Referat Hovedstyremøte 04.05.2016 Referent, ukesmail og kontorvakt: Nora Ikke til stede: Jenny (Olav kommer), Volden (Jonathan kommer) Info fra leder Siste møte for semesteret. Mye som skjer på dette møtet, ser hvordan ting drar seg ut. Viktig at vi holder oss til saken hele veien. Runde rundt bordet Nestleder Har vært i Spania Sendt ukesmail PR Begynner å nærme seg slutten på aktive prosjekter UFO begynner å ta form Snart ferdig med fadder t skjorter og genser Har jobbet med blesting av Velferdstinget møte Samle gjenger 30 min før det starter og gå samlet. Markedsmateriell til Abakus Økonomi Jobbet med forslaget til Vipps Jobbet med forslag til Ababil Kalt inn til ny workshop med kassere og planlagt teambuilding Betalt regninger Arrkom Har booket Åre 2017 Har jobbet med Ababil readme Tatt ferie Medarbeidersamtaler i løpet av eksamensperioden
Koskom Har begynt å planlegge arrangement til MGP Tenker å søke om drikketillatelse Kan hende det blir quiz Fagkom Vært på hyttetur Hadde utnevning av æresmedlemmer, det ble Ann Helen, Håkon og Løve Sikkerhet&Sårbarhet på mandag Fornøyde med fagdagen de hadde på mandag Backup Booket Sukkerhuset for 3 5.klassefesten 40 påmeldte faddere til fadderopplegget for nye masterstudenter Ser på opplegget Skal ha møte med IDI og ITEM for å høre hva de kan bidra med Interessegruppen GameDev skal arrangere en AI konkurranse Interessegruppen Abarun løp Bergen City Marahton i helgen Abakus Pokerklubb har holdt et arrangement LaBamba Diskutert opptak og æresmedlemmer Planlagt mattefest Jobbet med Ababil Booket døveforeningen til KickStart fest Bedkom Sarmilan er ny leder av Linjesamarbeidet Hadde siste møte på onsdag, hadde hedring av de som panger Nesten ferdig med bookingrunden Sendt ut utmatrikuleringsundersøkelsen Ris og ros Ros til Sarmilan for å bli leder av Linjesamarbeidet Ros til PR for Instagram post Ros til Praveen og Halvor for å booke Åre tidlig Ros til Abarun for å løpe Bergen City Marathon Ros til komitémedlemmer som panger ut Ros til komitémedlemmer som fortsetter å hjelpe Ros til Hege H. for Ababil og Vipps forslag Ros til Koskom Super Smash turnering Ros til Hege for kaffe på møtet Ros til Mathilde i Bedkom for Dronning Mauds pudding Ros til Hybrida for bra jubileum Ris Hans Wilhelm for reply to all
Ros til eksamensfest 1. klasse data Ris for feil link i ukesmailen Ris til de som ikke har oppdatert referater på abakus.no Ris backup for å bumpe på mail som de har fått svar på Ros til Jens og Finn for eksamenskurs i Java for komtek 1. klasse Dagsorden Bedriftskonto for Vipps Utgangspunkt: Hege: Det er to punkter vi skal bli enige om: 1. Har vi lyst til å bruke Vipps? 2. Hvor mange komiteer skal bruke det? Koskoms kostnader kan de lett dekke selv. Q: Privatperson for Vipps? Til nå har Trond stilt med personlig Vipps konto, kan ikke forvente dette av Koskom. Tanken var å sette opp en bedriftskonto. Jo mer man bruker over Vipps, jo mindre prosentandel betaler man. Saksopplysning: Kostnader for Vipps bedrift er: 2.5 % under 50k 2.0% mellom 50k 100k 1.5% for over 100k Diskusjon: LaBamba er ikke interessert i Vipps, blir for vanskelig i praksis Enig i at LaBamba ikke burde ha Vipps. Hadde vært kaos om alle skulle vippset hele tiden. Blir fort kaos når folk går inn og ut og når Securitas kommer. Burde bruke Vipps der det gjør ting enklere. Dette gjelder f.eks. PR med daljesalg og Koskom med Snackoverflow. Oversikten over komiteer sitt behov for Vipps er mest interessant. Den kan være unøyaktig siden beløpene blir annerledes når man slår de sammen. Q: Hvordan er det for PR/Koskom om man har det vs å ikke ha det? For Koskom er det uaktuelt å ikke opprette Vipps, kan ikke forvente at noen stiller med privat konto. For PR er det snakk om en liten kostnad for mye redusert arbeid, samme prinsipp her også dumt å kreve at noen ofrer egen vippskonto når Abakus kan ha egen. For Arrkom er det to aspekter: Kan tilby en enklere betalingløsning til abakuler og reduserer regnskapsføringen til
