Offentlige anskaffelser drift Vågsøy kommune

Like dokumenter
Offentlige anskaffelser investering Vågsøy kommune

Saksutgreiing Frå forvaltningsrevisjonsrapporten Offentlige anskaffelser - Drift - Vågsøy kommune heiter det:

RAPPORT FORVALTNINGSREVISJON OFFENTLIGE ANSKAFFELSER INVESTERING

Offentlege driftskjøp Selje kommune

KOMM - Leverandører av kommunikasjonstjenester til det offentlige

Anskaffelser i Møre og Romsdal fylkeskommune

Offentlige anskaffelser

Offentlege investeringskjøp Selje kommune

Fra: Kultur- og kirkedepartementet Dato: Saksbehandler: GDV ANSKAFFELSE AV VARER OG TJENESTER

Hva gjør kommunene feil i innkjøpsprosessen hva bør kontrollutvalgene fokusere på? 3. februar 2011

INNKJØPSREGLEMENT. FOR Vigo IKS

RUTINER FOR INNKJØP MELØY UTVIKLING KF

Innkjøp i Møre og Romsdal fylkeskommune Regional- og næringsavdelinga desember Innkjøpssjef Arnt Ove Hol

FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT

LOA/FOA Leverandørmøte Fylkeshuset Aust-Agder 9. februar 2017 Knut Otto Pedersen, Vest-Agder fylkeskommune/ofa

Forvaltningsrevisjon - Innkjøp i Midtre Gauldal kommune

Evje og Hornnes kommune

HAMMERFEST KOMMUNE KONTROLLUTVALGET S A K S F R E M L E G G

Forord 9. Kapittel 1 Innledning 11

Innkjøp. Fagdag Nytt regelverk

Offentlige anskaffelser. Seniorrådgiver i Stab for Innkjøp

Opplæring Fræna vgs Innkjøp/rammeavtaler. Innkjøpssjef Arnt Ove Hol

Innlandet Revisjon IKS, Forvaltningsrevisjon GLØR iks - Etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser

Lov om offentlige anskaffelser (LOA)

Rapport forvaltningsrevisjon Innkjøp Melhus kommune

Dosent Ingun Sletnes

Internkurs i offentlige anskaffelser sept. 2016

Anskaffelsesreglement

Anskaffelser og avtaleforhold i offentlig sektor juni 2014 Per Christer Konterud

Avvisning av klage på offentlig anskaffelse

Endringer i forskrift om offentlige anskaffelser

Anskaffelsesprotokoll over NOK ,-

Anskaffelsesprotokoll over NOK ,-

FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT OFFENTLIGE ANSKAFFELSER I STEIGEN KOMMUNE

Norsk Kommunalteknisk Forening Kommunaltekniske fagdager Bergen, 3.juni 2014

Innkjøpsreglement. Styrende dokumenter. Versjon 1, Revisjon 1 Utarbeidet av: Åshild Bakken, Godkjent av: Rådmannen

Innkjøp av rådgivningstjenester - Offentlige anskaffelser -

INNKJØPSREGLEMENT LEIRFJORD KOMMUNE

Internkurs i offentlige anskaffelser jan. 2017

Klagenemnda for offentlige anskaffelser. Klagenemndas medlemmer: Svein Dahl, Kai Krüger, Inger Roll-Matthiesen

Offentlige anskaffelser. Røros 14. nov 2013

Landbruksdirektoratet

Arctic Entrepreneur 23. januar Forsyningsforskriften: trynefaktor eller konkurranse

Hornindal kontrollutval SEKOM-sekretariat

Endret ved lov 30 juni 2006 nr. 41 (ikr. 1 jan 2007 iflg. res. 30 juni 2006 nr. 762).

Innkjøp i Nord-Aurdal kommune

Kjøpe riktig eller gjøre riktige innkjøp.

Teknisk drift: offentlige anskaffelser. Forvaltningsrevisjon Verdal kommune Unni Romstad

Kontrollutvalget i Alta kommune I N N S T I L L I N G

Innkjøpsreglement. Loppa kommune. Dra på Lopphavet Et hav av muligheter. Vedtatt i kommunestyret Loppa kommune

Byggekomiteens rolle i anbudsprosesser

Kort introduksjon til anskaffelsesregelverket - Digitale bestillingsløsninger Leverandører - 6/4-18. Jurist, Ingrid B.

