Registreringshåndbok DEFINISJON AV SENTRALE STATISTISKE BEGREPER FOR VIDEREGÅENDE OPPLÆRING

Transkript

1 Registreringshåndbok DEFINISJON AV SENTRALE STATISTISKE BEGREPER FOR VIDEREGÅENDE OPPLÆRING Utgiver: Utdanningsdirektoratet Statistisk Sentralbyrå IKS Utskriftsdato:

2 Innholdsfortegnelse Innledning 2 Bakgrunn 2 Bruk 2 Oppdatering av Registreringshåndbok 2 C01 Avgiverfylke 3 C02 Telledato 4 C03 Hjemstedsfylke 5 C04 Organisasjonsnummer 6 C05 Læretid fra 7 C06 Læretid til 8 C07 Avbrudd fra 9 C08 Avbrudd til 10 C10 Kontrakt avsluttet dato 11 C11 Hevet av 12 C12 Avslutningskode 13 C13 Kontraktstype 14 C14 Godkjentdato 15 C16 Netto læretid 16 C18 Netto opplæringstid 17 C19 Tilskuddsordning 18 C20 Stillingsprosent 19 C21 Refusjonsfylke 20 C23 Prøvekandidattype 21 C24 Prøvenummer 22 C25 Prøvedato 23 C26 Prøvestatus 24 C27 Produksjonsdato 25 C28 Næringskode bedrift/skole 26 C29 Sektorkode bedrift/skole 27 C32 Åpent avbrudd 28 C33 Ønskenummer 29 C34 Ønskestatus 30 C35 Forslagsnummer 31 C36 Forslagsstatus 32 C37 Kontraktsnummer 33 Registreringshåndbok Side 1

3 Innledning Bakgrunn I januar 2008 nedsatte Utdanningsdirektoratet, fylkeskommunene gjennom arbeidet med VIGO Sentralbase og Statistisk sentralbyrå en arbeidsgruppe som skulle utarbeide en Registreringshåndbok med definisjoner av sentrale begreper ved innhenting av statistikk i videregående opplæring Arbeidsgruppa hadde en bred sammensetning med representanter fra de tre skoleadministrative systemene (Sats, Extens og iskole), en representant fra Jærtek (VIGO Voksen), tre representanter fra VIGO (en fra IST, en fra fylkeskommunene med ansvar for Inntak og en fra fylkeskommunene med ansvar for fagopplæring), en representant fra SSB (Statistisk sentralbyrå) og representant fra Utdanningsdirektoratet I tillegg innkalte definisjonsgruppa ytterligere fagpersoner til møter ved behov Det mest sentrale suksesskriteriet for god kvalitet på statistikken er at Registreringshåndboken blir kjent og brukt av skoler og skoleeiere Videre at Registreringshåndboken oppdateres kontinuerlig og at den til enhver tid siste versjonen benyttes Registreringshåndboken ble gjort kjent for alle fylkene høsten 2009 og tatt i bruk 2010 Bruk Registreringshåndboken skal utgjøre en fullstendig oversikt over retningslinjer for dataregistrering i alle som håndterer elever i videregående opplæring I tillegg skal Registreringshåndboken inneholde behandlingsregler for data ved import til VIGO Formålet med en slik Registreringshåndbok er å legge til rette for en enhetlig registrering av data ved at systembrukere kan benytte Registreringshåndboken som et oppslagsverk for beskrivelse av feltdefinisjoner Tilgjengelighet sikres ved at Registreringshåndboken integreres i hjelpfunksjonen til relevante Hensikten med en dokumentasjon av behandlingsregler i er at alle dataleverandører skal få innsikt i videre bearbeiding av egne tall, slik at de kan gjenkjennes ved tilbakemelding fra VIGO Ut fra mandatet til definisjonsgruppa skal omfanget av variabler og definisjoner av enheter ta utgangspunkt i eksisterende datagrunnlag i fylkeskommunenes data og registre innenfor videregående opplæring, og det skal dekke fylkeskommunenes og Utdanningsdirektoratets behov for styringsinformasjon, samt SSBs behov i produksjonen av offisiell statistikk Registreringshåndboken skal omfatte all videregående opplæring og må legges inn i hjelpfunksjonen til alle relevante Registreringshåndbok er delt opp i ulike deler: A B C D E inneholder det som er felles for alle delene inneholder det som i hovedsak kun gjelder for studieforberedende og skoledel av yrkesfaglige utdanningsprogram inneholder det som i hovedsak kun gjelder for fagopplæring inneholder det som i hovedsak kun gjelder for oppfølgingstjenesten inneholder det som i hovedsak kun gjelder for voksne All henvisning til lovtekst gjelder offentlige videregående skoler Frittstående videregående skoler følger tilsvarende paragrafer i Friskolelova og Forskrift til friskolelova Forkortinger som benyttes i Registreringshåndbok: SAS = De skoleadministrative systemene (Extens, SATS, iskole og VIGO Voksen) SSB = Statistisk sentralbyrå NVB = Nasjonal vitnemålsdatabase DSF = Det sentrale folkeregister SO = Samordna opptak PAS = Prøveadministrasjonssystem Oppdatering av Registreringshåndbok Arbeidet med sentrale begreper og felles definisjoner av disse er et kontinuerlig arbeid Ansvaret for å vedlikeholde Registreringshåndboken er lagt til Kodeverksgruppe, som består av medlemmer fra Utdanningsdirektoratet, SSB, Lånekassen og IKS Avklaring av begreper, behov for ytterligere definisjon eller utvikling av nye begreper rettes til IKS (Trude Riple: trude@vigodriftno) Registreringshåndboken er godkjent av styringsgruppen for VIGO Sentralbase, som består av representanter fra Utdanningsdirektoratet, IKS og SSB Registreringshåndbok Side 2