Arrkom betraktelig. Det vil da bli én transaksjon vs. 100 transaksjoner. Q: Må Koskom skrive skildring for hver vippsing? Nei. Kan samle dette. Q: Kommer det til å bli en Stripe løsning snart, kanskje det ikke er så vits? Online har stripe løsning nå, den er smud. Da er det unødvendig å ha Vipps. Kan bruke Vipps frem til vi får en Stripe løsning. Det skader oss ikke å ha det i mellomtiden. Q: Midlertidig Vipps? Hvis folk vil ha Vipps kan de bli misfornøyde når man går bort fra det igjen. Q: Hvor mye koster det per konto med Vipps? Gratis for vanlig konto. 40kr/mnd per ekstra konto. Q: Blir det lettere for økonomiansvarlig i Arrkom eller funker det ikke så bra nå? Lettere for økonomiansvarlig og gir bedre tilbud til de som betaler. Hensiktene med Vipps er at folk har mindre kontanter. Man trenger det de stedene folk må betale kontant. De som ikke har kontant til immball kan betale med Vipps. Kan være dårlig å innføre en midlertidig løsning. Må også ha løsning for de som ikke har Vipps til å betale. Vi kan bruke gammel løsning i tillegg. Tallene som står i forslaget er innføring av Vipps for Koskom og PR. I tillegg vil det koste 4,50 kr per transaksjon fra DNB til Landkreditt. Det er estimert til maks 50 overføringer i året. Forslag: opprette Vipps for Koskom som PR kan låne til daljesalg og Arrkom kan bruke til immball (ved behov) for førsteklasse. Q: Betalte vi immball kontant i fjor? Man kunne overføre elektronisk i fjor, men det kom masse tekniske problemer siden folk ikke var medlem på abakus.no enda. Q: Skal Koskom betale for de andre komiteene som bruker kontoen? Nei, skal ikke slå ut negativt for SnackOverflow. Q: Vippskonto til Arrkom med kun immball? Kun for førsteklassingene på immball som ikke er medlem. Kan låne Koskom sin konto.
Ababil Betyr det at vi betaler [...] for at førsteklasse får lett betaling på immball? Har vært mye styr med å betale kontant. Det er ikke snakk om [...]. I fjor prøvde vi elektronisk, men det var ikke alle som fikk det til. Det er kun snakk om rundt 15 stk som betaler med Vipps. Q: Hvis de får muligheten vil det være flere som vil bruke Vipps til immball? Prøver å få alle inn på abakus.no, men alle klarte det ikke. Ikke markedsføre vippsmuligheten før vi lager bruker. Alle skal inn som brukere, men det er ikke alle som klarer det før immball. Avstemning: Én Vipps konto til Koskom og PR til hhv. Snackoverflow og daljesalg. Arrkom kan låne den til immball. 11 for, 0 mot, 0 avholdende Konklusjon: Vipps til folket! Utgangspunkt: Finne en løsning på bil behovet i komiteene. En gruppe fra HS har kommet med forslag til mulige løsninger. Vi skal prøve å komme frem til noe konkret i dag. Koskom, LaBamba, Arrkom, PR og økonomiansvarlig har kartlagt hva komiteene sine trenger bil til i løpet av ett år. Prøver å få til en egen avtale med bilutleiefirmaer, har kontaktet flere. Vi har kommet ned til to firmaer; Rent A Wreck og Sixt. Sixt: Fått forslag til kontrakt. Har alltid masse varebiler tilgjengelig. Får platinum abonnement med opp til 15% rabatt. Rent A Wreck: ikke så profesjonell løsning. Litt billigere, men ikke alltid varebil tilgjengelig. Egenandeler for å skade bil fra 7000 17000,. Vi må tåle å gå på en smell. Priser er ofte aldersbestemt og dyrere for yngre personer. Rabatt vs ikke rabatt, blir en stor sum i året uansett. Diskusjon: Dagens løsning fungerer ikke. Må finne en løsning, og finne ut om det er best å leie vs å kjøpe. LaBamba og Koskom har kjøregodtgjørelse i budsjettene sine. Det er en del av disse pengene som går inn i potten.
