SLUTTRAPPORT PROSJEKT UFRIVILLIG DELTID RINDAL KOMMUNE: «YOU CAN`T ALWAYS GET WHAT YOU WANT, BUT IF YOU TRY SOMETIMES, YOU JUST MIGHT FIND, YOU GET WHAT YOU NEED» Rindal kommune har i 2012 og 2013 gjennomført et prosjekt for å motvirke ufrivillig deltid i pleie- og omsorgstjenestene. Prosjektet har vært svært vellykket. Knapt 40 personer har fått utvidet stillingene sine til det de ønsker. Gjennomsnittlig stillingsstørrelse for de som ønsket utvidelse er økt fra 38% til 81%. Gjennomsnittlig stillingsstørrelse for alle ansatte som er tilsatt ved de avdelingene som er omfattet av prosjektet er økt til 88%. Prosjektet har bedra rekrutteringen til tjenestene, virket positivt på arbeidsmiljøet, gitt myndiggjorte medarbeidere og bedra omsorgstjenestens omdømme. Prosjektet er besluttet videreført som ei fast ordning fra 03.02.2014. Prosjektet er finansiert av midler fra Arbeidsdepartementet. Bakgrunn for prosjektet Rindal kommune startet i 2007 en diskusjon rundt hva en kunne gjøre for å sikre bemanning, rekruttering og behovet for vikarer i pleie- og omsorgstjenestene. I den forbindelse ble det foretatt kartlegginger av hvilke stillingsprosenter personalet egentlig ønsket å jobbe i. I 2007 svarte ønskene til 5 stillinger, i en ny kartlegging året etter var ønskene tilsvarende 10 stillinger. På mars i 2009 ble det besluttet å sette i gang et prosjekt på Rindal Helsetun hvor en prioriterte å garantere de som gikk i mindre stillinger med arbeid på helg minimum 50% stilling. Prosjektet ble finansiert ved bruk av vikarmidler. Prosjektet ble evaluert etter 2 års drift. Erfaringen var: De personene som var omfattet av prosjektet ga positive tilbakemeldinger. Arbeidssituasjonen deres var blitt mer oversiktlig i og med 6 ukers forhandlingsturnus. Avdelingssykepleierne rapporterte mindre arbeid med innleie av vikarer. Administrativt var det klart mindre arbeid knytta til turn-over i stillingene. Pasientene opplevde bedre kontinuitet. Økonomisk viste det seg at prosjektet var bærekraftig og tilsvarte en kostnad tilsvarende om lag 4 stillinger. Det viste seg likevel vanskelig å rekruttere til de stillingene som jobbet 2. hver helg. Dette omfattet 10 personer. Da det sommeren 2011 ble lyst ut prosjektmidler via Arbeids- og velferdsdirektoratet til satsing mot uønska deltid, besluttet Rindal kommune å søke om midler til å videreutvikle prosjektet. Dette videreutviklingsprosjektet fikk navnet: «You can`t always get what you want, but if you try sometimes, you just might find, you get what you need. Navnet er tatt fra en gammel Rolling Stones låt fra 1969. Tittelen kan være et bilde på at til tross for at en i praksis kan jobbe så mye en vil og trenger i helse- og omsorgstjenestene, så er det vanskelig å få en arbeidskontrakt på det man reelt sett arbeider. 1
Mål for prosjektet Mange ønsker å jobbe deltid, men flere vil ha større stillingsandel. Rekruttering er en av de store utfordringene omsorgstjenestene står overfor. I Rindal kommune kartla vi at 1/3 av de ansatte var over 50 år. Omsorgstjenestene er i utgangspunktet i en unik stilling: Tjenestene kan i praksis tilby folk å jobbe så mye de vil når de vil. Men det er utfordrende å gi folk en arbeidskontrakt på det de reelt sett jobber. Prosjektet ønsket å skape større overenstemmelse mellom disse to forhold. Kunne vi greie det kunne vi få flyttet fokus fra ufrivillig deltid til «ønskejobben», ville det kunne gi tjenestene et mye bedre omdømme. Hovedmål ble derfor: - Rekruttere og beholde medarbeidere til å løse dagens og morgendagens utfordringer i omsorgstjenestene. - Skape større overensstemmelse mellom arbeidskontrakt og det folk reelt sett jobber. Delmål: - Rekruttere tilstrekkelig med lærlinger inn i virksomheten. - Gi alle som ønsker å gå over fra arbeid annen hver helg til tredje hver helg ved å opprette 5 nye 50% stillinger. - Garantere alle som ønsker det minst 50% stilling i prosjektperioden - om mulig tilby alle den stillingsprosenten de ønsker. - Innføre forhandlingsturnus for alle ansatte. Målgruppe for prosjektet Målgruppe var alle ansatte i omsorgstjenestene ved Rindal Helsetun (2 sykehjemsavdelinger), nattvakter og hjemmesykepleien. Opplysninger om deltagere i prosjektet 74 kvinner og 2 menn deltok. Av disse var 75 faglærte og 1 ufaglært. Organisering av arbeidet Det ble etablert ei prosjektgruppe bestående av pleie- og omsorgsleder Ola Sellie (prosjektleder), avdelingssykepleier Reidun Dønnem Nerland, hovedtillitsvalgt for Norsk Sykepleierforbund Anne Kari Brødreskift og hovedtillitsvalgt for Fagforbundet Leif Ove Grytbakk. Forankring av prosjektet i virksomheten Prosjektet har vært forankret hos rådmann og i administrasjonsutvalget. De har vært holdt løpende orientert om framdriften i prosjektet. 2
