Møteinnkalling Kontrollutvalget Møtested: Fylkeshuset, Sarpsborg, Akerø Tidspunkt: 29.05.2019 kl. 10:00 Eventuelle forfall meldes til Hans-Olaf Lunder, telefon 98 20 48 70. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer Rolf Sigmund Klerud LEDER FL H,FRP,V Inger-Lise Skartlien NESTL FL A,S,K,M,SV Odd Riise MEDL FL A,S,K,M,SV Anne-Kari Holm MEDL FL A,S,K,M,SV Michael Torp MEDL FL H,FRP,V Sarpsborg, 22. mai 2019 Rolf Sigmund Klerud leder
Saksliste Saksnr. Sakstittel Side Saker til behandling PS 14/2019 Orienteringssaker til kontrollutvalgets møte 29. mai 2019 PS 15/2019 Kontrollutvalgets uttalelse om Østfold fylkeskommunes årsregnskap for 2018 PS 16/2019 Forvaltningsrevisjonsrapport - Østfold fylkeskommunes rolle og ansvar ovenfor Østfold kunssenter PS 17/2019 Fellesnemda for Viken fylkeskommune - Prosjektregnskap og revisjonsberetning for 2018 PS 18/2019 Eventuelt - Kontrollutvalgets møte 29. mai 2019 Godkjenning av protokoll fra møte 10.04.2019
Saker til behandling PS 14/2019 Orienteringssaker til kontrollutvalgets møte 29. mai 2019
Saksnr.: 2019/4 Løpenr. 61/2019 Klassering: 412 Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Møtebok - Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget 29.05.2019 14/2019 Orienteringssaker til kontrollutvalgets møte 29. mai 2019 Vedlegg 1 Årsmelding 2018 Akershus og Østfold fylkesrevisjon 2 Årsmelding 2018 Akershus og Østfold kontrollutvalgssekretariat Saker Årsmelding 2018 fra styret i Akershus og Østfold fylkesrevisjon Årsmeldingen ligger vedlagt (vedlegg 1) Årsmelding 2018 fra styret i Akershus og Østfold kontrollutvalgssekretariat. Årsmelding ligger vedlagt (vedlegg 2) Sekretariatslederens forslag til vedtak Informasjonen tas til orientering Sarpsborg, 16. mai 2019 Hans-Olaf Lunder sekretariatsleder
Saksnr.: 2019/29 Løpenr. 62/2019 Klassering: 412 Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Møtebok - Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget 29.05.2019 15/2019 Kontrollutvalgets uttalelse om Østfold fylkeskommunes årsregnskap for 2018 Vedlegg 1 Kopi av revisjonsberetningen for 2018 ØFK 2 Redegjørelse til ØFKs årsregnskap for 2018 Bakgrunn for saken Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av fylkestinget, jf. forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 7. Bestemmelsen fastsetter kontrollutvalgets rett til å knytte kommentarer til årsregnskapet før det behandles av fylkestinget. Uttalelsen skal, i henhold til samme paragraf, avgis til fylkestinget og kopi av uttalelsen skal være fylkesutvalget i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organ avgir innstilling om årsregnskapet til fylkestinget. Ved fylkeskommunens innsendelse av årsregnskap og årsberetning til departementet skal kontrollutvalgets uttalelse vedlegges, jf forskrift om årsregnskap og årsberetning 11. Fastsatte frister for behandling av årsregnskap og årsberetning mv Årsregnskapet skal være avlagt av administrasjonssjefen innen 15. februar i året etter regnskapsåret, jf forskrift om årsregnskap og årsberetning 10. Administrasjonssjefen (fylkesrådmannen) skal, i henhold til samme paragraf i ovennevnte forskrift, utarbeide årsberetning og fremme denne for det organ fylkestinget bestemmer. Årsberetningen skal
2 avgis uten ugrunnet opphold, og seinest innen 31. mars påfølgende år. Hvis årsberetningen ikke fremmes for kontrollutvalget, skal den oversendes til kontrollutvalget før kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet. Revisjonsberetningen skal avgis av revisor uten ugrunnet opphold, og seinest 15. april påfølgende år. Beretningen skal avgis til fylkestinget, jf forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 5. Fakta Østfold fylkeskommunes årsregnskap for 2018 ble avlagt innenfor fristen. Regnskapet er avlagt med et regnskapsmessig mindreforbruk på kr 83 