Universitetet i Bergen UNIVERSITETSBIBLIOTEKET Arkivkode: Styresak: 27/2011 Sak nr.: Møtedato: 04.11. 2011 Kompetanseplan for Universitetsbiblioteket Bakgrunn I St.meld. nr. 23 (2008-2009) Bibliotek. Kunnskapsallmenning, møtestad og kulturarena i ei digital tid understrekes behovet for kompetanseutvikling. ABM-utvikling laget på bakgrunn av dette et rammeverk for kompetanseutvikling som har til formål å bidra til fornyelse av bibliotekene. Der blir det bl.a. understreket at kompetanseutvikling må sees som en del av en nasjonal bibliotekreform som også omfatter innhold og tjenester i bibliotekene og struktur og organisering i sektoren. Kontinuerlig kompetanseutvikling er nødvendig for blant annet å høste effekt av andre investeringer på bibliotekområdet. Hovedavtalens 22 fastslår at de tilsatte skal sikres muligheter til å holde seg faglig oppdatert. Ledelsen gis et overordnet ansvar for kompetanseutvikling i virksomheten. Samtidig må hver enkelt tilsatt ta et ansvar for egen kompetanseutvikling. I Hovedtariffavtalens pkt. 5.6 poengteres det at kompetanseutviklingen skal være basert på virksomhetens behov. I strategisk plan for UB 2010-2015 er kompetanseutvikling omtalt i hovedmål 8. Der står det bl.a. at det er viktig at Universitetsbiblioteket har kompetanse og organisering som er tilpasset bibliotekets rolle i Universitetets organisasjon. For å oppnå dette har biblioteket fastsatt noen delmål. Følgende delmål er mest relevante for kompetanseutvikling: Sørge for at bibliotekets personale til enhver tid har kjennskap til fagmiljøene, og den nødvendige kompetanse for å kunne tilby relevante bibliotektjenester for forskning og utdanning Sørge for at bibliotekets personale har nødvendig kompetanse for at biblioteket skal kunne delta i utviklingen innenfor informasjons- og kommunikasjonsteknologi Det har også ved flere anledninger vært spilt inn at det er ønskelig å utarbeide en mer helhetlig plan for kompetanseutvikling ved UB. Bibliotekdirektøren besluttet i samråd med ledergruppen og IDU at kompetanseutvikling skulle være et sentralt tema på UB sin samling på Voss 4. og 5. april. I den forbindelse ble det nedsatt to arbeidsgrupper. En arbeidsgruppe fikk i oppdrag å komme med et revidert utkast til tiltaksplanen, herunder spesielt å se på hvilke kompetanseområder som UB har behov for å styrke. En annen arbeidsgruppe fikk i oppdrag å lage et forslag til plan for kompetanseutvikling ved UB. Temaet ble grundig drøftet på seminaret på Voss i april der alle ansatte på UB deltok. Forslag til plan for kompetanseutvikling og til kompetanseområder ble deretter sendt på høring til alle avdelinger. Når det gjelder kompetanseområder, kom det forslag om å ta inn pedagogisk kompetanse i tillegg til forslaget fra arbeidsgruppen. Det ble også foreslått å gi bibliotekfaglig kompetanse som område mer vekt. Ellers var det ingen substansielle merknader til forslaget om kompetanseområder.
