VÅR DATO VÅR REFERANSE 1 19.05.2009 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Kristin Log Indbjo tlf 906 40 514 Kvinesdal kommune Nesgt.11 4480 KVINESDAL Att. Rådmannen VARSEL OM PÅLEGG SYSTEM FOR IVARETAKELSE AV INNEKLIMA Vi viser til innhenting av informasjon tilknyttet inneklima i vårt brev av 27.02.09. Arbeidstilsynet har ikke mottatt skriftlig tilbakemelding fra Kvinesdal kommune i forhold til inneklima. Vi viser videre til felles oppsummeringsmøte den 02.04.09. I møtet oppsummerte Arbeidstilsynet funn etter tilsynsbesøkene ved skolene, dokumentasjon knyttet til inneklima ble på ny etterspurt og det ble gjennomgått hvilken dokumentasjon som skulle sendes Arbeidstilsynet. Det ble bekreftet i møtet at det forelå dokumentasjon i forhold til inneklima og at dette skulle ettersendes i løpet av kort tid, men dokumentasjonen er ikke mottatt av Arbeidstilsynet. Hensikten med tilsynet Med tilsynssatsningen Med skolen som arbeidsplass ønsker Arbeidstilsynet å sette fokus på skolene og skoleeiers arbeid med å skape godt inkluderende arbeidsmiljø for arbeidstakerne i skolen. Et arbeidsmiljø som er helsefremmende og forebyggende i forhold til sykefravær og utstøting. Målet er et arbeidsmiljø hvor alle ansatte holder seg mest mulig sunne og friske, fysisk så vel som psykisk. Det handler altså om i størst mulig grad å fjerne mulige arbeidsrelaterte årsaker til helseplager og sykefravær. Et av virksomhetens viktigste redskap for å sørge for dette er gjennom det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS-arbeidet). Systematisk HMS-arbeid er å forebygge sykdom ved å redusere risikofaktorene som forårsaker sykdom. I denne tilsynssatsingen er bl.a. det systematiske arbeidet med å forebygge et helseskadelig inneklima i skolen et sentralt tema. Arbeidstilsynet setter fokus på hvorvidt skoleeierne arbeider systematisk med inneklima og vedlikeholdssituasjonen i skolene. Gjennom tilsynsprosessen i 2009 ønsker Arbeidstilsynet å fokusere på hvordan skoleeiere i samarbeid med skolenes ledelse har kartlagt bygningenes tilstand, planlagt utbedringstiltak, utarbeidet og fulgt opp vedlikeholdsplaner. Godt vedlikehold er nødvendig for å hindre at inneklima får negative innvirkninger på helse og arbeidsevne, og for å opprettholde en tilfredsstillende velferdsmessig standard. Beskrivelse av tilsynstema og tilsynsprosessen I brev av 27.02.09 etterspurte Arbeidstilsynet skriftlig dokumentasjon i forhold til følgende: 1. Skoleeiers system for kartlegging av inneklima og forhold som innvirker på inneklima i de skolene som skoleeier har ansvar for, samt dokumentasjon på gjennomførte kartlegginger og vurderinger ved to skoler. 2. Skoleeiers overordnede vedlikeholdsplan (vedlikeholdsstrategi), samt vedlikeholdsplaner for to skoler som viser hvordan vedlikeholdsstrategien er fulgt opp i praksis. POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Gjerpensgt. 20 sor-norge@arbeidstilsynet.no 81 54 82 22 974771721 3708 Skien INTERNETT TELEFAKS Norge www.arbeidstilsynet.no 35 52 50 03
VÅR REFERANSE 2 3. Tidfestet plan for mer omfattende rehabiliteringer med konkrete tiltak og grunnlaget for prioritering mellom de skolene som skoleeier har ansvar for. 4. Rådmannen eller privatskoleeiers vurdering av om vedlikehold på dette nivået vil være tilstrekkelig for å oppnå og opprettholde tilfredsstillende inneklima i skolene. 5. Om resultat av tilstandskartlegging og prioritering av vedlikehold og rehabilitering har vært lagt frem for politiske utvalg/kommunestyre eller annet styrende organ. Likelydende vedlegg som berører inneklima, som ble vedlagt brev datert 27.02.09, er tatt med som vedlegg til dette brevet. Arbeidstilsynet henviser til vedlegg 1 og 2 i dette brevet for utdypende forklaring på hva som ligger i begrepet kartlegging av inneklima, hva en slik kartlegging vil omfatte og hva som er forventet innhold i en vedlikeholdsplan. På bakgrunn av manglende skriftlig tilbakemelding på forholdene ansees dette som avvik i forhold til kommunens system i forhold til inneklima inntil slik skriftlig dokumentasjon foreligger. Arbeidstilsynet vurderer derfor å gi følgende pålegg: Begrunnelse for varsel om pålegg 1. Arbeidstilsynet