Usikkerhetsstyring Morten Skodbo Rambøll Management Consulting
AGENDA HVA ER USIKERHETSSTYRING USIKKERHETSSTYRING I ET PROGRAM ROLLER OG ANSVAR 01 02 03??????
1 HVA BETYR USIKKERHETSSTYRING /RISIKOSTYRING FOR DEG? 2 HVILKE ERFARINGER HAR DU PÅ OMRÅDET?
HVA ER USIKKERHETS- STYRING 01
METODISK UTGANGSPUNKT Beste praksis- rammeverk for usikkerhetsstyring utarbeidet av Axelos - Prince2, MSP og MoR Nasjonal veiledning fra Difiprosjektveiviseren.no bygger i stor grad på disse rammeverkene.
DEFINISJONER Begrep Definisjon Engelsk Norsk Risk Usikkerhet En mulig hendelse, eller ett sett av mulige hendelser, som dersom de inntreffer har en konsekvens for oppnåelse av prosjektets/programmets mål. En usikkerhet er kvantifisert som en kombinasjon av sannsynlighet for å inntreffe og konsekvens for prosjektets/programmets mål dersom den inntreffer. En hendelse kan være en trussel, som kan ha en negativ innvirkning på programmets eller på prosjektets mål, eller en mulighet, som har en gunstig innvirkning på programmets eller prosjektets mål. Risk management Usikkerhetsstyring Systematisk anvendelse av prinsipper, metoder, prosesser og teknikker for å identifisere og estimere usikkerhet, for deretter å planlegge, iverksette og følge opp tiltak.
ULIKE USIKKERHETSKATEGORIER Kategori Virksomhetsmessige forhold Prosjektets/programmets utforming: Forklaring Potensielle hendelser relatert til det virksomhetsmessige grunnlaget for prosjektet/programmet inkl. økonomiske estimater Potensielle hendelser som omhandler det prosjekttekniske setup, scope, organisasjonens modenhet og planlegning av prosjektet / programmet. Markedsavklaring og teknisk løsning: Potensielle hendelser som omhandler markedsavklaringen og den tekniske løsnings oppholdelse av kvalitetskrav og sikkerhet. Interessenter Potensielle hendelser som omhandler interessenters adferd og behov Sluttbrukere og sluttprodukt: Potensielle hendelser som omhandler sluttbrukernes involvering og sluttproduktets oppholdelse av sluttbrukernes behov.
ORGANISATORISKE PERSPEKTIVER I FORHOLD TIL USIKKERHETSSTYRING Lang sikt Strategisk Program Mellomlang sikt Prosjekt Kort sikt Daglig drift
USIKKERHETSHÅNDTERINGSSYKLUSEN Projektor og programmer bør arbeide med usikkerhets i fire faser som beskrevet i figuren ved siden av. Prosessen pågår gjennom hele prosjektets levetid slik at det løpende foretas identifisering, vurdering, planlegning og håndtering av usikkerhet. Usikkerhetsstyringen starter allerede i konseptfasen i et prosjekt eller i identifiseringen av et program, med innledende overveielser om usikkerhetsbilde. Heretter følger en grundig risikoanalyse i planleggingsfasen. Usikkerhetsstyringen fortsetter i de følgende prosjektfaser 4 1 1. Processen innledes med identifisering av usikkerhet. 2. Herefter vurderes sannsynlighet, konsekvens og tidspunkt for at usikkerheten kan inntreffe og potentielle tidlige advarselsindikatorer fastlegges. 3. Deretter skal usikkerhetshåndteringen planlægges ved å angi mitigerende handlinger, som typisk vil minimere sannsynligheten eller konsekvensen av risikoen. 4. Til slutt håndteres projektet usikkerhter og det sikres at det blir fulgt opppå denne håndteringen. 3 2
USIKKERHETSHÅNDTERINGSSYKLUSEN RISKS - BENEFITS 10
ULIKE STRATEGIER FOR HÅNDTERING AV USIKKERHET Strategi Bruk Unngå Unngå trusler, utnytt muligheter. Denne strategien handler om å gjøre en usikker situasjon sikker ved å eliminere usikkerheten. Tiltakene som iverksetter er da rettet mot å fjerne det som er årsaken til usikkerheten. Vanlig at dette innebærer ekstra kostnader for prosjektet/programmet hvilket så må tas hensyn til når overordnet Kost/nytte vurderes. Redusere Overføre Dele Iverksette handlinger som reduserer sannsynlighet og/eller konsekvensen for at en usikkerhet inntreffer. Overføre usikkerheten til en tredjepart. Vanligvis er det knyttet en form for kostnad ved denne strategien. Forsikring er et eksempel. En identifisert usikkerhet deles mellom involverte aktører i endringen. Dette innebærer at usikkerheten fremdeles eksisterer men konsekvensen for prosjektet/programmet blir redusert ettersom som flere deler byrden Akseptere Virksomheten aksepterer usikkerheten uten å gjøre noen ekstra tiltak. Forbrede Akseptere risikoen men lage planer som iverksettes hvis usikkerheten inntreffer
