En orientering: Rådmannen vil drøfte prosess for økonomiplan og handlingsprogram; herunder årshjul for økonomiarbeidet.

FLESBERG KOMMUNE Utvalg: formannskapet Møtested: Formannskapssalen Møtedato: 02.05.2013 NB! kl. 09:00 En orientering: Rådmannen vil drøfte prosess for økonomiplan og handlingsprogram; herunder årshjul for økonomiarbeidet. Saksliste: Nr. Sakstittel Saksordfører PS 11/13 Regnskap og årsrapport 2012 Jon Olav Berget PS 12/13 Årsbudsjett 2013 - omdisponering Eilev Bekjorden investeringsbudsjettet PS 13/13 Søknad om støtte til utvidelse av skiskytteranlegg Oddvar Garås og nytt rifleanlegg Stevningsmogen PS 14/13 Utredning om kommunestruktur - prinsippsak Bjørg Homelien PS 15/13 Folkevalgtes arbeidsvilkår - sakkyndig nemnd og klagenemnd eiendomsskatt Jon Olav Berget

FLESBERG KOMMUNE Regnskap og årsrapport 2012 Lampeland 12.04.2013 Arkiv 210 Saksmappe 2013/39 Avd Rådmann Saksbehandler Jon Gj. Pedersen MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak formannskapet 02.05.2013 11/13 kommunestyret Rådmannens anbefaling: 1. Det framlagte regnskap godkjennes og fastsettes som årsregnskap for året 2012. 2. Regnskapsmessig mindreforbruk 2012 på 2.672.211 kroner disponeres slik: Det avsettes 2.141.064 kroner til disposisjonsfond Rest merforbruk investeringer 2011 dekkes inn med 531.147 kroner 3. Årsrapport for året 2012 tas til orientering. Vedlegg: Regnskapsdokument 2012 Årsrapport 2012 Kontrollutvalgets uttalelse (legges fram i formannskapet) Saksopplysninger: Årsregnskapet for 2012 for Flesberg kommune ble i følge Regnskapsforskriftene avlagt og sendt Statistisk Sentralbyrå (SSB) innen rapporteringsfristen 15. februar 2013. Rådmannens to dokumenter, Årsregnskap 2012 og Årsrapport 2012 ble overlevert Buskerud Kommunerevisjon IKS 31. mars 2013 (i henhold til kravet om overlevering innen utgangen av mars måned). Med referanse til Regnskapsforskriften 10 Regnskapsfrister og behandling av årsregnskap og årsberetning skal formannskapet avgi innstilling om årsregnskapet til kommunestyret. Fristen for kommunestyrets godkjenning av årsregnskapet er 1. juli. Revisor skal for hvert regnskapsår avgi revisjonsberetning til kommunestyret. Revisjonsberetning fra Buskerud Kommunerevisjon IKS er vedlagt. Kontrollutvalget er i henhold til forskrift om Kontrollutvalg 7 Uttalelse om årsregnskapet tillagt følgende rolle: Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet/kommunerådet eller fylkesutvalget/fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget. Kontrollutvalget behandler Flesberg kommunes regnskap 2012 i møte 24. april 2013.

Driftsregnskapet Netto driftsresultat er driften inkludert finanstransaksjoner, og ble i 2012 positivt med 3.624.121 kroner eller 1,8 % av driftsinntektene. Netto driftsresultat betegnes ofte som et mål på kommunens økonomisk handlefrihet. For å sikre kommunens handlefrihet er det anbefalt at netto driftsresultat bør være minimum 3 % av driftsinntektene. Avvik fra budsjett I 2012 har kommunen et positivt avvik på 569.000 kroner i tjenesteproduksjonen. Det er likevel store avvik innen enkelte etater. Det største positive avviket er innen NAV-Numedal sosial og barnevern på 2,8 millioner kroner og kan relateres til flyktningetjenesten med 1,7 millioner kroner og barneverntjenesten med 1,1 millioner kroner. Det er mottatt tilbakebetalt refusjon på 1,1 millioner kroner for botiltak i annen kommune gjeldende 2010 og 2011. Refusjonen er inntektsført i etaten Helse og omsorg. De andre etatene har merforbruk. Resultatet for hver enkelt etat kommenteres i årsmeldingen. Andre merinntekter/utgifter som ikke påvirkes av etatenes drift har overskudd på 2,1 millioner kroner. Det største avviket gjelder rammetilskudd fra staten, økt inntektsutjevning p.g.a. lavere økning i skatteinngangen enn snitt for landet. Driftsregnskapet er oppgjort med 2,6 millioner kroner i mindreforbruk (overskudd). Investeringsregnskapet for 2012 er avsluttet i balanse. Det var budsjettert med inndekning av tidligere års merforbruk i investeringsregnskapet med 1 million kroner. Avslutning av investeringsregnskapet viste merforbruk på enkelte prosjekter. Dette gjør at vi ikke fikk full inndekning av tidligere merforbruk, og det står igjen 531.147 kroner som må finansieres i 2013. Det er totalt investert for 4,7 millioner kroner i 2012 inkludert nødvendige avsetninger og utlån. Prosjekter som ikke er ferdigstilt i 2012 er overført til 2013 med til sammen 9,7 millioner kroner, finansiert ved låneopptak. Detaljert oversikt på alle investeringsprosjektene er utarbeidet i rådmannens årsrapport side 49 og 50. Balanseregnskapet Kommunens fondsreserve er 11,4 millioner kroner ved utgangen av 2012. Av dette er 10,3 millioner kroner allerede disponert gjennom tidligere vedtak eller øremerket spesielle formål. Disponible fond utgjør 1 million kroner i disposisjonsfond og 59.000 kroner i ubundne investeringsfond. Langsiktig gjeld er ved utgangen av året 77,8 millioner kroner. Dette er en økning på 1,3 millioner kroner fra året før. Det er foretatt låneopptak på 5,5 million kroner til investeringsformål og nedbetalt 4,2 millioner kroner i avdrag i 2012. Arbeidskapitalen er økt med 6 millioner kroner i 2012. Det vil altså si at kommunen har anskaffet 6 millioner kroner mer enn hva som er brukt av midler dette året. Økningen har bl.a. sammenheng med gjennomført låneopptak til investeringsformål i tråd med budsjett mens bare deler av det er brukt. Den likvide situasjonen er i balanse. Revisjonsberetningen inneholder ingen presiseringer eller forbehold. Vurdering: Det vises til årsrapport og revisjonsberetning. Side 3 av 18

