Handlingsplan 2013-2016 og Budsjett 2013

FREDRIKSTAD KOMMUNE Seksjon for økonomi og organisasjonsutvikling Handlingsplan 2013-2016 og Budsjett 2013 Seksjon for økonomi og organisasjonsutvikling

Kjerneoppgaver Seksjonen skal ivareta stabs- og støttefunksjoner for politisk og administrativ ledelse samtidig som seksjonen omfatter en rekke funksjoner som skal tilrettelegge for god og effektiv tjenesteproduksjon. Hovedområdene er: lønn og personaladministrasjon, arbeidsgiverpolitikk, HMS og bedriftshelsetjeneste kommunearkiv drift og utvikling av IT-systemer/-base yte frontservice til brukere, innbyggere, næringsliv og tilreisende eksterne og interne felles informasjonstiltak for hele kommunen, samt veiledning og produksjonsbistand kommuneovergripende innkjøpsavtaler innkreving av skatt og kommunale krav samt kontrollere, informere og veilede arbeidsgivere og skattytere regnskap, finansforvaltning, budsjett og økonomiforvaltning utredning og planarbeid, utarbeidelse av beslutningsgrunnlag for politisk og administrativ ledelse utredning av juridiske spørsmål, råd og veiledning, forhandlinger, prosedyre (herunder barnevern) og opplæring overformynderi egenbetaling innenfor oppvekst og omsorg. Seksjonen har samarbeid med Hvaler kommune innenfor flere områder som servicetorg, advokattjenester, IT-tjenester, budsjett, regnskap, lønn, overformynderi, innkjøp, innkreving av skatt og kommunale krav og utførelse av arbeidsgiverkontroll og veiledning. Organisering Seksjonen består av 11 avdelinger. Fra 1. januar 2013 vil avdeling for egenbetaling splittes og saksbehandling av vederlag for institusjon vil inngå i den nye tildelingsenheten i Seksjon for helse og velferd. Øvrig faktureringstjeneste som blant annet egenbetaling for skolefritidsordning, barnehage, åpen omsorg og institusjon flyttes til Kemnerkontoret. Det vil bli vurdert om Kemnerkontoret også skal få ansvar for egenbetaling for flere tjenester. Overformynderiet vil bli statlig fra 1. juli 2013. Lønn- og regnskapsavdelingene slås sammen til en avdeling fra 1. januar 2013. Organisasjonsmessig ligger politisk ledelse, rådmannen og brukerombudet utenfor seksjonen, men utgiftene til disse er en del av den totale budsjettrammen. Seksjonen har også en del fellesutgifter i budsjettrammen som gjelder hele organisasjonen. Kommunalsjef Kemnerkontor ITavdelingen Kommunearkivet HMSavdelingen Administrasjons avdelingen Juridisk avdeling og overformynderiet Lønns- og regnskapsavdelingen Kommunikasjon og service Innkjøpsavdelingen Personalavdelingen Plan- og økonomiavdelingen

Endrede styringssignaler/rammebetingelser Ny vergemålslov ble vedtatt av Stortinget våren 2010 og loven trer i kraft 1. juli 2013. Det betyr at overformynderiet avvikles. Både ansvar, oppgaver og finansiering av den lokale vergemålsmyndigheten vil bli overført til fylkesmannen når loven trer i kraft. Vergemålsreformen betinger et samarbeid mellom kommunen og fylkesmannen når det gjelder vergemålsaker med tilhørende verger fra kommunene til fylkesmannen. Dette vil medføre noe etterarbeid utover 1. juli 2013. Prioriterte områder Være en god stab og støttefunksjon for organisasjonen Fredrikstad kommune, og opprettholde en sikker og stabil drift. Oppfølging av ny arbeidsgiverstrategi inklusiv utvikling av nye verdier. Utvikling av ledelses- og styringsverktøy i Fredrikstad kommune hvor blant annet kvalitetsutvikling er tatt inn som et nytt fokusområde i kommunens målekort. Etablere et mer brukervennlig grensesnitt med nye moderne løsninger ved blant annet å bygge om Frekit til en mer hensiktsmessig arbeidsflate for ansatte. Fokus på internkontroll. Styrke analysearbeidet og ha tettere oppfølging ut i organisasjonen. Økt fokus på bruk av elektroniske tjenester. Dagens virkelighet/utviklingstrekk Utviklingen i seksjonen følger i stor grad utviklingen i resten av organisasjonen. Økt antall innbyggere, brukere og søknader genererer økte arbeidsoppgaver. Staten setter også stadig større krav blant annet i forhold til rapportering. Lov- og avtaleverk legger føringer på hvilke tiltak kommunen er pliktig til å ivareta. Dette gjelder for eksempel reduksjon av uønsket deltid, reduksjon av sykefravær, inkludering av personer med redusert funksjonsevne med mer. Historikk/status 2008 2009 2010 2011 Antall lønns- og trekkoppgaver 1) 10 454 11 077 11 057 11 226 Antall rammeavtaler 129 125 105 110 Efakturaavtaler (utgående) 5 549 6 828 8 695 9 593 Antall inngående fakturaer 2) 100 606 101 884 111 067 104 036 - herav elektroniske fakturaer 12 195 23 710 35 648 44 782 Antall registrerte dokumenter ved Arkivet 49 185 45 265 53 089 80 234 Antall helsekontakter (HMS avd) 2 171 2 230 2 174 3 930 Antall periferutstyrs-enheter (IT -avd) 3) 7 890 8 040 8 284 8 740 Antall CRM meldinger.. 