SAKSFRAMLEGG. Sluttbehandlende vedtaksinstans (underinstans):kommunestyret Dok. offentlig: x Ja Nei. Hjemmel:

Transkript

1 IKKE RØR LINJA Saksbehandler: Grethe Tønder SAKSFRAMLEGG Sluttbehandlende vedtaksinstans (underinstans):kommunestyret Dok. offentlig: x Ja Nei. Hjemmel: Møte offentlig x Ja Nei. Hjemmel: Komm.l 31 Klageadgang: Etter FVL: Ja Nei Etter Særlov: Ja Nei Ikke klageadgang Arkivsaksnr.: 12/1701 Arkivnr.: 082 SAK: REVISJON AV REGLEMENT FOR GODTGJØRELSE VED KOMMUNALE OMBUDS- OG TILLITSVERV I Saksdokumenter (vedlagt): 1. KS veileder 2011 Økonomiske vilkår for folkevalgte. 2. KRD undskriv H Godtgjørelsessatser ordfører/varaordfører 4. Reglement for godtgjørelse av kommunale ombud Brønnøy kommune 5. Reglement for godtgjørelse ved kommunale ombuds- og tillitsverv Vefsn kommune 6. Godtgjørelsesreglement for Fauske kommune 7. Møtegodtgjørelse, Hemnes kommune 8. Gjeldende reglement for Alstahaug kommune II Saksdokumenter (ikke vedlagt): III Saksutredning: (Bakgrunn / Fakta / LA21/ Beredskapsforhold/ Økonomi/ Vurdering / Konklusjon) Kommunelovens 41 Dekning av utgifter og økonomisk tap. Den som har et kommunalt tillitsverv, har krav på skyss-, kost- og overnattingsgodtgjøring for reiser i forbindelse med vervet, etter nærmere regler fastsatt av kommunestyret selv. Tap av inntekt og påførte utgifter som følge av kommunalt tillitsverv erstattes opp til et visst beløp pr. dag, fastsatt av kommunestyret selv. Det fastsettes ulike satser for ulegitimerte og legitimerte tap Politikernes rett til fri for å utøve offentlige verv reguleres av arbeidsmiljølovens 12-13: En arbeidstaker har rett til permisjon fra arbeid i det omfang det er nødvendig for å oppfylle lovbestemt møteplikt i offentlige organer. Arbeidsmiljøloven sier imidlertid ingenting om hvorvidt permisjon skal gis med lønn.

