Referat Hovedstyremøte

Transkript

1 Referat Hovedstyremøte Referent, ukesmail og kontorvakt: Jenny Bøvold Ikke tilstede: Gaute, Tone, Ingrid (Jonathan stiller), Halvor (Mari stiller) Info fra leder Kristine sitt aller siste møte. Gaute hilser og meddeler at det er bra vær i Spania. Runde rundt bordet Fagkom Har hatt medarbeidersamtaler. Lightning Talks gikk veldig bra. Har vært veldig positive tilbakemeldinger til talerne og arrangementet som helhet. Det helt nye arrangementet fagdag blir arrangert i dag, gleder seg til å se hvordan det går. Skal på hyttetur til helgen, det blir gøy. Koskom Har satt i gang Smash turnering, fikk 36 påmeldte. Hadde Skam visning på fredag. Var en del som kom. Q: Blir det ukentlig? Hvis det er ønskelig, kan se på dette. Økonomi Godkjent tegnebrettssøknaden til PR. Jobbet mer med Vipps. Ført representasjonsgjeld videre. Betalt regninger. Webkom

2 Jobber med Lego. Det har blitt bedre progresjon, motivasjonen har blitt bedre etter starten av jubileumsnettside prosjektet. readme Distribuert utgaven. LaBamba Vi stod i baren under Casino Royale, virket som at folk likte de fancy drinkene. Begynt med medarbeidersamtaler. backup Hadde møte på mandag. Holder på med fadderperioden og påmeldingen. Skal på møte med IDI og ITV. Prøver å få plakater til Utviklingsprosjektet. Sendt ut mail om buddyordningen. Godkjent to pengesøknader til interessegruppene Abakus pokerklubb (2 pokerbord + 4 kortstokker) og foppall gruppa (viaplay). Planlegger stor bakedag før 17.mai. Bedkom Snart ferdig med bookingrunden. Vi skal ha interkom trainee møte i dag for å planlegge opplæringsopplegget. Har siste lunsjpres med DNV GL i morgen. PR Har fått bestilt tingene som vi har fått godkjent pengesøknader til, blant annet plaketter og tegnebrett. Har hatt prissammenlikning på fadder t skjorter for å finne ut hvor vi bestiller fra Satser på å få bestilt fadder t skjorter neste fredag. Lastet opp bilder fra Casino Royale. UFO går sin gang, håper å bli ferdig snart. Legger siste hånd på verket på abacard.

3 Arrkom Casino Royale gikk som planlagt. Har hatt fadderkursing for fadderne. Holder på med siste planleggingen av eksamensgrilling og 17.mai frokost. Ris og ros Ros til Koskom for Skam visning på kontoret. Ros til Arrkom for Casino Royale. Ros til readme for utrolig bra utgave. Ros for dissen av Sylliaas på baksida av readme. Ros til midtsidepikene. Ros til Webkom for jubileumsnettsiden. Ros til Offline for veldig bra artikkel om kjellersaken. Ris til Jenny for å gi alle påmeldte til Casino Royale prikk. Ros til Jenny for å fikse denne feilen selv. Ros til Arrkom for å sende en rask fellesmail. Ros til alle som har svart på spørreundersøkelsen og gitt bedriften + restauranten på Casino Royal veldig gode tilbakemeldinger. Ros til Kristine og alle de andre lyntalerne som var kjempeflinke. Ros til Vegard for å komme på et nytt arrangement og gjennomføre det. Ros til alle som var på X russefest. Ros til de som klarte å komme seg på Elektrosamfundet etterpå. Ros til Warlo for å ha gjort mye med motivasjonen i Webkom. Ros til Kristine for tips til gallakjoler. Ros til Mari og Jonathan for å være på HS møtet. Ris til Halvor for å sende ut mail om hva Arrkom kan bidra med i jubileumsuka natten før HS møtet. Dagsorden Komiteenes bidrag til jubileumsuka Arrkom: Mari fikk denne saken fra Halvor i siste liten. De kan bidra med galla og diverse andre arrangementer som er naturlige at Arrkom tar seg av. Har snakket om å bruke budsjettposten for edruarrangementer til jubileet.

