Sykehuset Innlandet HF Styremøte SAK NR ÅRSPLAN FOR STYREMØTER I SYKEHUSET INNLANDET Forslag til VEDTAK:

Transkript

1 Sykehuset Innlandet HF SAK NR ÅRSPLAN FOR STYREMØTER I SYKEHUSET INNLANDET 2015 Forslag til VEDTAK: Styret vedtar årsplan for styremøter i Brumunddal, 28. august 2014 Morten Lang-Ree administrerende direktør Saksbehandler: Administrasjonsleder Linda E. Nyfløt

2 SAKSFREMSTILLING SAK NR ÅRSPLAN FOR STYREMØTER I SYKEHUSET INNLANDET 2015 Dato: Møteform: Saker: Torsdag 22. januar (kl ) Konsernrevisjon- revisjon av intern styring og kontroll Foreløpig årsresultat for 2014 SI, Brumunddal Omstilling endringsprosesser Status idefaseutredning Samarbeidsavtale med samhandlingsrutiner og prosedyre Virkning økt privatisering - miniseminar Medarbeiderundersøkelsen «Ta Pulsen» Torsdag 12. og fredag 13. februar Styresamling med alle HFstyrene i Helse Sør- Øst RHF Virksomhetsoverdragelse av Stråleterapienheten fra Oslo Universitetssykehus til Sykehuset Innlandet, divisjon Gjøvik Styresamling med alle HF-styrene i Helse Sør-Øst RHF - invitasjon kommer fra Helse Sør-Øst RHF

3 Fredag 27. februar ( ) SI, Brumunddal Oppdrag og bestillingsdokumentet (om leveranse av spesialisthelsetjenester i 2015 mellom Sykehuset Innlandet HF og Helse Sør-Øst RHF og øvrige styringskrav fra eier + lederavtaler - Protokoll fra foretaksmøte i Sykehuset Innlandet Gjennomgang av handlingsplan for virksomhetsstyring og internkontroll. Årlig melding 2014 Ledelsesrapport per januar 2015 Investeringsbudsjett 2015 Områdeplan IKT (digital fornying) rullering/behandling av planen i styret 2015 Plan for interne revisjoner i 2015 Torsdag 19. mars ( ) SI, Reinsvoll Kvalitet og pasientsikkerhet Oppfølging av vedtak om kvinneklinikk Styreseminar Temasaker: Omvisning ØLP underoverskrifter: faglige satsingsområder og økonomi, omstillingsresultat Kongsvinger Omstilling Psykisk helsevern hvordan har det gått statusorientering + Adrian Lonretsson holde foredrag? Status idefaseutredning (prosess) + planlegging ekskursjon i juni Fredag 20. mars ( ) SI, Reinsvoll Oppfølging av Mål og budsjett (divisjonsvise tiltak) fra styremøte 18. desember 2014 Ledelsesrapport per februar 2015 Oppfølging av organisering, ressursstyring og framtidig kompetansebehov i SI. (herunder lønnsdannelsen i foretaksledelsen) Erklæring om ledernes ansettelsesvilkår

4 Kvalitet og pasientsikkerhet Oppfølging av handlingsplan for å styrke det pasientadministrative arbeidet Årsberetningen, årsresultat 2014 og balanse 2014 for Sykehuset Innlandet HF Torsdag 23. april ( ) SI, Brumunddal Ledelsesrapport per mars 2015 Økonomisk langtidsplan Investeringsbudsjett 2015 fordeling Kontaktmøte med foretakstillitsvalgte og foretakshovedverneombudet (TV20) Kvalitet og pasientsikkerhet Faglig innlegg Handlingsplan for kvalitet og pasientsikkerhetsstrategi Omstilling- endringsprosesser Utvidet mandat for idefasen Status idefaseutredning Omstilling somatikk behandling av høringsuttalelser Vedtatt korrupsjonsplan i Helse Sør-Øst RHF

