Konkurransegrunnlag Saksnummer 11/1011, rammeavtale om kjøp av møbler til HELFO 1
Innholdsfortegnelse 1 Om oppdragsgiver... 3 2 Om anskaffelsen... 3 3 Kontaktperson og kommunikasjon... 3 4 Konkurransegrunnlagets struktur... 3 5 Anskaffelsesprosedyre og konkurranseregler... 4 6 Kvalifikasjonskrav... 4 6.1 OBLIGATORISKE OG UFRAVIKELIGE KRAV TIL TILBYDER... 4 6.2 TILBYDERS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING... 5 6.3 TILBYDERS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER... 5 6.4 TILBYDERS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING... 6 7 Krav til tilbudsutforming, merking og innlevering... 6 7.1 TILBUDET... 6 7.2 TILBUDSUTFORMING, SPRÅKKRAV ETC.... 6 7.3 TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET... 6 7.4 ALTERNATIVE TILBUD... 6 7.5 TILBUDETS INNHOLD OG FORMAT... 6 7.6 TILBUDSFRIST OG VEDSTÅELSESFRIST... 8 7.7 INNLEVERING... 8 7.8 BEHANDLING AV TILBUD... 8 8 Tentativ fremdriftsplan... 9 9 Tildeling av kontrakt... 9 2
1 Om oppdragsgiver Helseøkonomiforvaltningen (HELFO) er en ytre etat under Helsedirektoratet og forvalter årlig ca. 24 milliarder kroner gjennom direkte oppgjør til behandlere og leverandører, samt individuell refusjon av utgifter til bl.a. legemidler, tannhelse og helsetjenester i utlandet. I tillegg har HELFO ansvar for ordningen med fastlegebytte, Europeisk helsetrygdkort, frikort for helsetjenester og pasientformidling når sykehusene bryter behandlingsfristen. HELFO har ca. 600 ansatte fordelt på et hovedkontor i Tønsberg og seks regionkontorer, samt enhet for pasientformidling (i Fredrikstad) og et Servicesenter (i Tønsberg). For mer informasjon, se www.helfo.no 2 Om anskaffelsen HELFO hovedkontor, HELFO region sør og HELFO servicesenter skal samlokaliseres i nytt kontorbygg. Det nye bygget er beliggende på Kjelle i Tønsberg, og skal stå ferdig 1. mai 2012. HELFO skal flytte med seg de fleste av møblene som er i bruk i dagens kontorlokaler. Anskaffelsen gjelder kjøp av øvrige møbler. Nærmere beskrivelse av omfang, og krav til leveransen, er gitt i Bilag 1 Kravspesifikasjon. HELFO ønsker å etablere rammeavtale med én leverandør. 3 Kontaktperson og kommunikasjon Alle spørsmål vedrørende anskaffelsen skal rettes til oppdragsgivers kontaktperson Una Ramberg, ved e-post til una.ramberg@helfo.no Spørsmål om anskaffelsen må være mottatt av oppdragsgivers kontaktperson innen 25. januar 2012. Alle spørsmål vil bli besvart i anonymisert form, og publisert på www.doffin.no Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å samle opp spørsmål før publisering. Det er tilbyders ansvar å sørge for å laste ned og gjøre seg kjent med opplysningene som blir lagt ut. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder konkurransen enn nevnte kontaktperson. 4 Konkurransegrunnlagets struktur Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet med følgende bilag: Bilag 1 Kravspesifikasjon Bilag 2 Kontraktsdokument Bilag 3 HMS egenerklæring, se mal her eller last ned fra www.regjeringen.no/fad Bilag 4 Egenerklæring vedrørende etiske forhold Bilag 5 Prisskjema Det tas forbehold om endringer, tillegg eller modifikasjoner av 3
konkurransegrunnlaget underveis. Slike eventuelle rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget vil ikke være vesentlige. Endringer, tillegg eller modifikasjoner vil bli meddelt alle leverandører skriftlig senest 5 dager før tilbudsfristens utløp. Opplysningene som oppdragsgiver gir på forespørsel fra en leverandør, skal umiddelbart også gis til alle de øvrige. 5 Anskaffelsesprosedyre og konkurranseregler Anskaffelsen er omfattet av lov 1 og forskrift 2 om offentlige anskaffelser (heretter benevnt LOA og FOA). Kunngjøring foretas ved bruk av den offisielle norske kunngjøringsdatabasen (DOFFIN), se www.doffin.no, jf. FOA del II. Anskaffelsen vil følge prosedyren åpen anbudskonkurranse, jf. FOA 4-2 a og 5-1. Ved bruk av denne prosedyren, er det forhandlingsforbud jf. FOA 12-1. Dette innebærer at det ikke er anledning til å endre tilbudene, herunder endring av pris, leveringstid eller andre forutsetninger som har betydning for konkurranseforholdet. Tilbyder må derfor inngi sitt beste tilbud ved tilbudsfristen. 