2 I henhold til kommunens permisjonsreglement har ansatte rett til 10 dager permisjon m/lønn. Statens personalhåndbok fastsetter 12 dager m/lønn. Fra KS veileder om økonomiske vilkår for folkealgte siteres: Kommunelovens 42 Arbeidsgodtgjøring - hjemmel Alle som har et kommunalt tillitsverv, har i henhold til kommuneloven 42 krav på godtgjøring for sitt arbeid som folkevalgt etter nærmere regler fastsatt av kommunestyret selv. Myndighet til å fastsette denne godtgjøringen kan altså ikke delegeres. Arbeidsgodtgjøring er en kompensasjon for det arbeidet man utfører i vervet som folkevalgt. Godtgjøringen gis for møtevirksomhet, men vil også omfatte det forarbeidet som gjøres i forbindelse med møtet, selv om man ikke får egen godtgjøring for selve forberedelsen. Utgangspunktet er at alle som har et kommunalt tillitsverv, er berettiget til arbeidsgodtgjøring. Det betyr alle kommunale organer som er hjemlet i kommuneloven eller særlov og organer hvor medlemmene er valgt av kommunestyret eller av organer med delegert fullmakt fra disse. Til disse vil også styremedlemmer i kommunal eller fylkeskommunal bedrift eller institusjon jfr. Kl 11 eller i et interkommunalt styre jfr. Kl 27 være. Det samme vil gjelde for bruker- og ansatte representanter i 11-styrer. Tilsatterepresentantene i partssammensatte utvalg opprettet med hjemmel i 25 vil også bli regnet med. For flere detaljer viser vi til veiledning fra Kommunal- og arbeidsdepartementet oktober 1997, H-20/97. Forskjell på godtgjøring og lønn Begrepene «godtgjøring» og «lønn» er ofte brukt om hverandre, både om det som er godtgjøring og om det som er lønn. Begrepene brukes riktig slik: Godtgjøring Utbetalinger til folkevalgte er godtgjøringer Lønn Lønn er betaling til tilsatte for utført arbeid. Lønn utbetales i samsvar med avtale som er inngått mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. Folkevalgte er ikke tilsatt, men fungerer i et verv/ombud. En folkevalgt har ingen arbeidsgiver, men en oppdragsgiver for sitt verv/ombud. Kommunestyret og bare det fastsetter godtgjøringene for kommunale verv/ombud. Kommunestyret kan når som helst ta opp spørsmålet om godtgjøringenes størrelse og eventuelt endre disse. Både godtgjøring og lønn er oppgavepliktige ifølge skatteloven. Feriepenger Tilsatte som får lønn, har rett til feriepenger. Folkevalgte som får godtgjøring, har ikke rett til feriepenger. Dette innebærer at ordførere og andre frikjøpte ombud som får godtgjøring, får årsgodtgjøring fordelt som 12 like månedsgodtgjøringer. Skal folkevalgte få feriepenger på linje med tilsatte, må kommunestyret fatte særskilt vedtak om dette.utbetaling av godtgjøringen med rettigheter til feriepenger krever vedtak i kommunestyret. Dersom ikke kommunestyret vedtar å gi ordinære feriepenger til folkevalgte på hel- eller deltid, kan det praktisk gis en forskjøvet utbetaling av godtgjøringen som en slags «feriepengeordning».

3 Ordføreren får sin godtgjøring utbetalt i 12 like store deler gjennom året. I juni måned det første året i valgperioden får ordføreren feriepenger fra sin tidligere arbeidsgiver. Kommunen kan derfor holde godtgjøringen for denne måneden tilbake for utbetaling i juni måned det påfølgende året. Dette kan gjøres hvert år, slik at ordføreren i det første året etter valgperiodens utløp (ordførerens avgang) mottar godtgjøring for juni måned (ikke feriepenger) fra året før. Junigodtgjøringen skal utbetales uten skattetrekk På denne måten unngår ordføreren å gå inn i en ny jobb uten økonomiske muligheter til å ta ferie. Dette er en ordning som bare kan gjennomføres ved starten på en ordførerkarriere. Den kan vanskelig startes etter at en ordfører har fungert en eller to perioder tidligere. Ordningen må i så fall avtales mellom kommunen og ordføreren. Ettergodtgjøring Som et ledd i arbeidet med å styrke de folkevalgtes arbeidsvilkår, har KS tilrådd kommuner og fylkeskommuner at folkevalgte i verv på halv tid eller mer gis slik ettergodtgjøring ved valgperiodens utløp: 1 ½; måned dersom vedkommende har en jobb å komme tilbake til etter endt tjeneste 3 måneder dersom vedkommende ikke har en jobb å gå tilbake til Noen kommunestyrer har også vedtatt ordninger utover dette, litt avhengig av alder til den avtroppende ordfører Det er i dag mange kommuner som har innført ordningen med etterlønn for folkevalgte. Ved en undersøkelse gjort av KS i 2009 svarte 57,5 % at de hadde etterlønn, mens 34,8% svarte nei For øvrig vises til vedlagte veileder fra KS om økonomiske vilkår og plikter for folkevalgte av Alstahaug kommunestyre vedtok sist reglement for godtgjørelse ved kommunale ombuds- og tillitsverv siste gang Gjeldende reglement følger vedlagt. I forhold til andre sammenlignbare kommuner er Alstahaug kommunes godtgjørelsesreglement preget av relativt lave satser på flere områder, møtegodtgjørelse, fast godtgjørelse og frikjøp. Det er i forslag til endringer tatt hensyn til den erfaring administrasjonen har med gjeldende reglement, vedtatt og at representanter i lovpålagte organer (- kommunestyret) bør ha samme godtgjøring. I tillegg har jeg til sammenligning gjennomgått godgjørelsesreglement for Brønnøy, Vefsn, Hemnes og Fauske kommuner. Med bakgrunn i ovennevte foreslås flg. endringer til gjeldende reglement: FASTE GODTGJØRELSER PKT Ordføreren Ordførerens godtgjørelses settes til 90% av stortingsrepresentantenes til enhver tid gjeldende godtgjørelse.

