MØTEINNKALLING. Formannskapet SAKSLISTE 1/15 14/2308 GODKJENNING AV PROTOKOLL - MØTE I FORMANNSKAPET DEN 10.12.2014.

MØTEINNKALLING Formannskapet Sted: Rakkestad Kulturhus, Formannskapssalen Dato: 14.01.2015 Tid: 09:00 SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 1/15 14/2308 GODKJENNING AV PROTOKOLL - MØTE I FORMANNSKAPET DEN 10.12.2014. 2/15 14/331 RAKKESTADHALLENE AS - KOMMUNAL GARANTI FOR LÅN III 3/15 13/1474 OMRÅDEREGULERINGSPLAN - BERGENHUSOMRÅDET 2. GANGSBEHANDLING OFFENTLIG ETTERSYN 4/15 14/414 DISPENSASJON KOMMUNEPLANENS AREALDEL HYTTE FLYTTING FRA GNR 18 BNR 110 - TIL GNR 19 BNR 8 5/15 14/1646 SØKNAD OM DISPENSASJON FRA KOMMUNEPLAN - 231/16 ANDREAS HAMMERSTAD - EIDSBERGVEIEN 38 6/15 14/1840 SØKNAD OM TILLATELSE TIL TILTAK - FRADELING TILLEGGSAREAL ØRNULF MJØRUD 7/15 14/843 UTLEIE AV KOMMUNALE LOKALER - REVIDERING AV UTLEIEREGLEMENT - NY BEHANDLING

8/15 12/3248 RAKKESTAD BOLIGSTIFTELSE - OPPNEVNING AV STYRE 9/15 14/2222 SUPPLERINGSVALG - RÅDET FOR FUNKSJONSHEMMEDE Eventuelt forfall meldes til Servicekontoret tlf. 69 22 55 00 Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Rakkestad, 7. januar 2015 Ellen Solbreække Ordfører

GODKJENNING AV PROTOKOLL - MØTE I FORMANNSKAPET DEN 10.12.2014. Saksbehandler: Ranveig Hansen Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 14/2308 Saksnr.: Utvalg Møtedato 1/15 Formannskapet 14.01.2015 Rådmannens forslag til vedtak Protokollen fra Formannskapets møte den 10.12.2014 godkjennes. Vedlegg Protokoll fra Formannskapets møte den 10.12.2014 Side 3 av 25

RAKKESTADHALLENE AS - KOMMUNAL GARANTI FOR LÅN III Saksbehandler: Alf Thode Skog Arkiv: 256 Arkivsaksnr.: 14/331 Saksnr.: Utvalg Møtedato 2/15 Formannskapet 14.01.2015 Kommunestyret Rådmannens forslag til vedtak Rakkestad kommunestyre viser til sitt vedtak i sak nr. 21/14 «Rakkestadhallene AS Kommunal garanti for lån II» og erstatter sitt vedtak i denne sak med følgende nye vedtak: Rakkestad kommunestyre garanterer som selvskyldnerkausjonist for lån til Rakkestadhallene AS som følger: Rakkestadhallene AS flytter lån på inntil kr. 24 633 363 fra KLP Kommunekreditt til Kommunalbanken. Garantivedtaket omfatter hovedstol (kr. 24 633 363) tillagt 10 prosent (kr. 2 463 336). Kommunalbanken gir på basis av den kommunale garanti Rakkestadhallene AS lån på samme vilkår som Rakkestad kommune hadde oppnådd til formålet. Rakkestad kommunes garantiansvar reduseres i takt med at Rakkestadhallene AS nedbetaler lånene. Garantitiden settes til 35 år og 4 måneder. Vedlegg 1. Rakkestad kommunestyre sak nr. 21/14 «Rakkestadhallene AS Kommunal garanti for lån II». 2. Fylkesmannen i Østfold brev av 12.12.2014 «Garanti for lån til Rakkestadhallene AS». Bakgrunn Rakkestad kommunestyre gjorde i møte 27. mars f.å. sak nr. 10/14 «Rakkestadhallene AS Kommunal garanti for lån» - følgende vedtak: Rakkestad kommunestyre garanterer med simpelt forløfte for lån til Rakkestadhallene AS som følger: Rakkestadhallene AS flytter lån på kr. 24 183 363 (pr. 31.12.13) fra KLP Kommunekreditt til Kommunalbanken. Side 4 av 25