6 Kvalifikasjonskrav Formålet med kvalifikasjonskrav er å fastsette et nedre kvalifikasjonsnivå, og hindre at ikke-kvalifiserte virksomheter får anledning til å delta i konkurransen. Dersom ett eller flere kvalifikasjonskrav ikke tilfredsstilles, vil tilbyderne bli avvist jf. FOA 11-10. Følgende kvalifikasjonskrav er ufravikelige minstekrav som alle tilbydere må oppfylle for å få delta i konkurransen: 6.1 Obligatoriske og ufravikelige krav til tilbyder Krav: Tilbyderen skal ha oppfylt sine forpliktelser mht. skatteinnbetaling Tilbyderen skal ha oppfylt sine forpliktelser mht. innbetaling av merverdiavgift Dokumenteres ved: Skatteattest for betalt skatt (skjema RF-1244 utstedt av kemnerkontoret/kommunekasserer), som ikke er eldre enn 6 måneder Attest for betalt merverdiavgift (skjema RF-1244 utstedt av skattekontoret), som ikke er eldre enn 6 måneder 1 Lov av 16. juli 1999 nr. 69 med endringer, se http://www.lovdata.no/all/hl-19990716-069.html 2 Forskrift av 7. april 2006 nr. 402 med endringer, se http://www.lovdata.no/cgiwift/ldles?doc=/sf/sf/sf-20060407-0402.html 4
Dersom leverandøren ikke er merverdiavgiftspliktig ber vi om en skriftlig bekreftelse på dette fra skattemyndighetene Tilbyderen skal ha et fungerende system for helse, miljø og sikkerhet (HMS) Signert egenerklæring vedrørende HMS, se bilag 2 6.2 Tilbyders organisatoriske og juridiske stilling Krav: Tilbyderen skal ha lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke 3 Dokumenteres ved: Signert egenerklæring vedrørende etiske forhold, se bilag 4 6.3 Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav: Tilbyder skal ha erfaring fra relevante og sammenlignbare oppdrag Leverandøren skal ha en god miljøprofil blant annet knyttet til valg av produsent/egen produksjonsprosess, produksjonsavfall og transport av møbler. Dokumenteres ved: Informasjon om tilbyderens viktigste relevante leveranser de siste 3 år, inkl. deres verdi, tidspunkt og mottaker. Angitte oppdragsgivere vil kun bli kontaktet ved behov. Redegjørelse for leverandørens miljøprofil. Dersom leverandøren er miljøsertifisert, vedlegges kopi av miljøsertifikat. 3 Se forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av 8. februar 2008. 5
6.4 Tilbyders økonomiske og finansielle stilling Krav: Tilbyderen skal ha solid økonomi (kredittrating god eller tilsvarende), tilfredsstillende likviditet og lav konkursrisiko Dokumenteres ved: Kredittvurdering fra godkjent kredittinstitusjon, som for eksempel Dun & Bradstreet, Lindorff eller CreditInform. Vurderingen skal baseres på sist kjente regnskapstall med en angivelse om hvordan kredittvurderingen har utviklet seg siste tre år. 7 Krav til tilbudsutforming, merking og innlevering 7.1 Tilbudet Tilbudet skal basere seg på vilkårene i vedlagte avtale, se bilag 2 Kontraktsdokument. 7.2 Tilbudsutforming, språkkrav etc. Tilbudet skal utformes på norsk og bestå av et datert og signert tilbudsbrev inneholdende kontaktopplysninger (navn, adresse, telefon, e-postadresse), bekreftet vedståelsesfrist og forøvrig dokumentasjon som nevnt i konkurransegrunnlaget. 7.3 Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke anledning til å gi tilbud kun på deler av leveringsomfanget som beskrevet i pkt. 2. 7.4 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å inngi alternative tilbud. 7.5 Tilbudets innhold og format 7.5.1 Innhold og inndeling/rekkefølge Tilbudet skal minimum inneholde, i denne rekkefølge: Nr.: Dokumentnavn: Krav til dokumentet: 1 Tilbudsbrev Tilbudsbrevet må være datert og signert av bemyndiget person i tilbyderens virksomhet. 2 Kvalitetsinformasjon Beskrivelse av produktenes tekniske kvalitet, funksjonalitet og design. I tillegg skal leverandøren vedlegge 6
