Vedlegg Årsplan for styremøter i Sykehuset Innlandet 2012, status for oppfølging av styrevedtak og oversikt over aktive handlingsplaner og strategier. ÅRSPLAN FOR STYREMØTER I SYKEHUSET INNLANDET 2012 Dato: Møteform: Saker: Torsdag 9. Styremøte Strategisk fokus 2025 godkjenning av høringsnotat februar Foreløpig årsresultat for 2011 (1300-1800 middag) Årlig melding 2011 utkast Helse Sør-Øst, Årlig evaluering av styret og administrerende direktør (lukket møte, styret og administrerende direktør) Hamar Fredag 10. Styremøte Endelig oppdrag- og bestillerdokument 2012 februar Investeringsbudsjett 2012 fordeling av rammer til ulike prosjekter (0900-1500) Virksomhetsrapport per januar 2012 Helse Sør-Øst, Hamar Virksomhetsstyring og internkontroll, inklusive plan for virksomhetsstyring 2012 Plan for interne revisjoner i 2012 Kvalitetsstrategi for Sykehuset Innlandet Prosjekt Psykisk helsevern Samarbeidsavtaler mellom Sykehuset Innlandet og kommunene Onsdag 29. februar (1600-1800) Styremøte Møte/ telefonmøte Endelig behandling av Årlig melding 2011 Side 1
Torsdag 22. mars Dialogkonferanse i regi av legeforeningen Oslo Styret og administrasjonen påmeldt kl. 0900-1700 OBS! Ikke som en del av styremøte Etter konferansen møtes styret (1800-1900) med styremiddag (1900) Radisson Blu, Plaza, Oslo Fredag 23. mars (0830-1400) Styremøte Oppdrag og bestilling 2012 endelig dokument Årsberetning, årsregnskap og balanse 2011 for Sykehuset Innlandet HF Virksomhetsrapport per februar 2012 Pasientsikkerhetsarbeid SI Revidert handlingsplan for innkjøp og logistikk Status for arbeidet med miljøtiltak og organisering av miljøarbeidet fram mot miljøsertifisering styresak Status og utfordringer ØLP 2013-2016 Onsdag 2. mai (1000-1500) Styremøte Faglig innlegg - Strategisk fokus 2025 informasjon om status i arbeidet med saken Pasientsikkerhetskampanjen (2. mai eller 30. mai) Tema økonomisk langtidsplan 2013-2016 (ØLP) Kontaktmøte med foretakstillitsvalgte og foretakshovedverneombudet (TV20) Kontaktmøte med Brukerutvalget i Sykehuset Innlandet HF Virksomhetsrapportering per 31.03.12 Forskningsstrategi (2. mai eller 30. mai?) Oppnevning av nytt Brukerutvalg SI (2. eller 30. mai?) Onsdag 30. mai (1000-1500) Quality Fagernes Hotell Styremøte Faglig innlegg Strategisk fokus 2025 Tertialrapport 1. tertial 2012 med oversikt over styresaker behandlet i styret og status oppfølging av vedtak inklusive Pasientsikkerhetskampanjen Revidert handlingsplan for innkjøp i Sykehuset Innlandet Virksomhetsrapportering per 30.04.12 Side 2
Økonomisk langtidsplan 2013-2016 (ØLP) Revisjon for regnskapsåret 2011. Management letter fra revisor Oppnevning av arbeidsgruppe for gjennomgang av instrukser for styre og administrerende direktør i helseforetakene i Helse Sør-Øst Oppfølging av styrets egenevaluering Torsdag 21. juni (1200-1800) Fredag 22. juni (0830-1400) Onsdag 5. september (1000-1500) Onsdag 3. oktober (1000-1500) Styreseminar Temasaker: Faglig innlegg - Strategisk fokus 2025 Kvalitet og pasientbehandling Styremøte Virksomhetsrapportering per 31.05.12 Strategisk fokus prinsippvedtak Oppfølging av prosjekt Psykisk helsevern Samhandlingsreformen inngåelse av tjenesteavtaler Oppfølging av HR-strategi Styrebehandling av etiske retningslinjer for Helse Sør-Øst Styremøte Faglig innlegg - Prosjekt nødnett innføring i Sykehuset Innlandet Virksomhetsrapportering for juni og juli 2012 Budsjett og mål 2013 - status i arbeidet. Strategisk fokus 2025 oppfølging Årsplan for styremøter i Sykehuset Innlandet i 2013 Styremøte Faglig innlegg overføring av ambulansetjenesten - status 2. tertial 2012: Ledelsens gjennomgang med risikovurdering av hele virksomheten med oversikt over styresaker behandlet i styret og status oppfølging av vedtak Strategisk fokus 2025 oppfølging Side 3
