Utvalg: FORMANNSKAPET Møtested: Botnkrona Møtedato: 14.10.2015 Tid: 11.00 Eventuelt forfall meldes snarest. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. MØTEINNKALLING SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 81/15 15/1726 REGNSKAPSRAPPORTERING PR 31.08.2015-2. TERTIAL ALSTAHAUG KOMMUNE 82/15 15/1768 SYKEFRAVÆRSRAPPORT 2. TERTIAL 2015 83/15 13/2460 NY SAMARBEIDSAVTALE OM STUDIESENTER RKK YTRE HELGELAND FOR KOMMUNENE ALSTAHAUG, DØNNA, HERØY, LEIRFJORD, LURØY OG TRÆNA 84/15 14/1844 OPPNEVNING NYE STYREMEDLEMMER HORVA NORDNORSK LANDBRUKSUTSTILLING 85/15 15/995 SØKNAD OM MIDLER - ALSTAHAUG NÆRINGSFORENING Sakspapirene er sendt medlemmer og varamedlemmer pr. mail. Sakspapirene er i tillegg lagt ut på Austbø Samvirkelag, Joker Tjøtta og biblioteket i Sandnessjøen, samt på www.alstahaug.kommune.no Sandnessjøen, 06.10.2015 Bård Anders Langø ordfører
Alstahaug kommune Sak nr.: Behandlende organ i saken: Dato: 81/15 Formannskapet 14.10.2015 / Kommunestyret Saksbehandler: Heidi Mathisen Sluttbehandlende vedtaksinstans (underinstans): Kommunestyret Dok. offentlig: x Ja Nei. Hjemmel: Møte offentlig x Ja Nei. Hjemmel: Komm.l 31 Klageadgang: Etter FVL: Ja x Nei Etter Særlov: Ja x Nei Ikke klageadgang Arkivsaksnr.: 15/1726 Arkivnr.: 153 SAK: REGNSKAPSRAPPORTERING PR 31.08.2015-2. TERTIAL ALSTAHAUG KOMMUNE I Saksdokumenter (vedlagt): 1. Regnskapsrapport pr.31.08.15 for gruppeansvar 100 Sekr/info/arkiv 2. Regnskapsrapport pr.31.08.15 for gruppeansvar 110 Rådmannens kontor 3. Regnskapsrapport pr.31.08.15 for gruppeansvar 112 IKT 4. Regnskapsrapport pr.31.08.15 for gruppeansvar 120 Personal 5. Regnskapsrapport pr.31.08.15 for gruppeansvar 400 Bygg og eiendom 6. Regnskapsrapport pr.31.08.15 for gruppeansvar 130 Økonomienheten 7. Regnskapsrapport pr.31.08.15 for gruppeansvar 2 Undervisning og barnehage 8. Regnskapsrapport pr.31.08.15 for gruppeansvar 3 Helse og velferd 9. Regnskapsrapport pr.31.08.15 for gruppeansvar 6 Samfunnsutvikling II Saksdokumenter (ikke vedlagt): III Saksutredning: (Bakgrunn / Fakta / LA21/ Beredskapsforhold/ Økonomi/ Vurdering / Konklusjon) I henhold til våre rutiner og økonomireglement legges det opp til fire regnskapsrapporteringer i løpet av året: Pr.28 februar, 30.april, 31.august og 31.oktober. Formannskapet behandler følgende rapporter: Regnskapsrapport pr. 28.02 og 31.10 Kommunestyret behandler følgende rapporter: Tertialrapport med budsjettendringer pr. 30.04 og 31.08 Ved behov for budsjettendringer utover tertialrapportering pr.30.04 og 31.08, legges også disse fram for kommunestyret. 2
Sak 81/15 Administrasjonssjefen skal uavhenging av disse rutinene rapportere om vesentlige endringer i anslag fra forrige rapportering Saksutredning Rapportering skjer på gruppeansvarsnivå gjennom at ansvarlig etatsleder rapporterer til administrasjonssjefen. Fagsjef for undervisning og barnehage, Helse og velferd og Næringsutvikling rapporterer for henholdsvis gruppeansvar 2, 3 og 6 der kommentarer gis innen de ulike tjenestenivå. Hvert enkelte gruppeansvarområde rapporterer fra lik mal/skjema utarbeidet for regnskapsrapportering. Skjema inneholder en talldel og en kommentardel med konklusjon/tilråding. Det skal også rapporteres anslag avvik ved årets slutt i kroner. Administrasjonssjefen viser til vedlagte rapporter fra det enkelte gruppeansvarsområde, jfr. saksvedlegg. Vurdering Administrasjonssjefen viser til gitte konklusjoner/tilrådinger for den enkelte gruppeansvarsområde, og ut fra dette gir følgende kommentarer: DRIFT: Rammeområde 100 190, 400 Sentrale styringsorganer - Stab/støtte Gruppeansvar 100 Sekr/info/arkiv, ingen nødvendige oppfølgingstiltak på nåværende tidspunkt. Gruppeansvar 110 Rådmannens kontor, ingen nødvendige oppfølgingstiltak på nåværende tidspunkt. Gruppeansvar 112 IKT, ingen nødvendige oppfølgingstiltak på nåværende tidspunkt. Gruppeansvar 