Arbeidstilsynet A 17.06.201 201/68376 DERES DATO DERES REFERANSE VAR SAKSBEHANDLER Gunvor Steinkjer Solstad, tlf. 957132 VIKNA KOMMUNE HELSE OG SOSIALETAT Postboks 133 Sentrum 7901 RØRVIK c.(31.37?li'3 PSE G,00 53 Res? Tss, Tilsyn HJEMMEBASERTE TJENESTER AVD 2 (TPU) Vi viser til tilsynet hos virksomheten den 20.05.201. Hensikten med tilsynet Hensikten med tilsynet var å rette spesiell oppmerksomhet mot hvordan ledelse, verneombud og tillitsvalgte samarbeider for å fa til gode arbeidsbetingelser og et helsefremmende arbeidsmiljø. Tema i tilsynet var blant annet: Omstilling og endring Bruk av ulike tilknytningsformer Bruk og utforming av arbeidstidsordninger Bruk og utvikling av nødvendig kompetanse Det ble også etterspurt mer konkret informasjon om: 69L1.000000 l Fordeling av roller, oppgaver, ansvar og myndighet i helse, miljø og sikkerhetsarbeidet (HMSarbeidet) Kartlegging, risikovurdering, plan og tiltak Vurdering av konsekvenser for arbeidsmiljøet ved endring og omstilling Bruk av midlertidige ansatte, vikarer og innleid arbeidskraft Arbeidstidsordninger Opplæring for å løse virksomhetens oppgaver Håndtering av vold og trusler Smittevern Bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste Oppsummering av tilsynet Kontrollen ble utført på/ved: Skolegata 30 7900 RØRVIK 2 78591 POSTADRESSE EPOST TELEFON Postboks 720 Sluppen post@arbeidstilsynet.no 815 8 222 768 Trondheim INTERNETT TELEFAKS NIDI"ge WAWarbeidstiIsynetno 73199701 ORGANISASJONSNR 97761211
A L1.11,1100.510 Til stede fra virksomheten: Pål Sæther Eidem (Helse og sosialsjef), Torgunn Sintraberg (avdelingsleder), Pål Christian Bruseth (vara verneombud), Ingrid Strand (vemeombud), Mona Krisin Myhren (hovedtillitsvalgt, FO), Ranveig Krisitansen (hjelpepleier), Torild Grunnan (hjelpepleier, tillitsvalgt) og Hildegun K Gjertsås (ActiMed NordTrøndelag avd Ottersøy). Til stede fra Arbeidstilsynet: Gunvor Steinkjer Solstad (seniorinspektør). Avdelingen har tilsammen 52 ansatte og ledes av en avdelingsleder. Det er 3 turnusgrupper og en fagleder på hver turnusgruppe samt en fagleder på dagsentret. Hjemmebaserte tjenester avdelig 2 yter hovedsklig tjenester til mennesker med utvildingshemming. Inkludert i tjenestene er dagsentertilbud. Tjenesten yter bistand både til heldøgns omsorg, samt et avlastningstilbud for brukerne. Tjenesten også et dagsenter med tilbud. Arbeidsgiver ar gjennomgått opplæring i helse, miljø og sikekrhetsarbeid. Det ble opplyst på tilsynet at også enhetsledere har gjennomført HMSopplæring. Virksomheten har et hovedverneombud og flere verneombud. Det ble opplyst på tilsynet at verneombudene har nødvendig opplæring. Viksomheten er tilknyttet bedriftshelsetjenesten AktiMed og det er utarbeidet plan for deres bistand i virksomheten. Arbeidsgiver har kontroll over arbeidstiden til de ansatte. Det er utarbeidet 12 ukers turnuser, og disse baseres på ønsker fra de ansatte. Det ble opplyst på tilsynet at det har vært store endringer i brukergruppen på kort tid og at dette også har medført nye turnuser. Det ble videre opplyst at de har opplevd endringene som krevende, men at de har forsøkt å gjennomføre endringene så skånsomt som mulig. Det benyttes ikke innleie fra vikarbyrå, men har egne vikarer. Det har vært gjennomført endringer ved enheten, blant annet på bakgrunn av endringer i brukergruppen. Det ble opplyst på tilsynet at de diskuterer endringer som gjøres men at det ikke alltid er systematiserte konsekvensanalyser. Det er utarbeidet en skriftlig rutine for endring og omstilling. Ved tilsyn i Vikana kommune 16.10.2013 ble det gitt pålegg ifbm omstillingsmtine. Her ble det kornmentert fra Arbeidstilsynets side at arbeidsmiljøloven stiller krav til