Sak 2/15 Kommunalbanken gir på basis av den kommunale garanti Rakkestadhallene AS lån på samme vilkår som Rakkestad kommune hadde oppnådd til formålet. Rakkestad kommunes garantiansvar reduseres i takt med at Rakkestadhallene AS nedbetaler lånene. Kommunalbanken kunne ikke akseptere kommunens garantivedtak fullt og krevde det forsterket på to punkt: - Garantien gis som selvskyldnerkausjon i stedet for som simpelt forløfte hvilket innebærer større sikkerhet for bankens utlån enn en ordinær kommunal garanti. - Garantien omfatter lånets hovedstol (24,183 millioner kroner) tillagt 10 prosent (2,418 millioner kroner). Rakkestad kommunestyre fattet deretter i møte 19. juni f.å. sak nr. 21/14 «Rakkestadhallene AS Kommunal garanti for lån II» - følgende vedtak: Rakkestad kommunestyre garanterer som selvskyldnerkausjonist for lån til Rakkestadhallene AS som følger: Rakkestadhallene AS flytter lån på inntil kr. 24 183 363 (pr. 31.12.13) fra KLP Kommunekreditt til Kommunalbanken. Garantivedtaket omfatter hovedstol ((inntil kr. 24 183 363 (pr. 31.12.13)) tillagt 10 prosent (inntil kr. 2 418 336)). Kommunalbanken gir på basis av den kommunale garanti Rakkestadhallene AS lån på samme vilkår som Rakkestad kommune ville oppnådd til formålet. Rakkestad kommunes garantiansvar reduseres i takt med at Rakkestadhallene AS nedbetaler lånene. Fylkesmannen i Østfold godkjente ved brev av 12.12.14 Rakkestad kommunestyres garantivedtak i sak nr. 21/14. Garantitiden er på 35 år og 4 måneder. Kommunalbanken innvilget 23. desember f.å. Rakkestadhallene AS lån i samsvar med Rakkestad kommunes garantivedtak. Rakkestadhallene AS kapitalutgifter blir som følge kommunens garantistillelse nærmere kr. 600 000 lavere enn de ellers ville vært i 2015. Det styrker selskapets handlingsrom og totale økonomi tilsvarende. Sånn som rådmannen vurderer det, er det til fordel for hele lokalsamfunnet. Dagens situasjon Rakkestadhallene AS har blant annet på grunn av overkurs på lån i KLP Kommunekreditt feilberegnet størrelsen på nytt lån i Kommunalbanken. Det resulterer i at kommunens garantistillelse er kr. 450 000 lavere enn det totale lånebehovet. Marker sparebank mellomfinansierer i øyeblikket dette beløpet. Rådmannens vurderinger Side 5 av 25

Sak 2/15 Rådmannen vurderer det som kurant å øke størrelsen av den kommunale garanti med kr. 450 000 fra kr. 24 183 363 til kr. 24 633 363 - tillagt 10 prosent opprinnelig kr. 2 418 336 mot nå kr. 2 463 336. Det forandrer ingen forutsetninger i saken. Fakta, vurderinger og begrunnelser for garantivedtaket framgår av kommunestyrets vedtak i sakene nr. 10/14 og 21/14. Rådmannen anbefaler kommunestyret å utvide sitt garantivedtak for Rakkestadhallene AS sitt lån i Kommunalbanken med kr. 450 000. Side 6 av 25

OMRÅDEREGULERINGSPLAN - BERGENHUSOMRÅDET 2. GANGSBEHANDLING OFFENTLIG ETTERSYN Saksbehandler: Espen Glosli Arkiv: 143 L12 Arkivsaksnr.: 13/1474 Saksnr.: Utvalg Møtedato 3/15 Formannskapet 14.01.2015 Rådmannens forslag til vedtak Rakkestad kommune legger «Områdereguleringsplan for Bergenhusområdet» ut til nytt offentlig ettersyn. Vedlegg 1. Plankart datert, sist revidert 31.12.14. 2. Planbestemmelser, sist revidert 31.12.14. 3. Planbeskrivelse datert 31.12.14. Bakgrunn Rakkestad kommune vedtok å fastsette områdereguleringsplaner for Rakkestad Sentrum og Bergenhusområdet i 2011. Planprogram for ble vedtatt 6.12.2012. Rakkestad kommune har på grunnlag av planprogram laget forslag til områdereguleringsplaner for Rakkestad Sentrum og Bergenhusområdet etter plan og bygningslovens 12-2. I Rakkestad Sentrum har utviklingen over noen år gått i negativ retning i den forstand at butikker og servicetilbud er flyttet ut av tettstedskjernen eller har blitt lagt ned. Rakkestad kommune har tatt mål av seg om å spille en aktiv rolle for å revitalisere sentrum og tilrettelegge for tilflytting, økt handel og service og sosiale møteplasser. I tidsrommet 31. januar 4. februar 2011 arrangerte kommunen «en plansmie» der det var et hovedmål å legge til rette for og motivere lokalsamfunnet til å mer aktivt å delta i utviklingen og utbyggingen av Rakkestad sentrum. Mange av «plansmias» konklusjoner er videreført i reguleringsplanene for Rakkestad Sentrum og Bergenhusområdet. Rakkestad kommunen fikk laget en stedsanalyse i 2010, mens en kommuneplan der sentrumsområdet ble oppdelt med sentrumsformål og offentlig tjenesteyting øst for jernbanen og næringsformål vest for jernbanen ble fastsatt i 2011. I kommuneplanen ble nødvendigheten av å detaljplanlegge Rakkestad Sentrum og Bergenhusområdet dokumentert. Det heter i kommuneplanen at reguleringsplanene for disse områdene skal utarbeides og fastsettes samtidig. Side 7 av 25

