Veiledning til registrering i

Veiledning til registrering i VIGO 6..0 -.0.206

Innholdsfortegnelse Side Formidling 3-2 2 Registrering av Bedrifter, Opplæringskontor og Medlemsbedrifter 3-8 3 Registrering av kontrakter 9-37 4 Registrering av prøver 38 44 5 Registrering av Ansatt 45 49 6 Kodeverk + Logg 50 VIGO 6..0 -.0.206 2

Formidling VIGO 6..0 -.0.206 3

Formidling Alle som har fått læreplass, men ikke har søkt læreplass i VIGO, SKAL som søker i VIGO Opplæring. Da vil oversikten i VIGO Bedrift bli fullstendig. Periode for registrering er den samme som for Vigo WEB, det vil si fra januar til søkerne slettes i (november). Søkere som er registrert i Vigo skal IKKE slettes. Alle fylkeskommuner skal bruke det kodeverket som er laget. Omprioriteringer av søknad, ønske om nytt/annet programområde skal med de oppgitte koder som er til bruk i formidlingsarbeidet. Der søkere i tillegg til læreplass har søkt skoleplass blir Statuskoder for inntak satt på ønske. Utdanningsdirektoratet samler inn og publiserer formidlingsstatistikk. For at fylkene skal kunne gjenkjenne tallene fra eget fylke er det viktig at vi rapporterer på flere statuskoder enn i dag. Ved like behandlingsregler i formidlingsprosessen, vil statistikken være sammenlignbar. VIGO 6..0 -.0.206 4

Statuskoder som direkte på ønske: Feltnavn Beskrivelse Merknad Status 4 SFORM: Kode for søkere til læreplass TILBSK: Tilbys Vg3 i skole 6 FANNET: Formidlet i annet fylke 7 TILBPR: Tilbys fagprøve (avviksfag) 22 INNTLI: Søker har sagt JA til Vg3 i skole eller kan også oppdateres fra Inntak, VIGO Web eller VIGO Bedrift 23 PRØVE: Søker har sagt JA til fagprøve (avviksfag) 6 STRINN: Strøket, søker inntatt på annet ønske. Kommer fra Inntak dersom. ønske er et skoleønske 67 STRILÆ: Ønsket om læreplass er strøket fordi søkeren ikke har svart på tilbud om plass 74 STRNLV: Søker har sagt NEI til Vg3 i skole 77 STOPP: Søknaden er stoppet (satt i passiv) 82 UKVAL2: Ukvalifisert til å søke læreplass, jfr. interne rutiner i eget fylke 83 TRUKK: Søkeren har trukket sin søknad VIGO 6..0 -.0.206 5

Statuskoder som på forslag Forslag Bedrift 2 Forslag Skole 3 Forslag Annet fylke Søkere til lærefag: bedriften Automatisk formidling: gjøres ved å kjøre rapporten 5A0 Automatisk formidling. Søkere til skolefag: skolen Søkere tatt inn i andre fylker: fylket 4 Status VURDER: søker er sendt til bedrift for vurdering * VANNET: søker er sendt til et annet fylke for vurdering * FORMID: søker har fått læreplass i en bedrift /opplæringskontor FANNET: søker har fått læreplass i et annet fylke TILBSK: søker har fått tilbud om alternativ Vg3 i skole, se eget ark for registrering TILBPR: søker har fått tilbud om fagprøve TNL: søker har takket nei til en læreplass i en bedrift * TNSK: søker har takket nei til tilbud om Vg3 i skole *? TILSKG : Generelt tilbud om VG3 skole * TNSKG : Takket NEI til Generelt tilbud om VG3 skole * TNLPR: søker har takket nei til tilbud om å avlegg fag-/svenneprøve * UAKTU: settes automatisk etter at søker har fått tilbud om læreplass IMI: søker har ikke møtt til intervju * IST: bedrift har ikke fått kontakt med søker * BORTFA: søker er vurdert men blir ikke tilbudt læreplass i bedrift * OPPHEV: opphever statusen på et forslag. * eller de kan komme fra VigoBedrift * Søker er fortsatt tilgjengelig i VIGObedrift VIGO 6..0 -.0.206 6

Behandlingsregler av søkere Alle som har fått læreplass, men ikke har søkt læreplass i VIGO, SKAL som søker i VIGO Opplæring. Da vil oversikten i VIGO Bedrift bli fullstendig. Periode for registrering er den samme som for Vigo WEB, det vil si fra januar til søkerne slettes i (se årshjul vedr. sletting og siste rapportering) Ingen søkere skal slettes. Fylkene har mulighet til å omprioritere søknader og bruke statuskode TRUKK hvis søkeren underveis ikke ønsker læreplass. Omprioritering av søknad gjøres i 2S00 Søkere og ønsker. Søkere som ikke er kvalifisert skal IKKE slettes, men med statuskode: UKVAL2 Søkere fra andre fylker skal ikke slettes, men med statuskode: STOPP Søkere som trekker søknaden om læreplass skal med statuskode: TRUKK. Denne statusen kan også komme fra web Bruk UKVAL2 Bruk STOPP Bruk TRUKK VIGO 6..0 -.0.206 7

Registrering av medlemsbedrift på forslag formidlet til Opplæringskontor Dette feltet på aktuelt forslag under PS00 Personopplysninger Bedrift Når søkerne er knyttet til et Opplæringskontor, skal man legge til medlemsbedrift. Ved formidling registrert i VIGO Bedrift kommer dette fra web. 2 Status Status til søkeren fra begynnelsen er VURDERES. Når status endres til FORMID (Formidlet) vil feltet 3 være aktiv. 3 Medlems bedrift Etter å ha registrert FORMID i pkt 2, henter man fram medlemsbedrifter i Opplæringskontoret (pkt ). Velg aktuell medlemsbedrift som skal knyttes til søkeren. Ved formidling registrert i VIGO Bedrift kommer dette fra web. VIGO 6..0 -.0.206 8