4 Tillegg: Ordførerem skal innmeldes i pensjonsordning for folkevalgte (KLP) samt ordningen tilsvarende HTA, kap 1 10 når det gjelder ytelser etter dødsfall/gruppelivsforsikring. (Merkostnader: ca. kr ) PKT Tillegg: Dersom varaordføreren, under f.eks ordførerens ferier/fravær eller sykdom, trer inn i ordførerens sted i full stilling, ut over 5 uker ferie eller 2 uker sykefravær, gis i stedet godtgjørelse lik ordførerens godtgjørelse for det aktuelle tidsrom. PKT Formannskapets medlemmer hadde i en årrekke (10 år) kr pr. år i fast godtgjørelse. Fra 2008 ble godtgjørelsen øket til kr pr. år. Godtgjørelse økes til kr pr. år. Leder i fast utvalg for plansaker ytes en årlig godtgjørelse på kr (Merkostnad x 6) = kr kr = PKT Overformynderiet Forretningsførende overformynder: årlig godtgjørelse kr Kontrollerende overformynder: årlig godtgjørelse på kr (Godtgjørelsen er tatt høyde for i overformynderiets budsjett.) MØTEGODTGJØRELSE PKT Ledere av administrasjonsutvalg, naturressursutvalg, fast utvalg for plansaker, klagenemnd, overtakstnemnd, kontrollutvalg og kommunikasjonsutvalg, pr. møte. Leder for arbeidsmiljøutvalg, takstutvalg, valgstyre og stemmestyrer gis samme godtgjørelse. PKT Møtegodtgjørelse for kommunestyrets medlemmer økes fra kr til kr pr. møte. (Merkostnad: ca. kr (8 møter pr. år) Medlemmene i formannskap, fast utvalg for plansaker, administrasjonsutvalg, naturressurssutvalg, klagenemmnd og kontrollutvalg, økes fra kr til kr pr. møte. Medlemmene i arbeidsmiljøutvalg, valgstyre, stemmestyrer, takstutvalg, overtakstnemnd og kommunikasjonsutvalg gis samme godtgjørelse. (Merkostnad: ca. kr ) For ledere i andre utvalg økes satsen fra kr til kr pr. møte For medlemmer i andre utvalg økes satsen fra kr. 100 til kr. 200 pr. møte (Merkostnad: ca. kr ) FRIKJØP.

5 Pkt Leder for administrasjonsutvalg: inntil 1 arb.dag pr. kvartal Varaordfører: Inntil 1 dag pr. måned. ( Merutg. ca: kr ) 1.8 DIREKTE UTGIFTER FORBUNDET MED IVARETAKELSE AV TILLITSVERVET Erstatning for tap av arbeidsinntekt. Medlemmer/varamedlemmer av kommunale utvalg og lignende som er nevnt i pkt. 1 og som har tap i ordinær arbeidsinntekt eller næringsinntekt som følge av vervet eller har utgifter som utøvelse av vervet nødvendiggjør, gis erstatning av kommunen. Er kravet om erstatning ikke legitimert, utbetales inntil kr. 500,-(økes fra kr ) pr. møte/reisedag Kravet skal sannsynliggjøres ved skriftlig begrunnelse/forklaring. Dersom kravet om erstatning er legitimert, - skal det gis erstatning tilsvarende det legitimerte tap begrenset oppad til kr ,- ( økes fra kr ) pr. møte/reisedag (maksbeløpet er inklusiv feriepenger, arbeidsgiveravgift m.m.) Personer med omsorgsansvar der det må framskaffes vikar (bl.a. barnepass), kan heve en godtgjørelse på inntil kr. 750,- pr. møtedag. Kravet skal dokumenteres ved skriftlig begrunnelse/forklaring. Krav som overstiger ovennevnte satser, skal forelegges formannskapet for avgjørelse. Nytt pkt.: Elektronisk kommunikasjon Ordfører: fri mobil og internett Formannskapets medlemmer og leder for fast utvalg for plansaker: kr pr. måned. Merkostnad: kr Merkostnader: kr vil bli lagt som tiltak i budsjettprosessen Ansvarssted 1000 ordføreren kr Ansvarssted 1020 politisk virksomhet kr Forslag Endringene er lagt i kursiv. REGLEMENT FOR GODTGJØRELSE VED KOMMUNALE OMBUDS- OG TILLITSVERV (sist vedtatt ) REGLEMENTETS VIRKEOMRÅDE OG MÅLSETTING:

