Referat Hovedstyremøte

Transkript

1 Referat Hovedstyremøte Ikke tilstede: Stian (Mari stiller) Referent: Jenny Kake: Mort1 Info fra leder Linjeledermøte 2. november Tone stiller, Gaute kan ikke. SiT kommer for å informere. Skal snakke om samarbeid med Dragvoll Behov for nye arealer på campus Arbeid med studenters psykiske helse Har også spurt ordstyrer Mari om hva vi gjør videre med Linjesamarbeidsavtalen. Siste møte for semesteret eller 17. november? Jazzhands for å ha siste HS-møte 17.november Fondet trenger ikke tid på diskusjonskvelden. Snakket med Hallén. Fondet har ikke noe spesielt de ønsker å ta opp på diskusjonskvelden. Var kanskje noe de ønsket å ta opp nærmere Genfors. Q: Ble det ikke noe snakk om å ha fond på fond? Alle i Abakus skal ikke måtte ta stilling til dette, derfor vi har Fondstyret til å jobbe med dette. De får se om de ønsker input i januar/februar i forbindelse med ny diskusjonskveld (og genfors). Oppdatert referent- og kontorvaktliste La inn konkret hva som er hva - hvem har print, kaffe osv. Fra nå skal det være good. Er det spørsmål så si ifra. Medarbeidersamtaler med Gaute neste uke Bedkom, Koskom og Fagkom skal ha de i starten av neste uke. Skal prøve å få det til litt senere i uken. Runde rundt bordet Nestleder Svart på litt mail - det er mye mail Snakket litt med leder av AbelLan. Han lurer på hva grunnlaget er for at de får de pengene de får og ikke mer. Veldig positivt at han er engasjert. Det er mange nye førsteklassinger som er blitt med i AbelLan, det er bra.

2 Arrkom Har spilt inn film med PR Fordelt arrangementer til neste semester Blestet for sjakk, som det er påmelding for på fredag Webkom Jobbet videre på LEGO Alle de nye har prosjekter på LEGO, driver med en del opplæring Har flyttet wikien fra en server til en annen og oppdatert wikien Flyttet mailserver, nå betaler Abakus, ikke Sylliaas Har fikset prikkereglene for alle events Vi har gitt fondet rettigheter til å endre sin om oss -side Har fikset med budsjettet Koskom Har planlagt Halloween, skal pynte i dag Har planlagt Storcash-tur, skal dit i løpet av uken Sett på budsjettet Har bestemt TV-mandag, og hvilken serie vi skal se Planlagt en WS Økonomiansvarlig PR Har kalt inn til WS og kurs for nye og gamle kasserere Har gitt nye rettigheter på wiki Begynt å planlegge kurs for de nye Betalt regninger Hjulpet mange av kasserene med bokføring og budsjettspørsmål Ferdigstilt plakater: Kontorvett, Sjakk og AbaGo. Vipps-plakat til kontoret og drink-plakat til LaBamba er underveis. Har noen andre vi venter på å starte med Stuff til julebordet er in progress - skal lage det ferdig neste uke Endelig bestilt daljer, fikk endelig godkjent søknad fra Fondet. De har godkjent alt for fem år, søkte ikke om tilbakebetaling (fordi dette er internpenger) Lastet opp bilder fra bedpres og kurs Har filmet og redigert Åre-filmen. Den kommer så fort den er ferdig - blir sjukt bra! Bedkom Bedkom har hatt mailkommunikasjonskurs med nye internkursansvarlig Thomas - det var veldig bra. Vi har jobbet videre med bookingrunden Har startet planleggingen av utenlandstur readme Har hatt #inspo, funnet artikler og gått gjennom budsjett til budsjettkveld Q: Kommer ny utgave for jul?