Kontraktsopprettelser Kjør rapporten 5A06 Kontraktsopprettelser. Bare forslag med status Formidlet eller Tilbys Vg3 i skole blir behandlet Søkere til Her kan man generere enten lærekontrakt, opplæringskontrakt eller kontrakt fagopplæring i skole. Før man kan sette i gang rapporten må man ha registrert søkere med status Formidlet eller Tilbys Vg3 i skole Velg et av alternativene 2 Utvalgskriterier 3 Kontraktstatus på nyopprettede kontrakter Logg Her velges hvem det skal genereres kontrakt for. Alle: alle søkere som har status Formidlet/Tilbys Vg3 i skole Pr programområde: alle søkere med status Formidlet/Tilbys Vg3 i skole i valgt programområde. Velg et aktuelt programområde i rullegardinen Pr. bedrift: alle søkere med status Formidlet. Velg aktuell bedrift i rullegardinen Pr. skole: alle søkere med status Tilbys Vg3. Velg aktuell skole i rullegardinen Pr. søknad: søker som har status Formidlet/Tilbys Vg3 i skole. Velg aktuell søker i rullegardinen Her kan man velge hvilken kontraktstatus som blir satt på de opprettede kontraktene. Statusen styrer bedriftens tilgang til kontrakten på VIGO Bedrift (gjelder ikke Fagopplæring i skole). For hver genererte rapport, blir det laget en logg som ligger under Kontraktsopprettelse. Loggen bør kontrolleres for evt. feil eller mangler. Kan bare velge et av alternativene om gangen Fylkets interne rutiner VIGO 6..0 -.0.206 9

Utskrift av kontrakt lokalt Kjør rapporten 5A0 Utskrift lærekontrakter. Utskrift av kontrakt bør normalt gjøres av bedriften i VIGO Bedrift, jfr. lokal rutine. Utvalg Her kan man sette inn ulike parametere Fødselsnummer: kontrakten skrives ut KUN på oppgitt fødselsnr Bedriftsnummer: alle kontraktene skrives ut KUN på oppgitt bedriftsnr Programområde: alle kontraktene skrives ut KUN på oppgitt programområdekode. Opprettet fom dato: kontraktene skrives ut på en gitt fra dato Opprettet tom dato: kontraktene skrives ut på en gitt til dato fylles inn, kan kombinere en eller flere parametere 2 Utskrifts paramet. Kontroll Logg Utskrift av karakterer: når haken er på, vil utskrift av karakterene skrives ut sammen med kontrakten. Når haken er av, vil kun kontrakten skrives ut. Utskrift av veiledning: skriver ut veiledning Før man skriver ut kontrakt, må man alltid kontrollere innholdet i kontrakten, f.eks. Grunnlag læretid For hver genererte rapport, blir det laget en logg som ligger under Utskrift lærekontrakter. Loggen bør kontrolleres for evt. feil eller mangler. Lokale rutiner VIGO 6..0 -.0.206 0

Opprettelse av kontrakt - Fagopplæring i skole - Vg3 (side ) 3 2 Når eleven har takket Ja til Fagopplæring i skolen, skal det opprettes en kontrakt. Dette gjøres vha knappen Generer kontrakt automatisk øverst i bildet. sjekkes 2 Opprett ny kontrakt Her skal det velges riktig type av kontrakt. XXXXX3F--- (AltVg3 > fag-/svenneprøve) XXXXX3H--- (AltVg3 >kompetanseprøve) Læretid fra dato skal legges inn. Velg variant 3 Kontrakter Når steg 2 er fullført, vil det opprettes en «kontrakt» under 2 Kontrakter Automatisk opprettes OBS!!!! For avviksfagene (ELAUT, ELDAT, TPAMM) skal det i tilfelle opprettes prøve direkte med kode XXXXX3VX (for elever som har fullført Vg3 i skolen og skal avlegge fagprøve) VIGO 6..0 -.0.206

Opprettelse av kontrakt - Fagopplæring i skole - Vg3 (side 2) 4 5 4 Importer grunnlag tid Importering av skolegang gjøres via denne knappen. Velg aktuelt Vg og/eller Vg2. Når dette er valgt vil kandidaten få riktig fradrag 5 Kontrakt Resten av opplysningene som vanlig, startdato, mottatt dato, godkjent dato og evt. fra annet fylke OBS!!!! Opprettelse av kontraktstypen programområdeopplæring i skole vil det gjøre at man senere får opprettet prøve med riktig kurs. VIGO 6..0 -.0.206 2

Bedrift Opplæringskontor Medlemsbedrift VIGO 6..0 -.0.206 3

Oppslag bedrift - SSB 2 3 2a BS002 Oppslag Bedrift SSB. Dette er et hjelpemiddel for å kunne søke opp og registrere bedrifter i VIGO. Denne basen oppdateres månedlig. Registeret oppdateres sentralt. For å aktivisere søk klikk på + foran BS002 Oppslag Bedrift SSB Alle nye bedrifter ved bruk av BS002 2 Bedriftsoppl. Her kan man skrive inn enten foretaksnummer eller bedriftsnavn for å foreta et søk. Hvis det er stor kjede med mange underenheter, kan man bruke Oppslag Flerforetak :. Her skal man bruke KUN foretaksnr. Klikk på knappen for å se skjermbilde 2a Bør brukes 2a Oppslag, Flerfore.. Nytt vindu vises og her alle avdelingene som er knyttet til valgt foretaksnr. Det er viktig å beholde hake på Vis bare eget fylke. Da vises det KUN bedrifter i eget fylke. Velg riktig bedrift klikk på Velg og valgte bedrift vises på hovedbilde 2. Deretter følges vanlig prosedyre. Kan brukes 3 Adresse Her kan man også legge inn andre opplysninger som kan begrense søket i pkt 2. NB! Det er kun bedrifter med kontoradresse i eget fylke som skal godkjennes (gjelder ikke opplæringskontor). Tips: det kan være lurt å bruke feltet kommune. Da begrenses søket til den kommunen bedriften ligger i. Kan brukes Rapport BA003 Kjøres for rydding i eget bedriftsregister. NB!!! Når man får et treff på bedrift, kan bedriften overføres til VIGO ved å klikke på knappen Registrer i VIGO. Hvis bedriften allerede finnes under Bedrifter eller ikke er riktig vil ikke knappen være aktivert. Ved overføring av bedriften fra SSB til VIGO tas disse feltene med: Bedriftens opplysninger, Adresse, Telefon Bør brukes VIGO 6..0 -.0.206 4

