VÅR DATO VÅR REFERANSE 1 av 7 12.04.2012 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Svein Arne Laugen ØRSKOG KOMMUNE SENTRALADMINISTRASJON 6240 ØRSKOG Tilsynsrapport og varsel om pålegg Dette brevet er en rapport fra tilsynet hos ØRSKOG KOMMUNE SENTRALADMINISTRASJON den 27.02.2012. Brevet er også et varsel om at vi vurderer å gi pålegg til virksomheten. Hva må dere gjøre? Les grundig gjennom rapporten fra tilsynet. Hvis dere mener at beskrivelsen ikke er korrekt, eller har andre kommentarer, må vi få skriftlig tilbakemelding senest 16.04.2012. Dere vil deretter motta et eget brev om den videre oppfølgingen. Vennligst oppgi vårt referansenummer hvis dere gir tilbakemelding. Ta kontakt med saksbehandleren hvis noe er uklart. Hensikten med tilsynet Arbeidstilsynet kontrollerte at skolen og kommunen (skoleeieren) har rutiner for å jobbe systematisk og forebyggende med helse, miljø og sikkerhet. Vi er særlig opptatt av hvordan skolen og kommunen arbeider for å forebygge dårlig inneklima. Mangelfullt vedlikehold og dårlig inneklima kan skade helsen til både ansatte og elever og føre til helseproblemer eller sykefravær, mens godt inneklima bidrar til god helse og bedre læring. Tilsynet hos dere var en del av den nasjonale satsningen Inneklima i offentlige bygg, der vi samarbeider med helse- og undervisningsmyndighetene. Temaer vi tok opp Vi startet tilsynet med å presentere Arbeidstilsynet og satsingen Inneklima i offentlige bygg, og avklare forventningene dere har til oss. Deretter så vi på hvordan dere jobber for å forebygge et helseskadelig inneklima. Vi så nærmere på følgende temaer: HMS- arbeid knyttet til inneklima, blant annet kartlegging, risikovurdering, handlingsplan og oppfølging FDV-system (Forvaltning, drift og vedlikehold) systemet vedlikeholdsrutiner rolleavklaring og medvirkning samarbeidet med godkjent bedriftshelsetjeneste godkjenning etter forskrift om miljørettet helsevern for barnehager og skoler mv. POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4720 Sluppen post@arbeidstilsynet.no 815 48 222 974761211 7468 Trondheim INTERNETT TELEFAKS Norge www.arbeidstilsynet.no 73 19 97 01
VÅR REFERANSE 2 av 7 Oppsummering av tilsynet Til stede fra ØRSKOG KOMMUNE SENTRALADMINISTRASJON: Kjell Arve Lid (hovedverneombud), Janette Osland Steinvik (rådgiver personal), Gaute Aamlid (rektor ørskog kulturskule), Ann Mari Abelvik (skolefaglig rådiver), Halvor Bøen (avdelingsingeniør), Anders P. Grotle (rådmann), Hilde Sørdal (rektor skarbø skule), Tom Christiansen (kommuneoverlege), Thorbjørn Fylling (ordførar), Ole Johan Dybvik (bedriftshelsetjeneste), Jørn Agersborg (teknisksjef), Mons Olav Walgermo (rektor sjøholt skule), Sylvi Sjøholt (leiande helsesøster). Til stede fra Arbeidstilsynet: Svein Arne Laugen (seniorinspektør)og Åsa Lindblom (seniorinspektør) I forbindelse med dette tilsynet kom det blant annet frem følgende: Det virker som om kommunen har gode arenaer for medvirkning, for eksempel AMUmøter minst 4 ganger i året. En gang i mnd. Avvikles det møte med organisasjonene/vo og arbeidsgiver. På de besøkte skolene avholdes det regelmessige (ukentlige) samarbeidsmøter. Opplyses om en god dialog og forståelse (kontakt) med det politiskemiljø. Kommunen er organisert med en egen teknisksavdeling som har ansvaret for Forvaltning Drift og Vedlikehold (FDV) av kommunens skolebygg. Avdelingen har en egen vaktmestertjeneste. Videre er det også etablert en egen enhet for renholdere i denne avdelingen På skolene ble det fremhevet