FLESBERG KOMMUNE Årsbudsjett 2013 - omdisponering investeringsbudsjettet Lampeland 17.04.2013 Arkiv 145 Saksmappe 2012/326 Avd Rådmann Saksbehandler Jon Gj. Pedersen MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak formannskapet 02.05.2013 12/13 kommunestyret Rådmannens anbefaling: 1. For budsjettåret 2013 omdisponeres avsatte midler i investeringsbudsjettet innenfor bygg kr. 350.000 til energioppfølgingssystem og sentral driftskontroll. 2. Kommunestyret ber rådmannen komme tilbake til kommunestyret med en orientering om EPC i løpet av 2013. Dette for å få vurdert en fremdriftsplan, og eventuelt avtale med en energientreprenør med mulig oppstart i 2014. Vedlegg: Saksopplysninger: I h.h.t. k.sak 44/12, så ble det levert en rapport til Arbeidsmiljøutvalget (AMU) for kommunale bygg i mars 2013. I denne rapporten gis fullstendig oversikt på bygningstilstanden i kommunale bygg. Rapporten er svært omfattende, og den vedlegges derfor ikke saken. Kort oppsummert, så gir AMU-rapporten en samlet vurdering av alle rapporteringer i IK-BYGG, samt energianalysene som ble gjennomført av en ekstern energientreprenør i 2012. AMUrapporten for kommunale bygg 2013 er dermed et godt styringsverktøy for det videre FDVarbeidet i flesberg kommune. Både IK-BYGG-rapporteringen og energianalysene til energientreprenør viser at det bør ha høyeste prioritet å avsette midler til EOS-anlegg (energioppfølgingssystem), og SD-anlegg (sentral driftskontroll) i kommunale bygg. Kommunen søkte om støtte på kr. 100.000 (makssum) fra Enova i 2012 til gjennomføring av energianalyser. For å oppfylle krav fra Enova plikter kommunen å avsette midler til EOS-anlegg og SD-anlegg. Som det fremgikk i k.sak 44/12, så avsettes det ca. 65 kr/m2 til vedlikehold av kommunale bygg i Flesberg. Innenfor både privat og offentlig forvaltning, samt i NS 3454, så anbefales det at det avsettes 100-170 kr/m2 til vedlikehold. I investeringsbudsjettet så ble det i 2012 avsatt 300.000 kroner til utskifting av vinduer samt etterisolering av fasade i forbindelse med vindusskift i kommunale bygg. Dette er overført til 2013, og i k.sak 61/12 om ubrukte bevilgninger ble disse omdisponert til EOS-anlegg og SDanlegg. I investeringsbudsjettet for 2013 er det avsatt kr. 350.000 til ENØK-tiltak (bl.a. vindusskift kommunehus). AMU-rapporten, viser at det er andre type tiltak som bør prioriteres, og dette

