31.03.2014 Inngående EHF i Oslo kommune Siri Madsen, Oslo kommune Sten-Eiven Tinjar, CapGemini
Agenda Om Oslo kommune Efaktura historien i Oslo kommune Hva er en EHF faktura og hvordan sendes den Erfaringer/utfordringer knyttet til EHF Metoder, erfaring og effekt knyttet til leverandøraktivering Hvordan lykkes/veien videre 2
Om Oslo kommune
Om Oslo kommune Ca 635 000 innbyggere pr 01.01.2014 Driftsbudsjett 49 milliarder i 2014 o 10 milliarder i investeringer Bystyret består av 59 folkevalgte representanter Ca. 58 000 ansatte som utfører ca 43 000 årsverk 4
Om Oslo kommune Mer enn 50 virksomheter Virksomhetene leverer egne regnskap og har egne org.numre Utviklings- og kompetanseetaten (UKE) er en serviceetat med ansvar for å utvikle og ivareta kommuneovergripende tjenester, strategier og fellesfunksjoner 5
Fakturabehandling og leverandører Ca 650 000 inngående faktura pr år Felles leverandørregister for kommunen Ca. 25.000 aktive leverandører o Ca 16 000 benyttet i 2013 o Ukentlig vask av leverandørregisteret mot Enhetsregisteret o Årlig vask av leverandører som ikke har vært benyttet siste 3 år 55 firma i Agresso databasen Ett felles fakturamottak 6
Efaktura historien i Oslo kommune
Efaktura historien i Oslo kommune Prosjekt startet i 2006 o Første e-faktura mottatt i 2007 Krav i samkjøpsavtalene o Alle nye samkjøpsavtaler o umodent marked E2b alle versjoner o Validering av innhold Løsning for elektronisk internhandel Nytt prosjekt høsten 2011 Fokus på aktivering av leverandører o Leverandørkartlegging o Kontakt pr e-post/telefon o Alle store leverandører (ca 100 stk) Oppsett og test av løsning for EHF 8
Efaktura historien i Oslo kommune Faggruppe efaktura etablert i 2012 (2 stillinger) Inngikk avtale om aksesspunkttjenester sommeren 2012 med Capgemini Registrert i ELMA i 29.10.2012 EHF som faktura standard 9
Hva er en EHF faktura og hvordan sendes den
Hva er en EHF faktura? Elektronisk handelsformat (EHF) faktura består av faktura, kreditnota og purring som sendes i et elektronisk standardformat til mottaker uten manuell behandling i overføringen og som kan importeres i mottakers økonomisystem og behandles maskinelt EHF er utarbeidet fra en europeisk standard(open PEPPOL) og er med norske tillegg fastsatt som et standardformat for elektronisk faktura i Norge. Format beskrivelse: http://anskaffelser.no/e-handel/faktura EHF faktura, kredit nota og purring inneholder alle obligatoriske felt som må sendes for å oppfylle norsk regnskapsplikt. Elektronisk faktura er ikke det samme som en pdf-fil i en e-post, eller link til «fakturahotell»! 11
Hvordan sendes en EHF faktura? EHF faktura, kreditnota og purring sendes i XML kode mellom aksesspunkt. Aksesspunkt er meldingsformidlere av EHF faktura, kreditnota og purringer fra en avsender til en mottaker. Alle aksesspunkt har signert en avtale med Direktoratet for forvaltning og IKT (DIFI) for å kunne operere som aksesspunkt å formidle EHF dokumenter. Dokumentene blir ikke borte under transporten, og mottaker og avsender trenger kun å forholde seg til ett sted for å levere/hente dokumentene sine. Aksesspunktliste: http://anskaffelser.no/e-handel/artikler/aksesspunkter 12
Hvordan sendes en EHF faktura? Oslo kommune Felles adresse register Mottaker EHF faktura Avtalt format Capgemini aksesspunkt ELMA Norge EHF faktura Annet aksesspunkt EHF faktura Avtalt format Avsender Åpen infrastruktur for EHF faktura Avsender 13 Avsende
Hvordan sendes en EHF faktura? Oslo kommune EHF IBX Connect DIFI ELMA IBX Aksess punkt Key: 990612498 Sykehj. etaten Dok: Send faktura Profil: EHF faktura Endpoint: IBX Aksesspunkt http://ibxap.no Felles Register Aksesspunkt Key: 990612498 - Sykehjemsetaten http://elma.no/ Message broker EHF Faktura Uniteam Itella 14
Hvordan sendes en EHF faktura? Oslo kommune EHF IBX Connect DIFI ELMA IBX Aksess punkt Key: 990612498 Sykehj. etaten Dok: Send faktura Profil: EHF faktura Endpoint: IBX Aksesspunkt http://ibxap.no Felles Register Aksesspunkt Key: 990612498 Sykehjemsetaten http://elma.no/ Itella Message broker EHF Faktura Uniteam 15
