Referat Hovedstyremøte

Transkript

1 Referat Hovedstyremøte Ikke tilstede: Gaute, Nora, Volden, Jenny, Hans-Wilhelm og Tone Vegard tilstede over appear.in Referent: Sarmilan 1. Info fra leder: Siste møte for de gamle Håper på å være ferdig signert slik at de nye har stemmerett helt offisielt. De gamle som ikke er tilstede har gitt stemmeretten sin til de nye arvtakerne. Denne uken tar vi (de nye) over roret Sammenfaller med punktet over Medarbeidersamtaler Vi er allerede i gang med medarbeidersamtaler. Setter opp et skjema i løpet av dagen. Bytt tidspunkt internt hvis det ikke passer. Praktisk Vi nye har ansvaret for ukesmail og referat Alt skal være klart til å sendes ut søndag Referent skriver referat og slenger ut på wiki. Legges så i drive og ukesmail Man skal jobbe kontinuerlig frem til 14 på søndag, ikke komme siste time på søndagen. Alle skal bidra og ferdiggjøre mailen og referat Blir ikke møte neste uke Vær tilgjengelig på slack og mail Blesting går på Espen, bedrifter til Sarmilan også videre. 2. Runde rundt bordet Fagkom Hatt siste kurs med BEKK BEKK er førnøyd Har ikke sett på tilbakemeldingene Skal ha kaffekurs på Dromedar

2 Ble ikke matkurs, grunnet mangel på lokale Førsteklassekveld til høsten Skal være en kveld tidlig i semesteret hvor 1.klasse får intro til diverse temaer som kan være greit å kunne som abakule. LaBamba Var på Moholt barnehage og så på avdelingen vår. Gikk gjennom planløsning og laget et utkast på hva vil ha gjort før åpning. Holdt møte, snakket om Julebordsaken Sto i baren på Teknovennefest i går Bedkom Har hatt verdiworkshop, og skal sluttføre denne prosessen til uken Har startet prosjekt Front-end og Back-end. Går ut på å få en bedre grafisk profil på materiell som sendes ut og gjennomgå evalueringer som gjøres. Diskutert Linjesamarbeidet og jobber kontinuerlig med å komme til enighet. Koskom Byttet ut Wii U med vår egen Trivselsundersøkelsen Sett på Koskoms rolle innenfor dette punktet Sett på målene Referatene fra trivselundersøkelsen hadde bra timing Målene kan bistå for å bedre trivselen PR Arbeidskveld på mandag Laget plakater Lagt ut bilder på pr.abakus.no Flere bilder fra galla kommer på Facebook Målene Siste revideringsrunde Skal få stempla dem skikkelig Møte med Bedkom Mål å inkludere flere komiteer i å videreutvikle grafiske profilen til Abakus Backup Har hatt opptak Blir 19,5 til sommeren Chill møte Har begynt å se litt på kickstart og fadderperioden Workshop angående nye prosjekter 4.mai Inviterer HS til å bli med på sosialkveld etter oppstartsws Abarun-søknad til Bergen behandles Readme Hadde arbeidskveld Alle komitelogoene har ulik rødfarge Hadde taco Webkom

3 Hadde arbeidskveld Spikra mål Tatt opp trivselsundersøkelsen Lego går videre, folk er flinke. Arrkom Hatt låvefest, en del jobbe med dette Ikke hatt møte denne uken Ferdigstiller mål & strategi mandag Teknovennefest i går, spennende å se hvem som vinner hookekonkurransen Nestleder WS med leder og økans Har satt sammen et dokument for gallaer Er snart klart Vent med å takke ja til invitasjoner frem til dokumentet er ferdig Fikk Hand of the King -pin fra Tone Økonomiansvarlig Info fra revy-vegard Revysjef er valgt Styrestillingene kommer ut. PR bistår HS får mail fra revysjef for å samarbeide om dato. Lang frist for å søke revystyret slik at flere kan søke. Fristen blir 25. April, slik at 3. klassinger er tilbake fra ekskursjon. Vil også prøve ekstra å nå ut til 4. klassinger på utveksling så de får det med seg. Q:Er revystyret satt før sommeren? Ja, i likhet med i fjor. Styret settes sammen før sommeren Jobben er å bare få dem sammen og legge opp til et par møter før sommeren. Info fra økonomi-vegard Har hatt møte med kassererne, gikk gjennom Frister Endringer Regnskapsføring Betalte regning for Ababand, godkjent pengesøknad fra arrkom til låvefesten Har delt ut kodebrikker, og fikset egen. Har hatt møte med påtroppende trio. 4. Ris og Ros ROS: Alle som er tatt opp i backup PR og Webkom for et produktivt møte med Bedkom Alle som hooket på teknovennefesten