120 Personalkontor, ingen nødvendige oppfølgingstiltak på nåværende tidspunkt Gruppeansvar 400 Bygg og eiendom, ingen nødvendige oppfølgingstiltak på nåværende tidspunkt Gruppeansvar 130 Økonomiavdelingen, ingen nødvendige oppfølgingstiltak på nåværende tidspunkt. Rammeområde 200 290 Undervisning og barnehage Ansvar 20 Undervisningsadministrasjon Ansvar 2002 har et positivt avvik i forhold til budsjett på 2 %. Ansvar 21 Kultur Har et positivt avvik på17 %. Stillinger i administrasjonen av Kulturbadet er tilsatt senere enn planlagt. Dette gir både reduserte driftskostnader og reduserte inntekter. Bad, alene, vil få mindre enn halvparten av budsjettert drift, og vi har fortsatt ikke erfaringstall på inntekt å vurdere høsten ut fra. Deler av inventar og utstyr for oppstart var ikke budsjettert i driftsbudsjett. Det er vanskelig å vurdere status ved årsslutt da ikke alle avdelinger er satt i drift. Side 3 av 20
Sak 81/15 Ansvar 22 Bofellesskapet Bofellesskapet får sine utgifter i hovedsak refundert halvårsvis på etterskudd. Resultatet pr februar viser derfor et større avvik i forhold til budsjett. Fra mai 2015 kjøper vi to institusjonsplasser. Estimert kostnad ca 4 560 000 kr. Tiltaket finansieres på lik linje med andre tiltak i kommunen, dvs 80 % refunderes. Integreringstilskuddet vil bli høyere en først antatt. Totalt sett vil tjenesteområdet få et noe større overskudd enn budsjettert. Ansvar 23 PP-tjenesten PPT har et avvik i forhold til budsjett på grunn av at refusjon, 1.halvår fra samarbeidskommunene ikke er regnskapsførte pr august. Tjenesten har et negativt avvik på utgifter på 2 %. PPT forventet å gå i balanse pr 31.12. Ansvar 24 Barnehage Barnehage har et negativt avvik i forhold til budsjett på ca 5 %. beregningen tar hensyn til at det pr august er regnskapsført tilskudd til ikke-kommunale barnehager tilogmed september mnd. Etterbetaling etter beregning etter regnskap 2014 er ikke utbetalt. Tilskudd til ikke kommunale barnehager er regulert med 3 mill i budsjett. Dette skyldes betydelig flere barn i ikke-kommunale barnehager pr januar enn ved budsjettering høsten -14. Kommunale barnehager har et merforbruk i forhold til budsjett på ca 4 %. For å komme i balanse med budsjett må det iverksettes ytterligere innsparing enn det som ble vedtatt for budsjettregulering i juni. Ansvar 25 Skolefritidsordning SFO har et negativt avvik i forhold til budsjett på 6 %. Regnskap på SFO må imidlertid sees i sammenheng med 27 spesialundervisning, fordi de fleste ansatte som regnskaspføres på disse områdene har delt stilling mellom ansvar 25 og 27. Fordelingen er ikke alltid regnskapsført helt riktig. Ansvar 25 har et mindreforbruk i forhold til budsjett pr august. Ansvar 26/27 Grunnskole Grunnskole har et positivt avvik på 3 % i forhold til budsjett. Endringer ved nytt skoleår er imidlertid ikke helt på plass og synlig fullt ut i regnkap i august. Til tross for noe usikre tall pr august, vurderes det nødvendig å gjøre noen innsparinger innen skole for å balansere resultatet for barnehage. Ansvar 28 Voksenopplæring Voksenopplæringa er i balanse med budsjett i forhold til forbruk. Refusjon føres halvårsvis på etterskudd og gir derfor et stort avvik i forhold til inntekt pr august. Leirfjord kommune har sagt opp deler av avtale om kjøp av tjenester fra Voksneopplæringa i Alstahaug. Dette har stor konsekvens for drift av VO. Tiltak iverksettes for å holde balanse ved årets slutt. Side 4 av 20
