Oslostandard Lærlingordningen i Oslo kommune

Oslo kommune Oslostandard Lærlingordningen i Oslo kommune

Til Oslo kommunes virksomheter Oslo kommune er avhengig av tilgang på fagarbeidere for å kunne tilby gode tjenester til byens innbyggere. Oslo er i sterk vekst og behovet for disse yrkesgruppene vil øke i årene som kommer. For å rekruttere fremtidige fagarbeidere må virksomhetene bli gode læresteder for elever som har valgt å ta fag- og yrkesopplæring og fremstå som attraktive arbeidssteder for nyutdannede faglærte. Opplæringen og oppfølgingen av lærlingen er avgjørende for kvaliteten på den ferdig utdannede fagarbeideren. På bakgrunn av beste praksis hos noen av kommunens mest erfarne lærebedrifter er det utarbeidet en «Oslostandard for lærlingordningen i Oslo kommune». Oslostandarden inneholder administrative rammer for virksomhetenes arbeid med lærlinger og skal bidra til at alle virksomheter ivaretar god nok kvalitet på dette arbeidet. Virksomhetene må gjerne gjøre mer enn det som ligger i denne standarden, dersom dette kan bidra til enda bedre kvalitet i opplæringen og bedre fagarbeidere. At unge fullfører og består videregående opplæring er svært viktig for samfunnet. Å rekruttere lærlinger og gi dem en utdanning som er yrkesrettet og av god kvalitet er et av de viktigste bidragene Oslo kommune kan gi. Lykke til med lærlingene! Er virksomheten godkjent som lærebedrift? For å ta inn lærlinger må virksomheten være godkjent lærebedrift. Det er Utdanningsetaten i Oslo (UDE) ved Avdeling for fag og yrkesopplæring som har ansvar for godkjenningen. For informasjon om fag og yrkesopplæringen i Oslo, informasjon om hvordan man blir godkjent som lærebedrift samt kontaktinformasjon, se UDEs nettsider. 3

1. Om Oslostandarden Bakgrunn Oslo kommune skal etablere 355 læreplasser i sine virksomheter innen 2015. Byrådet har etablert prosjektet Satsing på lærlinger i Oslo kommune for å nå dette målet. I byrådssak 65/14 Flere lærlinger i Oslo kommunes virksomheter - muligheter og tiltak varslet byrådet at det skulle utarbeides en Oslostandard for lærlingordningen som et ledd i arbeidet med å sikre god kvalitet på opplæringsvirksomheten. Kommunens lærlingarbeid er forankret i Opplæringslovens kapittel 4 Videregående opplæring i bedrift 4.1-4.8. Forutsetninger for bruk Bruk av Oslostandarden forutsetter godkjenning av virksomheten (eller det enkelte tjenestested) som lærebedrift. Dersom virksomhetene knytter seg til et opplæringskontor (jamfør opplæringsloven 4.3) kan deler av oppgavene beskrevet i standarden avtales utført av kontoret. Årshjul med rutiner er utviklet for oppfølging av lærlinger i fag som følger 2+2 modellen (to år i skole, to år i bedrift). Årshjulet med rutiner er ikke tilpasset særløp eller vekslingsmodellen (veksling mellom skole og bedrift i læretiden). Bortsett fra årshjul med rutiner, er standardens øvrige innhold relevant for alle lærebedrifter, uansett hvilken modell bedriftens lærlinger følger. Målgruppe for standarden Det er et lederansvar å sikre gjennomføring av rutinene i lærlingordningen på en god måte. Standarden er rettet mot instruktør, faglige leder og ansvarlig leder i lærlingordningen, samt leder med personalansvar på lærlingens tjenestested. Rutinene forplikter ansatte som har ansvar for og arbeider med lærlinger. 4