Sak 3/15 Sentralt i planprosessen har stått å tilrettelegge for videreutvikling av infrastrukturen rundt Bergenhuskrysset. Det er et trafikknutepunkt for biler og myke trafikanter og som sådant et krevende krysningspunkt for spesielt skoleelever og øvrige myke trafikanter. Rakkestad Kommune ønsket dessuten en videreutvikling av næringsarealene rundt Bergenhuskrysset sett i sammenheng med tilrettelegging for økt detaljhandel i Rakkestad Sentrum. Områdereguleringsplanen for Bergenhusområdet erstatter gjeldende reguleringsplaner for «Kleven og Elveli», vedtatt 31.1.1991, «Bergenhusområdet», vedtatt 10.11.2005 og «Del av Bergenhusområdet mellom Rv. 22 og rv. 111», vedtatt 2.4.1987. Som formannskap og kommunestyre kjenner til, er områdereguleringsplan for Rakkestad Sentrum forsinket. Bergenhusplanen er forandret relativt mye siden den sist gang lå ute til offentlig ettersyn som følge av egne kommunale prioriteringer, eksterne innspill og offentlige myndigheters innsigelser. Av den grunn bør den legges ut til nytt offentlig ettersyn før den egengodkjennes av kommunestyret. Hjemmel Områdereguleringsplaner er hjemlet i plan og bygningslovens 12-2. Planforslaget skal etter plan- og bygningslovens 4-2 inneholde en planbeskrivelse som beskriver planens formål, hovedinnhold og virkninger samt planens forhold til rammer og retningslinjer som gjelder for området. Planbeskrivelsen skal også etter lovens bestemmelser inneholde en konsekvensutredning av planens virkninger for miljø og samfunn. Innkomne uttalelser Saksfremlegget gir et kort utdrag av innsendte innspill og hvordan de er tatt hensyn til i planarbeidet. Private innspill Advokat S. Fredheim for DegernesLand Eiendom AS Bestemmelsen for området N1 angir en for smal bruk. Det antydes at bestemmelsen innebærer en forskjellsbehandling av arealer eller aktører innenfor planområdet. Kommentar: Innspill er i direkte konflikt med innsigelse fra regionale myndigheter med referanse til kjøpesenterbestemmelsene. Områdereguleringsplanens bestemmelser er omarbeidet for å tilfredsstille ønsket arealbruk i området og innsigelser levert av regionale myndigheter. Side 8 av 25

Sak 3/15 Flere beboere i og ved Arnebergveien Hjorteveien Felles for innspill fra beboerne er at de er imot en åpning av Hjorteveien for gjennomkjøring. Det gir problemer for boligene i nærområdet og kan også skape trafikkfarlige situasjoner i det samme området. Alternativt kan den brukes som gang-/sykkelgjennomfart. Nye adkomster som følge av lukking av utkjøringer til RV 22 tar for mye areal av allerede små tomter. Kommentar: Lukking av avkjørsler er prioritert av styringsgruppa i planarbeidet. Beboer lang RV 22 Rundkjøring i Bergenhuskrysset gir tyngre kjøretøy så store fartsreduksjoner at de støy- og eksosforurenser betydelig mer enn i dag. Kommentar: Rundkjøringen bedrer oversiktlighet, trafikksikkerhet og trafikkavvikling i og rundt Bergenhuskrysset. Dette er til fordel spesielt for myke trafikanter. Verken rundkjøring eller veien opp "Kleva" avviker fra vegnormalen. Trafikksituasjonen er beskrevet i «Delrapport trafikk» fra «Cowi AS». Ingrid Budalen Ønsker at veien «Arnebergveien Hjorteveien» legges utenfor hennes eiendom. I tillegg ønskes det en høyere utnyttelse av eiendommen. Kommentar: Innspill er hensyntatt. Cowi AS på vegne av Ringstad Gårdselskap AS Positiv til etablering av rundkjøring for å forbedre trafikksituasjonen i Bergenhuskrysset. Det forutsetter at det gis mulighet til videreutvikling av eiendommen. Ønsker for sin eiendom BYA på 37 prosent med mulighet for etablering av fullt tilbygg før en rivning eksisterende bebyggelse settes i verk. Justering av formålsgrenser til aktuell bruk. Kommentar: Så langt har innspillene blitt imøtekommet. Side 9 av 25