4 C01 Avgiverfylke Sist endret Det fylket som har registrert gjeldende søker, kontrakt og/eller prøve To siffer (fylkets nr) Data vedr denne variabelen hentes fra systemparameter i -lokalbase nr 1 Avgiverfylke nr 1 Avgiverfylke nr 1 Avgiverfylke Fylkesnr i 5S001 (System-parameter) Registreringshåndbok Side 3

5 C02 Telledato Sist endret Telledato er den offisielle dato det hentes ut statistikk fra DDMMÅÅÅÅ Det er satt opp offisielle datoer for uttrekk av statistikk Til SSB leveres filene (Kontrakter pr 0110) og «ssbavlagte Prover» Disse filene leveres primo desember (1 levering) og medio januar (endelig levering) Til Utdanningsdirektoratet leveres i begynnelsen av hver måned gjennom hele året I tillegg leveres i perioden juli-november nr 3 Telledato uttrekk nr 3 Telledato - uttrekk FOM nr 4 Telledato - uttrekk TOM Ikke eget felt i Registreringshåndbok Side 4

6 C03 Hjemstedsfylke Sist endret Fylkesnummer i forhold til personens folkeregisteradresse To siffer (fylkets nr) Dette kan gjelde elev i skole, lærling, lærekandidat og praksiskandidat Dersom hjemsted ikke er utfylt brukes eventuelt bostedsadresse nr 5 Hjemstedsfylke nr 5 Hjemstedsfylke nr 5 Hjemstedsfylke Ikke eget felt i Hentes ut fra DSF-kommunenummer Registreringshåndbok Side 5

7 C04 Organisasjonsnummer Sist endret Bedriftens organisasjonsnummeret som ligger i enhetsregisteret 9 siffer ID-feltet for bedrift, opplæringskontor eller medlemsbedrift Kan også være skolenummer (eks fagopplæring i skole) nr 8 Organisasjonsnummer (bedrift)/skolenummer (skole) nr 14 Organisasjonsnummer (medlemsbedrift) nr 12 Organisasjonsnummer (bedrift) Orgnr på o3s001 (Bedrifter) Bedrift vises i o2s001 Vedlikehold personoppl under Ønsker og underbildet Forslag Registreringshåndbok Side 6