Sak 81/15 Ansvar 29 Kulturskole Totalt viser regnskap et negativt avvik i forhold til budsjett på 12 %. Budsjetterte kutt var planlagt fra nytt skoleår, og vil først gi betydelig utslag på regnskap utover høsten. Salgsinntekter og brukerbetaling for høsten sendes ut i oktober, og vil balansere mer i forhold til dagens totalbilde. Art 17500 på kr. 500.000 er feilbudsjettert. Denne har tidligere vært støtte fra Helgeland Regionråd til samarbeidsprosjektet KulHelg, samt salg til Vefsn kommune. Ingen av disse er reelle lenger. Kulturskolen forventes å være i balanse med budsjett ved årsslutt. Rammeområde 300 390 Helse og velferd Helseenheten Enheten kan vanskelig summeres opp i en felles konklusjon, da den er svært divergerende i ansvar, oppgaver og utfordringer. Generelt kan det sies at det er stort trykk på tjenestene som genereres, og det er lite kapasitet i forhold til oppgavemengde. I forhold til økonomiske utfordringer vil det sansynligvis bli behov for investeringer i helsesenteret i nærmeste framtid. Den største budsjettsprekken finnes på området støttekontakter, som ligger ann til et merforbruk på ca 500 000kr. Dette merforbruket kommer av at flere søker om tjenesten og får innvilget vedtak om støttekontakter. Dette er en lovpålagt tjeneste tildeles på presedens, dvs det ikke er mulig å begrense tilgangen for brukerne begrunnet i at budsjettet er "brukt opp". Støttekontaktordningen avbøter kapasitetsmangelen man finner i flere tjenester i Alstahaug, og er på mange måter en rimelig tjeneste. Per i dag er antallet brukere av støttekontakttjenesten ca 180. NAV Tross budsjettregulering i juni ser det ut til at det går mot et merforbruk på økonomisk sosialhjelp. Årsakene er sammensatte, men vi ser en klar sammenheng med bosetting og familiegjenforening av store familier de to foregående årene. Videre har vi forskuttert en del trygd/pensjon. Merforbruket antas å dekkes opp av mindreforbruk/økte overføringer på egen ramme. Det er vanskelig å anslå avvik ved årsslutt. Vi har høyere aktivitetsnivå når det gjelder bosetting av flyktninger ann det vi har budsjettert med. Så langt fører det til høyere driftsutgifter, men det vil etter hvert føre til større overføringer fra IMDi. PLO Driften av pleie- og omsorgstjenesten ser ut til å styre mot et merforbruk på omtrent 1.5 millioner kroner. Dette skyldes i all hovedsak behov for økt personell i perioder pga pasientutfordringer, og innleie av vikarer i sommer. Det er vanskelig å rekrutere kompetente sommervikarer, derfor har det blitt inngått en avtale med et rekrutteringsbyrå for å avhjelpe denne situasjonen. Dette er kostnadskrevende men nødvendig. Det vil være tilnærmet umulig å finansiere overforbruket i egen sektor, men situasjonen følges nøye for å forsøke å begrense omfanget av merforbruket. TFF TFF har endel utgifter knyttet til kostnadskrevende brukere som gir rett på refusjon fra staten. Disse er ikke regnskapsført, og gir derfor et skjevt bilde av forbruket på enheten. Enheten forventes derfor å gå i tilnærmet balanse når inntekter regnskapsføres. Rammeområde 401 490 Samfunnsutvikling Side 5 av 20
Sak 81/15 Næring Forbruk som forutsatt. Ingen tiltak anses nødvendige på nåværende tidspunkt. Brann- og Beredskap Forbruk som forutsatt. Ingen tiltak anses nødvendige på nåværende tidspunkt. Kommunalteknisk Alle ansvarsområder under enheten er i henhold til budsjett. Kapitalutgifter VAR (Gr.art 15) ikke belastet for 3.kvartal. Kommunale avgifter for 3. kvartal er inntektsført. Ingen ytterligere tiltak vurderes som nødvendige på nåværende tidspunkt. Plan Høyt forbruk på gr.art 11 må ses i sammenheng med 17 og at fordeling på ansvar 6601 og 6901 ikke er foretatt. Høyt forbruk på gr.art 12 skyldes advokatbruk i tilknytning til sak i Tømmervika/Offersøymarka (ikke tatt høyde for). Gr.art 14 må også ses i sammenheng med 17. Det antas pr. dato ikke nødvendig med tiltak. Rammeområde 500 Finansieringstransaksjoner Gruppeansvar 500 Finans. Rammetilskudd/ skatt Det er budsjettert totalt med kr. 372 789 000 i skatt og rammetilskudd for 2015. Dette i tråd med KS prognosemodell som igjen bygger på Revidert Nasjonalbudsjett. Hvis vi ikke opplever skattesvikt nasjonalt i løpet av høsten, vil budsjettet holde. Eiendomsskatt Budsjettet er på 