illustrasjoner/bilder av produktene, samt produktprøver på forespørsel. Kostnadene knyttet til dette dekkes av tilbyder. 3 Levering Tilbyder skal oppgi leveringstid for alle møbler som tilbys under rammeavtalen 4 Priser Tilbudets prisavsnitt skal settes opp i henhold til bilag 5 prisskjema. 5 Informasjon om eventuelle underleverandører Tilbyderen har det samlede ansvaret for sine ytelser under avtalen/ rammeavtalen, herunder all oppfølging av eventuelle underleverandører. Tilbyderen skal sammen med tilbudet gi en oversikt over de underleverandører som eventuelt vil bli benyttet, samt en oversikt over hva disse vil bidra med. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å underkjenne valg av underleverandør. Eventuelle økonomiske krav fra underleverandører eller omkostninger i denne forbindelse, skal bæres av tilbyderen og være innkalkulert i tilbudet. 6 Eventuelle forbehold Tilbyders eventuelle merknader/forbehold til avtalen skal vedlegges tilbudet i form av en endringskatalog. Tilbyder skal redegjøre for eventuelle prismessige konsekvenser for punktene i endringskatalogen. Dersom endringskatalog ikke vedlegges, anses avtalens betingelser som akseptert. 7 Kvalifikasjonsdokumenter Dokumentene som kreves levert i punkt 6 skal organiseres i den rekkefølgen de der er nevnt. 7.5.2 Format og antall eksemplarer Tilbudet skal leveres i 2 papireksemplarer, hvorav 1 merket Original og 1 merket Kopi. 7
Orginaleksemplaret skal leveres i ringperm, med skilleark iht. rekkefølge som angitt i punkt 7.5.1. Kopieksemplaret skal være kopivennlig, dvs. ikke være limt, stiftet eller innbundet på en måte som vanskeliggjør kopiering. Papirkvaliteten skal heller ikke vanskeliggjøre kopiering. I tillegg skal det leveres 1 elektronisk eksemplar av tilbudet, fortrinnsvis lagret på minnepinne. Det er IKKE anledning til å inngi tilbud per e-post. 7.6 Tilbudsfrist og vedståelsesfrist Tilbudsfrist er satt til 6. februar 2012 kl. 12:00. Det gjøres oppmerksom på at tilbudet må være oppdragsgiver i hende innen utløpet av tilbudsfristen, dvs. at det ikke er tilstrekkelig at tilbudet er postlagt innen fristens utløp. For sent innleverte tilbud er grunnlag for avvisning. Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til 16. april 2012 kl 24:00. Vedståelsesfristen skal bekreftes skriftlig i tilbudsbrevet. 7.7 Innlevering Tilbudet skal leveres i nøytral, lukket, dobbel konvolutt og merkes med: HELFO konkurranse 11/1011, rammeavtale for kjøp av møbler til HELFOs lokaler i Tønsberg og Åpnes kun av adressat Tilbudet skal sendes til: HELFO hovedkontor v/ Una Ramberg Postboks 2440 3104 Tønsberg 7.8 Behandling av tilbud HELFO vil behandle all informasjon fra leverandør fortrolig. Tilbudet vil ikke bli returnert til leverandør. Eventuelle kostnader tilbyder har ved utarbeidelse, levering og oppfølging av svar på HELFOs konkurransegrunnlag, må dekkes av tilbyder selv og vil ikke bli refundert av HELFO. 8
8 Tentativ fremdriftsplan Oppdragsgiver vil gjennomføre anskaffelsesprosessen iht. følgende veiledende tidspunkter: Hendelse: Kunngjøring av anskaffelse og publisering av konkurransegrunnlag Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget Dato: 10. januar 2012 25. januar 2012 Tilbudsfrist 6. februar 2012 kl. 12.00 Tildeling av kontrakt 20. februar 2012 Kontraktssignering 5. mars 2012 Tilbudets vedståelsesfrist 16. april 2012 kl. 24.00 9 Tildeling av kontrakt Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som har lavest pris/er økonomisk mest fordelaktig. Følgende kriterier vil bli vurdert og vektlagt: Kriterium: Vekt: Dokumenteres ved: Pris 40 % Utfylt prisskjema. Priser skal oppgis eks. mva. Tilbyder er ansvarlig for at alle relevante priser fremkommer tydelig i tilbudet. Kvalitet 30 % Beskrivelse av produktenes tekniske kvalitet, funksjonalitet og design. I tillegg skal leverandøren vedlegge illustrasjoner/bilder av produktene, samt produktprøver på forespørsel. Kostnadene knyttet til dette dekkes av tilbyder. Garantitid 15 % Beskrivelse av garantiordninger som tilbys. 9
Leveringssikkerhet/responstid 15 % Erklæring om responstid på levering, montering og plassering av møbler. 10