925 451,30. Østfold fylkeskommunes årsregnskap viser et positivt netto driftsresultat på kr 114 077 485,94, mens det var budsjettert med et positivt netto driftsresultat på kr 23 924 082,12. Fylkesrådmannen har lagt fram et regnskap som viser besparelser på rammene som er fordelt til drift på ca 50,0 mill. kroner i forhold til regulert budsjett. Dette tallet inkluderer et positivt premieavvik pensjoner/amortisering på ca 45,2 mill. kroner. Samtlige rammeområder er avlagt med mindre forbruk og bidrar til den samlede besparelsen innenfor driften på ca 50,0 mill. kroner. Det er i 2018 inntektsført utbytte fra Østfold Energi AS på 28 mill. kroner i driftsregnskapet. Økonomiplanen for 2018 2021 viser at fylkeskommunen også i årene fremover vil ha behov for å finansiere investeringene med låneopptak. Årsregnskapet viser at fylkeskommunen finansierer en vesentlig del av investeringene med egenkapital, ca 57%. Dette er en positiv situasjon som bidrar til at fylkeskommunens lånegjeld forholder seg stabil. Renter og avdrag er betydelige utgifter som har stor innvirkning på fylkeskommunens handlefrihet. Fylkeskommunen finansierer en vesentlig del av investeringene med egenkapital. Lånegjeld pr. innbygger utgjør ca. 7 000,- kroner pr. innbygger. Til sammenlikning er lånegjelden i Akershus fylkeskommune ca. 6 200,- kroner pr. innbygger (regnskap 2018) og i Buskerud ca. 12 700,- kroner pr. innbygger (budsjett 2018). Revisjonsberetningen Akershus og Østfold fylkesrevisjons revisjonsberetning til Østfold fylkeskommunes årsregnskap for 2018 er avlagt 12. april 2019 og har følgende konklusjon: Etter vår mening er det medfølgende årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir i det alt vesentlige en dekkende fremstilling av den finansielle stillingen til Østfold fylkeskommune per 31. desember 2018, og av resultatet for regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk i Norge.
3 Årsberetningen 2018 for Østfold fylkeskommune Av forskrift om revisjon, 5 nr 3, fremgår det blant annet at revisor skal uttale seg om opplysninger i årsberetningen og årsregnskapet er konsistente med årsregnskapet. I sin redegjørelse til kontrollutvalget har fylkesrevisjonen opplyst at fylkesrådmannens årsberetning er avlagt i tråd med forskriftens bestemmelser og innen fristen 31. mars 2019. Oppfølging av fylkestingets vedtak i sak om årsregnskap 2017(PS 61/2018) Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for 2017 var vedlagt saken ved behandling i fylkestinget i 2018. Fylkestinget sluttet seg til de merknader som fremkom i revisjonsberetningen for 2017 og kontrollutvalgets uttalelse til Østfold fylkeskommunes årsregnskap for 2017. Akershus og Østfold fylkesrevisjon har i sin redegjørelse uttalt at fylkesrådmannen i 2017 har fulgt opp punktene/merknadene kontrollutvalget og fylkesrevisjonen hadde til regnskapet, men at det fortsatt er mangler på noen punkter. Kontrollutvalget registrerer at det fortsatt er relativt store avvik mellom budsjett og regnskap når det gjelder investeringer. Sekretariatslederens forslag til kontrollutvalgets uttalelse om Østfold fylkeskommunes årsregnskap for 2018 På grunnlag av de foreliggende dokumenter om Østfold fylkeskommunes årsregnskap for 2018 vil sekretariatslederen foreslå at kontrollutvalget avgir slik uttalelse til fylkestinget: Til fylkestinget i Østfold fylkeskommune: Kontrollutvalget har i møte 29. mai 2019 behandlet Østfold fylkeskommunes årsregnskap for 2018. Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet for 2018, revisjonsberetningen fra Akershus og Østfold fylkesrevisjon av 12. april 2019, fylkesrevisjonens redegjørelse til Østfold fylkeskommunes årsregnskap for 2018 og fylkesrådmannens årsberetning for 2018. I tillegg har revisor og fylkesrådmannen supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger.