34 294 36 638 24 176 Restanser skatt i % 5,52 4,77 4,38 4,02 Restanser kommunale krav i % 3,10 2,47 2,21 2,95 Overformynderiet Antall klienter per 31.12 716 733 782 817 Antall saker hvor hjelpeverge er advokat 154 191 225 214 Kjøp av hjelpevergetjenester (i hele tusen kroner) 4) 3 314 3 500 4 802 5 090 Note: 1) Statistikk fra Lønnsavdelingen innholder data fra Fredrikstad kommune, Hvaler kommune, Fredrikstad Museum (2007-2009), Fredrikstad kirkelige fellesråd og Hvaler menighetsråd. 2) Inkluderer også Hvaler kommune. Hvaler startet med efaktura i oktober 2010 3) Inkluderer også Hvaler kommune. Antallet er inkludert elev pc er. 4) Deler av dette dekkes av brukerne. Fredrikstad kommune har som mål at stadig flere skal benytte seg av elektroniske tjenester. I 2011 ble det gjennomført en kampanje spesielt rettet mot barnehage og SFO for å få flere til å betale via e- faktura. Dette har resultert i en økning av antall efakturaavtaler (utgående).

Seksjonen arbeider også for å få flere leverandører til å levere fakturaer elektronisk. Dette er tidsbesparende og effektiviserende for de som behandler fakturaene. Det er også igangsatt et prosjekt i samarbeid med DIFI (Direktoratet for forvaltning og IKT) for å øke bruk av elektroniske innkjøp hos virksomhetene. Bruk av innkjøpssystemet sikrer avtalelojalitet, dokumentasjon av kjøpene og betaling til avtalt pris. Økning i antall dokumenter i arkivet skyldes at Hvaler kommune ligger inne i tallene fra 1. oktober 2010 og at det gradvis innføres fullelektronisk arkiv og sentralarkiv for flere virksomheter. I 2012 er det blant annet innført fullelektronisk arkiv for Seksjon for regulering og teknisk drift og alle barnehagene. Økningen i antall helsekontakter skyldes i stor grad vaksinasjonsprosjektet for ansatte i kommunen. Tidsbruk på helsekontaktene varierer mye i forhold til hvilke tjenester som utføres. Det kan for eksempel utføres vaksinering på 20 ansatte på en dag og dette telles da som 20 kontakter, mens et heldagsoppdrag ute i en virksomhet telles som en kontakt. Antall dialogmøter har også økt mye i antall som følge av nye retningslinjer fra NAV. Antall periferutstyrs-enheter er fortsatt økende. Det er en særlig økning av trådløse enheter spesielt innenfor skoleetaten. Den årlige økningen er stabil stigende slik den har vært de siste tre år. Nedgangen i antall CRM-meldinger (Citizen relation management) skyldes reduserte ressurser ved Servicetorget de siste årene. Spesielt registreres besøk i altfor liten grad, noe som kan gi utfordringer i oppfølging og kvalitet på servicen ved at vi ikke kan gjenfinne saker. En annen årsak til at antall CRMmeldinger går ned er at kvaliteten på kommunens nettsider er blitt bedre, slik at folk selv finner informasjonen de er ute etter. Dette er en positiv utvikling. Det er en økning i antall klienter ved overformynderiet, noe som genererer økt kjøp av hjelpevergetjenester. Det er brukt advokater til mange av oppdragene på grunn av mange ressurskrevende saker. Overformynderiet blir statlig fra og med 1. juli 2013. Plan for lærlingeordningen Partene i arbeidslivet (LO, NHO, KS, YS, Unio, Virke og Spekter) har tegnet en samfunnskontrakt for fag og yrkesopplæring hvor målet er å øke antall lærlinger med 20 prosent innen 2015. Fredrikstad støtter denne avtalen og legger opp til en politisk behandling av lærlingeordningen høsten 2012. Denne planen vil foreslå at Fredrikstad kommune skal ha 86 lærlinger innen 2015 hvor økningen i hovedsak vil komme i 2014 og 2015. Sammenligninger/nøkkeltall Figuren under viser netto driftsutgifter administrasjon og synliggjør beregnet utgiftsbehov i forhold til landgjennomsnittet som er satt til null. Beregningen for utgiftsbehovet er hentet ut fra konserntall og i snittet for ASSS er Oslo og egen kommune inkludert. I kostratabellen under er ASSS-snittet beregnet uten Oslo og egen kommune. Dette betyr at grafen og kostratabellen ikke er direkte sammenlignbare da grunnlagstallene er forskjellige.