godt arbeidsmiljø og læringsmiljø. Generell trivsel, åpenhet og god kommunikasjon. Ledere og verneombud har gjennomført nødvendig HMS-opplæring. Inført/innfører Risk manager Kvalitetssystem/AvvikssystemHMS Tilknyttet Hjelp24 (bedriftshelsetjeneste) godt samarbeid med BHT. Skolene kom med fra januar 2010 Alle kommunens skoler er vurdert/godkjent etter forskrift om miljørettet helsevern. I 2011 ble det gjennomført ny vurdering av kommunens skoler etter forskrift om miljørettet helsevern. Begge skolene ble godkjent på vilkår (2 stk pr. skole). Det gjennomføres hovedrengjøring 1 gang pr år (skolebygg) Gjennomgående godt renhold på de besøkte skolene. Mye skryt til renholdspersonell og vaktmesterne
VÅR REFERANSE 3 av 7 Varsel om pålegg Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i arbeidsmiljøloven 18-6 første og sjette ledd. På bakgrunn av tilsynet 27.02.2012 vurderer vi å gi følgende pålegg: Pålegg 1 Inneklima - kartlegging og risikovurdering - rutine Arbeidsgiver skal utarbeide og iverksette skriftlige rutiner for å sikre jevnlig og systematisk kartlegging av helsefarer og problemer knyttet til bygninger og installasjoner med hensyn til forhold som kan påvirke inneklima. Dette for å kunne sikre at inneklima til enhver tid er tilfredsstillende. Verneombud/ansattes representant skal medvirke i utarbeidelsen av rutinen. Kopi av rutinen Beskrivelse av hvordan rutinen er blitt implementert og bekjentgjort for alle berørte arbeidstakere i virksomheten helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 7 Dersom vi gir pålegg, vil vi sette fristen til: 01.08.2012 For å sikre at hensynet til arbeidstakernes helse, miljø og sikkerhet blir ivaretatt, skal arbeidsgiver iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge helseproblemer på grunn av dårlig inneklima. Arbeidstakerne og deres tillitsvalgte skal medvirke i utarbeidelse av rutinene. Dette følger av arbeidsmiljøloven 4-4 første ledd, 3-1 første ledd og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 7. Arbeidstilsynet har ikke blitt forelagt dokumentasjon som viser at arbeidsgiver har skriftlige rutiner for kartlegging og risikovurdering av inneklima og forhold som innvirker på inneklima. ledd nr. 7. Pålegg 2 Inneklima - kartlegging og risikovurdering - gjennomføring Arbeidsgiver skal kartlegge forhold som kan føre til helseproblemer på grunn av dårlig inneklima og på den bakgrunn vurdere risiko. Verneombud/ansattes representant skal medvirke. Kopi av kartlegging Kopi av risikovurdering helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 6 Dersom vi gir pålegg, vil vi sette fristen til: 01.08.2012
VÅR REFERANSE 4 av 7 Fysiske arbeidsmiljøfaktorer som bygnings- og utstyrsmessige forhold, inneklima, lysforhold, støy, stråling o.l skal være fullt forsvarlig ut fra hensynet til arbeidstakernes helse, miljø, sikkerhet og velferd. Lokaler skal være utformet og innredet slik at de enkelte arbeidsplasser får tilfredstillende belysning, klima og luftkvalitet, og beskyttelse mot støy, vibrasjoner, stråling, giftige eller helsefarlige stoffer, trekk m.v. For å sikre at hensynet til arbeidstakernes helse, miljø og sikkerhet blir ivaretatt, skal arbeidsgiver kartlegge forhold som kan føre til helseproblemer på grunn av dårlig inneklima og på den bakgrunn vurdere risiko. Arbeidstakerne og deres tillitsvalgte skal medvirke i dette arbeidet. Dette følger av forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler 8 første ledd, arbeidsmiljøloven 4-4 første ledd, 3-1 første