LaBamba: Polfarerne er ikke med i budsjettet. Mattis har bil så de får brukt denne gratis og ordner dette selv. Han er ikke polfarer fra høsten av. Vanligvis får polfarerne dekket bensin. Har vi sett på å eie en bil? Får en varebil for [...] som varer lenge, men må være heldig med deal. Hvis det er mange som skal kjøre den blir det dyrere forsikring. Om det er verdt å se på må vi finne en som kan noe om biler. Om mange skal bruke bilen blir det dyrt uansett. Må finne ut av disse tallene først. Vi må snakke med eksperter. Det er ikke sikkert LaBamba trenger bil så mye om kjelleren åpner igjen. Ved kjøp av bil er det spørsmål om hvem forsikringen skal stå på. Veldig dyrt med forsikring, halve summen er forsikring i løpet av et år. Tryggere løsning med leie. Eventuelt ha en bilgruppe som passer på bilen. En eventuell skade på bil kan komme i like høy pris som egenandel til en bulk. Det er noe vi må dekke. De vanlig kostnadene kommer til å komme i tillegg. Veldig enig. Men om det kommer en bulk på egen bil kan den være der, Om man leier bilen må man betale for bulken. Prisen vil falle likt, det er dyrere å leie bil, men slipper en ansvarlig for bilen og organiseringen rundt bilen. Det blir da en liten økonomisk fordel mot mye stress. Q: Har vi sett på muligheten for samarbeide med andre linjeforeninger? Lei ut bil til dem? Om de har lignende behov så kan det jo lønne seg. Faren ved dette er at bilen blir lett slitt og står i Abakus sitt navn. Om det kommer en skade på f.eks. motorene, hvem skal betale? Skal alle som har brukt bilen det siste halve året betale? Uansett om man bestemmer seg for å eie/leie burde man ha færrest mulige sjåfører. Kunne man hatt en person som hadde rollen som sjåfør i hver komité som benytter seg av bilen? Denne personen får da mer ansvar. Må betale ekstra for ekstra sjåfører og ekstra forsikring. Kan kutte ned på Koskom sine turer, Koskom kan dra på Storcash når Arrkom har dødtid ved planlegging av arrangementer som f.eks. immball. Q: snakk om 24 timer leie eller km. stand? Det er da snakk om forskjellige priser. Rent A Wreck har 100 km. inkludert og Sixt har 100 km. inkludert. Kan prøve å få en bedre deal? Har allerede prøvd.
Sixt har sendt kontrakt, prisene som står det at vi får samme pris gjennom NTNUI. Savner en oversikt over hva det koster per år. Vet ikke hva det blir i leie i forhold til å eie. Ved eie kommer også veiavgift, forsikring, represjoner, EU kontroll, årsavgift. Prisen øker fort. At polfarer har bil nå er greit, men vi må tenke på lang sikt. Hvor skal bilen stå, og hvem kan noe om bil? Mange tall som blir kastet ut, vi har ikke noe konkret forslag ved kjøp av bil. Da vi tok opp dette skulle vi finne en fast løsning. Kan vi kjøpe bil? Kan være vanskelig å kjøpe bil og finne eksakte tall. Overslagene taler imot bilkjøp. Kan vi få en avtale fra et leieselskap som vi tjener på? Om vi får en gunstig leieavtale kan vi bruke den, men man må fortsette å låne bil av hverandre. Det er interessant med Sixt at man får platinum medlemsskap. Hva om man leier bil 60 ganger i året? Med 15% sitter vi med [...] i semesteret. Mye penger. Koskom: Dagens løsning baserer seg på at man kjenner folk som har bil. Kommer ikke til å leie bil hver gang siden man har noen lånealternativer. Men det er litt mye å spørre samme venner/familie om å låne bil annenhver uke. Vi må finne en langtidsløsning. Ikke nødvendigvis 60 turer i året. Per tur trenger det ikke å være så mye. Det er noe som motiverer å ha bil ved behov. Kan prøve å prute med Sixt. Hvis man kjøper bil trenger det å gå gjennom fondstyret, må ha veldig god argumentasjon for å få det gjennom da. Det er også viktig at det er klart til etter sommeren. Kan finne en midlertidig løsning nå, og se behovet og eventuell ha en evaluering senere. Q: Kan vi høre hva slags løsning Gobi har? De har ikke egen, er en av medlemmene sin privatbil. Forslag: prøve å leie et semester. Utvide transportpostene til komiteene neste budsjettkveld. Kunne interessegruppene også brukt denne avtalen? Ikke mange som har behov for det.