Netto driftsutgifter administrasjon. Avvik fra beregnet utgiftsbehov i forhold til landsgjennomsnittet, korrigert for forskjeller i pensjonsinnskudd og arbeidsgiveravgift. Kroner per innbygger 800 600 538 400 200 77 0 200 400 600 800 606 414 227 260 725 767 521 324 94 2009 2010 2011 1 000 1 200 Fredrik stad Bærum Oslo Drammen Kristian sand Sandnes Stavanger Bergen Trond heim Tromsø ASSS Figuren viser at Fredrikstad kommune bruker mindre ressurser til administrasjon enn beregnet utgiftsbehov per innbygger. Samlet for ASSS-kommunene gikk netto driftsutgifter til administrasjon opp med om lag 95 kroner per innbygger fra 2010 til 2011 sammenliknet med utgiftsbehovet. Selv om Fredrikstad har en økning i netto driftsutgifter til administrasjon i 2011, er det en reduksjon på cirka 100 kroner per innbygger i forhold til utgiftsbehovet. KOSTRA nøkkeltall i løpende kroner Fr.stad Fr.stad Fr.stad Sarpsborg Drammen Kr.sand ASSS 2009 2010 2011 2011 2011 2011 2011 Netto driftsutg. pr innb. i kr administrasjon 2 174 2 151 2 181 2 650 2 553 2 390 2 291 Netto driftsutg. pr innb. i kr politisk styring 202 176 252 162 468 263 286 Tallene i tabellen gjelder all administrasjon og politisk styring i Fredrikstad kommune og ikke bare Seksjon for Økonomi og organisasjonsutvikling. Administrative ressurser er et av de vanskeligste områdene for sammenligning da organiseringen av oppgaver kan påvirke grunnlagstallene. Netto driftsutgifter til administrasjon har økt noe det siste året. Dette skyldes i hovedsak pris- og lønnsvekst og at rammen til seksjonen ble noe styrket med midler til omstilling og utviklingsprosjekter i 2011. Utgifter til kjøp av hjelpevergetjenester ved overformynderiet og godtgjørelse til sentrale tillitsvalgte har også økt. Dette er utgifter vi har liten mulighet til å påvirke. Fredrikstad ligger lavere enn andre sammenlignbare kommuner og snittet for ASSS i netto driftsutgifter til administrasjon per innbygger. Fredrikstad ligger også lavere enn ASSS-snittet for netto driftsutgifter til politisk styring per innbygger selv om det har vært en forholdsvis stor økning i 2011. Dette skyldes merutgifter til gjennomføring av valget og økte utgifter til etterlønn i forbindelse med politisk skifte. Utgiftene til politisk styring svinger ettersom det annet hvert år blir avsatt ekstra ressurser til gjennomføringen av valg. Kommune- og fylkestingsvalg koster mer enn stortingsvalg, da det blant annet sendes ut partilister til alle husstander i forkant av valget.

Målekort Fokusområde Kritisk suksessfaktor Serviceinnstilte medarbeidere Indikator - Andel av befolkningen som er godt eller meget godt fornøyd med frontservice Status siste måling 78 Mål 2012 2013 95 95 Skala % Effektiv innkjøpsfunksjon - Ventetid på telefonen: % - Andel som får svar innen 83 95 95 60 sekunder % - Andel som får svar innen 120 sekunder 93 95 95 - Andel e-faktura (inngående) 45 55 60 % ift alle fakturaer 1) Brukere / kvalitet Effektiv regnskapsfunksjon - Antall e-faktura (utgående) avtaler 9 593 10 500 12 000 Ant Effektiv og god skatteoppkreverfunksjon - Skattedirektoratets resultatkrav på skatteartene (restanse) 4,02 4,30 4,20 % - Skattedirektoratets resultatkrav på arbeidsgiverkontrollen 5,0 5,0 5,0 % Effektiv og god kommunal innfordring - Innfordring av kommunale krav (restanse) 2,95 2,50 2,60 % Godt arbeidsmiljø - Medarbeidertilfredshet 4,42 4,4 4,5 1-5 Medarbeidere 2) Økt tilstedeværelse - Nærvær i % 93,5 95,0 95,0 % - Medarbeidernes opplevelse 4,61 4,7 4,7 1-5 av hjelp og støtte på jobben Læring og utvikling Medarbeiderne vet hva som forventes av dem - Medarbeidernes opplevelse av læring og utvikling gjennom utfordrende oppgaver - Medarbeidernes opplevelse av hva som forventes av dem 4,35 4,4 4,4 1-5 4,78 4,8 4,8 1-5 Økonomi Note: God økonomistyring - Avvik budsjett i % -1,3 0,0 0,0 % Stabil finansforvaltning - Avkastning langsiktig likviditet 3,21 Bankrente +1,0 Bankrente +1,0 NIBOR NIBOR - Avkastning kortsiktig 3,1 3 mnd 3 mnd likviditet 1) Gjelder kun Fredrikstad. Hvaler er ikke inkludert i tallene. 2) For medarbeiderundersøkelsen er høyeste tall best. Siste medarbeiderundersøkelse ble gjennomført i februar 2011 og er rapportert som resultat for 2010. Neste undersøkelse vil bli gjennomført høsten 2012. % % Mål og strategier i planperioden Være en god stabs- og støttefunksjon for å utvikle en effektiv tjenesteproduksjon Videreutvikle felles plattform for god og effektiv ledelse. - Gjennomføre LUP (lederutviklingsprogram) for ledere (2013). - Utarbeide og igangsette LUP for avdelingsledere (2013-2014). - Kvalitetsutvikling gjennom rapportering og oppfølging av avvik. Inngå innkjøpsavtaler som tilrettelegger for effektive og gode innkjøp. - Produsere gode konkurransegrunnlag.