5 Torsdag 28. mai ( ) SI, Brumunddal Tertialrapport 1. tertial 2015 Ledelsens gjennomgang med risikovurdering av hele virksomheten. Økonomisk langtidsplan med tema omstilling somatikk Opplegg for årlig evaluering av styret og administrerende direktør (lukket møte, styret og administrerende direktør) Kvalitet og pasientsikkerhet Oppfølging og status for forskningsstrategi Gjennomgang av nasjonale kvalitetsindikatorer Omstilling- endringsprosesser Status idefaseutredning Status omstilling somatikk Status omstilling Psykisk helsevern Kontaktmøte med Brukerutvalget i Sykehuset Innlandet HF Torsdag 18. juni Ekskursjon Ekskursjonsprogram kommer senere Ekskursjon Fredag 19. juni Ekskursjon Ekskursjon/ Ledelsesrapport per mai 2015

6 Torsdag 3. september Invitere Pasient- og brukerombudet ( ) SI, Brumunddal Ledelsesrapport per juni og juli 2015 Årsplan for styremøter i Sykehuset Innlandet i 2016 Kvalitet og pasientsikkerhet Oppfølging av handlingsplan for å styrke det pasientadministrative arbeidet Oppfølging av pasientsikkerhetsprogrammet Oppfølging av brukerundersøkelsen PASOP. Gjennomgang av nasjonale kvalitetsindikatorer Omstilling- endringsprosesser Status omstilling somatikk Oppfølging av styreevaluering og evaluering av administrerende direktør styrets time (lukket møte, kun styret) Torsdag 1. oktober Temasak om LMS ( ) SI, Brumunddal Budsjett og mål Prosess og premisser Ledelsesrapport per august 2015 Kvalitet og pasientsikkerhet Oppfølging og status for strategi for pasient og pårørende opplæring

7 Oppfølging og status for brukermedvirkning Effektivitet i poliklinikk (egen sak) Omstilling- endringsprosesser Status omstilling somatikk Kontaktmøte med Brukerutvalget SI Torsdag 22. oktober ( ) SI, Tynset Styreseminar Temasaker: Faglige innlegg: Digital fornying Budsjett 2016 Kvalitet og pasientsikkerhet Fredag 23. oktober ( ) Omstilling- endringsprosesser Strategisk fokus 2025 Ledelsesrapport per september 2015 Status budsjettprosessen 2016, St.prp. nr 1 SI, Tynset

8 Torsdag 19. november ( ) SI, Brumunddal Ledelsesrapport per oktober 2015 Budsjett og mål 2016 Kvalitet og pasientsikkerhet Gjennomgang av uønskede hendelser i SI Gjennomgang av nasjonale kvalitetsindikatorer inkl. overlevelsestall kreft og 30 dagers overlevelse. Kontaktmøte med foretakstillitsvalgte og vernetjenesten (TV20) Torsdag 17. desember ( ) SI, Brumunddal Ledelsesrapport per november 2015 Fullmakter, anvisnings- og attestasjonsfullmakter Budsjett og mål 2016 Kvalitet og pasientsikkerhet Faglig innlegg Saker som skal inn i listen: Vedlegg: Virksomhetsstyring

