Hvorfor utvikle økonomifunksjonen? Teknologiske utviklingen: - Maconomy - elektronisk fakturabeh. - lønn og personalsystem Nytt økonomireglement - andre kan føre regnskap/lønn Endring Ny lederstruktur på NTNU - stille andre krav til oss NTNU som attraktiv og utviklende arbeidsplass 1
Oppdragsgiver Oppdragsgiver er Universitetsdirektør Eier er Økonomidirektør Arbeidet ledes av undertegnede Med økonomifunksjonen menes fagdisiplinene innkjøp, regnskap, lønn og økonomistyring på alle organisatoriske nivå 2
Ambisjon For å støtte opp under NTNUs kjernevirksomhet - Etablere Norges mest veldrevne økonomifunksjon innen offentlig virksomhet 3
Hva skal gjøres? Det skal gjennomføres en kartlegging av hele økonomifunksjonen som har til hensikt å beskrive: Behov knyttet til øk.funksjonen (brukere og ledere) Tilfredshet ved dagens tjeneste Aktivitetskartlegging Trender og utvikling innenfor økonomifunksjonen Sammenligning med andre bedrifter der hvor dette er formålstjenlig Analysen skal være grunnlag for å gi et beslutningsgrunnlag til hvordan øk.funksjonen ved NTNU skal se ut i et 3-5 års perspektiv og hvilke tiltak som er nødvendig for å få det til 4
Delmål Å bidra til bedre og mer effektive beslutningsprosesser, for derigjennom å sørge for en mer effektiv ressursbruk i kjernevirksomheten og i virksomheten totalt Å utvikle økonomifunksjonen i retning av å bli mer proaktiv som strategipartner for ledelsen rådgivende/serviceytende overfor ledelse og prosjektledere (analysere/lage styringsinformasjon/beslutningsgrunnlag) 5
Delmål, forts. Å forenkle produksjonen i hele økonomifunksjonen og forbedre kvaliteten i økonomistyringsprosess innkjøpsprosess regnskapsprosess lønnsprosess slik at NTNU får en veldrevet, tidsriktig og effektiv økonomifunksjon som understøtter kjernevirksomheten ved å levere riktig kvalitet til riktig tid og til riktig pris 6 Å bidra til at det i større grad enn i dag blir attraktivt og utviklende og jobbe innenfor økonomifunksjonen. I dette ligger god arbeidsorganisering, at det legges til rette for at den enkelte skal utvikle sin kompetanse, at det jobbes med tidsriktige systemer og at arbeidsmiljøet preges av trivsel, åpenhet og utvikling.
Milepæler Arbeidsgruppe etablert (ferdig 01.07.04) Introduksjon av arbeidet (ferdig 21.09.04) Forberedelse og innhenting av basisinformasjon (ferdig 15.09.04) Innsamling av data/design av undersøkelser Presentere fremdriftsplan/design av undersøkelsene for tillitsvalgte Undersøkelsene testes på testgruppe Kvalitetssikre liste over medarbeidere i økonomifunksjonen Kartlegging og analyse (ferdig 26.10.04) Gjennomføre brukerundersøkelse og aktivitetskartlegging Gjøre analyse Presentere analysene/resultatene i fakultetsdirektørmøte 7
Fortsettelse milepæler Kartlegging og analyse forts. Presentere analysene/resultatene for tillitsvalgte Presentere analysene/resultatene for øk.avd. (13.10)/fakultetsøkonomene Forankring og anbefaling (ferdig 30.11.04) Forslag til tiltak og implementeringsplaner Presentere og diskutere forslag til tiltak og implementeringsplaner for fakultetsdirektørmøtet / tillitsvalgte øk.avd. (10.11)/ fakultetsøkonomene rådgivende gruppe Endelig beslutningsgrunnlag avleveres før årsskiftet Styresak skrives og fremlegges Styret fatter vedtak 8
I kartleggingen fokuseres det på tre analyseområder Brukerundersøkelse Aktivitetskartlegging Innsamling av basisinformasjon (tall hentet fra økonomisystemene) 9
Aktivitetskartlegging Undersøkelsen blir tilsendt den enkelte medarbeider i økonomifunksjonen pr e-post I hovedsak fokuserer undersøkelsen på følgende: Hvor ressurskrevende er de forskjellige arbeidsoppgavene som utføres i dag? Hvilke positive aspekter finnes i arbeidsoppgaver og på arbeidsplassen? Hvilke forbedringsmuligheter ser vi innenfor disse områdene? Vi er opptatt av å kartlegge situasjonen slik det oppfattes fra medarbeiderperspektivet, på en slik måte at dette kan hensyntas systematisk i eventuelt videre forbedringsarbeid Informasjonen skal derfor ikke brukes til å studere hva enkeltpersoner benytter arbeidstiden til 10
Aktivitetskartlegging forts. Formålet med undersøkelsen er å finne områder hvor vi kan se på muligheter for forenkling, automatisering eller spesialisering slik at man kan arbeide bedre og mer målrettet og effektivt Undersøkelsen vil bli gjennomført på alle organisatoriske nivå innenfor NTNU 11
Aktivitetskartlegging innkjøp, lønn, regnskap og økonomi (A) (B) NTNU Sett kryss ved oppgaver du utfører Anslå arbeidsomfang i % av din totale arbeidstid siste 12 måneder Aktivitets-# Aktivitetsnavn Aktivitetsområde Behandling og registrering av lønn og honorarer Behandling og registrering av timelister Registrering av fravær (sykd, ferie, perm) og søknad om sykepenger, fødselsperm etc. Inn og utbetalinger ansatte Betalingsadministrasjon (inkasso) ansatte Avstemming og kontroll av lønnskonti Periodisk utarbeidelse av lønnsdata Innrapportering av skattetrekk etc. til offentlige myndigheter Innrapportering av data knyttet til pensjoner, personforsikringer etc. Utarbeidelse og rapportering av lønns og trekkoppgaver Besvarelse av "bruker"forespørsler knyttet til lønnsområdet Rapportuttak på forespørsel (ad hoc), lønn Utvikling av systemer og rutiner, lønn Andre oppgaver innen lønn (spesifiser:...) 12 Delsum lønn
Brukerundersøkelse Det skal også gjennomføres en undersøkelse blant ca 30 ledere ved NTNU I undersøkelsen inngår ca 1 times intervju Universitetsdirektør, fakultetsdirektører og instituttledere/prosjektledere er de som hovedsakelig blir deltagere i undersøkelsen Hensikten med denne undersøkelsen er å avdekke fremtidig behov knyttet til økonomifunksjonen og tilfredshet ved dagens tjeneste 13
Brukerundersøkelse - Økonomifunksjonen Spørsmål - aktivitet Av den tiden du selv bruker på økonomirelaterte gjøremål, hvordan fordeler tiden seg på følgende underaktiviteter? Oppfølging og registrering av transaksjoner (eks. attestasjon av inngående faktura) Økonomisk planlegging, budsjettering og oppfølging Mengde i % Hvor viktig er oppgaven i forhold til det du skal gjøre som leder? lite viktig svært viktig 1-2 - 3-4 - 5-6 1-2 - 3-4 - 5-6 Økonomisk analyse 1-2 - 3-4 - 5-6 Kontrollere og eller rette opp feil eller mangler i økonomirapportene? 1-2 - 3-4 - 5-6 Andre økonomirelaterte oppgaver (hvilke?) 1-2 - 3-4 - 5-6 14