Saksframlegg. Saksb: Eli Ruud Bjørgo Arkiv: 15/ Dato:

Kommunens anskaffelser et mylder av fallgruver

Nye føringer for offentlige anskaffelser som verktøy for innovasjon og næringsutvikling

Innkjøp i Jevnaker kommune Lov om offentlige anskaffelser

Offentlige anskaffelser 13 Oppsummering høst 2016

Viktige prinsipper i offentlige anskaffelser - Crash-kurs i regelverket

Kommunale anskaffelser

Reglement for anskaffelsesvirksomheten ved Norges miljø- og biovitenskapelige universitet

Forvaltningsrevisjonsrapport "Anskaffelser og kontraktsoppfølging"

INTERNKURS I OFFENTLIGE ANSKAFFELSER

Lov og forskrift. Loen Oddvin Ylvisaker

INNKJØPSINSTRUKS FOR POLITI- OG LENSMANNSETATEN

8. RETNINGSLINJER FOR INNKJØP I MODUM KOMMUNE Juli 2003 (rev. juni 2011 og sist i K-sak 46/14)

KONKURRANSEGRUNNLAG. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I. for anskaffelse av. Tokt, prøvetaking av blåkveite i Saksnr.

Deres ref Vår ref Dato 15/ /

Innkjøp i Møre og Romsdal fylkeskommune Introduksjonsdag for nye leiarar og mellomleiarar 19. september Innkjøpssjef Arnt Ove Hol

Ulike problemsstillinger knyttet til endringer og utvidelse av eksisterende offentlige kontrakter

INNKJØPSREGLEMENT MÅLSELV KOMMUNE

«Alt du bør ta stilling til ved gjennomføring av en anskaffelse»

Forhandlinger ved offentlige anskaffelser

Anbudsprotokollen er unntatt offentlighet jf. FOA 3-5 jf. offentlighetsloven 8, 9, 11, jf. forskrift av 14. februar 1986 nr. 351 pkt. V nr.

Deres ref: 15/ Vår ref: 15/ Dato: Utlendingsdirektoratet har følgende innspill til endringsforslagene:

Konkurransegrunnlag for. for kjøp av. «Heis og velferd»

Nærings- og fiskeridepartementet Statsråd Monica Mæland. KONGELIG RESOLUSJON Ref nr: Saksnr: 14/3880 Dato:

1. I forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser gjøres følgende endringer:

RETNINGSLINJER FOR INNKJØP I HEMNE KOMMUNE

Terskelverdien heves nå

Fagkveld om anbud og anskaffelsesloven

Prosjektveiviseren 2.0 Anskaffelsesstrategi. Arve Sandvoll Seniorrådgiver Avdeling for offentlige anskaffelser Seksjon Teknologi og støtte

SELJE KOMMUNE Møteprotokoll Møtedato: Møtetid: Møtestad: Saksnr.: Følgjande medlemmer møtte Følgjande medlemmer møtte ikkje

RETNINGSLINJER FOR INNKJØP I HEMNE KOMMUNE

Offentlige anskaffelser Beregning av en kontrakts verdi. Planlegging av konkurranser og konkurranseformer BAL og organisasjon og ledelse

Veileder 3.2 Arbeidsdeling ved anskaffelsesprosesser over nasjonal terskelverdi

Konkurransegrunnlag for. for kjøp av. Verktøy for avvikshåndtering

Konkurransegrunnlag. Tilbud på Masseleveranser og transporttjenester for sesongen for levering til. Vefsn kommune.

FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT OFFENTLIGE ANSKAFFELSER I BODØ KOMMUNE

Hvordan selge til fylkeskommunen?

Offentlige anskaffelser med fokus på vare og tjenestekjøp utenom rammeavtalene

(2) I konkurransegrunnlaget var det angitt at det økonomisk mest fordelaktige tilbud ville bli valgt, basert på følgende kriterier:

Regelverk for offentlige anskaffelser

Offentlige anskaffelser - frivillig innleveringsoppgave

Ny lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Noen viktige endringer

Internkurs i offentlige anskaffelser okt. 2015

KONKURRANSEGRUNNLAG. Åpen konkurranse uten forhandling etter forskriftens del l og ll. Anskaffelse av minibuss til dagsenter (saksnr 14/450)

MØTEINNKALLING SAKSLISTE. Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 1/08 08/148 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE

Høringsuttalelse - ny forskrift om innkjøpsregler i forsyningssektorene

NÆRINGS- OG FISKERIDEPARTEMENTET STATSRÅD Monica Mæland

Skole/Prosjekt: Saksnr.: Arkivkode: Anskaffelsesprotokoll konkurranse med forhandling i to trinn - over terskelverdi Dok. nr.: Rev.: 1.

