Vareimport (OF50) Innlesning av varefiler fra leverandør, bearbeiding og oppdatering til vareregisteret

of 17 OM DETTE DOKUMENTET VERSJONSHISTORIKK Versjon Beskrivelse Dato Hvem 1.0 Import av varer 09.12.2012 AaGH 2.0 04.02.2014 BDR 3.0 Revidert og endret litt oppsett 19.02.2015 BDR

of 17 INNHOLDSFORTEGNELSE OM DETTE DOKUMENTET... 2 VERSJONSHISTORIKK... 2 INNHOLDSFORTEGNELSE... 3 Forord:... 4 Direkte import fra leverandør til CS-Web... 4 Kommunikasjonsparametere (BD79)... 5 Parameteroppsett ved «Importere artikkelregister m. m» (OF51)... 5 Lese inn varefil fra leverandør (OF51)... 7 Behandle import-registre (OF50).... 8 Kopiere liste.... 8 Splitte liste:... 9 Slette liste... 9 Feil-liste:... 10 Bearbeide og oppdatere en varefil (OF50)... 10 Anmerking av varer for oppdatering... 10 Meny -> valg av Utskrift/etiketter.... 11 Meny -> Priskalkulering.... 12 Meny -> slette artikler fra listen... 14 Meny -> Oppdatere listen... 15 Utskrift av oppdateringen (OF50)... 16 Eksportere varer fra vareregisteret (OF51UT)... 17 Varer fra Excel til OF50 (OF51XLS)... 17

of 17 Forord: Denne dokumentasjonen er ment som en enkel veiledning til de som skal benytte vareimport i CS-Web. Import av vareregister og bearbeiding av disse elektronisk, gjøres i disse programmene. Prosessen starter med en import, som deretter bearbeides/behandles. Dette gjør at du som bruker raskt skal få lagt inn riktig vareinformasjon fra dine leverandører. Filene fra leverandør leses inn i et sideliggende vareregister, enten elektronisk direkte fra leverandør eller ved hjelp tilsendt fil/diskett. Det skjer ingen endringer i vareregisteret før du oppdaterer varene etter en eventuell bearbeiding, behandling med hensyn til pris, betegnelse, varegruppe osv. Du kan derfor f.eks. justere og tilpasse prisene (før oppdatering) uten at dette påvirker prisene i butikken. Flere kjeder «hjelper» nå sine medlemmer med at kjedens hovedleverandører leverer filer til kjedekontoret, og kjedekontoret distribuerer og foretar innlesning, slik at filene dukker direkte opp i «Behandle import-registre» (OF50). Når varefilen er lest inn, vil videre behandling foregå i OF50 før varene oppdateres til vareregisteret. Her ligger mange muligheter for forbehandling av varene før de oppdateres til vareregisteret. Priskalkulering, endring av varegruppe, utplukk av hvilke varer man vil ha lest inn og valg av hvilke butikker man vil oppdatere registeret til, er eksempler på noen funksjoner. Man kan splitte deler av filen til import, slik at en fagansvarlig kan oppdatere varene som hører til avdelingen, og en annen kan oppdatere sin del. Det kan også være andre årsaker til at man ønsker å benytte «splitte-lister». Direkte import fra leverandør til CS-Web Følgende parameter må være satt:

of 17 Kommunikasjonsparametere (BD79) Det finnes et standard format for artikkelimport som leverandøren kan tilpasse sine varefiler til, men dette må på plass med testing før man kan forvente en vellykket import. Alle leverandører som leverer varefiler elektronisk i standard CS-format må være registrert med riktige kommunikasjonsparametere. Oppsett i BD79 på den leverandøren det gjelder må være i samsvar med det leverandøren definerer. Parameteroppsett ved «Importere artikkelregister m. m» (OF51) Funksjonsparametere. Importmodulen er meget fleksibel i henhold til hvordan den skal fungere. F.eks. med hensyn til hvilke felter i vareregisteret som skal kunne overstyres etc. Dette krever en parameterstyring, og denne legges opp generelt for hver aktuell import type/import funksjon. Velg knappen parameter. Velg rett Leverandør/type i henhold til den filen du skal importere

of 17 Eksempel på parameteroppsett leverandørtype KOMPLETT:

of 17 Du fyller inn data etter hva du ønsker at skal oppdateres ved en vareimport, med gjeldende konsept. (Det normale er at dette er satt opp av konsulent fra Visma Retail, og at man benytter format STANDARD og/eller KOMPLETT) Se hjelpetekst til feltene for informasjon om funksjonen bak J/N. Oppsett og bruk her vil din kjede informere deg om, alternativ kan du kontakt Visma Retail for bistand. Du oppdaterer endringer i parameterne ved «Lagre». Lese inn varefil fra leverandør (OF51) Du starter importere artikkelregister (OF51), og møter et bilde hvor du velger den aktuelle import metode/ leverandør. Ved å velge den aktuelle leverandør og bruke knappen «OK», får du opp det aktuelle bilde for styring av vareimport fra denne leverandør. Bildet avviker for de forskjellige leverandører. Du starter innhentingen ved å bruke knappen «OK». Systemet vil nå jobbe en stund med innlesning av varefilen. Når det er ferdig går programmet automatisk over i Behandle import-registre (OF50). Her ser du hvilke varefiler som er blitt lest inn.