- Være oppdatert på forskrifter og lover og påse at de følges. - Effektivisere anskaffelser ved bruk av elektroniske hjelpemidler. Utvikle fremtidsrettede IKT funksjoner og videreutvikle den totale IKT-plattformen. - Optimalisere og effektivisere driftsrutiner for sentralt driftssenter. - Omstrukturere drift av klientpark. - Utarbeide ny overordnet IT-strategi for kommunen. - Integrere datasystemer etter prinsippet at data kun skal finnes et sted. - Optimalisere identitetshåndtering (brukere/rettigheter). - Etablere nytt telefonsystem. - Etablere systemer for teknisk drift for Vann/avløp, bygg/ventilasjon etc. Felles plattform og strategi. - Etablere løsninger for erom, ehjem, og flere innovative løsninger for støtte innen omsorg. - All datakommunikasjon skal foregå i kommunens eget nett. - Moderne arbeidsplasser med oppdatert utstyr. God økonomistyring Utvikle et godt styringssystem slik at det blir et effektivt verktøy for alle ledernivåer. - Økonomistyring gjennom oppfølging og rapportering, finansforvaltning og eierstyring. - Utvikling av endringskompetanse for effektivisering og omstilling gjennom deltagelse i nettverk blant annet ASSS. - Bidra til å utvikle et godt budsjettverktøy for Seksjon for helse og velferd. - Utvikle gode rutiner for internkontroll. Implementere og utvikle et helhetlig kvalitetssystem i Fredrikstad kommune. - Videreføre arbeidet med innføring av HMS- og HR- funksjoner i kvalitetssystemet. - Nytt avvikssystem og modul for risikovurdering tas i bruk av alle enheter. - Ny modul for registrering av skader på ansatte tas i bruk i alle enheter. Sikre kommunens inntekter gjennom blant annet innfordring av skatt og kommunale krav, egenandel for barnehage og skolefritidsordning, hjemmetjenester og institusjon. - Ha gode rutiner for fakturabehandling med sikte på rett faktura til rett bruker. - Sørge for en effektiv og god innfordring av både kommunale og statlige skatter og avgifter. Attraktiv by som tiltrekker seg innbyggere med høy kompetanse Ha en lønnspolitikk som bidrar til kommunens evne til å være en attraktiv arbeidsgiver. - Revidere lønnspolitisk plan (2013). Strategisk og målrettet arbeid med kompetanseplanlegging. - Utarbeide kompetanse- og rekrutteringsstrategi (2013-2014). - Videreutvikle kompetanse kartleggingsverktøy (pilot 2013). - Bruke interne ressurser til opplæring. - Gjennomføre nødvendig opplærlingstiltak på alle nivåer i organisasjonen. Utnytte ubenyttede arbeidskraftressurser og redusere uønsket deltid. - Prosjekt Arbeidsorganisering (2012-2013). - Benytte Arbeidsmiljølovens virkemidler for økning av stillingsstørrelser. - Bidra i utreding av kommunal vikarordning. Tilrettelegge for at alle ansatte skal ha et godt og helsefremmende arbeidsmiljø med trygge, inkluderende og stimulerende arbeidsplasser. - Sette klare og konkrete mål for videre utvikling av arbeidsmiljøet i de enkelte enhetene i organisasjonen. - Kartlegging av arbeidsmiljøet og måling av medarbeidertilfredshet (OLI). - Bistå ved vurdering av risiko på kommunale arbeidsplasser, og gjennomføring av tiltak for å videreutvikle et godt arbeidsmiljø - Utviklingssamtaler gjennomføres minst en gang hvert år. - Ha fokus på en løsningsfokusert tilnærming i det daglige arbeidet.