Transkript:

Forord Denne forvaltningsrevisjonen er gjennomført av Kommunerevisjonen i Nordfjord på oppdrag fra kontrollutvalget. Prosjektet er gjennomført i samsvar med standard for forvaltningsrevisjon. Revisjonen har vurdert egen uavhengighet i henhold til krav stilt i forskrift om revisjon i kommunene. Vi kjenner ikke til forhold som er egnet til å svekke vår uavhengighet og objektivitet. Rapporten har vært sendt rådmannen til uttalelse. Vi takker administrasjonen for godt samarbeid. Den 28. oktober 2016 Markvard Sunde Gunnar Ryste Torill Monsen Revisjonssjef Revisor Revisor Innkjøp handler ikke om å kjøpe produkt, men å dekke virksomhetens behov for løsninger. Fritt etter Andreas Skogrand Kristensen Kommunerevisjonen i Nordfjord Side 2

Innhold Forord... 2 Sammendrag... 4 1 Bakgrunn... 5 2 Problemstilling og avgrensing... 5 3 Metode... 5 4 Revisjonskriterium... 5 5 Data med vurderinger, konklusjoner og evt. anbefalinger... 6 5.1 Driftskjøp skal være basert på konkurranse... 7 5.2 Kommunen skal beregne og dokumentere et verdianslag... 8 5.3 Det skal utarbeides konkurransegrunnlag for kjøp under og over EØS-terskelverdi... 9 5.4 Alle kjøp over 500 000 kr skal kunngjøres... 11 5.5 Det skal foreligge skatteattest fra den leverandøren som det er inngått innkjøpsavtale med... 12 5.6 Det skal utarbeides protokoll for alle kjøp over 100 000 kr... 13 6 Høringsuttalelse... 14 7 Kommunerevisjonens kommentar til kommunen sin høringsuttalelse... 16 Vedlegg... 17 Kommunerevisjonen i Nordfjord Side 3

Sammendrag Kommunerevisjonen har i denne rapporten undersøkt om innkjøpspraksisen i Vågsøy kommune er i samsvar med det lov- og forskriftsverket som regulerer offentlige anskaffelser. Rapporten er avgrenset til å gjelde driftskjøp. Vi har dessuten avgrenset prosjektet til å gjelde innkjøpsprosessen fram til valg av leverandør. Dette betyr at vi ikke har vurdert kommunens evaluering av mottatte tilbud. I de tilfeller kommunen har foretatt innkjøp på grunnlag av en etablert og gjeldende rammeavtale, har vi ikke undersøkt regeletterlevelsen knyttet til prosedyren. Vi har valgt ut 8 leverandører på grunnlag av innkjøpets størrelse, samtidig som vi har prøvd å dekke flere forskjellige sektorer i kommunen. Det foreligger rammeavtale for 4 av de 8 utvalgte leverandørene. Bortsett fra de anskaffelser som er omfattet av rammeavtalene, er det ingen som tilfredsstiller forskriftskravene/kriteriene bortsett fra ett hvor det foreligger skatteattest. Vårt utvalg er ikke tilstrekkelig stort til at vi kan uttale oss om kommunens praktisering av regelverket på generell basis. Konklusjon Da vi ikke kan se at forskriftskravene til innkjøp blir ivaretatt, mener vi at det kan mangle nødvendig kunnskap om loven om offentlige anskaffelser innen de ansvarene vi har kontrollert. Anbefalinger 1. Kommunen bør vurdere om det er behov, i deler av organisasjonen, å oppdatere seg på Lov om offentlige anskaffelser. 2. Kommunen må organisere rutiner som ivaretar: kravene til konkurranse jf. 5 i «Lov om offentlige anskaffelser». utarbeidelse av verdianslag jf. 2-3 i «Forskrift om offentlige anskaffelser». konkurransegrunnlag, jf. 8-1 og 17-1i «Forskrift om offentlige anskaffelser». kunngjøring for kjøp over 500 000 kr, jf. 9-1 og 18-1i «Forskrift om offentlige anskaffelser». skatteattest, jf. 17-14 i «Forskrift om offentlige anskaffelser» protokollføring, jf. 3-2 i «Forskrift om offentlige anskaffelser» Kommunerevisjonen i Nordfjord Side 4