9 Status for oppfølging av styrevedtak 2015 Saks nr Sakstittel Vedtak Status/oppfølging Ansvar Oppfølging av revisjon av intern styring og kontroll som del av virksomhetsstyringen i Sykehuset Innlandet HF 1. Styret tar redegjørelsen etter revisjon av intern Vedtatt i styremøtet 22. januar 2015 styring og kontroll som del av virksomhetsstyringen i SI til etterretning. Styret forutsetter at oppfølging av sluttrapport nr. 6 «Revisjon av Sykehuset Innlandet HF» gjennomføres som skissert og at handlingsplanene med utgangspunkt i revisjonsrapporten blir fulgt opp. Styret ber om å få seg forelagt statusrapport på tiltakene gjennom tertialrapportering i Styret vedtar «Handlingsplan for virksomhetsstyrin for 2015» som vist i vedlegg 3. Styret ber administrerende direktør legge til rette fo at pasientrettigheter i forbindelse med utskriving a pasienter til kommunehelsetjenesten ivaretas, og nødvendig opplæring i prosedyrer og regelverk gjennomføres. 4. Tiltak som skisseres etter revisjon angående utskrivningsklare pasienter til kommunehelsetjenesten innarbeides i handlingsplan for «Kvalitet og pasientsikkerhet». Opplæringsopplegg som del av nye tjenesteavtale og samarbeidsavtaler med kommunene iverksette i Tiltak vedrørende ressursstyring i SI følges opp som vedtatt i «Handlingsplan for HR strategi 2015». Kra til bemanningsplaner og avstemming av disse for styring av bemanningsressurser skal følge vedtatte retningslinjer.

10 Samarbeidsavtale mellom kommunene og Sykehuset Innlandet HF 1. Styret godkjenner avtalen som er Vedtatt i styremøte 22. januar 2015 reforhandlet mellom kommunen og SI. Avtalen består av en samarbeidsavtale med tjenesteavtaler og samhandlingsrutiner. 2. Styret vedtar følgende fullmakt til å forvalte avtalene: a. Styrets leder signerer samarbeidsavtalen. b. Administrerende direktør har fullmakt til å godkjenne endringer i tjenesteavtalene og samhandlingsrutinene dersom det oppstår behov i avtaleperioden og partene er enige i disse. Eventuelle endringer behandles først i overordnet samarbeidsutvalg (OSU). 3. Styret legger til grunn at opplæring og informasjon til ansatte blir godt ivaretatt Samh.dir Virksomhetsoverdragelse av Stråleterapienheten fra Oslo Universitetssykehus til Sykehuset Innlandet, divisjon Gjøvik 1. Styret vedtar virksomhetsoverdragelse av Stråleterapienheten fra Oslo Universitetssykehus til Sykehuset Innlandet, divisjon Gjøvik fra Styret gir administrerende direktør fullmakt til å sluttføre og signere avtalene om virksomhetsoverdragelse. 3. Styret ber administrerende direktør vurdere ressursgrunnlaget for strålevirksomheten etter virksomhetsoverdragelsen i forbindelse med fremleggelse av økonomisk langtidsplan for Vedtatt i styremøtet 22. januar

11 Implementering av pakkeforløp for kreft 1. Styret vedtar implementeringen r av pakkeforløp kreft slik det er redegjort for i saksfremlegget. 2. Styret slutter seg til Helse Sør-Øst RHFs og administrerende direktørs vurderinger, og forutsetter at resultatene følges opp i ledelses - og tertialrapporter til styret. 3. Styret ber administrerende direktør om sørge for at innsatsen for å oppfylle målene for pakkeforløp kreft blir prioritert etter hvert som nye forløpspakker innføres Årlig melding 2014 for Sykehuset Innlandet 1. Styret har følgende kommentarer til årlig melding: HF Styret vil peke på betydningen av lokalmedisinske sentra samt betydningen av et godt og nært samarbeid med kommunene. Styret mener det er viktig å tydeliggjøre at Sykehuset Innlandet sitt styringsmessige resultat for 2014 er på 64,7 mill. kr, selv om det offisielle resultatet som følge av føring av reduserte pensjonskostnader er på 840,4 mill. kr. 2. Styret vedtar Årlig melding 2014 for Sykehuset Innlandet HF med ovennevnte kommentarer, og ber administrerende direktør oversende Årlig melding til Helse Sør-Øst innen 1. mars Vedtatt i styremøtet 22. januar 2015 Vedtatt i styremøtet 27. februar 2015