- Samarbeide med andre kommuner om uføreproblematikk. - Videreføre satsing på rusforebyggende tiltak. - Økt fokus på likestilling og anti-diskriminering i alle tilsettingssaker. - Tilrettelegge for gode omstillingsprosesser. Gjennomføre vedtatt IA handlingsplan 2013. - Øke nærvær i kommunale virksomheter til 92,17 prosent (i betydningen redusert sykefravær til 7,83 prosent ) - Tilbakeføre minst 93 prosent av saker som rapporteres i BIA-utvalgene tilbake til egen eller annen jobb i kommunen, helt eller delvis. - Gi arbeidstrening til personer med midlertidig redusert eller tapt arbeidsevne. - Øke gjennomsnittlig pensjoneringsalder i Fredrikstad kommune med 6 måneder til 57,1 år. - Utarbeide plan for livsfase- og seniorpolitikk (Oppstart 2013). - Bidra til god utvikling av nærværskultur i virksomheter/arbeidsenheter. - Medvirke til god praksis for inkludering av medarbeidere med innvandrerbakgrunn i arbeidsmiljøet. - Bidra i arbeidet for at innvandrerbefolkningens sammensetning og størrelse i Fredrikstad samfunnet gjenspeiles blant kommunens ansatte. - Gjennomføre kompetansehevende tiltak i samarbeid med NAV Arbeidslivstjenesten, med fokus på LUP for avdelingsledere. Tilrettelegge for å øke antall lærlinger til 86 innen 2015. - Opptak av lærlinger etter en opptrappingsplan (2013-2016). - Gradvis opptrapping av antall lærlinger fra 2013. Medvirke til at kvinnelige og mannlige medarbeidere i Fredrikstad kommune er likestilt med hensyn til ansettelse, lønn, stillingsstørrelse, avansement og opplæring. - Alle virksomheter skal arbeide aktivt, målrettet og planmessig for likestilling mellom kjønnene. - Avdekke og bekjempe uønskede kjønnsforskjeller som eksisterer på arbeidsplassen. Bidra til at kvinnelige og mannlige medarbeidere er likestilt med hensyn til lønn, stillingsstørrelse, avansement og opplæring i virksomhetene. Fredrikstad kommune skal ha en felles organisasjonsidentitet og bedre omdømme Innovativ og lokal møteplass på nett. - Delta i interregprosjektet Engasjer mer - Bruke sosiale medier for å skape engasjement og dialog. - Legge til rette for dialog på kommunens facebook-side. Profilering av Fredrikstad kommune som arbeidsplass. - Deltakelse på stands og messer. - Markedsføring av Fredrikstad gjennom TallshipsRace 2014. - Markedsføre og profilere Fredrikstad gjennom effektive kanaler, både for å rekruttere medarbeidere og øke tilstrømning av innbyggere turister og næringsliv. - Jobbe strategisk med verdiprosess i Fredrikstad kommune for å styrke ansattes bevissthet på ambassadørrollen. Godt informasjonsarbeid knyttet til miljøarbeid, spesielt infrastrukturprosjekt. - Aktivt lobbyarbeid. - Nyhetsbrev/brosjyrer. - Godt samarbeid med RTD, SMS og Frevar, jevnlig opplæring og informasjonsdeling. Være med i og fortrinnsvis i forkant av utviklingen på kommunikasjonsområdet i det offentlige. - Tilgang til analyser av brukerundersøkelser. - Deltakelse på aktuelle seminar. - Tilgang til fagmateriell. - Være synlig og proaktiv i forhold til mediene. Legge til rette for dialog på kommunikasjonsområdet mellom kommune og innbyggere. - Opprettholde og videreutvikle en høy servicekvalitet og gode tjenester på Servicetorget (Hvaler og Fredrikstad).