1 Bakgrunn Kommunerevisjonen i Nordfjord har utarbeidet denne rapporten på oppdrag fra kontrollutvalget i Vågsøy kommune, jf. vedtak 022/16. Vi har utformet prosjektplan i henhold til «RSK 001 standard for forvaltningsrevisjon». 2 Problemstilling og avgrensning Følgende hovedproblemstilling er lagt til grunn: Følger kommunen regelverket for offentlige anskaffelser innen drift? Avgrensning For å gi svar på problemstillingen har vi valgt ut noen krav i loven som er av grunnleggende betydning. Krav til frister har vi blant annet ikke tatt med. Vi ser om kravene er behandlet uten å evaluere de faglige vurderingene som er foretatt i anskaffelsesprosessen (f.eks. verdianslag). I tillegg er følgende avgrensninger lagt til grunn: Prosjektet inneholder ikke vurdering av om alle prosedyrereglene i anskaffelsesprosessen er fulgt. Det er gjennom kriterium synliggjort hva prosjektet fokuserer på og blir vurdert opp mot. Prosjektet er avgrenset til anskaffelser gjennomført i 2015. Anskaffelser som er regulert gjennom følgende forskrifter er ikke behandlet Forskrift om innkjøpsregler i forsyningssektorene Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Miljøhensyn knyttet til de offentlige anskaffelsene Det er tatt hensyn til endringer i regelverket med virkning fra 01.07.2015. 3 Metode Data er innhentet gjennom bruk av e-post som er sendt ut til tjenestelederne i kommunen. Vi har valgt ut leverandører i forhold til verdi og tjenesteområde. Mottatte svar er registrert i tabellform jf. vedlegg 1. Datamaterialet er verifisert for å sikre at våre vurderinger og konklusjoner bygger på et korrekt grunnlag. Rapporten har vert ute på høring i samsvar med 8 i «Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv.» 4 Revisjonskriterium I standard for forvaltningsrevisjon blir revisjonskriterium definert som de «krav, normer og/eller standarder» som revisjonsobjektet skal vurderes opp mot. For kommunale innkjøp er de mest sentrale kildene: «Lov om offentlige anskaffelser» «Forskrift om offentlige anskaffelser» «Veileder til reglene om offentlige anskaffelser» Ut ifra disse kildene har vi utarbeidet følgende kriterier: Driftskjøp skal være basert på konkurranse. Det skal utarbeides verdianslag for hver anskaffelse. For kjøp under og over EØS-terskelverdi skal det utarbeides konkurransegrunnlag. Alle kjøp over 500 000 kr skal kunngjøres Det skal foreligge skatteattest fra de leverandørene som det er inngått innkjøpsavtale med. Det skal utarbeides protokoll for alle kjøp over 100 000 kr. Kommunerevisjonen i Nordfjord Side 5

5 Data med vurderinger, konklusjoner og evt. anbefalinger Formålet med loven om offentlige anskaffelse er å bidra til økt verdiskapning i samfunnet gjennom effektiv ressursbruk ved anskaffelser basert på forretningsmessighet og likebehandling. I tillegg skal regelverket bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte, jf. Loven om offentlige anskaffelser 1. Grunnleggende krav, jf. Lov om offentlige anskaffelser 5: opptre med god forretningsskikk Anskaffelser skal så langt det er mulig være basert på konkurranse. Forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet skal ivaretas gjennom anskaffelsesprosessen. Utvelgelse av leverandører og tildeling av kontrakter skal baseres på objektive og ikkediskriminerende kriterier. Ved å ikke følge loven om offentlige anskaffelser kan kommunen bli erstatningsansvarlig. Den 1. juli 2015 trådte det i kraft en lovendring som betyr at kjøp under 100 000 kr ikke lenger skal omfattes av anskaffelsesregelverket, jf. brev fra Næring og fiskeridepartementet (vedlegg 2) Kommenter til tabellene i punkt 5.1 5.6 (hele tabellen, se vedlegg 1): De ansvar/leverandørene som har rammeavtale blir ikke kommentert videre. «Nei» betyr at vi ikke har mottatt dokumentasjon eller mottatt dokumentasjon ikke tilfredsstiller kravene. «Ja» betyr at vi har mottatt tilfredsstillende dokumentasjon. «-«ikke aktuelt Kommunen har rammeavtale gjennom SFFI, men foretar likevel direkte kjøp hos Rema 1000 Måløy. Rammeavtale kommunen har gjennom SFFI med Maske inneholder opsjon på laboratoriemateriell og medisinsk utstyr, da utstyr ikke nødvendigvis er kompatibelt med ny leverandør. Kommunen velger derfor heller å handle med Ødegaard Engros AS, noe avtalen gir rom for. Revisjonen har fått opplyst at kommunen f.o.m. 2016 har inngått avtale med Apotek 1. Kommunerevisjonen i Nordfjord Side 6