8 C05 Læretid fra Sist endret Startdato på lærekontrakt, opplæringskontrakt, praksisbrevkontrakt og fagopplæring i skole (Vg3) Startdato skal være den dato lærlingen/lærekandidaten og bedriften er enig om at opplæringen/verdiskapningen i bedriften starter DDMMÅÅÅÅ Det skal settes startdato for alle kontrakter som godkjennes Det skal kun være en startdato pr kontrakt En person kan ha flere kontrakter og da vil det være en startdato pr kontrakt Disse kan ikke være over samme tid nr 15 Læretid fra Dato start vises i o2s001 Vedlikehold personoppl under Kontrakter Registreringshåndbok Side 7

9 C06 Læretid til Sist endret Beregnet sluttdato for lærekontrakt/opplæringskontrakt Blir beregnet i forhold til startdato og netto læretid DDMMÅÅÅÅ I denne datoen er det tatt hensyn til eventuell forlengelse av kontrakt, basert på avbrudd Sluttdato påvirkes av fradrag i læretid (feks skolegang og tidligere praksis), avbrudd (se variabel C07 Avbrudd fra og C08 Avbrudd til) og forlengelse (ved søknad pga behov for tillegg av tid) og stillingsprosent (se variabel C20 Stillingsprosent) nr 16 Læretid til Dato slutt vises i o2s001 Vedlikehold personoppl under Kontrakter Registreringshåndbok Side 8

10 C07 Avbrudd fra Sist endret Dato for når avbruddet på en lærekontrakt/opplæringskontrakt starter DDMMÅÅÅÅ I avbruddsperioden er ikke lærlingen/lærekandidaten tilstede i bedriften Det utbetales ikke tilskudd i avbruddsperioden Avbruddsårsak meldes til fylkeskommunen som registrerer avbruddskoden Se variabel C09 Avbruddskode En kontrakt kan ha flere avbrudd Siste avbruddsdato overføres til SSB/Udir nr 17 Avbrudd fra Avbrudd fom vises i o2s001 Vedlikehold personoppl under Kontrakter og underbildet Avbrudd Registreringshåndbok Side 9

11 C08 Avbrudd til Sist endret Dato for når avbruddet på en lærekontrakt/opplæringskontrakt opphører DDMMÅÅÅÅ Dette er siste dato før lærlingen/lærekandidaten er tilbake i bedriften Se også info under variabel C07 Avbrudd fra En kontrakt kan ha flere avbrudd Siste avbruddsdato overføres til SSB/Udir nr 18 Avbrudd til Avbrudd tom vises i o2s001 Vedlikehold personoppl under Kontrakter og underbildet Avbrudd Registreringshåndbok Side 10

12 C10 Kontrakt avsluttet dato Sist endret Dato for avslutning av kontrakt DDMMÅÅÅÅ Avslutningsdato settes på kontrakt når følgende forhold inntrer (se variabel C12 Avslutningskode): avsluttet etter avlagt prøve læretid utløpt uten prøve gått over i annet arbeid begynt på annen skole/kurs sluttet på grunn av brudd på arbeidslivets regler endret kontraktstype sluttet på grunn av flytting sluttet på grunn av feilvalg overført til ny kontrakt sluttet av lignende grunner Når kontraktsforhold avsluttes eller opphører, skal avslutningsdato alltid registreres uansett årsak Dette registreres manuelt For punktet avsluttet etter avlagt prøve gjelder følgende: Registrering av prøvedato i prøvebildet gir avslutningsdato i kontraktsbildet automatisk Når prøvedato er tidligere enn dato for Kontraktsslutt blir avslutningsdato satt lik dato for Kontraktsslutt Når prøvedato er etter dato for Kontraktsslutt blir avslutningsdato satt lik prøvedato OBS!! Når avslutningsdato registreres blir de gitt melding om at det må legges inn avslutningskode (se variabel C12 Avslutningskode) Utfylt data fører til fullførtkode S nr 20 Kontrakt avsluttet dato Avsluttet vises i o2s001 Vedlikehold personoppl under Kontrakter Registreringshåndbok Side 11