22 596 000. Etter at 3 terminer er krevd inn, har vi i en inngang på i overkant av 16,8 mill. kr. Det ser ut som at budsjettmålsettingen nås. Renter Det er budsjettert med kr. 19 mill. i renter (regulert ned med 1 mill.kr. i juni). Kommunen har fast rente på ca. 1/3 av låneporteføljen. Sammensettingen av flytende-fast rente vurderes kontinuerlig. Alstahaug kommune hadde ved utgangen av 2014 knapt 718 millioner kr. i lånegjeld. Budsjettet holder. Aksjer/ utbytte Budsjettert utbytte fra Helgelandskraft A/S er på 3 939 000. Budsjettet er regulert ned i junimøtet i tråd med faktisk utbytte for 2014. Avdrag på lån Budsjettert avdrag på lån er kr. 24 564 000. Budsjettet holder. Bruk av disposisjonsfond Budsjettet for 2015 er saldert med bruk av 19,1 mill. kr. i disposisjonsfond. Side 6 av 20
Sak 81/15 OPPSUMMERING Drift Det anslås et merforbruk ved årets slutt på ca.2 millioner innen Helse og omsorg, henholdsvis innenfor pleie/omsorg og støttekontaktordningen. Situasjonen følges nøye med og vurderes fortløpende. Administrasjonssjefen vil avvente eventuelle budsjettreguleringer til neste rapportering. Overskridelser innen undervisning og barnehage budsjettreguleres internt innen rammeområde 2 Investering Tilrettelegging Sandnessjøen Ungdomsskole vil kunne gi avvik i forhold til budsjett grunnet uforutsette bygningsmessige avvik. På nåværende tidspunkt er det vanskelig å anslå beløp. Eventuelt nytt anslag vil bli tatt med ved neste rapportering. BUDSJETTREGULERINGER DRIFT Administrasjonssjefen foreslår følgende budsjettregulering av drift 1. Reduserer inntekter for kommunalteknisk avdeling parkering jfr. kommunestyrets vedtak 23/15 fritak parkeringsavgift lørdager. Fritak av parkeringsavgift på lørdager fra 1.7.15-31.12.15 utgjør ca kr.130 000. 2. Redusere bruk av disposisjonsfond nødnett, fra kr. 200 000 til kr. 150 000. For mye budsjettert i 2015 3. Renter tas ned med kr 180 000,- 4-15 Interne budsjettjusteringer innen rammeområde 2 Nr. Rammeområde Oppr.budsjett Utg.opp/ innt.ned Utg.ned/ innt.opp Rev. budsjett 1. 420 Kommunalteknisk 5969 130 6098 2. 410 Brann og beredskap 6429 50 6479 3. 500 Finans -407 278 180-407 458 4. 210 Kultur 7508 47 7461 5. 200 Adm.underv.barneh 3593 234 3359 6. 242 Sandnes barnehage 5173 35 5138 7. 243 Stamnes barnehage 3488 56 3432 8. 248 Ura barnehage 6307 34 6273 9. 250 Barnehager generelt 3829 39 3790 10. 255 Ikke komm. b.hager 32060 978 33038 11. 265 Sandnes barneskole 15661 30 15631 12. 266 Sandnessjøen u.skole 21973 170 22143 13. 268 Tjøtta oppvekstsenter 8562 313 8249 14. 270 PPT 3028 40 2988 15. 115 Bosetting mindreårige -39 320-359 Sum INVESTERINGER Side 7 av 20
Sak 81/15 Bygg og eiendom Prosjektene ombygging Tjøtta, Avlasting PU, Tilrettelegging Sandnessjøen Ungdomsskolen og Andvågen er alle nå startet opp. Tilrettelegging Sandnessjøen Ungdomsskole vil kunne gi avvik i forhold til budsjett, grunnet uforutsette bygningsmessige avvik. Så langt ingen direkte overskridelser på øvrige prosjekt. Brann og beredskap Prosjekt kjøp av tankbil er under utførelse. Anbudskonkuranse utlyst 15.9.2015 Plansektor Prosjekt -Div. reguleringsplaner: Forbruk 60,5 % (timefordeling pr. 01.07.15) Prosjekt- Innløsning av friområdet på Åsgata 2: Forbruk 0 Prosjekt -GIS/LINE planinnsyn m/plandialog: Forbruk 0 BUDSJETTREGULERINGER INVESTERING 1.Hjulmaskin (graver). Bevilget kr. 1 750 000,- i 2015. Forbrukt kr. 1 900 000. Det foreslås at kr. 150 000 omdisponeres innen VA ramme. 2.Minitraktor. Bevilget kr. 250 000,- i 2015. Forbrukt kr. 340 000,- Det foreslås at kr. 90 000 omdisponeres innen VA ramme. 3.Fortau Botnveien del 1. Overført kr. 750 000,- fra 2014. Det foreslås at kr. 2 750 000 omdisponeres inne VA ramme. 4.Rehab Peer Gyntsgate del 1. Overført kr. 2 260 000 fra 2014. Det foreslås at 2 740 000,- omdisponeres innen VA ramme. 