Samarbeid og medvirkning Hovedtillitsvalgte har vært helt sentrale i prosjektet. De har vært viktige medspillere i planleggingen og gjennomføringen. Plasstillitsvalgte har også vært viktige i den praktiske gjennomføringen som forhandlingsledere. Alle ansatte har alle vært involvert, deltatt og vært konkret berørt av prosjektet spesielt gjennom deltagelse i forhandlingsturnus. Selve organisasjons- og utviklingsprosessen har kommunen stått for selv. Men kommunen har hatt hjelp av eksterne aktører mht. opplæring på nytt turnusprogram og skolering i forhandlingsturnus. Beskrivelse av tiltaket/ene Prosjektet har hatt 3 faser: Fase 1 (2009-2012): Alle som gikk i små helgestillinger fikk justert opp stillingen sin til minimum 50% (forprosjekt). I denne fasen måtte 3,5 stilling finansieres med vikarmidler. Fase 2 (2012-2013): En hadde en blanding av folk som jobba annen hver helg og tredje hver helg. Alle fikk tilbud om tredje hver helg. I den forbindelse ble det opprettet 5 nye stillinger på 50%. Det ble innkjøpt nytt turnusprogram og innført forhandlingsturnus for alle som jobbet i tjenestene. I denne fasen måtte 6-7 stillinger finansieres med vikarmidler. Fase 3 (2013-2014): Alle fikk ønske seg den stillingsprosenten de ønsket kommende år og fikk oppfylt det. I denne fasen måtte ønsker tilsvarende 13-14 stillinger finansieres med vikarmidler. Forhandlingsturnus: Forhandlingsturnus er innført ved alle avdelinger. Gjennom 6 ukers turnuser har en oversikt over forventer fravær i perioden og kan fordele vakter og fylle opp bemanningsplan. Det er faste forhandlingsledere ved hver avdeling. Disse får godtgjøring for jobben og har fått spesiell opplæring i arbeidstids- og turnusregler generelt, og spesielt i forhandlingsturnus. Vakter tilsvarende lag 10 hele stillinger har vært fordelt gjennom forhandlingsturnus i 2013. Det har vært inngått en lokal avtale med tillitsvalgte både i forhold til prosjektet og i forhold til forhandlingsturnus. Turnusprogram: Det ble innkjøpt nytt turnusprogram som kunne takle forhandlingsturnus. Personalet kan legge inn sine ønsker før forhandlingsmøtet og så blir dette ev. justert gjennom forhandlinger i møtene. 3
Opplæring: Alle ansatte har fått grunnopplæring i det nye turnusprogrammet. I tillegg har forhandlingslederne, avdelingssykepleierne og tillitsvalgte fått mer omfattende opplæring i bruk av turnusprogrammet. Styring: Det ble etablert et styringssystem for å holde hånd på økonomien. En har hver måned kunnet følge med på hvor godt en har klart å fylle opp ønskene. Det har vært betydelige flere vakter med undertallighet enn overtallighet i forhold til opprinnelig bemanningsplan. Prosjektgruppa og ledelsen har jevnlig hatt møter for å følge med på ressursutnyttelsen. Disse hadde også ansvar for å vurdere fase 3 i prosjektet. Styringen av prosjektet har vært krevende. Omsorgstjenestene har en travel hverdag og det har vært nødvendig å bruke tid og energi på å holde god oversikt over økonomi og styring. Lærlinger: Kommunen har rekruttert læringer som i stor grad har fylt opp den undertalligheten en har hatt i forhold til bemanningsplan. På det meste hadde kommunen 9 lærlinger i helsearbeiderfaget. I prosjektperioden har kommunen tilsatt 3 helsefagarbeider etter endt læretid. Ressursbruk Prosjektmidlene har vært benyttet til: - Opplæring i forhandlingsturnus - Innkjøp og opplæring av nytt turnus-/vikarprogram - Forhandlingsmøter - Dekke overtallighet i forhold til bemanningsplanen Det har selvsagt gått med tid i forbindelse med opplæring både i forhandlingsturnus og i bruk av det nye turnusprogrammet. I 2012 og i 2013 ble det holdt til sammen 8 forhandlingsmøter hvert år, pluss 1 i 2014. Alt personale har deltatt i disse møtene. Prosjektet har vært på dagorden så å si i alle ledermøter i perioden. I tillegg har det vært dialog og tema på personalmøter og avdelingsmøter. Kompetansen har blitt styrket i perioden. Sykepleierdekningen har blitt bedre og en har fått rekruttert egne lærlinger til fagarbeiderstillinger. Når det gjelder bemanning tilsvarte ønskene om økning i stilling i 2013 om lag 13 hele stillinger på året. Ønsker tilsvarende 3 stillinger ble «direkteplassert» i definerte lengre vikariater, mens 10 stillinger ble løpende håndtert gjennom forhandlingsturnus. Ønskene for 2014 ligger på samme nivå. 4
