet Tilpass kr. Kommentar 37221 Snurruhagen 55.000.vedlikehold,utv.maling, 37231 Lysgården 25.000 Vedlikehold 37310 Kom.utstyr (tr.alam 0 38108 M.G.Helsesenter 145.000 inv.+utv.vedlikehold, driftsmateriell 38111 Støren alderspensj. 200.000 hvitevarer,utv.maling,nytt yttertakbelegg 38121 Soknedal tj.senter 95.000 innv.+utv.vedlikeh.,utv.maling 38131 Singsås tj.senter 175.000 Utv. Maling, gen. Vedlikehold, oppussing. 38141 Budal tj.senter 115.000 Utv. Maling,gen. Vedlikehold,VVS-utstyr. Kjøkken 38200 Svartøymoen tr.b. 40.000 vedlikehold 38210 Grindhaugen oms.b 0 38211 Kalvtrøa oms.b. 40.000 Vedlikehold. Rekkverk terrasser 38212 Spjeldet oms.b. 10.000 vedlikehold 38220 Soknedal tr.bolig. 40.000 Utv.maling,, oppuss v/ leiet.skifte 38221 Soknedal oms.b. 10.000 Vedlikehold 38230 Betj.bolig Singsås 20.000 vedlikehold 38231 Singsås tr.bolig 50.000 skifte av balkongdører, velikeh. v/ leietakerskifte 38240 Budal tr.bolig 25.000 vedlikehold 38320 Tj.biler 0 38342 Psyk.dagsenter 20.000 vedlikehold 39600 Bol.fin.ordn. 0 Kommunale veger. År 2007 blir et godt veg år. Innenfor tildelt ramme for 2007 klarte vi å øke sommervedlikeholdet med 500.000 kroner i forhold til tidligere år, i tilegg ble det bevilget ytterligere 3 mill. kroner som er benyttet til asfaltering av enkelte vegstrekninger. For å komme inn under tildelt ramme må en redusere noe for 2008. For øvrig varierer vedlikeholdsinnsatsen fra år til år avhengig av utgiftene til vintervedlikehold som varierer med været. Vann og kloakk. Investeringer og driftskostnader dekkes innenfor avgiftesområdene som selvfinansierende tiltak. Etter hvert som investeringsprosjekter er klare til utførelse eller planlegging igangsettes vil en fremme saker for hvert enkelt prosjekt. Vannverk
Støren Vannverk. Kommunen står foran investeringer når det gjelder Støren vannverk. Vi avventer konsesjon på grunnvannsuttak og forhandler nå avtaler med berørte grunneiere for omlegging til ny hovedvannkilde for vannverket. Når tillatelse til uttak av grunnvann foreligger fra NVE (søknad er under sluttbehandling) vil EKT gå ut med tilbudskonkurranse for innleie av rådgiver for detaljprosjektering og utarbeidelse av anbudsdokumenter for utbygging. Investeringskostnader dekkes innenfor avgiftsområdet. Rognes vannverk. Vannverket har behov for utbygging på grunn av lavt driftstrykk, varierende forsyningssikkerhet, ledningsdimensjoner og kapasitet for brannslokking. Så langt en har kapasitet vil en forsøke å utarbeide planer i løpet av 2008 og komme tilbake med sak om utbygging. Kostnader forutsettes dekket innen for avgiftsområdet. Soknedal Vassverk. Midtre Gauldal kommune har gjort vedtak om overtakelse av Soknedal vassverk fra 01.01.2008. Vi har nå kontakt med vassverket for å gjøre oss kjent med renseanlegg, basseng, ledningsnett og driftsrutiner. Vil med føre behov for å øke kapasiteten når det gjelder driftsoppfølging. Kloakkrenseanlegg Forsetmoen. EKT planlegger å få gjennomført detaljprosjektering og utygging av nytt kloakkrenseanlegg og nye avløpsledninger på Forsetmoen i 2008. I forbindelse med nye riksveg 30 og ny butikk, samt modernisering, eventuelt nybygg, for Singsås skole og barnehage haster det med å rydde opp i avløpsforholdene. Kloakkrenseanlegg Enodd. Offentlig kloakk i Enodd er ikke tilknyttet kloakkrenseanlegg, bortsett for kloakk fra boligfeltet, en tar sikte på å få utarbeidet forprosjekt for kloakkrenseanlegg og nye ledningstraseer i 2008 slik at detaljprosjektering og utbygging kan skje i 2009. For øvrig arbeides det med planer for å klargjøre regulerte tomter i Singsås boligfelt, her også må en finne løsning på kloakkforholdene. Øvrige igangsatte og planlagte arbeider, kloakk. Ekt har også igangsatt arbeid med å få østsiden av Sokna, Soknedal skole og Soknedal kirke tilknyttet kloakkrenseanlegget i Soknedal. Det arbeides også kontinuerlig, i tråd med bevilgninger, med utbedring av ledningsanlegg på Støren. Av større prosjekt nevnes: Kloakksanering i Spjelddalen under ferdigstillelse. Omlegging av kloakkledninger i Engan legges ut på anbud, planlagt igangsetting tidlig i 2008. Planlegging av nye avløpsledninger til Basmoen igangsettes 2008. Inntektsøkninger: Eiendom og kommunalteknikk har husleienivået, spesielt for utleieboliger og HO boliger til vurdering. Analysen er ikke ferdigstilt, men vi mener at husleieinntektene kan økes med anslagsvis kr. 200.000,- pr år, samlet for boligene. Dette arbeidet må gjøres i henhold til husleielovens bestemmelser slik at eventuelt vedtak om øking av husleiene ikke kan iverksettes før mai måned 2008. Beløpet er ikke lagt inn i forslaget til detaljbudsjett.