5.Rehab Peer Gyntsgate del 2. Bevilget kr. 7 500 000,- i 2015. Det foreslås at kr. 3 730 000,- omsiponeres innen VA ramme. 6.Tiltak på ledningsnett Milan. Bevilget kr.4.875.000,- i 2015. Det foreslås at kr. 1 500 000,- omdisponeres innen VA ramme. 7.Pumpestasjon: Ibsensgt.Bevilget kr. 1.875.000,- i 2015. Det foreslås at kr. 500 000,- omdisponeres innen VA ramme. 8.Horvnes I4. Refusjonsinntekter i 2015 kr.6.848.478 disponert ved årsavslutning 2014. Foreslås å omdisponerer ubrukte lånemidler fra 2013 kr. 4 582 738 og tilskudd fra fylket kr. 1.700.000,- Budsjettjustering 420 Komtek Utgift opp Utgift ned Inntekt Prosjektnr. Prosjektnavn Art ned Inntekt opp 1. 15786 Hjulmaskin (graver) 32007 Maskiner 1900 Side 8 av 20
Sak 81/15 39100 Bruk av lån 1900 2. 15787 Minitraktor 32007 Maskiner 340 39100 Bruk av lån 340 3. 13741 Fortau Botnveien - del 1 32510 Bygg og anleggskostnad 3500 39101 Bruk av ubrukte lånemidler 3500 4. 14778 Rehab Peer Gynts gate-del 1 32510 Bygg og anleggskostnad 5000 39101 Bruk av ubrukte lånemidler 5000 5. 15779 Rehab Peer Gynts gate - del 2 32510 Bygg og anleggskostnad 3770 39100 Bruk av lån 3770 6. 15781 Tiltak på ledningsnett Milan 32510 Bygg og anleggskostnad 3375 39100 Bruk av lån 3375 7. 15785 Pumpestasjon: Ibsens gate 32510 Bygg og anleggskostnad 1375 39100 Bruk av lån 1375 8. 13723 Horvnes I4 39101 Bruk av ubrukte lånemidler 3396739 39101 Bruk av ubrukte lånemidler 1000000 39101 Bruk av ubrukte lånemidler 186000 38300 Overføring fra fylket 1700000 IV Saksbehandlers innstilling: 1. Foreliggende regnskapsrapport pr. 31.08.15 tas til etterretning. 2. De budsjettreguleringene som framgår av saksframlegget vedtas. Sandnessjøen, den V Enhetsleders innstilling: Heidi Mathisen Regnskapssjef Saksbehandlers innstilling tiltres.ø Sandnessjøen den Frank Pedersen Enhetsleder Side 9 av 20
Sak 81/15 VI Administrasjonssjefens innstilling: Enhetsledes innstilling tiltres. Sandnessjøen den 06.10.15 Børge Toft Administrasjonssjef Side 10 av 20
Alstahaug kommune Sak nr.: Behandlende organ i saken: Dato: 82/15 Formannskapet 14.10.2015 / Kommunestyret Saksbehandler: Hans Jan Aarsund Sluttbehandlende vedtaksinstans (underinstans): Kommunestyret Dok. offentlig: x Ja Nei. Hjemmel: Møte offentlig x Ja Nei. Hjemmel: Komm.l 31 Klageadgang: Etter FVL: Ja Nei Etter Særlov: Ja Nei x Ikke klageadgang Arkivsaksnr.: 15/1768 Arkivnr.: 461 SAK: SYKEFRAVÆRSRAPPORT 2. TERTIAL 2015 I II III Saksdokumenter (vedlagt): Samlet sykefraværsrapport Saksdokumenter (ikke vedlagt): Sykefraværsrapporter fra enhetene Saksutredning: (Bakgrunn / Fakta / LA21/ Beredskapsforhold/ Økonomi/ Vurdering / Konklusjon) Som et ledd i arbeidet med å redusere sykefraværet blant kommunalt ansatte, har man valgt å innføre sykefraværsrapportering hvert tertial til formannskapet og kommunestyret. Dette som ett av flere tiltak for å nå målet om redusert sykefravær. Det er i Alstahaug satt følgende mål for sykefraværet: Alstahaug kommune skal ikke ha et sykefravær som overstiger 6 %. I 2014 var sykefraværet for hele kommunen 7,5 %. Av dette var 2,6 % egenmeldt og 4,9 legemeldt. Sykefravær 1.tertial 2015 var 9,8 % og for 2. tertial 2015 var sykefraværet 6,8 %. Arbeidet med å følge opp sykefraværet er krevende og utfordrende. Generelt kan sykefraværet kan deles i 3 grupper: 5 % er skulk, 20 % er må/skal sykefravær og 75 % er «valgt» sykefravær. Det er 75 prosenten en jobber med for å få denne gruppen til å stå helt eller delvis i arbeid. Kort sagt; valget med å være hjemme med den «syke armen eller å være på jobb med den friske». Det utarbeides årlig en handlingsplan for oppfølging av sykefraværet som er utarbeidet av lederne, tillitsvalgte og verneombud i fellesskap. Alstahaug kommune følger bestemmelsene i IA-avtalen når det gjelder oppfølging sykemeldte, og er som følger: 11
