Møteinnkalling Utvalg: Kommunestyret Møtested: Kommunehusets møterom 2 Dato: 27.06.2006 Tidspunkt: 11:00 Eventuelle forfall meldes til sentralbordet på tlf 77 18 92 00. Varamedlemmer møter kun etter nærmere innkalling. Saksnr Innhold PS 0021/06 Referatsaker PS 0022/06 Kommuneregnskapet 2005 - årsrapport. PS 0023/06 Årsregnskapet 2005. PS 0024/06 Bygging av ambulansestasjon i Dyrøy PS 0025/06 Økt interkommunalt samarbeid i Midt-Troms PS 0026/06 Kommunale dataløsninger - tilleggsbevilgning. PS 0027/06 Søknad om tildeling av areal - Demas PS 0028/06 Kontrollutvalgets årsmelding 2005 PS 0029/06 Navneforslag - Unntatt offentlighet. Off.loven 6.2b Rolf Espenes ordfører
PS 0021/06 RS 0008/06 RS 0009/06 Referatsaker Protokoll fra representantskapet i Sør-Troms kommunerevisjon IKS 28.04.06 Vedr. navneforslag (Unntatt off.het 6.2b)
Arkiv: 210 Saksmappe: 05/00561-16 Saksbehandler: Knut Arne Johansen Dato: 24.04.2006 Saksframlegg Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 049/06 Formannskapet 30.05.06 Kommunestyret 20.06.06 Kommuneregnskapet 2005 - årsrapport. Vedlagt rådmannens årsrapport datert 24.04.06 til regnskapet for 2005. Rådmannens forslag til vedtak: Dyrøy kommunestyre tar framlagte årsberetningen for 2005 til etterretning. Ordførers innstilling: Som rådmannens forslag til vedtak. Behandling i Formannskapet - 30.05.2006: Ordførers innstilling enstemmig vedtatt Vedtak i Formannskapet - 30.05.2006: Dyrøy kommunestyre tar framlagte årsberetningen for 2005 til etterretning Rolf Espenes ordfører Hogne Eidissen rådmann
Arkiv: 210 Saksmappe: 05/00561-23 Saksbehandler: Knut Arne Johansen Dato: 16.05.2006 Årsregnskapet 2005. Saksframlegg Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 050/06 Formannskapet 30.05.06 0023/06 Kommunestyret 27.06.06 Vedlegg: *Regnskapsdokument med forskriftsrapporter. *Revisjonsberetningen til årsregnskapet. *Kontrollutvalgets behandling. Det vises også til årsrapporten som foreligger til behandling i egen sak. Utfyllende merknader. Revisjonen har på 1. side avgitt uttalelse i 3 punkter. Til pkt. 1: Om frister for avlegging av regnskap/beretning; avlagt etter frister angitt i kommuneloven. Dette oppleves som knappe frister som de fleste kommunene strever med. Men, rådmannen har lagt en plan for kommende regnskapsavslutning som skal oppfylle de formelle krav. Til pkt. 2: Påpekt ufullstendig aktivering. Uttalelsen gitt på bakgrunn av gjennomgang av regnskapene fra 2001. For 2005 dreier det seg i hovedsak om at også betalt moms på investeringene skal aktiveres (GKRS) det er aktivert netto. Forannevnte er for så vidt forhold som ikke har innverkning på regnskapsresultatet, men vil bli korrigert ved neste regnskapsavslutning. Til pkt. 3: Ad. manglende byggeregnskap. Rådmannen vil foreta en gjennomgang for de nærmeste årene og planlagte tiltak slik at a) den faste byggekomiteen involveres i hht vedtatte regler og at b) byggeregnskaps på disse byggeprosjektene avlegges. Involveringen av den faste byggekomiteen har haltet noe i forutgående år av forskjellige årsaker - men administrasjonen har allerede strammet opp rutinene på området. Revisjonen har også gitt uttalelse på side 2 i 3 punkter. Til pkt. 1: Budsjettkontrollen i 2005 har vært trappet opp ikke minst på bakgrunn av regnskapsresultatet i 2004, og kvartalsrapportene og ikke minst årsregnskapet viser at dette har virket. Når det gjelder sammenligninger på vedtaksnivå hovedansvarsområde vises det til side 32 i regnskapsdokumentet. Til pkt. 2: Ad. lån av likviditetsreserven; her er det laget/vedtatt en plan som med tiden skal dekke inn lån av likviditetsreserven. Denne avsetningen er avhengig av regnskapsresultatet det enkelte år. For 2005: Avsatt 95.000 i driften (som budsjettert. Budsjett 2006: 150.000). Rådmannen viser til kommentarer og vedlegg, og legger fram saken uten forslag til vedtak. Ordførers innstilling: Hogne Eidissen