gjelder særlig behovet for EOS-anlegg og SD-anlegg. Dette også for å tilfredsstille kravene fra Enova, samt å jobbe målrettet i h.h.t. AMU-rapportens innhold og anbefalinger om å starte installasjon av EOS-anlegg og SD-anlegg i kommunale bygg. Dette vil bidra til at man får mye bedre oversikt og kontroll på energibruken i kommunale bygg. EPC (Energy Performance Contracting) er en metode som stadig flere kommuner benytter for å oppgradere bygningstilstanden. EPC virker slik at kommunen inngår en intensjonsavtale med en energientreprenør. Man kontraktfester en tiltakspakke med ulike energitiltak med garantier for lønnsomhet og besparelse. Den eksterne energientreprenøren tar kostnadene for bygging/gjennomføring av avtalte energitiltak. Reduksjonen i energikostnader dekker nedbetalingen av investeringen. Kommunens opprinnelige energikostnader opprettholdes i kontraktsperioden, mens besparelsene går til å nedbetale investeringene. Ved kontraktsperiodens slutt overtar kommunen alle nyinstallasjoner. Saken fremmes for å omdisponere kr. 350.000 i investeringsbudsjettet til investering i energioppfølgingssystem og sentral driftskontroll. Samlet ramme, inkl. overført bevilgning, vil for dette formålet være kr. 650.000. Saken fremmes utenom de ordinære budsjettjusteringene i forbindelse med tertialrapportering, da det er behov for å komme raskt i gang med aktuelle tiltak. Vurdering: AMU-rapporten for kommunale bygg 2013 er et nyttig verktøy for å jobbe systematisk og målrettet med det videre FDV-arbeidet i Flesberg kommune, og rådmannen vil derfor anbefale den omdisponering i investeringsbudsjettet som er foreslått. Det er opplagt en stor fordel å gjennomføre de anbefalte tiltakene som fremgår av AMU-rapporten. Gjennomføring av disse tiltakene vil løse utfordringene som er innrapportert i IK-BYGG innenfor oppvarming, temperatur, inneklima, energioppfølging etc. Kommunen vil få bedre systemer for energioppfølging, mer effektiv drift og ikke minst økt trivsel for brukerne. EPC gir en mulighet til å gjennomføre tiltak tidligere enn man ellers hadde hatt mulighet til. En annen fordel med EPC er at kommunen ikke trenger benytte egenkapital til oppgradering av bygningsmassen, men kan i stedet benytte kapitalen til evt. nybygg, større rehabiliteringer og andre formål. Man får med andre ord iverksatt et eller flere ønskelige tiltak, og samtidig frigjør man kapital til å gjennomføre andre nødvendige investeringsbehov. Rådmannen vil derfor anbefale at man ser nærmere på denne finansieringsløsningen for bygging/gjennomføring av energitiltak. Som kjent så avsettes det ca. 65 kr pr. m2 til vedlikehold av kommunale bygg i Flesberg kommune, mens det antakelig er påkrevd med det dobbelte for å opprettholde opprinnelig kvalitet i bygningstilstanden. Pr. dato så oppfylles med andre ord ikke kravene i vedtaket i k.sak 44/12 (pkt. 1) fordi det avsettes for lite midler til vedlikehold. Så lenge det avsettes midler til investeringsbehov og EPC-løsninger for å ta kostnadskrevende utskiftinger, så vil det antakelig ikke være nødvendig å doble vedlikeholdsbudsjettet. Det er imidlertid opplagt at 65 kr. pr. m2 uansett er et stykke under behovet. I første omgang bør vedlikeholdsbudsjettet anslagsvis økes med ca. 20 kr. pr. m2, d.v.s. med ca. kr. 400.000. Med dagens rammer, så har forvalter prioritert å bruke midlene på de mest nødvendige/kostnadskrevende/usynlige tiltakene som for eksempel varmesystem, ventilasjon, elektrisk, røropplegg og bygningsteknisk materiell og utstyr. Dette går gjerne på bekostning av tiltak som brukerne er opptatt av, for eksempel løpende vedlikehold som bl.a. går på estetikk. Hvis vedlikeholdsbudsjettet økes med kr. 400.000, så kan en del av beløpet Side 5 av 18

settes opp i en fordelingsnøkkel til disposisjon for brukerbehov. Konkretisering av behov for økning av vedlikeholdsbudsjettet vil bli meldt inn i forbindelse budsjettprosessen for 2014 (konsekvensjusteringer). Side 6 av 18

FLESBERG KOMMUNE Lampeland 16.04.2013 Arkiv 611 Saksmappe 2013/230 Avd Rådmann Saksbehandler Jon Gj. Pedersen Søknad om støtte til utvidelse av skiskytteranlegg og nytt rifleanlegg Stevningsmogen MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak formannskapet 02.05.2013 13/13 kommunestyret Rådmannens anbefaling: 1. Søknaden fra Svene IL og Numedal Sportsskyttere om støtte på kr. 930.000,- til utvidelse av skiskytteranlegg og nytt rifleanlegg, innvilges som omsøkt. 2. Støttebeløpet gis som tilskudd, og bevilges fra disposisjonsfondet. Rådmannen gis fullmakt til å foreta budsjettjustering i samsvar med dette. 3. Det forutsettes at det blir søkt om spillemidler og at tiltakene innarbeides i handlingsprogram for idrett og fysisk aktivitet. Vedlegg: Søknad av 10.04.13 fra Svene IL og Numedal Sportsskyttere inkl. budsjett og presentasjon Saksopplysninger: Svene IL og Numedal Sportsskyttere søker i brev av 10.04.13 om kommunal støtte på kr. 930.000,- til utvidelse av eksisterende skiskytteranlegg og nytt rifleanlegg på Stevningsmogen. Utgangspunktet for søknaden fremgår av vedlegg til saken, men er i korthet begrunnet ut fra at Svene IL er tildelt Hovedlandsrenn i 2015 for skiskyting aldersgruppen 15-16 år. Norges Skiskytterforbund stiller krav til utvidelse av dagens standplass fra 27 skiskytterskiver til minimum 30 skiskytterskiver for å kunne arrangere hovedlandsrennet. I denne prosessen er det innledet et samarbeid med Numedal Sportsskyttere, og Numedal Sportsskyttere på sin side har sett muligheten til å realisere et nytt rifleanlegg på Stevningsmogen, og på den måten få etablere et anlegg svært få i landet har. Det er på den bakgrunn fremmet søknad som et samarbeidsprosjekt mellom Svene IL og Numedal Sportsskyttere. Søkerne presenterte seg selv og sine planer for kommunestyret 04.04.13, og presentasjonen følger vedlagt. Total kostnad for utvidelse av antall skiskytterskiver og nytt rifleanlegg er i budsjettet estimert til ca. kr. 3,7 mill. Hoveddelen av finansieringen er i budsjettet basert på spillemidler, dugnad, samt rabatter, gaver, stiftelser, legater m.v., til sammen ca. kr. 2,8 mill.