2. Sentrale elementer i lærlingordningen i Oslo kommune I det følgende gjennomgås sentrale elementer for lærlingordningen i Oslo kommune. Opplæringsloven, Arbeidsmiljøloven og Oslo kommunes overenskomster med arbeidstakerorganisa sjonene ligger til grunn for retningslinjene. Å rekruttere en lærling - en ressurs for bedriften Rekruttering av fagarbeidere gjennom lærlingordningen er avgjørende for tjenesteproduksjonen kommunen bedriver. Den enkelte virksomhet trenger til enhver tid tilstrekkelig tilgang på kvalifisert arbeidskraft. Å rekruttere lærlinger vil gi Oslo kommunes virksomheter en mulighet til å forme fremtidens arbeidskraft og til å sikre tilgang på nødvendig kompetanse. Det er viktig å engasjere lærlinger som passer inn i bedriftens profil. Virksomhetene anbefales å benytte faget Prosjekt til fordypning (PTF) som rekrutteringskanal for inntak av nye lærlinger. Gjennom PTF har elever på yrkesfaglige utdanningsprogram praksis i bedrift og lærebedrifter kan bli kjent med potensielle lærlinger. Kommunens læreplasser skal først og fremst forbeholdes lærlinger med ungdomsrett bosatt i Oslo. Lærlingens opplæring og verdiskaping Opplæringslovens 3.3 sier at en læretid som strekker seg over to år skal bestå både av opplæring og verdiskaping: Fagopplæringa omfattar normalt to års opplæring i skole og eitt års opplæring i bedrift. Når opplæring i bedrift blir kombinert med verdiskaping i bedrifta, kan opplæringa strekkje seg over to år. I gjennomsnitt skal halve læretiden bestå av opplæring. Andre halvpart skal bestå av verdiskaping i bedriften. Opplæring/ verdiskaping for lærlinger i hovedmodellen (2+2) fordeler seg over total læretid som vist i tabellen under. 1. halvår 2. halvår 3. halvår 4. halvår Opplæring 70% 60% 50% 20% Verdiskaping 30% 40% 50% 80% Virksomheten må selv definere hvordan verdiskapingen konkret skal realiseres, og balansere arbeidsoppgavene mot lærlingens kompetanse og modenhet. Mange virksomheter har erfart at lærlingens arbeidskraft kommer godt med i forhold til å håndtere korttidssykefravær, ferieavvikling og annet der virksomheten ellers ville hatt behov for vikarer til å dekke opp for fraværet. Lærlingens bidrag til verdiskapingen i virksomheten vil øke jo lenger ut i læretida man kommer og kompetansenivået øker. Det er imidlertid viktig å understreke at kravene til verdiskaping ikke skal gå ut over opplæringen. 5

Instruktører/ faglige ledere Deltakerne i opplæringsorganisasjonen har behov for tilstrekkelig tid og lederstøtte for å ivareta sine opplæringsfunksjoner. De har også behov for jevnlig faglig oppdatering. Virksomhetsleder må anvende tilgjengelige virkemidler for å sikre størst mulig kontinuitet i korpset av instruktører og faglige ledere. Dette er en viktig forutsetning for god kvalitet i opplæringen. Turnus På arbeidsplasser hvor bruk av turnus er relevant, skal lærlingen også gå i turnus. Lærlingen skal gå i turnus fra første halvår og skal så langt det er mulig følge egen instruktør. For hver enkelt virksomhet anbefales utarbeidet en moderert turnus for lærlinger der røde dager, helligdager og nattevakter ikke inngår. Lærlinger under 18 år skal ikke arbeide i tidsrommet mellom 2300 og 0600. Lærestedsring flytting av lærlingen mellom opplæringssteder Virksomheten skal etterstrebe å finne egnede læringssituasjoner og relevante arbeidsoppgaver i egen virksomhet. Det er et krav at kompetansemålene i læreplanen dekkes, så om nødvendig kan det gjøres avtaler med andre virksomheter for å få dette til. Det er ikke et krav at disse er godkjent lærebedrift. Støtte til oppfølging av lærlingen Dersom lærebedriften har større utfordringer i samarbeidet med lærlingen eller knyttet til lærlingens progresjon, kan Utdanningsetaten ved Avdeling for fagopplæring (FAG) kontaktes for støtte til problemløsning og avklaringer. 6