- Kvalitetssikre og videreutvikle tjenesteinformasjon og legge til rette for elektroniske tjenester i tråd med regjeringens Digitale førstevalg. - Utvikle serviceholdninger og atferd ved å utvikle og implementere serviceplakater og følge kommunens serviceprinsipper. - Skape tydelige forventninger hos innbyggerne gjennom gode tjenestebeskrivelser og serviceerklæringer. - Gjennomføre interne og eksterne brukerundersøkelser. Bedre kriseinformasjon Utarbeide beredskapsplan og risiko- og sårbarhetsanalyse. - Oppfølging av kriseinformasjonsplan. - Opplæring i bruk av CIM. - Aktiv medieovervåking. Redusert utslipp av klimagasser Følge opp og etterkomme bransjekravene for Miljøfyrtårn. - Deltagende i smart til jobben -aksjonen. - Når avstanden ikke er for lang kan syklene som er til rådighet i rådhuset benyttes. - Øke andelen av miljøvennlig transport ved å vurdere reduksjon av reiser, bruk av mer telefonmøter, videokonferanser og web-overføringer. - Vurdere alternative reiseformer, som tog istedenfor fly, felleskjøring, bruke kollektiv transport istedenfor egen bil. - Fokus på papirbruk, kildesortering av papir og plast. Økonomi Tall i tusen kroner (I 2013-kroner) 1) 2013 2014 2015 2016 Vedtatt ramme 2012 149 049 149 049 149 049 149 049 Netto endringer vedtatt i handlingsplan 2012-2015 2 194-794 2 194 2 194 Valg -2 790 ROSanalyse og beredskapsplan 1 033 1 033 1 033 1 033 Sentralarkiv og fullelektronisk arkiv 1 757 1 757 1 757 1 757 Analysekompetanse økonomi 650 650 650 650 Økt antall lærlinger 1 200 1 500 1 700 Netto rammeendring 1 638 1 638 1 638 1 638 Endringer som følge av forslag til statsbudsjett Vergemålsreformen -557-1 490-1 490-1 490 Politiske endringer: Økt antall lærlinger fra 2013 700 700 700 700 Økning formannskapetsdisposisjonskonto 300 300 300 300 Heltid- deltid 500 500 500 500 Netto ramme 157 264 154 543 157 831 155 241 Note: 1) Alle tall er i 2013-kroner, det vil si at budsjettall for 2012 er justert med pris- og lønnsvekst på 3,33 prosent. Svingningene i rammen i handlingsplanperioden skyldes at det annet hvert år settes av ekstra ressurser til gjennomføring av valg. Fra 2013 er rammene til seksjonen styrket med ressurser ROS-analyse og beredskapsarbeid, samt innføring av sentralarkiv og fullelektronisk arkiv for resten av kommunen. Det mangler ressurser tilsvarende to årsverk for å nå dette målet og innebærer at ikke alle skolene vil bli fullelektroniske i 2013. Det jobbes videre med å finne en løsning på dette i planperioden. Det er avsatt ressurser til å bistå Seksjon for helse og velferd med omorganiseringsprosessen som skal gjennomføres i 2013 og for å ha noe mer kapasitet for å dekke økt etterspørsel etter kompetanse på økonomiområdet. Seksjonen er styrket slik at flere får lærlingeplass i henhold til samfunnskontrakten som ble undertegnet av partene i arbeidslivet i 2012. Det er innvilget en medfinansiering av fire lærlinger fra KS i 2013 og 2014 og i tillegg er det søkt om ekstraordinære midler fra Utdanningsdirektoratet som er

knyttet mot veiledning og oppfølging av lærlinger med spesielle behov. Arbeidet knyttet til en helhetlig ressursorganisasjon og reduksjon i deltid forseres. Personalavdelingen øker bemanningen med ett årsverk fra 2014 til oppfølging og koordinering av lærlingeordningen og for å dekke opp noe i forhold til økt etterspørsel etter kompetanse generelt på personalområdet. Netto rammeendring inneholder diverse flytting av oppgaver til og fra andre seksjoner og er knyttet til sentralisering av arkivfunksjonen og innføring av fullelektronisk arkiv, sentralisering av utgifter til annonser og saksbehandling av vederlag for institusjon. I tillegg er det avsatt midler til en felles traineestilling for Fredrikstad kommune og formannskapets disposisjon er økt til 1million kroner. Stortingets vedtak om ny vergemålslov trer i kraft 1. juli 2013 og medfører at Overformynderiet avvikles. Ansvar, oppgaver og finansiering overføres fylkesmannen fra samme dato. Rammen er redusert med delårseffekt i 2013 og helårseffekt fra 2014 som følge av dette. Tall i tusen kroner Justert (I 2013-kroner) 1) budsjett 2012 Brutto utgifter 199 647 Brutto inntekter 49 187 Budsjett 2013 204 363 47 599 Netto ramme 150 460 157 264 Note: 1) Alle tall er i 2013-kroner, det vil si at budsjettall for 2012 er justert med pris- og lønnsvekst på 3,33 prosent. Inntektene i 2013 er budsjettert lavere i forhold til justert budsjett 2012 og skyldes at seksjonen ble styrket i forbindelse med 1. tertial rapport 2012 til ROS-analyse og beredskapsarbeid og til formannskapets disposisjon. Det vil bli bortfall av inntekter i 2013 fra Hvaler kommune da avtalen med kommunearkivet er sagt opp. I tillegg har seksjonen fått midler fra blant annet DIFI og fylkesmannen til diverse prosjekter som engangsbevilgninger i 2012. Økningen i