rådmann Behandling i Formannskapet - 30.05.2006: Ordfører la fram følgende innstilling til vedtak: Dyrøy kommunestyre tar framlagte årsregnskap for 2005 til etterretning. Innstillinga enstemmig vedtatt Vedtak i Formannskapet - 30.05.2006: Dyrøy kommunestyre tar framlagte årsregnskap for 2005 til etterretning. 5
Arkiv: H06 Saksmappe: 05/00671-7 Saksbehandler: Håkon Einar Haug Dato: 14.06.2006 Saksframlegg Bygging av ambulansestasjon i Dyrøy Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 061/06 Formannskapet 20.06.06 0024/06 Kommunestyret 27.06.06 Vedlegg: Planforslag Dyrøy ambulansestasjon Bakgrunn for saken Dyrøy kommune har i skriv av 02.05.06 fra UNN HF fått forespørsel om leie av ambulansestasjon. I skrivet heter det: Ved etablering av ambulansestasjoner er UNN i første rekke interessert i å leie nødvendige lokaler. Krav til lokaler er bl.a.: Fortrinnsvis i tilknytning til kommunal helsetjeneste (legekontor, sykehjem, omsorgsboliger eller lignende.) Oppvarmet garasje for ambulansebil Nødvendige oppholdsfasiliteter for personellet i praksis en ordinær leielighet med oppkoblingsmuligheter for PC og internett. I Dyrøy kommune skal det i henhold til vedtaket i styret for UNN fortsatt være 1 døgnambulanse med stasjoneringssted Brøstadbotn. I den forbindelse vil UNN be om en snarlig tilbakemelding fra kommunen om hvorvidt kommunen har disponible lokaler i Brøstadbotn som tilfredsstiller de krav som er stilt overfor i vedlegget. I så tilfelle ønsker UNN en nærmere dialog med kommunen om leie av lokalene. Rådmannen har i møte med UNN 30.05.06 gått gjennom de lokalitetene som Dyrøy ambulanse i dag leier på Gamle Teknisk. Disse lokalitetene tilfredsstiller ikke de krav som UNN er ute etter, men i en overgangsfase på noen måneder vil de kunne brukes. Kommunen har også drøftet muligheten for en langsiktig leieavtale med UNN dersom kommunen bygger en ny ambulansestasjon tilknyttet legekontoret etter de krav som UNN stiller til en slik stasjon. I møtet bekreftet UNN ved Finn Sørensen og Per Øyvind Sørgård at UNN ønsker en langsiktig avtale der følgende elementer inngår i leieprisen: Kapitalkostnader Vedlikeholdskostnader Reinhold, snørydding, parkering Vaktmestertjenester I tillegg ønsker UNN at strømutgifter faktureres i tillegg. Dyrøy kommune har fått Plankontoret til å utarbeide et forslag til planløsning av stasjonen etter den romplanen som UNN har beskrevet. Se vedlegg. Plankontoret vil også utarbeide et 6
kostnadsoverslag. Dette er ikke ferdig når saken sendes ut, men de antyder en pris på stasjonen på +/- 3 millioner kroner. Dyrøy kommune eier grunnen der ambulansestasjonen skal bygges og er innenfor gjeldende reguleringsplan. UNN overtar ambulansen fra 01.12.06. Etter denne tid skal ambulansepersonellet kaserneres. Dyrøy ambulanse vil da si opp den leieavtalen som de har med Dyrøy kommune. En er usikker på om en klarer å ferdigstille ny ambulansestasjon innen 01.12.06. Dersom en ikke greier det, vil en kunne utvide de lokalene som ambulansen i dag leier slik at de i en overgangsfase kan gi de nødvendige lokaliteter. Administrasjonens vurdering Det vil være viktig for befolkningen i Dyrøy å beholde ambulansen i Brøstadbotn. Å legge forholdene til rette for de som skal jobbe ved ambulansestasjonen vil være et viktig element i den sammenheng. I tillegg synes finansieringen av en slik stasjon å være lite risikofylt ettersom UNN ønsker en langsiktig leieavtale der de dekker kommunens reelle utgifter. Rådmannens forslag til vedtak: 1. Under forutsetning av UNNs godkjenning av plantegning og skisseprosjekt, godkjenner Dyrøy kommune prosjekt og plassering. 