Registrering av lærebedrifter/oppl. kont 2 3 9 4 5 0 6 7 8 Hvis bedriften ikke finnes i VIGO skal den normalt opprettes via BS002 Oppslag Bedrift, SSB eller manuelt i BS00 Bedrifter (se opprettelse av nye bedrifter via Oppslag Bedrift SSB) Org. nr. Bedriftens organisasjonsnummer, 9 siffer. Bruk enten foretaksnr. eller bedriftsnr. sjekkes 2 Bedriftstype 3 Navn/ Lokalt navn Det finnes: P-privat, K-kommunal, S-statlig, F-fylkeskommune Navn: Viser navnet til bedriften slik det er registrert i BOF-registeret Lokalt navn: Bedriftens lokale navn, det vi bruker i det daglige (blir samme som Navn dersom dette ikke fylles ut), vil ikke overskrives ved synk, ny versjon eller lignende 4 Region Brukes dersom fylket er delt inn i regioner, tekstfelt Kan brukes 5 Kontonr Bedriftens kontonummer (Alle selvstendige godkjente lærebedrifter og Opplæringskontor skal med et kontonummer) Man må ha særtilgang for å kunne registrere kontonummer! 6 Postadresse 7 Kontoradresse 8 Andre info Adressen hvor brev/info blir sendt Adressen hvor bedriften fysisk befinner seg. NB! Kun bedrifter med kontoradresse i eget fylke skal godkjennes. Telefon, e-post, www, telefon og e-post skal. Resten er opp til hver enkelt fylkeskommune. VIGO 6..0 -.0.206 5

Registrering av lærebedrifter/oppl. kont fortsett 9 Andre reg. 0 Passiv årsak/ dato Er opplæringskontor: hakes av dersom bedriften er et Opplæringskontor Er prøvestasjon: hakes av dersom bedriften er en prøvestasjon Kun godkjent som medlemsbedrift: hakes av dersom bedriften bare er godkjent som medlemsbedrift i et opplæringskontor Ønsker lister på papir: dersom bedriften ønsker søkerlister tilsendt på papir, standardverdien = JA Hvis en bedrift skal settes passiv, skal årsak og dato. NB! Se advarsel som viser hva som skjer. VIGO 6..0 -.0.206 6

Bedriftskurs (registrering av lærefag) 2 3 4 5 Bedriften er ikke godkjent hvis det ikke er registrert gyldig faglig leder på bedrift/programområde (se avsnitt om Ansatt) Søk opp aktuell bedrift under BS00 Bedrifter. Bedriftskurs på opplæringskontor: stå på Bedriftskurs - detaljer Bedriftskurs på medlemsbedrift: stå på Bedriftskurs for medlem Bedriftskurs på selvstendig bedrift: stå på Bedriftskurs for medlem Bedriftskurs Opprettelse av bedriftskurs: Ctrl + N eller høyreklikk og velg Ny 2 Bedrift (godkjenningseier) Den som står ansvarlig for opplæringa (enten navn på opplæringskontor eller en selvstendig bedrift kommer automatisk dersom det er et opplæringskontor) 3 Bedrift (som gir opplæring) Dette kan være - Et Opplæringskontor (EGEN) - En medlemsbedrift i et opplæringskontor eller - En selvstendig bedrift (kommer automatisk) 4 Programområde NB!! EGEN gjelder bare når Opplæringskontoret ansetter egne lærlinger. Velg aktuelt programområde 5 Passiv dato Dato for når et programområde ble satt passivt. Dette feltet skal i utgangspunktet stå tomt. VIGO 6..0 -.0.206 7

Veiledning - bedrift 2 3 Under bedriften finnes det en mappe kalt Veiledninger. Opprettelse av en ny veiledning : Ctrl + N eller høyreklikk og velg NY Status OK: når alt er i orden i bedriften Følges opp: når bedriften trenger å følges opp 2 Veiledning dato Dato for når veiledningen finner sted 3 Beskrivelse Fritekstfelt. Kort beskrivelse om hva veiledningen gjelder (250 tegn) Her kan det veiledninger gitt i bedriften. Veiledning finner man også under Person i opplæring på kontrakt. Det er viktig å definere hva man registrerer hvor. VIGO 6..0 -.0.206 8

Kontrakt VIGO 6..0 -.0.206 9

Registrering av kontrakt s A 3 3 23 2 4 25 4 5 5 6 7 6 7 9 8 8 2 2 9 0 20 24 22 A Opprette ny kontrakt Ved manuell opprettelse av kontrakt får man et nytt bilde, hvor man skal velge riktig type kontrakt. Man kan velge mellom: - lærekontrakt - opplæringskontrakt - fagopplæring i skole Kontr type Her vises type kontrakt, settes automatisk etter valg i pkt A. Kan ikke endres 2 Løp I rullegardinen finnes det ulike løp for kontrakten: - Normalmodell - Avvikende løp - Særløp Disse er knyttet til kurskode og vil vise riktig løp i hht. hvilket programområde kontrakten er knyttet til. Det er ikke nødvendig å endre disse. Riktig løp vises automatisk når programområdet er valgt 3 Tilskudd sordning Det er 2 typer tilskudd. Disse er styrt av feltet Rettstype (5), og kan ikke Styrt av felt nr 5. endres. Eventuelle fylkeskommunale 6 Basistilskudd 7 Basistilskudd 2 ekstratilskudd må legges inn under Manuelle tilskudd VIGO 6..0 -.0.206 20