Sak 3/15 Offentlige myndigheter NVE Fremmer innsigelse på manglende avklaring av kvikkleire og derav følgende skredfare. Kommentar: NGI har blitt engasjert for å avklare mulige skredfarer. Dette er inkludert i planbeskrivelsen. Østfold fylkeskommune Innsigelser Manglende bestemmelser når det gjelder øvre grense for totalt handelsareal. Det er for små/manglende områder avsatt til lekeplasser/uteoppholdsarealer. Østfold fylkeskommune mener dessuten at barn og unge har fått for liten plass i denne områdereguleringsplanen. Støy må følges opp i videre planlegging og prosjektering. Det gjelder også dokumentasjon på ivaretakelse av universell utforming. Kommentar: Bestemmelsene er strammet opp for å spisse bruken av områdene slik at det ikke skal oppstå konflikt med kjøpesenterbestemmelsene. Det er tatt inn et lekeområde med bestemmelser ved idrettsplassen. Fylkesmannen i Østfold Innsigelser ROS - analyse er mangelfull. Manglende begrensninger av framtidig handelsvirksomhet når det gjelder kjøpesenterbestemmelsene. Anbefaler at planen gjennomgås for å forbedre utearealer og støyforhold. Kommentar: Bestemmelsene er strammet opp for å spisse bruken av områdene slik at det ikke skal oppstå konflikt med kjøpesenterbestemmelsene. I denne planen er risikovurderingsskjema inkludert i planbeskrivelsen. Det lukker innsigelse angående manglende ROS analyse. Statens Vegvesen Statens vegvesen leverer innsigelse på at undergang ved Strømfossveien under rv 22 ikke holder kravene til universell utforming. Side 10 av 25

Sak 3/15 Kommentar: Ifølge Cowi AS utregninger oppfyller denne undergangen kravene til universell utforming. Dette baserer seg på følgene utregning: Terrenghøyde ved vegkant på rv. 22 ved kulvert er på ca. 102,5 m. Beregnet høydeforskjell topp asfalt ved kulvert og bunn gs-veg inne i kulverten er på ca. 4,0m som tilsvarer 3,1 meter frihøyde (minimumskrav ihht. hb 017) inne i kulvert + ca. 0,9 m konstruksjonstykkelsen inklusive asfalt. Lengde på rampe ned fra øst langs fv. 124 Strømfossveien er ca. 75 m lang, med terrenghøyde 102,0 m ved start og 98,5 inne i kulvert. Dette gir en høydeforskjell på 3,5 over 75 meter lengde. Stigning er under 5 prosent. Lengde på rampe ned til kulvert langs rv. 22 er ca. 50 m lang, med terrenghøyde 101,5 ved start og 98,5 inne i kulvert. Det er fallende terreng fra kulvert og sydover. Dette gir en høydeforskjell på 3,0 m over en lengde på 50 m. Stigning er på 6 prosent. I forhold til universell utforming og kriterier i forhold til «nye hb 017» er dette innenfor kravene. Maksimal tillatte stigning utenfor sentrumsområder er 7 prosent når stigningens lengde er på 35-100 meter. Undergangen er av den grunn ikke forandret. Andre faktaopplysninger Endringer fra forrige runde med offentlig ettersyn Bestemmelsene er endret for tilpasning til innsigelser. Plankartet er korrigert. Planbeskrivelsen er delvis korrigert idet den kun er gjelder for Bergenhusplanen. Informasjon er lagt til som ledd i å lukke innsigelser. Plankart: Lagt til lekeområde ved idrettsplassen. Endret noe langs Arnebergveien - Lundborgveien. Endret fra FS til KS for eiendommen, gnr. 6 bnr. 207. Gnr. 6 bnr. 7 og 9 mellom Kleven utleieboliger og Gamle Bergenhus skole nederst formål fra FS til KS. Gang sykkelvei lagt til fra Haldenveien til Strømfossveien. N5, N 8 og N 9, Næring, endret til N/T 1-2 a og b næring og tjenesteyting. Bestemmelser er tilpasset. BFK 1 og 2 heter nå B/N 1 og 2 endret fra bolig, forretning og kontor til bolig og næring. Helse- og miljøkonsekvenser Planarbeidets formål er å legge til rette for videreutviklingen av infrastrukturen rundt Bergenhuskrysset som er et trafikknutepunkt både for biler og myke trafikanter. Bergenhuskrysset er et viktig og krevende krysningspunkt for skoleelever og andre myke trafikanter. Side 11 av 25