of 17 Dersom du ikke kan hente filer direkte fra din leverandør og/eller benytter tilsendte filer, benytter du enten STANDARD og/eller KOMPLETT. Du må da angi hvor den aktuelle fil ligger klar til innlesning. Se også egen dokumentasjon om «Import av varer fra Excel» Behandle import-registre (OF50). Vær også oppmerksom på hvordan din kjede administrerer dette, for mange kjeders vedkommende kan du starte hele prosessen i (OF50). Listene i OF50 inneholder aldri samme vare i forskjellige lister. Ved innlesning av ny varefil vil programmet sjekke om varene finnes i eldre lister. I dette bildet har du noen valg før du begynner selve bearbeidingen: Kopiere liste. Dette kan være hensiktsmessig å gjøre (spesielt før du er trygg på rutinene), slik at du har en mulighet for å gå tilbake til opprinnelig fil.

of 17 Sett opprinnelig butikk og en ( eller flere) butikker, avhengig av hvor mange kopier du ønsker. Svar J/N til prisberegning (vanlig med N), og bekreft Starte. Da dannes en kopi av den opprinngelige listen, og den kan ligge der som back-up i tilfelle du for eksempel sletter for mye varer når du begynner på bearbeiding. Splitte liste: Dette vil dele opp listen i henhold til de valgene du setter. Her kan du for eksempel skille på varegruppe eller leverandør m.m Slette liste Sletter hele listen fra OF50

of 17 Feil-liste: Der det er et antall i kolonnnen «feil» kan disse feilene skrives ut ved dette valget. Bearbeide og oppdatere en varefil (OF50) Du velger din aktuelle vareliste, og møter dette bildet: Her vises alle varene som skal til oppdatering. På hver varelinje ligger det en del informasjon som er viktig å sjekke ut. Du blar deg frem og tilbake i listen med rullegardin funksjonen. Øverst i bildet vises informasjon tilhørende den varelinjen du står på. Ved å bruke knappen «Varekort» kommer du direkte til varekortet for den angitte varen. *** i beholdningsfeltet (Lager) viser at varen er ny og ikke finnes i ditt vareregister. b i avvikskolonnen viser at varene finnes fra før, men både inn og utpris er endret i forhold til varekortet. u viser at utprisen er endret i forhold til varekortet. i viser at innprisen er endret i forhold til varekortet. For å lette jobben med å sjekke ut listen kan man benytte knappen Sortere - for å sortere listen. For eksempel etter varegruppe/varenavn1. Informasjonen i «hodet» tilhører den varelinjen du står på. «Gamle», er det som ligger i vareregisteret, og «Nye», som er det som ligger på filen du jobber i. Anmerking av varer for oppdatering For å markere hvilke varer du ønsker å oppdatere velger du varelinjen og bruker deretter knappen «Anmerke», (F5). Dette markerer varelinjen med en X, som indikerer at den skal tas med i oppdateringen. Du kan også markere flere, eller alle varer samtidig. Du bruker da knappen «Meny», og alternativet «Markere artikler». Da får du opp et valg på å markere alle (la feltene stå blankt og bekreft med OK), eller fra/til varegruppe og bekreft med OK.

of 17 Meny -> valg av Utskrift/etiketter. Du har mange muligheter for å filtrere. Velge ut hva du ønsker en utskrift på, og også muligheten for å skrive ut etiketter, dvs. hylleforkanter, hvis du bruker det i din butikk. Se ellers hjelpetekst til feltene ved valg «utskrift/etiketter». Ved valg utskrift kommer du til et nytt bildet når du bekrefter OK.

of 17 Her angir du kriterier for hva du ønsker utskrift av: Utvalg: Bildet over sier at det skal skrives ut anmerkede varer, med positiv beholdning, og kun de varene der det skjer prisendring. Sortering velges som man vil, det henviser til hvordan listen skrives ut. Produksjon: Etiketter Her markeres om det er ønskelig at det skal dannes en etikettfil til CS33 (ikke valgt i bildet over) Utskrift : X markerer at det skal skrives ut liste på varene Butikk og skrivernummer. Meny -> Priskalkulering. Her kan du simulere for å se hva prisene blir, og eventuelt sette kalkulasjonen tilbake til utgangspunktet.

