SKIPTVET KOMMUNE MØTEINNKALLING Utvalg: HOVEDUTVALG FOR KULTUR OG OPPVEKST Møtested: Skiptvet kommunehus Møtedato: 30.10.2012 Tid: 18.30 Møtesekretær: Karin Elisabeth Bogen Eventuelt forfall meldes til tlf. 6980 60 00 Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaknr.: Side: Tittel 54/12 12/734 REFERATER 2/12 55/12 12/569 MANDAT OG ANSVARSOMRÅDE FOR UNDERUTVALG FOR KULTURVERN OG MUSEER 3/12 56/12 12/667 KUNSTGRESS I SKIPTVET 6/12 57/12 12/686 DRIFTSSTØTTE TIL ASKIM KULTURHUS 9/12 58/12 12/687 SVIDD GUMMI SØKNAD OM 50 000 KR I TILSKUDD 11/12 59/12 12/697 ORIENTERING OM LOKALER TIL FRIVILLIGSENTRALEN 12/12 60/12 12/734 ÅPEN POST 14/12 Skiptvet, den 19. oktober 2012 Lisbet Narvestad Grenager Leder Kjell Eivind Solberg Rådmann
SKIPTVET KOMMUNE Sak 54/12 SAKSFRAMLEGG REFERATER Saksbehandler: Arkivsaksnr.: 12/734 Arkiv: Ingen referatsaker Side 2 av 14
SKIPTVET KOMMUNE Sak 55/12 SAKSFRAMLEGG MANDAT OG ANSVARSOMRÅDE FOR UNDERUTVALG FOR KULTURVERN OG MUSEER Saksbehandler: Per-Morten Bergseth Arkivsaksnr.: 12/569 Arkiv: Saksnr.: Utvalg Møtedato 41/12 Hovedutvalg for kultur og oppvekst 8/28/2012 15/12 Underutvalg for kulturvern og museer 3/21/2012 55/12 Hovedutvalg for kultur og oppvekst 10/30/2012 / Hovedutvalg for næring og teknikk / Formannskapet / Kommunestyret Bakgrunn: Underutvalg for kulturvern og museer (UKM) ønsker seg et klart mandat og ansvarsområde. Dette siden det i dag ikke finnes noe konkret skriftlig rundt temaet. Saksutredning: UKM har sammen med kultursjef utformet et utkast til mandat og ansvarsområde, som de ønsker skal bli godkjent av hovedutvalget for kultur og oppvekst. Forslaget er som følger: Mandat og ansvarsområde. Underutvalg for kulturvern og museer (heretter Museumsstyret) sitt hovedansvar er å ta vare på og formidle bygdas historie med utgangspunkt i Bygdetunet og Nes lensemuseum. Museumsstyret bør søke samarbeid med frivillige organisasjoner og offentlige instanser for i størst mulig grad oppnå god ivaretakelse og aktiv historieformidling. Kommunens tekniske stab forestår vedlikehold på Bygdetunet og Nes lensemuseum. Vedlikeholdet skal planlegges og utføres i god dialog med Museumsstyret, og på en slik måte at anleggene bevarer sin historiske egenart. Museumstyret kan arrangere dugnader eller engasjere frivillige til enkle vedlikeholdsoppgaver. Museumsstyret kan på egen hånd ta opp og engasjere seg i saker som har med dokumentasjon og formidling av Skiptvets historie, også om dette er historie som ikke er direkte knytta opp mot Bygdetunet og Nes lensemuseum. I saker der dette skjer, bør Museumsstyret opprette en dialog med andre som kan ha kunnskaper og engasjement på samme område. Museumsstyret kan fungere som rådgivende utvalg i saker som ikke gjelder Bygdetunet eller Nes lensemuseum der kommunens administrasjon ønsker råd, og Museumsstyret kan på egen hånd uttale seg i slike saker/saksområder som er til behandling i kommunens administrasjon eller politiske utvalg. Kommunens kultursjef, eller den i kommunens administrasjon som rådmannen bestemmer, skal utføre sekretæroppgaver og være bindeleddet til kommunens administrasjon for Museumsstyret. Side 3 av 14