2. Formannskapet delegeres myndighet til å godkjenne samarbeids og leieavtale med UNN HF. 3. Kostnadsoverslag med ramme på ca kr 3 000 000,- godkjennes. Bygging av ambulansestasjonen finansieres ved låneopptak. Økonomiplanen reguleres i henhold til vedtaket. 4. Prosjekterings- og anbudsprosessen iverksettes. Ordførers innstilling: Som rådmannens forslag til vedtak. Behandling i Formannskapet - 20.06.2006: Innstillinga enstemmig vedtatt Vedtak i Formannskapet - 20.06.2006: 1. Under forutsetning av UNNs godkjenning av plantegning og skisseprosjekt, godkjenner Dyrøy kommune prosjekt og plassering. 2. Formannskapet delegeres myndighet til å godkjenne samarbeids og leieavtale med UNN HF. 3. Kostnadsoverslag med ramme på ca kr 3 000 000,- godkjennes. Bygging av ambulansestasjonen finansieres ved låneopptak. Økonomiplanen reguleres i henhold til vedtaket. 4. Prosjekterings- og anbudsprosessen iverksettes. 7
Rolf Espenes ordfører Hogne Eidissen rådmann 8
Arkiv: 026 Saksmappe: 06/00067-6 Saksbehandler: Håkon Einar Haug Dato: 21.06.2006 Saksframlegg Økt interkommunalt samarbeid i Midt-Troms Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 0025/06 Kommunestyret 27.06.06 Vedlegg: Regionrådets saksframlegg: Økt interkommunalt samarbeid i Midt Troms. Høringsuttalelse av 09.02.06 fra Dyrøy kulturskole Høringsuttalelse av 10.02.06 fra Økonomiavdelingen i Dyrøy Høringsuttalelse av 10.02.06 fra enhetsleder hav og landbruk Innspill av 23.09.05 fra interkommunalt jordbruksforum i Midt Troms Vedtak av 22.03.06 fra Lenvik kommunestyre Vedtak av 16.02.06 fra Berg kommunestyre Vedtak av 03.05.06 fra Bardu kommunestyre Vedtak av 20.04.06 fra Sørreisa kommunestyre Bakgrunn for saken Midt Tromstinget som er et formelt organ med utgangspunkt i KL 27, består av representanter for de 8 samarbeidende formannskapene. Tinget møtes 2 ganger pr. år, og på første møte i februar 2004 var hovedtemaet sterkere interkommunalt samarbeid (Dyrøy kommune var den gang ikke med i Midt Troms regionen). Det ble gjort følgende enstemmige vedtak: 1. De administrative kostnader må ned slik at tjenestetilbudet for befolkningen i regionen forblir på et stabilt høyt nivå. 2. Målet er å spare på knappe økonomiske ressurser og få mest mulig tjenester for hver krone 3. Midt Tromstinget ber administrativt råd fortsette arbeidet med å konkretisere rådhustjenester som kan fordeles mellom kommunene i regionen. Administrativt råd har etter dette hatt flere møter for å arbeide videre med saken. AR fremmet våren 2004 forslag til hvilke områder man burde gå videre med i et utvidet samarbeid, og fikk tilslutning fra regionrådet på dette. Følgende samarbeidsområder ble valgt: økonomi landbruk kulturskole/kino ikt barnevern innkjøp offentlig lege/kommunelege 9