Registrering av kontrakt s2 4 Programområdekode Automatisk oppdatert i VIGO i hht. eget kodeverk 5 Rettstype Her finnes ulike koder som skal brukes i kontrakten. U: ungdomsrett, kontrakten utløser BASIS V: voksenrett, kontrakten utløser BASIS 2 F: fullføringsrett, kontrakten utløser BASIS 2 I: ikke rett, kontrakten utløser BASIS 2 Dette feltet styrer felt nr 3 Tilskuddsordning på kontrakt styres av lærlingens rett. Feltet kan ikke endres. Ungdomsrett gir ordning 6, i alle andre tilfelle gis ordning 7. Dette feltet er en Særtilgang i tilgangskontrollen. 6 Mottatt Dato for når kontakten er mottatt av fylkeskommunen/etaten 7 Godkjent Dato når kontrakten blir godkjent av fylkeskommunen/etaten 8 Fra annet fylke/g.ref. 9 Avsluttet Reg.avsl Fra annet fylke. Brukes når lærlingen er fra andre fylker. Legg inn lærlingens hjemfylke. G. ref. Hukes av. Ved manuell registrering av avslutningsdato settes Reg.avsl. datoen automatisk til den datoen dette. 0 Hevet av 3 ulike koder: LB (Lærlingens/bedriftens ønske) BO (Bedriftens ønsker) LO (Lærlingens ønske) Årsak Under rullegardinen finnes mange årsakskoder for heving. De fleste kodene skal brukes sammen med Hevet av-kodene LO, BO eller LB. Velg riktig kode. Kode ON og UP kan brukes alene. Følgende koder settes automatisk fra prøve: AB (Kontrakt avsl avl/best prøve) S (Kontrakt avsl stryk. gang) S2 (Kontrakt avsl stryk 2. gang) 2 Akt. medlbedr Når en kontrakt er tegnet med et Opplæringskontor, skal medlemsbedrift i dette feltet. Det gjøres etter at alle andre registreringer er gjort. Må Fremgangsmåte: på venstre side i kontraktsbilde vises mappen Medlemsbedrifter. Klikk på ny og finn riktig medlemsbedrift som skal knyttes til kontrakten. Husk å legge til gyldig fra = startdato på kontrakt 3 Importer grunnlag l.tid 4 Følger alt. vurd.form 5 Små og verneverdige fag Dersom opplæringa skjer i flere medlemsbedrifter skal man legge til en ny registrering for hver bedrift, ingen ting skal slettes. Pass på at gyldig fra og til-dato blir riktig, disse skal ikke overlappe hverandre. Funksjonen benyttes for å hente inn tidligere grunnlag for en lærling på kontrakten. Velg riktige linjer og disse vil importeres og legge seg som fradrag på kontrakten. Må sjekke at det gis rett fradrag. Se eget avsnitt «Registrering av grunnlag læretid skolefradrag». Feltet brukes til mappevurdering. Opplysningsfelt, kan hentes ut i rapporter Feltet brukes til å identifisere kontrakter i små og verneverdige fag. Opplysningsfelt, kan hentes ut i rapporter. NB: Det må i tillegg manuelle tilskudd av typen Verneverdig Valgfritt Valgfritt Valgfritt VIGO 6..0 -.0.206 2

Registrering av kontrakt s3 6 Hjemmel Her påføres hvilken hjemmel som er brukt ved godkjenning av kontrakten Valgfritt 7 Avtaledato 8 Avtalevedlagt 9 Mangler opplæring 20 Kontaktpersoner 2 Kontraktstatus 22 Fylkestilhørighet Her påføres dato for når arbeidsavtalen er inngått Det er egne rutiner i hvert fylke om dette feltet skal brukes. Her kan man huke av hvilke programområde (teori) som mangler ved godkjenning av kontrakt. Kryss av i hht. manglende programområde. Opplæringsbestilling kryss av når bedriften ønsker å kjøpe manglende teori av Fylkeskommunen Faglig leder: Velg faglig leder fra rullefeltet. For oppl. kont. må man legge inn medlemsbedrift først og oppdatere før man kan legge inn faglig leder. Tilsynsrepr.: Velg tilsynsrepresentant fra rullefeltet Daglig leder: Velg daglig leder fra rullefeltet Feltet er dynamisk i den forstand at det her vil foregå både manuell registrering og automatisk oppdatering. Kontraktstatus har betydning for tilgjengelighet og visning av kontrakten på VIGObedrift. Kontraktstatus 5: Kontrakten vises i oversikt over «Kontrakter under behandling» på VIGObedrift. Kontraktstatus 6: Kontrakten vises i oversikt over «Aktive kontrakter» på VIGObedrift. Kontraktstatus 7: Kontrakten vises under «Avsluttede kontrakter» på VIGObedrift. Kontraktstatus settes automatisk ved manuell opprettelse av enkeltkontrakt, mens status 2 i tilfelle må settes manuelt. Status 3 kan komme fra VigoBedrift etter at oppl.ktr/bedrift har endret/gjennomgått kontrakten. Status 4 og 5 settes manuelt. Status 6 blir satt automatisk ved lagring av godkjentdato og status 7 settes automatisk ved lagring av avsluttingsdato og årsak. Kontraktsopprettelse ved rapport 5A06-Kontraktsopprettelser: Status settes ved kjøring og man kan velge ønsket status. Feltet viser hvilket fylke som eier kontrakten (det fylket som har registrert/ansvar for kontrakten) Valgfritt Valgfritt Faglig leder må Manuelt/ automatisk Systemfelt 23 Veksl.mod Hakes av dersom vekslingsmodell 24 Internkode (50-54) 25 Praksisbrev kandidat Fylkets egne internkoder, under mappekortet Internkode Hakes av dersom praksisbrevkandidat VIGO 6..0 -.0.206 22

Forslag til registrering av kontrakter - Vekslingsmodell 2 3 Oppretting av kontrakt 2 Programområde Kontrakt opprettes på vanlig måte slik det er beskrevet under Registrering av kontrakt s-s3 Kontrakten med riktig kode: Vekslingsmodellen kan gjennomføres på mange ulike måter, det foreslås å bruke koder for full opplæring i bedrift da det ikke er egne koder for denne type kontrakt (XXXXX3G--- eller XXXXX3G--) 3 Veksl.mod. hakes av dersom kontrakten er med i Vekslingsmodellen. Hake i dette feltet blir også med over på tilhørende elevkurslinje (skole c). Rapporteres til Udir og SSB. Øvrige felter på kontrakten fylles ut på vanlig måte. Lokale rutiner Det er mange ulike varianter å praktisere vekslingsmodellen på, for at tilskuddet skal bli riktig er det viktig å sjekke og evt. justere antall måneder opplæringstid. Man kan også justere dette ved å endre stillingsprosent på kontrakten. Normalt skal vekslingsmodellkontrakter ha tilskudd tilsvarende ett års opplæring i bedrift. VIGO 6..0 -.0.206 23