Sak 82/15 Oppfølgingsplan skal utarbeides for alle sykemeldte etter 4 uker, og sendes sykemelder. Dialogmøte mellom arbeidsgiver og den sykemeldte innen 7 uker dersom en er 100 % sykemeldt. Rapport til NAV innen 8 uker. Dialogmøte 2 i regi av NAV innen 26 uker der arbeidstaker og arbeidsgiver deltar. Vi arbeider tett opp i mot arbeidslivssenteret, NAV lokalt, tillitsvalgte og ansatte for å endre holdninger. Sykefraværsoppfølging handler ofte om holdningsendring, tilrettelegging på arbeidsplassen og gode rutiner for oppfølging. IV Saksbehandlers innstilling: Kommunestyret tar sykefraværsrapport 2. tertial til etterretning. Sandnessjøen, den VI Administrasjonssjefens innstilling: Tiltrer innstillingen Sandnessjøen den Hans Jan Aarsund Ass. administrasjonssjef Børge Toft Administrasjonssjef Side 12 av 20
Alstahaug kommune Sak nr.: Behandlende organ i saken: Dato: 83/15 Formannskapet 14.10.2015 / Kommunestyret Saksbehandler: Hans Jan Aarsund Sluttbehandlende vedtaksinstans (underinstans): Kommunestyret Dok. offentlig: Ja Nei. Hjemmel: Møte offentlig Ja Nei. Hjemmel: Komm.l 31 Klageadgang: Etter FVL: Ja Nei Etter Særlov: Ja Nei Ikke klageadgang Arkivsaksnr.: 13/2460 Arkivnr.: A02 SAK: NY SAMARBEIDSAVTALE OM STUDIESENTER RKK YTRE HELGELAND FOR KOMMUNENE ALSTAHAUG, DØNNA, HERØY, LEIRFJORD, LURØY OG TRÆNA I II Saksdokumenter (vedlagt): Forslag til samarbeidsavtale Saksdokumenter (ikke vedlagt): III Saksutredning: Fra og med 1.7.2010 etablerte RKK Ytre Helgeland studiesentervirksomhet som en prøveordning. Planen var at ordningen skulle vurderes innen utgangen av 2011. Av kapasitetsmessige grunner og i påvente av behandling av studiesentervirksomheten i Nordland fylkeskommune, ble saken ikke tatt opp i RKK sine styringsorgan før i 2012. Fylkestinget behandlet saken først den 29.1.2013. Fylkesrådet gjorde følgende vedtak: 1. Nordland har et stort behov for å øke utdanningsnivået og forsterke kompetanseutviklingen i regionene i samsvar med arbeidslivets og næringslivets behov. Regionale studiesentre må ha en rolle der målet er å motivere og medvirke til å forsterke innovasjonsevnen, konkurransekraften og verdiskapningen i arbeidslivet. 2. Studiesentrenes oppgave er å kartlegge behovet for kompetanse i lokalsamfunnene, målbære dette overfor utdanningstilbyderne og tilrettelegge for fleksible tilbud i nærregionene i tråd med arbeids- og næringslivets behov. 3. For å oppnå sterke og slagkraftige fagmiljø og bedre koordinerte tilbud overfor brukerne og en tydelig struktur i den enkelte region, forutsetter fylkestinget ei samordning av regionale aktører. I et videre utviklingsarbeid må en sammenslåing av RKK og studiesenterfunksjon som i dag er ivaretatt av andre, tas opp i den enkelte region. Fylkestinget legger til grunn at det må arbeides for en samlokalisering av virksomhetene for voksnes læring der dette praktisk lar seg gjennomføre. 13
Sak 83/15 4. Basert på fastsatte kriterier for støtte og lokalt forankrede søknader fra den enkelte region, vil fylkeskommunen bidra med delfinansiering av virksomheten rettet mot næringslivets behov til oppstart og utprøving av arbeidet. Søknadene må behandles innen det ordinære søknadssystem på regionale utviklingsmidler og vurderes i forhold til andre tiltak. Søknader som medfører sammenslåing og/eller samlokalisering av kompetanseaktører vil bli prioritert. For å kunne finansiere tiltak utover 2016 må det vurderes å sette av midler på det ordinære budsjettet og innarbeides i økonomiplanen. 5. Det må arbeides med å få på plass et nasjonalt studiesenterprogram der nasjonale myndigheter bidrar med delfinansiering ut fra fastsatte kriterier. Regionale utviklingsmidler i fylkeskommunen vil da kunne utløses. RKK Ytre Helgeland, i samarbeid med fagstyret, har over en møterekke arbeidet med innholdet i en ny samarbeidsavtale som også ivaretar RKK sin rolle som studiesenter. Følgende retningslinjer ble lagt i møte i fagstyret den 14.2.13: 1. Navnebytte til Studiesenter RKK Ytre Helgeland 2. Rektor v. videregående skole går inn som fast medlem i RKKs fagstyre 3. Det vurderes et ev. partnerskap/medlemskap for det private næringslivet 4. Det lages en oppdatering av gjeldende samarbeidsavtale mellom kommunene vedrørende RKK som sendes til kommunene for behandling. 