Fra: Tina Skarheim Dato: 04.08.2015 Til: ASSS PK Dokument nr.: 15-5821 Kopi til: ASSS PK 18.juni 2015 Referat Tid: 18.juni 2015 kl 09.00-15.00 Sted: Park Inn by Oslo Airport (Gardermoen) Til stede: Bergen kommune Elin Karlsen Bærum kommune Berit Møller-Pettersen (fra kl 13.00 ) Drammen kommune Roar Paulsen Kristiansand kommune Terje Fjellvang Oslo kommune Ingeborg Sætre-Jørpeland Tone Cecilie Ivarsson Stavanger kommune Kjersti Lothe Dahl Trondheim kommune Nina Nilsen Tromsø kommune Thomas Johansen KS Greetje Refvem Rune Bye (til kl 14.00) Trond Hjelmervik Hansen Tina Skarheim (sekr) Dessuten møtte: Per Espen Jahren Oslo kommune (sak 2) Jarl Vidar Erichsen og Jan Aarak, KS (sak 4 og 5) Fravær: Fredrikstad kommune Egil Olsen Kristiansand kommune Randi Bentsen Sandnes kommune Anita Steinsland Moi 1 Godkjenning av referat 19.mars 2015 Referatet godkjent uten merknader 2 Funksjon 120 Administrasjon - Oslo kommune Per Espen Jahren, spesialrådgiver, byrådsavdeling for finans, redegjorde for endringer i praksis for bokføring på Funksjon 120 fra 2012 til 2013 og begrunnelse for dette. Oslo mener at kommunens praksis nå samsvarer bedre med KOSTRA-veileder enn tidligere. Oslo erkjenner at de nok har lagt en streng tolkning til grunn, særlig mht «administrativ ledelse», men at fortolkningen er innenfor veilederen. Oppsummert innebærer Oslo sin forståelse at det for bydelene er kun bydelsdirektør og (deler av) dennes stab som føres på F120, mens alt annet føres på tjenestefunksjon. Oslo opplyste at hoveddelen av endringene skyldes at kommunen ryddet opp mht IKT-utgifter og tilsvarende som nå i større grad blir fordelt på tjenestefunksjon. - Fra dialogen: Det synes åpenbart at endringen som Oslo har gjort påvirker både Oslo sine tall og gjennomsnitt ASSS. Det er uklart hvorvidt Oslo har en annen forståelse av hva som er administrativ
ledelse enn de andre, eller om ulikheten faktisk kan forklares med organisering/stordriftsfordeler. Et grunnlag for ASSS-samarbeidet er felles bestrebelse på sammenliknbare styringsdata. En så stor endring fra ett år til et annet kan påvirke hvordan analysene oppfattes, og at dette oppleves utfordrende for samarbeidet. Stavanger (Kjersti) tar ansvar for oppfølging, og utgjør en arbeidsgruppe sammen med Trondheim (Nina) og Tromsø (Thomas). 3 ASSS Samarbeidsavtale Saken har tidligere vært drøftet på møte i mars 2015. Enighet om at gjeldende avtale kan forlenges ett år. 4 Datakvalitet Det innstilles overfor SG på at gjeldende avtale forlenges med ett år (altså ny behandling høst 2016). 4A 4B UTSATT IKT-utgifter Oppfølging fra mars-møtet sak 6 Bærum v/berit presenterer data for alle ASSS-kommunene. Saken settes opp igjen på september-møtet Omsorgsboliger/bofellesskap Oppfølging fra mars-møtet sak 6. Tina har innhentet informasjon fra kommunene om praksis for føring av utgifter til omsorgsboliger/bofellesskap boliger på 265. Gjennomgangen viser noe variasjon. PK forutsetter at alle kommuner (og eiendomsforetak) følger KOSTRA-forskrift. Tina følger opp overfor PLO/TTU. 4C Samferdsel, 4.siffer i kontostreng Oppfølging fra mars-møtet sak 6 PK støtter nettverkets ønske om å ha manuell innsamling av data for å få bedre data. Det bør innføres 4.siffer for å få mer presise og detaljerte styringsindikatorer. 