Forslag til registrering av kontrakter TAF (side ) Kontrakt Grunnlag læretid VIGO 6..0 -.0.206 24

Forslag til registrering av kontrakter TAF (side 2) Lærlingprosent Oppretting av kontrakt Kontrakt opprettes på vanlig måte slik det er beskrevet under Registrering av kontrakt s-s3 Kontrakt Programområde Kontrakten med riktig kode: XXXXX3N--- TAF 3-årig eller XXXXX3P--- TAF 4-årig Øvrige felter på kontrakten fylles ut på vanlig måte. TAF-kontrakter i utgangspunktet på samme måte som vekslingsmodellen (selv om disse ofte starter seinere i løpet), men har egne koder. Eksempel 4-årig: Grunnlag læretid Fradrag Legg inn fradrag for 2 års skole (forskuttert) Lærlingprosent Lærlingprosent Legg inn 50 % Fra-dato: læretids start Tildato: skal stå tomt VIGO 6..0 -.0.206 25

Manuell opprettelse - Fagopplæring i skole - Vg3 a 3 2 4 a Oppretting av kontrakt Ved manuelt opprettelse av Vg3-kontrakt: Stå på kontrakter velg NY eller Ctrl+N for å opprette ny kontrakt Velg alternativ programområdeopplæring i skole Vg3 2 Programområde 3 Import grunnlag l-tid Kontrakten må med riktig kode: (XXXXX3F--- eller XXXXX3H---) Velg grunnlag læretid som skal importeres Grunnlag læretid kan også legges inn manuelt Kan brukes 4 Kontrakt Følgende felter fylles ut: Skole Læretid start Mottatt dato Fra annet fylke (hvis aktuelt) Godkjent dato settes når alt er kontrollert og godkjent VIGO 6..0 -.0.206 26

Registrering av Grunnlag læretid 2 3 4 5 6 Grunnlag læretid kan hentes inn automatisk slik det er beskrevet under registrering av kontrakt, eller det kan legges inn manuelt her 2 Fradragskode Det kan gis fradrag for følgende: Skole ved ikke bestått kan likevel godskriving gis ved å huke av for «Dispensasjon jfr. -5» Vg3 i skole Annet Yrkespraksis Overført fra annen kontrakt: Dette krever at det ligger en kontrakt avsluttet med kode ON registrert på personen Tillegg læretid: Her legges inn tillegg i læretid med tilskudd. 3 Godkj. fradrag Tillegg i læretid uten tilskudd legges inn under Avbrudd. Gjelder for fradragskodene Annet og Yrkespraksis. Forslag om fradrag som kommer fra VigoBedrift, må godkjennes. 4 Fradrag Viser hvor mye fradrag som gis. Dersom knappen Grunnlag læretid er brukt for å hente inn skolebakgrunn må fradraget sjekkes. 5 Fordeles manuelt Fordeling av opplæringstid og verdiskapning. Ved avhuking blir hele fradraget trukket fra opplæringstiden. Uten avhuking blir det fordelt etter en automatisk fordelingsnøkkel, men dette kan justeres i kontraktbildet. NB: Dette har stor betydning for tilskuddet. Lokale rutiner 6 Notat Notatfelt Valgfritt VIGO 6..0 -.0.206 27

Registrering av Grunnlag læretid - skolefradrag 2 3 4 5 6 Grunnlag læretid kan hentes inn automatisk slik det er beskrevet under registrering av kontrakt eller det kan legges inn manuelt her 2 Fradragskode skole Ved valg av fradragskode skole skal følgende : Programområde Skole Skoleår 3 Bestått Hakes av dersom valgt skolebakgrunn er bestått. Det kommer automatisk hake i dette feltet ved bruk av Import av skolebakgrunn. 4 Dispensasjon jfr. -5 Hakes av dersom valgt skolebakgrunn ikke er bestått og kontrakten godskrives i hht. forskriftenes -5 i Opplæringsloven. Bare skolegang som er fullført og bestått gir fradrag. Det opprettes fritekst av typen K2 ved lagring hvis det settes hake i dette feltet. Dersom haken fjernes, slettes friteksten automatisk. Dette gjelder bare for lærekontrakter. 5 Fradrag Viser antall måneder fradrag. Dersom skolebakgrunn ikke er bestått vises fradraget med rødt (både her og på selve kontraktsbildet) dersom det ikke er haket av i feltet «Dispensasjon jfr. -5». Antall måneder fradrag kan endres. Dersom fradrag måneder endres til 0 er det ikke krav om bestått eller hake i disp. -5. 6 Notat Notatfelt Valgfritt OBS! Dersom man forsøker å lagre en kontrakt der fradraget vises med rødt vil man få opp en advarsel: Advarsel! Sjekk grunnlag læretid funnet ikke bestått skolefradrag VIGO 6..0 -.0.206 28

Registrering av Avvik fra standard stillingsprosent 2 3 Ved registrering av endring i stillingsprosent. Klikk på knappen for å opprette ny eller Ctrl+N for opprettelse av endring i stillingsprosent Fra dato Dato for når stillingsprosent blir endret. Når kontrakten blir tegnet er det standard 00% stilling. Stillings% skal aldri være mer enn 00% 2 Til dato Dato-feltet skal være tomt hvis stillings-% skal gjelde resten av læretiden. Hvis stillings-% endres igjen, skal det legges dato inn i Til-dato-feltet 3 Lærlingprosent Til-dato på den siste endringen skal alltid være tom. Legg inn aktuell stillings-% OBS: Når det er flere endringer i stillings-% i løpet av læretiden, skal tidligere stillings-% IKKE slettes. Man legger til en sluttdato i Til-dato og oppretter en ny for neste reduserte periode. Man gjentar denne operasjonen for hver ny endring i stillings-%. VIGO 6..0 -.0.206 29