3. Roller i lærlingordningen ansvarsområder og oppgaver Under beskrives sentrale roller i lærlingordningen og deres ansvarsområder og oppgaver. Enkelte av oppgavene utføres i samarbeid med andre. Oppgaver merket med: 1) utføres i samarbeid med ansvarlig leder, 2) i samarbeid med faglig leder, 3) i samarbeid med daglig leder og 4) i samarbeid med instruktør. Ansvarlig leder Ansvarlig leder sitter i virksomhetsadministrasjonen og skal sørge for intern forankring av lærlingordningen i ledelsen. Ansvarlig leder har overordnet ansvar for utvikling av virksomheten som lærebedrift. Ansvarsområder og oppgaver: Overordnet ansvar for gjennomføring av lærlingordningen Overordnet ansvar for rekruttering og inntak av lærlinger (2) Arrangere kontraktsmøte (3) Inngåelse, forlengelse, heving eller endring av lærekontrakt og arbeidsavtale Avklaring av evt. lærestedsring(2) Kontakt med Avdeling for fagopplæring (FAG) i Utdanningsetaten (UDE) gjennom: - årlig rapportering - oppmelding til fagprøve (2) Søking om og kontroll av lærlingtilskudd Se til at bedriften tar inn og følger opp elever i Prosjekt til fordypning (PTF) Faglig leder Faglig leder sitter som regel i relevant fagavdeling/seksjon og fungerer som kontaktledd mellom ansvarlig leder og lærestedet. Virksomheten skal ha en faglig leder for hvert fag bedriften har lærlinger i. Minimum fagbrev eller lang yrkeserfaring innen opplæringsfaget er påkrevd. Ansvarsområder og oppgaver: Overordnet ansvar for læretidens faglige innhold etter Opplæringsloven Overordnet ansvar for koordinering av opplæringen faglig leder følger sine lærlinger gjennom hele læretiden og har faglig ansvar for lærlingene også ved bruk av lærestedsring Rekruttering og inntak av lærlinger (1) Utarbeiding av individuell opplæringsplan (4) Gjennomføring av halvårlig vurderingssamtale (4) Avklaring og godkjenning av nye instruktører - Oppmelding av instruktører til kompetansehevende kurs Oppfølgingssamtaler med instruktører Ansvarlig for gjennomføring av Prosjekt til fordypning (PTF) - kontakt med videregående skoler - ansvarlig for oppfølging av PTF-elever Avklaring av evt. lærestedsring (1) - Koordinering av overganger mellom læresteder - Ansvar for at introduksjonssamtaler avholdes Oppmelding til fagprøve (1) 7

Daglig leder Ansvarsområder og oppgaver: Personalansvar for lærlingen blant annet oppfølging av sykefravær og ferieavvikling Informere egne ansatte om lærlingens tiltredelse Arrangere kontraktsmøte, signering av arbeidsavtale (1) Gjennomføre introduksjonssamtale med nyankomne lærlinger (4) Sørge for at instruktør får satt av tid til veiledning og til å delta på aktuelle kurs Finne kvalifiserte instruktører (2) Konkretisere forventninger rundt lærlingens verdiskaping En alternativ modell innebærer at faglig leder i virksomheten også har personalansvar for lærlingen. Faglig og personalmessig oppfølging av lærlingen, som ofte kan henge tett sammen, ivaretas av én person gjennom hele læretiden. Instruktør Instruktører befinner seg på lærlingens tjenestested. Lærlingen vil få ny instruktør hver gang han/hun bytter tjenestested. Instruktøren bør ha minimum fagbrev innen opplæringsfaget. Alternativt kan instruktøren ha lang yrkeserfaring i faget det skal undervises i. Ansvarsområder og oppgaver: Daglig oppfølging av lærlingen Utarbeiding av individuell opplæringsplan (2) Gi lærlingen opplæring, instruksjon, veiledning og råd Fast ukentlig veiledning av lærlingen i én time skal inngå i instruktørens arbeidstid Gjennomføring av halvårlig vurderingssamtale (2) Delta i introduksjonssamtale med nyankomne lærlinger (3) Melde fra om avvik til faglig leder Alle ansatte Alle ansatte og ledere på arbeidsplassen har et medansvar for å gi lærlingen gode holdninger og verdier og en høy faglig standard. Møte lærlingen med aksept, respekt og positiv holdning Være gode forbilder og hjelpe/ støtte lærlingen der det trengs Bidra til at bedriften følger lover og forskrifter i opplæringen 8