Erfaringer/utfordringer knyttet til EHF faktura og kreditnota
Erfaringer/utfordringer knyttet til EHF Adressering Validering Vedlegg Versjonshåndtering EHF 17
Adressering - eksempel Avsender Feil Skulle vært Sykehjemsetaten Mottaker Riktig Org no. til Sykehjemsetaten 18
Adressering - eksempel Ressursnummer på rett plass og 8 siffer Feil sted å plassere Sykehjemsetaten 19
Adressering - eksempel Feil ordrenummer, skulle vært 9 siffer Vedlegg 20
Validering hos avsender, avvikshåndtering, En EHF faktura eller EHF kreditnota skal valideres hos avsender før den blir sendt videre i transportinfrastrukturen. 1. I ERP-systemet. Validering er inkludert i prosessen som oppretter faktura/kreditnota dokumentet. Hvis valideringen feiler, vil det ikke bli opprettet noe dokument. Grunnlagsdata for oppretting av faktura/kreditnota dokument må justeres og generering av faktura/kreditnota dokumentet kjøres på nytt. 21
Validering hos avsender, avvikshåndtering 2. Tjenestetilbyder av aksesspunkt tjenesten utfører validering ved mottak av dokument fra sine kunder. Hvis valideringen feiler, sendes melding tilbake til kunden og dokumentet sendes ikke videre i infrastrukturen. Utsteder av dokumentet har i dette tilfellet 2 alternativer: o A. Dersom dokumentet ikke er utstedt i regnskapsteknisk betydning, dvs. Ikke bokført i eget regnskap, kan det endres og sendes på nytt. o B. Dersom dokumentet er utstedt, kan ikke dokumentet endres. I stedet må det opprettes kreditnota for fakturaen (intern kreditering). Denne kreditnotaen må IKKE sendes til aksesspunktet siden original-fakturaen heller ikke ble sendt. 22
EHF - Vedlegg Alle må kunne motta og forholde seg til vedlegg I en faktura brukes vedlegg for å gi tilleggsopplysninger og utdypende dokumentasjon (f.eks. timelister) Skal normalt ikke være en visuell representasjon av faktura innholdet («pdf-faktura») o XML-en er orginal faktura - «pdf-faktura» som vedlegg skal brukes når original faktura er utstedt på papir - F.eks. når utsteder benytter seg av en enkelt fakturaportal - Vedlegget skal da merkes med «Commercial Invoice» eller «Credit Note» 23
EHF - Vedlegg Alle må kunne håndtere et utvalg formater o PDF, TXT, GIF, TIFF, JPG, JPG, PNG o Andre formater krever avtale Alle må kunne håndtere vedlegg på opptil 5MB 24
Versjonshåndtering - EHF faktura/kreditnota 2.0 EHF Faktura 2.0 annonseres EHF Faktura 2.0 publiseres EHF Faktura 2.0.1 publiseres Avsender Må ha støtte for EHF 2.0.1 senest f.o.m 1. september 2014 J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D 2012 2013 2014 Mottaker Må ha støtte for EHF 2.0.1 senest f.o.m. 1. juni 2014 Må opprettholde støtte for EHF 1.x frem t.o.m. 1. september 2014 25 Bruk av EHF Faktura 2.0 gjøres obligatorisk (for mottaker) Støtte for tidligere versjon fjernes, dvs. obligatorisk bruk for avsender Kilde: DIFI
Metoder, erfaring og effekt knyttet til leverandøraktivering
Interne aktiviteter Opprettet faggruppe efaktura Rundskriv Krav i avtaler, konkurransegrunnlag m.m Innkjøpsbetingelser Epost/autosvar Internett/Intranett Informasjonsmøter med virksomhetene 27
Faggruppe efaktura Faggruppe efaktura består av 2 ressurser i 100% stilling Tilrettelegging av formatene i økonomisystemet i samarbeid med interaktive tjenester (ITAS) Leverandøraktivering, i samarbeid med aksesspunktet Kontroll og oppfølging av feilmeldinger fra aksesspunktet og intern valideringstjeneste (ITAS) Kontroll og oppfølging av feilsendte fakturaer internt i Agresso Følge opp at forskrifter og regelverk vedrørende elektroniske fakturaer blir fulgt Være i dialog med DIFI Testing Brukerstøtte for kommunens virksomheter og for leverandører Rapportering av måltall 28
Rundskriv 16/2013 29