13 C11 Hevet av Sist endret Hvilken kontraktspart har ønsket/søkt om heving av kontrakt LO BO LB Lærlingens ønske Bedriftens ønske Lærlingen/Bedriftens ønske (enighet) Heving av kontrakt vil si å avslutte kontrakt før kontraktsslutt er nådd Dette kan ønskes av en eller begge kontraktsparter Registreres manuelt etter vedtak nr 21 Hevet av Hevet av vises i o2s001 Vedlikehold personoppl under Kontrakter Registreringshåndbok Side 12

14 C12 Avslutningskode Sist endret Årsak til avslutning/heving av en lærekontrakt/opplæringskontrakt Sluttårsak fagopplæring AB Kontrakt avsluttet etter avlagt og bestått prøve AF AR BR Anne frafallsårsak/ikke oppgitt Fått arbeid Brudd på arbeidslivets regler EK Endret kontraktstype FL FV OK ON OP PS S1 S2 UP Flyttet Feilvalg Økonomiske årsaker Overført ny kontrakt Manglende oppholdstillatelse Personlige årsaker Kontrakt avsluttet etter stryk 1 gang Kontrakt avsluttet etter stryk 2 gang Læretid utløpt uten prøve Sentralt kodeverk som kommer fra kodeverksbase Når kontraktsforhold avsluttes eller opphører, skal årsak alltid registreres med korrekt avslutningskode Dette registreres manuelt For kontrakter avsluttet med prøve: Registrering av prøvedato i prøvebiildet gir avslutningskode, AB, S2 eller S1 avhengig av resultat, autmatisk i kontraktsbildet nr 22 Avslutningskode Årsak vises i o2s001 Vedlikehold personoppl under Kontrakter Oversikt over kodeverket vises i 5S027 (Årsaks) - Type F Registreringshåndbok Side 13

15 C13 Kontraktstype Sist endret Type kontrakt som beskriver kompetansemål og opplæringsløp L O E Lærekontrakt Opplæringskontrakt Fagopplæring i skole Lærekontrakt er kontrakt for lærlinger Disse skal ha opplæring i alle mål i læreplanen, med sikte på fag/svennebrev Opplæringskontrakt er kontrakt for lærekandidater Disse har opplæring etter reduserte mål i læreplanen, med sikte på kompetanseprøve Fagopplæring i skole er kontrakt for de som ikke har læreplass i bedrift, men får opplæring etter læreplan for «Fagopplæring i skole» Disse kan ha opplæring i alle mål i læreplanen med sikte på fag/svennebrev, eller i reduserte mål i læreplanen mot kompetanseprøve Dette fremgår av programområdekoden nr 23 Kontaktstype e Kontrtype vises i o2s001 Vedlikehold personoppl under Kontrakter Registreringshåndbok Side 14

16 C14 Godkjentdato Sist endret Dato for fylkeskommunens godkjenning av kontrakt DDMMÅÅÅÅ En kontrakt må godkjennes av fylkeskommunen, og dato for godkjenning må registreres, før kontrakten er gyldig og blir med i statistikker og tilskuddsberegninger Dato skal fylles ut når alle parter har signert kontrakten nr 24 Godkjentdato Godkjent vises i o2s001 Vedlikehold personoppl under Kontrakter Registreringshåndbok Side 15

17 C16 Netto læretid Sist endret Læretid i antall måneder for kontrakt, etter fradrag MM (angis i hele måneder) Læretid i antall måneder for kontrakt, etter fradrag (fradrag = godskriving i brutto læretid, eks fratrekk for skole og praksis) nr 28 Netto læretid B/N læretid (felt 2) vises i o2s001 Vedlikehold personoppl under Kontrakter Registreringshåndbok Side 16

18 C18 Netto opplæringstid Sist endret Netto læretid minus verdiskapningstid Angis i måneder Kan være med desimaler Beregnet felt Brutto opplæringstid Den totale andelen av læretidens omfang som er definert som opplæringstid i læreplanen for programområdet Jfr Rundskriv Udir vedlegg 1 Fradrag opplæringstid Antall måneder fradrag i opplæringstid i bedrift Beregnet felt som følge av fradragsregistrering nr 30 Netto opplæringstid N v/oppltid (felt 2) vises i o2s001 Vedlikehold personoppl under Kontrakter Registreringshåndbok Side 17