Kort oppsummering av forslaget om plan for kompetanseutvikling fra arbeidsgruppen I arbeidsgruppens forslag legges til grunn at kompetanseutvikling er et strategisk arbeid som ledergruppen må engasjere seg i og ta ansvar for. Gruppen lister opp en rekke punkter som må avklares. Arbeidsgruppen foreslår tiltak til kompetanseutvikling/heving som omhandler både gjesteforelesninger, nettverksbygging, verv, kurs, seminarer, konferanser, deltaking i prosjekt og utdanning. UB har ikke tidligere gitt omfattende støtte til utdanning. Arbeidsgruppen foreslår bl.a. at det gis støtte til doktorgrads- og førstekompetanseprogram og til bachelor- og masterprogram. I tillegg understrekes verdien av intern kompetanseoverføring/ opplæring, og det foreslås en rekke tiltak for å ta vare på og videreføre en felles basiskompetanse ved UB. Arbeidsgruppen slår fast at de ansatte er UBs viktigste ressurs og mener at det må legges til rette for en kultur for deling av kompetanse og erfaring. UB må legge til rette for at alle nyansatte får en god og tilpasset internopplæring. Arbeidsgruppen foreslår bl.a. å opprette en mentorordning. Oppsummering av høringsuttalelsene til plan for kompetanseutvikling Det kom inn høringsuttalelser fra alle avdelingene, til sammen 6 stk. En av høringsuttalelsene har ingen kommentarer til forslaget, men mener at dokumentet gir et oversiktlig og rett bilde av situasjonen og at det blir pekt på de viktigste tiltakene. Høringsuttalelsene har i hovedsak kommentarer til tekstdelen i dokumentet, og bare noen få kommentarer til selve tiltakene som er listet i en egen tabell. Kommentarer generelt og til innledning og mandat Generelt En av høringsuttalelsene peker på at planen er en systematisert beskrivelse av status pr. i dag, men i liten grad er en plan for kompetanseutvikling framover. Navn på planen To høringsuttalelser uttaler at overskriften på dokumentet bør være kompetanseplan fordi det omhandler både kompetanseheving og kompetanseutvikling slik det er definert i dokumentet. Organisasjonens kompetanse og lederperspektiv En av høringsuttalelsene peker på at dokumentet definerer tre områder for organisasjonens kompetanse, men at dokumentet i hovedsak bare handler om kompetanseutvikling. Det uttales at alle tre områdene er sentrale og at det derfor også bør skrives noe om kompetansemobilisering og kompetanserekruttering. Disse to områdene er et lederansvar og generelt mangler lederperspektivet i dokumentet. Typer kompetanse En av høringsuttalelsene sier at det er positivt at dokumentet tar utgangspunkt i at det finnes ulike typer kompetanse, men det etterlyses hvilke kompetansetyper UB trenger i tillegg til basiskompetanse som er særlig omtalt. Kompetanseheving og kompetanseutvikling Tre høringsuttalelser peker på henholdsvis at de er uenige i at kompetanseheving må resultere i et nytt stillingsinnhold, at det er problematisk å skille mellom disse to begrepene slik det er gjort i dokumentet og at man er i tvil om ethvert kompetanseutviklingstiltak skal bety nytt stillingsinnhold. Kommentarer til Strategisk kompetansearbeid En av høringsuttalelsene peker på at arbeidsgruppen under dette punktet har plassert ansvaret for UBs kompetansearbeid hos ledergruppen mens ansvaret for tildeling/ prioritering av tiltak ellers gjennomgående er plassert hos leder. Det etterlyses en 2
presisering av leder. Det pekes også på at det kan utvikle seg ulik praksis under ulike ledere og at det må sies noe om hvor den tilsatte kan anke hvis man er uenig i leders tildeling. En høringsuttalelse peker på at ledergruppen er et uformelt organ der det ikke er referat fra møtene. Hvis den skal prioritere tiltak vil åpenhet rundt tildelingene bety at saksliste og referat gjøres tilgjengelig. 1. kulepunkt En av høringsuttalelsene etterlyser en prioritering av områder for kompetansearbeidet. To høringsuttalelser etterlyser en forklaring på hva årshjulet er. 2. kulepunkt En av høringsuttalelsene savner flere eksempler på verktøy for kompetansekartlegging som f.eks. teammøter, gruppemøter og ledermøter og to høringsuttalelser peker på at det er et lederansvar å oppfordre sine medarbeidere til å øke sin kompetanse. 3. kulepunkt En av høringsuttalelsene mener at kompetansetiltak er et bedre ord enn tildeling. 5. kulepunkt En av høringsuttalelsene foreslår at krav til strykes. 