4 Østfold fylkeskommunes årsregnskap for 2018 er avlagt med et overskudd/mindreforbruk på kr 83 925 451,30, og et positivt netto driftsresultat på kr 114 077 485,94. Det var budsjettert med et positivt netto driftsresultat på kr 23 924 082,12. Kontrollutvalget vil under henvisning til de foreliggende dokumenter gi uttrykk for følgende: Langsiktig gjeld - Økonomiplanen for 2018 2021 viser at fylkeskommunen også i årene fremover vil ha behov for å finansiere deler av investeringene med låneopptak. Planlagte investeringer i årene fremover kan raskt endre denne situasjonen. Årsregnskapet viser at fylkeskommunen finansierer deler av investeringene med egenkapital. Dette er en positiv situasjon som bidrar til at fylkeskommunens lånegjeld forholder seg stabil. Renter og avdrag er betydelige utgifter som har stor innvirkning på fylkeskommunens handlefrihet. Investeringsregnskapet - Når det gjelder investeringsregnskapet er det et avvik på ca 155 mill. kroner mellom regulert budsjett og regnskap per 31.12.2018. I henhold til gjeldende bestemmelser for budsjettering og avslutning av investeringsregnskapet skal budsjettet reguleres til forventet aktivitet i året. For en del investeringsprosjekter burde budsjettet vært redusert vesentlig. Ubrukte lånemidler utgjør per 31.12.2018 ca 122 mill. kroner. Kontrollutvalget merker seg en forbedring i forhold til tilpasset låneopptak i forhold til investeringene. Finansforvaltning - Det ble vedtatt nytt Reglement og fullmakt for Østfold fylkeskommunes finansforvaltning i 2016. Fylkesrevisjonen mener at fylkesrådmannen har holdt seg innenfor de økonomiske rammer og den finansielle risiko som fremgår av fylkeskommunens reglement og fullmakt når det gjelder finansplasseringer i 2018, og rapportert til fylkestinget som foreskrevet. Fylkeskommunen hadde ved utløpet av året plassert ca. 698 mill. kroner i ulike obligasjoner og fond. Omfanget av plasseringer er betydelig og fylkesrådmannen har redegjort for disse i sin årsberetning. De er i tillegg omtalt i note nr 12 til regnskapet. En oversikt over «Eksterne lån og «Rentesikring» fremgår i note 13 og 14. Intern kontroll - Fylkesrevisjonen har i løpet av året hatt kontakt med fylkesrådmannen om tiltak som kan bedre internkontrollen og redusere risikoen for misligheter. Fylkesrådmannen har etablert overordnet styringssystem som skal sikre ivaretakelse av internkontrollarbeidet på et overordnet nivå også i virksomhetene. I forbindelse med regnskapsrevisjonen i 2018 er det avdekket mangler på etterlevelse av retningslinjer. Revisjonen legger til grunn at fylkesrådmannen har lagt vekt på å etablere gode løsninger knyttet til internkontroll i forbindelse med etablering av nytt økonomi- og HR-system. Det synes å være en utfordring å få alle virksomheter og avdelinger til å etterleve fylkeskommunens retningslinjer, rutiner og bestemmelser på de forskjellige områdene.
5 Virksomhetsbesøk Rapportering etter virksomhetsbesøk viser anbefaling om forbedringer av rutiner knyttet til offentlig anskaffelser, fakturering, kassehåndtering, budsjett, korrekt håndtering av merverdiavgiftsbestemmelsene mv. Anbefalingene er hovedsakelig rettet mot etterlevelsen av interne kontrollhandlinger som skal sikre korrekt regnskapsføring og korrekte utbetalinger. Kontrollutvalget viser forøvrig til det som fremgår av revisors redegjørelse til Østfold fylkeskommunes årsregnskap for 2018 og forutsetter at fylkesrådmannen følger opp de forhold som er påpekt i denne. Sarpsborg, 15. mai 2019 Hans-Olaf Lunder sekretariatsleder
Saksnr.: 2018/34 Løpenr. 65/2019 Klassering: 412 Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Møtebok - Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget 29.05.2019 16/2019 Forvaltningsrevisjonsrapport - Østfold fylkeskommunes rolle og ansvar overfor Østfold kunstsenter Bakgrunn for saken I kontrollutvalgets bestillinger for 2018 ble forvaltningsrevisjon hos Østfold kunstsenter med oppstart høsten 2018 bestilt. Kontrollutvalget vedtok prosjektplanen i møte 12.12.2018. Problemstillinger Følgende problemstillinger er foreslått undersøkt i prosjektet: 1. Hvilken rolle og hvilket ansvar har Østfold fylkeskommune overfor Østfold kunstsenter? 2. Hvilke krav stiller fylkeskommunen til ØKS for bruk av tilskuddene? 3. Hvordan blir tilskuddene og bruken av disse faktisk fulgt opp fra fylkeskommunens side? 4. Hvordan har fordelingen av driftstilskuddene til ØKS vært i perioden 2014 2018? Revisors sammendrag Østfold kunstsenter (ØKS) er en selvstendig organisasjon uten eiere, der kunstnerorganisasjonene Østfold Bildende kunstnere og Norske Kunsthåndverkere i Sørøst-Norge sammen med de økonomisk største bidragsyterne Østfold fylkeskommune og Fredrikstad kommune blir å anse som partnere. Kunstsenteret er et kompetanse-senter der visning og formidling av samtidskunst står i fokus. I løpet av 2017 og 2018 er det gjennomført en omorganisering av styringsmodellen hos ØKS. Organisasjonen gikk fra generalforsamlings-modellen, der fylkeskommunen og kommunen ikke hadde stemmerett, til representantskaps-modellen. Både fylkeskommunen og Fredrikstad kommune har hver sin representant i representantskapet og styret og har på den måten påvirkningsmuligheter inn i organisasjonen.