ledd og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 6. Arbeidsgiver kunne under tilsynet ikke dokumentere tilfredsstillende kartlegging og vurdering av forhold som kan føre til helseproblemer på grunn av dårlig inneklima. Det foreligger brudd på arbeidsmiljøloven 4-4 første ledd og internkontrollforskriften 5 andre ledd nr. 6. Pålegg 3 Bygg - plan for vedlikehold Arbeidsgiver skal sørge for å utarbeide en plan for vedlikehold av byggningsmassen som benyttes som arbeidsplass. Verneombud/ansattes representant skal medvirke i utarbeidelse av planen. Skriftlig bekreftelse på utarbeidet vedlikeholdsplan Dokumentasjon på hvordan verneombudet/ansattes representant har medvirket helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 6 Dersom vi gir pålegg, vil vi sette fristen til: 01.09.2012 Arbeidsgiver skal sørge for at det er utarbeidet en plan for vedlikehold for å sikre at byggene er fullt forsvarlig i forhold til det fysiske arbeidsmiljøet. Vedlikeholdsplanen skal utarbeides i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte. Dette følger av arbeidsmiljøloven 4-4 første ledd, 3-1 første ledd og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 6. Under tilsynet kom det frem at virksomheten ikke hadde en plan for vedlikehold. ledd nr. 6.
VÅR REFERANSE 5 av 7 Pålegg 4 Inneklima - tiltak og handlingsplan Arbeidsgiver skal gjennomføre tiltak eller utarbeide en handlingsplan for å fjerne eller redusere forhold som kan føre til helseproblemer på grunn av dårlig inneklima. Verneombud/ansattes representant skal medvirke. Oversikt over gjennomførte tiltak og/eller Handlingsplan med frist for gjennomføring av tiltak helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 6 Dersom vi gir pålegg, vil vi sette fristen til: 01.09.2012 Arbeidsgiver skal gjennomføre tiltak eller utarbeide en handlingsplan for å fjerne eller redusere forhold som kan føre til helseproblemer på grunn av dårlig inneklima. Planlagte tiltak må fremgå av en handlingsplan. Tiltakene må bygge på en gjennomført kartlegging og risikovurdering. Dette skal gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte. Dette følger av arbeidsmiljøloven 4-4 første ledd, 3-1 første ledd og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 6. Arbeidsgiver kunne under tilsynet ikke dokumentere at det er gjennomført tiltak eller utarbeidet en handlingsplan etter gjennomført kartlegging og risikovurdering. I forbindelse med tilsynene på kommunens 2 skoler kom det blant annet frem at det i enkelte undervisningsrom, vam mangelfull ventilasjonsforhold (f.eks. forsamlingshuset ved Skarbø skule, punktavsug fra spesialundervisningsrom m.m.). Det bør gjennomføres inneklimavurderinger og eventuelle kontrollmålinger av aktuelle undervisningslokaler. Videre kan det også nevnes at det, under tilsynene, ble registrert sjenerende lyd ved begge skolene (f.eks. Skarbø skule; klasserom 1-2 og Sjøholt skule; tekstilrom). Det foreligger brudd på arbeidsmiljøloven 4-4 første ledd og internkontrollforskriften 5 andre ledd nr. 6. Pålegg 5 Inneklima - solavskjerming Arbeidsgiver må gjennomføres tiltak for å hindre at arbeidsplassen utsettes for direkte sol. En beskrivelse av tiltak for å hindre at arbeidsplassene utsettes for direkte sol Hjemmel: arbeidsmiljøloven 4-4 første ledd og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 6 Dersom vi gir pålegg, vil vi sette fristen til: 01.10.2012