Konklusjonen er at prosjektet går økonomisk i «break even». Den løpende drifta av prosjektet har latt seg finansiere innenfor den økonomiske ramma tjenestene har. Oppfølging av prosjektet Rådmann, kommuneledelsen og administrasjonsutvalget har vært løpende orientert om prosjektet. Det har ikke vært avvik i forhold til mål og framdriftsplan. Det var gjort en større evaluering høsten 2013 mht. om prosjektet skulle gå over i ordinær drift. Resultater i henhold til målene som er satt i søknaden Tiltakene har fjernet ufrivillig deltid i de deler av virksomheten som har vært omfattet av prosjektet. Understående tabell forteller resultatet høsten 2013 og gjelder for 2014 også. Følgende ble rapportert inn til prosjektet høsten 2013: Ved oppstart Nå/ ved avslutning Årstall 2012 2013/2014 Antall ansatte totalt ved arbeidsstedene som er med i prosjektet 76 76 Antall heltidsansatte samme steder 9 15 Antall uønsket deltid samme sted 37 0 Gjennomsnittlig stillingsstørrelse av de som ønsket større stilling 38,3 81 Gjennomsnittlig stillingsstørrelse alle ansatte i avdelingene som er med i prosjektet 64,8 87,6 En har ikke sett effekt på sykefraværet. I og med at alle ansatte har vært med på prosessen har dette vært en utviklingsprosess for hele organisasjonen. Den har ført til større myndiggjøring av ansatte og de ansatte får større innflytelse på sin egen arbeidstid. Kontinuiteten er blitt bedre prosjektet har ført til lavere bruk av vikarer. 57,7 % (2442 vakter) av vikarbehovet har vært dekt opp av prosjektets 10 stillinger, mens 42,3% (1787 vakter) har vært leid inn utenom i 2013. Av de som har vært innleid utenom prosjektet har 5
ferievikarer og ekstravakter pga. økt arbeidsmengde utover bemanningsplan vært en betydelig del. Oversikt over hvordan en har finansiert de 10 stillingene: Fødselsvikar Vakante vakter Sykevikar Ferievikar Ekstravakter Kompetansen i tjenesten har økt. En har fått merkbart bedre søkning på ledige stillinger. Mens en tidligere fikk for lite søkere i forhold til behov ser vi f.eks. ved siste utlysning at vi fikk flere søkere på sykepleierstillinger enn vi kunne tilsette. Kommunen har heller ikke hatt problem med å rekruttere lærlinger i helsearbeiderfaget. En har også hatt god søkning til ferievikariatene av lokale ungdommer. Omsorgstjenestene har aldri benyttet vikarbyrå. Det er kun en person i 0,5 stilling som ikke er besatt av faglært personell. Samarbeidet mellom arbeidsgiver og arbeidstakerorganisasjonene har blitt styrket i og med at dette har vært et prosjekt vi har jobbet sammen om. Når det gjelder formidling av resultater og erfaring har det vært reportasjer i flere aviser (Adresseavisen 2/6-2013, Sør-Trøndelag 9/11-2013, Driva 18/11-2013, Tidens Krav 11/11-2013). Det har også vært oppslag på flere nettsteder, f.eks. www.trollheimsporten (7/11-2013). I tillegg har det vært informert om prosjektet i flere interkommunale fora i Møre og Romsdal (13 kommuner) og i Sør-Trøndelag (12 kommuner). Rindal har også hatt besøk fra andre kommuner og Rindal vært i andre kommuner og informert og delt erfaringer. Vi har opplevd stor interesse for erfaringene. To masterstudenter i kunnskapsledelse holder f.t. på med en masteroppgave om prosjektet. Planer for videreføring Administrasjonsutvalget i Rindal kommune vedtok 1/11-2013 å videreføre prosjektet som ei fast ordning. Det ble derfor gjennomført ei ny kartlegging av ønsker for kommende år, 2014, på november i 2013. Ønskene lå på samme nivå som i 2013. 6
Prosjektet ble derfor avsluttet 02.02.14 og gikk over i permanent drift. Det er lagt opp til samme arbeidsmåte og med årlige ønskerunder mht. stillingsprosent for kommende år. Vi kan derfor si at i omsorgstjenestene i Rindal er ufrivillig deltid en saga blott! 21/2 2014 På vegne av Rindal kommune Ola Sellie Prosjektleder 7