Sak 3/15 I tillegg har kommunen ønsket å se videreutvikling av næringsarealene rundt Bergenhuskrysset i sammenheng med tilrettelegging for økt detaljhandel og bokvalitet i Rakkestad Sentrum. Planforslaget åpner for en rundkjøring i Bergenhuskrysset. Det vil gi bedre trafikkavvikling reduserer farten og bedrer dermed trafikksikkerheten i området. Myke trafikanter kan krysse rv. 22/111 på en sikrere måte. Det tilrettelegges for undergang under veisystemene. Videreutviklingen av næringsarealene vil i henhold til planforslaget ikke medføre vesentlig vekst i stedets detaljvarehandel. Planforslaget tar hensyn til retningslinjer for støy og universell utforming i alle utomhusområder. Økonomi Bergenhusplanen blir gjennomført i samsvar med budsjetter sist revidert 31.10.14. Planen gir ingen direkte utgifter for Rakkestad kommune. En kommunal forskottering av rundkjøring og kryssing av rv 22/111 for mye trafikanter, blir i så fall en budsjett- og økonomiplansak. Stortorgetområdet er gitt et kombinert reguleringsformål forretning tjenesteyting som kan skape en forventning om kommunalt/offentlig oppkjøp av eiendommen. Administrasjonens vurdering Rådmannen vurderer at områdereguleringsplanen i hovedtrekk er lik den som ble lagt ut på offentlig ettersyn i forrige runde. Den er endret på enkelte punkter etter innspill og innsigelser som resulterer i at det har blitt en bedre plan. Omfattende prosesser ligger til grunn for planforslaget. Spesielt gjelder innsigelsene rundt kjøpesenterbestemmelsen. Rakkestad kommune har hatt flere diskusjonsog avklaringsmøter med innsigelsesmyndighetene før det endelige planforslag nå foreligger i en form alle parter ser ut til å akseptere. Rådmannen er av den oppfatning at det forliggende planforslag er et godt verktøy for fremtidig utvikling av så vel Bergenhusområdet som Rakkestad Sentrum. Den aktuelle områdereguleringsplan anbefales å bli lagt ut på offentlig ettersyn. Side 12 av 25

DISPENSASJON KOMMUNEPLANENS AREALDEL HYTTE FLYTTING FRA GNR 18 BNR 110 - TIL GNR 19 BNR 8 Saksbehandler: Espen Glosli Arkiv: GBR 18/110 Arkivsaksnr.: 14/414 Saksnr.: Utvalg Møtedato 4/15 Formannskapet 14.01.2015 Rådmannens forslag til vedtak Rakkestad kommune gir dispensasjon fra kommuneplanens bestemmelser for oppføring av fritidsbebyggelse på gnr 19 bnr 8 forutsatt at alle bygninger fjernes på eiendommen gnr 18 bnr 110 og at eiendommen tilbakeføres til avgivereiendom. Vedtaket betinger at alle bygningsdeler på festetomter gnr 19 bnr 8 festenummer 1 og 2 fjernes og festeeiendommen slettes. Søknad om rivning av hytte må senest foreligge samtidig med byggesøknad for ny hytte. Vedlegg 1. Søknad datert 27.02.2014 2. Kartutsnitt 22.12.2014 3. Naturtyper. Lok.nr 560 Vestre Kølabonntjern Bakgrunn Søker eier i dag en hytte som ønskes revet og erstattet av et nybygg. Han vil primært flytte hytten til egen eiendom som ligger ca. 900 meter fra Honningen. Eksisterende tomt er tenkt tilbakeført til «eier av omkringliggende skog» i det området som hytten ligger (Vestre Kølabonntjern). Hjemmel Plan og bygningslovens 19 omhandler dispensasjon. Andre faktaopplysninger Det er tidligere gitt dispensasjon fra kommuneplanens bestemmelser som gjelder fritidsboliger der hvor ny plassering er gunstigere enn den eksisterende lokaliseringen. Helse- og miljøkonsekvenser Tiltaket ligger i nedslagsfeltet til Honningen der Rakkestad kommune har brønner til drikkevann. Det gjør også hytten som er planlagt revet. Situasjonen vil derfor bli tilnærmet Side 13 av 25