Mandag 29. oktober (1200-1800) Styreseminar Temasaker: Budsjett 2013 info om statsbudsjett Strategisk fokus 2025 Tirsdag 30. oktober (0830-1400) Styremøte Kontaktmøte med foretakstillitsvalgte og vernetjenesten Kontaktmøte med Brukerutvalget i Sykehuset Innlandet HF Virksomhetsrapportering per 30.09.12 Torsdag 29. november (1000-1500) Styremøte Faglig innlegg Virksomhetsrapportering per 31.10.12 Torsdag 20. desember (1000-1500) Styremøte Virksomhetsrapportering per 30.11.12 Budsjett og mål 2013 Fullmakter, anvisnings- og attestasjonsfullmakter 2013 Oversikt og status styresaker behandlet i 2012 Revisjon av styrende dokumenter og fullmakter Side 4
Status for oppfølging av styrevedtak 2012 Saks nr Sakstittel Vedtak Status/oppfølging Ansvar 003-2012 Virksomhets-rapport pr. desember 2011 foreløpig årsresultat 1. Styret tar virksomhetsrapport og foreløpig årsresultat 31.12.2011 til etterretning 2. Styret er tilfreds med det foreløpige årsresultatet for 2011. 3. Den underliggende driften og bemanningsutviklingen i flere divisjoner er bekymringsfull. Styret ber derfor adm. direktør følge dette særskilt opp med månedlige rapportering på tiltak og resultater gjennom virksomhetsrapporten. Styret ber om at virksomhetsrapportene utvides med et blikk på bemanningsutvikling og investeringer 005-2012 Handlingsplan for innkjøp og logistikk 1. Styret tar statusrapport for handlingsplan for innkjøp og logistikk i Sykehuset Innlandet HF til etterretning. 2. Styret ber om at revidert handlingsplan for innkjøp og logistikk legges fram for styret i løpet av første tertial 2012. Revidert handlingsplan for innkjøp og logistikk legges fram for styret 1. tertial 2012. På sikt bør dette integreres i den ordinære tertialrapporten. Dir. EIS Side 5
007-2012 Strategisk Fokus 2025 1. Styret vedtar å sende vedlagte høringsdokument på ekstern og intern høring med høringsfrist 14. mai 2012. Dokumentet sendes på høring til de høringsinstansene som er beskrevet i eget vedlegg til styresaken. Styret gir styreleder og administrerende direktør fullmakt til å formulere oversendelsesbrevet som skal følge høringsdokumentet. 2. Styret slutter seg til administrerende direktørs forslag om at høringsprosessen også kunngjøres offentlig, slik at alle som ønsker det kan få mulighet til å uttale seg om høringsdokumentet. 3. Styret tar sikte på å treffe prinsippvedtak om fremtidig sykehusstruktur i sitt møte 22. juni 2012 etter en grundig gjennomgang og vurdering av innkomne høringsuttalelser. 4. Styret ber om at høringsinstansene gis en tydelig oversikt over prosessen videre etter prinsippvedtak. Prosessen videre etter prinsippvedtaket bør beskrives bedre for høringsinstansene. AD 10-2012 Områdeplan for habilitering og rehabilitering 11-2012 Prosjekt psykisk helsevern 2011-2013 Styret i Sykehuset Innlandet HF godkjenner Områdeplan for habilitering og rehabilitering Innlandet som en retningsgivende plan. 1. Styret tar statusrapport for prosjekt Psykisk helsevern 2011-2013 til orientering. 