Veiledning for nye skjema i PagaWeb Flere skjema i PagaWeb er/blir byttet ut med nye som ser annerledes ut og har nye funksjoner. Nedenfor finner du forklaring til de viktigste funksjonene i de nye skjemaene. Reiseregning: Registrering av reiser Kjørebok: Registrering av kortere reiser med bruk av eget transportmiddel. Flere reiser kan registreres i samme skjema. Registrering av enkle reiser med drosje eller buss m.m. Variable tillegg og trekk: Registrering av timer, overtid og øvrige variable tillegg, samt ulike former for engangsutbetalinger som ikke dekkes av timelistene, for eksempel honorarutbetalinger Person og familieinformasjon: Endring av person- og familie informasjon inkl. bankkonto og ekstra skattetrekk. Generell veiledning for alle nye skjema: Finne skjema Skjemaene kan hentes opp under Min mappe i PagaWeb. Under Opplysninger om medarbeider klikker du på Oppgaver > Nytt skjema og du får opp liste over aktuelle skjema. Klikk på det skjemaet du skal bruke Bla mellom sidene i skjemaet For skjema som har flere sider, vises antall sider øverst til høyre (1 2 3) i skjemaet. Der er det knapper for å gå til neste side, forrige side eller sende skjemaet videre. Knapper for neste og forrige side finner du også nederst i skjemaet Side 1 av 7
Åpne skjulte panel Det lille symbolet til høyre angir at du kan åpne et panel for å få tilgang til opplysninger eller felt for å registrere opplysninger. Symbolet kan ligge på høyre eller venstre side i skjemaet Denne er litt anonym og kan være vanskelig å få øye på. Lukke panel Du skjuler innholdet igjen ved å klikke på symbolet som peker oppover Registreringer Det grønne pluss-tegnet brukes i flere skjemaer for å registrere nye opplysninger, f.eks. utlegg, kjøregodtgjørelse, reisemål/overnatting, ferie og andre fravær. Når du klikker på symbolet, får du opp registreringsbildet Slette og redigere For å slette en linje du nettopp har registrert, bruk rødt kryss. For å endre på en nyregistrert linje, klikk på teksten til høyre for det røde krysset Endre status og sende Når du er ferdig å fylle ut skjemaet, klikker du på knappen Send øverst eller nederst i skjemaet. Du får opp vindu der du velger status Registreringskontroll Side 2 av 7
Merknad Teksten du skriver i merknadsfeltet, vises i skjemaet på gul bakgrunn med varselsymbol Hjelp Klikk på blått for å få veiledning og tips til utfylling av feltet Reiseregning Flere sider Skjemaet har tre sider. Bruk neste-knappen for å gå til neste side. Siste side er oppsummering som viser registreringer du har gjort Organisasjon Her gjør en ingen endring med mindre reiseregningen skal dekkes av et annet kostnadssted enn der man er ansatt. Fyll da inn riktig k-sted Overstyr kontering Klikk på liten nedover pil for å få opp rubrikker for å velge konteringen på reiseregningen. Her MÅ det fylles ut prosjektnummer og/eventuelt analyse. Hvis dette ikke velges så belastes reiseregningen kun på K-sted. NB! Ikke fyll inn noe på Art Side 3 av 7
Overstyring av kontering på dette nivået vil gi lik kontering for hele reiseregningen. Da trenger en ikke overstyre kontering for alle bilag. Utreiseadresse, Returadresse Klikk på Annen hvis du reiser fra/til et annet sted enn din faste bopelsadresse. Din registrerte bopeladresse kommer opp automatisk Reisested Her velger du om reisen gjelder i Norge eller i utlandet. En utenlandsreise gir igjen flere valg, som for eksempel valg av valuta Reisested/Reisemål Utland Det er viktig å velge riktig land når man har en utenlandsreise. Hvis ikke land velges, vil det komme norsk diettsats. Diettsatsen fylles automatisk ut for riktig land og vises på siste side (oppsummering) Diett Hakes av hvis det skal utbetales diett/ kostgodtgjørelse under reisen. Diettvalg kan også gjøres under Reisemål/ Overnatting Kompensasjonstillegg Hakes av hvis det skal utbetales kompensasjonstillegg på utenlandsreisen Side 4 av 7
Formål/Arrangement Fyll ut formålet med reisen/ arrangementet. I tillegg kan hovedreisemålet skrives inn her Hovedreisemål Her fyller du inn hovedreisemålet. Reiseruten, fra/til, kan fylles inn her Utreise- og returdato Utreise- og returdato samt klokkeslett må fylles ut for å komme videre. Klikk Neste for å komme videre til side 2 Reisemål / Overnatting Klikk på grønt kryss Legg til for å legge inn reisemål, type overnatting osv. Bruk for nærmere forklaring til feltene Kjøregodtgjørelse Samme utfyllingsmåte som ved Reisemål/Overnatting Under Reiserute har du et nytt merke ved å klikke på dette så kommer du rett inn i Google kart og kan beregne kjøreruten Utlegg Samme utfyllingsmåte som ved Reisemål/Overnatting. = Google Maps Velg type utlegg i nedtrekksmenyen. Hak av i ruten hvis utlegget er forhåndsbetalt av andre Side 5 av 7
Mottatt reiseforskudd Her skal det IKKE føres forhåndsbetalte utlegg! Men det beløpet du har fått utbetalt til din lønnskonto til bruk på denne reisen ihht utfylt reiseforskuddskjema Side 3 Oppsummering Her ser du den endelige reiseregningen. Hvis den er i orden så velger du Send nederst til høyre og sender den til Registreringskontroll. Hvis du ønsker å gjøre endringer så klikker du deg tilbake ved å klikke på Forrige Person- og familieopplysninger Flere sider Skjemaet har tre sider. Bruk neste-knappen for å gå til neste side. Siste side er oppsummering som viser endringer du har gjort. Kolonnene Gammel verdi viser nåværende verdier. Ny verdi - her skal du skrive inn/velge ny verdi. Skriv bare inn når gammel verdi skal endres. Slett - kryss av i boksen til høyre dersom du ønsker å slette gammel verdi uten å skrive inn ny verdi. Registrere familiemedlemmer Klikk på Legg til nederst på side 1 for å registrere barn og pårørende. Side 6 av 7
Oversikt På siste side får du oversikt over endringene. Klikk på Alle verdier opp til høyre for å få oversikt over alle opplysningene som er registrert. Disse skjemaene gjelder foreløpig kun DMF,SVT og sentraladministrasjonen: Ferie: Registrering og korrigering av feriefravær og søknad om overføring av ferie med mer. Foreldrepermisjon: Fødsels- og adopsjonspermisjon (fødsels- og adopsjonspermisjon for mor og far) Fravær: Egenregistrering av f. eks. egenmelding og barns sykdom mv. I tillegg benyttes skjemaet for å søke om kortere permisjoner og kurs/tjenestereiser. Samtidig melder du tidsperiode hendelsen gjelder for. Permisjon eller tidsbegrenset redusert stilling: Søknad om lengre permisjoner eller tidsbegrenset redusert stilling, samt militærtjeneste. Side 7 av 7