6 1.1 HVEM REGULATIVET GJELDER FOR: Medlemmer av kommunestyret og folkevalgte medlemmer av andre kommunale utvalg, styrer, nemder (herunder plankomiteer) og råd oppnevnt av kommunestyret eller formannskap som ikke får godtgjørelse av andre instanser i h.h.t. lover og regler Medlemmer av kommunale utvalg og lignende som kommunen ber organisasjoner og lignende om å oppnevne Ansattes representanter i administrasjonsutvalget og arbeidsmiljøutvalget Representanter valgt av kommunen i ikke-kommunale og interkommunale styrer og råd som ikke mottar godtgjørelse fra vedkommende selskap/styre. 1.2 TYPER GODTGJØRING SOM YTES: Reglementet tar sikte på å yte en rimelig kompensasjon for den arbeidsinnsats som ytes av de folkevalgte representanter, gi erstatning for tap av arbeidsinntekt samt å dekke de reelle utgifter forbundet med tillitsvervet Reglementet omfatter følgende type godtgjørelse: - Arbeidsgodtgjørelse - Erstatning for tapt arbeidsinntekt - Kostgodtgjørelse og nattillegg - Dekning av reiseutgifter - Elektronisk kommunikasjon 1.3 NÅR REGLEMENTET GJELDER: Godtgjørelse etter dette reglementet tilstås for ordinære møter i det/den styre/nemnd vedkommende er valgt inn i. Dette gjelder også ved befaringer hvis det/den samlede styre/nemnd deltar eller der leder/nestleder deltar alene. Reglementet gjelder også når representanter møter ved pålagte kurs/konferanser Kommunale ombud som blir pålagt av ordfører, formannskap, fast utvalg for plansaker og naturressursutvalg å representere kommunen utenom ordinære nemnds/styremøter, skal ha godtgjørelse etter reglementets pkt , unntatt arbeidsgodtgjørelse. Det forutsettes at pålegget framgår av protokollene. 1.4 ARBEIDSGODTGJØRELSE Arbeidsgodtgjørelsens nærmere inndeling og hva den dekker: Godtgjørelse for den arbeidsinnsats som ytes av de folkevalgte representanter utbetales som en godtgjørelse knyttet til det enkelte møtet i kommunal regi Godtgjørelsen er ment å dekke arbeid utført i møte, arbeid utenom møter til forberedelse, ev. oppfølging av saker, samt utgifter forbundet med tillitsvervet som ikke er særskilt nevnt i regulativet unntatt til telefon og lignende når regning