Kommunestyret må i saken ta stilling til søknad om kommunal støtte av prosjektet på kr. 930.000,-. Vurdering: Rådmannen har vurdert saken, og vil anbefale at søknaden imøtekommes med et støttebeløp på kr. 930.000,-. Rådmannens hovedbegrunnelse for å imøtekomme søknaden er todelt: 1) En utvidelse av antall skiskytterskiver er en forutsetning for å kunne arrangere Hovedlandsrenn 2015, og 2) en realisering av et nytt rifleanlegg vil åpne anlegget for nye brukergrupper og enda mer aktivitet. Et hovedlandsrenn er et stort arrangement som vil sette lokalsamfunnet på Norgeskartet, og vil gi positive ringvirkninger som kommer både lokalsamfunn og næringsliv til gode. Dette vil skape en ny mobilisering av frivillige, og vil vise at både lokalsamfunn og anlegget (Stevningsmogen) evner å gjennomføre større arrangementer av nasjonal karakter. Med utvidelsen av antall skiskytterskiver, så vil en for fremtiden også kunne arrangere andre renn på nasjonalt nivå. Nytt rifleanlegg på Stevningsmogen vil bli et nytt viktig tilskudd til et anlegg som allerede har veldig mye på plass. Med dette anlegget, så vil nye brukergrupper kunne benytte anlegget med den infrastrukturen som allerede er bygget opp. Fokus på ungdom og funksjonshemmede anser rådmannen å være et svært viktig moment i så måte. Anlegget vil ha en høy status på nasjonalt plan, da det bare finnes et par andre tilsvarende anlegg med belysning og øvrig infrastruktur. Både skiskyttermiljøet i Svene IL og skytterne i Numedal Sportsskyttere legger i dag godt til rette for breddeaktiviteter som stadig øker i omfang. I tillegg har begge miljøene nå utøvere som markerer seg på både nasjonalt og internasjonalt nivå. Med de investeringer som ifølge søknaden er planlagt, så vil man uten tvil legge forholdene til rette for et unikt samarbeid og sambruk, som kommer både topputøvere og breddeaktivitet til gode i begge disse miljøene. Med eksisterende infrastruktur (asfaltløyper) og et nytt rifleanlegg, så vil man også kunne imøtekomme Numedal Sportsskytteres ambisjon om å kunne gi et tilbud også til funksjonshemmede. I utviklingen av gode og attraktive lokalsamfunn er varierte fritidstilbud og møteplasser viktig. Stevningsmogen har etter oppgraderingen bidratt til et bedre tilbud for flere, og fungerer i dag som møteplass og aktivitetsområde for mange ulike grupper. I et folkehelseperspektiv er denne typen flerbruksanlegg særdeles viktig. I så måte er samarbeidsprosjektet mellom Svene IL og Numedal Sportsskyttere unikt og prisverdig. I sum, så er det med andre ord ikke vanskelig å argumentere for at gode initiativ og planer som dette bør imøtekommes med kommunens støtte. En kommer imidlertid ikke utenom at det er en betydelig størrelse på prosjektet samlet sett, og også søknaden på kommunal finansieringsstøtte. Til tross for størrelsen på omsøkt støtte, så vil rådmannen allikevel anbefale at søknaden imøtekommes, da merverdien på denne investeringen i et langsiktig perspektiv vil være stor for lokalsamfunnet. Side 8 av 18

FLESBERG KOMMUNE Utredning om kommunestruktur - prinsippsak Lampeland 17.04.2013 Arkiv 026 Saksmappe 2010/653 Avd Rådmann Saksbehandler Jon Gj. Pedersen MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak formannskapet 02.05.2013 14/13 kommunestyret Rådmannens anbefaling: Saken legges fram til drøfting. Vedlegg: Utskrift av møtebok formannskapet 25.10.12, sak 19/12 Saksopplysninger: Det vises til vedlegg til saken, og det er gjennomført et møte mellom formannskapene i Flesberg og Rollag, samt ett møte mellom formannskapene i Nore og Uvdal, Flesberg og Rollag. Saken legges på den bakgrunn fram til ny behandling. Vurdering:

