MØTEPROTOKOLL Utvalg: Læringsmiljøutvalget Møte nr: 4/12 Møtested: Styrerommet, Styrerommet Mørkvedgården Dato: 20.09.2012 Tidspunkt: 08:30-10:30 Til stede: Navn Funksjon Representerer Grete Lysfjord Leder Rektoratet Øystein Strømsnes Nestleder SoB Håvard Olafsen Medlem SoB Anne Kristin Vold Medlem SoB Kjell Pedersen Medlem SSiB Hilde Åsheim Observatør SSiB Arne Martin Svartnes Observatør Drift Per Arne Imøy Observatør HMS Forfall: Navn Funksjon Representerer Ketil Eiane Medlem FSV Bodil Svendsgård Medlem PHS Erlend Bullvåg Medlem HHB Per Harald Rødvei Medlem FSV Malin Sofie Tørrisplass Medlem SoB Therese Nilsen Medlem SoB Siv-Anita Eriksen Observatør SSiB Erik Gaukerud Observatør IT Gitte Kolstrup Observatør UBiN
Varamedlemmer som møtte: Navn Møtte for: Representerer Trine Åsheim Bernhardsen Ketil Eiane FBA Martin Melbø Oldervik Therese Nilsen SoB Simen Nygård Malin Sofie Tørrisplass SoB Anders Moe Gitte Kolstrup UBiN Andre: Navn Funksjon Representerer Jan Atle Toska Direktør SFA Innkalling og saksliste ble godkjent. Liv Tande sekretær
Saksliste: Saksnr. Sakstittel Møte 4/12 VS 25/12 VS 26/12 Læringsmiljøutvalget - lovforankring og mandat Konstituering av læringsmiljøutvalget ved Universitetet i Nordland VS 27/12 Godkjenning av protokoll 3/12 VS 28/12 Oppfølging av Handlingsplan for fjerning av funksjonshemmende barrierer ved Universitetet i Nordland VS 29/12 Avviksmeldinger pr 30.08.2012 VS 30/12 VS 31/12 Enkel håndtering av forsikrings- og erstatningsrettslige spørsmål for studenter Innføring av nytt timeplansystem - TimeEdit VS 32/12 Tilrettelegging for studenter som er berørt av 22. julihendelsene VS 33/12 Status for arbeid med nytt trådløst nettverk på campus Bodø Eventuelt VS 25/12 Læringsmiljøutvalget - lovforankring og mandat Leder orienterte om Læringsmiljøutvalget som lovpålagt organ etter UH-loven 4-3. Læringsmiljøutvalget tar saken til orientering. VS 26/12 Konstituering av læringsmiljøutvalget ved Universitetet i Nordland På årsmøtet 12.09.10 valgte Studenttinget 6 studentrepresentanter og 4 prioriterte varamedlemmer. De siste 2 varamedlemmene velges senere og Læringsmiljøutvalget vil bli informert. Kjell Pedersen er oppført som fast representant for SSiB da han møter for leder i Studentsamskipnaden. Ny vara må velges og Læringsmiljøutvalget vil bli informert. Læringsmiljøutvalget for studieåret 2012 2013 konstituerer seg.
VS 27/12 Godkjenning av protokoll 3/12 Læringsmiljøutvalgets leder nevnte spesielt sak 17/12 og 18/12 om studenttillitsvalgtrollen og behov for oppfølging av arbeidet med bedre oppfølging av de tillitsvalgte. Studentleder orienterte om at dette er et arbeid som vil bli prioritert. Det er viktig å sikre at det blir gjennomført valg, at de tillitsvalgte får oppfølging, at de har kunnskap om sin rolle og vet hvor de skal henvende seg. Lokalt SKU på fakultetene bør også ha et ansvar for å involvere de tillitsvalgte. Studentlederen er optimist når det gjelder studentenes engasjement for studentpolitisk arbeid. Det ble gjennomført en vellykket engasjementshelg i Lofoten med 46 deltakere hvor alle studentforeningene var representert. På årsmøtet 12.09.12 ble alle studentverv besatt. Læringsmiljøutvalget ønsker en sak fra Studenttinget angående studenttillitsvalgtrollen til neste møte. Læringsmiljøutvalget godkjenner protokoll 3/12 fra møte den 07.06.12 og ber om at sak 17/12 følges opp i egen sak fra Studenttinget på neste møte i LMU. VS 28/12 Oppfølging av Handlingsplan for fjerning av funksjonshemmende barrierer ved Universitetet i Nordland Studie- og forskningsdirektøren orienterte om at planen i liten grad er fulgt opp på grunn av manglende kapasitet, men at dette er et viktig arbeid som skal prioriteres. Planen ble gjennomgått og diskutert punktvis. 1. Egne kontaktpersoner ved fakultetene Følgende er valgt til kontaktpersoner for studenter med nedsatt funksjonsevne på fakultetene: Gisle Pettersen Bjørn-Åge Rånes Trine Bernhardsen Synnøve Tollåli PHS HHB FBA FSV Det skal utarbeides stillingsbeskrivelse for kontaktpersonene på fakultetene. LMUsekretær følger opp dette. 2. Erfaringsutveksling og møteplasser for kontaktpersonene og LMU-ledelsen Det er viktig å etablere denne møteplassen for å sikre at fakultetene har felles forståelse for sin rolle og møter studentene på samme måte. Dette kan også være en god arena for å diskutere fakultetenes oppfølging av studenter som er berørt av 22. julihendelsene, jf sak 32/12.