Sak 55/12 Vurdering: Det er viktig at UKM får klare retningslinjer for mandat og ansvarsområde. Dette vil være et godt hjelpemiddel både for UKM og administrasjonen, siden medlemmene i UKM er politisk valgt og at medlemmene sitter for en periode. Kulturvern er også veldig stort og omfattende fagfelt, så det vil være en stor fordel å konkretisere arbeidsoppgavene rundt dette ovenfor underutvalget. INNSTILLING: 1. Ansvarsområdet til underutvalget for kulturvern og museer begrenser seg til området tilknyttet Nes Lensemuseum og Skiptvet Bygdetun. 2. Underutvalget for kulturvern og museer har uttalerett i saker som omhandler Skiptvet bygdetun og Nes Lensemuseum. 3. Underutvalget for kulturvern og museer skal sammen med kultursjef utvikle aktiviteter/tilbud, samt legge til rette for arrangementer på Skiptvet Bygdetun og Nes Lensemuseum. 4. Underutvalget for kulturvern og museer har ansvaret for kontakt med fylkeskommunen og museumsringen i Indre Østfold. 5. Underutvalget for kulturvern og museer skal oppmuntre til samarbeid med frivillige lag og foreninger rundt arrangementer i regi av Nes Lensemuseum og Skiptvet bygdetun. 6. Kulturvern og kulturminner utenom Skiptvet bygdetun og Nes Lensemuseum tilligger Næring og teknikk. 7. Saker vedrørende grunneierforhold tilligger rådmann. 8. Alt byggteknisk arbeid skal gå gjennom Næring og teknikk. Behandling/vedtak i Hovedutvalg for kultur og oppvekst den 8/28/2012 sak 41/12 Behandling: Gunhild Johnsen stilte spørsmål om hun var inhabil da hun er medlem i Underutvalg for kulturvern og museer. Hun fratrådte under behandling av habilitetsspørsmålet. Utvalget vurderte det dit hen at hun var habil. Johnsen deltok under videre behandling av saken. Hovedutvalget ber om at habilitet avklares på generelt grunnlag. Hovedutvalget presiserer at det ikke bør brukes forkortelser i innstillinger. Forslag fra Hovedutvalget: 1. Saken sendes tilbake til saksbehandler for mer klargjørende behandling om kulturvern. 2. Saken fremmes til behandling i hovedutvalg for kultur og oppvekst, i hovedutvalg for næring og teknikk, formannskapet og kommunestyret. Enstemmig som hovedutvalgets endring. Side 4 av 14
Sak 55/12 VEDTAK: 1.Saken sendes tilbake til saksbehandler for mer klargjørende behandling om kulturvern. 2. Saken fremmes til behandling i hovedutvalg for kultur og oppvekst, i hovedutvalg for næring og teknikk, formannskapet og kommunestyret. Side 5 av 14
SKIPTVET KOMMUNE Sak 56/12 SAKSFRAMLEGG KUNSTGRESS I SKIPTVET Saksbehandler: Kjell Eivind Solberg Arkivsaksnr.: 12/667 Arkiv: Saksnr.: Utvalg Møtedato 56/12 Hovedutvalg for kultur og oppvekst 10/30/2012 / Formannskapet / Kommunestyret Vedlegg: 1. Protokoll fra f.skapet april 2012 Bakgrunn: I april ba f.skapet om at administrasjonen fremmer forslag om framdrift for bygging av kunstgressanlegg i Skiptvet. Administrasjonen bes om å vurdere: Plassering av kunstgressanlegget Eierform/samarbeidsmåte som tilfredsstiller kravene for momsrefusjon Finansiering Driftsform og driftskostnader sammenlignet med dagens drift. Saksutredning: Plassering av kunstgressanlegget har ikke vært