Vedleggg FLESBERG KOMMUNE Utredning om kommunestruktur - prinsippsak Lampeland 10.10.2012 Arkiv 026 Saksmappe 2010/653 Avd Rådmann Saksbehandler Jon Gj. Pedersen MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak formannskapet 25.10.2012 19/12 kommunestyret Behandling i formannskapet 25.10.2012: Økonomisjef Anne Rudi var tilstede. Ordfører Thomas Fosen leste opp følgende melding av 23.19.12 fra ordfører Dag Lislien i Rollag kommune Formannskapet i Rollag gjorde følgende vedtak i saken: Ordfører tar kontakt med ordfører i Flesberg med sikte på å arrangere et felles møte mellom formannskapene for å utarbeide felles strategi for det videre arbeid med saken. Videre arbeid av saken utsettes til fellesmøte er avholdt. Ordfører Thomas Fosen la fram følgende forslag til vedtak: Flesberg formannskap slutter seg til vurderinger gjort av Rollag formannskap og foreslår et fellesmøte mellom formannskapene i Rollag og Flesberg kommuner for å utarbeide en felles strategi for det videre arbeid med saken. Politisk behandling av saken avventes til etter at fellesmøter er avholdt. Repr. Oddvar Garås, Sp, la fram følgende tilleggsforslag: Nore og Uvdal kommune inviteres til fellesmøtet mellom Rollag og Flesberg formannskap. Det ble først votert over ordfører Fosens forslag, som ble enstemmig vedtatt. Repr. Garås sitt tilleggsforslag ble endret til et omforent tillegg: Etter at fellesmøtet er avholdt mellom Rollag og Flesberg formannskap, tas det stilling til om noen nærliggende kommuner skal inviteres for et nytt drøftingsmøte mellom partene. Det omforente tillegget ble enstemmig vedtatt. Vedtak i formannskapet 25.10.2012: Flesberg formannskap slutter seg til vurderinger gjort av Rollag formannskap og foreslår et fellesmøte mellom formannskapene i Rollag og Flesberg kommuner for å utarbeide en felles strategi for det videre arbeid med saken. Politisk behandling av saken avventes til etter at fellesmøter er avholdt. Etter at fellesmøtet er avholdt mellom Rollag og Flesberg formannskap, tas det stilling til om noen nærliggende kommuner skal inviteres for et nytt drøftingsmøte mellom partene. Side 10 av 18

Rådmannens anbefaling: Saken legges fram uten anbefaling. Vedlegg: Utskrift av møtebok kommunestyret 04.11.10,sak 49/10. Saksopplysninger: Kommunestyret i Flesberg behandlet sak om kommunestruktur Utredning om kommunestruktur prinsippsak i kommunestyremøte 04.11.2010. Saken følger vedlagt. Kommunestyret gjorde følgende vedtak: 1. Flesberg kommune stiller seg i prinsippet positiv til en videre utredning om kommunesammenslåing. 2. Kommunestyret ber rådmannen utarbeide en plan for en forstudie som kan gjennomføres i 2011. Forstudien skal danne et beslutningsgrunnlag for å kunne ta stilling til om kommunen skal starte en konkret utredning om kommunesammenslåing. 3. Forstudien bør inneholde elementer som: a. Kompetansetiltak og innhenting av erfaringer fra andre (konferanser, kommunebesøk m.v.) b. Skaffe oversikt over hvilke oppgaver og aktiviteter en utredning om kommunesammenslåing bør inneholde c. Klargjøre hvilke kommuner det kan være aktuelt å slå sammen; herunder mulige endringer av kommunegrenser d. Skaffe oversikt over kostnadene ved en gjennomføring av en utredning, samt mulige finansiering e. Anslå en tidsplan for en utredning. Rollag kommune fattet et likelydende vedtak, men tilføyde i sitt vedtak et nytt punkt: 4. Kommunestruktursaken legges inn i planarbeidet med samfunnsdelen av kommuneplanen. I prosessen videre gjennomførte rådmennene møte med Kommunenes Sentralforbund (KS) 27.04.11. Hensikten var å drøfte konkretiseringen av et strukturprosjekt både m.h.t. til innhold, omfang og gjennomføring. KS sitter med god kunnskap og dokumentasjon fra lignende prosjekter, og deres erfaringer og kompetanse er derfor både nyttig og viktig i vårt arbeid med å utarbeide et tilfredsstillende beslutningsgrunnlag for kommunestyrene. KS sine anbefalinger tilbake til kommunene var tydelige på spesielt to punkter: 1. For å lykkes med denne type prosjekter, er det er særdeles viktig at kommunestyrene ansvarliggjøres og har eierskap til prosjektet. Siden det da var relativt kort tid til kommunestyrevalget, anbefalte KS at en avventet videre framdrift til etter valget, og at en deretter tar saken opp igjen til ny behandling for å få verifisert at vedtaket om utredning skal stå ved lag. 2. Slik vedtaket fra kommunestyrene er utformet, skal forstudien ta mål av seg å klargjøre hvilke kommuner det kan være aktuelt å slå sammen, herunder mulige endringer av kommunegrenser, jfr. pkt. 3 c. KS anbefaler ikke en slik framgangsmåte. De kommuner som er aktuelle i forhold til en Side 11 av 18