of 17 Alternativ 1 og 5. Ved bruk av påslagstabell. Betinger at dette er lagt opp i ditt system, se egen dokumentasjon for bruk av påslagstabell. De første gangene dette kjøres, anbefales det å markere kun et par varelinjer for oppdatering for å se at det fungerer slik du ønsker. Alternativ 2: Dette alternativet kalkulerer eksisterende varer basert på kalkylen som ligger i varekortet og de nye innkjøpsprisene som er i filen du nå behandler. Kalkuleringen omfatter derfor ikke nye varer men de kan kalkuleres med alternativ 1 eller alternativ 4. Alternativ 3: Her beholdes bruttofortjenesten i kroner på eksisterende varer, men utsalgsprisen blir endret. Dette alternativet bruker man når man ønsker samme dekningsbidrag i kroner som man hadde fra før av. Vær oppmerksom på at bruttofortjenesten i % vil bestandig minke, såfremt innkjøpsprisene øker. Alternativ 4: På dette alternativet øker / reduserer man utsalgsprisen basert på endring i %. Det vil si at man tar utsalgsprisen og øker / reduserer den med en bestemt prosent. Alternativ 6: Makulering Dette alternativ tilbakefører en eventuell kalkulasjon som du har utført.

of 17 Meny -> slette artikler fra listen Hvis man importerer et register, og bare fører deler av sortimentet er det mulig å slette artikler på listen. Hvis man f.eks. ikke ønsker å importere bøker med nynorsk tekst kan man slette disse ved å bruke utvalgsmuligheten i språkform. Det er også mulig å slette fra/til varenummer, fra/til varegruppe, fra/til rabattgruppe, bøker eldre enn et årstall og nye varer. Det kan være en fordel å ta en kopi av listen før man sletter, slik at man har en angremulighet.

of 17 Meny -> Oppdatere listen Til slutt, når listen er gjennomgått og de varene du ønsker oppdatert er avmerket, velger du oppdatere listen: Huske parameter «bestemmer» hva som skjer ved oppdatering av varefilen Knappen «Lev.para» tar deg til listen over de forskjellige typene, velg rett Leverandør/type for å se på oppsettet, hvis du er usikker på hva parameter er for den leverandøren du holder på med. Ikke marker feltet «Pristype» uten å lese hjelpeteksten (F10) på hva dette innebærer Alternativ 1: Oppdater varer som er avmerket. De umerkede blir liggende igjen. Denne bruker man normalt når man jobber med deler av listen, eller man ønsker å fortsette med resten av varene senere. Alternativ 2: Oppdater varer som er avmerket. Resten av listen blir slettet.

of 17 Alternativ 3: Oppdater varer som er avmerket. Både varer som er avmerket og ikke avmerket blir liggende igjen. Utskrift av oppdateringen (OF50) Ved oppdatering av varer er det mulig å velge «utskrift» slik at du får en utskrift av varene som kommer inn. Det kan være spesielt nyttig i forbindelse med nye prise på varer som er i beholdning. Ønsker du en utskrift haker du av for det, alternativt lar du det feltet stå blankt, så vil oppdateringen skje, uten noen form for utskrift. Ved valg utskrift kommer du til et nytt bildet når du bekrefter OK. Her angir du kriterier for hva du ønsker utskrift av: Utvalg: Bildet under sier at det skal skrives ut anmerkede varer som blir oppdatert, med positiv beholdning, og kun de varene der det skjer prisendring. Sortering velges som man vil, det henviser til hvordan listen skrives ut. Produksjon: Etiketter Her markeres om det er ønskelig at det skal dannes en etikettfil til CS33 (ikke valgt i bildet under) Utskrift : X markerer at det skal skrives ut liste på varene Butikk og skrivernummer.

of 17 Eksportere varer fra vareregisteret (OF51UT) Det er også mulig å eksportere deler av vareregisteret over i behandlingsmodulen for bearbeiding. (Dette gjøres ved hjelp av eksportmodulen OF51UT). Dette betyr at man kan gjøre klart et uttrekk som skal oppdateres/endres, slik at man slipper å sitte dagen i forveien for å endre priser. Varer fra Excel til OF50 (OF51XLS) Det er også mulig å importere varer fra en vanlig excelfil, som lagres i csv format for import til OF50. Rutinen er beskrevet i egen dokumentasjon: «Import av varer fra Excel.»