4D Konsistens årsverk/utgifter, og utfordringer vedr næringskoder, enhetsregisteret og organisasjonsnummer som kilde for årsverk i KOSTRA - Gjennomgang v/elin - Fra dialogen: Dette handler om to problemstillinger (som henger sammen) i) splitting av F254 ii)næringskoder og konvertering til funksjon. PK/ASSS må vurdere hvorvidt det er «lurt» å holde disse problemstillingene fra hverandre eller samlet. Kommunene må være klar over at selv om kommunene «ikke bruker» årsverkstallene så vil media/staten og andre bruke disse som dokumentasjon på kommunenes bemanning/satsing på tjenester. - PLO v/tina jobber videre sammen med SSB og PLO-nettverket om 4.siffer på F254. - Elin/Rune følger opp overfor samordningsrådet mht næringskoder 2
4E Byggesak forslag til endringer i tjenesteprofil Jarl Vidar Erichsen redegjorde for nettverkets forslag. Fra dialogen: PK vil berømme nettverkets engasjement og initiativ. Noen av nettverkets forslag (eks at sykefravær skal tas ut, og endring av rekkefølge på søyler) tas ikke til følge, fordi dette er momenter hvor ens praksis mellom ASSS-tjenestene er ønskelig. PK vil også peke på at dersom KOSTRA-data har dårlig kvalitet, så må nettverket arbeide for bedre datakvalitet fremfor å etablere manuell rapportering. - Rekkefølge på indikatorer i tjenesteprofil endres ikke Prioritering/behov PK 18/6/15 Nye søknader pr 1000 innb (m deling+seksj.) Uendret OK Dekningsgrader Godkjente boenheter pr 1000 innbyggere Ny OK Godkjent annet areal pr 1000 innbyggere Ny OK Lovlighetsoppfølging Ny OK Andel mangelfulle søknader i prosent av vedtak. Ny OK Produktivitet/enhetskostnad Brutto driftsutgifter, f304 pr. vedtak Endret Endring til «pr. vedtak» OK. Forslag om skjema 23 som kilde ble ikke godkjent. Kvalitet Andel vedtak innenfor frist. Ny OK Gjennomsnittlig saksbehandlingstid for søknader Uendret OK om tiltak Tilsyn i % av nye byggesaker Uendret OK Sykefravær (PAI-registeret) Skal være med Medarbeidertilfredshet Tas ut Andre indikatorer Totale gebyrinntekter byggesak mm pr. vedtak Endret OK Saksgebyr oppføring av enebolig, jf. PBL-08 20-1 a. Uendret OK 4F Grunnskole forslag til ny indikator i tjenesteprofil Forslag til ny indikator: Gjennomføring i videregående opplæring. Greetje orienterte i møtet om utfordringer med tilgang på data fra Utdanningsdirektoratet. PK godkjenner endringen slik nettverket ønsker, gitt at data blir frigjort fra Utdanningsdirektoratet. 3
5 Nettverksstruktur - Konklusjon i mars-møtet sak 4: Saken settes opp på møtet i april med sikte på anbefaling for SG. - KS v/greetje holdt en kort innledning, og understreket at det for KS er avgjørende å levere god kvalitet svare på kommunenes forventninger om ledelse av nettverkssamlinger og utarbeidelse av rapport. Det er utfordring for KS at tidsperspektivet er knapt korte frister/tidsintervall mellom KOSTRA-publisering og skrivejobb. Det springende punktet for KS er kapasitet til å skrive rapporter. - KS vil komme tilbake til økonomiske konsekvenser som følge av videreføring av Samferdsel og at TTU skal inngå i rapport fra 2016 - Notat om TTU er sendt som vedlegg til innkallingen. I tillegg redegjorde Jan Aarak fra samferdselsnettverket. Konklusjon innstilling for SG: 1. Barnevern - videreføres 2. Barnehage videreføres 3. Sosialtjenesten videreføres 4. KHE - videreføres 5. PLO - videreføres 6. TTU videreføres. KS og nettverkene sørger for «samkjøring» mellom PLO- og TTU-samlinger for å redusere reisebelastning. TTU-data tas inn i PLO-rapport fra 2016. 