7 foreligger. I spesielle tilfeller kan det etter søknad innvilges godtgjørelse for utgifter av denne type forbundet med tillitsvervet. Slike søknader avgjøres av formannskapet Godtgjørelsen fastsettes i henhold til nedenfor nevnte regler. FASTE GODTGJØRELSER Ordføreren Ordførerens godtgjørelse settes til 90% av stortingsrepresentantenes til enhver tid gjeldende godtgjørelse. Godtgjørelsen gjelder for tjenestegjøring i alle kommunale verv. Ordføreren skal innmeldes i pensjonsordning for folkevalgte (KLP) samt ordningen tilsvarende HTA, kap 1 10, når det gjelder Ytelser etter dødsfall/gruppelivsforsikring. Ved fratredelse gis ettergodtgjørelse i 1.5 måneder dersom vedkommende inntrer i ny stilling, gjeninntrer i tidligere stilling eller går av ved oppnådd pensjonsalder. Ettergodtgjørelse gis i 3 måneder dersom vedkommende ikke inntrer i ny stilling etter valgperioden. Ettergodtgjørelse settes lik ordinær godtgjørelse og gis fra det tidspunkt nytt kommunestyre er konstituert Varaordførerens godtgjørelse settes til 10% av ordførerense godtgjørelse. Varaordføreren skal i tillegg ha godtgjørelse som de øvrige formannskapsmedlemmene, samt dekning av tapt arbeidsfortjeneste for utøvelse av alle kommunale verv. Dersom varaordfører, under for eksempel ordførerens ferier/fravær eller sykdom, trer inn i ordførerens sted i full stilling, ut over 5 uker ferie eller 2 uker sykefravær, gis i stedet godtgjørelse lik ordførerens godtgjørelse for det aktuelle tidsrom Formannskapets medlemmer får en fast årlig godtgjørelse på kr ,- pr.år. Leder i fast utvalg for plansaker får en fast årlig godtgjørelse på kr pr. år Overformynderiet Forretningsførende overformynder: årlig godtgjørelse kr Kontrollerende overformynder: årlig godtgjørelse på kr (Godtgjørelsen er tatt høyde for i overformynderiets budsjett.) 1.5 MØTEGODTGJØRELSER Ledere av administrasjonsutvalg, naturressursutvalg, fast utvalg for plansaker, klagenemnd, overtakstnemnd, kontrollutvalg, og kommunikasjonsutvalg kr pr. møte. Ledere for arbeidsmiljøutvalg, takstutvalg, valgstyre og stemmestyrer ytes samme godtgjøring Møtegodtgjørelse for kommunestyrets medlemmer settes til kr pr. møte.

8 Medlemmer av formannskap, fast utvalg for plansaker, administrasjonsutvalg, naturressursutvalg, klagenemnd og kontrollutvalg: kr. 250,- pr. møte. Medlemmer i arbeidsmiljøutvalg, valgstyre, stemmestyrer, overtakstnemnd og kommunikasjonsutvalg ytes samme godtgjøring Ledere av andre utvalg: Medlemmer av andre utvalg: kr.400,- pr. møte. kr. 200,- pr. møte Godtgjørelse for arbeid i forhandlingsutvalg: Vanlig møtegodtgjørelse. Tapt arbeidsfortjeneste dekkes etter pkt Møter som arrangeres i sammenheng godtgjøres som ett møte. 1.6 FRIKJØPSORDNING FOR UTVALGSLEDERE For at utvalgsledere skal få tid til å avvikle møter med administrasjonen, klienter og til arbeid med pågående saker, skal de ha anledning til å kjøpe seg fri fra jobb et visst antall timer pr.uke. Frikjøpet bør gjøres opp mellom arbeidsgiver og Alstahaug kommune. Oppgjør kan skje mellom tillitsvalgt og Alstahaug kommune når arbeidsgiver finner det hensiktsmessig Leder for naturressursutvalg og leder for fast utvalg for plansaker: frikjøp inntil 1 arb.dag pr. måned. Leder for administrasjonsutvalg: inntil 1 arb.dag pr. kvartal Varaordfører: Inntil 1 dag pr. måned. Selvstendig næringsdrivende, heimeværende eller andre med omsorgsansvar der det må skaffes vikar, kan heve en godtgjørelse på inntil kr. 750,- pr.dag i stedet for frikjøp. For dokumentasjon jf. pkt Tidspunkt for utbetaling av godtgjørelse. Folkevalgte som skal ha fast godtgjørelse vil få utbetalt 1/12 av denne hver måned. Sentraladministrasjonen utsteder fast stående lønnsanvisning Møtegodtgjørelse utbetales kvartalsvis. Leder/sekretær for de forskjellige utvalg sender oversikt over møtevirksomheten i respektive utvalg, innen fastsatt frist. 1.7 MØTENES VARIGHET FOR SAMTLIGE NEMNDER OG RÅD SETTES TIL EN TIDSRAMME INNENFOR 5 TIMER 1.8 DIREKTE UTGIFTER FORBUNDET MED IVARETAKELSE AV TILLITSVERVET Erstatning for tap av arbeidsinntekt.

