Hvordan jobbe smart for å beholde helsa? Del 2 Et prosjekt av Marthe Hafstad Augdahl
Sluttrapport Prosjekt: Hvordan jobbe smart for å beholde helsa? Del 2 Rapportdato: 25.november 2010 Prosjektleder: Marthe Hafstad Augdahl Innholdsfortegnelse 1.0 Sammendrag... 2 2.0 Innledning... 3 3.0 Mål... 4 3.1 Effektmål... 4 3.2 Resultatmål...4 4.0 Gjennomføring...5 4.1 Lokaler til forflytningslab... 5 4.2 Søknad til NAV... 5 4.3 Utarbeidelse av kursmanual for kursinstruktører... 6 4.4 Utarbeidelse av kursmateriale til kursdeltakere... 6 4.5 Forslag til samarbeid på tvers av bydelene... 6 4.6 Tilpassing av kvalitetslosen... 6 5.0 Resultater... 7 6.0 Oppsummering... 7 7.0 Anbefalinger... 8 8.0 Dokumentasjon og referanser... 8
Forord Herved foreligger sluttrapporten på Del 2 av prosjektet Hvordan jobbe smart for å beholde helsa?. Etter en vellykket Del 1 av dette prosjektet var det veldig spennende å få muligheten til å fortsette med videreføringen av det. Jeg vil i denne sammenheng benytte anledningen til å takke Harald Torsvik og Sidsel Dobak i NAV for godt samarbeid i søknadsfasen. En stor takk går også til Line Orlund, prosjektleder i UHT og Frøydis Rørvik, informasjonskonsulent i UHT, for gode innspill og hjelp til å utarbeide kursmateriale. 1.0 Sammendrag I Hjemmetjenesten i Oslo kommunes bydeler er det for lite fokus på betydningen av og viktigheten i riktig forflytning. Kurs i forflytning blir ofte ikke prioritert, delvis på grunn av kapasitetsmangel i tjenesten. Det er heller ikke enkelt å finne bra tilrettelagte kursopplegg som er lett tilgjengelige for Hjemmetjenesten. Det er mangel på forflytningshjelpemidler, og lite faglig korrekt opplæring på de hjelpemidlene som finnes. I dette prosjektet jobber vi med å finne ut om det er mulig å lage et forflytningsopplegg som flere bydeler kan samarbeide om. Det skal i denne sammenheng utarbeides kursmateriale for kursholdere og kursdeltakere. Det kan være en mulighet å lage flere baser med forflytningslaber på forskjellige steder i Oslo kommune slik at ingen får lang reisevei til kurslokalene. Dette vil på sikt spare tid og penger, og alle ansatte har enklere tilgang til forflytningslab en i forhold til trening i etterkant av kurset. En annen fordel med et slikt kursopplegg er at en stor del av de ansatte i Oslo kommune lærer samme forflytningsteknikk på et kurs som er spesielt tilpasset den situasjonen og de utfordringene de ansatte i Hjemmetjenesten møter hjemme hos brukerne. Dette vil også lette samarbeidet mellom de ansatte. I sammenheng med dette arbeidet skal rutinene for forflytningsteknikk i Kvaliteten i Bydel Bjerke tilpasses aktuell status og føres inn i Kvalitetslosen. I første linje vil vi undersøke mulighetene for å opprette en forflytningslab i Bydel Bjerke. Dette er avhengig av om vi finner egnede lokaler, og om vi får dekket kostnadene som oppstår ved å opprette en slik forflytningslab (inkl utstyr til forflytningsverktøykasse). Der vil, fortrinnsvis en fysioterapeut, holde kurs for de ansatte i bydelen, men kurset vil også bli gjort tilgjengelig for ansatte i andre bydeler i Oslo kommune. Det vil dessuten bli utarbeidet en kursmanual for kursinstruktører, inklusive anbefalinger til krav som må oppfylles for at ansatte uten fysioterapiutdannelse skal kunne holde kurset. Det kan være en mulighet å ha én ambulerende kursholder, eller en fagperson (fysioterapeut) som tar opplæring med flere kursholdere. Det er også nødvendig å utarbeide kursmateriale til kursdeltakerne. 2
Vi har i denne sammenheng vært i kontakt med NAV, og vil i løpet av denne prosjektdelen utarbeide en søknad om systemrettede tilretteleggingstilskudd for å dekke kostnadene som oppstår i oppbyggingsfasen av en forflytningslab. For å dekke kostnadene til selve kursdelen (kursholder, kursmateriale osv) er det en mulighet at bydelene går sammen om dette, avhengig av størrelsen på bydelen eller antall ansatte i bydelen. 