2. Styret slutter seg til planlagt framdrift for prosjekt Psykisk helsevern 2011-2013 der prosjektgruppens forslag til endringer legges fram til behandling i styret 29. november 2012. Det bør rapporteres på status i forhold til gjennomføring av områdeplaner i forbindelse med tertialrapporteringen. Prosjektgruppas forbedringsforslag styrebehandles 29. november 2012. Fagdir. AD Side 6
12-2012 Samhandlingsreformen inngåelse av avtaler med kommunene. 1. Styret godkjenner avtalen som er framforhandlet mellom kommunene i Hedmark og Oppland og Sykehuset Innlandet som består av en overordnet samarbeidsavtale og fire tjenesteavtaler/ samhandlingsrutiner. 2. Styreleder og administrerende direktør gis fullmakt til å forvalte avtalene slik det er omtalt i saksframlegget. Styret ønsker å være orientert om arbeidet med gjennomføringen av samhandlingsreformen. Temasak på et styremøte/styreseminar senere i år. AD 13-2012 Oppdrag- og bestillerdokumentet for 2012, inkludert opplegg for virksomhetsstyring. 1. Styret tar Oppdrags- og bestillingsdokumentet for 2012 til etterretning. Styret ber om å få forelagt endelig versjon av OBD i neste styremøte. 2. Styret forutsetter at oppfølging av eierkrav gjennom Oppdrags- og Det skal rapporteres på status i bestillerdokumentet ivaretas gjennom et helhetlig opplegg for forbindelse med handlingsplan for virksomhetsstyring, herunder at administrerende direktør sørger for at alle virksomhetsstyring i forbindelse med krav og føringer gitt i Oppdrag og bestilling for 2012 videreføres i lederavtale tertialrapporten. mellom alle ledernivå i sykehuset, og at det etableres et helhetlig opplegg for oppfølging, rapportering og risikostyring. 3. Styret ber om tilbakemeldinger på status for alle målkravene i forbindelse med ledelsens gjennomgåelse hvert tertial. Videre skal det rapporteres på måloppnåelse av Oppdrag og bestilling 2012 som en del av Årlig melding 2012. 4. Styret ber om at virksomhetsstyringen i foretaket videreutvikles i 2012 i samsvar med oppdrag gitt fra eier. Det skal rapporteres på Handlingsplanen for virksomhetsstyring i tertialrapportene. Side 7
014-2012 Investeringsbudsjettet 2012 1. Sykehuset Innlandet HF har behov for å benytte nærmere 400 mill kr hvert år til investeringer for å vedlikeholde dagens infrastruktur. Foretake har til disposisjon 165,2 mill kr til fordeling til investeringer i 2012. Dette omfatter 120 mill kr fra eier til årlige investeringer og 91,8 mill kr som positivt resultatavvik på fellesområdet eller i staben hvorav 46,6 mill kr er bundet opp i tidligere vedtak (ambulanse, smertepoliklinikk og digitalnett I tillegg til disse midlene har divisjonene gjennom sine positive resultatavvik 40,6 mill kr til disposisjon til investeringer i 2012. 2. Styret vedtar at midlene på 165 mill kr som disponeres på foretaksnivå fordeles på følgende måte: Bygg 94,0 mill kr MTU 58,0 mill kr IKT 6,6 mill kr Annet 6,6 mill kr 3. Styret tar til etterretning at divisjonene selv avgjør hvilke investeringer det positive resultatavvik i den enkelte divisjon skal benyttes til. 4. Styret er bekymret for det lave investeringsnivået, og ber om å bli løpende orientert gjennom året om de konsekvenser det lave investeringsnivået har for Sykehuset Innlandet gjennom tertialvise risikovurderinger. Det skal rapporteres på investeringer månedlig som en del av den ordinære økonomi- og aktivitetsrapporteringen til styret. Side 8