Krav i avtaler og innkjøpsbetingelser Eget punkt i kravspesifikasjon/samkjøpsavtaler o «Leverandøren plikter å tilby elektroniske fakturaer i Elektronisk handelsformat (EHF) fra dato for kontraktsinngåelse. Som leverandør må det inngås en egen avtale med et aksesspunkt. Dersom leverandøren ikke oppfyller kravet til efaktura påløper et gebyr pålydende kr 50,- pr faktura kunden mottar på papir» Innkjøpsbetingelser o Alle elektroniske innkjøpsordre og papirrekvisisjoner o «Faktura/kreditnota skal sendes elektronisk i samsvar med EHF standarden» 30
Autosvar i e-post Viktig informasjon/important information: Oslo kommune krever elektroniske fakturaer fra alle sine leverandører/the City of Oslo requires electronic invoices from all suppliers (for more information in English, see further down this page) Fra 1.1.2014 vil det bli slutt på å kunne sende fakturaer på papir og pr. mail til Oslo kommune. Dette er bestemt av byrådsavdelingen for Finans. Se våre nettsider og link til rundskriv 16/2013 for mer informasjon: For kommunens virksomheter innebærer dette: Alle nye avtaler som inngås etter 01.10.2013 SKAL inneholde krav om leveranse av fakturaer og kreditnotaer i elektronisk handelsformat (EHF). Med avtale forstås alle former for bestilling av varer og tjenester. Kravet gjelder også når virksomheten utløser opsjon på allerede inngåtte avtaler etter 01.10.2013. Kravet om leveranse av elektroniske fakturaer og kreditnotaer gjelder også interne leverandører. Kravet er uavhengig av antall fakturaer fra leverandøren. For leverandører av varer og tjenester til Oslo kommune innebærer dette: o Inngå avtale med et aksesspunkt o Sende alle fakturaer og kreditnotaer i Elektronisk handelsformat (EHF) 31
Informasjon Egne informasjonsmøter med virksomhetene Egen internettside Egen intranettside 32
33
Metoder for leverandøraktivering hva har vi gjort Leverandøren mottar e-post med informasjonsbrev fra Capgemini der de oppfordres til å velge seg et aksesspunkt for sending av EHF faktura til Oslo kommune. Brevet er godkjent av Oslo kommune og inneholder en lenke til Oslo kommune spesifikke krav til faktura og hvilke tjenester Capgemini tilbyr. 1. Om leverandøren velger Capgemini kan de å kontakte salgsrepresentant angitt i brevet eller registrere seg direkte på Capgemini sin portal på nettet, IBX Supplier Network https://www.ibxnordic.net/galatea/#!content/no/register 34
Erfaringer fra leverandøraktivering Brev og e-post hjelper, men det er ikke nok Det er viktig at økonomi/regnskap støtter aktivt opp om leverandøraktivering, det kommer ikke av seg selv. Avvisning av faktura som ikke er godkjent i henhold til valideringskrav hjelper. o Forsinket betaling ved at leverandørene må sende kreditnota og ny faktura 35
Erfaringer fra leverandøraktivering Kravene i en EHF faktura er de samme som for en papir faktura, men kvaliteten blir ikke noe bedre bare fordi alt er blitt elektronisk o Shit out Shit in Viktig å lage god informasjon til leverandørene da det fortsatt er mye usikkerhet der ute o o o Mange leverandører som ikke vet om deres løsning kan levere EHF faktura Capgemini har forklart mange leverandører at de må snakke med sin tjenesteleverandør å finne ut hva denne tilbyr Capgemini gir råd til leverandørene i forhold til løsning, mange små velger fakturaportal 36
37 Antall leverandører som er aktivert pr år
Antall leverandører som er aktivert pr måned Antall leverandører pr.kategori Volum A 92 <1000 B 3787 999<>10 C 11519 >10 38
Prosentandel e-fakturaer Mål og resultater 2007-2013 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Mål pr. år 0% 0% 0% 20% 30% 45% 60% Resultater pr. år 0% 1% 6% 22% 29% 37% 44% 39
40
Vil Oslo kommune nå målet om 100% elektronisk faktura? Nekte å ta i mot PDF faktura o Planlagt før sommeren 2014 o Stenge e-postadresse for mottak av PDF-faktura Øke kvaliteten på fakturainnhold Overgang til EHF 2.0 Nekte å ta i mot papirfaktura..? Redusere antall leverandører.? 41
Hvordan lykkes? Sette strenge krav Bestemme hvordan kravene skal håndheves Samarbeid på alle nivåer Sett av tid 42