Møteprotokoll Utvalg: Administrasjonsutvalget Tidspunkt: 24.11.2015, kl 13:00 Sted: Næringsbygget, 3. etg., møterom Newtontoppen Følgende faste medlemmer møtte: Funksjon Representerer Arild Olsen Leder AP Eirik Berger Nestleder V Kristin Furu Grøtting Medlem V Helga Bårdsdatter Kristiansen Medlem MDG Kjetil Figenschou Medlem H Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Ingen Følgende varamedlemmer møtte: Ingen Andre frammøtte: Torjus Høiland Ween Lars Ole Saugnes Svein Olav Ween Marianne S. Aasen Elin Dolmseth Ungdomsrepresentant Administrasjonssjef Rådgiver Sektorsjef teknisk Økonomisjef Merknader: Ingen merknader. Underskrift: Vi bekrefter at det som er ført i møteprotokollen er i samsvar med det som ble vedtatt på møtet.. Arild Olsen leder. Svein Olav Ween sekretær
Saksliste Utv.saksnr. Tittel PS 37/15 Godkjenning av protokoll fra møte 3.11.2015 PS 38/15 Søknad om ettergodtgjøring ved fratreden for lokalstyreleder PS 39/15 Valg av styremedlemmer i Svalbardposten AS PS 40/15 Budsjettkorrigeringer (4/2015) PS 41/15 Endring av godtgjørelsesreglementet PS 42/15 Handlingsplan og økonomiplan 2016-2019, budsjett 2016 PS 43/15 Gebyr- og fakturasatser 2016 - Informasjon fra lokalstyreleder og administrasjonssjef
PS 37/15 Godkjenning av protokoll fra møte 3.11.2015 Protokollen ble enstemmig godkjent. Administrasjonsutvalgets vedtak - 24.11.2015 Protokoll fra møte 3.11.2015 godkjennes. PS 38/15 Søknad om ettergodtgjøring ved fratreden for lokalstyreleder Administrasjonssjefens anbefaling ble enstemmig vedtatt. Administrasjonsutvalgets vedtak - 24.11.2015 Med henvisning til «Reglement for godtgjørelse til Longyearbyen lokalstyres folkevalgte» pkt. 1, siste strekpunkt, vedtas følgende: Under forutsetning av at Christin Kristoffersen ikke har inntektsgivende arbeid/pensjon pr. 15.12.2015 tilstås Kristoffersen ettergodtgjøring for vervet som lokalstyreleder i ytterligere inntil 1 ½ måned, dvs. ut januar 2016. Om inntekt fra annet arbeid/pensjon etableres i løpet av perioden skal ettergodtgjøringen opphøre fra samme dato som det mottas lønn fra ny arbeidsgiver. PS 39/15 Valg av styremedlemmer i Svalbardposten AS Eirik Berge (V) satte fram følgende forslag: Elise Strømseng Turid Telebond Personlig vara: Svein Jonny Albrigtsen Personlig vara: Stine Eidissen Bya Bergers forslag ble enstemmig vedtatt. Som styremedlemmer i Svalbardposten AS velges: Elise Strømseng Turid Telebond Personlig vara: Svein Jonny Albrigtsen Personlig vara: Stine Eidissen Bya
PS 40/15 Budsjettkorrigeringer (4/2015) Administrasjonssjefens anbefaling ble enstemmig vedtatt. Lokalstyret vedtar foreslåtte budsjettendringer. Lokalstyret vedtar å ta opp inntil kr 400.000,- i lån til prosjekt 6012 Flytekai skisseprosjekt. Lånet avdras over 20 år. Budsjett 2015 korrigeres tilsvarende. PS 41/15 Endring av reglement for godtgjørelse til folkevalgte Administrasjonssjefens anbefaling ble vedtatt med 4 mot 1 stemmer. Forslag til revidert «Reglement for godtgjørelse til Longyearbyen lokalstyres folkevalgte», dat. 13.11.2015, vedtas. Økningen av utgiftene til godtgjørelser som følger av endringen i reglementet dekkes innenfor rammen i budsjett og økonomiplan på Ansvar 10 Politisk virksomhet. PS 42/15 Handlingsplan og økonomiplan 2016-2019, budsjett 2016 Administrasjonssjefen orienterte om at regjeringen i en pressemelding av 20.11.15 sier at regjeringen foreslår å bevilge 50 mill. kr. til arbeidsplasser og omstilling i Longyearbyen. 22 mill. kr av beløpet gis til Longyearbyen lokalstyre til vedlikehold og utbedring av infrastruktur. Beløpet er ikke innarbeidet i budsjettforslaget for 2016. Administrasjonssjefen vil i egen sak til lokalstyret fremme forslag til disponering av beløpet. Administrasjonssjefens anbefaling ble enstemmig vedtatt. Handlingsprogram og økonomiplan 2016 2019 og Budsjett 2016 med kommentarer og premisser vedtas. Bevilgningene til drift (jfr. budsjettskjema 1 b) er nettobevilgninger som administrasjonssjefen har fullmakt til å disponere. Administrasjonssjefen skal senest 2 måneder etter utløpet av hvert tertial utarbeide økonomisk rapport for Longyearbyen lokalstyre. Rapporten fremmes for AU og lokalstyret. Rapporteres større avvik, skal rapporten foreslå nødvendige tiltak for å bringe regnskapet i balanse.
