KRAVSPESIFIKASJON - RAMMEAVTALE FOR KJØP AV LEKER, SPILL OG FORMINGSMATERIELL TIL OPPEGÅRD KOMMUNE Oppegård kommune heretter kalt oppdragsgiver har til hensikt å inngå rammeavtale med en -1- leverandør for levering av leker, spill og formingsmateriell. Rammeavtalen skal gjelde for hele Oppegård kommune. Rammeavtalen vil ha en varighet på 2 år med opsjon på 1 år + 1 år. Bilag 1 Beregninger fra siste år viser at vi kjøper leker og spill, og babyutstyr for ca 240.000,- ekskl. mva. per år, og formingsmateriell for ca kr 420.000,- ekskl. mva. per år. Totalt for hele perioden inklusive opsjoner er ca kr 2.640.000,-. Oppdragsgiver garanterer ikke noe minstevolum. Volumangivelsen er kun retningsgivende og forplikter ikke oppdragsgiver. Besvarelse av kravspesifikasjonen Leverandør må i eget vedlegg besvare og bekrefte at de oppfyller samtlige krav i kravspesifikasjonen, samt levere den dokumentasjonen som er oppgitt i tilknytning til punktene. Alle punktene i kravspesifikasjonen skal besvares. Besvarelsens oppbygging og nummerering skal følge kravspesifikasjonen. 1 Krav til produktene Produktene må oppfylle følgende krav: For 1996-01-04 nr 07: Forskrift om sikkerhet ved leketøy og tilhørende vedlegg. Europeisk lekesikkerhetsstandard EN-71 Dokumentasjonskrav: 2 Overflatebehandling Grunning, lakkering eller maling av leketøy må ikke være foretatt med azo-fargestoffer. Dokumentasjon : Beskrives i tilbudet 3 Produktene skal ikke inneholde følgende 1. Aromatiske løsningsmidler, f.eks. xylen og toluen 2. Fargepigment som inneholder tungmetaller, f.eks. kadmium, krom og bly 3. Klorert plast (PVC) 4. Stoffer som er allergifremkallende. Side 1
5. Ftalater eller impregnert treverk Dokumentasjonskrav: 4 Følgende produkter som MINST må tilbys: Spill og Leker: - Trehjulsykler, inklusive reservedeler - Trillebår - Sandkasseleker (bøtter, spader, raker, gravemaskin, biler, vannkanner, koster, lekeservise osv.) - Vannlekebane, badebasseng osv. - Grovmotorisk utstyr, sansemotorisk utstyr, byggeputer, store byggeleker osv. - Baller (myke/harde til alle aldersgrupper, fotball, håndball osv) - Kritt inne og ute osv. - Brettspill, puslespill, kortspill, innpasningspuslespill og andre med ulik vanskelighetsgrad osv. - Bamser - Dukker med flere hudfarger, dukkeklær, dukkevogner, dukkesenger, bærebagger, dukkestoler osv. - Biler ulike størrelser og funksjoner, tog, togbaner, traktorer, båter osv. - Biler som kan sittes på osv. - Lego/duplo eller tilsvarende osv. - Forstørrelsesglass, forstørrelsesbokser osv. - Musikkinstrumenter - Barnebøker, flanellograf osv. - Cder til barn - Babyleker, rangler, trykkeleker, puttekasser osv. - Bankebrett - Byggesett, magnetsett, konstruksjonsett, polydronsett osv. - Stableleker - Rolleleker som f.eks. kjøkken, verktøy, kassaapparet, doktorsett, kjøkkenutstyr osv - Utkledningstøy, sminke, ansiktsmaling osv. - Lekematter, leketepper osv. - Lekekasser med hjul/uten hjul osv. - Dukkehus, lekehus (for innelek) osv - Parkeringshus, bensinstasjon osv. - Akebrett (rompebrett, akematte, akebrett osv) - Hoppetau, hoppestrikk, rokkering osv. - Bondegård, plastdyr i ulike størrelser osv. - Lær å gå vogner/biler i tre og plast osv. Formingsmateriell: - Garn, strikkepinner osv. - Fyllvatt, vattkuler osv. - Synåler, heklenåler osv. - Lim (stift og flytende) osv. - Limpistol, lim til limpistol osv. - Leire (modellleire, cernittleire, plastelinaleire, skoleleire, plastelinaleire uten gluten osv.) - Verktøy til å bruke til plastelina/trolldeig som kjevle, skjærer, former osv. - Maling, hobbymaling, fingermaling, tekstilmaling, keramikkmaling, porselensmaling osv. - Pensler til maling, lim osv., i alle former og størrelser. - Malerforkle barn og voksen med og uten ermer osv. Side 2