015-2012 Kriterier for tildeling av investeringsmidler ved negativt driftsresultat 1. Styret vedtar at følgende andel av driftsresultatet overføres fra et år til et annet med oppstart fra 2012: 100 % av positivt driftsresultat pr divisjon 75 % av negativt driftsresultat pr divisjon. 2. Styret fastsetter at negativt overført driftsresultat skal komme til fratrekk i divisjonens tildeling av investeringsmidler i samsvar med saksframlegget. 3. Styret ber om at administrerende direktør legger fram en revidering av ordningen som en del av Økonomisk langtidsplan 2014-2017, første halv 2013. 016-2012 Forenklet virksomhetsrapport pr. januar 017-2012 Kvalitetsstrategi for Sykehuset Innlandet Styret tar forenklet virksomhetsrapport pr 31.1.2012 til informasjon. 1. Styret vedtar kvalitetsstrategien med overordnet handlingsplan og forutsetter at kvalitetsstrategien legges til grunn for videreutvikling av kvalitetsarbeidet i Sykehuset Innlandet. Styret ber videre om at det utarbeides handlingsplaner innenfor de tre ulike internkontrollforskriftsområdene. Det skal rapporteres på gjennomføring av kvalitetsstrategien i tertialrapportene. 2. Styret forutsetter at en helhetlig kvalitetsstrategi legger til rette for etablering av en god internkontroll og virksomhetsstyring i foretaket. 3. Styret erkjenner at kvalitetsstrategien krever kompetanseheving av mange ansatte innenfor virksomhetsstyring, internkontroll og kvalitetsforbedring. 4. Styret ber om tilbakemelding på status vedrørende utarbeidet handlingsplan og effekten av opplæring av ansatte som en del av tertialrapporteringen. Side 9
018-2012. Plan for interne revisjoner 2012 1. Styret tar plan for interne revisjoner 2012 til etterretning. 2. Styret ber om at gjennomføringen av revisjonene rapporteres i tertialrapporten som en del av virksomhetsoppfølgingen. Styret forutsetter at interne revisjoner bidrar til læring på tvers i organisasjonen. Se på prosess for valg av revisjonstema neste år, f. eks involvering av SIKU, T 20 og HAMU. Det skal rapporteres på interne revisjoner i tertialrapporten. 020-2012 Årlig melding 2011 for Sykehuset Innlandet 1. Styret vedtar Årlig melding 2011 for Sykehuset Innlandet HF. Styret er tilfreds med arbeidet med Årlig melding 2011. Det bestemmes 2. Styret ber administrerende direktør innarbeide de justeringer som at Årlig melding trykkes opp og fremkom i forbindelse med styrebehandlingen og deretter oversende Årli sendes til alle kommunene i Oppland melding til Helse Sør-Øst RHF innen 1. mars 2012. og Hedmark. 022-2012 Årsberetning, årsregnskap og balanse 2011 for Sykehuset Innlandet. Styret godkjenner den framlagte årsberetning og årsregnskap for Sykehuset Innlandet HF for 2011 med de kommentarene som fremkom i møtet. Styreleder og administrerende direktør gis fullmakt til å innarbeide endringsforslagene. Kommentarer som framkom i møtet: Endre totalsummen på egenkapital, andel deltid få med utviklingen fra år til år, kommentere likestillingsperspektivet, menn tjener mer enn kvinner, differensiere på sykepleiere og spesialsykepleiere, interne revisjoner og læring på tvers, spesifisere teksten på årlig innsparing på 220 mill. kroner, voksensituasjon (feil prosentregning), ha med sykefraværstall fra i fjor, heltid-deltid, si noe om retningen vi går i. Side 10