USIKKERHETSSTYRING I ET PROSJEKTFORLØP Formål Som en del av vurderingen av de alternative konseptene blir en vurdering av konseptenes usikkerhet en viktig del Sikre at man har en felles forståelse av hensikten med prosjektet, forventede gevinster og usikkerheten som følger med, samt hvordan usikkerheter og endringer vil bli identifisert, vurdert og kontrollert I forbindelse med kontroll av en prosjektfase skal Prosjektleder samle inn og undersøke usikkerheter, eventuelt eskalere usikkerheter til Prosjektstyret. Formålet med prosessen "Avslutte prosjektet" er å gi et fast punkt der akseptanse av prosjektets produkter bekreftes. Prosjektets usikkerhetsregister og Erfaringslogg lukkes i denne fasen I realiseringsfasen gjennomføres gevinstrealiseringsplanen. Videre må linjeorganisasjonen sikre at de nødvendige endringene og tiltak gjennomføres. Usikkerhet knyttet til gevinstrealiseringen analyseres og ytterligere tiltak vurderes Aktiviteter /verktøy Kartlegg og beskriv de faktorene som er usikre Beregn hvordan de usikre faktorene kan slå ut i tiltakets lønnsomhet Vurder hvordan usikkerheten skal håndteres Identifisere og vurdere prosjektets usikkerheter, usikkerhetsstrategi Oppdatert usikkerhetsstrategi Oppdatert usikkerhetsregister Oppdatert usikkerhetsstrategi Oppdatert usikkerhetsregister Sikre at det er lagt til rette for statusrapportering på gevinster etter at prosjektet er sluttført.
USIKKERHETS- STYRING I ET PROGRAM 02
Prosjekt Program Portefølje En midlertidig organisasjon etablert med den hensikt å levere ett eller flere produkter som bidrar til å realiserer en avtalt business Case Et program er en midlertidig fleksible organisasjon etablert for å koordinerer, lede og følge opp implementeringen av et sett tilknyttede prosjekter og aktiviteter for å levere effekter og gevinster knyttet til virksomhetens strategiske mål En samling prosjekter i en virksomhet som tilsammen understøtte de samlede virksomhetsmål (Prince 2) (MSP) (MOP) 14
USIKKERHET I EN PROGRAMVERDEN PORTEFØLJE Program Program Drift Prosjekt Prosjekt Prosjekt Prosjekt Prosjekt Prosjekt Prosjekt 15
MSP RAMMVERKET Ytre 7 Prinsipper Karakteristikk ved velykkede programmer som skal etterleves Midt 9 Styringstemaer Styrings og kontroll temtikk som muligjgør endringer Indre Transformational flow Den interative prosessen som skaper de ønskede forandringer
GOVERNANCE OF THE PROJECT/PROGRAM BOUNDARIES, GOVERNANCE, TOOLS AND DOCUMENTS 17
RISIKOREGISTER/LOGG 18
THE TRANSFORMATIONAL FLOW Policy Strategy Vision Mandate Programme Brief Identifying a Programme Defining a Programme Programme definition, Control, Framework, and Plans Completion of programme, final lessons learned Closing a Programme Delivering the Capability Realising the Benefits Managing the Tranches Delivery of new or enhanced operational capability
ROLLER OG ANSVAR 03
ROLLER OG ANSVAR - USIKKERHETSSTYRING Roller Ledelsen for programmet eller virksomheten Ansvar Bestemme politikken og rammene for usikkerhetsstyring for prosjektet: organisasjonens risikovillighet, toleranser og eskaleringsprosesser Styregruppeleder- prosjekt/programeier Gevinsteier Seniorleverandør Prosjektleder/programleder Overordnet ansvarlig for: Usikkerhetsstyringen At alle usikkerheter avdekkes Eskalering Identifisere usikkerheter knyttet til brukerne og vikrsomehten både i forhold til drift og gevinster. Gevinsteier har videre ansvar for usikkerhetsstyringen i realiseringsfasen. Identifisere, vurdere og kontrollere usikkerheter knyttet til leveransene. Bidrat til utarbeidelse av usikkerhetsloggen og til å avdekke usikkerheter. Identifisere, vurdere og kontrollere usikkerheter gjennom hele prosjektet. Videre er prosjektledere blant anent ansvarlig for å: eskalere avvik i forhold til avtalte toleransenivåer. Motta informasjon om ufortusette hendleser og kommuniserer dem til styringsgruppen Avtale toleransenivåer og eskaleringsprosedyrer med styringsgruppen for eksempel baseret på stigninger i risikoverdien eller den absolutte risikoverdi PMO eller lignende Projektsupport Følge opp hvordan usikkerhetsstyringen utføres og sikre at den er tråd med avtalte usikkerhetsstrategi. Assisterer projektlederen med å vedlikeholde usikkerhetsregistreringen
TAKK FOR MEG