at det i forbindelse med omstilling/endring skal risikovurders både i planlegging og gjennomførting av omstilling av endring jf arbeidsmiljøloven 31 første ledd og andre ledd bokstav d og e og internkontrollforskriften 5 andre ledd nr. 7. Rutinen Arbeidstilsynet har mottatt sier ingenting om dette. Videre mangler det informasjon om verneornbudets rolle ved omstillinger. De skal også involveres i planleggingsfasen der mulighet for reell medvirkning fortsatt er mulig. Frist for dette pålegget er satt til 15.09.201. Det er viktig at også enhetene gjøres kjent med rutinen når den foreligger. Det har vært gjennomført en risikovurdering vedrørende vold og trusler i samarbeid med bedriftshelsetjenesten. Det ble utarbeidet handlingsplan på bakgrunn av denne. Planen tilpasses ned på brukernivå. Det ble likevel opplyst at de ønsker å videreutvikle den rutinen de har i dag og gjøre den bedre. Det gjennomføres videre kartlegginger av arbeidsmiljøet i regi av kommunen, sist i 2012. Før tilsynet hadde vara vemeombud samlet inn informasjon fra kolleger om de tema
A Zu 1/00.5/ som som skulle tas opp på tilsynet. Dette var ikke en arbeidsmiljøundersøkelse med konkrete spørsmål og det kan være vanskelig å vite hvordan en skal tolke svarene. Uansett er dette en enhet som har vært gjennom flere endringer blant annet på bakgrunn av endringer i brukergruppen og som på tilsynet beskrives å ha vært krevende. Det bør derfor gjennomføres en ny kartlegging/risikovurdering av arbeidsmiljøet med tilhørende planer. Det er viktig at alle relevante arbeidsmiljøforhold fanges opp i en slik kartlegging. Det varsles pålegg om å gjennomføre en ny kartlegging/risikovurdering ved enheten. Det ble opplyst på tilsynet at avvik registreres, men at de mener at det her er mørketall. Det skal nå utarbeides et elektronisk avvikssystem. Det ville være en forbedring om avvikssystemet blir gjennomgått slik at ansatte er godt kjent med hva det forventes at det skal meldes avvik på og hvorfor det er viktig å benytte avvikssystemet. Varsel om pålegg Dette er et varsel om at vi vurderer å gi pålegg til virksomheten. Hvis dere mener at beskrivelsen ikke er korrekt eller har kommentarer til de pålegg og frister som er varslet, ber vi om skriftlig tilbakemelding senest 07.07.201. Dere vil deretter motta et eget brev om den videre oppfølgingen. Pålegg HMSarbeid kartlegging og risikovurdering 1.000000 0369L Arbeidsgiver skal kartlegge de farer og problemer som kan påvirke arbeidstakernes fysiske eller psykiske helse og sikkerhet. På bakgrunn av kartleggingen skal arbeidsgiver vurdere risikoen for skade eller fare for arbeidstakerne. Dette skal gjøres i samarbeid med verneombud/ansattes representant. Vilkår: For å kunne vurdere om pålegget er oppfylt, må vi innen fristen ha mottatt: Kopi av kartlegging og risikovurdering Beskrivelse av hvordan verneombud/ansattes representant har medvirket Hjemmel: arbeidsmiljøloven 31 andre ledd bokstav c og 1 første ledd og forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 71 Dersom vi gir pålegg, vil vi sette fristen til: 1.11.201 Begrunnelse: Arbeidsgiver skal sørge for at arbeidsmiljøet i virksomheten er fullt forsvarlig ut fra en enkeltvis og samlet vurdering av faktorer i arbeidsmiljøet som kan innvirke på arbeidstakernes fysiske og 3 78591