19 C19 Tilskuddsordning Sist endret Angir tilskuddstype/størrelse ordning 6 basis 1 ordning 7 basis 2 Avhengig av rettstype Basis 1 gis til alle med ungdomsrett Basis 2 gis til alle Det betales ikke ut bedriftstilskudd til de som går fagopplæring i skole Sentralt kodeverk Satsene kommer i et årlig brev fra Utdanningsdirektoratet nr 31 Tilskuddsordning Tilskuddsordning vises i o2s001 Vedlikehold personoppl under Kontrakter Registreringshåndbok Side 18

20 C20 Stillingsprosent Sist endret Læretid i prosent av 100% «stilling» Angis uten % og som heltall For eksempel 90 % = 90 Registreres manuelt i underbilde Avvik fra standard stillingsprosent under kontrakt Feltnavn Lærlinge% Stillingsprosenten kan variere gjennom hele læretiden Påvirker kontraktens sluttdato (variabel C06 Læretid til), men ikke netto læretid eller det totale tilskuddet nr 32 Stillingsprosent Stillings% (felt 2) vises i o2s001 Vedlikehold personoppl under Kontrakter Registreringshåndbok Side 19

21 C21 Refusjonsfylke Sist endret Det fylket som skal betale for lærlingen/lærekandidaten To siffer (fylkets nummer) Ulikt fylkesnummer i forhold til variabel C01 Avgiverfylke nr 38 Refusjonsfylke Fra annet fylkesnummer som vises i o2s001 Vedlikehold personoppl under Kontrakter Registreringshåndbok Side 20

22 C23 Prøvekandidattype Sist endret Resultat av opplæringsform forut for prøve L K E P B L K E P Lærling Lærekandidat Fagopplæring i skole Praksiskandidat Praksisbrevkandidat Lærling (fag-/svenneprøve avlegges etter fullført læretid) Lærekandidat (kompetanseprøve avlegges etter fullført opplæringskontrakt) Fagopplæring i skole (fag-/svenneprøve eller kompetanseprøve avlegges etter fullført Vg3* eller fagopplæring i skole) Praksiskandidat (praksisprøven avlegges etter fullført opplæringskontrakt) B Praksisbrevkandidat * For de som har obligatorisk 3 år i skole og mangler verdiskapning i bedrift nr 9 Prøvekandidattype Kandidattype vises i o2s001 Vedlikehold personoppl under Prøver Registreringshåndbok Side 21

23 C24 Prøvenummer Sist endret Nummer på prøve per person per fylke 5 siffer Prøvenummer Legges ut om det er prøve nr 1, nr 2 osv for personen på denne programområdekode Prøvenummer i VIGO er bygget opp slik FFPPP FF = Fylkesnummer PPP = 001 (Prøve nr 1), 002 (prøve nr 2) osv nr 10 Prøvenummer Prøvenr vises i o2s001 Vedlikehold personoppl under Prøver Registreringshåndbok Side 22

24 C25 Prøvedato Sist endret Dato for avlagt prøve DDMMÅÅÅÅ Den dato prøven blir avlagt Hentes fra prøveprotokollen til prøvenemnda Ikke varaibel i denne filen nr 11 Prøvedato Prøvedato vises i o2s001 Vedlikehold personoppl under Prøver Registreringshåndbok Side 23

25 C26 Prøvestatus Sist endret Resultat av avlagt prøve - Praktisk prøve + teori BM B IB AN AV F Bestått Meget Godt (Praktisk) og Bestått (Teori) Bestått (Praktisk) og Bestått (Teori) Ikke bestått (Praktisk og/eller Teori) Annullert etter klage Prøve avlyst Prøve foreldet Resultat av både praktisk prøve og teori Begge deler må ha bestått resultat for at prøven skal være bestått Gjelder for alle kandidattyper Feltet beregnes ut fra hva som registreres i feltene Praktisk og Teori for resultatet av prøven Feltet inneholder også status i forhold til arbeidet med prøveavvikling AN Prøven er annullert som følge av klage Det er kun mulig å klage på stryk Et prøveresultat kan annulleres (AN) etter klage på enten formelle feil under prøveavviklingen, eller etter klage på faglig vurdering av prøven Ved medhold i klagen kan prøven ansees som ikke avviklet, og får status AN F - Foreldet Kandidaten er ferdig med praktisk prøve, men har ikke gjort ferdig teoridelen innen tidsfristen på 2 år etter avlagt praktisk prøve nr 12 Prøvestatus Status vises i o2s001 Vedlikehold personoppl under Prøver Registreringshåndbok Side 24