2.0 Innledning I Hjemmetjenesten i bydel Bjerke er ikke fokus på forflytningsteknikk noe nytt. De siste årene har det sporadisk blitt arrangert kurs av diverse interne kursholdere. Det har imidlertid ikke vært noen struktur verken på innholdet i kursene eller på hyppigheten. Det har heller ikke blitt holdt noen oppfølgingskurs, så de ansatte har ikke fått noen mulighet til å bygge videre på det de har lært. Kursene har også vært vanskelige å gjennomføre grunnet dårlig egnede lokaler og mangel på forflytningsutstyr, dessuten har ikke alle ansatte fått mulighet til å delta på kursene pga stor arbeidsbelastning og for lite personale til å dekke opp for de som skulle på kurs. Dette må planlegges bedre, og det bør leies inn vikarer slik at alle kan delta på kurs. Gjennom regelmessige kurs i forflytningsteknikk og bra oppfølging av de ansatte, kan man redusere både arbeidsskader og sykefravær betydelig. En viktig målsetting for bruk av riktig forflytningsteknikk er også å oppfylle krav til arbeidsmiljø og kvalitet som stilles i Arbeidsmiljøloven ( 4-4 og 3-1 til 3-6). Ved ansettelse av nye medarbeidere har de erfarne prøvd å lære sine teknikker videre, men erfaringen har vist at dette i en travel hverdag er vanskelig å gjennomføre. Viktig basisinformasjon om riktig forflytningsteknikk går tapt på veien. Det har heller ikke vært kvalitetssikret at forflytningsteknikk har vært i fokus i løpet av de tre første vaktene der nyansatte får opplæring. Et annet problem er mangel på hjelpemidler hjemme hos brukerne og for lite kunnskap om hvordan man i nødsituasjoner kan jobbe fysisk riktig uten særlige hjelpemidler. Tjenesten er preget av opplevd tidspress og dette fører til nedprioriteringer når det gjelder fokus på og oppfølging av ergonomi og kroppsbruk. På grunn av tidspress og mangel på kunnskap om riktig forflytningsteknikk, velges ofte løft fremfor forflytning. På sikt kan dette føre til sykmeldinger grunnet feilbelastning. En annen bivirkning er at brukerne blir passivisert og på sikt enda tyngre å forflytte da de frarøves de funksjonene de faktisk fortsatt har. Dette fører igjen til at de enda raskere trenger sykehjemsplass da de blir for pleietrengende til å bo hjemme. Dette betyr på sikt høyere kostnader for kommunen. Hjemmetjenesten har ikke greid å følge opp sitt ansvar i forhold til å sende alle ansatte på kurs, og HMS-tiltak vedrørende ergonomi og kroppsbruk er ikke i stor nok grad blitt gjennomført. Dette kan settes i sammenheng med sykefraværsstatistikken for 2009 og 2010 der man ser en stigning. Etter dialog med de ansatte er det helt tydelig å se at mye av dette fraværet skyldes belastningsskader som følge av feil arbeidsstillinger og mangel på kunnskap om riktig forflytning. Det vil lages et kursopplegg som er tilpasset de ulike yrkesgruppenes utfordringer. 3
Hjemmetjenesten er nå innstilt på å gjøre et løft for å øke kompetansen på forflytningsteknikk hos de ansatte da de har sett og ser at dette har en veldig positiv innvirkning på tjenesten, både når det gjelder reduksjon av sykefravær og økt motivasjon hos de ansatte. I april 2008 ble det laget et introduksjonsprogram for nyansatte som inneholder en sjekkliste i forhold til kvalitetssikring av den opplæring alle nyansatte får når de begynner å jobbe i Hjemmetjenesten. I denne sjekklista er det to punkter som er knyttet til temaet forflytning og HMS. Den som har med seg en nyansatt på opplæring skal ha fokus på dette og registrere det, og videre skal avdelingssykepleier følge opp skjemaet sammen med den som er ny og innen to måneder ha lagt en frist for at alle tiltakene på sjekklista er gjennomført. Dette innebærer også at den nyansatte setter seg inn i Kvaliteten. Dette er en systemperm utarbeidet av kvalitetsgruppa som inneholder rutiner og prosedyrer for hjemmetjenesten. Den er alltid tilgjengelig for alle ansatte og fungerer som et oppslagsverk for å sikre at alle ansatte er kjent med rutiner i forhold til blant annet HMS og avvik. Dette sikrer også utførelse av kvalitativt godt arbeid med bruker. Dette er forankret i Bydel Bjerkes overordnede kvalitetssystem som sier litt om Bydel Bjerkes visjon, strategiske mål og rammebetingelser: Bjerke en bydel for alle - Befolkningen har gode og inkluderende bo- og oppvekstmiljøer og tjenester - Ansatte har gode arbeidsplasser og nødvendig kompetanse - Bydelens tjenester har forsvarlig kvalitet, kapasitet og brukermedvirkning - Bydelen har en effektiv miljø- og ressursforvaltning og bidrar til bærekraftig utvikling Kvaliteten skal nå oppgraderes til Kvalitetslosen som blir tilgjengelig på intranett, og her vil temaet Forflytning være enda sterkere representert og rutinene for forflytning skal gjennomarbeides og oppdateres. 