5.1 Driftskjøp skal være basert på konkurranse Revisjonskriterium 5.1 Lov om offentlige anskaffelser 5 (2). Grunnleggende krav «En anskaffelse skal så langt det er mulig være basert på konkurranse.» Data Tabellen under viser vårt utvalg av leverandører. I de tilfelle hvor kommunen ikke har rammeavtale, går det fram om kommunen har fulgt kravet til konkurranse. KONKURRANSE Kjøpt for i kr (2015) Rammeavtale Grunnleggende krav 5 (2) Ansvar Leverandør 2130 Rema 1000 Måløy 126 432 Nei, men avtale igj. SFFI - Service G. - 2210 Totland Libris 141 721 Nei 2240 Firda billag 200 007 Avtale igj. SFF - 3610 Ambio Helse AS 644 388 Nei 3660 Safari Engros DA 1 234 397 Ja - 3660 Vitusapotek N. M. AS 461 573 Nei 3900 Ødegaard Engros AS 361 269 Ja - 6700 Sætren Installasjon AS 721 597 Nei Kommunen har rammeavtale gjennom SFFI, men vi ser at ansvar 2130 har foretatt direkte kjøp med Rema 1000 Måløy. Kommunen har rammeavtale gjennom SFFI med Maske. Rammeavtalen inneholder opsjon på laboratoriemateriell og medisinsk utstyr da utstyr nødvendigvis ikke er kompatibelt med ny leverandør. Kommunen velger derfor heller å handle med Ødegaard Engros AS, noe avtalen gir rom for. Revisjonen har fått opplyst at kommunen f.o.m. 2016 har inngått avtale med Apotek 1. Ved inngåelse av langvarige kontrakter må man være oppmerksom på at det kan oppstå et leverandørmonopol, noe som er i strid med forutsetningen om at offentlige anskaffelser skal være gjenstand for konkurranse. Tidsubegrensede avtaler skal vurderes konkurranseutsatt når det blir gjort nye erstatningskjøp/større vedlikehold. Det må foreligge en holdbar og saklig begrunnelse for å unnlate og konkurranseutsette kontrakten med jamne mellomrom. Vesentlige endringer i en eksisterende kontrakt kan for eksempel medføre at oppdragsgiver blir pliktig til å konkurranseutsette kontrakten dersom han ikke kan dokumentere at konkurranseutsettingen har vert vurdert. Vurdering Bortsett fra anskaffelsene omfattet av rammeavtalene er det ingen av anskaffelsene som har fulgt kravet til grunnleggende konkurranse. Konklusjon Vurderingen viser at ikke alle ansvarene følger loven og inngåtte avtaler fullt ut. Anbefaling Kommunen må følge loven om konkurranse jf Lov om offentlige anskaffelser 5 samt være lojale mot inngått rammeavtaler. Kommunerevisjonen i Nordfjord Side 7