LMU-leder og sekretær sørger for at det etableres møteplasser for kontaktpersonene og LMU-ledelsen. 3. Info til ansatte ved fakultetene Tilretteleggingskonsulenten har kun en liten stillingsandel og det er begrensa hvor mye som kan bli gjort. Hovedfokus har vært oppfølging av konkrete saker mens generelle informasjonstiltak ikke har blitt gjennomført. Arbeidet kan trolig ikke gjøres før stillingsandelen økes. 4. Web-sidene (uin.no) og Fronter Det er foreløpig gjort lite konkret i forhold til Websidene våre. LMU vet lite om hvilke tilpasninger som kan gjøres lokalt og hva som systemleverandør må gjøre, for eksempel i Fronter. LMU ønsker derfor å få vite mer når det gjelder universell utforming og muligheter for optimal tilpasning. Representant fra biblioteket tar dette opp i Webforum. Webansvarlig og Kompetansesenter for læring og teknologi (KOLT) inviteres til neste møte i LMU. 5. Kartlegging av undervisningslokaliteter med henblikk på tilretteleggingsutstyr Drift orienterte om situasjonen. UiN har lite generelt tilretteleggingsutstyr, nødvendig utstyr skaffes ved konkret behov. Det er installert døråpnere til flere auditorier, men det er også behov for døråpnere på enkelte utgangsdører og dør til biblioteket i 2.etg. Dette vil bli prioritert. Drift erfarer at behovet for tilretteleggingsutstyr vokser når studentantallet på UiN øker. 6. Universelle løsninger i universitetspedagogikken KOLT skal være rådgivere i slike spørsmål og det fungerer for de som søker råd. For sikre universelle løsninger i universitetspedagogikken er det også viktig at det settes fokus på dette på fakultetene og at det stilles krav. Viktig at lokalt SKU er aktiv. 7. Ansvars- og rutinebeskrivelse Dette er ikke gjort. LMU-sekretær følger opp saken. 8. Styrking av kapasiteten for tilretteleggingsfunksjonen Dersom UiN ønsker økt fokus og mer handling på dette området må tiletteleggingsfunksjonen styrkes både med kapasitet og kompetanse. Det bør vurderes halv eller hel stilling. Dette er en prioritert sak i budsjettarbeidet i studie. Og forskningsavdellinga. Følges opp av studie- og forskningsdirektøren. 9. Sosial inkludering Dette er et vanskelig tema og det er viktig at studentene kommer med innspill til hvordan vi kan sørge for sosial inkludering. Lite tvil om at trivsel og tilhørighet i et studentmiljø er viktig for studentenes studiepoengproduksjon. Det bør etableres et prosjekt som ser på konkrete tiltak for økt trivsel og et inkluderende studentmiljø. Viktig å bruke den kompetansen som finnes på UiN og trekke inn eksterne ved behov.
Prosjekt Universitetsbyen Bodø har penger som kan brukes til tiltak for økt trivsel og et inkluderende studentmiljø. Studie- og forskningsdirektøren undersøker dette og tar initiativ til å etablere et konkret prosjekt/tiltaksplan for sosial inkludering og trivsel. Leder i Læringsmiljøutvalget orienterte om den nasjonale konferansen om inkluderende læringsmiljø som arrangeres 15. - 16. oktober 2012 i Trondheim. Både ansatte og studenter ved UiN er representert på konferansen. 1. Læringsmiljøutvalget vedtar videre oppfølging av handlingsplanen. LMU orienteres om framdrift og tiltak i neste møte. 2. Deltagere på konferansen om inkluderende læringsmiljø orienterer LMU på neste møte om konferansen. VS 29/12 Avviksmeldinger pr 30.08.2012 Innstilling til vedtak: Diskusjon om hvorfor så mange avviksmeldinger står åpen. Dette kan ha sammenheng med at saksbehandler for avviksmeldingene har hatt permisjon, men manglende tilbakemeldinger fra ledere som har ansvar for å følge opp avvikene kan også være en grunn. Avvikene kan være lukket, men melding om dette er ikke sendt tilbake til saksbehandler. Drift jobber kontinuerlig med å utbedre feil, men enkelte tiltak kan det ta tid å få i orden. Det har vært feil på anlegg, og ventilasjonssystemet i enkelte undervisningsrom er gamle. Det har kommet flere klager på høy temperatur i enkelte rom, noe som skyldes at det er flere studenter inne enn det rommet er beregnet for, og det kan være mange datamaskiner som produserer mye varme. Men høy temperatur fører nødvendigvis ikke til dårlig luftkvalitet. Drift orienterte om at det planlegges et nytt meldingssystem i sosiale medier slik at det går kortere tid fra feil meldes til de blir ordnet. Det vil også bli etablert et nytt system for melding av HMS-saker. Det er kun studentrelaterte avvik som skal legges fram for LMU. Forsinka sensur blir meldt som avvik og Læringsmiljøutvalget ønsker at eksamenskontoret skal orientere om årsakene til at sensuren i noen tilfeller kommer senere enn tre uker og hvilke rutiner som finnes for å varsle studenter om spesielle forhold som medfører forsinka sensur. 1. Læringsmiljøutvalget tar saken til orientering 2. Læringsmiljøutvalget ønsker på neste møte en orientering fra eksamenskontoret om antall saker hvor det er brudd på sensurfristen og årsakene til dette.