7. kulepunkt En av høringsuttalelsene foreslår følgende tillegg: eller ved igangsetting av nye prosjekt, rutiner m.m. 9. kulepunkt En av høringsuttalelsene peker på at hvis UB virkelig ønsker seg folk med førstestillingskompetanse må forholdene legges til rette slik at man kan ta denne utdanningen under akseptable økonomiske forhold og innen rimelig tid. 10. kulepunkt To høringsuttalelser sier at det er uklart hva som menes her. Medarbeidersamtale En høringsuttalelse peker på at samtaler om kompetansetiltak bør skje flere ganger i året. Kommentarer til Basiskompetanse og delingskultur En av høringsuttalelsene foreslår følgende tillegg: Her må en tilstrebe mer standardiserte rutiner der det er hensiktsmessig. En av høringsuttalelsene foreslår et nytt punkt: Kompetanseoverføring i organisasjonen. Mentor En av høringsuttalelsene peker på at mentorordningen også kan brukes for å heve kompetansen til andre ansatte, innenfor eget område mens en annen foreslår følgende tillegg på overskriften: for nytilsatte. En høringsuttalelse viser til at det ansvaret som leder og mentor er gitt i forhold til opplæring av nyansatte også bør tas med i første avsnittet under Basiskompetanse og delingskultur. Opplæringsplan En av høringsuttalelsene foreslår at overskriften endres til Opplæringsplan for nytilsatte og følgende tillegg til avsnittet om intranettside:..eller et annet egnet sted der slik informasjon vedlikeholdes og gjøres tilgjengelig. En høringsuttalelse savner stillingsbeskrivelser ved UB da disse bør være det naturlige utgangspunkt for opplæring til nytilsatte. En høringsuttalelse mener at opplæringsplanen må utvikles i samarbeid mellom avdeling og ulike faggrupper på UB og foreslår at faggruppe for undervisning har det overordnede faglige ansvar. Ta vare på kompetanse En av høringsuttalelsene peker på at det her også bør tas med kompetanseoverføring fra person til person. En høringsuttalelse mener at påstanden De ansatte er UBs viktigste ressurs kan diskuteres og peker på at mange nok vil helle til at bibliotekets samlinger og tilhørende katalog er det viktigste UB har å bidra med. Ut fra dette er det imidlertid viktig å sikre videreføring av kunnskap og erfaring fra dem som vedlikeholder og bygger opp samling og katalog. 3
Kommentarer til tiltaksoversikt i tabellen Tiltak/definisjon En av høringsuttalelsene foreslår at tiltakene Kompetansegivende emne med studiepoeng, Grunnutdanninger og Videreutdanninger slås sammen. En av høringsuttalelsene mener at det er uklart om det menes at nettverksbygging og verv er forskjellig eller om det er det samme. Etterlyser også en klargjøring på om ekstern er ment utenfor UB eller utenfor UiB. En av høringsuttalelsene foreslår at interne kompetansegivende tiltak som er nevnt under Basiskompetanse og delingskultur, Ta vare på kompetanse tas med i tabellen. I tillegg foreslås følgende tiltak: - Rullering på deltakelse i faste faggrupper - Rullering på deltakelse i faglige utvalg/arbeidsgrupper - Rullering på deltakelse på BIBSYS-møter o.l. Prosedyrer En av høringsuttalelsene foreslår at der det er angitt frister 1. juni og 1 november blir disse angitt som hovedfrister slik at det er rom for spesielle tilfeller. En av høringsuttalelsene lurer på om det er meningen at avdelingene selv forvalter et kurs- og kompetansebudsjett. Bibliotekdirektørens merknader Bibliotekdirektøren mener at arbeidsgruppen har gjort et godt arbeid og at forslaget til kompetanseplan inneholder mange viktige tiltak som dekker det meste som er aktuelt, både overføring av kunnskap mellom kollegaer, kurs, konferanser mm. og utdanning. Videre er bibliotekdirektøren enig med arbeidsgruppen som understreker at tilrettelegging for kompetanseutvikling og heving først og fremst er et lederansvar, men at den enkelte ansatte også har et ansvar for å vedlikeholde og utvikle sin egen kompetanse i tråd med UBs behov. Et viktig element av tilrettelegging for kompetanseutvikling må basere seg på oppmuntring fra leder om å delta på relevante tiltak for den enkelte. UBs styre reviderte sist i 2003 retningslinjer for å søke om økonomisk støtte til kurs og lignende og UB har hvert år satt av en betydelig sum til opplæringstiltak. Retningslinjene omfatter bare støtte til kurs, konferanser og lignende, ikke støtte til formell utdanning. Sammen med forslag til kompetanseplan var det også lagt ut til høring et forslag om viktige kompetanseområder for UB. I dette dokumentet står følgende: Kompetansen til UBs personale bør reflektere de høyere krav til generell kompetanse ved institusjonen og samfunnet for øvrig. Også ved UB bør vi ha flere med master- og doktorgrad. Bibliotekdirektøren legger med dette fram en