12 Oppdrag og bestilling 2015 og plan for virksomhetsstyring 1. Styret tar protokoll fra foretaksmøte 12. februar 2015 for Sykehuset Innlandet til etterretning. 2. Styret forutsetter at oppfølging av eierkra gjennom Oppdrag- og bestillerdokumente (OBD) ivaretas gjennom helhetlig plan fo virksomhetsstyring for Administrerende direktør bes sørge for at krav og føringer gitt i Oppdrag og bestillin for 2015 videreføres i lederavtaler mellom alle ledernivå i sykehuset, og at det etableres et helhetlig opplegg for oppfølging og rapportering. 3. Styret ber om tilbakemelding på status fo styringskravene i forbindelse med ledelsens gjennomgåelse for 1 og 3 tertia I tillegg til dette ber styret om a administrerende direktør kommer tilbake styret med oppfølging av de innspill ene som fremkom i styremøtet. 4. Styret ber om at virksomhetsstyringen i foretaket videreutvikles i 2015 i samsvar med oppdrag gitt fra eier. Det skal rapporteres på Handlingsplanen for virksomhetsstyring 2015 i tertialrapportene Områdeplan IKT Styret vedtar ny versjon av IKTområdeplan for Sykehuset Innlandet HF. Områdeplanen gjelder for perioden Det forutsettes at planen rulleres hvert år og samordnes med Økonomisk langtidsplan (ØLP) med realisering innenfor rammen av forutsetningene i ØLP Vedtatt i styremøtet 27. februar 2015 Vedtatt i styremøtet 27. februar 2015

13 Plan for interne revisjoner i Styret tar plan for interne revisjoner 2015 til etterretning. 2. Revisjoner på foretaksnivå forelegges styret til orientering. Styret ber om at det rapporteres regelmessig i tertialrapporten over status i forbindelse med interne revisjoner Vedtatt i styremøtet 27. februar Anskaffelse av nye lineærakseleratorer (strålemaskiner) Styret vedtar å videreføre prosessen med anskaffelse av nye lineærakseleratorer (strålemaskiner) i Sykehuset Innlandet innenfor en samlet kostnadsramme på 68,5 millioner kroner. Styret legger til grunn at anskaffelsen sluttfinansieres i Vedtatt i styremøtet 27. februar 2015 Div. dir. Eiendom og internservice Tilgjengelig likviditet i Orienteringssak Styret tar redegjørelsen om tilgjengelig likviditet i 2015 og disponeringen av denne til orientering. Tatt til orientering i styremøtet 27. februar 2015 Økonomidir Evaluering av vedtaket om etablering av kvinneklinikk i Sykehuset Innlandet Styret tar evalueringen av vedtaket om etablering av Kvinneklinikk i Sykehuset Innlandet til orientering. Tatt til orientering i styremøtet 27. februar Sommerferieavvikling samarbeidstiltak 1. Styret tar redegjørelse om gjennomføring av samarbeidstiltak sommeren 2015 til orientering. 2. Styret forutsetter at det blir arbeidet videre med muligheten for tettere samarbeid Utvidet politisk referansegruppe Styret godkjenner administrerende direktør s forslag om endret mandat for og sammensetning av den politiske referansegruppen i tidligfasearbeidet for framtidig sykehusstruktur, slik det fremgår av saksutredningen. Tatt til orientering i styremøtet 27. februar 2015 Prosjektdir.

