ephorteoutlook er saks- og dokumentbehandlingssystemet integrert i Microsoft Outlook. ephorteoutlook må legges inn som tillegg til Microsoft Outlook, dette gjør vi via - windows tast og programvaresenteret, ephorte outlook 4.4 Pass på at du lukker Outlook før du laster ned. Finn ephorteoutlook 4.4 i katalogen og installer. Da får vi denne menylinja i outlook: 1
Da får du dette bildet: Om du har flere roller vær obs på valgt rolle. Lagre og lukk. Etter at du har logget inn er systemet klart for å laste ned dokumenter fra ephorteserveren. Huk også av last ned felles adresseregister. Trykk ok. Da begynner systemet nedlastingen. Dette kan ta litt tid. (Ved å velge øverste rute «Slett eksisterende innhold fra ephorte» sletter man det som tidligere er overført til Outlook, men sletter ingen ting fra ephorte.) I ephorteoutlook er oppsettet stort sett som vanlig outlook. Alle e-poster fra innboksen i Outlook kan importeres til ephorte Outlook. Alle e-poster som er arkivert i ephorte markeres i Outlook med et tydelig merke så det er mulig å se at e-posten er arkivert i ephorte. Ephorte outlook fungerer best med leserute til høyre 2
Meny og predefinerte søk I venstremenyen vil dere få søk dere vil kjenne igjen fra ephorte web: Sak i ephorte er her «saksmapper» og journalposter har blitt til «saksdokumenter». I tillegg til søkemappene som er definert i ephorte vil ephorte outlook også opprette 3 søkemapper automatisk. Disse er omgitt av klammeparanteser og skiller seg derfor ut fra øvrige søk. De vises også i Favoritter-seksjon til Outlook for enklere tilgang. Lagre søkemapper i favoritter i Outlook høyreklikk på søkemappen og velg Vis i favoritter eller fjern fra favoritter. 3
Overføre e-post til fra Outlook til egen sak i ephorte (dra og slipp) 1. Klikk på vis felt for saker i ephortemenyen i Outlook. 2. Da vises dine saker i et eget vindu i Outlook: 4
3. Dra og slipp e-posten over saken, gå på detalj (Om du ikke ser Detalj-ikonet så maksimér vinduet): 4. Systemet vil foreslå dokumenttype avhengig av hvem som er avsender. Dersom avsenderen er en intern ephortebruker vil «X - Notat uten oppfølging» bli foreslått. Tilsvarende vil «I Inngående» bli valgt for eksterne avsendere. Dette kan overstyres i ephorte-seksjonen i menybåndet. 5. Av og til ønsker man å fjerne eller endre elementer i eposten før den importeres til ephorte. Dette kan være enkelte vedlegg eller deler av meldingsinnholdet. Dette gjøres ved å klikke "Melding"-knappen i "Vis"-seksjonen i menybåndet. Du er da over i standard epostvisning og kan fjerne elementer som ikke er arkivverdige før arkivering i ephorte 6. Her kan du: Endre dokumentdato Redigere tittel Skjerme ord i tittel Sette tilgangskode Endre dokumenttype Rette på avsender: På Navn skal det stå navnet på privat person eller firmaet som sender (og på kontakt kan navnet på kontaktperson i firmaet stå). 5
Du kan også endre hvilket dokumentvedlegg som skal registreres som hoveddokument i ephorte. Dette gjøres ved å klikke på fanen "Dokumenter". Innholdet i meldingen vil standard være valgt som hoveddokument. Du kan endre dette ved å krysse av ønsket dokumentvedlegg som skal brukes i stedet i kolonnen "Hoved" 7. Klikk "Arkiver" knappen i menybåndet for å arkivere eposten i ephorte. 8. Om du åpner e-posten igjen vil du se en blå linje som bekrefter at journalposten er arkivert i Ephorte. 6
Overføre e-post til fra Outlook til ephorte 1. Høyreklikk på e-posten du ønsker å importere 2. Klikk Eksporter til ephorte. Velg ønsket sak Velg «søk etter sake» om du vil eksportere til en annen sak enn din egen. Trenger du å lage en ny sak velger du «Ny sak» 7
3. Systemet vil foreslå dokumenttype avhengig av hvem som er avsender. Dersom avsenderen er en intern ephortebruker vil «X - Notat uten oppfølging» bli foreslått. Tilsvarende vil «I Inngående» bli valgt for eksterne avsendere. Dette kan overstyres i ephorte-seksjonen i menybåndet. Tittelen blir automatisk strippet for typiske e-post prefiks som re:, sv: vs:, og lignende. 4. Av og til ønsker man å fjerne eller endre elementer i eposten før den importeres til ephorte. Dette kan være enkelte vedlegg eller deler av meldingsinnholdet. Dette gjøres ved å klikke "Melding"-knappen i "Vis"-seksjonen i menybåndet. Du er da over i standard epostvisning og kan fjerne elementer som ikke er arkivverdige før arkivering i ephorte 5. Detalj, her kan du: Endre dokumentdato Redigere tittel Skjerme ord i tittel Sette tilgangskode Endre dokumenttype Rette på avsender: På Navn skal det stå navnet på privat person eller firmaet som sender (og på kontakt kan navnet på kontaktperson i firmaet stå). 8