gjenstand for noen omfattende vurdering i denne saken. Idrettslaget ønsker at kunstgressanlegget skal erstatte dagens grasmatte. Andre plasseringer som har vært vurdert er der hvor grusbanen nå er. Denne banen er imidlertid for liten. Det er ikke diskutert andre alternativer. Dersom kunstgressbanen for eksempel skulle plasseres ved Kirkelund skole ville det medføre enten at begge banene skulle driftes samtidig, eller at idrettslagets fotballaktivitet skulle flyttes til Kirkelund. Det ville kreve andre garderobefasiliteter med mer som ikke finnes der i dag. Juridiske forhold: Det er ingen juridisk forplikteles for kommunen til å bygge kunstgressbane. De juridiske spørsmålene i saken er knytta til eierskap og til regler om momsrefusjon, Økonomiske forhold: Økonomien i prosjektet består av flere forhold: Hvor store er investeringskostnadene? Hvem skal betale investeringen? Merverdiavgiften Hvordan blir driftsutgiftene i årene framover Investeringskostnadene Skiptvet Idreettslag har innhentet et kostnadsoverslag. Dette ser slik ut: Rigg og drift 173 880 Grunnarbeider 2 473 131 Flomlysanlegg 720 540 Kunstgress for fotball 2 104 728 Utstyr for vedlikehold 54 000 Idrettsutstyr 168 000 Side 6 av 14
Sak 56/12 Sum 5 694 279 MVA 1 423 570 Investeringskostnad 7 117 849 I tillegg må det kjøpes inn en lett traktor, ca kr 300 000. Videre er det alltid stor usikkerhet knytta til slike utbygginger. Realistisk sett må vi anta at kostnadene blir 6,5 mill kr pluss 1,625 mill kr i mva, 8,1250 mill kr i alt. Finansiering Idrettsanlegg finansieres ofte med 33 % på idrettslaget, 33 % på tippemidler og 33 % fra kommunen. Hvis idrettslaget eier og driver banen, kan idrettslaget søke momskompensasjon gjennom idrettskretsen. De administrerer en ordning kalt momskompensasjon for investeringer i idrettsanlegg. Denne ordningen blei innført i 2010. Der har det vært penger tilstrekkelig til 80-100 % momskompensasjon hittil. Hvis dette fortsatt holder, så kan idrettslaget få 1,3-1,625 mill kr i momskompensasjon. Problemet er imidlertid at tippemiddelmyndighetene ikke aksepterer denne ordningen som god nok finansiering. De idrettslagene som benyttet denne ordningen har da kalt denne delen av finansieringen for lån. Skiptvet kommune har i økonomiplanen foreslått å bevilge 2 mill kr i tilskudd til kunstgressbanen. Idrettslaget har selv oppgitt at de kan bruke 0,6 mill kr i egne midler.da mangler det 1,2 mill kr som idrettslaget forventer å få i gaver/dugnader.ut fra dette kan finansieringen settes slik: Finansiering med Skiptvet Idrettslag som eier av kunstgresset: Tippemidler 2,7 mill kr Skiptvet kommune 2,0 Skiptvet Idrettslag 0,6 Lån/mva komp 1,625 Gaver/dugnad 1,2 Finansierings behov 8,1250 mill kr Hvis kommunen eier kunstgresset, kan kommunen få refundert momsen gjennom den vanlige kommunale momsrefusjonsordningen. Denne ordningen kompliseres når flere enn kommunen må delta i finansieringen. Kommunen vil ikke få refudert mva på det beløpet som idrettslaget legger inn. Gaver og dugnader må rettes mot kommunen for at kommunen skal få momsrefusjon. Finansiering hvis kommunen eier kunstgresset: Tippemidler 2,7 mill kr Skiptvet kommune 2,0 Skiptvet idrettslag 0,6 MVA komp 1,325 Gaver/dugnad 1,5 Finansiering 8,1250 mill kr Side 7 av 14