5. Det velges ingen fast representant for det private næringslivet til fagstyret. Fagstyret inviterer inn folk fra næringslivet for å presentere aktuelle problemstillinger. Fagstyret godkjente forslaget til ny samarbeidsavtale i møte den 26.8.13, og forslaget ble behandlet og vedtatt av styret i møte den 27.8.13, og sendes i behandling i den enkelte samarbeidskommune. Vedlagte forslag er behandlet og vedtatt i kommunestyrene i Herøy, Dønna, Leirfjord og Lurøy. IV Saksbehandlers innstilling: Kommunestyret godkjenner ny samarbeidsavtale om studiesenter RKK Ytre Helgeland med vedtakter som følger med dette framlegget. Sandnessjøen, den Hans Jan Aarsund Ass. administrasjonssjef VI Administrasjonssjefens innstilling: Tiltrer innstillingen. Sandnessjøen den 6.10.15 Børge Toft Administrasjonssjef Side 14 av 20
Alstahaug kommune Sak nr.: Behandlende organ i saken: Dato: 63/15 Formannskapet 15.07.2015 84/15 Formannskapet 14.10.2015 Saksbehandler: Hans Løvmo Sluttbehandlende vedtaksinstans (underinstans): Formannskapet Dok. offentlig: X Ja Nei. Hjemmel: Møte offentlig X Ja Nei. Hjemmel: Komm.l 31 Klageadgang: Etter FVL: X Ja Nei Etter Særlov: Ja Nei Ikke klageadgang Arkivsaksnr.: 14/1844 Arkivnr.: 242 SAK: OPPNEVNING NYE STYREMEDLEMMER HORVA NORDNORSK LANDBRUKSUTSTILLING I II Saksdokumenter (vedlagt): -Skriv fra Horva, datert 23.09.2015 Saksdokumenter (ikke vedlagt): III Saksutredning: Horva Nordnorsk Landbruksutstilling ble opprettet av HALD as og Alstahaug kommune i 2005. Horva Nordnorsk Landbruksutstilling er en selvstendig stiftelse. Organisasjonsnummer 988 095 044. I henhold til Horva s vedtekter skal styret bestå av seks medlemmer. Tre av styremedlemmene utpekes av Alstahaug kommune. De øvrige tre medlemmer utpekes med henholdsvis en fra Herøy kommune, en fra Leirfjord kommune og en fra Dønna kommune. Lokallag i Norges Bondelag og Norsk Bonde- og Småbrukarlag innenfor HALD regionen (kommunene Herøy, Alstahaug, Leirfjord og Dønna) skal gis anledning til å foreslå kandidater til styret. Styrets kjønnsrepresentasjon skal være i henhold til Stiftelseslovens 27, jfr. Lov om likestilling mellom kjønnene. Saksbehandler har vært i dialog med Alstahaug Bondelag og Mindland Bondelag med hensyn til aktuelle personer for nytt styre til Horva. Avtroppende styre for Horva har vært sammensatt som følger: Magnar Johnsen (leder) Tor Henning Jørgensen Marina Brænden Ann Karin Edvardsen Line Tellemann Leirfjord Dønna Herøy Alstahaug Alstahaug 15
Sak 84/15 Bjarne Herigstad Alstahaug VURDERING Etter saksbehandlers vurdering bør det være en viss fornying av styremedlemmer da flere av styremedlemmene har vært med i flere styreperioder. Samtidig bør ikke hele styret skiftes ut på grunn av kontinuiteten i styrearbeidet og utstillingen. Følgende tre personer fra Alstahaug foreslås oppnevnt til nytt styre i Horva Nordnorsk Landbruksutstilling: Ann Karin Edvardsen Knut Nilsen Øyvind Knapstad Samtlige er kontaktet av saksbehandler og har gitt aksept for at de foreslås. V Enhetsleders innstilling: Alstahaug kommune ved formannskapet oppnevner Ann Karin Edvardsen, Knut Nilsen, Øyvind Knapstad som nye medlemmer til styret for Horva 2016: Sandnessjøen den 29.09.2015 VI Administrasjonssjefens innstilling: Hans Løvmo Landbruks- og miljøvernsjef Enhetsleders innstilling tiltres. Sandnessjøen den 06.10.15 Børge Toft Administrasjonssjef Side 16 av 20