4 RIS: Referent Bursdagen til Marie LaBamba for å stå i baren på teknovennefesten For hyggelig overgangsmiddag mellom avtroppende og påtroppende HS Arrkom for velykket teknovennefest Til Jens for å se på mulig avtale med utested i Trondheim Arrkom for rydding etter Låvefest Gustav for mail om snakking på kontor Påtroppende leder for å prøve å åpne en øl med å knuse en annen øl på den. Det ble kanskje ikke mye øl ut av det, men blod, svette og tårer var det mer enn nok av. Til alle som tapte mot Omega i Nintendo Alle som ikke har betalt låvefest 5. Dagsorden Strategi og mål Intro : Dette er en litt het sak. Vi deler det i to - strategi og mål -, og hvert punkt i hva vi skal gjøre nå og hva vi skal gjøre fremover Sak : Strategi Strategien må i følge statuttene publiseres senest en måned etter Generalforsamling, altså mandag 3. april Strategien vi har i dag er ikke strategi. Det er et ark med arbeidsoppgaver og ting vi tenker er kult. HS kan endre på strategien som det passer utover året. Vi kan dermed publisere det neste uke og endre dokumentet fremover. Jeg ønsker å endre strategidokumentet slik det er i dag, slik at det blir delt inn i to/tre. Vi har en del som blir presentert på Generalforsamling som skal inneholde visjonen til Abakus. Denne vil gå over flere år og kan kun endres av Generalforsamlingen. Så kommer strategien som vil gå over kortere perioder og vil omhandle saker HS ønsker å jobber med, samt strategi for hvordan man kan jobbe med visjonen. Strategien skal ha en tidshorisont slik at neste hovedstyre kan jobbe videre med disse, men også komme med nye som overtar for fallende. Videre skal man ha mål som bygger opp om strategien. Komiteene skal selvsagt ha egne mål som de skal jobbe med. Q: I hvilken grad klarer vi å holde oss til dette?(retorisk) På WS gjorde vi hovedsakelig redaksjonelle endringer Mange har hatt tanker og innspill om dette: Kristine, Ørjan, S-O osv Burde samarbeide med Backup og andre som har tanker om dette, men det er vi i HS som til slutt bestemmer hva vi vil gjøre. Diskusjon: I år har vi lyst til å fokusere mer på å definere mål, verdier og strategi. Det er også et ønske om å knytte dem sammen slik at de utfyller hverandre og er

5 gjennomgående forståelige. Bedkom jobber med sine mål på en annen måte, de prøver å definere sine kjerneverdier og danne seg mål ut i fra dette. Er en slik tilnærming vi kan prøve i HS når det gjelder Abakus sine strategier og mål. Jens synes det er vanskelig å jobbe med dette Dette er bare ting man vil gjøre Vanskelig å få helhetsinntrykk når vi bare har vært her i 1 måned Mortens radikale tanker. Ikke bli farget, kom med forslag og si imot Målet for året er at vi klarer å legge noe frem på Generalforsamlingen, med de endringer vi har kommet fram til Gjør at vi kan legge frem visjon på Generalforsamlingen, som folket kan stemme over. Et eksempel er: Abakus skal jobbe mot å kjøpe hytte eller alle skal føle tilhørighet til Abakus Sette delmål og strategi for å nå dette. For eksempel 60% skal føle tilhørighet innen Målene til komitéene kommer i tillegg Over strategien er visjonen som er bundet opp med verdier Generalforsamlingen setter dette og vi kan jobbe etter det. Statuttene sier at folk kan komme med forslag til strategi. Deretter skal Generalforsamlingen stemme det inn. Det er ikke blitt gjort tidligere. Innspill fra backup Strategidokumentet ble innført for en del år siden. Strategidokumentet burde ha et innhold som det ikke er nødvendig å endre hvert eneste år. Endre strategi ofte er ikke bra Stiller seg positiv til endring av strategidokument, og at dette er noe HS bruker tid på. Dette skal skape kontinuitet mellom Hovedstyrene Visjon over lenger tid og strategi fra 12 til 24 mnd, kommer som et forslag fra Morten En strategi skal fokusere på det HS ser på som topp 3 til 6 aktuelle saker og hvilken strategi man skal følge for å arbeide med dem på en best mulig måte Strategi i mitt hode er å løse en oppgave, ikke spesifikk oppgave. Mål er hva som skal løses og strategi er hvordan. Det er taktikk I Arrkom skal vi jobbe med å bli bedre på inkludering. Dette er målet også har vi strategi under. Ikke slik Morten ønsker det. Han ønsker motsatt Ikke helt. Skal lese bok om det: Good strategy and bad strategy Hvorfor har vi de dokumentene vi har. Hva skal de inneholde og hvorfor? Morten vil gjerne ha med hele HS på videre arbeid med dette og HS er enige om at dette er noe vi vil jobbe med. I Arrkom så skal strategi egentlig bygge opp under målene