3.0 Mål 3.1 Effektmål 1. Bydel Bjerke har etablert en permanent forflytningslab. 2. Det er laget kursmanual for kursinstruktører. 3. Rutinen for forflytningsteknikk er tilpasset nytt kvalitetssystem (Kvalitetslosen) 3.2 Resultatmål 1. Gjøre kurset tilgjengelig for bydelene ved å lage en kursmanual for kursinstruktører. 2. Sette opp anbefalinger til krav som må oppfylles for at ansatte uten fysioterapiutdannelse skal kunne holde kurset. 4
3. Utrede mulighet for å etablere forflytningslab i Bydel Bjerke. 4. Søke om midler til å etablere forflytningslab forutsatt at man finner egnede lokaler. 5. Vurdere mulighet for å etablere et ambulant forflytningsteam, eventuelt vurdere hvordan man kan få til et samarbeid mellom bydelene (sentralt finansiert, spleiselag avhengig av antall ansatte, spleiselag avhengig av bydelsstørrelse) 6. Lage rutine for forflytningsteknikk i Kvalitetslosens system i Bydel Bjerke. 4.0 Gjennomføring 4.1 Lokaler til forflytningslab For å kunne søke om midler fra NAV til utstyr til en forflytningslab må vi finne egnede lokaler til det. I denne sammenheng har vi vært i kontakt med Hallstein Murtnes fra sykehjemsetaten. På Økern sykehjem er det mulig å leie et rom fra og med januar 2011. Disse lokalene er i umiddelbar nærhet, og der vil de ansatte ha mulighet til å øve på det de har lært på kurset på egenhånd. Dette vil ha en årsleie på kr 10 000. I perioden fra september til desember 2010, skal delprosjektleder Marthe Hafstad Augdahl holde kurs i lokalene til bydel Østensjø. 4.2 Søknad til NAV Søknad til NAV om systemrettede tilretteleggingstilskudd er i denne delen av prosjektet blitt ferdig utarbeidet og sendt til vurdering hos NAV. Følgende momenter er viktige i en søknad om systemrettede tilretteleggingstilskudd: - Virksomheten vektlegger et helhetlig IA-perspektiv: tilrettelegging, forebygging og utvikling - Søknaden er forankret på overordnet nivå i virksomheten - Samarbeidet om tilretteleggingstiltaket i virksomheten er partsammensatt (leder, tillitsvalgt og HMS-utvalg). - Kartlegging og analyse i forkant eller som en del av søknaden - Tydelig målsetting og forventet effekt med hensyn til målene i IA-avtalen - Klare evalueringspunkter med tidsplan - Tiltak og aktiviteter må knyttes tett til arbeidsplassen og ta utgangspunkt i lokale utfordringer og muligheter (f.eks høyt sykefravær) - NAV Arbeidslivssenter Oslo deltar/tas med på råd i planleggingen/gjennomføringen av tiltaket (når summen det søkes om er av en viss størrelse) - Beskrivelse av tiltaket (hva gjøres av bedriften selv og hva gjøres av andre) og en oversikt over kostnader legges ved søknad 5
Se søknad i vedlegg 4.3 Utarbeidelse av kursmanual for kursinstruktører For å gjøre det mulig for andre fagpersoner enn fysioterapeuter å holde kurs i forflytningsteknikk, er det nødvendig at det blir utarbeidet en kursmanual for kursholdere. Denne må inneholde: - kort faglig informasjon om hvordan man skal forberede seg til kurset - kursinnhold - gjennomføring av kurset - svar på spørsmål som mest sannsynlig dukker opp 4.4 Utarbeidelse av kursmateriale til kursdeltakere Det lages et forflytningshefte til kursdeltakerne som inneholder stikkordsmessig faglig informasjon fra teoridelen, med plass til egne notater. Fra den praktiske delen av kurset vil det være bilder i forflytningsheftet fra hver forflytningssituasjon som blir gjennomgått. Dette kan også brukes som et hjelpemiddel i hverdagen hvis man føler at man står fast før man har fått rutine på det man har lært. Det vil være plass i heftet til egne notater og eventuelle spørsmål som dukker opp til oppfølgingskurset, samt liste til dokumentering av deltakelse på kurset og forslag på dato til oppfølgingskurs. 4.5 Forslag til samarbeid på tvers av bydelene Se vedlegg 4.6 Tilpassing av kvalitetslosen Kvaliteten er en systemperm utarbeidet av kvalitetsgruppa som inneholder rutiner og prosedyrer for hjemmetjenesten. Den er alltid tilgjengelig for alle ansatte og fungerer som et oppslagsverk for å sikre at alle ansatte er kjent med rutiner i forhold til blant annet HMS og avvik. Dette sikrer også utførelse av god kvalitet til bruker. Kvaliteten skal nå oppdateres til Kvalitetslosen og gjøres tilgjengelig på intranett. Her skal temaet forflytning være enda sterkere representert og rutinene for forflytning skal gjennomarbeides og oppdateres. 6