3 Ja Backup Abacash hadde arbeidskveld i går AbaKaffe er oppe og går Baksida hadde kurs på tirsdag Tenketank har mange gode tanker for tiden Har hatt backup-ledervalg Har valgt ny leder: Hege Borge!!! LaBamba Vi har hatt Safari - gikk bra, men folk kommer veldig sent. Vi må prøve å finne en løsning via WS Har forberedt Ludøl Har vært på Bovims spørretime Var en del snakk om arealbruk og studentfrivillighet. Linjelederforumet tok opp muligheten for at linjeforeningene kan få egne barer. Rektor var positivt til dette. Han var usikker på om Nardovegen kan bli en fristasjon. Dette må tas med NTNU Eiendom. Han poengterte at NTNU bruker 20 mill på studentfrivilligheten Fagkom Hatt ledertreningskurs med veldig flinke foredragsholdere. Hatt et kurs med Kantega Jobber med økonomien Fått vite kurstema til kursserien neste semester Hatt buzzword-kurs holdt av flinke fagkommere for å forklare kurstemaene vi har hatt opp igjennom Skal på hyttetur til helgen Ris og ros Ris til Morten for ikke-kake på kaketorsdag Stor ris til Morten og Gaute for å lure Halvor med rullekebab Ris for å ta den kebabhistorien ut av HS Ros til Online for veldig bra hyttetur Ros til Baksida-kontaktene som var på kurs Ros til Fondet som godkjente søknaden om daljer i sin helhet Ros til Eirik og Byrkjeland for AbaKaffe Ros til LaBamba for Safari Ros til Hege for å bli gjenvalgt som backup-leder Ros til Fagkom for veldig bra GTD-kurs Ros for internkursene som har vært i fagkom og bedkom Ros til PR og Arrkom for filming av Åre-film Ros til alle som stilte som skuespillere i Åre-film

4 Ros til Jenny som fant bongene Bedkom hadde glemt på kontoret Ros til Mari som stiller for Stian på møtet Ros til PR for å ta bilde av Bedkom Ros til Tenketanken for godt arbeid Ros til Fondet for å godkjenne søknad til revyen Ros til Morten for å skrive manus til ukesmailvideoen Ris til folk for å ikke legge inn forslag på ukesmailvideoen Ros til backup for å fikse AbaCash. Dagsorden Samarbeid med itdagene og XCOM Har fått en mail fra Tenketanken. De pitcher en ide om at Abakus burde styrke samarbeidet med itdagene og indirekte styrke samarbeidet med XCOM. Vi har ingen avtale med XCOM, men itdagene har en veldig enkel avtale - alle skal stille på dugnad og overskuddet går til XCOM. Forslaget til Tenketanken går blant annet på bistand ved valg av nytt itdagene-styre. Abakus kan hjelpe med gjennomføringen slik at det blir gjort på en ryddig måte. Tenketanken foreslår også å inkludere itdagene i interesseskjemaet på abakus.no, og eventuelt å utveksle kontaktinformasjon mellom Bedkom og itdagene. Også forslag om å kontraktsfeste noe angående konkurranse mellom itdagene og Abakus. Slik det er nå velges nytt styre i september, men kontrakten med Abakus signeres først i februar. Det er ønskelig å ha en avtale som gjelder fra med en gang styret er valgt. Nåværende avtale går ut i februar. Ønskelig da å foreslå for itdagene å ha en løpende, fast kontrakt som kan sies opp ved valg av nytt styre. Skal ikke konkludere noe i denne saken nå ettersom Interkom skal få tid til å se på det internt, men tanken er å få i gang en diskusjon rundt temaet. Q: Kan vi gjøre dette - må vel være et forslag fra itdagene? Det må bli et samarbeid. Vi kan fremme det som et forslag til itdagene. Vi kan ikke bestemme at slik skal det være, men kan legge fram et forslag til det styret som sitter nå. Vi står ikke over dem, det skal være en likeverdig samarbeidsavtale. Tanken er at dette er et tilbud som vil gagne itdagene. Skal være litt forsiktig i det at itdagene-lederen sitter i HS, må ha dette i bakhodet ved en evt. avtale slik at den blir mest mulig rettferdig. Slik forslaget er, vil det ikke være bindende i 5 år. Avtalen vil kunne sies opp av nytt styre.