5.2 Kommunen skal beregne og dokumentere et verdianslag Revisjonskriterium 5.2 Forskrift om offentlige anskaffelser 2-3. Beregning av anskaffelsens anslåtte verdi «(1) Anskaffelsens anslåtte verdi beregnes på grunnlag av oppdragsgivers anslag av det samlede beløp oppdragsgiver kan komme til å betale, eksl. mva. for de kontrakter som utgjør anskaffelsen.» Data Tabellen under viser vårt utvalg av leverandører. I de tilfeller hvor kommunen ikke har rammeavtale går det fram om kommunen har beregnet og dokumentert et verdianslag. VERDIANSLAG Kjøpt for i kr (2015) Rammeavtale Verdianslag 2-3 Ansvar Leverandør 2130 Rema 1000 Måløy 126 432 Nei, men avtale igj. SFFI - Service G. - 2210 Totland Libris 141 721 Nei 2240 Firda billag 200 007 Avtale igj. SFF - 3610 Ambio Helse AS 644 388 Nei 3660 Safari Engros DA 1 234 397 Ja - 3660 Vitusapotek N. M. AS 461 573 Nei 3900 Ødegaard Engros AS 361 269 Ja - 6700 Sætren Installasjon AS 721 597 Nei Vurdering Etter vår vurdering er det ikke skriftlig dokumentert hvordan kommunen er kommet fram til verdianslagene. Vi baserer vårt nei i tabellen på følgende moment i lov, forskrift og veileder: Loven 5 «gjennomsiktighet og etterprøvbarhet» Forskrift 2-3 «utarbeidelse av verdianslag» Forskrift 3-1, 7. ledd - Oppdragsgiver skal fortløpende sikre at de vurderinger og den dokumentasjon som har betydning for gjennomføringen av konkurransen er skriftlig, slik at en tredjeperson eller et klageorgan i ettertid kan få en god forståelse av oppdragsgivers vurderinger og upartiskhet Veileder om offentlige anskaffelser (2013) pkt. 4.2.2 avsnitt 3 notat bør opprettes ved kjøp hvor verdien er nær terskelverdi samt regelmessige kjøp Ut ifra de grunnleggende kravene som her er nevnt, mener vi at intensjonen i regelverket er at kommunen bør ha en skriftlig dokumentasjon om hvordan man har kommet frem til anslaget. Bortsett fra anskaffelsene omfattet av rammeavtalene er det ingen av anskaffelsene som har fulgt kravet til utarbeidelse av verdianslag. Konklusjon Vurderingen viser at ikke alle ansvarene følger loven fullt ut. Anbefaling Kommunen må følge loven om utarbeidelse av verdianslag jf Forskrift om offentlige anskaffelser 2-3. Kommunerevisjonen i Nordfjord Side 8

5.3 Det skal utarbeides konkurransegrunnlag for kjøp under og over EØS-terskelverdi Revisjonskriterium 5.3 INNKJØP UNDER EØS-TERSKELVERDIER: Forskrift om offentlige anskaffelser 8-1. Utarbeidelse av konkurransegrunnlag (1) Dersom vilkårene for konkurransen ikke kan beskrives tilstrekkelig utfyllende i kunngjøringen, skal oppdragsgiver utarbeide et konkurransegrunnlag. Konkurransegrunnlaget skal inneholde en tilstrekkelig og fullstendig beskrivelse av følgende: a. hva som skal anskaffes. Dersom det kan gis tilbud på deler av oppdraget eller med alternative frister, skal dette opplyses, b. hvilken anskaffelsesprosedyre som er valgt og hvordan konkurransen skal gjennomføres, herunder kriterier for tildeling av kontrakt, c. hvordan tilbudene og eventuelle vedlegg skal utformes, endelig frist for mottak av tilbud (dag og klokkeslett), adgang til alternative tilbud, krav til opplysninger om bruk av underentrepriser, samt muligheten for å ta forbehold, og d. hvilke alminnelige eller spesielle kontraktsbetingelser som gjelder for oppdraget. INNKJØP OVER EØS-TERSKELVERDIENE: Forskrift om offentlige anskaffelser 17-1. Utarbeidelse av konkurransegrunnlag (1) Oppdragsgiver skal utarbeide et konkurransegrunnlag. Konkurransegrunnlaget skal inneholde følgende opplysninger, med mindre dette allerede er tilstrekkelig og fullstendig beskrevet i kunngjøringen: a. hvilken ytelse som skal anskaffes. Dersom det kan gis tilbud på deler av oppdraget eller med alternative frister, skal dette opplyses, b. hvordan konkurransen skal gjennomføres. Det skal minst opplyses om: 1. hvilken anskaffelsesprosedyre som er valgt, 2. 3. endelig frist for mottak av tilbud (dag og klokkeslett), adressen disse skal sendes eller leveres til, vedståelsesfrist for tilbudene, jf. 19-6 (vedståelsesfrist), 4. den relative vektingen av tildelingskriteriene eller tildelingskriteriene i prioritert rekkefølge jf. 22-2 (kriterier for valg av tilbud), 5. på hvilket eller hvilke språk tilbudet skal være skrevet, og 6. en henvisning til kunngjøringen. Kommunerevisjonen i Nordfjord Side 9