Sak 56/12 Årlig driftsutgift Fordelen med kunstgresset er at man slipper gressklipping. Det er Skiptvet kommune som slår gresset nå. Det må gjøres 1-2 ganger pr uke i sommersesongen. Alt annet vedlikehold av fotballbanen utføres av idrettslaget. Kunstgresset må behandles avhengig av bruken. Dels må det etterfylles plastkuler på banen, dels må banen luftes. Det kreves spesielt utsyr til dette. Utstyret er med i finansieringen. Skiptvet Idrettslag tar alt ansvar for vedlikehold av kunstgressbanen uavhengig av eierskap. Eierskap Idrettslaget eier hele baneanlegget selv. Normalt er det mest hensiktsmessig at det er samme person som eier, driver og vedlikeholder anlegg. Så sant det ikke medfører ekstra kostnader samla sett, vil det fortsatt være mest hensiktsmessigb at idrettslaget fortsatt eier og driver fotballbanen. Noen steder har man valgt at kommunen skal eie kunstgresset mens idrettslaget fortsatt eier tomta. Da er det inngått ulike avtaler mellom idrettslaget og kommunen. Avtalene omhandler eiendomsretten til kunstgresset, avtale om retten til å bruke tomta, finansieringen, momsrefusjonen, bruken av banen, vedlikeholdsansvar og vedlikeholdskostnader knytta til banen. Dersom kommunen skal eie kunstgresset, så må innkjøpet gjennomføres i kommunal regi og alle offentlige innkjøpsrutiner følges. Jeg vil anta at idrettslaget står friere. Samtidig vil det være lettere å få til gaver og dugnader i idrettslaget regi, enn i kommunal regi. Vurdering: Brukerne av anlegget vil bli idrettslaget, kommunale virksomheter som skoler og barnehager på dagtid pluss og uorganisert leik når anlegget er ledig. Det vil i alle omstendigheter være idrettslaget som organiserer bruken. I forhold til det antallet som er med i fotballgruppa i idrettslaget nå, så er dette mye penger. Erfaringen fra andre steder ar nok at kunstgresset øker antall deltagere. Kunstgresset skal være tilgjengelig for bruk så sant det ikke ligger snø på matta. Det vil normalt si at banen er tilgjengelig 10 mnd i året. Gressmatta er tilgjengelig ca 4-5 mnd i året. INNSTILLING: Skiptvet kommune gir Skiptvet Idrettslag et tilskudd på 2 mill for å legge om fotballbanen til kunstgressbane. Tilskuddet utbetales når tilskudd om tippemidler er innvilget og anlegget starter. Side 8 av 14
SKIPTVET KOMMUNE Sak 57/12 SAKSFRAMLEGG DRIFTSSTØTTE TIL ASKIM KULTURHUS Saksbehandler: Kjell Eivind Solberg Arkivsaksnr.: 12/686 Arkiv: 223 C Saksnr.: Utvalg Møtedato 79/12 Formannskapet 10/8/2012 57/12 Hovedutvalg for kultur og oppvekst 10/30/2012 / Formannskapet / Kommunestyret Vedlegg: Brev datert 14. september fra Askim Kulturhus Bakgrunn: Kommunene Spydeberg, Trøgstad og Skiptvet har støttet Askim Kulturhus i flere år. Selskapet ber nå om økt støtte i årene framover. Saksutredning: Askim Kulturhus går med underskudd årlig. Kommunene yder slikt tilskudd i 2012: Skiptvet kr 120 000 Spydeberg 100 000 Trøgstad 100 000 Askim 1 700 000 Eidsberg, Hobøl og Marker yter ikke tilskudd nå. Juridiske forhold: Ingen kommuner er forpliktet juridisk til å yte tilskudd, men selskapet er avhengig av tilskudd for å overleve. Økonomiske forhold: Skiptvet kommune bør fortsatt bidra til Askim Kulturhus. Skiptvet har en liten aksjepost i kulturhuset. Vurdering: Skiptvet er den minste kommunen, men bidrar mest av Askims nabokommuner. Folketallet i Skiptvet utgjør ca 70 % av folketallet i hver av kommunene Spydeberg, Trøgstad og Hobøl. Ut fra folketall burde Spydeberg, Trøgstad og Hobøl betalt 170 000 kr hver når Skiptvet kommune betaler 120 000 kr. Eidsberg burde betalt 350 000 kr ut fra samme sammenligning. Det er ingen grunn til å tro at innbyggerne i de øvrige kommunene bruker Askim kulturhus mindre enn Skiptvet. Kommunene i Indre Østfold sammarbeider i mange interkommunale selskaper. De siste årene har Askim og Eidsberg krevd, og fått gjenomslag for, at de mindre kommunene som Skiptvet skal bære større del av kostnadene. Dette motiverer ikke til at Skiptvet skal øke sitt engasjement i kulturhuset med mindre de øvrige nabokommunene inklusive Eidsberg også bidrar med mer. Side 9 av 14
Sak 57/12 INNSTILLING: Skiptvet kommune er villig til fortsatt å bidra med kr 120 000 årlig til Askim Kulturhus dersom nabokommunene, inklusive Eidsberg, er villig til å bidra tilsvarende. Behandling/vedtak i Formannskapet den 10/8/2012 sak 79/12 Behandling: Marit Tangen foreslo at saken oversendes hovedutvalget til behandling. Forslaget fra Marit Tangen ble enstemmig vedtatt VEDTAK: Saken oversendes hovedutvalget for behandling Side 10 av 14
SKIPTVET KOMMUNE Sak 58/12 SAKSFRAMLEGG SVIDD GUMMI _ SØKNAD OM 50 000 KR I TILSKUDD Saksbehandler: Kjell Eivind Solberg Arkivsaksnr.: 12/687 Arkiv: Saksnr.: Utvalg Møtedato 80/12 Formannskapet 10/8/2012 58/12 Hovedutvalg for kultur og oppvekst 10/30/2012 / Formannskapet Vedlegg: Bakgrunn: Svidd Gummi i Askim søker om tilskudd på kr 50 000 for en teaterforestilliong som sjkal koste ca 2,6 mill kr og spilles i Askim i 2013. Saksutredning: Skiptvet kommune bidro ved forrige forestilling. Juridiske forhold: Kommunen har ingen juridisk forpliktelse til å bidra. Økonomiske forhold: Kr 50 000 er mye penger for en teaterforestilling samtidig som det betyr mikroskopisk i forestillingens totale kostnader. Vurdering: Jeg anser at Skiptvet ikke kan bidra med 50 000 til denne teaterforestillingen. INNSTILLING: Skiptvet kommune yter ikke tilskudd til teaterforestillingen Svidd Gummi i 2013. Behandling/vedtak i Formannskapet den 10/8/2012 sak 80/12 Behandling: Ordfører foreslo at saken sendes hovedutvalget til behandling. Ordførerens forslag ble enstemmig vedtatt. VEDTAK: Saken oversendes hovedutvalget for behandling. Side 11 av 14