Du kan også endre hvilket dokumentvedlegg som skal registreres som hoveddokument i ephorte. Dette gjøres ved å klikke på fanen "Dokumenter". Innholdet i meldingen vil standard være valgt som hoveddokument. Du kan endre dette ved å krysse av ønsket dokumentvedlegg som skal brukes i stedet i kolonnen "Hoved" 6. Klikk "Arkiver" knappen i menybåndet for å arkivere eposten i ephorte. 7. Om du åpner e-posten igjen vil du se en blå linje som bekrefter at journalposten er arkivert i Ephorte. 9
Søk etter sak 1. Kikk på knappen eksporter i menybåndet, søk etter sak 2. Angi hva du vil søke etter. Du har følgende valg: 3. Angi et eller flere søkeord. Listen over tilgjengelige saker i eoutlook søkes fram automatisk. Det søkes først i Outlookmappene om det finnes en sak som allerede er importert. 4. Klikk på lenken nederst i vinduet dersom saken ikke ble funnet i eoutlook («Prøv å søke på nytt i ephorte»). Søket returnerer nå også saker fra ephorte-serveren. Kolonnen "Kilde" til høyre i vinduet viser hvor saken er hentet fra. 10
5. Dobbeltklikk på aktuell sak. Dersom saken er fra ephorteserveren må du først bekrefte at du vil laste ned saken til Outlook før du kan bruke den. Nedlastingen foregår i bakgrunnen og saken med saksdokumenter legges inn i Outlook. 11
Besvare saksdokumenter Du kan fjerne en restanse på et inngående brev med å skrive svarbrev. Du bør også benytte denne funksjonen for å sikre deg at restanser blir fjernet fra saksdokumenter (brevet/journalposten). For å besvare et saksdokument går du fram på samme måte som når du svare på en e-post. 1. Velg saksdokumentet (mailen) du vil besvare og klikk på Svar-knappen i menybåndet. Både mottaker og sakstilknytning er allerede valgt automatisk 2. Lag et svar i e-posten og tilknytt eventuelle tekstdokumenter 3. Klikk Send-knappen for å sende eller Arkiver hvis du bare vil arkivere dokumentet og sende det senere. Følgende dialog vises: 4. Angi om dokumentet skal markeres som fullført og velg hvordan dokumentet skal avskrive brevet som besvares. 5. Klikk OK for å sende/arkivere saksdokumentet Dersom du klikker Arkiver-knappen i stedet for Send vil e-posten bli arkivert i ephorte uten å bli sendt først. E-posten er lagret som et dokument under arbeid og du kan når som helst gjøre endringer og sende når det er klart. 12
Avskriv direkte Høyreklikk på journalposten med restanse. Velg avskriv direkte. Velg avskrivingsmåte og legg inn en merknad 13
Opprette utgående brev 1. Velg Ny e-post 2. Sett inn mottaker, emne og skriv e-posten 3. Klikk på «Velg sak» for å angi hvilken sak e-posten skal arkiveres i. 14
4. Velg hvilken mal du vil bruke på dokumentet. 5. Du kan velge om du vil legge malen som hoveddokument elller som vedlegg 15
6. Dobbeltklikk på Wordikonet i Outlook for å skrive brevet. Dokumentet åpnes i lese modus, for å redigere det må du velge redigere dokument. Flettefeltene byttes ut med reelle data ved sending/arkivering. Bekreft lagring når du går ut av Word. 7. Klikk på send. Du får da opp følgende Dialogboks: Klikk OK. 16
Får du opp denne dialogboksen: må du sette inn et navn i navnefeltet. Det er ikke nok med kun e-postadresse. Det gjøres på detalj mottakere - navn 17
Opprette saksmappe 1. Klikk på knappen eksporter i menybåndet, ny sak 18
2. Vinduet for å registrere ny saksmappe vises 3. Registrer inn en beskrivende tittel i feltet Sakstittel 4. Klikk Lagre og Lukk for å opprette saken i ephorte. Skal du legge på eller endre opplysninger velger du ikonet Detalj. Automatisk arkivering av e-post ephorte Outlook har mulighet til å opprette såkalte e-postkjeder. Dette betyr at når du sender ut e- post via ephorte Outlook sendes det med ekstra informasjon i e-posten. Innkommende e-poster som er del av en e-postkjede blir klargjort til arkivering. Du må aktivt bekrefte at e-posten skal arkiveres. Når e-posten kommer inn blir den automatisk kategorisert med «Bekreft arkivering». Dette framstår slik: Høyreklikk på e-posten og velg Arkiver i e-phorte. 19
Godkjenne dokument 1. Opprett epost med vedlegg på vanlig måte: 2. Legg til sak og velg arkiver: 3. Trykk ok for arkivering: 20
4. Finn eposten frem igjen velg send til godkjenning 5. Trykk ja for arkivering 6. Sett inn hvem som skal godkjenne dokumentet og trykk send. Du kan gjerne skrive inn eventuell kommentar i eposten: 21
7. Du vil nå finne dokumentet under søket Sendt til godkjenning: 8. Den som skal godkjenne dokumentet får følgende epost. Klikk på Åpne dokument: 22
9. Les dokumentet og velg Godkjent: 10. Skriv inn ev. kommentar og klikk Send: 23
11. Den som sendte dokumentet til godkjenning får nå dokumentet i retur. Klikk på Åpne dokument: 12. Klikk Send epost. Det godkjente dokumentet blir nå sendt til mottaker: 24
Tips og triks Når du importerer en epost med flere interne mottakere settes disse på som kopimottaker i ephorte (forutsatt at de er ephortebrukere). Får du opp følgende feilmelding: betyr det at en eller flere av mottakerne ikke er autorisert for tilgangskoden på saken. Hvis tillegget ephorte outlook deaktiveres, gjør følgende: Fil behandle com tillegg Trykk aktiver alltid dette tillegget 25