kommunesammenslåing, bør alle være aktivt med i prosjektet, og bidra i forhold til det arbeidet som skal gjøres. Å utrede kommunesammenslåing på vegne av andre kommuner, har liten eller kanskje motsatt effekt av hva en ønsker å oppnå. Det er derfor KS sin anbefaling at hvis Rollag og Flesberg ønsker andre kommuner med i utredningsprosjektet, så må dette avklares endelig med disse kommunene før en starter opp. Ordførerne og rådmennene i Rollag og Flesberg hadde i etterkant av møtet med KS et oppsummeringsmøte for å drøfte anbefalingene fra KS. En ble der enige om å følge anbefalingene fra KS, og at saken om utredning av kommunestruktur legges fram på nytt for de nye kommunestyrene i 2012. Likeledes bør en søke endelig avklaring på deltakende kommuner i utredningsarbeidet i forkant av oppstart. Vurdering: I tråd med anbefalingene fra KS legges saken om Utredning om kommunestruktur prinsippsak fram for kommunestyret til ny behandling. Dette for å sikre at vedtaket om utredning av kommunestruktur som ble fattet av forrige kommunestyret skal stå ved lag. Erfaringer fra andre tilsvarende prosjekter peker på at det er særdeles viktig at et slikt prosjekt har tilfredsstillende eierskap i det kommunestyret som vil være oppdragsgiver for prosessen. Rådmannen støtter denne framgangsmåten. Saken, med vedlegg fra 2010 (sak 49/10) følger derfor vedlagt til orientering. Rådmannen vil også støtte anbefalingen fra KS om at en før oppstart av et eventuelt utredningsprosjekt avklarer endelig hvilke kommuner som skal delta. Hensikten med forstudien er bl.a. å gi kommunestyrene et godt nok beslutningsgrunnlag for å ta stilling til om en skal gå videre å starte en konkret utredning om kommunesammenslåing. Det er grunn til å anta at kommunene som evt. er aktuelle, og dermed danner grunnlaget for en kommunesammenslåingsprosess, aktivt bør være med i fra oppstarten. Dette vil styrke kvaliteten og dermed danne et bedre beslutningsgrunnlag i neste runde. Med bakgrunn i ovennevnte, vil rådmannen anbefale at kommunestyret tar stilling til følgende: 1. Om kommunestyret opprettholder intensjonene i vedtaket om utredning av kommunestruktur, jfr. sak 49/10 2. Om kommunestyret vil gjennomføre utredningen kun som et prosjekt mellom Rollag og Flesberg kommuner eller om, og evt. hvilke kommuner som bør inviteres med i gjennomføringen av forstudiet. Det bør i så tilfelle rettes en formell henvendelse til aktuell kommune med forespørsel om deltakelse. Rådmannen vil anbefale at ovennevnte spørsmål avklares før en tar stilling til videre framdrift. Innhold og omfang i en prosjektplan vil måtte gjenspeiles i forhold til antall deltakende kommuner. Rådmannen er kjent med at tilsvarende sak som denne også legges fram for kommunestyret i Rollag for behandling. En videre framdrift i saken er selvsagt også avhengig av likelydende vedtak i de to kommunene. Saken legges fram uten anbefaling. Side 12 av 18

FLESBERG KOMMUNE Utredning om kommunestruktur - prinsippsak Lampeland 06.10.2010 Arkiv 026 Saksmappe 2010/653 Avd Rådmann Saksbehandler Jon Gj. Pedersen MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak formannskapet 21.10.2010 22/10 kommunestyret 04.11.2010 49/10 Behandling i kommunestyret 04.11.2010: Repr. Eilev Bekjorden, FrP, opprettholdt partiets mindretallsforslag fra formannskapsmøtet. Repr. Nils Molia, Sp la fram forslag til et pkt. 4 i formannskapets anbefaling: Forstudien starter opp så snart de utredninger som er startet opp/bestilt er sluttført. Han ba om et gruppemøte før votering. Etter gruppemøtet ble det avholdt votering. Ved alternativ votering mellom formannskapets anbefaling og Fremskrittspartiets forslag, ble formannskapets anbefaling vedtatt med 15 mot 5 stemmer. Repr. Eilev Bekjorden, FrP stilte spørsmål om hvordan innholdet i Molias forslag skulle forstås. Det ble deretter votert over Nils Molias forslag til pkt. 4 som falt med 11 mot 9 stemmer. Vedtak i kommunestyret 04.11.2010: 1. Flesberg kommune stiller seg i prinsippet positiv til en videre utredning om kommunesammenslåing. 2. Kommunestyret ber rådmannen utarbeide en plan for en forstudie som kan gjennomføres i 2011. Forstudien skal danne et beslutningsgrunnlag for å kunne ta stilling til om kommunen skal starte en konkret utredning om kommunesammenslåing. 3. Forstudien bør inneholde elementer som: a) Kompetansetiltak og innhenting av erfaringer fra andre (konferanser, kommunebesøk m.v). b) Skaffe oversikt over hvilke oppgaver og aktiviteter en utredning om kommunesammenslåing bør inneholde. c) Klargjøre hvilke kommuner det kan være aktuelt å slå i sammen, herunder mulige endringer av kommunegrenser. d) Skaffe oversikt over kostnadene ved en gjennomføring av en utredning, samt mulig finansiering. e) Anslå en tidsplan for en utredning. Side 13 av 18