Registrering av Avbrudd 2 3 4 Klikk på knappen for å opprette nytt avbrudd eller Ctrl+N. Avbrudds kode 2 Avbrudd f.o.m. 3 Avbrudd t.o.m. Velg riktig avbruddskode: SK (skolegang) TL (tillegg læretid uten tilskudd) se pkt 3 for registrering PS (personlige årsaker) MI (militærtjeneste) SV (svangerskap) UH (utenlandsopphold) AF (annen f.årsak/ikke oppgitt) PR (permittering) Dato for når avbruddet starter. Ved Tillegg læretid uten tilskudd: avbruddsdato f.o.m. skal være registrert med en dag før læretid til dato i kontrakten (andre avbrudd med reelle datoer) Dato for når avbruddet slutter, dvs. når lærlingen er tilbake i lære. Åpent avbrudd: ved ukjent til-dato på avbruddet skal ikke t.o.m. dato fylles ut. Avbruddsdato blir da satt til 3.2.2099. Kontrakten kan ikke heves når den står slik og det utbetales ikke tilskudd. Vanlig avbrudd: avbruddsdato t.o.m. er dato når lærlingen er tilbake i lære 4 Notat Fritekstfelt, maks 250 tegn. Valgfritt OBS! Når det er flere avbrudd i løpet av læretiden, skal tidligere avbrudd ikke slettes. VIGO 6..0 -.0.206 30

Registrering av Manuelle tilskudd Opprett manuelt tilskudd Tilskuddstype Velg tilskuddstype og fyll inn opplysninger: Kjøp av teori Ekstra tilskudd Verneverdig VIGO 6..0 -.0.206 3

Registrering av Manglende teori 2 3 4 Klikk på knappen for å opprette registreringsbilde eller Ctrl+N. Fag Velg fag fra rullegardinen. Hvert fag kan bare en gang Valgfritt 2 Behov Fagene som Manglende fag eller Ikke bestått (må fylles ut) Valgfritt 3 Start Nivå Må fylles ut: Nivå Valgfritt: Startår, Start-semester, Time, Beløp per time Valgfritt 4 Skole Utsjekk I feltene Startår, Timer, Beløp per time kan dere legge inn egne aktuelle verdier. Skole: fra skoletabell i VIGO Utsjekk: sett inn dato Resultat: Bestått, Ikke bestått eller Fritatt. Valgfritt Om Privatist velges som gjennomføringsmetode for et fag, vil feltene Timer og Beløp per time bli inaktive. VIGO 6..0 -.0.206 32

Registrering av Veiledning 2 3 4 5 6 Veiledning Klikk på knappen for å opprette nytt registreringsbilde eller Ctrl+N. Ansatt med i møte 2 Veilednings type Legg inn ansatte som har vært med i møte O Ordinært S Spesielt Valgfritt Valgfritt 3 Status OK OK FO Følges opp 4 Form BB Besøk bedrift B - Brev M - Møte T - Telefon Valgfritt Valgfritt 5 Møtedato Legg inn dato Valgfritt 6 Beskrivelse Legg inn beskrivelse. tekstfelt Valgfritt VIGO 6..0 -.0.206 33

Registrering av Individuell opplæringsplan 3 4 5 6 2 Tilgjengelig kun for opplæringskontrakter. Forslag til opplæringsplan bør komme fra VIGO Bedrift. Klikke på knappen for å opprette nytt registreringsbilde eller Ctrl+N Opplæringsmål 2 Godkjentdato 3 Kopier til ny versjon 4 Vis læreplan fra GREP 5 Vis endringsrapport Kryss av for læreplanmål det gis opplæring i. Ved endring av mål skal planen revideres, ny versjon lagres og godkjennes. Dato når planen er godkjent. Godkjente planer skal ikke slettes. Tar utgangspunkt i siste godkjente plan, ta bort eller legg til mål. Ny plan må godkjennes! Viser aktuell læreplan Viser oversikt over revisjoner 6 Status Felt for å angi status ifht opplæringsplan på VIGO Bedrift Følgende statuser kan benyttes: Redigeres av fylke Redigeres av bedrift og fylke Klar for godkjenning Godkjent av fylket Status må settes før lagring VIGO 6..0 -.0.206 34

Registrering av Medlemsbedrift (side ) 2 3 Klikk på knappen for å opprette nytt registreringsbilde eller Ctrl+N. Bedrift Velg medlemsbedrift. OBS!!. Hvis medlemsbedriften ikke er godkjent eller godkjenningen er gått ut, vil ikke bedriften vises i dette vinduet 2 Gyldig fra dato 3 Gyldig til dato Datoen må legges inn manuelt. Ved registrering av første medlemsbedrift brukes samme dato som læretid start på kontraktbildet. Datoen kommer automatisk fra læretid slutt fra kontraktbildet ved førstegangs registrering. OBS!!! For at sluttdatoen skal være helt riktig, må Grunnlag læretid før man oppretter medlemsbedrifter. Hvis lærlingen får opplæring i flere medlemsbedrifter skal man legge inn en ny medlemsbedrift for hvert arbeidsforhold slik at datoene ikke overlapper. Ingen medlemsbedrifter som er lagt inn skal slettes! Automatisk fra læretid slutt VIGO 6..0 -.0.206 35

Registrering av Medlemsbedrift (side 2) Ved bytte av medlemsbedrift skal det ikke sendes inn ny kontrakt til godkjenning, men man kan benytte skjemaet Vedlegg til lærekontrakt. Skjemaet ligger på Utdanningsdirektoratets hjemmesider. 4 2. Bedrift Her legger man inn bedrift nr. 2, 3 osv. også underskrives av ny faglig leder. Interne rutiner OBS! Ved utskrift av lærekontrakten vil kun medlemsbedriften som var ved kontraktsinngåelse stå på utskriften. 4 VIGO 6..0 -.0.206 36

Utvalgsdialog for Person i opplæring Flere seleksjoner gir utvidede søkemuligheter VIGO 6..0 -.0.206 37