Data Tabellen under viser vårt utvalg av leverandører. I de tilfeller hvor kommunen ikke har rammeavtale, går det fram om kommunen har utarbeidet konkurransegrunnlag. KONKURRANSEGRUNNLAG Kjøpt for i kr (2015) Rammeavtale Under EØSterskal verdi 8-1 Over EØSterskal-verdi 17-1 Ansvar Leverandør 2130 Rema 1000 Måløy 126 432 Nei, men avtale igj. SFFI - Service G. - - 2210 Totland Libris 141 721 Nei - 2240 Firda billag 200 007 Avtale igj. SFF - - 3610 Ambio Helse AS 644 388 Nei - 3660 Safari Engros DA 1 234 397 Ja - - 3660 Vitusapotek N. M. AS 461 573 Nei - 3900 Ødegaard Engros AS 361 269 Ja - - 6700 Sætren Installasjon AS 721 597 Nei - Vurdering Bortsett fra anskaffelsene omfattet av rammeavtalene er det ingen av anskaffelsene som har fulgt kravet til konkurransegrunnlag. Konklusjon Vurderingen viser at ikke alle ansvarene følger loven fullt ut. Anbefaling Kommunen må følge loven om konkurransegrunnlag jf Forskrift om offentlige anskaffelser 8-1 og 17-1. Kommunerevisjonen i Nordfjord Side 10

5.4 Alle kjøp over 500 000 kr skal kunngjøres Revisjonskriterium 5.4 INNKJØP OVER 500 000 OG UNDER EØS-TERSKELVERDIENE: Forskrift om offentlige anskaffelser 9-1 1) Oppdragsgiver skal utarbeide en kunngjøring i samsvar med kunngjøringsskjemaer fastsatt av Nærings- og fiskeridepartementet. ------- Kunngjeringsplikta gjeld for innkjøp som overstig 500 000 fordi 9-1 ligg under del II i forskrifta, og denne gjeld kontraktar over 500 000 kroner eksl. mva., men ikkje overstig EØS-terskelverdiane, jf. 2-1 (2). INNKJØP OVER EØS-TERSKELVERDIENE: Forskrift om offentlige anskaffelser 18-1 1) 2) Oppdragsgiver skal utarbeide en kunngjøring i samsvar med kunngjøringsskjemaer fastsatt av Næringsog fis keridepartementet. Kunngjøringen skal utarbeides på norsk. Kunngjøringen skal også utarbeides på ett av Den europeiske unions offisielle språk, med mindre oversettingstjenesten til operatøren av Doffin benyttes. Bare den fulls tendige kunngjøringen i TED-databas en er gyldig. -------- Kunngjeringsplikta gjeld for innkjøp som overstig EØS-terskelverdiane, fordi 18-1 ligg under del III i forskrifta, og denne gjeld kontraktar som overstig EØS-terskelverdiane, jf. 2-2. Data Tabellen under viser vårt utvalg av leverandører. I de tilfelle hvor kommunen ikke har rammeavtale går det fram om kommunen har fulgt kravet til kunngjøring. Ansvar Leverandør KUNNGJØRING - KJØP OVER 500 000 KR Kjøpt for i kr (2015) Rammeavtale Over 500 000 under EØS t.verdi Over EØSt.verdi 2130 Rema 1000 Måløy 126 432 Nei, men avtale igj. SFFI - Service G. - - 2210 Totland Libris 141 721 - - 2240 Firda billag 200 007 Avtale igj. SFF - - 3610 Ambio Helse AS 644 388 Nei - 3660 Safari Engros DA 1 234 397 Ja - - 3660 Vitusapotek N. M. AS 461 573 - - 3900 Ødegaard Engros AS 361 269 Ja - - 6700 Sætren Installasjon AS 721 597 Nei - Vurdering Bortsett fra anskaffelsene omfattet av rammeavtalene er det ingen av anskaffelsene som har fulgt kravet til kunngjøring. Konklusjon Vurderingen viser at ikke alle ansvarene følger loven fullt ut. Anbefaling Kommunen må følge loven om kunngjøring, jf. Forskrift om offentlige anskaffelser 9-1 og 18-1. Kommunerevisjonen i Nordfjord Side 11