14 Rapportering på aktive handlingsplaner og strategier Handlingsplaner og strategier Fargekode, (grønt, gult eller rødt) Skriftlig beskrivelse av status: Handlingsplan for å redusere problemet med korridorpasienter, jfr. styresak Korridorpasienter registreres manuelt og følges daglig. Det er etablert rutiner for bedre samordning mellom avdelinger. Korridorpasienter henger også sammen med manglende kapasitet i noen kommuner til å ta imot utskrivningsklare pasienter. Handlingsplan for å styrke arbeidet med individuell plan, jfr styresak Handlingsplan for bedre måloppnåelse av epikrisetiden, jfr. styresak Kvalitetsindikator for barnehabilitering viser for 1. tertial 2014 at 34,6 % av barna fikk en IP i SI, mot 26,3% for hele landet. Det har skjedde en markert bedring fra Pasienter og pårørende kan motsette seg at det utarbeides individuell plan. Endringer i lovverket, samt endringer i rapporteringen til NPR, gjør at Helsedirektoratet nå er i en prosess for å revidere denne indikatoren. Andelen epikriser som er sendt innen 7 dager har viset en framgang fra 2. tertial 2013, og ligger nå på 87,4 % for somatikk, 83,1 % for psykiatri og 79,8 % for TSB. Handlingsplan for å styrke det pasientadministrative arbeidet, jfr. styresak Handlingsplan for å implementere etiske retningslinjer, jfr. styresak Revidert handlingsplan for innkjøp og logistikk, jfr. styresak Revidert handlingsplanen fra oktober 2013 følges, og en evaluering av den er framlagt for styret i september SI er fortsatt ikke i mål med tiltakene, og forbedringspunkter er identifisert gjennom evalueringen. Tiltakene koordineres av Glemt av sykehuset, og det er økt oppmerksomhet på poliklinisk virksomhet initiert fra Helse Sør-Øst. De fleste tiltak i handlingsplanen er gjennomført på foretaksnivå, mangler fortsatt informasjon om etiske retningslinjer i introduksjonsdager for nyansatte. I tillegg er det manglende kjennskap om retningslinjene blant ansatte i SI. Anskaffelser og avtaledekning Foretaket har stabile og relativt gode måleresultater på styringsmål om andel kjøp på avtale (avtaledekning). Kjøp på avtale er per 2 tertial på 76,5 % en liten oppgang fra foregående tertial (75,0 %). På styringsmål om bruk av elektronisk handel er resultatene fortsatt langt unna målet med et resultat på 54,1 %. Her er det en nedgang fra foregående periode. Planlagte anskaffelser går etter fastsatt plan. Logistikk og forsyning Bruk av HSØ Forsyningssenter ligger for SIHF vel 3 % prosent over budsjettet, dvs ca 0,62 mill kr foran budsjett. Det viser at har god implementering av nye avtaleprodukter ved Forsyningssenteret. Perioden har vært preget av et meget stort innkjøp i juni, for å unngå driftsmessige konsekvenser ved fare for streik i HSØ Forsyningssenter. Streiken ble avverget, men varene som ble kjøpt inn som sikkerhet må forbrukes i juli og august. Informasjon og opplæring Tiltak for bedre informasjon om innkjøp og avtaler på foretakets intranettsider vil pågå i hele Dette skal bidra til forenklet samhandling med våre leverandører og bedre avtalelojalitet blant våre bestillere.

15 Handlingsplan for klima og miljøtiltak i SI jfr. styresak Tiltak for å følge opp brukerundersøkelsen på e-handel er planlagt og delvis gjennomført. Internkontroll og rapportering Rapportering videreføres fra Måltall, resultater og vurderinger fra innkjøpsledere gjennomgås i hver divisjon. Stikkprøvekontroll på innkjøpsvirksomheten i foretaket vil bli gjennomført først til høsten Det er utarbeidet en handlingsplan med bakgrunn i helseforetakets miljøpolitikk og miljømål Handlingsplanen følges ved flere avdelinger i foretaket. tiltak inn i den overordnede handlingsplan som er utarbeidet for SIHF. Resultat pr. 2013: Sykehusets CO²-utslipp skal reduseres med 10 % i forhold til 2011-målinger: ,21 tonn CO² utslipp ,91 tonn CO² utslipp Resultat: Reduksjon 22,2% Energiforbruket skal reduseres med 5 % per kvm oppvarmet bygningsmasse Reduksjon på 0.7% Forbruket av kopipapir skal reduseres med 20 % i forhold til 2011-tall pakker à 500 ark pakker à 500 ark Resultat: Økning i forbruk på 11,46% Mengden avfall skal reduseres med 5 % i forhold til 2011-tall tonn tonn Resultat: Reduksjon 18,77 %