4. Årshjul Måned Aktiviteter Rutine Ansvar - avklare evt. lærestedsring 4 - ansvarlig leder og faglig leder Mars - motta elektroniske søknader (VIGO) 5 - faglig leder - utvelgelse og innkalling til intervju 5 - faglig leder April - intervju av nye lærlinger 5 - faglig leder Mai - tilbudsbrev til innstilte lærlinger 5 - ansvarlig leder - kontroll av tilskudd 6 - ansvarlig leder - avklaring av nye instruktører 3 - faglig leder Juni - bekreftelse og info om læreplass til nye lærlinger - melding om inntak av lærlinger til Inntakskontoret (UDE) - utarbeidelse av individuell opplæringsplan og tilrettelegging for verdiskaping 5 - ansvarlig leder 5 - ansvarlig leder 8 - instruktør, faglig leder og daglig leder - halvårlig vurderingssamtale 1 - faglig leder og instruktør - oppfølgingssamtale for instruktør 3 - faglig leder Juli - statlig tilskudd 1. halvår utbetales 6 - ansvarlig leder August - informere egne ansatte om tiltredelse av nye lærlinger - arrangere kontraktsmøte med generell introduksjon - gjennomføre introduksjonssamtale med nyankomne lærlinger - melde opp nye instruktører til kompetansehevende kurs - melde opp til fag- og svenneprøve innen 15. august 10 - daglig leder 7 - ansvarlig leder og daglig leder 10 - daglig leder og instruktør 3 - faglig leder 2 - ansvarlig leder 9

Måned Aktiviteter Rutine Ansvar September Oktober - innsending av lærekontrakter med vedlegg til FAG - ved lærestedsring: overgangssamtale på nytt tjenestested - samarbeid med videregående skoler om elever i PTF 7 - ansvarlig leder 4 - faglig leder 9 - ansvarlig leder og faglig leder November - kontroll av tilskudd 6 - ansvarlig leder Desember - statlig tilskudd 2. halvår utbetales 6 - ansvarlig leder Januar Februar - halvårig vurderingssamtale 1 - faglig leder og instruktør - oppmelding av instruktører til kompetansehevende kurs - melde opp til fag- og svenneprøve innen 15. februar 3 - faglig leder 2 - ansvarlig leder - oppfølgingssamtale for instruktører 3 - faglig leder 5. Beskrivelse av rutinene i årshjulet Rutine nr 1 Halvårlig vurderingssamtale Faglig leder og instruktør Halvårlig vurderingssamtale tar utgangspunkt i lærlingens individuelle opplæringsplan. I vurderingssamtalen gjennomgås hva lærlingen har lært siden siste samtale og hva som skal læres neste halvår. I tillegg gis tilbakemeldinger om lærlingens mestringsområder og innspill til forbedringspunkter. Instruktør avholder samtalen med lærlingen. Faglig leder påser at samtalen gjennomføres. Samtalen skal dokumenteres gjennom eget skjema. Rutine nr 2 Oppmelding til fag- og svenneprøve Ansvarlig leder Fagprøven bør avholdes så nært opp til sluttdato på læretiden som mulig, senest innen to måneder etter endt læretid. 10