023-2012 Oppdrag og bestilling 2012 og justering av vedtektene for Sykehuset Innlandet. 5. Styret tar Oppdrags- og bestillingsdokumentet for 2012 og protokoll fra foretaksmøte mellom Helse Sør- Øst RHF og Sykehuset Innlandet HF til etterretning. 6. Styret tar til etterretning at Foretaksmøtet har justert Vedtektene for Sykehus Innlandet, jfr. 8 a om ledernes ansettelsesvilkår. Det skal utarbeides en årlig erklæring om ledernes ansettelsesvilkår, som skal inngår som en note i årsregnskapet og behandles årlig i foretaksmøte. Det skal rapporteres tertialvis på alle styringskrav som en del av LGG. En helhetlig tilbakerapportering skjer i forbindelse med utarbeidelse av Årlig melding 2012. 7. Styret ber om tilbakemeldinger på status for alle målkravene i forbindelse me ledelsens gjennomgåelse hvert tertial. Videre skal det rapporteres på måloppnåelse av Oppdrag og bestilling som en del av Årlig melding 2012. 025-2012 Orientering om status for pasientsikkerhetsarbeidet i Sykehuset Innlandet. 1. Orientering om status for pasientsikkerhetsarbeidet viser at Sykehuset Innlandet har utfordringer på dette området. 2. Styret ber om at dette arbeidet gis høy prioritet og at det sikres en god organisatorisk forankring i foretaket. 3. Styret tar redegjørelsen om status for deltakelse i den nasjonale pasientsikkerhetskampanjen til orientering, og ber om at det rapporteres tertialvis på tiltak for å styrke pasientsikkerheten i tråd medhandlingsplan og krav gitt i Oppdrag og bestilling 2012. Styret registrerer utfordringer på dette området. Flere tiltak i handlingsplanen er ikke fulgt godt nok opp, samtidig som det kommer krav om deltakelse på nye innsatsområder i den nasjonale pasientsikkerhetskampanjen fra høsten. Det stilles spørsmål om det er tilstrekkelig kompetanse på foretaksnivå innen kvalitet og pasientsikkerhet. Fagdir. Side 11
027-2012 Revidert handlingsplan for innkjøp og logistikk 1. Styret tar den reviderte handlingsplanen for innkjøp og logistikk i Sykehuset Innlandet HF til etterretning. 2. Styret ber om at Sykehuset Innlandets bidrag til realisering av strategiplan i Helse Sør-Øst følges opp gjennom styringsmål fastsatt i oppdrag og bestillerdokumentet, og at utviklingen i disse rapporteres til styret gjennom tertialrapporteringen. Revidert handlingsplan for innkjøp og logistikk legges fram for styret 1. tertial 2012. På sikt bør dette integreres i den ordinære tertialrapporten. Dir EIS 3. Styret ber om at en risikovurdert status per 31.12.2012 og revidert handlingsplan legges fram samlet for styret i løpet av første tertial 2013. 028-2012 Klima og miljøfokus i Sykehuset Innlandet. Status miljøtiltak i 2011 og revidert handlingsplan 2012. Organisering av miljøledelse og prosess mot miljøsertifisering. 029-2012 Økonomisk utfordringsbilde for 2013 1. Styret tar status for miljø- og klimatiltak i Sykehuset Innlandet HF for 2011 til orientering, og slutter seg til handlingsplan for 2012. 2. Styret slutter seg til forslag til organisering av prosess og tiltaksplan frem mot miljøsertifisering av Sykehuset Innlandet innen utgangen av 2014. 1. Styret tar saken til orientering. 2. Styret vil bli holdt løpende orientert om arbeidet med Økonomisk langtidsplan (ØLP) 2013 2016, og det legges opp til endelig styrebehandling av saken 30. mai 2012. Styret ber om en ny orientering på et senere tidspunkt i forbindelse med arbeidet med miljøsertifisering av helseforetaket. De endelige rammene fra eier er ikke fordelt ennå. Styret ber om en tilbakemelding i styremøte 30. mai. Dir EIS Dir EIS Side 12