7. Skole videreføres med en samling i 2016, samt rapport. Etter vårsamling 2016 gjøres en evaluering/vurdering av nettverket, slik at PK kan gjøre en vurdering inn mot SG-møtet høst 2016 og evt oppstart for fullt igjen fra 2017. 8. Byggesak videreføres. PK har klare forventninger til at styringsperspektiv og verdi skal øke. 9. Eiendom videreføres. Kommunene bør se nærmere på egen representasjon på samlinger, blant annet sikre økonomikompetanse. 10. Samferdsel - videreføres i 2016, men uten rapport. Fortsatt oppmerksomhet på datakvalitet, blant annet 4.siffer på funksjon for å få mer presise data. 11. Kulturnettverket fortsatt på pause, ikke rapport 6 Diskusjon om begrep/bruk/innhold i «netto driftsresultat» vs «handlingsrom» Forslag til endringer v/trond: 1. Produksjonsindeks barnehage: Det er nødvendig med endring, har vært dialog med barnehagenettverket. I dag er det to utdanningsindikatorer, vi kommer med en ny som får samme vekt som de to andre hadde til sammen. Ønskelig å synliggjøre noe omkring ressurskrevende barn, enighet med nettverket om at F211 tas ut av produksjonsindeksen. 2. Produksjonsindeks grunnskole: Innspill fra Trondheim om at produksjonsindeksen (effektivitetsberegningen) i liten grad fanger opp voksenopplæring, og kommuner som har store utgifter til voksenopplæring fremstår ineffektive. Foreslår derfor å ta ut voksenopplæring av kostnadssiden ved beregning av effektivitet. 3. Produksjonsindeks PLO: Kommuner som mottar vertskapstilskuddet HVPU - Bærum har et utgiftsbehov som ikke fanges opp av kostnadsindeksen. Foreslår å justere for utgifter til vertskapskommuner (for Bærum og landet). Da vil tallene for Bærum bli riktigere ifht utgiftsbehovet (1 mrd landet, 60 mnok Bærum). Bærum sine behovskorrigerte utgifter blir da lavere, alle andre blir høyere. Dette har stor betydning for Bærum, mindre betydning for de andre ASSS-kommunene. 4. MVA-kompensasjon for investeringer. Jfr PwC-rapport. Når vi beregnet netto driftsutgifter så trekker vi fra mva-kompenasasjon for investeringer. Dette kan variere mye fra år til år. Når vi nå har tatt eiendomsutgifter inn i rapportene for grunnskole og PLO så vil dette kunne bety svingninger i utgifter som skyldes investeringer (mva-komp). Disse kan altså representere et ustabilt element i 4
beregningene. Foreslår derfor å ikke trekke fra mva-komp når vi beregner netto driftsutgifter. Dette gjelder 2012 og 2013 (fra 2014 inntektsføres dette i investeringsregnskapet). 5. Vurdering av «handlefrihet»-begrepet til noe annet. Drøftet i makro-gruppa. TBU sitt mål for netto driftsresultat er lite brukbart på kommunenivå (men brukbart på makronivå). Beregninger støtter opp under dette. Tilbakemeldingen fra makro-gruppa er at problemet er at man må konstruere tall som ikke hentes direkte fra regnskapet kommunene kjenner seg ikke igjen i tallene. Dette taler for at man IKKE innfører dette. Det er imidlertid et problem at handlingsrom-begrepet som benyttes i dag (også) har utfordringer knytet til avskrivninger. Dette får vi ikke løst. Det må finnes andre måter å angripe langsiktig balanse, handlingsfrihet mv. Trondheim ønsker et nytt prosjekt om handlingsregler. Andre innfallsvinkler for å vurdere kommunenes økonomiske balanse. I årets rapport vil Trond benytte samme tall som tidligere, altså ingen endringer. PK vedtar endringene