I barne- og ungdomsarbeiderfaget og helsearbeiderfag er oppmeldingsfrist satt til to ganger i året, henholdsvis 15. februar og 15. august. For andre fag meldes lærlinger opp kontinuerlig. Ansvarlig leder har ansvar for oppmeldingen. Rutine nr 3 Instruktører godkjenning og oppfølging Faglig leder Instruktøren er sentral for lærlingordningen. Bedriften skal så langt som mulig ha faste instruktører, ved stadig skifte går kompetanse og kontinuitet tapt. Følgende punkter er viktige i utvelgelse av instruktører. Instruktøren: skal ha samme fagbakgrunn som lærlingen (eller tilsvarende) må ha interesse for og gode evner til å formidle faglig kunnskap må ha lyst til å være instruktør Faglig leder har overordnet ansvar for avklaring av nye instruktører. Daglig leder på tjenestested deltar i prosessen. Faglig leders oppfølgingssamtale med instruktør skal finne sted én gang per halvår. Samtalene skal sikre kommunikasjon mellom faglig leder og instruktør samt kvalitetssikre at lærlingen følges godt opp og at opplæringen blir dokumentert. For instruktører finnes følgende muligheter for kompetanseheving. Øverste alternativ er obligatorisk å gjennomføre. Kurs i yrkesfaglig veiledning innenfor de ulike yrkesfagene arrangert av ressursskolene (se rutine 9) avholdes to ganger årlig. Instruktøren melder seg på, faglig leder ser til at dette gjøres Kurs/studie arrangert av Helseetaten for instruktører i helsearbeiderfaget og barne- og ungdomsarbeiderfaget. Kurset er finansiert av Oslo kommune. Mer informasjon på Helseetatens intranettside. Instruktøren må selv søke om plass for å delta Etterutdanning i veiledning ved fag- og høyskoler Rutine nr 4 Lærestedsring avklaring og overgangssamtale Ansvarlig leder og faglig leder I enkelte lærefag må lærlingen utplasseres på ett eller flere eksterne tjenestesteder for å få dekket kompetansemålene i læreplanen. Hvilke tjenestesteder utenfor egen virksomhet som skal benyttes i læretiden skal være avklart på forhånd. Avklaringen inngår som del av det å bli godkjent som lærebedrift. Ved utplassering må lærlingen forholde seg til nye ansvarspersoner. For introduksjon til nytt lærested og ansvarlige skal overgangssamtale arrangeres. Dette er et møte mellom daglig leder med personalansvar, instruktør ved avgivervirksomhet, instruktør på nytt lærested og lærling. Faglig leder ved avgivervirksomhet ser til at møtet avholdes. 11

Rutine nr 5 Inntak av lærlinger utvelgelse, intervju, tilbudsbrev og bekreftelse Ansvarlig leder og faglig leder Vg2-elevenes søknader inkludert karakterer hentes ut fra databasen VIGO. Tilgang til VIGO får man fra Inntakskontoret i Utdanningsetaten. Det er opp til lærebedriften å velge hvilke elever de ønsker å ta inn til intervju. Intervjuet gjennomføres med tanke på at situasjonen er ukjent for eleven; trygge rammer er viktig. Faglig leder deltar i intervjuet, gjerne også instruktør. Ansvarlig leder sender ut formelt tilbudsbrev til den utvalgte lærlingen og deretter brev med bekreftelse og informasjon om læreplass når søkeren har takket ja. Ansvarlig leder har ansvar for å registrere inntak av lærling i VIGO/ melde om inntak av lærlinger til Inntakskontoret (UDE). Rutine nr 6 Tilskudd Ansvarlig leder Tilskudd fra staten utbetales gjennom fylkeskommunen. Kontroll av tilskudd gjennomføres i november og mai gjennom innrapportering av antall lærlinger i virksomheten. Statlig tilskudd utbetales i juli og desember. For mer informasjon om den statlige tilskuddsordningen, se Utdanningsdirektoratets nettsider. Oslo kommune utbetaler et ekstra tilskudd til virksomheter som har lærling i de kommunale lærefagene barne- og ungdomsarbeiderfag, helsearbeiderfag og aktivitørfaget. Rutine nr 7 Kontraktsmøte signering av lærekontrakt og arbeidsavtale Ansvarlig leder og daglig leder I kontraktsmøtet skal kontrakt og arbeidsavtale signeres i tillegg til at viktig felles informasjon til lærlingene formidles. Ansvarlig leder og daglig leder står for gjennomføringen. Følgende informasjon gjennomgås: Introduksjon av ansvarspersoner Avklaring av roller og ansvarsdeling med hensyn til oppfølging av lærlingene Forventninger til lærlingen som tjenesteyter, arbeidstaker og kollega Normer/ regler/ verdier på arbeidsplassen og i Oslo kommune Undertegning av kontrakt og arbeidsavtale må skje senest en måned etter oppstart på lærested. Lærekontrakt i tre eksemplarer, i tillegg til kopi av arbeidsavtale og kopi av lærlingens kompetansebevis fra Vg1 og Vg2, sendes samlet til FAG for godkjenning. 12