26 C27 Produksjonsdato Sist endret Dato filen ble kjørt ut DDMMÅÅÅÅ I årshjul er det satt opp hvilken dato aktuelle filer skal leveres til SSB og Utdanningsdirektoratet nr 2 Produksjonsdato nr 2 Produksjonsdato Ikke eget felt i Registreringshåndbok Side 25

27 C28 Næringskode bedrift/skole Sist endret Bedriftens/skolens næringskode fra Enhetsregisterert 6 siffer nr 11 Næringskode bedrift/skole nr 44 Næringskode medlemsbedrift Primærnæring på o3s010 (Oppslag Bedrift, SSB) Registreringshåndbok Side 26

28 C29 Sektorkode bedrift/skole Sist endret Bedriftens/skolens sektorkode fra Enhetsregisteret 3 siffer nr 12 Sektorkode bedrift/skole nr 44 Sektorkode medlemsbedrift Sektor på o3s010 (Oppslag Bedrift, SSB) Registreringshåndbok Side 27

29 C32 Åpent avbrudd Sist endret Avbruddsdato tom DDMMÅÅÅÅ 1 hvis Læretidens start må være mindre eller lik telledato og avbrudd må være opprettet før eller etter telledato, og åpent (uendelig) og Kontakt avslutningsdato må være blank eller større enn telledato Brukes av SSB til kontroll nr 39 Åpent avbrudd Hevet av vises i o2s001 Vedlikehold personoppl under Kontrakter Registreringshåndbok Side 28

30 C33 Ønskenummer Sist endret Søkers prioritering av programområde med skole eller fagopplæring i aktuelt fylke 2 siffer Viser hvilket ønske det aktuelle programområdet er satt opp av søker nr 5 Ønskenummer Ønskenr vises i o2s001 Vedlikehold personoppl under Ønsker Registreringshåndbok Side 29

31 C34 Ønskestatus Sist endret Kode for status på aktuelt ønske 6 tegn Viser behandlingsstatus for hvert ønske på søknaden på tidspunkt for uttrekk av fil nr 8 Ønskestatus Status vises i o2s001 Vedlikehold personoppl under Ønsker Oversikt over kodeverket vises i 5S021 (Status (på ønsker)) Registreringshåndbok Side 30

32 C35 Forslagsnummer Sist endret Forslag til bedrifter som ligger på hvert ønske Forslagene rangeres fra eks 1 til 10 nr 9 Forslagsnummer Forslagsnr vises i o2s001 Vedlikehold personoppl under Ønsker og underbildet Forslag Registreringshåndbok Side 31

33 C36 Forslagsstatus Sist endret Behandlingsstatus for hvert forslag 6 tegn Viser behandlingsstatus for hvert forslag på søknaden på tidspunkt for uttrekk av fil Viser hvordan de er behandlet i bedriften Noen har fått plass og er satt uaktuell nr 10 Forslagsstatus Status vises i o2s001 Vedlikehold personoppl under Ønsker og underbildet Forslag Registreringshåndbok Side 32

34 C37 Kontraktsnummer Sist endret Nummer på kontrakten 5 siffer Kontraktsnummer Legges ut om det er kontrakt nr 1, nr 2 osv for personen på denne programområdekoden Kontraktsnummer i VIGO er bygget opp slik: FFKKK FF = Fylkesnummer KKK = 001 (Kontrakt nr 1), 002 (Kontrakt nr 2) osv ssbavlagte Prover nr 40 Kontraktsnummer Registreringshåndbok Side 33