bevillingssaksbehandling juridisk kompetanse teknisk sektor felles sentralbord Etter at utredningene på de forskjellige områdene var ferdige, behandlet AR saken i 3 møter og i sak 51/05 ble saken behandlet og oversendt Regionrådet. AR s vedtak er gjengitt p på side 17-19 i Regionrådets saksframlegg. Regionrådet behandlet saken i møte 11.11.05 med følgende vedtak: Rådmennenes forslag oversendes den enkelte kommune til behandling før saken på nytt tas opp i regionrådet og Midt Tromstinget. Regionrådet ber spesielt om at man er oppmerksom på pkt 4 i innstillinga. Innstillingen har i ettertid vært sendt på høring til fagforeningene i Dyrøy samt de enkelte enhetene. Det er kommet inn høringsuttalelser fra økonomiavdelingen, enhetsleder for hav og landbruk samt enhetsleder for kulturskolen. Uttalelsene er vedlagt. Administrasjonens vurdering Det har vært gjennomført mange arbeidsgruppemøter og mange møter i Administrativt råd for å komme fram til den innstilling som ligger ved saken. Arbeidet har vært krevende og spennende noe som underveis har ført til mange diskusjoner og avveininger. I saken ligger det forslag om samarbeid på flere områder, organisert på forskjellige måter. Dersom kommunene gjør positive vedtak i forhold til innstillingen, vil det fortsatt være behov for å gjøre utredninger, spesielt i forhold til lokalisering av tjenestene, noe som AR ikke klarte å bli enige om. Rådmannen mener at dersom kommunene i regionen skal komme i mål i forhold til de krav som stilles til effektivisering og kvalitet på tjenestene og for å motvirke sårbarheten i de små miljøene som vi i dag ha i småkommunene, så må det gjennomføres betydelig større grad av interkommunalt samarbeid enn det som gjennomføres i dag. Men for en liten kommune som Dyrøy, vil det også være viktig å verne om og beholde disse små miljøene og arbeidsplassene i kommunen. Rådmannens forslag til vedtak: 1. Dyrøy kommunestyre er positiv til Administrativt råds forslag til områder for interkommunalt samarbeid. 2. Kommunestyret ber seg forelagt de enkelte samarbeidsprosjekt til endelig avgjørelse 3. Dyrøy kommunestyre tar i denne omgang ikke stilling til organisasjonsform, men vil likevel påpeke at tjenestene også i framtiden må være under forvaltningsmessig demokratisk kontroll, og under full økonomistyring av formannskap og kommunestyre. Ordførers innstilling: Som rådmannens forslag med følgende tillegg til pkt 1: forutsatt at samarbeidsavtalene er balansert og gir vinster til alle partene. 10
Rolf Espenes ordfører Hogne Eidissen rådmann 11
Arkiv: 064 Saksmappe: 06/00236-1 Saksbehandler: Knut Arne Johansen Dato: 07.06.2006 Saksframlegg Kommunale dataløsninger - tilleggsbevilgning. Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 062/06 Formannskapet 20.06.06 0026/06 Kommunestyret 27.06.06 Bakgrunn for saken. I vedtatt budsjett for 2006 er det bevilget kr 580.000 til diverse nærmere spesifiserte formål dette på bakgrunn av kostnadsoverslag. Lånefinansiering. Nå foreligger kontraktene med leverandør, og bevilgningen er stort sett i samsvar med forhåndskalkylen (nytt saksbehandlingssystem Ephorte sammen med Målselv og Torsken, samt skanner for skanning/elektronisk distribusjon av inngående dokumenter + en viss løpende fornyelse av maskinparken). ASP-løsning. En ny sak er kommet på bordet og må tas stilling til. Dette har å gjøre med utvikling og deltakelse i det regionale samarbeidet i Midt-Troms, og i dette tilfellet gjeldet det økonomisamarbeid på tvers av kommunegrensene. Kommunene i regionen, med unntak av Bardu og Dyrøy, har gjennomført et prosjekt med felles økonomiløsninger. Dyrøy har valgt samme programvaren (med unntak av lønn) som de øvrige, men mens vi kjører programvaren på egne maskiner har de samarbeidende kommunene valgt en såkalt ASP-løsning. En slik løsning innebærer at programvaren kjøres på maskiner på annet sted i landet i et fellesmiljø som også foretar visse ajourholdsoppgaver, og