Behandling i formannskapet 21.10.2010: Uttalelse fra rådet for eldre og funksjonshemmede ble lagt fram. Ordfører Thomas Fosen, H la fram følgende forslag: 1. Flesberg kommune stiller seg i prinsippet positiv til en videre utredning om kommunesammenslåing. 2. Kommunestyret ber rådmannen utarbeide en plan for en forstudie som kan gjennomføres i 2011. Forstudien skal danne et beslutningsgrunnlag for å kunne ta stilling til om kommunen skal starte en konkret utredning om kommunesammenslåing. 3. Forstudien bør inneholde elementer som: a) Kompetansetiltak og innhenting av erfaringer fra andre (konferanser, kommunebesøk m.v). b) Skaffe oversikt over hvilke oppgaver og aktiviteter en utredning om kommunesammenslåing bør inneholde. c) Klargjøre hvilke kommuner det kan være aktuelt å slå i sammen, herunder mulige endringer av kommunegrenser. d) Skaffe oversikt over kostnadene ved en gjennomføring av en utredning, samt mulig finansiering. e) Anslå en tidsplan for en utredning. Repr. Gunnar Grette la fram følgende forslag på vegne av FrP: 1. Kommunestyret ser positivt på et økt samarbeide på tvers av kommunegrensene. 2. Kommunestyret ser det som avgjørende viktig nå å følge opp tidligere vedtak på omstilling og mer interkommunalt samarbeide. 3. Rådmann er i budsjettvedtak fra 24.juni 2010 pålagt å sette i gang en prosess i 2010 med sikte på å utrede muligheten for enda mer interkommunalt samarbeide om ulike kommunale tjenester med nabokommunene. Alle tjenester skal vurderes. Kommunestyret ser det derfor ikke som hensiktsmessig å starte flere utredninger/forprosjekter enn de som allerede er startet/bestilt. Ved alternativ votering mellom Fosens forslag og Grettes forslag, foreslår formannskapet med 3 mot 2 stemmer at kommunestyret vedtar Fosens forslag. Anbefaling i formannskapet 21.10.2010: 1. Flesberg kommune stiller seg i prinsippet positiv til en videre utredning om kommunesammenslåing. 2. Kommunestyret ber rådmannen utarbeide en plan for en forstudie som kan gjennomføres i 2011. Forstudien skal danne et beslutningsgrunnlag for å kunne ta stilling til om kommunen skal starte en konkret utredning om kommunesammenslåing. 3. Forstudien bør inneholde elementer som: f) Kompetansetiltak og innhenting av erfaringer fra andre (konferanser, kommunebesøk m.v). g) Skaffe oversikt over hvilke oppgaver og aktiviteter en utredning om kommunesammenslåing bør inneholde. h) Klargjøre hvilke kommuner det kan være aktuelt å slå i sammen, herunder mulige endringer av kommunegrenser. i) Skaffe oversikt over kostnadene ved en gjennomføring av en utredning, samt mulig finansiering. Side 14 av 18

j) Anslå en tidsplan for en utredning. Rådmannens anbefaling: Saken legges frem uten anbefaling til vedtak. Vedlegg: Analyseveileder kommuneinndeling Saksopplysninger: I brev mottatt her 14.09.10 ber Rollag og Flesberg Arbeiderparti om å ta opp til politisk behandling spørsmålet om en skal starte en prosess på kommunesammenslåing mellom Rollag og Flesberg kommuner. De to lokalpartiene har gjort noen tanker om temaet, og dette har blitt presentert for interesserte etter kommunestyrets forrige møte. Spørsmålet ble tatt opp i formannskapets møte 29.09.10 og konklusjonen i formannskapet var at man ønsket saken opp til formell behandling i neste ordinære møte. Kommunal- og regionaldepartementet har samlet store mengder informasjon om temaet kommunestruktur- og inndeling. Dette gjelder både formelle krav til slike prosesser, men også veiledning. Til sistnevnte kan følgende refereres fra departementet: Utredning Kommuner som vurderer å slutte seg sammen vil være tjent med å gjennomføre en utredning av konsekvenser av en eventuell kommunesammenslutning. Departementet gir økonomisk støtte til å gjennomføre utredninger. Det er kommunene selv som står ansvarlige for å gjennomføre utredningen. Som regel velger man å benytte ekstern bistand til selve utredningen. Til hjelp i utredningsarbeidet har departementet utarbeidet en analyseveileder for kommuneinndeling(vedlagt). Veilederen bygger på rapporten Kriterier for kommuneinndeling, utarbeidet av Østlandsforskning, og tidligere versjoner av veilederen. Informasjon og innbyggerhøring En ferdig utredning kan fungere som et diskusjonsgrunnlag i den videre prosessen frem mot en eventuell beslutning om sammenslutning. De fleste kommuner som vurderer sammenslutning velger å gjennomføre innbyggerhøringer i en eller annen form. Det er imidlertid ikke et lovbestemt krav at det skal gjennomføres innbyggerhøringer. Bestemmelsen om innbyggerhøring finner du i inndelingslova 10. Du kan lese mer om bakgrunnen for bestemmelsen i Ot.prp. nr. 41 (2000-2001), se spesielt kapittel 5.4 Høyring av innbyggjarane og kapittel 12 Merknader til dei enkelte paragrafane i lovutkastet, under omtalen av 10. Departementet gir økonomisk støtte til gjennomføring av informasjonstiltak og innbyggerhøringer. Betingelsene for å få slik støtte kan du lese om her. Vedtak om sammenslutning Det er kommunestyrene selv som fatter vedtak om at de ønsker å slutte seg sammen. Deretter sender kommunene søknad om sammenslutning til departementet. Den endelige beslutningen om sammenslutning fattes av kongen i statsråd, forutsatt at alle de involverte kommunene ønsker sammenslutning. Ved lokal uenighet avgjøres saken i Stortinget. Bestemmelsen om vedtak finner du i inndelingslova 4. Du kan lese mer om bakgrunnen for bestemmelsen i Ot.prp. nr. 41 (2000-2001), se spesielt kapittel 6 Om kva instans som har avgjerdsmakt og kapittel 12 Merknader til dei enkelte paragrafane i lovutkastet, under omtalen av 4. Fra vedtak til faktisk sammenslutning Etter at sammenslutningen er vedtatt skal sammenslutningen gjennomføres. Inndelingslova 25-27 gir bestemmelser om hvordan en sammenslutning skal gjennomføres. Side 15 av 18