SKIPTVET KOMMUNE Sak 59/12 SAKSFRAMLEGG ORIENTERING OM LOKALER TIL FRIVILLIGSENTRALEN Saksbehandler: Per-Morten Bergseth Arkivsaksnr.: 12/697 Arkiv: Saksnr.: Utvalg Møtedato 59/12 Hovedutvalg for kultur og oppvekst 10/30/2012 / Formannskapet / Kommunestyret Bakgrunn: Representanter fra styret i Frivilligsentralen har vært på befaring i lokalene i Storveien 33. Styreleder Kari Helgesen Heia ønsket etter dette å orientere kommunen om Frivilligsentralens behov for nye lokaler og mulighetene som ligger i lokalene i Storveien 33. Styret til Frivilligsentralen ønsker at dette blir tatt høyde for i økonomiplanen for 2013 2014. Saksutredning: Skiptvet Frivilligsentral har hatt en økende utvikling de siste 10 årene, virksomheten er rettet mot uføre, eldre, ungdommer, innvandrerkvinner, natteravner o.s.v. Målet er å nå ut til flest mulig aktører som har behov for frivillig bistand, samt utvikle nye møteplasser for innbyggerne i Skiptvet. Hva vi gjør i dag: Frivillig sentralen arbeider målrettet mot folkehelse i alt vi gjør. Folkehelsen er et svært viktig forebyggende arbeid som ikke kan måles i penger. Men som man ser resultater av ved økt trivsel og velvære i hverdagen. Noen av aktivitetene som sentralen har startet er: Matkjøring, aktivitet Anna- stua, Natteravner, Aktivitets- kafé i Aktivitetskjelleren, Seniordans, Følgetjeneste, Strikking av luer og sokker til nyfødte, Gå/stavgang gruppe, Internasjonalt kvinnetreff. Kulturelle spaserstokk, Datakurs og noen småaktiviteter enkeltvis. Dagens utfordringer: Sentralen stiller med frivillige på mange aktiviteter spesielt rettet mot eldre og har både følgetjeneste på Sollia og har et nært samarbeid med Skiptvets lag og foreninger. Dagens hovedutfordring er at økt aktivitet, og nye tiltak under planlegging, begrenses av lokalene til frivilligsentralen. Sentralen består i dag av et kontor på ca 13m2 og aktiviteter for eldre i Aktivitetskjelleren 1gang i uken. All bruk av Aktivitetskjelleren i regi av Frivilligsentralen utover dette må skje etter avtale med lag og foreninger som benytter seg av lokalet. Sentralen ønsker derfor større lokaler i sentrum. Side 12 av 14
Sak 59/12 Muligheter med større lokaler: Med lokaler med større plasskapasitet kan sentralen utvikle nye tilbud og aktiviteter ved siden av de eksisterende. For eksempel: Bridgeklubb, kulturkvelder, bruktsalg, utstilling av arbeider fra lokale kunstnere, leksehjelp, åpent hus og en møteplass for lag og foreninger, senior surf og annen kursvirksomhet, pusterommet en kreativ arena for lag og foreninger. Alternative lokaler: Frivilligsentralen har nå vært i kontakt med huseier som sier seg villig til å leie ut sine lokaler i Storveien 33. Lokalene er på 90m2 fordelt på 3 rom og har sentralfyr. Slik vi ser det er dette de mest egnede lokalene til formålet i Skiptvet i dag. Vi søker herved om å få dekket husleie, strøm og fyringsutgifter. Økonomiske forhold: Husleie pr.år Storveien 33 Medlemskontigent Huseiernes Landsforbund pr.år. Forsikring løsøre og innbo for 3 rom og kjøkken (verdi kr.100.000,-) Estimert strømforbruk pr.år Totalt: Kr.72.000,- Kr.460,- Kr.6.000,- Kr.12.000,- Kr.90.460,- Vurdering: Ved en eventuell vurdering av nye lokaler til Skiptvet frivilligsentral, bør vi se nærmere på lokaler som Vonheim og Idrettshallen før man vurderer det private markedet. Ut fra en økonomisk betraktning anser jeg det som lite realistisk å utvide kommunens engasjement nå. INNSTILLING: Til orientering. Side 13 av 14
SKIPTVET KOMMUNE Sak 60/12 SAKSFRAMLEGG ÅPEN POST Saksbehandler: Arkivsaksnr.: 12/734 Arkiv: Side 14 av 14