Prøve VIGO 6..0 -.0.206 38

Registrering av prøve til lærling, lærekandidat og fagopplæring i skole s 3 2 4 6 5 7 8 9 0 2 3 4 VIKTIG!!!!!! Det er kun det fylket som eier kandidaten som skal opprette prøvebilde i VIGO. Dersom fylket må leie nemnd i annet fylke må det opprettes nemnd(er) som viser at de er innleid fra andre fylker. Dersom fylket leier ut en av sine nemnder skal IKKE denne prøven i VIGO Prøve kan komme fra VigoBedrift Under fanen 5 System Kjøringer Fag finner man rapporten 5A08. Rapporten genererer preutfylte oppmeldinger til lærlinger, lærekandidater og elever. Prøve Når en oppmelding mottas av fylkeskommunen skal det alltid sjekkes om personen har en løpende kontrakt. For personer som har kontrakt skal det opprettes prøve under Kontrakter. Dette gjøres ved å klikke på knappen for å opprette nytt registreringsbilde eller Ctrl+N Må sjekkes 2 Bedrift Feltet skal vise navn på bedrift eller skole, da er prøven riktig registrert Må sjekkes 2 Prøvenemnd 3 Kandidat type Velg riktig nemnd Feltet viser kandidattype og opprettes automatisk fra kontrakt. Må VIGO 6..0 -.0.206 39

Registrering av prøve til lærling, lærekandidat og fagopplæring i skole s2 5 Status Kode IM, IB, B og MB vil oppdateres automatisk ved registrering av resultat, se pkt. 3. Automatisk Følgende koder settes: Oppmeldt til prøve (OP): brukes når oppmeldingen hos fylket Prøve avlyst (AV): Benyttes når kandidaten trekker seg, for eksempel ved sykdom eller andre årsaker Prøve foreldet (F): Benyttes når kandidaten har oversittet 2 års fristen for å dokumentere manglende teori Oppmelding ikke godkjent (IG): Benyttes når teori eller praksiskrav ikke er oppfylt OBS sjekk kontrakt (OB): Benyttes når det er uklare forhold knyttet til kontrakten som prøven er knyttet til Oppmelding sendt (OS): Blir automatisk registrert ved kjøring av rapport 5A08 Prøveoppmelding. Kan også komme fra VIGO Bedrift. 6 Prøvested Se avsnitt : Detaljer for bedrift/skole og prøvested Valgfritt 7 Oppmelding Oppmeldt: dato når oppmeldingen er underskrevet av kandidat/bedrift FK mottatt: dato når FK har mottatt oppmeldingen Sendt nemnd: dato når oppmelding er sendt til prøvenemnda 8 Vedlegg Hak av det som er relevant Valgfritt 9 Avleggelse Prøvedato: dato når prøven avlegges (siste prøvedag) Protokolldato: dato når prøven er ferdig og underskrevet av prøvenemnda Ret. fra nemnd: dato når fylkeskommunen mottar protokoll fra prøvenemnda 0 Teori Brukes hake ved manglende teori (f.eks. inntil 2 fellesfag), ellers skal det stå tomt Valgfritt 2 Oppnevnt som stedfortreder Legg inn aktuelt navn Valgfritt 3 Resultat For registrering av resultat etter gjennomført prøve. Dette er en Særtilgang Praktisk: kan legge inn enten Ikke bestått, Bestått, Bestått meget godt eller Ikke Møtt. Teori: kan legge enten bestått eller ikke bestått VIKTIG!!! Ved IM - Ikke Møtt uten dokumentasjon må prøve avlegges som praksiskandidat. Varsler vises. Må brukes riktig for å få oppdatert resultat i prøve- og kontraktsbildet Etter at resultatet i Praktisk-feltet er valgt, vil det dukke opp en boks som sier noe om oppdatering. Da skal det svares YES Etter at resultatet i Teori-feltet er valgt, vil det igjen dukke opp en boks som sier noe om oppdatering. Da skal det også svare YES Dette er en automatisk oppdatering av prøvestatus i pkt. 5., resultatet fra pkt. 5 vil igjen oppdateres på kontraktbildet. Hvis fremgangsmåten ikke blir fulgt, kan det oppstå feil ved oppdatering av status og i kontrakten. 4 Kan oppdateres av bedrift/fylke. Brukes i forbindelse med oppmelding på web. 5 Viser også om fag/svennebrev er skrevet ut og sendt (sett inn dato) VIGO 6..0 -.0.206 40

Registrering av prøve til praksiskandidat- s 3 2 4 6 5 7 8 9 0 3 2 VIKTIG!!!!!! Det er kun det fylket som eier kandidaten som skal opprette prøvebilde i VIGO. Dersom fylket må leie nemnd i annet fylke må det opprettes nemnd(er) som viser at de er innleid fra andre fylker. Dersom fylket leier ut en av sine nemnder skal IKKE denne prøven i VIGO Når en oppmelding mottas av fylkeskommune skal det alltid sjekkes følgende: Hvis personen ikke vises i VIGO skal det opprettes person først Hvis personen finnes i VIGO, skal det sjekkes at vedkommende ikke har en aktiv kontrakt Må sjekkes 2 Prøve Opprettelse av prøve for praksiskandidat Må brukes riktig 3 Prøvenemnd 4 Kandidat type Velg riktig nemnd Hvis opprettelse av oppmelding/prøve er riktig registrert i pkt. 2, vil det her vises Praksiskandidat NB! For å kunne opprette preutfylt oppmelding for praksiskandidat, må prøvebildet være utfylt Må sjekkes VIGO 6..0 -.0.206 4