brutto utgifter er i hovedsak knyttet til sentralisering av arkivfunksjonen og innføring av fullelektronisk arkiv, lærlinger, gjennomføring av valg 2013 og styrkning av formannskapets disposisjon. Tall i tusen kroner Justert budsjett Budsjett 2012 2013 POLITISK LEDELSE 10 820 11 892 OMBUD 2 320 2 320 KOMMUNELEDELSEN 2 542 2 542 KOMMUNEADVOKATEN 3 687 4 340 ADMINISTRASJONSAVDELINGEN 6 415 6 968 POLITISK VALG - 2 775 SENTRALE RÅD OG UTVALG 77 77 PERSONALAVDELINGEN 24 273 25 535 LØNNSAVDELINGEN 2) 5 988 - KOMMUNEARKIVET 11 234 15 119 HMS-AVDELINGEN 5 241 5 004 IT-AVDELINGEN 12 866 12 868 OVERFORMYNDERIET 5 550 2 943 ØKONOMIAVDELINGEN 7 052 7 610 REGNSKAPSAVDELINGEN 2) 4 667 10 517 INNKJØPSAVDELINGEN 3 258 3 836 KEMNERKONTORET 11 829 13 577 KOMMUNIKASJON OG SERVICE 13 422 13 278 SENTRALE FELLESPOSTER 15 063 16 063 EGENBETALINGSENHETEN 3) 4 156 - SUM Økonomi og organisasjonsutvikling 150 460 157 264 Noter: 1) Alle tall er i 2013-kroner, det vil si at budsjettall for 2012 er justert med pris- og lønnsvekst på 3,33 prosent 2) Regnskapsavdelingen og lønnsavdelingen er slått sammen til en avdeling fra 1. januar 2013. 3) Egenbetalingsenheten er delt mellom kemnerkontoret og det nye tildelingskontoret ved Seksjon for helse og velferd fra 1. januar 2013.

Nye aktiviteter/tiltak som er innarbeidet innenfor rammen Kommuneadvokatkontoret har hatt ledig stilling i 2012 som besettes i 2013. Etterspørselen er stor noe som krever strenge prioriteringer i forhold til oppdrag og forespørsler. Kommuneadvokatkontoret har til tider vært ubemannet og det har vært vanskeligere å etterkomme behov for rask rådgivning. Noen oppdrag har vært satt ut til private advokater. Innkjøpsavdelingen vil fra 2013 igjen være fullt bemannet etter en tid med ubesatt stilling. Servicetorget har de siste årene blitt redusert med flere stillinger, noe som har gitt lavere servicegrad og økt belasting på bemanningen. Det foreslås derfor å styrke Servicetorget med en stilling fra 2013. Lønnsavdelingen har redusert bemanningen med ett årsverk som følge av innføringer av nye elektroniske løsninger som effektiviserer driften. Det vil jobbes videre med å se på muligheten for å opprettholde fokuset på utvikling og effektivisere driften ytterligere for å styrke internkontrollen. Seksjonen har brukt mye økonomiske ressurser til kjøp av hjelpevergetjenester av eksterne advokater de siste årene. Når både ansvar, oppgaver og finansieringen av vergemålsmyndigheten bortfaller, gir dette seksjonen et handlingsrom til å prioritere andre oppgaver i planperioden. Behov/tiltak som det ikke er funnet rom for: Ressurser til å få resten av virksomhetene inn i sentralarkiv og fullelektronisk arkiv (beløp cirka 1,2 millioner kroner). Løsningsansvarlig for HRM-området. Øke ressursene på personalområdet i 2013 til oppfølging av planarbeid og arbeidsgiverstrategi. Ressurser til internkontroll ved flere avdelinger. Ressurser til videreføring av psykologtilbud som tiltak for ansatte i hele Fredrikstad kommune. Investeringer Tall i millioner kroner 2013 2014 2015 2016 Brutto Tilsk. Netto Brutto Tilsk. Netto Brutto Tilsk. Netto Brutto Tilsk. Netto Sentrale IT-investeringer 3,9 0,0 3,9 3,9 0,0 3,9 3,9 0,0 3,9 3,9 0,0 3,9 Eget nett II 1,1 0,0 1,1 1,1 0,0 1,1 1,1 0,0 1,1 1,1 0,0 1,1 Fullelektronisk arkiv 0,4 0,0 0,4 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Ny versjon av ephorte 1,5 0,0 1,5 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Oppgradere IT-utstyr 3,0 0,0 3,0 3,0 0,0 3,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Sum investeringer 9,9 0,0 9,9 8,0 0,0 8,0 5,0 0,0 5,0 5,0 0,0 5,0 Sentrale IT-investeringer og eget nett videreføres i henhold til gjeldende vedtatt handlingsplan. Prosessen med innføring av sentralarkiv og fullelektronisk arkiv er fremskyndet slik at investeringene i 2013 er økt i forhold til vedtatt handlingsplan 2012-2015. Det er behov for oppgradering av ephorte og innføring av nye moduler som vil gjøre det enklere og mer effektivt for saksbehandlerne å jobbe i ephorte, samt gjøre det enklere å ivareta kommunens dokumentasjons- og arkivansvar. Kommunens IT-utstyr er gammelt og det foreslås derfor å ta et felles løft og oppgradere alt gammelt IT-utstyr i løpet av 2013 og 2014. Det må anskaffes 2 000-2 500 nye PC er som vil ha en total kostnad på 6 millioner kroner. Dette kommer i tillegg til de investeringen skolene har for å opprettholde pctettheten for elevene i Fredrikstadskolen. Egenbetalinger og gebyrer Det ikke innarbeidet endringer i forhold til egenbetaling og gebyrer. Innfordringskostnadene settes på grunnlag av størrelsen på rettsgrunnlaget og er styrt av Stortingets vedtak om rettsgebyr, inkassosats og forsinkelsesrente. Det tas derfor forebehold om prisjustering i Stortingets vedtak. Skjenkeavgiften er styrt gjennom alkoholforskriften.