4 PR: Annet enn det vi naturlig får så var folk gira på å gjøre noe med fotoboksideen, samt andre ting. Folk ville gruble litt på ting PR kan gjøre. Bedkom: Sjekket arrangementskalenderen fra 35 årsjubileet, der var det to bedriftsarrangementer, Pub til Pub rebus med BEKK og jubileumsquiz med Capgemini. Kunne vært kult å gjøre noe liknende neste år. Backup: Jobbe med alumni under jubileet. LaBamba: Kan stå i baren. Kan også ha et eget arrangement. readme: Har ikke hatt møte, men har samtale med jubileumsgruppa. Det blir en ekstraordinær utgave, jobber med jubileumsgruppa framover. Esso har begynt å styre med Krøniken, så det blir bra. Webkom: Satt av tre folk som jobber med en nettside for jubileumet. (Se her: jubileum.abakus.no ). Driver å planlegger med komiteen og de tre i arbeidsgruppa. Snakker om å muligens lage en app med push notifikasjoner på hvilke arrangementer som er hver dag. Har en del forslag. Økonomi: Husk å søke til utgifter for det dere vil gjøre i sammenheng med jubileet før økonomikvelden til høsten! Koskom: Gira på å ha kleine/rolige arrangementer. Tenker å arrangere lunsj hvor vi viser serier/film på etter de hardeste dagene. Forslag: Det ligger noen gamle Abakus videoer på lageret, vi kunne kanskje vist noen av disse. Skal pynte opp kontoret veldig. Tenker å ha et egg hunt lignende arrangement. Fagkom: Jubileumsgruppa har to fagkommere, så de vet hva vi kan få til og vil fordele oppgaver hvis noe blir naturlig Kan arrangere ikke faglig kurs i noe gallarelatert, f.eks. swing eller etikette.

5 Bra at komiteene har sett på dette allerede. Virker som alle har sett gjennom forslagene fra Helgesamling. Bra at folk har begynt å tenke på det, og fortsetter å jobbe med det. Eventuelt Plastikkbestikk Webkom Webkom har kontorrekvisita budsjett på 250 kr. Er det greit at vi går og tar plastbestikk og papptallerkener fra kontoret? Kunne vært greit når vi først henter kaffe der. Det er ikke mye vi trenger. Ja, Koskom tror det vil gå bra. Antall faddere til høsten (Halvor/Mari) Arrkom har diskutert hvor mange av de 64 fra data som har meldt seg som faddere, som skal få være faddere. Tok dette i går på møtet, og kom fram til at alle som ønsker å være faddere skal få være faddere. Snakket også om hvordan man da skulle gjøre det med faddergrupper. Ble enige om at vi ville ha mindre grupper enn tidligere, men kanskje lage makker gruppe, slik at man kan slå sammen grupper til felles vors f.eks. Tror det er lettere for folk å hoste vors/middag hvis det er færre i en gruppe. Det er lettere å koble seg opp til andre faddergrupper om man er få. Positiv til at dere foreslår sammensetninger, slik at det blir lavere terskel for å knytte seg til en annen faddergruppe Dette er et godt inkluderingstiltak. Dette er Arrkom sin beslutning, men HS veldig positive. Påmelding 17. maifrokost (Hege B) Må gi litt ris for dårlige rutiner og blest for 17.mai frokosten. 24 timer før påmeldingen åpnet manglet det tekst på arrangementet. Ble mye rot rundt påmeldingen. backup skulle blitt adminpåmeldt fordi de skal bake kaker til arrangementet. backup ble aldri kontaktet angående hvor mange plasser de skulle ha, kontakten gikk kun via Nora siden hun var med Hege B. Alle rutinene rundt påmeldingen gikk generelt dårlig.