6 Strategi er spesifikke taktikker for å oppnå målene Kan funke dårlig som langsiktig, men heller bruke visjonsdokumentet for det. For den skal fortelle hvordan vi ønsker Abakus skal være Tolkes som motsatt av det som er gjort, foreslås at hele dokumentet endres fra slik det er i år Vi må bestemme oss for hva som skal publiseres neste uke Tenker det er best å la være og heller bruke mer tid på å endre fremover Ikke forhaste oss for neste uke Q: Skal vi endre pdf-dokumentet slik som det er i dag? Hvis vi setter verdier og visjon i løpet av året vil det være klart til å bli presentert på Generalforsamlingen, da må statuttene også endres. Dette viser også at HS gjør noe Statutten om strategidokumentet: 11.5 Statutten leses opp Tolker at det er en dårlig statutt Må egentlig jobbe med dette i helgen og legges ut, men siden det står at strategiene kan endres, så vi trenger ikke bry oss om denne Står vel ingenting om mål. Det står i strategidokumentet. Den skal knyttes opp mot målene 11.2 og 11.3 går i mot hverandre? Dette skal jobbes med. Vi må legge fram endringsforslag på Generalforsamling. Kun våre egne punkter kan endres gjennom årene, ikke de som er bestemt av Generalforsamling. Dette er en noe vi skal jobbe mot i år Forslag : Skrive at vi skal endre strategien. At dette legges ut Men det er jo et mål? Sette seg ned og tenke gjennom før man gjør noe Morten snakker om anekdote om strategi. Den er delt i tre. Morten tar anekdoten senere. Q: Skal vi publisere uten endringer og jobbe med det utover året? Folk vifter med hendene. Det er enighet Nye HS er ansvarlig og derfor stemmer de i denne saken Skal vi publisere dokumentet som det er, og bruke tiden framover til å jobbe med omskriving? 10 for 0 imot 1 avholdende Skal vi sette oss tidsfrist?

7 Blir tight med tid etter sommer Før sommeren bør det ha skjedd noe Forslag : WS 4.mai. For å få en felles forståelse for saken. Hva er strategi, mål og visjon? Vegard liker fra dagens strategidokument at det er delt opp i punkter Kan dele det opp i korte bolker Dette ønsker vi for dette punktet Endringen skal legges frem på Generalforsamlingen Fordi de velger endringer Strategien skal være klar innen semesterstart Bør ha oversikt over strategi og hva som brenner i Abakus Jens vil at det skal gå fortere Forslag : Ta strategidiskusjon på mail Slås ned. Dette er vanskelig Vanskelig å vite hvor lang tid det skal være Konklusjon: Vedtatt at strategidokumentet legges ut slik som den er og vi jobber mot det fremover. Første møte etter påske skal det være en klar tidslinje på hva vi skal gjøre. Sak : Mål - Bra at vi jobber med målene. Alle setter seg mål og hva vi vil jobbe med. Trioen skal ha målene klart i løpet av April Diskusjon : Bruker det vi har nå med målene, ser siden om det skal endres. Hvis alle komiteene er klare med mål Forslag: Laste det opp sammen med strategidokumentet på abakus.no Det nikkes og folk er enige. Bedkom og arrkom er ikke ferdig med målene Generalforsamlingen var 3. Mars. Dette gjør at vi må laste opp 3. April Bedkom blir ikke ferdig innen og har mye igjen Forslag: Vi skriver at Bedkom kommer siden med sine mål innen gitt dato De som er klare legges ut på nettsiden Konklusjon: Vi legger strategidokumentet og målene ut på abakus.no på mandag, 3. April. I måldokumentet skriver vi at Bedkom kommer med disse på en gitt dato. Prikkestraffer i HS Nye HS diskuterte hvilke straffer de ønsker å ha det kommende året. Ansvarsområder i HS Tok det istad. Ting som kommer på mail osv. Satt opp dette punktet dersom det skulle bli diskusjon. Diskusjon faller Tilbud fra utested i Trondheim (Jens) Sak: Som dere leste på mail har vi fått et tilbud fra et utested i Trondheim om mulig samarbeidsavtale. Kontrakten fikk litt slakt på drive. Jeg er fortsatt positiv. Alle punktene i avtalen er diskuterbare