Rutine nr 8 Opplæringsplan og tilrettelegging for verdiskaping Faglig leder, instruktør og daglig leder Individuell opplæringsplan skal utarbeides for hver enkelt lærling. Denne skal vise hvilke læringssituasjoner og konkrete arbeidsoppgaver lærlingen skal gjennomføre for å dekke kompetansemålene i læreplanen. Individuell opplæringsplan utarbeides av faglig leder i samarbeid med instruktør og lærling, for et halvt år av gangen. Daglig leder skal konkretisere hvordan virksomheten vil legge til rette for lærlingens bidrag i tjenesteproduksjonen (verdiskapingen) i løpet av læretiden. Virksomhetene skal legge vekt på tilpasning til den enkelte lærlings evner, forutsetning og behov både i opplæring og verdiskapingsdelen av læretida. Mestringsfølelse er utgangspunkt for trivsel og ønske om å lære mer. Rutine nr 9 Prosjekt til fordypning (PTF) Ansvarlig leder og faglig leder Prosjekt til fordypning er bedriftenes fag i skolen. Hensikten med faget er at elever på Vg1 og Vg2 skal få prøve ut hvordan det er å være arbeidstaker og lærling. For lærebedrifter er PTF derfor viktig. Gjennom PTF kan dyktige elever inspireres og rekrutteres til å bli lærling i bedriften. De ulike yrkesfagene er tilknyttet en ressursskole som sitter med ansvar for koordineringen av PTF i bedrifter. Ved spørsmål om PTF kan koordinator for fagets ressursskole kontaktes. Ansvarlig leder har overordnet ansvar for at elever tas inn i PTF i lærebedriften, faglig leder har ansvar for gjennomføringen. Skole og Utdanningsprogram Kuben yrkesarena Elektrofag/ Bygg- og anleggsteknikk Design og håndverk/ Teknikk og industriell produksjon Etterstad vgs Restaurant og matfag/ Service og samferdsel Ulsrud vgs Helse- og oppvekstfag 13

Rutine nr 10 Mottagelse av lærlinger Daglig leder og instruktør Daglig leder skal informere ansatte om inntak av lærlinger i god tid før lærlingenes oppstart på tjenestestedet. Daglig leder skal også gjennomføre introduksjonssamtale for nyankomne lærlinger. I samtalen tematiseres blant annet gjensidige forventninger, organisering og rutiner på arbeidssted, nødvendige sertifiseringer (samt helsesjekk, tuberkulose, politiattest mm.), regler for frammøte og fravær samt HMS-rutiner. Instruktør deltar i introduksjonssamtalen. 14

Utarbeidelse av Oslostandarden Standarden er utarbeidet i en arbeidsgruppe bestående av Ann Jorunn Frydenlund (Sykehjemsetaten), Hanne Enger Jenssen (Utdanningsetaten), Sølvi Næss (Bydel Stovner), Monica J. Svenningsen (Vann og avløpsetaten) og Grete Wisløff (Utdanningsetaten). Arbeidet med standarden er koordinert av Astrid Skurtveit (Byrådsavdeling for kunnskap og utdanning). Arbeidsgruppens forslag er bearbeidet i Byrådsavdeling for kunnskap og utdanning. Aktuelle linker Utdanningsdirektoratets introduksjonsfilmer, temafilmer og temahefter om det å være lærebedrift http://www.udir.no/utvikling/etterutdanningsmateriell_fy/ Hefte om prosjekt til fordypning http://www.udir.no/pagefiles/1323/veileder_for_prosjekt_til_fordypning.pdf?epslanguage=no 15

Dato: oktober 2014 Opplag: 1500 Trykk: Comitas 16