9 Medlemmer/varamedlemmer av kommunale utvalg og lignende som er nevnt i pkt. 1 og som har tap i ordinær arbeidsinntekt eller næringsinntekt som følge av vervet eller har utgifter som utøvelse av vervet nødvendiggjør, gis erstatning av kommunen. Er kravet om erstatning ikke legitimert, utbetales inntil kr. 500,- pr. møte/reisedag Kravet skal dokumenteres ved skriftlig begrunnelse/forklaring. Dersom kravet om erstatning er legitimert,- skal det gis erstatning tilsvarende det legitimerte tap begrenset oppad til kr ,- pr. møte/reisedag (maksbeløpet er inklusiv feriepenger, arbeidsgiveravgift m.m.) Kravet skal dokumenteres ved påtegning fra arbeidsgiver. For selvstendig næringsdrivende fastsettes legitimert erstatning for tapt arbeidsinntekt på basis av skriftlig redegjørelse og med bakgrunn i forrige års ligningsattest. Personer med omsorgsansvar der det må framskaffes vikar( bl.a. barnepass), kan heve en godtgjørelse på inntil kr. 750,- pr. møtedag. Kravet skal sannsynliggjøres ved skriftlig begrunnelse/forklaring. Krav som overstiger ovennevnte satser, skal forelegges formannskapet for avgjørelse. Ved erstatning for legitimerte tap i arbeidsinntekt er det kun tap i ordinær arbeidstjeneste som kan erstattes. Ordinær arbeidsfortjeneste omfatter lønnskifttillegg for ubekvem arbeidstid m.m. Oppgjør for legitimert tapt arbeidsfortjeneste inkl. arbeidsgiveravgift, feriepenger og pensjonsandel skal, dersom arbeidsgiver finner det formålstjenlig, foregå mellom arbeidsgiver og kommunen. Dersom dette ikke er ønskelig eller mulig, skal oppgjøret foregå mellom tillitsvalgte og kommunen etter attestert tap av arbeidsfortjeneste fra den enkeltes arbeidsgiver. Oppgjør mellom tillitsvalgt og kommunen skal skje første lønnsutbetalingsdato etter at attestert regning er innlevert. Krav om tapt arbeidsfortjeneste må være kommunen i hende senest det året kravet gjelder (møter avholdt t.o.m 15.11) Kostgodtgjørelse og nattillegg Det tilstås kostgodtgjørelse og nattillegg etter kommunens regulativ Skyssgodtgjørelse a) Det tilstås skyssgodtgjørelse etter kommunens regulativ b) Egen bil kan brukes i forbindelse med utøvelse av tillitsvervet når dette er mest hensiktsmessig reisemåte. Man kan herunder ta hensyn til alle utgifter forbundet med reisen og effektiv avvikling av vervet Elektronisk kommunikasjon Ordfører fri mobil og internet

10 Formannskapets medlemmer og leder for fast utvalg for plansaker: kr pr. måned. 1.9 ENDRING AV REGLEMENTET a) Formannskapet avgjør om formuleringen av dette reglementet på noe punkt skal endres for å klargjøre reglene. b) Formannskapet gis fullmakt til å tolke reglementet og avgjøre tvilsspørsmål omkring dette reglement med kommunestyret som ankeinstans IVERKSETTELSE Reglementet ble iverksatt fra og endret og IKKE RØR LINJA IKKE RØR LINJA IV Saksbehandlers innstilling: Alstahaug kommunestyre vedtar foreslåtte endringer i Reglement for godtgjørelse ved kommunale ombuds- og tillitsverv i Alstahaug kommune. Endringene iverksettes fra Sandnessjøen, den V Administrasjonssjefens innstilling: Grethe Tønder Sekretariatsleder Saksbehandlers innstilling tiltres. Sandnessjøen den Børge Toft Administrasjonssjef IKKE RØR LINJA