Sak 4/15 uendret. En ny hytte får ikke er innlagt vann og de sanitære forhold må løses på en tilfredsstillende måte. Hytta er skissert utenfor hundremetersbeltet til Honningen. Rådmannens vurderinger er at tiltaket har positive miljøkonsekvenser. Økonomi Ingen. Administrasjonens vurdering Rakkestad kommunes kommuneplan 2011 2022 åpner ikke for spredt oppføring av fritidsboliger, men det er i enkelttilfelle gitt tillatelser til erstatningsbygg for eksisterende fritidseiendommer. Rådmannen er av den oppfatning at rivning av eksisterende hytte og oppføring av ny fritidsbolig er i tråd med kommuneplanens intensjoner og retningslinjer. Når det gjelder å sette opp nytt bygg på et annet sted, blir det en dispensasjon som er å sidestille med en dispensasjon til oppføring av ny fritidsbolig. Det er derfor en forutsetning av plasseringen har overvekt av positive sider sammenlignet med den opprinnelig lokaliteten. Vurdering av alternativene etter kommunens temakart: Begge tomtene ligger i et viktig friluftsområde. Eksisterende hytte ligger ved merket tursti. Ved en fjerning av hytten som ligger 40 meter fra Vestre Kølabonntjern, øker tilgjengeligheten for allmenheten i og ved dette vannet. Vestre Kølabonntjern har registrert naturtype med rødliste art, se vedlegg. Dette er ikke tilfelle ved Honningen. Begge plasseringene ligger i et svært viktig viltområde. Totalt sett er den nye lokaliseringen å foretrekke. Rakkestad kommune er av den oppfatning at ny plassering på fjell kontra myr på opprinnelig lokalisering, vil forbedre forholdene til så vel allmenhetens ferdsel og bruk av områdene som forholdene beskrevet i naturmangfoldloven. I tillegg blir ny hytte liggende utenfor 100 metersbeltet til vann og vassdrag. Rådmannen mener derfor at vilkårene for å gi dispensasjon fra kommuneplanens bestemmelser er til stede forutsatt at eksisterende hytte rives og eiendommen gnr 18 bnr 110 overføres til skogeiendommen rundt hytta. Festeeiendommer til gnr 19 bnr 8 festenummer 1 og 2 slettes. Spor etter eksisterende hytte på disse eiendommene fjernes. Side 14 av 25

SØKNAD OM DISPENSASJON FRA KOMMUNEPLAN - 231/16 ANDREAS HAMMERSTAD - EIDSBERGVEIEN 38 Saksbehandler: Marius Raael Arkiv: GBR 231/16 Arkivsaksnr.: 14/1646 Saksnr.: Utvalg Møtedato 5/15 Formannskapet 14.01.2015 Rådmannens forslag til vedtak 1. Rakkestad kommune gir i henhold til 19-2 i lov om planlegging og byggesaksbehandling dispensasjon fra reguleringsplan Holøsåsen 1 bestemmelse for oppføring av garasje: 4 «etter bygningsrådets skjønn», i praksis 70 m2, på gnr 5 bnr. 268, Hestehovveien 15 i Rakkestad kommune. 2. Det gis dispensasjon fra reguleringsplan Holøsåsen 1 sin bestemmelse om utnyttelsesgrad på 10-20%, hvor den nærværende eiendom er bebygd med 30% m2 av tomtestørrelsen. Vedlegg Ingen Bakgrunn Søknad om dispensasjon fra kommuneplanens arealdel er datert 07.10.14. Søknaden er registrert inn i kommunen 20.10.14. Tiltakshaver er Andreas Hammerstad. Søknaden gjelder oppføring av en frittstående garasje med et bebygd areal BYA på 155 m2. Høyden er 6,1 m. Det er bestående uthus/garasje på tomten i dag av eldre dato. Tiltakshaver har oppgitt areal som skal rives til 148 m2, mens bygget er matrikkelført med 113 m2. Tomten er oppgitt til 1025 m2. Eiendommen ligger i området som er omfattet av reguleringsplan for Holøsåsen 1. Fra før står det en enebolig og tre sammenbygde garasjer/uthus på eiendommen. Uthuset er i dag i dårlig forfatning ifølge tiltakshaver, og de er nok av eldre dato, da bygget ikke finnes i kommunens arkiver, og det er trolig ikke omsøkt. Hjemmel Plan- og bygningsloven av 2008 19-2. Reguleringsplan Holøsåsen 1 vedtatt 19.11.1973 4. Andre faktaopplysninger Tiltaket er i strid med reguleringsplanens bestemmelser om utnyttelsesgrad og bygningsrådets skjønn ved oppsetting av garasje og er avhengig av dispensasjon for å kunne få tillatelse. Side 15 av 25