Registrering av prøve til praksiskandidat- s2 5 Status Kode IM, IB, B og MB vil oppdateres automatisk ved registrering av resultat, se pkt. 3. Automatisk Følgende koder settes: Oppmeldt til prøve (OP): brukes når oppmeldingen hos fylket Prøve avlyst (AV): Benyttes når kandidaten trekker seg, for eksempel ved sykdom eller andre årsaker Oppmelding ikke godkjent (IG): Benyttes når teori eller praksiskrav ikke er oppfylt 6 Prøvested Se avsnitt: Detaljer for bedrift/skole og prøvested 7 Oppmelding Oppmeldt: dato når oppmeldingen er underskrevet av kandidat/bedrift FK mottatt: dato når FK har mottatt oppmeldingen Sendt nemnd: dato når oppmelding er sendt til prøvenemnda 8 Vedlegg Hak av det som er relevant Valgfritt 9 Avleggelse Oppnevnt som stedfortredere Prøvedato: dato når prøven avlegges Protokolldato: dato når prøven er ferdig og underskrevet av prøvenemnda Ret. fra nemnd: dato når FK mottar protokoll fra prøvenemnda Legg inn aktuelt navn Valgfritt 2 Resultat For registrering av resultat etter gjennomført prøve. Dette er en Særtilgang Praktisk: kan legge inn enten Ikke Møtt, Bestått, Ikke bestått eller Bestått meget godt Teori: kan legge enten bestått eller ikke bestått Må brukes riktig for å få oppdatert resultat i prøvebildet Etter at resultatet i Praktisk-feltet er valgt, vil det dukke opp en boks som sier noe om oppdatering. Da skal det svares YES Etter at resultatet i Teori-feltet er valgt, vil det igjen dukke opp en boks som sier noe om oppdatering. Da skal det også svare YES Dette er en automatisk oppdatering av prøvestatus i pkt. 5., resultatet fra pkt. 5 vil igjen oppdateres på kontraktbildet. Hvis fremgangsmåten ikke blir fulgt, kan det oppstå feil ved oppdatering av status og i kontrakten. 3 Utskrift Dato for utskrift og utsending av fag/svennebrev VIGO 6..0 -.0.206 42

Detaljer for bedrift/skole og prøvested 2 I prøvebildet klikk på fanen Detaljer for bedrift/skole og prøvested Ønsket prøvedato, sted og kontaktinfo 2 Lærebedrift/ skole kontaktinfo Disse opplysningene kommer inn sammen med oppmeldingen. Opplysningene kan her Opplysninger fra lærebedrift/opplæringskontor/ skole OBS! Data kan komme fra VIGO Bedrift (ikke for praksiskandidater). Valgfritt Valgfritt VIGO 6..0 -.0.206 43

Registrering av klage til prøveresultat 2 3 4 5 Før opprettelse av klage, må det sjekkes om det finnes en prøve registrert på kandidaten der praktisk resultat er Ikke bestått. Hvis Ja, opprette en ny klage : Ctrl+N Må sjekkes Klage Klage opprettes brukes 2 Klagetype Faglig: når denne typen er valgt, vil faglig klageboks bli aktiv for registrering. Formell: når denne typen er valgt, vil formell klageboks bli aktiv for registrering. Velg en av klagetypene 3 Andre datoer 4 Klagevedtak NB!! Det skal kun legges inn datoer Klage mottatt: når klagen mottas av FK. Klage sendt prøvenemnda: når klagen blir videresendt til PN Svar fra PN mottatt: når svar fra PN mottas av FK PN svar sendt kandidat: når svar er sendt kandidaten Svar fra kandidat mottatt: når svar fra kandidat mottas av FK Velg riktig alternativene når resultat av vedtaket foreligger., legg inn datoer 5 Kandidat. Kandidat underrettet om klagevedtak: når vedtaket blir sendt til kandidaten Klage trukket av kandidat: legg inn dato dersom klagen trekkes VIGO 6..0 -.0.206 44

Ansatte VIGO 6..0 -.0.206 45

Registrering av Ansatt 2 3 4 AS00 Ansatte 2 Person og adresse info 3 Andre Oppl. Hent opp VIGObilde AS00 Ansatte. Søk opp ansatt, hvis ansatt ikke er registrert tidligere kan det opprettes ny Fødselsnr.: siffer (brukes bl.a. ved pålogging til VIGO Bedrift) Navn: etternavn + fornavn evt. mellomnavn (samme som ved registrering av lærling eller elev) Adresse: privatadresse Jobbadresse: jobbadresse Region: valgfritt Telefon: valgfritt Mobil: bør E-post: bør (må ha registrert e-post for tilgang på VigoBedrift) Opplysninger om ansatt kan også komme fra web sjekkes VIGO 6..0 -.0.206 46

Ansatt i ei nemnd (nemndsmedlemmer) 2 3 4 5 6 Er i Nemnder Flytt markøren til Er i nemnder. Hvis ansatt ikke er knyttet til ei nemnd, kan det opprettes knytning 2 Nemnd Velg aktuell nemnd 3 Rolle Velg rolle: Leder: leder for nemnd Medlem: medlem av nemnd Sette: sette medlem 4 Oppnevnt av Tekst felt 5 Gyldig fra Legg inn gyldig fra dato for rollen 6 Gyldig til Legg inn gyldig til dato for rollen VIGO 6..0 -.0.206 47

Registrering av Roller i bedrift 2 3 4 5 6 7 Roller i bedrift Flytt markøren til Roller i bedrift. Hvis ansatt ikke er knyttet til en rolle i bedrift, kan det opprettes rolle 2 Bedrift Legg inn aktuell bedrift 3 Rolle i bedrift 4 Programområde Velg aktuell rolle: ANNEN: Annen, uspesifisert rolle DLEDER: Daglig leder FLEDER: Faglig leder FLEDS: Søker faglig leder INSTR: Instruktør KONTP: Kontaktperson NLEDER: Nestleder TILSREPR: Tilsynsrepresentant Fylles ut for rollen Faglig leder. Faglig leder skal registres, resten er valgfritt 5 Rolle fra Dato når rollen starter. 6 Rolle til Dato når rollen slutter. 7 Kan velge om kursgodkjenning skal gjelde bare for ordinært løp eller for alle kategorier VIGO 6..0 -.0.206 48

Registrering av kompetanse 2 3 4 5 Kompetanse Her legges kompetanse inn, dette kan for eksempel være kurs for faglige ledere eller prøvenemndsmedlemmer. 2 Gjennomført kurs for 3 Gjennomført dato Velg aktuelt kurs: TILSREPR: Tilsynsrepresentant FAGLED: Faglig leder INSTR: Instruktør PRNEMND: Prøvenemnd Når kurset er gjennomført 4 Varighet Legg inn kursets varighet 5 Beskr. Legg inn beskrivelse, tekstfelt Valgfritt VIGO 6..0 -.0.206 49

Oppdatert kodeverk finnes til enhver tid på: https://www.vigo.no/vigokv/index.action Endringslogg Versjon Del Beskrivelse Side 6..0 Alle Endret i forbindelse med Revitalisert VIGO Opplæring Pr..0.206 Alle VIGO 6..0 -.0.206 50