NTNUI avtalen: Så lenge man trener på Sit får man samme avtale. Den avtalen har vi allerede, alle får den rabatten. Må prøve å få noe bedre enn denne avtalen. Trenger forslag fra Sixt, positive til å prøve fra høsten av. Med tanke på LaBamba burde vi finne en løsning. Får vi en beslutning her og nå? Tar det på mail om vi er positive eller ikke. Vil også dobbeltsjekke om vi har lov til å vedta det her eller om det skal gjennom fondet. Q: Kan vi sjekke det opp videre med muligheten for kjøp? Kanskje greit å sjekke for å få utgiftene svart på hvitt. Om man får et konkret budsjett og kan vi vise til dette ved senere anledninger og dermed har et bedre grunnlag for å si noe om hvorfor vi valgte det den ene løsningen. Å få et kontret tilbud er ganske vanskelig. Med leie kan man også ha varebil, dette er en fordel. Å kjøpe en brukt varebil er kanskje ikke så lurt med tanke på hvor langt de vanligvis har kjørt. De er hardt kjørt. Forslag: Så fort vi hører mer fra Sixt kan vi ta det på mail. Alle jazzhands! Konklusjon: Hører mer med Sixt og får et endelig tilbud fra dem. Backup bånd Sak: Skal backup ha lov til å ha bånd? Åpningsinnlegg: Har blitt snakket om for noen uker siden. Denne diskusjonen ble også tatt opp i fjor, men ble da utsatt. Det er vanskelig å ta stilling til denne saken før vi har godt kjennskap til tradisjoner og har vært på en del immball/gallaer/jubileer. Trenger mer kunnskap før vi kan ta en beslutning. Det er lov å vente med denne beslutningen når forrige HS også ventet etter å ha sittet i HS en stund. Vi kommer derfor til å vente med denne diskusjonen til høsten. Ny sak: Skal de som har gått ut av NTNU og ikke lenger er aktive få lov til å gå med backupbånd? Per definisjon er man med i backup også etter studiet. Diskusjon:
Hvis de er medlem av backup og har bånd syntes jeg de skal ha lov til å gå med bånd. Har hele ordenen også bånd? Kantzelliet i Ordenen har bånd. Disse er annerledes enn backup sine. Ikke aktive i backup trenger ikke bånd. De er ferdige med jobben. xhs har heller ikke bånd. Bred enighet om at når man er ferdig som aktiv i backup så er man ferdig med backupbåndet. Kan avklare denne situasjonen nå. Skal det være tykke eller tynne bånd? Alle har fått nye tykkere bånd siden de gamle var skitne og hadde gått i oppløsning. Venter med denne diskusjonen til høsten. Avstemming: Skal kun aktive i backup ha bånd? 9 for, 2 avholdende, ingen mot. Konklusjon: De som ikke lenger er aktive i backup må levere tilbake båndene. Pengesøknad 3. 5. klassefest i fadderperioden Har alle har sett på den? De søker om 2000,, som er mye billigere enn andre alternativer. LaBamba kan ikke stå i baren. Dekker vakthold, renhold og barvakt. Det har vært HiST sin kjeller tidligere. Avstemning: 11 for, 0 avholdende og 0 mot. Eventuelt Vedtaksoversikt på Wiki Sak: På wiki ble det laget en side med saker og viktige beslutninger som ble tatt. Burde denne oppdateres? Grei å ha for å søke opp vedtak. Forrige HS hadde nestleder som gjorde dette. Konklusjon: Alle referenter hjelper Tone med dette til høsten, og Tone oppdaterer for dette semesteret. Kinatur (Nora) Instituttet ønsker blesting for stipend til 2. klasse for å reise til Kina og besøke Huawei i sommer.
Kan sende det videre til KTV som kan legge det ut siden det kun gjelder 2. klasse. Konklusjon: Nora tar det videre med KTVene for 2. klasse.