Sak 5/15 Plan- og bygningslovens 19-2 gir mulighet til å dispensere fra lov, vedtekt, forskrift og planer dersom det foreligger en særlig overvekt av positive samfunnsmessige grunner. For at lovvilkåret skal være oppfylt, må det foreligge spesifiserte, klare grunner som etter en nærmere konkret vurdering veier tyngre enn de hensyn bestemmelsene skal ivareta. Kommunen står imidlertid fritt til å avgjøre om dispensasjon ikke skal gis, selv om det foreligger en klar overvekt av positive grunner. I medhold av PBL 19-1 er det søkt om dispensasjon reguleringsplanens bestemmelser, som nevnt tidligere. Reguleringsplanens bestemmelser har som formål å begrense utbygging av et garasjeareal til annet enn et normalt behov for garasjering og bodplass for en boligeiendom. Det er ikke ønskelig med store uthus på slike eiendommer som da kan tas i bruk til uønsket næringsvirksomhet. Med uønsket næringsvirksomhet i denne sammenheng menes virksomheter som går ut over begrepet hobby. Slike virksomheter vil kunne medføre mer trafikk, mer forsøpling og i enkelte tilfeller forurensing i form av uønsket avløp. Det er en også en uskreven regel om at en garasje skal underordne seg boligen både i størrelse og utforming. Helse- og miljøkonsekvenser Tiltaket vil ikke innebære samfunnsmessige helse eller miljøkonsekvenser. Økonomi Tiltaket vil ikke innebære samfunnsmessige økonomiske fordeler av betydning. Administrasjonens vurdering Det rives bygningsmasse tilnærmet det som er ønsket oppført, og det vil etter vår vurdering gjøre at eiendommen fremstår mer ryddig, samtidig som at biler og lignende kan stå under tak. Bygget fremstår massivt, men er trukket godt tilbake på eiendommen, slik at dette vil redusere inntrykket av størrelsen. Det er ingen særlige grunner som trekker i den ene eller andre retningen i den nærværende sak, og det er ingen samfunnsmessig ulempe å tillate tiltaket, heller ikke blir formålet bak bestemmelsen tilsidesatt, da dette er en begrenset boligeiendom som ikke kan benyttes til næring eller annet. Det er bedre samfunnsøkonomi å godkjenne et slikt bygg som gjør at verdier sikres, enn å avslå og at eksisterende bygningsmasse består og forfaller ytterligere. Side 16 av 25

SØKNAD OM TILLATELSE TIL TILTAK - FRADELING TILLEGGSAREAL ØRNULF MJØRUD Saksbehandler: Espen Glosli Arkiv: L83 Arkivsaksnr.: 14/1840 Saksnr.: Utvalg Møtedato 6/15 Formannskapet 14.01.2015 Rådmannens forslag til vedtak Formannskapet vedtar at del av eiendommen gnr 8 bnr 171 endres fra formål næring til formål bolig i kommuneplanen. Vedlegg 1. Utsnitt av kommuneplan. Bakgrunn Eier av gnr 8 bnr 171 og bnr 193 ønsket i forbindelse med salg av eiendom å justere eiendomsgrensen mellom eiendommene. Det viste seg her at deler av eiendommen er gitt formål næring i kommuneplanen noe som kompliserer den aktuelle prosessen jf. «Administrasjonens vurdering» nedenfor. Dette lar seg ikke uten en endring av formål fradele og legges til boligeiendom som søker ønsker. Hjemmel Plan og bygningsloven 11-17. Andre faktaopplysninger Formålsgrense i kommuneplanen har for dette området vært urørt de siste tre kommuneplan perioder. Området ligger langs innkjøringen til Mjørud AS sitt tidligere industriområde. Økonomi Ingen kjente for Rakkestad kommune. Administrasjonens vurdering Omsøkt areal ligger inntil ett næringsområde men mellom tomter med boligformål. Dette området har ligget slik i de siste kommuneplanene. Kommunen har ikke funnet noen begrunnelse for at dette området ikke er avsatt til boligformål. Slik området fremstår i dag og med den bruken området faktisk har, er det ingen grunn til at området skal ha Side 17 av 25

Sak 6/15 næringsformål. Snarere tvert om. Det konkluderes med at området sannynligvis ved en inkurie eller misforståelse i sin tid ble kategorisert som næringsområde. Rådmannen mener denne feilen bør rettes opp og formålet endres etter søkers ønske. Side 18 av 25