5.5 Det skal foreligge skatteattest fra den leverandøren som det er inngått innkjøpsavtale med Revisjonskriterium 5.5 Forskrift om offentlige anskaffelser 17-14. Skatteattest 1) Oppdragsgiver skal kreve at samtlige norske leverandører fremlegger skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt. Data Tabellen under viser vårt utvalg av leverandører. I de tilfeller hvor kommunen ikke har rammeavtale, går det fram om kommunen har mottatt skatteattest. Ansvar Leverandør SKATTEATTEST Kjøpt for i kr (2015) Rammeavtale MVA Skatt 2130 Rema 1000 Måløy 126 432 Nei, men avtale igj. - - SFFI - Service G. 2210 Totland Libris 141 721 Nei Nei 2240 Firda billag 200 007 Avtale igj. SFF - - 3610 Ambio Helse AS 644 388 Nei Nei 3660 Safari Engros DA 1 234 397 Ja - - 3660 Vitusapotek N. M. AS 461 573 Nei Nei 3900 Ødegaard Engros AS 361 269 Ja - - 6700 Sætren Installasjon AS 721 597 Ja Ja Vurdering Bortsett fra anskaffelsene omfattet av rammeavtalene er det ingen av anskaffelsene, bortsett fra ansvar 6700, som har fulgt kravet til skatteattest. Konklusjon Vurderingen viser at ikke alle ansvarene følger loven fullt ut. Anbefaling Kommunen må følge loven om skatteattest jf Forskrift om offentlige anskaffelser 17-14. Kommunerevisjonen i Nordfjord Side 12

5.6 Det skal utarbeides protokoll for alle kjøp over 100 000 kr Revisjonskriterium 5.6 Forskrift om offentlige anskaffelser 3-2. Protokollføring (1) Oppdragsgiver skal føre protokoll for anskaffelser som overstiger 100.000 kroner eksl. mva. (2) Protokollen skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen. Protokollen skal minst omfatte opplysningene som fremgår av forskriftens vedlegg 3 eller 4. Data Tabellen under viser vårt utvalg av leverandører. I de tilfeller hvor kommunen ikke har rammeavtale, går det fram om kommunen har utarbeidet protokoll. PROTOKOLL Kjøpt for i kr (2015) Rammeavtale Mellom 100 000-500 000 kr Over 500 000 kr Ansvar Leverandør 2130 Rema 1000 Måløy 126 432 Nei, men avtale igj. SFFI - Service G. - - 2210 Totland Libris 141 721 Nei - 2240 Firda billag 200 007 Avtale igj. SFF - - 3610 Ambio Helse AS 644 388 - Nei 3660 Safari Engros DA 1 234 397 Ja - - 3660 Vitusapotek N. M. AS 461 573 Nei - 3900 Ødegaard Engros AS 361 269 Ja - - 6700 Sætren Installasjon AS 721 597 - Nei Vurdering Bortsett fra anskaffelsene omfattet av rammeavtalene er det ingen av anskaffelsene som har fulgt kravet til protokollføring. Konklusjon Vurderingen viser at ikke alle ansvarene følger loven fullt ut. Anbefaling Kommunen må følge loven om protokollføring jf Forskrift om offentlige anskaffelser 3-2. Kommunerevisjonen i Nordfjord Side 13

6 Høringsuttalelse Kommunerevisjonen i Nordfjord Side 14

Kommunerevisjonen i Nordfjord Side 15

7 Kommunerevisjonens kommentar til kommunens høringsuttalelse Vi takker for høringsuttalelsen og har følgende kommentarer. På bakgrunn av høringsuttalelsen har vi valgt å endre måten vi omtaler resultatet av mottatt dokumentasjon på. Ansvar 2130: Rema 1000 Revisjonen har ikke mottatt referatet med Servicegrossisten, dagsett 15.12.2014. Selv om en er fristilt fra rammeavtalen stiller revisjonen spørsmål ved om en ikke burde ha konkurranseutsatt den delen av omsetningen som unntaket omfatter. Vi har derfor valgt ikke å endre rapporten på dette punktet. Ansvar 6700: Sætren Installasjon Revisjonen har ikke mottatt skatteattest for Sætren Installasjon. På bakgrunn av høringsuttalelsen velger vi likevel å korrigere rapporten på dette punktet. Kommunerevisjonen i Nordfjord Side 16

Vedlegg Vedlegg 1 Kommunerevisjonen i Nordfjord Side 17

Vedlegg 2 Kommunerevisjonen i Nordfjord Side 18