2 Ved denne gjennomgangen har fylkesrevisjonen sett på om oppfølgingen av fylkeskommunens ansvar og rolle overfor kunstsenteret er gjennomført i henhold til politiske vedtak, avtaler og forutsetninger. Dette er besvart gjennom å se på følgende: Hvilken rolle og hvilket ansvar har ØFK overfor ØKS? Fylkeskommunen har i henhold til kulturloven og regional kulturplan en begrenset økonomisk rolle overfor kulturinstitusjoner, den skal bidra med forutsigbare økonomiske vilkår. Som regional utviklingsaktør har fylkeskommunen en særskilt rolle for utviklingen av fylket, også innen kulturområdet, blant annet ved å skape kulturtilbud til befolkningen og legge til rette for å tiltrekke seg kunstnere til hele fylket. En sentral oppgave de to siste årene har vært å følge opp endringer etter omorganiseringen. Ved at ØFK er den største tilskuddsgiveren, er ØKS avhengig av ØFKs tilskudd for utbetaling av lønn og løpende utgifter. Fylkeskommunen har vært og er den største økonomiske bidragsyteren til ØKS. Inneværende år har ØFK bevilget ca, 2,9 mill kr. i tilskudd til ØKS. Fylkeskommunens bidrag har vært forutsigbare fra år til år, der tilskuddene årlig har blitt økt med deflator med en større økning i 2019. Fredrikstad kommune er som vertskommune den nest største bidragsyteren der bidraget har ligget konstant på kr. 600 000 i flere år, med en økning i 2019 til kr. 680 000. ØKS har i tillegg en antatt gunstig husleieavtale med Fredrikstad kommune. Øvrige kommuner bidrar med mindre beløp, i sum har de utgjort mellom kr. 25 000 og kr. 42 000. ØKS arbeider for å inngå forpliktende avtaler med de øvrige kommunene i Østfold. Det er ikke inngått avtale mellom ØKS, ØFK og Fredrikstad kommune om fordeling av driftstilskudd. Hvilke krav stiller fylkeskommunen til ØKS for bruk av tilskuddene? Fylkeskommunen har satt krav til ØKS gjennom tildelingsbrevene, som er forankret i regional kulturplan ved at ØKS skal disponere midlene i henhold til føringer i planen. Flere av kravene er generelle krav satt til aktører som mottar støtte fra fylkeskommunen, f.eks. synliggjøring av at ØKS mottar støtte fra ØFK og at fylkeskommunen og fylkesrevisjonen gis innsynsrett i tilskuddsmottakers regnskap mv. Det er satt krav til rapportering ved at fylkeskommunen skal motta årsregnskap, årsmelding og gjeldende handlingsplan/ strategiplan før utbetaling av tilskudd for andre halvår. Etter omorganiseringen har det også vært et krav fra ØFK om at nye vedtekter og styreinstruks implementeres i organisasjonen. Det har også vært satt krav til å redegjøre for avtaler knyttet til husleie, framleie og avtaler om driftstilskudd fra andre kommuner. Hvordan blir tilskuddene og bruken av disse faktisk fulgt opp fra fylkeskommunens side? ØFKs administrasjon har god kontakt med ledelsen i ØKS, og administrasjonen etterspør dokumentasjon og annet for å sikre at ØKS etterlever kriteriene i tilsagnsbrevene, særlig i forkant av utbetaling av tilskudd for andre halvår. I 2018 ble det innført dialogmøter som en
3 del av oppfølgingen av tilsagnsbrevet. ØFK har stilt spørsmål ved hva kunstsenteret bidrar med til hele fylket. Den politiske oppfølgingen av ØKS fra ØFK skjer i hovedsak gjennom ØFKs medlem i representantskapet. Fylkeskommunen har valgt leder av nærings- og kulturkomitéen som sin representant i representantskapet med fylkeskultursjefen som vara. Revisjonen mener det tyder på at ØFK ønsker å ha en «tyngde» i dette vervet og i oppfølgingen av ØKS, spesielt i tiden etter omorganiseringen i organisasjonen. Forøvrig mener revisjonen det er positivt at innkallinger og protokoller til/fra representantskapsmøter blir arkivert i fylkeskommunens saks- og