5 Hensikten er at vi skal ha kontinuitet - dersom de må signere en helt ny kontrakt hvert år så blir det poenget litt borte. Til sammenligning varer avtalen med AbaBand til noen sier den opp. Veldig positiv til å hjelpe itdagene der vi kan. Er en ekstern organisasjon, men gagner de samme studentene. Viktig at vi ikke gjør noe som ofrer Interkom sin profesjonalitet. Hjelpe itdagene uten å skade arbeidet Interkom gjør Interkom har vært veldig strenge på utdeling av kontaktinformasjon. Kontaktinformasjonen til bedriftene har vi innhentet på forskjellige måter og kan ikke uten videre gi dette videre. Bedkom har tidligere gitt tips, men ingen konkret kontaktinfo for å hjelpe itdagene Lurt å sette en avtale som ikke kan lett brytes fordi det er noe som ikke funker Kontrakten er for å sikre itdagene og oss. Dette har vært snakket om lenge. Q: Hvis det blir bestemt at vi kan dele kontaktinfo, har itdagene noe Bedkom ikke har? Vil det kun gå én vei? Bedkom har det meste. Tror det gagner itdagene mer enn Abakus om vi utveksler kontaktinfo. Medlemmer av itdagene som sitter i Bedkom har ikke lov å gå på BDB en og skaffe kontaktinformasjon Det finnes flere måter på å samarbeide med itdagene på. PR har snakket om å ha CV-fotografering med itdagene. Ser på punktene Tenketanken har satt opp i mailen: Hjelpe XCOM og itdagene med valg Dersom dette er noe itdagene ønsker stiller vi oss positive til dette, men ønsker ikke å trenge oss på valget deres dersom det ikke er ønskelig. I fjor hadde ikke itdagene planlagt valget så nøye - det gamle styret hjelper til med valget for å hjelpe neste kull å komme i gang. Har ikke inntrykk av at de har et sterkt eierskap til valget. Dersom de som sitter nå ikke har tenkt noe på valget kan vi steppe inn. Det å ha et erfaringsskriv og noen retningslinjer er bra. Q: Burde kanskje ha noen retningslinjer rundt XCOM-valget også? Kan gjøre det på samme måte som med itdagene, spørre om de vil ha hjelp fra oss. : Positive

6 Inkludere itdagene med interesse-skjemaet og videresende bedriftene til itdagene om de er interessert Vi tar denne diskusjonen internt i Bedkom først ettersom det er de som bruker interesseskjemaet. Vi har inkludert jubileumsstyret i interesseskjemaet. Vil det ikke være mulig å gi de bedriftene vi gir avslag til tilbudet? Gir tilbud om jobbannonser, annonsering i readme osv. Kan være aktuelt å inkludere itdagene her også. Må tas internt i Bedkom/Interkom Utveksling av kontaktinformasjon Dette må tas internt. Tror dette vil bli en lengre prosess. Bedriftene må bli kontaktet personlig dersom vi ønsker å dele denne informasjonen videre. Må tas internt i Bedkom. Må fortsette arbeidet med utbedringen av itdagene-avtalen. Tror ikke vi trenger en avtale med XCOM, ettersom itdagene har det. Vi kan foreslå/hjelpe dem med den avtalen om nødvendig. Vi vil ikke ta over valget og få itdagene til å føle seg tråkket på. Legge det fram som et spørsmål om de vil ha et tettere samarbeid. Interkom har en del å ta med tilbake. Fint om vi kan ha input allerede på neste møte. Som en enhet er vi positive til å utbedre en bedre kontakt og samarbeid. PR fortsetter dialogen med itdagene Rettigheter på wiki (HW) Vi har oppdatert Confluence. Webkom har ryddet opp i rettighetene som ligger på wiki. Har vært en del endringer på rettighetene på wiki. Hvem skal ha tilgang til hva på wiki? Det er en del spaces - hver komité, XCOM, revy, itdagene, jubileum osv. Sånn som det har vært nå har alle komiteene hatt leserettigheter på de andre komiteene sin wiki - utenom referatene. Referatene er låst til kun medlemmer og leder. Hvordan vil vi at dette skal være? XCOM har antageligvis hatt tilgang til komité-sidene på wiki. Vil vi at det skal være