UTLEIE AV KOMMUNALE LOKALER - REVIDERING AV UTLEIEREGLEMENT - NY BEHANDLING Saksbehandler: Kåre Kristiansen Arkiv: 614 &53 Arkivsaksnr.: 14/843 Saksnr.: Utvalg Møtedato 7/15 Formannskapet 14.01.2015 Kommunestyret Rådmannens forslag til vedtak 1. Rakkestad kommunestyre vedtar «Utleiereglement for Rakkestad kulturhus og andre kommunale lokaler». 2. Reglementet gjøres gjeldende fra 1.2.2015. Vedlegg 1. Revidert utleiereglement for kommunale lokaler. Bakgrunn Gjeldende utleieregler vedtatt i kommunestyret 9.12.10 (sak nr. 58/10) har flere uklarheter, mangler og utfordringer. Det er vanskelig å etterleve reglementet fullt ut og det har blitt innarbeidet en praksis som går noe på siden av det. For å oppfylle målsettingen om likebehandling og fornuftig bruk av kommunale lokaler, revideres utleiereglementet gjeldende for kommunale utleieobjekter. Andre faktaopplysninger Rakkestad kulturhus med sin beliggenhet, utforming, tekniske standard og kapasitet er særlig attraktivt som leieobjekt. Likevel er det nok et lite og uforløst potensiale, spesielt som konferanseanlegg. Kombinasjonen mellom de ulike salene/rommene med godt AV-utstyr, bra internettkapasitet og tilhørende restauratørvirksomhet gjør stedet attraktivt. For å kunne «selge» kulturhuset til interesserte leietakere, er det en stor fordel med et godt, oppdatert og gjennomarbeidet reglement som rettesnor. Helse- og miljøkonsekvenser Det er stor etterspørsel etter å leie de ulike kommunale enhetene. Et bedre tilpasset reglement som sikrer likebehandling vil gi både Rakkestad kommune som utleier og de ulike leietakerne større forutsigbarhet. Økonomi Utleiepriser vedtas som en del av budsjettarbeidet hvert år. Side 19 av 25

Sak 7/15 Administrasjonens vurdering Det er viktig at lag og foreninger kan bruke kommunens lokaler uten for store kostnader, men Rakkestad kommune må ha kontroll på utleie slik at blant annet, låserutiner, vaktmesteroppgaver og renhold kan utføres på en forsvarlig måte. Det er også viktig for Rakkestad kommune «å ha kontroll» på utleievirksomheten og styre den så effektivt og økonomisk som mulig. Det betyr at det ikke alltid vil være det ønskede lokalet som tilbys, men det lokalet som Rakkestad kommune finner mest hensiktsmessig ut fra forespørselens innhold. I 2013 var kulturhuset i bruk nesten hver dag. Dette inkluderer kino, møtevirksomhet, fester og all annen utleie. Huset er stort sett avstengt hele juli, i julen og i påsken. Det betyr at det er i bruk stort sett alle dager utenom disse tidspunkt. Det er stor slitasje på kommunale lokaler. Lyd og lysanlegg er mer komplisert enn tidligere. Rakkestad kommune bruker store ressurser på reparasjon og vedlikehold av lokaler og utstyr. Leietakere har også ytret ønske om brukerstøtte til lyd og lysanlegg og generell oppfølging når de leier kulturhuset. I kulturhuset er dette løst ved en avtale med restauratør om å bistå leietakere. Revidert reglement tydeliggjør betingelser for vederlagsfritt lån av kommunale lokaler mandag til torsdag. I helgene påløper økte kostnader for kommunen. Få lag og foreninger har faste møter/øvelser på disse dagene slik at det synes naturlig at det betales leie for disse dagene. Denne ordningen innføres for nye forespørsler. Etablerte leieforhold videreføres kostnadsfritt i 2015. Unntaksvis kan skolelokaler brukes i ferier, dog ikke kostnadsfritt. Det er i den sammenheng et mål å legge til rette for aktivitet for lokale lag, foreninger og andre aktører, og samtidig rasjonalisere og kvalitetssikre kommunens eiendomsforvaltning og utleievirksomhet. Det er også et ønske om å fokusere på brannsikkerhet og trygg og god avvikling av arrangement med skjenking av alkohol når det i reglementet foreslås bruk av vaktmannskap. Overfor brukere forvaltes utleie av Servicekontoret. Her koordineres de interne ressursene som vaktmestertjenesten, renhold og fakturering. Lokaler som omfattes i vedlagte utleiereglement Rakkestad kulturhus Festsal Spisesal Møterom (Formannskapssal, Kommunestyresal, Møterom 1 og 2) Kino-/teatersal, inkl rom bak scene Rakkestad ungdomsskole Gymsal Skolekjøkken Klasserom Side 20 av 25