Alstahaug kommune Sak nr.: Behandlende organ i saken: Dato: 85/15 Formannskapet 14.10.2015 Saksbehandler: Stig-Gøran Olsen Sluttbehandlende vedtaksinstans (underinstans): Alstahaug formannskap Dok. offentlig: Ja Nei. Hjemmel: Møte offentlig Ja Nei. Hjemmel: Komm.l 31 Klageadgang: Etter FVL: Ja Nei Etter Særlov: Ja Nei Ikke klageadgang Arkivsaksnr.: 15/995 Arkivnr.: 242 SAK: SØKNAD OM MIDLER - ALSTAHAUG NÆRINGSFORENING I II Saksdokumenter (vedlagt): Søknad om støtte Saksdokumenter (ikke vedlagt): III Saksutredning: (Bakgrunn / Fakta / LA21/ Beredskapsforhold/ Økonomi/ Vurdering / Konklusjon) Alstahaug Næringsforening (AN) har søkt Alstahaug kommune om støtte kr 250.000,-. Søknaden er relatert til arbeidet med å gjennomføre målavklaringer og utarbeide overordnet strategiplan og planverk for interesse- og virksomhetsområdene 2015-2020. Foreningen ønsker å få fram tydelig profil og sikre ytterligere oppslutning om foreningens interesseområder herunder avstemme organisering og allianser. Planverk skal søkes forankret i konsepter og allerede pågående strategier med sikte på byutvikling, industrialisering og mer verdiskaping i regionen. Arbeidet gjennomføres i nært samarbeid med vertskommunen. Foreningen skal se på ulike vitaliserte modeller og allianser som sikrer foreningens ambisjoner og posisjoner, og finne tidsriktig organisering som virker og gir tilfredsstillende resultater på kort og lang sikt (5-7 år). Målavklaringer, strategi- og planarbeid skal være avsluttet senest våren 2016, og legger ovennevnte forutsetninger, rapporter og dokumentasjon til grunn. Arbeidet ledes av styret i foreningen og planverk skal forankres i medlemsmøter. Strategiprosessen består av følgende oppgaver og milepæler: Visjon og målavklaringer/målbilder Forberedelse av strategi og tiltak Avklare og velge konsept/allianser/finansiering Konkretisering opptak/søknad BID Involvering og forankring medlemmer/partnere Gjennomføring av medlemsmøter 17
Sak 85/15 Konseptutvikling og vedtak konsept/modell/strategi Lage kommunikasjonsplan Iverksettelse Nærmere om BID: Side 18 av 20
Sak 85/15 Budsjett; Side 19 av 20
Sak 85/15 Administrasjon/sekretariatstjenester kr. 25 000,- Reise- og møteaktivitet kr. 75 000,- Strategiprosessen 2015/2016 kr. 400 000,- Sum kostnader kr. 500 000,- Strategiprosessen gjennomføres i perioden 20/5-15 30/6-16 og løses ved hjelp av egne ressurser i sekretariat/styret og ulike innleide ressurser. Finasiering; Tilskudd Alstahaug kommune kr. 250 000,- Egenkapital, eget arbeid og kapitalbruk kr. 250 000,- Sum inntekter kr. 500 000,- Fakta om Alstahaug Næringsforening - Etablert i 1920 som Sandnessjøen Handelstandsforening. - Mer enn 85 medlemsbedrifter. - En interesseforening for næringslivet i Alstahaug og omegn. Ila de siste år har AN beveget seg bort fra å være en ren handelsstandsforening til å bli en interesseorganisasjon for de fleste næringer. Foreningen har for første gang også ansatt daglig leder. Fra kommunenes ståsted ser vi positivt på den utvikling vi har sett og foreningen virker også som en konstruktiv sparringspartner i saker av næringspolitisk karakter. Dog ser vi at landskapet har endret seg betydelig den senere tid og at behovet for en strategigjennomgang er fremtredende. De har i sin søknad nevnt flere områder som de vil rette fokus på. Et spennende område som er nevnt er BID, jf ovenfor. Anbefaler at omsøkte innvilges støtte med kr 100.000,- fra næringsfondet relatert til overnevnte prosjekt. Det forventes at øvrige kostnader dekkes gjennom egen innsats/finansiering. Ordinær drift støttes ikke. IV Saksbehandlers innstilling: Alstahaug Næringsforening innvilges kr 100.000,- i støtte fra næringsfondet ifm arbeidet med å gjennomføre målavklaringer og utarbeide overordnet strategiplan og planverk for interesse- og virksomhetsområdene 2015-2020. Sandnessjøen, den V Administrasjonssjefens innstilling: Saksbehandlers innstilling tiltres. Sandnessjøen den 06.10.15 Stig-Gøran Olsen Næringssjef Børge Toft Administrasjonssjef Side 20 av 20