- Lakk på sprayboks osv. - Glitter, glitterpenn osv. - Gips og gipsremser, gipsfigurer osv. - Perler (rørperler, XL perler, treperler, glassperler, steinperler, metallperler, perletråd osv.) - Lerret (alle størrelser og former montert på ramme) - Staffeli osv. - Vev, vevnåler, vevtråd osv. - Tusj (for porselen, til dekorasjon, fargelegging osv.) - Fettstifter osv. - Papp og papir, silkepapir krepp, kronepapp, reklame (til dekorasjon, forming, maling osv.) - Stoffer, filt, strømpestrikk, silke/satengbånd osv. - Piperensere osv. - Plastegg til dekorasjon osv. - Plastøyne osv. - Klistremerker osv. - Treprodukter (trekuler, knappeformer, sleiver, blomsterpinner, ispinner, klyper osv). - Passpartourammer osv. - Keramikk (kopper, fliser, eggeglass osv.) - Isoporformer til å dekorere på (egg, stjerner, kuler, hjerter, rammer osv) - Sakser, takkesakser, papirsakser osv. - Fargeblyanter, blyantspisser, blyanter, viskelær, fargestifter osv. - Pyntefjær osv. - Voksduk osv. Babyutstyr: - Tvillingvogner, samt reservedeler til disse. - Sele i tekstil til vogn, regntrekk, myggnetting osv. - Smekke i myk plast osv. - Stellematte til bleieskift osv. 5 Kvalitet tilbudte produkter. 1. Tilbudte produkter skal være bestselgere og av beste kvalitet med lang levetid. 2. Tilbudte produkter skal tåle hard bruk. 3. Tilbudte produkter ment for bruk ute, skal tåle frost 4. For produkter som krever brukerdokumentasjon skal skriftlig brukerveiledning være lettfattelig og illustrert. Brukerveiledninger skal leveres på norsk. 6 Prisskjema - priser betingelser rabatter 1. Leverandør skal vedlegge offisiell veiledende prisliste i PDF format og som Excel-fil på minnepinne, samt produktkatalog med bilder. 2. Alle priser skal oppgis eksklusive merverdiavgift. Side 3
3. Alle priser skal inkludere alle kostnader, herunder miljøgebyr, tilstrekkelig emballasje, brekkasje, frakt, ekspedisjonsgebyr, fakturagebyr, toll, skatter, avgifter og lignende. 4. Prisskjema (bilag 3) skal være komplett utfylt og priset i henhold til beskrevne produkter og oppgitte størrelser og dimensjoner. 5. I prisskjema (bilag 3) skal det oppgis: En rabattsats, som skal gjelde for hele varegruppen innen spill og leker. En rabattsats som skal gjelde for hele varegruppen formingsmateriell En rabattsats som skal gjelde for varegruppen babyutstyr. 6. I prisskjema (bilag 3) skal det oppgis: Leverandørens totale sortiment av spill og leker. Leverandørens totale sortiment av formingsmateriell Leverandørens totale sortiment av babyutstyr. 7. Rabattene skal være faste i avtaleperioden. Rabatten skal være flat, uavhengig av ordrestørrelse. 8. Oppdragsgiver skal kunne kjøpe alle produkter som leverandøren har i sitt sortiment, såfremt de tilhører varegruppen for spill og leker, babyutstyr eller formingsmateriell. 9. Produkter som ikke er nevnt i prisskjemaene, men tilhører varegruppen, skal leveres med samme rabatt. Dette gjelder også for nye produkter som kommer inn i sortimentet til tilbyder i avtaleperioden. Tilsvarende prismodell som er benyttet ved beregning av pris på produktene som er tilbudt i regnearket, skal også benyttes for produkter som ikke er oppgitt. Oppdragsgiver kan kreve innsynsrett i tilbyders kalkyler og regnskap for kontroll av avtalte priser og betingelser. Dersom ett produkt faller under to varegrupper skal den tilslutte seg den gruppen som har den beste rabattsatsen. 10. Ved eventuelle kampanjer og tilbud hvor prisene er lavere enn beskrevet i denne rammeavtale, skal disse prisene til enhver tid gjelde for oppdragsgiver. 7 Utsolgt vare Oppdragsgiver skal kontaktes for eventuell erstatningsvare som kan aksepteres av Oppdragsgiver. Erstatningsvaren skal være av tilsvarende kvalitet eller bedre og til samme pris. Ikke leverte varer skal ikke restes. Side 4