VÅR REFERANSE 6 av 7 For å sikre at arbeidstakerne har et fullt forsvarlig inneklima, må det gjennomføres tiltak for å hindre at arbeidsplassen utsettes for direkte sol. Dette følger av arbeidsmiljøloven 4-4 første ledd og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 6. Rom med vinduer som utsettes for sol, kan bli svært varme dersom det ikke er solavskjerming. Dette går ut over arbeidsevne og konsentrasjon. For enkelte kan varmebelastning være en helserisiko. For veiledning om solavskjerming, viser vi til veiledning om klima og luftkvalitet på arbeidsplassen. Under tilsynet ble det opplyst at sjenerende sollys kan være et problem. Begge skolene har undervisningsrom og arbeidslærerplasser hvor soloppvarming kan være et problem/utfordring. ledd nr. 6. Pålegg 6 Inneklima - fuktskader rutine Arbeidsgiver skal utarbeide rutine for å avdekke og sanere fukt- og råteskader. Verneombud/ansattes representant skal medvirke i utarbeidelsen av rutinen. Kopi av rutinen helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 7 Dersom vi gir pålegg, vil vi sette fristen til: 01.08.2012 For å sikre at hensynet til arbeidstakernes helse, miljø og sikkerhet blir ivaretatt, skal arbeidsgiver iverksette rutine for å avdekke og rette opp fukt- og råteskader. Arbeidstakerne og deres tillitsvalgte skal medvirke i utarbeidelse av rutinen. Dette følger av arbeidsmiljøloven 4-4 første ledd, 3-1 første ledd og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 7. Arbeidstakere i arbeidslokaler med fukt, råteskader eller mugglukt har økt risiko for luftveissymptomer, luftveisinfeksjoner og astma. Utbedring av fukt kan redusere sykdom og plager. Arbeidstilsynet har ikke blitt forelagt dokumentasjon som viser at arbeidsgiver har skriftlig rutine for å avdekke og sanere fukt- og råteskader. Ved Skarbø skule, har det vært problemer med fukt/vannlekkasje i forbindelse med trappenedgangen til sløydsal og gymsal. Dette må utbedres på en slik måte at man forhindrer fukt å trenge inn i bygningskonstruksjonene og sanerer/fjerner materialer som eventuelt er fuktskadet. ledd nr. 7.
VÅR REFERANSE 7 av 7 Gi en kopi av dette brevet til verneombudet Verneombudet skal gjøres kjent med vedtak fra Arbeidstilsynet, jf. arbeidsmiljøloven 6-2 sjette ledd og 18-6 åttende ledd. Vi har derfor lagt ved en kopi av dette brevet som arbeidsgiver skal gi videre til verneombudet. Hvis virksomheten har under ti arbeidstakere og partene har skriftlig avtale om ikke å ha verneombud, skal arbeidsgiveren gi dette brevet til representanten for de ansatte. Har dere behov for mer informasjon? Dere finner mer informasjon om Arbeidstilsynet og om regelverket på www.arbeidstilsynet.no, eller dere kan kontakte oss på telefon 815 48 222. Dersom dere har spørsmål til saken deres, ber vi dere kontakte saksbehandleren. Oppgi referansenummeret hvis dere tar kontakt. Med hilsen Arbeidstilsynet Tore Jeppe Sørhaug tilsynsleder (sign.) Svein Arne Laugen seniorinspektør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: Ørskog kommune, v/ ordfører Ørskog kommune, v/ teknisk personale som har hovedansvaret for kommunens drift og vedlikeholdet av skolebygningene Ørskog kommune, v/ hovedvernombud Ørskog kommune, v/ hovedtillitsvalgte Ørskog kommune, v/ kommuneoverlege miljørettet helsevern Ørskog kommune, v/ rektor Sjøholt skule Ørskog kommune, v/ verneombud Sjøholt skule Ørskog kommune, v/ rektor Skarbø skule Ørskog kommune, v/ verneombud Skarbø skule Fylkesmannen i Møre og Romsdal, v/ Fylkeslegen, Fylkeshuset, 6404 Molde Fylkesmannen i Møre og Romsdal, v/ Utdanningsdiretøren, Fylkeshuset, 6404 Molde