har ikke mottatt dokumentasjon som viser at skoleeier har et system for kartlegging av inneklima og forhold som innvirker på inneklima. Et system for kartlegging av forhold som innvirker på inneklima bør omfatte dokumentasjon av: ansvar for kartlegging og kontroller (på ulike nivå i kommunen) beskrivelse av hvordan kartlegging skal gjennomføres instrukser, avtaler på hva som kontrolleres og med hvilke tidsintervaller skriftlige rapporteringsrutiner (også for rektorer/ skoler) Kartlegging vil omfatte: brukernes rapporterte opplevelse og erfaringer meldte helseproblemer målinger av inneklimafaktorer i nødvendig grad tilstandsvurdering av bygninger og installasjoner Arbeidstilsynets veiledning om klima og luftkvalitet på arbeidsplassen (best. nr. 444), inneholder Arbeidstilsynets normer for inneklimafaktorer. For eksempel på bygningsrelaterte forhold som kan ha størst innvirkning på helse og arbeidsmiljø vises det til vedlegg 1 i dette brevet. 2. Arbeidstilsynet har ikke mottatt dokumentasjon som viser at skoleeier har en overordnet vedlikeholdsplan (vedlikeholdsstrategi). For utfyllende kommentar til hva en vedlikeholdsplan (vedlikeholdsstrategi) skal være basert på og må omfatte, vises det til vedlegg 2 i dette brevet. I vedlegg 2 er det også vist til verktøy som kan benyttes for å kartlegge tilstanden på kommunens bygg og lage vedlikeholdsplan.
VÅR REFERANSE 3 3. Det er kjent gjennom omfattende undersøkelser av tilstanden til skolebygninger at mange kommuner har et betydelig etterslep i vedlikeholdet. Dette bidrar til at bl.a. inneklima ikke er tilfredsstillende. Arbeidstilsynet har ikke mottatt dokumentasjon som viser om dette er aktuelt/ ikke aktuelt for Kvinesdal kommune. Arbeidstilsynet har ikke mottatt en tidfestet plan for prioritering og gjennomføring av omfattende vedlikehold/rehabilitering for de skolene der normalt forebyggende vedlikehold ikke vil være tilstrekkelig alene til å oppnå tilfredsstillende inneklima. Det ble ikke avkreftet i oppsummeringsmøtet 02.04.09 at det er behov for omfattende rehabilitering og Arbeidstilsynet anser derfor at det kan være behov for slik prioritert plan. Det må klart fremkomme hvilke kriterier kommunen legger til grunn for prioritering av omfattende rehabiliteringsoppgaver, gis referanse til de kartlagte forhold som er grunnlag for prioritering, være en prioritering av rehabilitering for aktuelle skoler og en tidsangitt plan. Varsel om pålegg Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i arbeidsmiljøloven 18-6 (1) og (6). På bakgrunn av ovennevnte vurderer Arbeidstilsynet å gi følgende pålegg: 1. Skoleeier skal i samarbeid med arbeidsgiver og ansatte systematisk kartlegge helsefarer og problemer knyttet til bygninger og installasjoner med hensyn til forhold som kan påvirke inneklima for derved å kunne sikre at inneklima til enhver tid er tilfredsstillende. System for kartlegging skal dokumenteres skriftlig. Hjemmel: Forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler 6, 7 og 8, arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c) jfr. forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid 5 nr. 6. Frist for gjennomføring: 01.12.2009 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt kopi av skoleeiers skriftlige system for å sikre systematisk kartlegging og som viser at også de forhold som er nevnt i begrunnelsen for pålegget er ivaretatt. 2. Skoleeier skal i samarbeid med arbeidsgiver og ansatte utarbeide vedlikeholdsstrategi og planer for systematisk vedlikehold, og gjennomføre de tiltak som er nødvendige for å sikre at inneklima til enhver tid er tilfredsstillende. Overordnet vedlikeholdsplan (vedlikeholdsstrategi) skal dokumenteres skriftlig. Hjemmel: Forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler 6, 7 og 8, arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c) jfr. forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid 5 nr. 6. Frist for gjennomføring: 01.12.2009 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt kopi av skoleeiers skriftlige overordnede vedlikeholdsplan (vedlikeholdsstrategi) som viser at også de forhold som er nevnt i begrunnelsen for pålegget, og i vedlegg 2, er ivaretatt.