7 sånn? Vil vi at alle komité-medlemmer skal ha tilgang til alle andre spaces? Hva skal HS ha tilgang til? Q: Hva ligger på wikien? Ligger for eksempel bedriftene vi er i kontakt med der på wiki? Står ikke kontaktinfo der, men hvilke bedrifter man er i kontakt med. Forslag: Komitéene har tilgang til hverandre sine spaces (utenom referater). itdagene og XCOM, revy og jubileum har kun tilgang til sitt eget. Jubileum (og forsåvidt de andre) kan ha tilgang til historien om Abakus. HS skal ikke ha tilgang til referatene til andre komiteer, bare leder. Det er mye jazzhands. Enig at det er bra med åpenhet, men at alle burde gå igjennom og se om f.eks. info på Interkom-spacet folk ikke burde kunne lese? Man kan legge til restriksjoner på sidene sine - det har komitéen lov til å gjøre. Interkom kan legge til restriksjoner der det er behov for det. Positiv til forslaget - er det ting som ikke skal være synlig, gå igjennom og legg til restriksjoner. Alle er positive til forslaget. Komitéenes spaces på wiki, med unntak av referater og det komiteen legger restriksjoner ved, vil være åpne for alle i Abakom. Andre grupper (som revy, jubileum osv) vil kun ha tilgang til sitt eget space, samt sider som Abakus sin historie. Prikk ved avmelding etter avregistreringstidspunkt (HW) Det ligger i koden at dersom du blir bumpet fra venteliste etter avmeldingsfristen er gått ut og du melder deg av selv får du ikke prikk. Mange har trodd at du får prikk selv om du blir bumpet etter avmeldingsfristen. Vil vi at de skal få prikk, eller vil man ikke det? Venteliste skal være det samme som å være påmeldt, synes de skal få prikk. Ble enighet i av-/påmeldingsgruppen at vi ønsket å ha det sånn. Er det spesielle caser sender man mail. Står på abakus.no Du vil ikke få prikk dersom du står på ventelisten. Denne kan være misledende. Skal være sånn som vi har trodd det har vært - man skal få prikk ved avmelding etter avmeldingsfristen om man har rykket opp fra venteliste. Bør se på formuleringen av Du vil ikke få prikk dersom du står på ventelisten på abakus.no Pengesøknad 1. komtek (Hege)

8 1.klasse komtek ønsker å arrangere julebord. De ønsker 50kr per hode for å dekke maten, pluss litt pynt. Jeg synes det er veldig hyggelig at vi får inn slike søknader. Vi burde være tydelig i svaret på at de må rekruttere for å få penger Forslag: Økonomiansvarlig og søker blir enig om en sum som brukes på pynt og hva som er gjenværende støtte til mat per hodet. Resten av støtten vil bli beregnet ut ifra antall som møter opp. Q: Kan man legge ut arrangement på abakus.no og se på påmeldingen? Ligger ute poll på Facebook-gruppen. Dette blir eventuelt en større sak. Vi kommer til å jobbe med hvordan vi skal legge til rette for klassearrangementer på diskusjonskvelden. Tar det eventuelt der. Er ikke så mye å si, er ganske on-point i forhold til det denne budsjettposten er ment for. Generelt positivt til at de søker. Må være tydelig i svaret med hvilke detaljer vi trenger. Avstemming: 11 for, 0 mot, 0 avholdene. Godkjent søknad. Økans informerer dem om at de får støttet opptil 50 kr per person som deltar på arrangementet. På sikt må vi jobbe med infoen rundt klassearrangementer og hvordan vi kan bedre tilbudet. Kan også ta videre muligheten til å ha påmelding på abakus.no. Skal ikke se bort i fra workshop eller liknende for HS etter at vi har fått input på diskusjonskvelden. Pengesøknad til Snack-Overflow (Ingrid) Koskom har lyst til å ha mer middagsmat i SnackOverflow. Problemet er at etter hver Storcash-tur har vi ikke mer penger til dette. I tillegg forsvinner det litt penger til svinn. Nå er det ca 5700kr i omløp i SnackOverflow. Vi vil gjerne ha 2000kr til å komme opp til der det pleide å være for 2 år siden. I tillegg søker vi om 2000kr ekstra fordi vi har lyst til å ha større tilbud av varer. La ut over 3000 kr av egen lomme sist vi storhandlet, vil også unngå dette. Har vært veldig mye svinn, spesielt i høst når AbaCash har vært nede. Veldig positiv - SnackOverflow er et veldig bra tilbud til studentene. Det går store mengder i eksamensperioden og det er mange som ønsker middagsmat. Synes ikke det skal være nødvendig at koskommere må legge ut av egen lomme. Dette må vi få på plass nå på grunn av eksamensperioden. Derfor tar vi det i forkant av budsjettkvelden. Q: Skal det komme budsjettpost for svinn? SnackOverflow har ikke vært i budsjettet til Abakus tidligere og derfor har det ikke hatt noen budsjettpost. Nå vil det pga egen