3. Saksbehandler for avviksmeldinger orienterer på neste LMU-møte om avviksrapportene. 4. Læringsmiljøutvalget ønsker at det kommer fram på rapportene om det er student eller ansatt som har meldt inn avviket. VS 30/12 Enkel håndtering av forsikrings- og erstatningsrettslige spørsmål for studenter Kort orientering om prosjekt Enkel håndtering av forsikrings- og erstatningsrettslige spørsmål for studenter. LMU vil bli holdt orientert. Læringsmiljøutvalget tar saken til orientering. VS 31/12 Innføring av nytt timeplansystem - TimeEdit Prosjektleder Liv Tande orienterte kort om status for prosjektet. Timeplansystemet TimeEdit innføres fra vår 2013. Timeplanen vil bli publisert senere enn vanlig, men så langt er arbeidet i rute. Arbeidet er organisert i et prosjekt hvor fakultetene, IT, FS-koordinator, studentservice og sentral timeplanlegger deltar. Største utfordring så langt er overgangen fra planlegging på kullnivå til planlegging på emnenivå for PHS som ikke har tradisjon for dette. For de andre fakultetene er ikke dette et problem. Representantene for SoB ber om at det studentpolitiske vinduet på onsdager mellom 14.15 og 16.00 blir holdt åpent i timeplanen. Sentral timeplanlegger tar hensyn til dette samtidig som SoB må utarbeide planer for den studentpolitiske aktiviteten. Når tiden som er avsatt til studentpolitisk aktivitet ikke brukes kan det legges undervisning her. Læringsmiljøutvalget ønsker at Anita Eriksen eller Terje Almendingen orienterer om utvikling av campus i neste møte. 1. Læringsmiljøutvalget tar saken til orientering 2. Læringsmiljøutvalget orienteres om utvikling av campus på neste møte. VS 32/12 Tilrettelegging for studenter som er berørt av 22. julihendelsene
UiN har vært med på planlegging av en fagdag for Støttegruppen for 22.juli i Nordland og både ansatte og studenter ved UiN var representert på fagdagen som ble arrangert i Bodø 14.09.12. Selv om UiN i dag har få studenter som er berørt av 22. julihendelsene vil antallet kunne øke framover. Det er viktig at UiN har en bevisst politikk i forhold til 22. julihendelsene og ikke bare en generell fleksibilitet. Det er viktig å sikre at fakultetene har felles forståelse for sin rolle og møter studentene på samme måte, jf sak 28/12. Læringsmiljøutvalget tar saken til orientering. VS 33/12 Status for arbeid med nytt trådløst nettverk på campus Bodø Ingen fra IT kunne orientere om saken i møte. Saken utsettes til neste møte. VS 34/12 Kildesortering ved Universitetsbiblioteket UBiN Andes Moe ved UBiN tok opp saken i møtet. Studentene kildesorterer ikke i 2.etg på biblioteket og restavfallsdunkene er ofte overfylt. Biblioteket ønsker større restavfallsdunker eller hyppigere tømming. Drift mener at dersom studentene kildesorterer vil dagens tømmerutiner for restavfall være tilstrekkelig. Utfordringa er å få studentene til å kildesortere og dersom man øker kapasiteten på restavfall vil bare kildesorteringa reduseres. Grupperom på biblioteket har kun restavfallsdunk og denne bør kanskje fjernes for å tvinge studentene til å kildesortere. Studentene på UiN har ellers ikke problemer med kildesortering og miljøstasjonene brukes. Det var enighet i Læringsmiljøutvalget om at studentene i større grad må ta ansvar for egen søppel, både i undervisningsrom, vrimleområder og bibliotek. Studentene må bevisstgjøres for at campus skal være både rent og ryddig, og det bør arrangeres en studentkampanje for å oppnå dette. Representant for SoB tok også opp at miljøstasjonene ved UiN ikke har universell utforming og er vanskelige å bruke for rullestolbrukere. Drift er klar over dette. 1. Det skal arrangeres en studentkampanje i forhold til kildesortering spesielt og studentenes ansvar for eget søppel i fellesarealer generelt. 2. Drift tvinger fram kildesortering i 2.etg i biblioteket ved bedre informasjon og fjerning av restavfallsdunker på grupperom.