16 Plan for brukermedvirkning i SI jfr styresak Strategien er ikke tilstrekkelig kjent og implementert i de kliniske divisjonene. Plan for interne revisjoner 2014, jfr. styresak nr Interne revisjoner gjennomføres etter vedtatt plan. Status rapporteres i tertialrapporten. HR-Strategi - handlingsplan 2014 jfr styresak Strategi for kvalitet og pasientsikkerhet, jfr styresak Forskningsstrategi, jfr styresak Strategi for pasient og pårørendeopplæring, jfr. styresak Strategi for kunnskapsbasert praksis, jfr. styresak Handlingsplan 2014 for å styrke virksomhetsstyringen, jfr. Styresak Områdeplan for IKT, jfr. styresak Områdeplan for svangerskaps- og fødselsomsorgen, jfr. styresak Områdeplan for habilitering og rehabilitering (jfr ) HR-strategien følges opp med konkrete tiltak innen fokusområdene enhetlig arbeidsgiverpolitikk, helhetlig lederskap, aktivt medarbeiderskap og målrettet ressursstyring. Handlingsplan for 2014 prioriterer implementering av pasientsikkerhetsprogrammet, forbedring av oppfølging og læring av uønskede hendelser, aktiv brukermedviskning i alle relevante prosesser og opprydning og oppdatering av prosedyrer i kvalitetssystemet (Orden i eget hus). Det er god aktivitet på alle områder, selv om ikke alle mål nås innen utgangen av Forskningsstrategien følges opp og for perioden er det planlagt følgende for å videreutvikle forskningen: - Styrke kompetansen innen IKT, epidemiologi og statistikk - Ansette høykvalifiserte akademikere i vitenskapelige stillinger - Stimulere innovasjonen i SI - Prioritering av forskningsdager/kongresser Strategien er ikke tilstrekkelig kjent og implementert i de kliniske divisjonene. I handlingsplan for 2014 vektlegges behandlingslinjer for ulike kreftformer prioritert i OBD, sammen med samordning og kunnskapsbasering av fagprosedyrer og veiledende behandlingsplaner. Prosedyrer knyttet opp mot tiltakspakkene i pasientsikkerhetsprogrammet er også prioritert. SI har en regional funksjon for kunnskapsstøtte innen Helse Sør-Øst. Høgskolen i Hedmark arrangerer 15 stp. kurs i kunnskapsbasert praksis for første gang. Det arbeides med tiltakene i Handlingsplan 2014 for å styrke virksomhetsstyringen som ble vedtatt i Styret 5.mai Det er til dels store utsettelser / forsinkelser på regionale leveranser av IKT systemer til SI. Dette er i hovedsak ny teknologiplattform og nytt PACS / RIS. Dette er viktige løsninger for organisasjonen som iht gjeldende områdeplan skulle vært innført i Dette medfører økte kostnader og mer bruk av ressurser fra kliniske områder og IKT miljøet i SI. Disse løsningene skal iht revidert og gjeldende planverk sluttføres for ny teknologiplattform innen og nytt PACS / RIS medio februar Områdeplan for IKT skal rulleres i SI styremøtet februar Områdeplanen er implementert i fagmiljøene og følges opp i de kliniske avdelingene. Områdeplanen følges opp. Planlegger revisjon av områdeplanen. Områdeplaner for psykisk helsevern, jfr. styresak Områdeplan for psykisk helsevern ble vedtatt i styremøte i november 2013 og følges opp. Områdeplaner for TSB, jfr. styresak Områdeplan for TSB ble vedtatt i styremøte i november 2013 og følges opp.

17