9 Vipps-konto for Abakus være i budsjettet vårt. Det kan være smart å legge dette frem som et punkt på budsjettkvelden. Q: Skal vi sponse en andel og betale svinnet hvert år? Det blir en sak for budsjettkveld, ikke noe vi tar her og nå. Jeg syntes ikke 4000 kr er nok. Dersom man skal begynne å servere middagsmat vil dette kanskje kreve 4000kr, i tillegg skal man dekke svinnet. I tillegg er det argumentet at man handler når SnackOverflow er helt tom. Er det ikke bedre om de har mer penger i omløp så de kan kjøpe før folk begynner å klage på at det er tomt for varer? Koskom tar så mye penger de kan få, men tenker at 4000 kr er en begynnelse ihvertfall. Er enig at det er for lite. Hvis dere både har for lite penger nå og dere ønsker å kjøpe inn mer trenger dere mer enn 4000 kr ekstra. Vi har nok penger til å dekke tilbudet vi har nå - derfor vi har doblet fra 2000 kr, så vi vil ha 2000 kr til å kjøpe inn middag om søknaden blir godkjent. Kan vi ikke i første omgang ta stilling på søknaden om 4000 kr, så ser vi hvordan det går med middag osv, så tar vi opp tråden på budskjettkvelden? Vi stemmer over søknaden slik den er, så kan vi eventuelt utvide den senere ved behov. Dette burde være nok penger til å komme i gang. Avstemmning: 11 for, 0 mot, 0 avholdende. Godkjent søknad. Angående svinn burde det jobbes videre med i Koskom og legges frem på Budsjettkvelden. Eventuelt Julekortbilde (Morten) I fjor tok prosessen lang tid fordi vi måtte bestemme tema osv, og utsendingen skjedde veldig sent. Vil derfor starte planleggingen her og nå ved å ha en idémylding til hva vi ønsker å ha til tema. Vi er i gang med julekortprosessen. Innholdet i julekortet holdes hemmelig inntil videre, så blir det en fin overraskelse når det henges opp på kontoret. Ordenspromosjon (Halvor) Per nå er det 25. mars og 29. april som er aktuelle datoer til Vaargalla med Ordenspromosjon. 29. april ikke så populært i Arrkom siden de ikke er gira på å arrangere noe så stort i starten av eksamensperioden, og det er Jubileums-galla like før. Vi er også redde for at det skal bli labert oppmøte dersom det er så sent i semesteret. Dette går ikke bare ut over oss som studenter, men Ordenen også Har snakket med jubileumsstyret om muligheten til å ha det i forbindelse med jubileet. De skulle snakke om dette på mandag når de har møte. Dersom de ikke kan det, så må vi se videre på dette.

10 I fjor var det 9. april, så 29. april er ikke så veldig sent. Jeg er negativ til å ha det samtidig som jubileumsgallaen. Kan bli noe langdrøyt og for noen kjedelig opplegg. Dumt å ha det når vi skal fokusere på at Abakus er 40 år. Kan eventuelt ha det i jubileumsuka, ikke på gallaen. Q: Genfors er før jubileumsuken? Positiv til å ta det den uken fordi de gamle er i Trondheim allerede Det er et dyrt arrangement, kjipt hvis ikke vi klarer å fylle opp plassene. Jeg synes ikke 29. april er krise med tanke på eksamensperioden. 25. mars er nok en dårlig dato, for da har mange av de gamle vært oppe for jubileet uken før. Kunne vurdert å ha det en av datoene mens XCOM er på tur. Det er bedre å velge en dato hvor 3.klasse er på tur, enn å ikke arrangere dette i det hele tatt. Mener 29. april burde gå fint, eksamensperioden er fortsatt ikke helt i gang da. Om noen i Arrkom kan arrangere 17. mai-frokost midt i eksamensperioden, burde det gå fint for andre å arrangere Vaargalla i slutten av april.