Oversikt over aktive strategier og handlingsplaner 2012: Strategier (ikke ferdig under arbeid) Status Kommentar Strategisk Fokus 2025 (jfr. styresak nr. 07-2012) Strategisk fokus 2011-2014 (jfr. styresak 052-2010) På høring nå, endelig vedtak 22. juni. Erstatter prosjekt 2020. Erstattet av Strategisk fokus 2025, jfr. styresak 07-2012). Strategisk plan for Sykehuset Innlandet 2006- Prosjekt 2020 erstattes av strategisk 2025. 2020 (styresak 043-2006) Strategisk utviklingsplan 2009-2012 (jfr. Ble erstattet av Strategisk fokus 2025, jfr styresak 07-2012.) styresak 057-2008) Økonomisk langtidsplan ØLP 2012-2015 (jfr. Vil bli erstattet av økonomisk langtidsplan for 2013-2016 som styrebehandles mai 2012. styresak 045-2011) Prosjekt psykisk helsevern 2011-2013 Pågående prosjekt som styret har vært løpende orientert om. Forskningsstrategi 2009-2012 (jfr. 017-2009) (avløses av ny strategi mai 2012) HR-strategi, (jfr 069-2006 og 053-2009 og 036-2010) Opptrappingsplanen for psykisk helsevern (jfr styresak 042-2004) Vil erstattes med en ny Forskningsstrategi som vil styrebehandles mai/juni 2012. Rapporteres fast på HR-strategien i tertialrapportene. Erstattes delvis av Prosjekt psykisk helsevern. Kvalitetsstrategi (jfr 017-2012) Skal rapporteres fast i tertialrapportene. Strategiplan for innkjøp og logistikk, (jfr. 037- Skal rapporteres fast i tertialrapportene. 2009) Områdeplan for IKT Vedtatt områdeplan rapporteres særskilt i Årlig melding 2012 Områdeplan for svangerskaps- og fødselsomsorgen Vedtatt områdeplan rapporteres særskilt i Årlig melding 2012 Side 13
Områdeplan for habilitering og rehabilitering (010-2012) Områdeplan for TSB (under utarbeidelse) Strategi for brukermedvirkning i SI (jfr116-2003) erstattes med plan for brukermedvirkning i SI som er under utarbeidelse. Erstatter strategiplan for habilitering og rehabilitering, jfr. 040-2004. Vedtatt områdeplan, rapporteres særskilt i Årlig melding 2012 Skal styrebehandles Planlegges lagt fram for styret som en egen styresak juni 2012. Handlingsplaner (ikke ferdig under arbeid) 087-2004 Handlingsplan for bedre måloppnåelse av epikrisetiden. 076-2010 Handlingsplan for klima- og miljøtiltak i SI Status Kommentar Gjelder fortsatt. Erstattet av Handlingsplan 027-2012 Klima og miljøsertifisering i SI. Status 2011 og handlingsplan 2012. 089-2004 Handlingsplan kvalitet Denne utgår og erstattes med kvalitetsstrategien for Sykehuset Innlandet. 033-2005 Handlingsplan for samarbeidet med kommunene. 026-2007 Handlingsplan for å redusere problemet med korridorpasienter. 039-2007 Handlingsplan for å styrke arbeidet med individuell plan 060-2008 Handlingsplan for innkjøp og logistikk Er erstattet av en rekke nye avtaler mellom SI og KS (kommunene) i forbindelse med gjennomføring av samhandlingsreformen. Gjelder fortsatt Gjelder fortsatt Erstattes av revidert handlingsplan for innkjøp og logistikk, jfr. 027-2012. Side 14