VÅR REFERANSE 4 3. Kommunen skal utarbeide en tidfestet plan for prioritering av omfattende vedlikehold/rehabilitering for de skolene der normalt forebyggende vedlikehold ikke vil være tilstrekkelig alene til å utbedre mangler og å oppnå tilfredsstillende inneklima. Hjemmel: Arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c) jfr. forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid 5 nr. 6. Frist for gjennomføring: 01.12.2009 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt kopi av skoleeiers tidfestede plan for prioritering av omfattende vedlikehold/rehabilitering og som viser at også de forhold som er nevnt i begrunnelsen for pålegget er ivaretatt. Videre saksgang Hvis virksomheten har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er vurdert, ber vi om en skriftlig tilbakemelding innen 01. august 2009. Hører vi ikke noe fra virksomheten innen fristen, vil det gis pålegg i tråd med det som er beskrevet i dette varselet. Vedtaket vil deretter bli sendt virksomheten. Med hilsen Arbeidstilsynet Sør-Norge Paul Bjarne Nerheim tilsynsleder (sign.) Kristin Log Indbjo overingeniør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: Kvinesdal ungdomsskole v/ rektor Marit Granlund Liknes, Pb. 262 4491 Kvinesdal Kvinesdal ungdomsskole v/ verneombud Bjørn Arild Olsen Liknes, Pb. 262 4491 Kvinesdal Austerdalen skole v/ rektor Bjørn Arild Frestad Jerstad 4480 Kvinesdal Austerdalen skole v/ verneombud Laila Stoss Jerstad 4480 Kvinesdal Liknes barneskole v/ rektor Synnøve Dunsæd Prestegardsv. 3 4480 Kvinesdal Liknes barneskole v/ verneombud Leif Jacob Hauge Prestegardsv. 3 4480 Kvinesdal Kvinesdal kommune v/ hovedverneombud Nesgata 11 4480 Kvinesdal Vedlegg 1: Vedlegg 2: Kartlegging av inneklima og forhold som innvirker på inneklima, en veileder Vedlikeholdsplan for forebyggende vedlikehold, en veileder
VÅR REFERANSE 5 Vedlegg 1 Kartlegging av inneklima og forhold som innvirker på inneklima Arbeidstilsynets normer for inneklimafaktorer finnes i veiledning om klima og luftkvalitet på arbeidsplassen, bestillingsnr. 444, jf. også helsemyndighetenes normer i IK-2619 veileder til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. Kartlegging vil omfatte: - brukernes rapporterte opplevelse og erfaringer - meldte helseproblemer - målinger av inneklimafaktorer i nødvendig grad (CO2/luftmengder, temperatur, radon, belysning/synsforhold og støy) - tilstandvurdering av bygninger og installasjoner Bygningsrelaterte forhold som har vist seg å ha størst innvirkning på helse og arbeidsmiljø er: fuktskader som ikke blir raskt og riktig utbedret o lekkasje fra tak, vinduer og vegger o lekkasje fra vanninstallasjoner, avløp og utstyr o kondens i yttervegger/tak på grunn av feil ved isolasjon/fuktsperre o feil ved drenering eller kryperom o nedfukting som bygges inn ved nybygging eller rehabilitering for høy eller for lav temperatur o manglende eller feil ved solavskjerming av vinduer o feil på oppvarmingssystem o feil på reguleringssystemer o feil, mangler eller vanskeligheter med drift og opplæring o feil ved isolasjon eller ventilasjon dårlig luftkvalitet o underdimensjonerte arealer og ventilasjon i forhold til bruken av lokaler o feil på ventilasjonsanlegg o feil, mangler eller problemer med drift av ventilasjonsanlegg o fuktskader o høy temperatur o mangelfullt renhold av lokaler og ventilasjonsanlegg o plassering og utforming/vedlikehold av luftinntak o uheldig materialbruk, avdamping, mineralullfiber, vanskelig renhold med mer o ikke mulighet for vinduslufting