8 Diskusjon: Punktet med VIP-kort og readme er noe vi kan diskutere Perk for gratis inngang, så hvorfor ikke være med Gratis inngang fungerer bare delvis og det hender de krever betaling likevel, har jeg hørt fra noen som har slik avtale. De jeg har hørt med sier det fungerer. Dersom vi går inn for dette trengs det en nøyaktig og presis avtale. Sette datoer Får til riktige priser Q: Har vi behov for dette, vi kan jo leie det når vi vil uansett? Noen som ønsker å dra på byen og ikke på samf Skape et naturlig samlingspunkt i midtbyen Er det dette utestedet som er det mest attraktive? Tenker at Studentersamfundet er det naturlig stedet for mange Synes det er kult for de som vil dra på byen Q: Hva er forskjellen på tilbudet vi kan jobbe frem i en slik avtale kontra å leie til et enkelt arrangement? Abakuler får gratis inngang på alle fredager og lørdager med avtalen. Andre linjeforeninger har lignende avtaler Q: Hvordan viser man at man har gratis inngang? Får sticker på NTNU-kortet for å vise medlemskap Q: Dersom abakuler ikke benytter seg av avtalen, vil dette påvirke oss negativt ift avtalen? Nei, med mindre vi arrangerer et eget arrangement der med eksklusivitet. Da er det viktig at folk møter opp Hvordan vil dette gagne abakuler og hvordan vil det initiativet vi setter i gang bli oppfattet av den jevne abakule? Q: Må vi ha med logoen på våre sider? Kan føre til at det svekker profesjonaliteten vår Skal vi gå for denne avtalen eller ikke? Den må revideres. Hva blir reaksjonene rundt om i Abakus. Litt tidlig å stemme over det Forslag : Stemme for å revidere Er det åpent for 18 år? Nei, ikke vanligvis Samfundet vil da være bedre da flere kan komme dit Kan få 18-årsgrense på egne arrangementer. Barnehagen (red. anm. LaBamba-lokalet)vil ha åpent hver fredag og lørdag Quiz-liga på fredag Blir et vorspiel-sted Abakus er opptatt av å være så uavhengig som mulig Det blir veldig mye profilering for utestedet Abakus kommer til å assosieres med utestedet og fylla Q: Tjener vi noe på avtalen?

9 Dette er et tilbud som legger opp til at våre studenter kan delta på noe gjennom et tilbud skapt av Abakus, og kan spille på vår kjerneverdi om å være leken. Oppsummert: Ønsker vi gratis inngang før 24:00 på fredager og 23:30 på lørdager mot at vi har minimum ett arrangement på nevnt utested mot at vi blester dette arrangementet? Votering: Stemme over om vi skal ta saken videre og jobbe med avtalen eller legge den helt død Vil vi jobbe videre med avtalen: 4 for Legge død: 6 for Avholdende: 1 Konklusjon: Vi legger saken død og melder at vi ikke er interessert Åpne wiki for alle medlemmer (Edvard & Gaute) Har kommet innspill om å åpne Wiki for alle medlemmer slik at man kan dele informasjon som komiteene har lett tilgjengelig, men som abakuler kanskje ikke vet om. Forrige gang det ble tatt opp var det litt forhastet og en slik side på abakus.no vil kanskje ikke holdes oppdatert Det er ikke krevende teknisk å åpne wiki for flere, men det kreves litt arbeid for å sikre at konfidensiell informasjon ikke ligger åpent, og for å samle relevant informasjon i et åpent område. Må legge inn informasjon og holde styr på informasjon, tenker kanskje det er en backup-oppgave. Q: Adgangskontroll. Hva er faren for at de som ikke skal se noe alle ikke skal se? Vi må passe på at hvert space har riktig restrictions, og gå gjennom hvilken informasjon som legges åpent. Q: Hvem har interesse for dette? Ref. Generalforsamlingen og hyttediskusjonen. Kom fram at komiteer sitter på informasjon ang. f.eks. hyttebestilling som mange kan ha nytte av. Åpne for at alle i Abakus kan få slik informasjon Være forsiktig med kontaktinfo Utover det er det ikke så mye annet som er sensitiv Vi må ta en diskusjon på hva som skal deles Noen har snap liggende ute, er kanskje ikke ønskelig at alle i Abakus får se den. De restriksjonene har det skjedd tull med før. Det er uheldig om komiteers space og innhold blir åpent for alle. Nytt og eget space som alle kan se, resten holdes separat. Løsning: Arbeidsgruppe: Edvard har ansvaret for at det åpnes for alle i koden.