6 Påmeldingen var også samtidig som lunsjpres, som heller ikke er bra. I beskrivelsen av arrangementet sto det også at man kunne ta med en gjest, men det var ikke mulighet å melde på én til. Ble surr rundt dette. Den setningen om at man kunne ta med gjest for 50 kr burde ikke stått der. Alt angående eventuelle gjester skulle bli tatt på mail. Antall plasser ble også endret fra 170 til 145 like før påmeldingen. Dette ble gjort uten å snakke med backup. Da ser arrangementet fullt ut uten at det er det, ettersom de ikke visste hvor mange fra backup som skulle komme. : Arrkom tar en internprat. Kan være smart å skrive ned rutiner på hvordan ting rundt blest/arrangmentstekst/påmelding skal bli gjort. Arrangementer med admin påmelding Forrige møtepunkt gikk over til en diskusjon om problemstillingene rundt arrangementer med admin påmelding. Hver gang det er admin påmelding blir det noe styr, foreslår at vi lager rutiner for dette. Forslag: Hvis vi forhåndspåmelder noen sier folk det ser dårlig ut. Hva hvis vi bare forhåndspåmelder folk, og skriver i arrangementsteksten hvorfor de er admin påmeldt (typ: de skal bake kake til arrangementet). Eller kunne man bare fjernet de plassene fra påmeldingen? Kan være litt styrete hvis arrkom økans ikke kan se at de er påmeldt med tanke på arrangementer der alle (også admin påmeldte) skal betale. Veldig for at Arrkom lager et skriv for hvordan dette skal gjøres for alle arrangementer. Bedkom har en sjekkliste for arrangering av bedpres, da går man igjennom punkt for punkt og ser om man har gjort alt. Kan være smart å skrive argumentene for hvorfor folk skal være påmeldt. Typ hvorfor HS skal være påmeldt på 17.mai frokost. Enig, det ser bare dumt ut om det kun står noen navn der. Syntes egentlig det er bedre løsning og fjerne plassene, da tenker ingen på det. De fleste arrangementer er gratis, og de fleste trenger noen admin påmeldte. Kan ha det sånn at på de arrangementene som trenger betaling så skriver man i teksten hvorfor noen er påmeldt. Hvis det ikke er betaling kan man bare fjerne plassene.

7 Det er lettere å se om man må melde seg på eller ikke hvis man er forhåndspåmeldt, så slipper man å åpne og lukke plasser. Hvis du skal fjerne plasser/melde folk på må du vite hvem/hvor mange som faktisk skal komme. Forslag til Webkom: Legge til på events på abakus.no et sted man kan legge til folk som "arrangører". Slik at de som lurer på om de trenger å melde seg på eller ikke kan se om de står der, men det ikke er offentlig for alle. Webkom skal se på dette. En svakhet med å fjerne plasser fra et arrangement er hvis noen av de admin påmeldte ikke kan, så må de åpne for flere plasser etterpå. Arrkom må lage retningslinjer, skrive dem ned og kanskje lage en sjekkliste for arrangementer. Kickstart (Hege B) Virker som Kickstart blir 16. september, som passet for BEKK. Har fremdeles ikke hørt noe fra Strossa, så vi lurer på om LaBamba kan stå for planleggingen av festen etterpå. Sukkerhuset blir mest sannsynlig brukt til 3. 5.klasse festen. Dette er et billig lokale med flere fordeler, men her kan ikke LaBamba stå i baren. Hege skal høre med de om de er ledige 16. september. Kan være greit for LaBamba at de helt ferske ikke trenger å stå i baren på Kickstart, men blir med på festen med de andre. Det var veldig stress i fjor, de nye ble bare kastet ut i det. Q: Skal det fortsatt gå fra backup budsjettet? Har ikke pleid å bruke penger på det, så tror ikke vi har budsjettert for det. Må søke om penger. Det går på backup budsjettet. LaBamba tar ansvaret for planleggingen av festen, men det går fra backup sitt budsjett. Hege hører om Sukkerhuset er ledig den dagen. Google apps De som har lyst på Drive kan si ifra til Warlo så han kan lage brukere til dere. Da slipper det å stå på privat bruker.

8 Q: Har Bedkom allerede fått det? Det kan hende, skal sjekke opp. readme har allerede fått det, men de har bare fått 30GB. Hvordan skal det gjøres med betaling for mer plass? Tror når man kjøper mer lagringsplass at man kjøper det for hele Abakus og fordeler det nedover. Skal sjekke opp. PR trenger hjelp med å flytte over driven. Snakk med Rolf, kan hende alle dokumentene må få overført eierskap. Warlo og Bujordet ser på det. Hans Wilhelm skal undersøke mulighetene for å skaffe mer lagringsplass. Alle som trenger hjelp med opprettelse av bruker/ overføring av drive tar kontakt med han.