8 Netthandel/Elektronisk Bestillingssystem De enkelte virksomhetene vil være bestillende sted og foreta bestillingene direkte hos leverandør. 1. Leverandøren skal kunne motta bestillingen gjennom elektronisk bestillingssystem. Med elektronisk bestillingssystem menes nettbutikk/webløsning hvor det enkelte bestillende sted kan foreta bestillingen. 2. Nettbutikk/webløsning skal minst inneholde: a) Innlogging med navn og passord. b) Oppdragsgivers bruttopriser og rabatter skal være synlige for bestiller. c) Bilder av produktene. d) Brukervennlig søkefunksjon e) Informasjon om det enkelte produktene f) Handlekurv m/oppdateringsfunksjon og mulighet for å legge bestilling klar for senere fullføring. g) Oversikt over ordre. 3. Det er ønskelig at nettbutikken kan gi oversikt over historisk ordre og restordre. 4. Det er ønskelig at nettbutikken har oversikt over varelageret (om det er på lager) 5. Leverandør skal ved behov tilby kostnadsfri opplæring til oppdragsgivers bestillende enheter i bruk av nettbutikk. Dokumentasjonskrav: Det skal i tillegg legges ved en link til den elektroniske varekatalogen, slik at oppdragsgiver kan gå inn og se på nettbutikken 9 Emballasje Det skal benyttes minst mulig emballasje til produktene. Leverandøren skal i tillegg ha et system for å ta all emballasje i retur hvis bruker har behov for det. Det er ikke anledning til å ta gebyr for emballasje. 10 Levering/leveringssteder/leveringstid Alle produktene skal leveres fraktfritt på avtalt leveringssted (inne på skolen, inne i barnehagen osv.) Pakkseddels skal være plassert godt synlig utenpå eske. Alle leveringssteder er innenfor Oppegård kommune. Leveringstiden skal ikke overstige 5 dager for de fleste (90 %) av leverandørens totale sortiment. Side 5
11 Teknisk bistand: For større produkter bestående av forskjellige materialdeler, skal leverandøren utføre service og teknisk bistand uten kostnader for bruker på leveringsstedet når deler blir ødelagt og må skiftes ut. Produktenes enkelte deler skal i tillegg kunne separeres uten bruk av spesialverktøy. Monteringsanvisninger og vedlikeholds-instruksjoner skal være enkle og tydelige skrevet på skandinavisk språk. Sammensatte produkter skal levers med utførlig bruksanvisning. Dokumentasjonskrav: 12 Retur og feilleveranser Oppdragsgiver skal umiddelbart informere leverandør om feil og mangler ved leveransen. Defekte varer og feilleveringer skal returneres uten omkostninger, og skal erstattes hurtigst mulig. Ved feil leveranse på grunn av feil i avrop fra Oppdragsgiver krediteres hele beløpet minus leverandørens returavgifter/-frakt. 13 Kontaktperson/Rådgivning Oppdragsgiver skal ha en fast kontaktperson hos leverandør. Leverandøren skal til enhver tid holde brukerne oppdatert om nye bruksmåter for produktene som leveres. Leverandøren skal være behjelpelig med informasjon og veiledning i bruk av produktene, og kunne yte god service, herunder reise ut til barnehagene for å vise frem nye produkter, nye bruksmåter for produktene osv. 14 Åpningstider Det kreves at leverandøren skal ha et kundesenter som nås på telefon og e-post mellom 08 1500 mandag til og med fredag. Spørsmål som ikke kan besvares omgående skal besvares senest kl 1500 påfølgende virkedag. Side 6
15 Fakturering: På faktura skal alle priser spesifiseres med veiledende pris per enhet og avtalt rabatt. Faktura på e-post i tif eller pdf format skal sendes til følgende adresse: faktura.oppegard.kommune@vismabpo.no Faktura skal merkes med: Best.nr/Virksomhet v/navn Det er ikke anledning til å beregne fakturagebyr ol. Dokumentasjon : 16 Statistikk På forespørsel skal leverandør uten omkostninger for oppdragsgiver utarbeide relevant statistikk. Statistikken skal kunne leveres i Exel-format. Beskrives i tilbudet og bekreftes i tilbudet.. 17 E-handel Oppegård kommune planlegger å innføre e-handel i løpet av 2014. Leverandøren må derfor kunne levere elektronisk varekatalog via ehandelsplattformen. Leveringen skal skje så raskt som mulig og senest innen 1 mnd. etter signert samhandlingsavtale for e-handel. Tid medgått til forberedelser fra leverandør av ehandelsplattformen IBX/Cap Gemini er ikke inkludert. Les mer om dette på www.ehandel.no. Side 7