Forslag til tiltak ved bruk av tidligere års overskudd Etablere et mer brukervennlig grensesnitt med nye moderne løsninger ved å bygge om Frekit til en mer hensiktsmessig arbeidsflate for ansatte. Implementering av moduler i ephorte (outlook og sharepoint), søkemotor, prosjektstilling (50%), konsulentbistand. Ny modul for sykefraværsoppfølging. Etablere nye arbeidsmetoder i kommunikasjon etter innføring av LYNC. Beløp ca 1,9 millioner kroner. Elektronisk sakskart til Bystyret. Oppgradering av møterom og undervisningsrom med moderne og oppdatert utstyr. Psykologtilbud som tilbud til ansatte i Fredrikstad kommune. Personalresurser 2012 2013 2014 2015 2016 Antall Endrings- Antall Endrings- Antall Endrings- Antall Endrings- Antall årsverk behov årsverk behov årsverk behov årsverk behov årsverk Rådmann 2,0 2,0 2,0 2,0 2,0 Brukerombud 3,3 3,3 3,3 3,3 3,3 Kom.advokat 4,0 1,0 5,0 5,0 5,0 5,0 Admin.avd 10,0 1,0 11,0 11,0 11,0 11,0 Personal 11,59 11,59 1,0 12,59 12,59 12,59 Lønn og Regnskap 20,65 0,24 20,89 20,69 20,69 20,69 Kommunearkivet 21,8 5 26,8 2 28,8 28,8 28,8 HMS-avdelingen 9,2 9,2 9,2 9,2 9,2 IT-avdelingen 28,0 28,0 28,0 28,0 28,0 Overformynd. 2,5 2,5 0 0 0 Plan- og økonomi 8,5 1,0 9,5 9,5 9,5 9,5 Innkjøp 4,0 1,0 5,0 5,0 5,0 5,0 Kemner 32,8 3,16 35,96 35,96 35,96 35,96 Kommunikasjon og service 25,1 1,0 26,1 26,1 26,1 26,1 Egenbetalingsenh 7,76-7,76 0 0 0 0 Kommunalsjef 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 Sum 192,2 5,64 197,84 3 198,14 0 198,14 0 198,14 Note: I tillegg ligger det utgifter til frikjøp av sentrale tillitsvalgte (16 årsverk?) og hovedverneombud (1 årsverk) som ikke er med i tallene). Kommuneadvokatkontoret og Innkjøpsavdelingen har hatt ubesatte stillinger i 2012 som besettes i 2013. Personal avdelingen vil fra 2014 bli styrket med ett årsverk knyttet til oppfølging og koordinering av lærlingeordningen og for å dekke opp noe i forhold til økt etterspørsel etter kompetanse generelt på personalområdet. Hos kommunearkivet er det et endringsbehov på 5 årsverk i 2013 som er knyttet til innføring av sentralarkiv og fullelektronisk arkiv. Det faktiske behovet er større, så dette er tilpasset de økonomiske rammebetingelsene som er avsatt til elektronisk arkiv. Det mangler 2 årsverk for å få inn resten av virksomhetene. Lønn og regnskapsavdelingene slås sammen til en avdeling fra 2013. I 2012 er lønnsavdelingen redusert med en stilling, samtidig som det er gjort noen små justeringer på stillingsstørrelsene i regnskapsavdelingen. Bemanningen i Plan- og økonomiavdelingen er økt med ett årsverk for å bistå Seksjon for helse og velferd med omorganiseringsprosessen som skal gjennomføres i 2013 og for å ha noe mer kapasitet for å dekke økt etterspørsel etter kompetanse på økonomiområdet.

Kommunikasjon og service styrkes med ett årsverk fra 2013. Egenbetalingsenheten overfører 3,16 årsverk til Kemnerkontoret. Resterende årsverk blir en del av den nye tjenestetildelingsenheten ved Seksjon for helse og velferd. Overformynderiet blir statlige fra 1. juli 2013.