slik KS foreslår 7 Bedre analyse, ASSS Barnevern og ASSS Barnehage (Greetje) - orienteringssak - Utsatt fra mars-møtet (sak 8) - Greetje orienterte. PK hadde også dialog om arbeidet i sosialtjenestenettverket om enslige mindreårige asylsøkere, skolestruktur som forklaring på kostnadsnivå, og PwC-rapporten om PLO som ventes i juni. 8 Medarbeidertilfredshet i ASSS-rapportene - Konklusjon i mars-møtet sak 9: PK vil på juni-møtet gjøre en beslutning på junimøtet på hvorvidt tall for 2014 skal inn i årets rapport. PK tar opp saken igjen etter at ny undersøkelse er lansert, mtp hvilke kommuner som bytter til 10faktorundersøkelsen. - KS sitt forslag: i)medarbeidertilfredshet tas ut av rapportene i 2015. ii)foreslår at alle ASSSkommunene starter med 10faktor-undersøkelsene Medarbeiderundersøkelsen (medarbeidertilfredshet) tas ut av rapportene for 2015. 9 UTGÅR - Evaluering av nettverkssamlinger 2014 - drøftingssak - Notat med sammenstilling var utsendt i forkant av møtet. Ikke nødvendig med behandling 10 EPOST - ASSS-rapport 2015 - Avsjekk fremdriftsplan, ansvar og roller - KS ønsker tilbakemelding fra PK på hvorvidt det er ønskelig/nødvendig med fysiske dokumenter til PK/SG-møtene, dvs trykking av årets rapporter. - Endringer i indikatorer ble behandlet i sak 4 om datakvalitet 11 SG-møte september 2015 - drøftingssak - Tidsrammer og lokasjon for SG-møte. Oppstart dag 1 kl 10.00, slutt med lunsj dag 2 (samme tidsrammer som 2014). Elin sender ut invitasjon (merknad Tina sender, jfr avtale med Elin). - Lederkommune ASSS fra sept 2015. Bærum har varslet at det pga endringer i kommunens ledelse ikke er mulig å overta som lederkommune som opprinnelig planlagt. Oslo har meldt at de kan overta dersom dette er ønskelig. PK drøfter saken med sikte på avklaring før SG-møtet. - EPOST - God praksis, valg av eksempler som presenteres for SG. 5
12 Prinsipiell avklaring vedr eksterne/observatører på ASSS-samling - Bakgrunn: Henvendelse fra statlig oppnevnt utvalg, som ønsket å være tilstede (observatør) på ASSS TTU-samling, for å «lære og lytte». Saken ble forelagt kontaktpersonene fra kommunene, som var delt i synet på om dette var riktig. Det ble fra en av kommunene foreslått å forelegge dette som et prinsipielt spørsmål for PK hvorvidt «eksterne» skal få tilgang til kommunenes arena, og om det evt skal være noen styrende signaler eller premisser omkring dette. Selv om denne konkrete saken ble løst så kan det være greit å få noen signaler om hva som bør gjelde i tilsvarende saker. Tina orienterer ytterligere i møtet. - PK ønsker en restriktiv praksis ved henvendelser fra eksterne som ønsker å delta/være tilstede på ASSS-samlinger. - ASSS-samlinger er kommunenes arena, og kommunenes nytteverdi skal tillegges betydning når man vurderer ekstern tilstedeværelse. - Tillitsvalgtes organisasjoner skal ikke være på samlinger. - SSB og andre statlige myndigheter får møte dersom nettverket ser det hensiktsmessig. Det kan være nyttig for kommunene at staten får innsikt i problemstillinger og realiteter, men skal ikke nødvendigvis overhøre alle interne diskusjoner. - KS-veileder tar opp med fagsjef dersom det er tvil. 13 Eventuelt - Statlig finansiering av omsorgstjenester http://www.ks.no/fagomrader/helse-og-velferd/helse-og-omsorg/omsorgstjenester/statlig-finansieringav-omsorgstjenestene/ Terje Fjellvang Leder PK Tina Skarheim 6