Låneopptak til følgende investeringstiltak: Lånebeløp i 2016 Avdragstid 6005 HP avfall - restavfallscontainere 550 000 10 Nytt avfallsanlegg - bygg 24 000 000 40 6041 HP avfall - sigevannsrensing 1 266 000 20 Dieseltank havna 500 000 10 Forlengelse av turistkaia 2 000 000 10 Ny strømforsyning turistkaia 250 000 20 Renovasjonsutstyr / andel komprimator 200 000 10 6202 - TA Energiverk - Ny kondensatveksler 4 550 000 20 6206 - TA Energiverk - Varsle og slukkeanlegg for hele bygget 2 500 000 20 6208 - TA Energiverk - Fjernvarmevekslere 500 000 20 6209 - TA Energiverk - Sperredamp/elektrokjøler turbin 2 2 125 000 20 6211 - TA Energiverk - Kondensatforvarmer med kjøler til turbin 2 3 140 000 20 6214 - TA Energiverk - Smøroljekjøler 1 072 000 20 Forprosjekt dieselstasjon energiverket 1 000 000 20 Slagg- og askedeponi 500 000 20 6017 SD-anlegg fjernvarme 300 000 10 6076 Utbedringer fjernvarme i hht tilstandsvurdering 4 600 000 20 6070 Nytt fyrhus H320 - bygget 5 200 000 40 Tiltak i hht HP vei - fjernvarme sin andel 1 800 000 20 Flytte biblioteket til næringsbygget 16 000 000 40 Overløp Isdammen 8 400 000 40 Totalt låneopptak 2016 80 453 000 HP = Hovedplan, TA = Tilstandsanalyse Administrasjonssjefen får fullmakt til å godkjenne avdragsvilkår og rentebetingelser og evt. rentebindingsperiode, i hele lånets løpetid. Lokalstyret er klar over at gjennomføring av tiltak i hht vedlikeholdsplanen og tilstandsanalysen for energiverket krever effektuering av bestilling til leverandører i lang tid før tiltaket skal iverksettes grunnet lang leveringstid og planlegging. Lokalstyret godkjenner at administrasjonssjefen inngår bindende avtaler innenfor økonomiplanperioden 2016-2019 og innenfor beskrevne økonomiske rammer for gjennomføring av tiltak i vedlikeholdsplanen og tilstandsanalysen for energiverket. Tjenestene vann og fjernvarme behandles etter reglene om selvkost ved avslutning av regnskapet for 2016. Det samme gjelder for strøm, hensyntatt de politiske føringer som gjelder for kostnader knyttet til vedlikeholdsplan, tilstandsanalysen og renseanlegget på energiverket (se omtale under energiverkets budsjett). Renter på korkpengefondet godskrives korkpengefondet. PS 43/15 Gebyr- og fakturasatser 2016 Økonomisjef Elin Dolmseth orienterte om at det var ønskelig at det blir gjort følgende justeringer i gebyrsatsene i forhold til det som lå i det tilsendte forslaget til nytt gebyrregulativ: Endring i renovasjonsgebyr: I den hensikt å stimulere til innlevering av avfall til avfallsanlegget og for å skape bedre samsvar i LL sine kostnader med behandling av avfallet foreslås følgende endringer i gebyrregulativet for 2016 i fht forslaget som ble sendt ut til AU sitt møte 24.11.15:
Type avfall: Opprinnelig forslag: Foreslått i AU sitt møte 24.11.15: Gebyr for å levere snøskuter (ikke innhenting) 722 kroner 360 kroner Gebyr for feilsortering for privatpersoner 3600 kroner Spillolje (ikke ref.pliktig) 6,24 kr/kg 9,26 kr/kg Olje- og fettavfall 29,85 kr/kg 9,20 kr/kg Oljefiltre 20,63 kr/stk 8,40 kr/stk Slam fra oljeutskiller 51,55 kr/kg 19,20 kr/kg Drivstoff og fyringsolje 24,42 kr/kg 12,50 kr/kg Bremsevæske og kjølevæske 24,42 kr/kg 16,12 kr/kg Maling, lim og lakk. Vannbasert og ikke vannbasert 27,15 kr/kg 19,20 kr/kg Spraybokser 40,69 kr/stk 23,40 kr/stk Kvikksølv 225,22 kr/kg 720 kr/kg Asbest 6 kr/kg Container 20m 3 : per mnd. 765 kroner 450 kroner Tømming av container per gang 1137 kroner 1000 kroner Endring i gebyr for havn: Punktet «Skip i oversjøisk fart betaler pr 16 m3 lukket container» tas ut da det ikke er anledning til å skille mellom skip i oversjøisk fart og øvrige skip. Administrasjonssjefens anbefaling ble enstemmig vedtatt med de endringene som ble lagt fram fra administrasjonen i møtet. Administrasjonen ble bedt om å legge fram egen sak vedrørende hytterenovasjon til AU sitt møte den 15.12.2015. Lokalstyret vedtar vedlagte forslag til gebyrregulativ og fakturasatser for 2016 med de endringer som administrasjonen la fram møtet.