Effektivisering. Eiendom og kommunalteknikk har arbeidet med intern organisering. Ut i fra normtall (Statens Byggtekniske Etat. BE) har vi noe høye kostnader pr. kvm når det gjelder renhold og vaktmestertjenester. Renholdspersonalet og vaktmesterkorpset ledes av henholdsvis renholdsleder og driftsleder. Vi er kommet godt i gang med vurdering av arbeidstid, renholdsmetoder, bruk av vaktmesterkorpset til vedlikehold og utbedringer på alle kommunale bygg og mener at vi kan effektivisere noe ved bedre utnyttelse av personell og kompetanse. Dermed kan kostnader til innleie av f. eks. håndverkere reduseres. Arbeidsoppgavene for merkantilt personell og ingeniørstaben er mer spisset enn tidligere med klarere definerte arbeidsområder. Øvrig driftspersonell. Drift VA. Når vi overtar Soknedal vassverk vil det bli behov før personellutvidelse, dette på grunn av større arbeidsmengde og forsyningssikkerheten, vi har behov for opplæring av flere for å sikre oss ved sykdom, ferier etc. Vi håper det er mulighet for intern rokering av arbeidsoppgaver for å løse dette. Brannvernledelse i særskilte brannobjekt. I løpet av 2008 bør vi omorganisere brannvernledelsen i kommunens særskilte brannobjekt. I henhold til brannlovgivingen skal det være brannvernleder for alle slike objekt. Midtre Gauldal kommune har over 20 særskilte brannobjekt hvor det stilles slike krav. Det kreves opplæring. EKT ønsker å endre dagens system og utpeke en brannvernleder for alle kommunale særskilte brannobjekt. Vi mener også dette kan gjøres ved intern omfordeling av arbeidsoppgaver. Prosjekt og bygeledelse. I budsjettforslaget er det beregnet utgift til prosjekt og byggeledelse for nye byggeprosjekt. For anleggsprosjekt innen vann og avløp legges slik prosjekt og byggeledelse til avdelingsingeniør VA. Avhengig av hvilke prosjekt som igangsettes vil en vurdere om dette kan utføres med nåværende bemanning eller om det blir nødvendig med innleie eller nyansettelse. Biler og utstyr. I budsjettforslaget er det lagt inn midler til fornyelse og vedlikehold av eksisterende utstyr. Leasing av varebil (Pickup 4X4). Tilsyn VA anlegg. For å øke effektiviteten og gi oss bedre fleksibilitet i utførelsen av driftsoppgavene ser en behov for anskaffelse av kommunal varebil (Pickup 4X4) til drift VA. Bilen er tenkt benyttet av VAingeniør ved tilsyn, anleggsoppfølging, befaringer etc. Slikt arbeid medfører at en må ned i kummer, og grøfter, arbeide med kjemikalier osv. Vannforsyningsanleggene (Kvennvannet og Soknedal) ligger høyt i terrenget og har bratt atkomst, det er nødvendig med firehjulstrekk for å ta seg opp året rundt, også i forbindelse med kjøring på anlegg er det behov for bil med høy bakkeklaring og firehjulstrekk. Anskaffelse av tilsvarende bil som enheten i dag benytter til teknisk vakt beløper seg til ca kr. 50.000,- kroner pr. år i leasingutgifter. Driftsutgifter kommer i tillegg. Delvis inndekning via spart kjøregodtgjørelse. Belaster ikke netto driftsramme, utgiftene føres over VA-avgiftsområdene. Leasing av varebil (kassebil 4X4) til uteavdelingens snekkere.
For å effektivisere vedlikeholdstjenesten som utføres av kommunens snekkere er det behov for varebil med firehjulstrekk for frakt av verktøy, maskiner og materialer. En vil spare inn tid i forhold til kjøring med privatbiler og en vil spare inn deler av utgiftene til leasing og drift ved spart kjøregodtgjøring. Anslagsvis leasingkostnad kr. 50.000,- pr. år Innkjøp av lift. Det er behov for mye arbeid i høyden. Maling, takarbeider, takrenner, etc. Det stilles store krav til oppsetting av stillaser for arbeid i høyden, en vil bli mer fleksibel dersom en disponerer egen lift. Kostnad ved innkjøp av lift med arbeidshøyde opptil 16 meter er kr. 365.000,-. Kapitalutgifter dekkes over driftsbudsjettet. Ved utleie til VA, andre enheter og eventuelt privat utleie beregnes leiepris pr. time. Vurdering De fleste enheter har utfordringer med å tilpasse driften for 2008 til de tildelte rammer. Rådmannens innstilling 1. Tildelt ramme for R1 Folkevalgte og stab og R8 felles til sammen kr 26 144 000 tildeles Enhet Folkevalgte og stab kr 19 984 000 og Enhet felles kr 6 059 000. 2. Tildelt ramme for R.omr. 7 Eiendom og kommunalteknikk kr 25 893 000 tildeles Enhet Eiendom og kommunalteknikk 3. Økning av husleier i kommunale utleieboliger og HO- boliger utredes, med sikte på iverksetting 01.05.2008.