brukerne sitter i kommunene og skal i prinsippet ikke merke forskjell. Med tanke på å knytte seg til dette fellesskapet har vi innhentet tilbud, og investeringen ved å gå over på slik ASP-løsning kommer på tett på kr 100.000. Av dette beløpet vil rundt kr 30.000 ha påløpet oss uansett ved senere oppgradering av Agresso økonomi. De årlige nto. merutgifter i driften kommer på ca. kr 20.000 pr. år. Administrasjonens vurdering. Administrasjonen har vurdert saken nøye, og vil påpeke de fordelene ved skissert løsning: *Viktig mht å komme videre i det regionale samarbeidet; her utløses betydelige statsmidler til fellesprosjekt som Dyrøy ofte ikke kan få full effekt av da vi står utenfor den tekniske fellesløsningen som ASP representerer. *Kommunene i regionen samarbeider tettere på flere fagområder, og bistand over kommegrensene utvikles hele tiden. Dette er svært viktig for en liten kommune med tanke på å bli mindre sårbar i situasjoner ved fravær av kompetansepersonell, samt styrking av egne fagmiljøer. 12
*Letter litt av presset på egne dataressurser mht til innføring av løpende programoppgraderinger levert fra Agresso. Motforestillinger: Kommunikasjonen mot driftingsmiljøet har inntil nå innebåret lengre svartid i perioder med stor trafikk, noe som har vært betraktet som problematisk. Kommunikasjonen er imidlertid under omlegging og vil da skal imøtekomme denne innvendingen. Et annet forhold er at vi ikke lengre vil ha full kontroll med oppetiden, men dette er ikke framholdt som problem. Rådmannens forslag til vedtak: 1. Det bevilges inntil kr 120.000 til investering i tilslutning til ASP-driftsløsning for kjøring av Agresso økonomisystemer, og til gjennomføring av allerede vedtatte løsninger. 2. Investeringen føres på ansvar 123 EDB-utgifter i investeringsregnskapet, og finansieres ved tilsvarende økt låneopptak. 3. Budsjettet reguleres i samsvar med dette vedtaket. Ordførers innstilling: Som rådmannens forslag til vedtak. Behandling i Formannskapet - 20.06.2006: Innstillinga enstemmig vedtatt Vedtak i Formannskapet - 20.06.2006: 1. Det bevilges inntil kr 120.000 til investering i tilslutning til ASP - driftsløsning for kjøring av Agresso økonomisystemer, og til gjennomføring av allerede vedtatte løsninger. 2. Investeringen føres på ansvar 123 EDB-utgifter i investeringsregnskapet, og finansieres ved tilsvarende økt låneopptak. 3. Budsjettet reguleres i samsvar med dette vedtaket. Hogne Eidissen rådmann 13
Arkiv: 611 Saksmappe: 05/00552-2 Saksbehandler: Håkon Einar Haug Dato: 20.06.2006 Saksframlegg Søknad om tildeling av areal - Demas AS Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 064/06 Formannskapet 20.06.06 0027/06 Kommunestyret 27.06.06 Bakgrunn for saken Lyngstad arkitekter a/s søker 31.08.05 på vegne av Demas om å få tildelt et tomteareal mellom Tverrveien og Fossmoveien. I brevet heter det: Demas her i dag ei tomt i krysset mellom Tverrveien og Fossmoveien. For å kunne videreutvikle egen virksomhet og evt. også bidra til annen næringsutvikling på Brøstadbotn, er det ønskelig å få tildelt det tilliggende området. Det aktuelle arealet begrenses av Tverrvegen, Fossmovegen og eksisterende bekk. Området er vist på vedlagte kartkopi. Arealet er i dag regulert til spesialområde, friluftsområde. Når eventuell tildeling av området er i orden, har Demas til hensikt å fremme et privat reguleringsforslag for området som gir hjemmel for kontor-/forretning- / industri-formål. Som ledd i reguleringsplanarbeidet vurderer Demas å få utarbeidet ei idéskisse (3D-tegning) som belyser