10 Backup er ansvarlig for å finne hva som er interessant og lage space med restrictions. Kan se på det 4.mai da dette er et nytt prosjekt Høres ut som en god plan, såfremt noen er gira PR for å bleste Praveen er kontaktperson i HS Kommer folk til å bruke Wiki? Kan man ikke bare lage en hytteliste? Det var det vi tenkte forrige gang det ble tatt opp, men vi har fått litt innspill og slikt. Det er enklere å bruke wiki, siden det kan løses automatisk at henter info fra andre spaces når ting blir oppdatert. På abakus.no blir dette vanskelig, folk gidder ikke holde sånne sider oppdatert. Et lite skritt mot inkludering ved å åpne for alle Hele abakus sin historie kan være på dette. Ha en side på abakus.no som henviser til Wiki. Her vil du lese om Abakus sin historie og kanskje se på hytter? Avstemning: Sittende HS stemmer Skal vi jobbe med dette videre eller legge det dødt? Om vi legger det dødt blir det ikke jobbet med på abakus.no heller Stemmer: Vil vi jobbe med dette à la løsningsforslaget 9 for 0 mot 2 avholdende Konklusjon: Se Løsning Redaksjonelle endringer av statutter innen 2. April Sak: Dette er en frist vi må forholde oss til, men det er Gaute som har lead på dette til nå. Dersom det kommer inn nye innen den fristen er det Morten som tar ansvaret da Gaute er på xcom-tur. Diskusjon: Det har kommet inn en del redaksjonelle endringer på statuttene De har Gaute lagt inn pull-request på Kan hende Morten må legge inn noen nå som Gaute er på ekskursjon Det er en ny frist for redaksjonelle endringer Dette er det nye HS som har ansvaret for når den tid kommer Hovedansvaret står på Gaute, men delegert til Morten Lurer du på noe? Tilbakemeldinger går direkte til Morten Gi ut navn på de som svarer på utmatrikuleringsundersøkelsen? (Vegard) Sak : Komtek har spurt om det er mulig å få navn på de som svarer på utmatrikuleringsundersøkelsen, da de vurderer å trekke de 150, - direkte fra kostnaden til de som faktisk gjennomfører undersøkelsen.

11 Diskusjon : Q: Er det en anonym undersøkelse? Ja Bedkoms Prosjekt BI jobber med utmatrikuleringsundersøkelsen. Deltagernavn og undersøkelsessvar kobles ikke sammen. Det bedre å få alle til å svare enn å dele ut kontaktinformasjon Konklusjon: Vegard informerer om at det ikke er mulig å oppgi navn fra spørreundersøkelsen 6. Eventuelt Vegard: Økonomi workshop(ws) på nye HS slik at vi kan få oversikt over budsjett og økonomien Status: Blitt godkjent en del pengesøknader Dette året her er det budsjettert med ganske lite overskudd, pga UKA år. Ta en workshop så vi kan få innblikk i hvordan økonomien ligger an, og hva de ulike komiteene bruke penger på Vil gjøre oss bedre rustet til å ta stilling til pengesøknader, og møte bedre forberedt til budsjettkveld. Skal vi ha en workshop og mål på å møte budsjettet: 1. januar til 31. desember er budsjettåret Hvordan skal vi godkjenne søknader fremover: Hovedstyret kan godkjenne pengesøknader opp til kroner, per søknad. Hvis man godkjenner en slik søknad hver uke, så blir det mye vil det påvirke overskuddet. Så langt i 2017 har HS godkjent søknader for ca kr. Dette er utenom klassearrangementer, men disse har en egen budsjettpost Tar mer på WS Invitasjon til middag under Teknologidagen april Vi er invitert og vi har meldt på kvota vår allerede Det er mulighet for flere plasser Vi skal også ha stand på denne dagen Skal ha sukkerspinnmaskin. Det blir WS med Hege Prikkereglene til abakus.no Må være spesifikk for arrangement med betaling Q: Hva skjer med arrangement når folk melder seg av etter betalingsfrist? Komiteen bestemmer, men det står ingenting om hva som skjer Betalingsfrist har ingenting med prikker å gjøre Det er kun for oppmøte og avmelding

12 Q: Er det samme prikkeregler for alle typer arrangementer? Mulighet for å endre, men de fleste bruker standard Det bør legges inn at det spesifiseres bedre. Konklusjon: tas på mail og se på mulighetene for å styrke retningslinjene rundt arrangement som omfatter betaling.