VÅR REFERANSE 6 Vedlegg 2 Vedlikeholdsplan for forebyggende vedlikehold skal være basert på: målsetting for tilfredsstillende standard for bygning og inneklima, i overensstemmelse med brukernes behov for å ivareta helse, miljø og sikkerhet kunnskap om normal levetid og nødvendig forebyggende vedlikehold av o bygningen (konstruksjon) o materialer/overflater o installasjoner og utstyr kunnskap om særskilte forhold som kan påvirke vedlikeholdsbehovet behov for å tilpasse vedlikeholdsarbeid til den ordinære driften av skoler medvirkning fra skoleledelse og verneombud behov for å rette feil som oppstår eller problemer som rapporteres budsjettmessig dekning av forutsigbart vedlikehold at planer for forebyggende vedlikehold dekker en periode på minst 4 år Vedlikeholdsplaner må omfatte: Hvilke forhold som skal kontrolleres, krav til kompetanse og hvem som utfører Avtaler med virksomheter som har vedlikeholdsoppdrag Plan for rutinemessig utskifting/rengjøring av komponenter Eventuelle tilstandskriterier for tiltak (eks. gulvbelegg, vinduer, takbelegg) Rutiner for registrering og oppfølging av rapporterte feil eller avvik fra skoleledelse Dokumentasjon av kontroller, gjennomførte reparasjoner/utskifting Rutiner for oppfølging av avviksmeldinger når nødvendige tiltak overskrider vedlikeholdsbudsjettet Mange skoler har et stort etterslep i vedlikehold som vil kreve mer omfattende tiltak enn det som ligger i ordinært forebyggende vedlikehold. Det forventes at skoleeier prioriterer tiltak ut fra det reelle behovet som er kartlagt. Men det er samtidig viktig at større rehabiliteringer ved enkelte skoler ikke fører til nye forsømmelser av nødvendig forebyggende vedlikehold ved andre skoler. Det bør vurderes om det er hensiktsmessig å skille mellom: en tidfestet plan for rehabilitering (innhenting av større etterslep) for samtlige skoler en plan for ordinært forebyggende vedlikehold ved den enkelte skole Kommunen kan innhente kunnskap om hensiktsmessig vedlikehold hos KoBE (kompetanse for bedre eiendomsforvaltning): http://kobe.be.no/kobe/. Norsk Kommunalteknisk Forenings Forum for Offentlige Bygg og Eiendommer (FOBE) har med støtte fra Statens Bygningstekniske Etat ved KOBE (Kompetanse for Bedre Eiendomsforvaltning) utviklet hjelpemidler til dette. FOBEs verktøy for internkontroll av bygg kan brukes til å kartlegge tilstanden på kommunens bygg, lage vedlikeholdsplan, avklare ansvarsforhold og ikke minst til rapportering til ansvarlig nivå. Andre kilder er Miljøorientert kravspesifikasjon utarbeidet av Larvik, SINTEF og Vekst, se http://aktivhms.no/skoler/index.asp. Denne weben er finansiert av ENOVA. Link til Miljøorientert drift og vedlikehold på web vil være nyttig for skolene i driftsfasen, http://www.fdvhms.no/. Eksempel på webbaserte sjekklister: http://fdvhms.no/praktisk/index.asp. Denne er finansiert av Husbanken.