kompetanseplan der kompetanseområdene er innarbeidet i planen. Bibliotekdirektøren mener arbeidsgruppens forslag om å gi økonomisk støtte og permisjon med lønn til doktorgrad/førstekompetanseprogram er et godt forslag som støtter opp under UBs behov for styrking av forskingskompetanse, og vil derfor foreslå at det i forbindelse med det årlige budsjettet øremerkes en bevilgning til dette formålet. Bibliotekdirektøren vil sterkt fremheve at dette ikke dreier seg om noe doktorgradsprogram, men en mulighet for universitetsbibliotekarene å kvalifisere seg for førstekompetanse. Bibliotekdirektøren viser også til de diskusjonene som har vært i styret tidligere om å i størst mulig grad prioritere personer med førstekompetanse ved nytilsettinger. Bibliotekdirektøren mener også at det bør øremerkes en bevilgning som skal dekke utgifter i forbindelse med reiser o.l. for å ta mastergrad. Det må løpende vurderes om UB trenger kompetanse på masternivå som virksomheten mangler. I så fall kan det vurderes å gi delvis permisjon med lønn til ansatte som går inn i et slikt masterprogram. Videre er bibliotekdirektøren helt enig med arbeidsgruppen i at det er svært viktig med et tilpasset opplæringsprogram for nytilsatte. Forslaget om å opprette en mentorordning er et viktig element i et opplæringsprogram. For fagreferenter må det gås gjennom hvilke formelle 4
kurs som er relevante for arbeidet. Disse må innarbeides i opplæringsplanen som obligatorisk i de tilfeller den ansatte ikke har denne kompetansen. Kursene dekkes av UB. I tillegg legges det vekt på en omfattende intern opplæring for denne gruppen. UB har i mindre grad hatt formaliserte rutiner for å ta vare på kunnskap ved avslutning av et tilsettingsforhold. Det bør vurderes om noe av denne kunnskapen kan sikres ved at det i større grad lages skriftlige rutiner for arbeidsoppgaver. Noe kunnskap vil imidlertid alltid være av en slik art at det ikke er så lett å lage skriftlige rutiner. Eventuell mulighet for overlapping i stillinger vil være avhengig av UBs budsjett i det aktuelle året. Overføring av kunnskap fra kollega til kollega er ofte nyttig, men det kan være ressurskrevende og det kan også lett utvikle seg ulik praksis som organisasjonen som helhet ikke er tjent med. Bibliotekdirektøren vil understreke at UBs budsjett for opplæring ikke vil bli delegert til avdelingene. I tabellen med foreslåtte opplæringstiltak må dette reflekteres i kolonnen Prosedyrer/ansvarlig. Behovet for opplæring vil normalt ikke fordele seg likt i organisasjonen og det vil derfor være vanskelig å finne kriterier for riktig fordeling. Bibliotekdirektøren vil også fremheve at i dag er praksis slik at de fleste får innvilget de reisene og kursene man søker på og alle søknadene er relevante og i tråd med UBs overordnede strategi. Eneste begrensning som av og til har vært nødt til å settes er møter hvor svært mange ønsker å delta. Flere høringsuttalelser har sagt seg uenig med arbeidsgruppen som støtter seg til Linda Lais teori om at kompetanseheving automatisk bør føre til et nytt stillingsinnhold. Bibliotekdirektøren støtter noen av innvendingene i høringsuttalelsene og vil framheve at i en kunnskapsorganisasjon handler kompetanseheving også om å holde seg oppdatert og følge utviklingen innenfor egen stilling. En eventuell endring av stilling er derfor en sak som enten må tas opp i lokale lønnsforhandlinger, eller vedkommende må søke en tilsvarende ledig stilling, i eller utenfor egen organisasjon, som er mer i samsvar med den økte kompetansen. En av høringsuttalelsene påpeker at mobilisering av kompetanse og rekruttering ikke er tatt med i planen. Når det gjelder kompetanse i forhold til rekruttering er dette ivaretatt i planen under punktet om kompetanseområder der det angis hvilken kompetanse som må styrkes og hvilket utdanningsnivå som normalt må etterspørres. Det har vært meldt inn ønske fra en del på UB om å innføre frister for deltaking på konferanser. Høringsrunden viser at det er noe skepsis til om det er hensiktsmessig, men bibliotekdirektøren vil be avdelingene om å legge frem en foreløpig oversikt over kjente reiser/konferanser i forbindelse med utarbeidelse av budsjettforslaget. Bibliotekdirektøren fremmer følgende forslag til vedtak: UBs styre vedtar bibliotekdirektørens fremlagte forslag til kompetanseplan for Universitetsbiblioteket. Styret vil ta endelig stilling til de budsjettmessige konsekvensene under behandling av budsjettet for 2012 i desember. 31.10. 2011. Randi E. Taxt /MM. 5