utviklingsmulighetene for heile sentrumsområdet. På vegne av Demas søker vi om tildeling av det aktuelle tomteområdet. Vi håper på ei rask tilbakemelding på forespørselen. Rådmannen har i samtale med Per Jensen, Demas, fått opplyst at bedriften ønsker å sikre seg dette området for framtidig utbygging av bedriften. En har ikke fått opplysninger om et konkret utbyggingsprosjekt. Bedriften ønsker å eie området. De ønsker heller ikke å betale noe for området, og begrunner dette med at de andre bedriftene som har etablert seg på Moan, har fått gratis tomt av kommunen. Administrasjonens vurdering Rådmannen har forståelse for at Demas ønsker å sikre seg arealer for en framtidig utvidelse av bedriften, og ved tidligere etableringer har de bedriftene som har etablert seg fått arealer vederlagsfritt. Det vil likevel ikke være rett å gi Demas et så stort areal uten forbehold, uten at det foreligger konkrete utbyggingsplaner. Rådmannen vil likevel tilrå at bedriften sikres det omsøkte arealet ved en opsjonsavtale for en begrenset tidsperiode, f. eks 5 år. Når bedriften legger fram konkrete utbyggingsplaner, vil en kunne overføre det nødvendige arealet som disse planene krever. Ettersom området er regulert til andre formål enn det formålet Demas ønsker å bruke området til, må behandles som egen sak av reguleringsmyndighetene. 14
Rådmannens forslag til vedtak: 1. Med henvisning til søknad av 31.08.05 fra Lyngstad arkitekter gis Demas AS opsjon på inntil 6,1 da av omsøkte tomteareal. 2. Når bedriftens konkrete utbyggingsplaner foreligger, iverksettes arbeid med omregulering av det omsøkte området. 3. Tomteområde som måtte bli tildelt Demas AS etter nærmere avklaring jfr. pkt 2- overskjøtes vederlagsfritt, mot at Demas AS dekker omkostninger i forbindelse med slik eiendomsoverdragelse (oppmåling/tinglysing). 4. Det utarbeides egen opsjonsavtale som i første omgang gjelder 5 år med utfyllende detaljer som godkjennes av formannskapet. Opsjonsavtalen på området kan fornyes. Ordførers innstilling: Som rådmannens forslag til vedtak Behandling i Formannskapet - 20.06.2006: Innstillinga enstemmig vedtatt Vedtak i Formannskapet - 20.06.2006: 1. Med henvisning til søknad av 31.08.05 fra Lyngstad arkitekter gis Demas AS opsjon på inntil 6,1 da av omsøkte tomteareal. 2. Når bedriftens konkrete utbyggingsplaner foreligger, iverksettes arbeid med omregulering av det omsøkte området. 3. Tomteområde som måtte bli tildelt Demas AS etter nærmere avklaring jfr. pkt 2- overskjøtes vederlagsfritt, mot at Demas AS dekker omkostninger i forbindelse med slik eiendomsoverdragelse (oppmåling/tinglysing). 4. Det utarbeides egen opsjonsavtale som i første omgang gjelder 5 år med utfyllende detaljer som godkjennes av formannskapet. Opsjonsavtalen på området kan fornyes. Rolf Espenes ordfører Hogne Eidissen rådmann 15
Arkiv: 033 Saksmappe: 04/00599-19 Saksbehandler: Håkon Einar Haug Dato: 21.06.2006 Saksframlegg Kontrollutvalgets årsmelding 2005 Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 0028/06 Kommunestyret 27.06.06 Vedlegg: Sak 03/06 Kontrollutvalgets årsmelding 2005 Rådmannens forslag til vedtak: Dyrøy kommunestyre tar kontrollutvalgets årsmelding for 2005 til orientering Ordførers innstilling: Dyrøy kommunestyre tar kontrollutvalgets årsmelding for 2005 til orientering Rolf Espenes ordfører Hogne Eidissen rådmann 16
Arkiv: 03/94 Saksmappe: 05/00291-65 Saksbehandler: Frank Moldvik Dato: 29.06.2006 Saksframlegg Navneforslag Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 0029/06 Kommunestyret 27.06.06 17