arkivsystem, slik at disse er tilgjengelige for de som skal følge opp ØKS også i framtiden. Fylkesrevisjonen har konkludert med at oppfølgingen av ØFKs ansvar og rolle overfor ØKS gjennomføres i henhold til fastsatte krav i regional kulturplan og fylkeskommunens tildelingsbrev. Forøvrig mener fylkesrevisjonen at de styringsmessige endringene som er gjennomført har bidratt til en profesjonalisering av organisasjonen. For at omorganiseringen av ØKS skal være helt fullført, mener fylkesrevisjonen at representantskapet bør få avklart hva som skal ligge i kravet til at styreleder skal inneha kunstfaglig kompetanse. Revisjonens svar til revisjonen Fylkesrådmannens høringssvarligger som vedlegg 1 side 27 i rapporten. Sekretariatslederens til innstilling Fylkestinget anmoder om at fylkesrådmannen viderefører arbeidet med oppfølgingen av ØKS, både på administrativt og politisk nivå. Sarpsborg, 16. mai 2019 Hans-Olaf Lunder sekretariatsleder
Saksnr.: 2019/30 Løpenr. 64/2019 Klassering: 412 Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Møtebok - Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget 29.05.2019 17/2019 Fellesnemda for Viken fylkeskommune - Prosjektregnskap og revisjonsberetning for 2018 Vedlegg Fellesnemda for Viken fylkeskommune - Prosjektregnskap og revisjonsberetning for 2018 Viktige punkter i saken Den 8. juni 2017 vedtok kongen i statsråd at Akershus, Østfold og Buskerud fra og med 01.01.2020 skulle bli et fylke Viken fylkeskommune. Fellesnemda for den nye fylket konstituerte seg den 8. desember 2017. Fellesnemda er ikke å anse som en egen juridisk enhet, men et fylkeskommunalt organ opprettet i medhold av inndelingsloven. Fellesnemdas regnskap er organisert som et prosjektregnskap. Akershus og Østfold fylkesrevisjon ble den 20. november 2017 valgt til revisor for fellesnemda i Viken fylkeskommune. Akershus og Østfold fylkesrevisjon har den 11. april 2019 avlagt revisjonsberetningen for 2018 til prosjektregnskapet for fellesnemda. Ifølge Ot.Prop nr 41 (2000-2001) Om lov om fastsetjing og endring av kommune- og fylkesgrense (inndelingslova) «Når det gjeld folkevalt kontroll med verksemda i fellesnemda, bør den liggje til den enkelte kommunen sitt kontrollutval, som kan føre kontroll på vegner av sin fylkeskommune. Dermed må revisor rapportere til dei aktuelle fylkeskommunen. Dette er i prinsippet same ordninga som ved interkommunalt samarbeid etter komunelova.»
2 Vurdering Revisjonen uttrykker at prosjektregnskapet for fellesnemda for Viken fylkeskommune for 2018 i det alt vesentlige er et uttrykk for fellesnemdas resultat og stilling i samsvar med lov, forskrift og kommunal regnskapsskikk. Videre mener revisjonen at de disposisjoner som ligger til grunn for prosjektregnskapet i det alt vesentlige er i samsvar med budsjettvedtak. Prosjektet viser totale kostnader i 2018 på kr 25 956 144,14 inkl. mva. og investeringsutgifter på kr 5 853 666.11 inkl. mva. Sekretariatslederens forslag til innstilling 1. Kontrollutvalget tar Fellesnemdas prosjektregnskap og revisjonsberetning for 2018 til orientering. 2. Kontrollutvalget oversender saken til fylkestinget med følgende forslag til vedtak: Fylkestinget tar Fellesnemdas prosjektregnskap og revisjonsberetning for 2018 til orientering. Sarpsborg, 15. mai 2019 Hans-Olaf Lunder sekretariatsleder
Saksnr.: 2019/5 Løpenr. 60/2019 Klassering: 412 Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Møtebok - Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget 29.05.2019 18/2019 Eventuelt - Kontrollutvalgets møte 29. mai 2019 Der er foreløpig ikke fremmet saker under eventuelt. Sarpsborg, 14. mai 2019 Hans-Olaf Lunder sekretariatsleder