ZU 1/003/ 0 psykiske helse og velferd. Arbeidsgiver skal kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risikoen for skade på eller fare for arbeidstakernes helse og sikkerhet. Kartleggingen skal omfatte de faktorer som kan påvirke arbeidstakemes fysiske eller psykiske helse og sikkerhet. Risikovurdering skal gjentas regelmessig og foretas i samarbeid med arbeidstakerne eller deres representanter. Risikovurderingen skal dokumenteres i den form og omfang som er nødvendig på bakgrunn av virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse og oppbevares slik at opplysningene kan anvendes på et senere tidspunkt. Dette følger av arbeidsmiljøloven 31 andre ledd bokstav c og 1 første ledd, jf. forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 71. Under tilsynet kom det frem at det enheten har vært gjennom flere endringer blant annet på bakgrunn av endringer i brukergruppen og som på tilsynet beskrives å ha vært krevende. Det bør derfor gjennomføres en ny kartlegging/risikovurdering av arbeidsmiljøet med tilhørende planer. Det er viktig at alle relevante arbeidsmiljøforhold fanges opp i en slik kartlegging. Det varsles derfor pålegg om å gjennomføre en ny kartlegging/risikovurdering ved enheten. Pålegg HMSarbeid tiltak og plan Arbeidsgiver skal iverksette tiltak og/eller utarbeide plan for å redusere risikoforholdene i virksomheten. Tiltakene skal bygge på en gjennomført kartlegging og risikovurdering. Verneombud/ansattes representant skal medvirke i utarbeidelsen av tiltak og/eller plan. Vilkår: For å kunne vurdere om pålegget er oppfylt, må vi innen fristen ha mottatt: Oversikt over gjennomførte tiltak og/eller Plan med frist for gjennomføring av tiltak Beskrivelse av hvordan vemeombud/ansattes representant har medvirket Hjemmel: arbeidsmiljøloven 31 første ledd og andre ledd bokstav c og 1 første ledd og forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 6 Dersom vi gir pålegg, vil vi sette fristen til: 1.11.201 Begrunnelse: Arbeidsgiver skal sørge for at arbeidsmiljøet i virksomheten er fullt forsvarlig ut fra en enkeltvis og samlet vurdering av faktorer i arbeidsmiljøet som kan innvirke på arbeidstakemes fysiske og psykiske helse og velferd. For å redusere risikoen i arbeidet, skal arbeidsgiver iverksette tiltak og/eller utarbeide plan. Tiltakene og/eller plan må bygge på en gjennomført kartlegging og risikovurdering. Arbeidstakerne og deres tillitsvalgte skal medvirke i utarbeidelsen av tiltak
A 1/ 1/0031 0 og/eller plan. Dette følger av arbeidsmiljøloven 31 første ledd og andre ledd bokstav c og 1 første ledd, jf. internkontrollforskriften 5 andre ledd nr. 6. Å sørge for et godt og sikkert arbeidsmiljø skal inngå som en del av den ordinære styringen av virksomheten. Arbeidet skal planlegges og organiseres slik at kravene i arbeidsmiljøloven blir ivaretatt. Arbeid med helse, miljø og sikkerhet skal skje på alle plan i virksomheten. På bakgrunn av kartleggingen/risikovurderingen av arbeidsmiljøet i enheten, må det utarbeides en tidfestet plan for tiltak. Informasjon til verneombudet Verneombudet skal gjøres kjent med vedtak fra Arbeidstilsynet, jf. arbeidsmiljøloven 62 sjette ledd og 186 åttende ledd. Vi har sendt en egen kopi av dette brevet til verneombudet. Hvis virksomheten ikke har verneombud, skal arbeidsgiveren gi kopien til representanten for de ansatte. Har dere behov for mer informasjon? Dere finner mer informasjon om Arbeidstilsynet og om regelverket på www.arbeidstilsynet.no, eller dere kan kontakte oss på telefon 815 8 222. Dersom dere har spørsmål til saken, kontakt saksbehandler, oppgi referansenummer 201/68376. 0001.00 I, 17 69L Med hilsen Arbeidstilsynet Trond Reinseth tilsynsleder (sign.) Gunvor Steinkjer Solstad seniorinspektør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. 78591
IJ I /003 I Kopi til: Torild Grunnan avdelingsleder Torgrunn Sinkaberg verneombud Ingrid Strand Vara verneombud Pål Christian Bruseth hovedtillitsvalgt FO, Mona Kristin Myhren Hovedverneombud Yvonne Forsmann Virksomhetens verneombud HJEMMEBASERTE TJENESTER AVD 2 (TPU), Skolegata 30, 7900 RØRVIK