5.0 Resultater 5.1 Utarbeidelse av kursmateriale Kursmateriale til kursdeltakere og kursmanual til kursholdere er ferdig utarbeidet. Kursmateriale er tilgjengelig på hjemmesiden til Undervisningshjemmetjenesten. Kursmanualen distribueres kun i forbindelse med opplæring av kursholdere. Det er forutsatt at kursholderen har relevant bakgrunn eller utdannelse (fysioterapi), eller deltar på nødvendige kurs for å bli kursholder. Kursmateriale og kursmanual er utarbeidet av fysioterapeut Marthe Hafstad Augdahl og illustrert av Benedicte Bjørntvedt. Frøydis Rørvik stod for den grafiske utformingen. Se vedlegg 5.2 Oppdatering av Kvaliteten Rutinene i Kvaliteten er gjennomarbeidet og ny Kvalitetslos er oppdatert og utarbeidet. Dette innebar små endringer og noen tilføyninger. Se vedlegg 5.3 Respons fra NAV NAV Arbeidslivssenter Oslo gir bydel Bjerke, Hjemmebaserte tjenester, tilsagn om tilskudd for gjennomføring av tiltak. Beløpet deles i to på grunn av at tiltaksperioden går over årsskiftet. Dette betyr for UHT Oslo at vi skal være ferdig med innkjøp av utstyr innen slutten av 2010, og er klare til oppstart av kurs i januar 2011. 6.0 Oppsummering Del 2 av prosjektet Hvordan jobbe smart for å beholde helsa? avsluttes, men føres i den grad videre at vi starter kursvirksomhet i egne lokaler i januar 2011. Kurset vil bli gjort tilgjengelig for alle bydeler i Oslo kommune til kostpris. Kurset varer i 4.5 timer og det er plass til 9 deltakere på hvert kurs. Kurset består av en teoridel og en praktisk del. I teoridelen er det muligheter for samtaler og diskusjoner om forflytning og erfaringer kursdeltakerne har gjort. Her forventes aktive innspill fra kursdeltakerne. Hoveddelen av kurset er forflytningsteknikk i praksis. Kursdeltakerne skal prøve ut forskjellige forflytningssituasjoner, og her forventes det også kreativitet og innspill fra kursdeltakerne. I denne delen av kurset lærer kursdeltakerne også å jobbe med diverse forflytningshjelpemidler. Rollen som pleier og assistent skal rullere slik at alle får erfaring med hvordan det er å forflytte og hvordan det er å forflyttes. 7
Det vil bli holdt et grunnkurs på 4.5 timer, og et oppfølgingskurs på 2,5 timer. Kursene er tilpasset de ulike yrkesgruppenes utfordringer (hjemmesykepleien og praktisk bistand). 7.0 Anbefalinger Det anbefales at Oslo kommune ved Undervisningshjemmetjenesten etablerer et prosjekt ledet av en fysioterapeut i 100 % stilling. Prosjektet skal i løpet av ett år tilby 1800 ansatte i Oslo kommune (dvs. 120 per bydel dersom man fordeler likt uavhengig av bydelsstørrelse) grunnkurs eller oppfølgingskurs i forflytningsteknikk. Den enkelte bydel må selv betale transport til/fra forflytningsbase og vikarkostnader for de som deltar på kurs. Parallelt med kursvirksomhet skal prosjektet også arbeide med å etablere totalt fem forflytningsbaser spredt i Oslo kommune. I løpet av prosjektperioden gjøres en kartlegging av om det er dekkende for Oslos behov å ha 1800 på grunnkurs eller oppfølgingskurs. Kostnader ved et slikt kurs (lønn og drift av tilbudet) vil være ca. 600 000 kroner (tilsvarer ca. 340 kroner per kursdeltaker). Dette inkluderer ikke kostnader ved å etablere forflytningsbaser. Det er sannsynlig at NAV vil gå inn med støtte til å etablere en eller flere slike (i tillegg til den i Østensjø), men det kan ikke garanteres. Det er ikke regnet på kostnader ved å etablere slike baser uavhengig av NAV. 8.0 Dokumentasjon og referanser Per Halvor Lunde, Forflytningskunnskap: Aktivisering, hjelp og trening ved forflytning. Gyldendal Norsk Forlag AS (2003) Forflytningskunnskap informasjonshefte, fra Arbeidsmiljøavdelingen ved Ullevål Universitetssykehus 8
9