Du kan lese mer om bakgrunnen for bestemmelsen i Ot.prp. nr. 41 (2000-2001), se spesielt kapittel 8 Særlege reglar for gjennomføringsfasen og kapittel 12 Merknader til dei enkelte paragrafane i lovutkastet, under omtalen av 25-27. Analyseveileder for kommuneinndeling beskriver viktige momenter i denne prosessen. Kommunestyret må i saken vedta om en ønsker å sette i gang en utredning om kommunesammenslutning. Vurdering: Rådmannen vil i saken ikke legge frem anbefaling til vedtak. Rådmannen vil likevel uttrykke en positiv holdning til en debatt om kommunestruktur. Dette helt i tråd med hva som ble uttrykt i rådmannens innledning til budsjett og økonomiplan 2010-2013. Dette er en diskusjon som kommer, og det er klokt å være i forkant m.h.t. kunnskaper om temaet. Dersom kommunestyret foretar et prinsippvedtak om å starte utredning om kommunesammenslutning, så vil det nok være klokt å gjennomføre en prosess med sikte på å øke kompetansen på dette temaet, slik at både folkevalgte og administrasjon har en felles plattform å starte en slik utredning på. Det vil videre være klokt å ikke konkludere for tidlig m.h.t. hvilke kommuner som bør inngå i en slik vurdering. Demografi, og rammebetingelser for øvrig, endrer seg. Likeledes vil pågående reformer med betydning for kommunenes oppgaver kunne påvirke disse spørsmålene ganske mye i tiden fremover. Litt enklere sagt er det viktig å være trygg på at en ny sammenslutning vil ha bærekraft og vekstkraft nok til også å løse fremtidens utfordringer ikke bare de som er der idag. Side 16 av 18

FLESBERG KOMMUNE Lampeland 23.04.2013 Arkiv 080 Saksmappe 2013/231 Avd Rådmann Saksbehandler Jon Gj. Pedersen Folkevalgtes arbeidsvilkår - sakkyndig nemnd og klagenemnd eiendomsskatt MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak formannskapet 02.05.2013 15/13 kommunestyret Rådmannens anbefaling: 1. Sakkyndig nemnd eiendomsskatt innplasseres i gruppe 1, og klagenemnd eiendomsskatt innplasseres i gruppe 2, i reglementet Folkevalgtes arbeidsvilkår. 2. Formannskapet gis fullmakt til å vurdere endringer i godtgjøringene for disse to nemndene når en har fått mer erfaring med arbeidsomfanget. Vedlegg: Folkevalgtes arbeidsvilkår Saksopplysninger: Folkevalgtes arbeidsvilkår ble sist revidert 16.06.11. I pkt. 9 under Regler og satser fremgår det at satsene for faste godtgjøringer og møtegodtgjøringer som er nevnt under Regler og satser tas opp til vurdering etter 2 år av valgperioden, mens hele reglementet tas opp til vurdering ved utgangen av hver kommunevalgperiode. Denne sak fremmes da det nylig er opprettet to nye nemnder. Dette skjedde i kommunestyrets møte 04.04.13, k.sak 9/13, da de nye eiendomsskattevedtektene ble vedtatt, samt at valg av sakkyndig nemnd og klagenemnd ble foretatt. I saksutredningen var det inntatt følgende: Det er liten tvil om at saksmengde og møtefrekvens i både sakkyndig nemnd og klagenemnd vil være vesentlig høyere enn hva som er vanlig for andre komiteer og utvalg i kommunen. Spesielt vil dette gjelde det første året med taksering og klagebehandling. Rådmannen vil derfor anbefale at man kommer tilbake med en egen sak om opplegget for godtgjøring til medlemmene av disse nemndene. På den bakgrunn fremmes det nå sak om innplassering av disse to nemndene i reglementet Folkevalgtes arbeidsvilkår. En vil presisere at det i denne sak ikke legges opp til en generell vurdering av satsene i reglementet; saken fremmes med hensyn til at de nevnte nemndene ganske raskt vil være i gang med sitt arbeid, og at det er viktig å få det hele i samme system som øvrige folkevalgte organer. I eksisterende reglement (vedlagt), så finnes både takstnemnd og overtakstnemnd for eiendomsskatt. Dette gjelder selvsagt de aktuelle nemndene for eiendomsskatt på verker og bruk. Utvidelsen av eiendomsskatten til å omfatte alle faste eiendommer i kommunen gjelder fra skatteåret 2014, og det er selvsagt naturlig at takstnemnd og overtakstnemnd opprettholdes ut skatteåret 2013 for den delen som gjelder verker og bruk. Side 17 av 18

Vurdering: Rådmannen har vurdert saken, og vil anbefale at sakkyndig nemnd innplasseres i gjeldende reglement i gruppe 1. Rådmannen vil videre anbefale at klagenemnd innplasseres i gruppe 2. Sakkyndig nemnd vil ha en god del forberedende arbeid i forkant av besiktigelsen av eiendommene. Dette gjelder konkret utarbeidelse av rammer og retningslinjer for taksering. Videre vil det bli et stort arbeid underveis etter som takster etter besiktigelse blir registrert inn, og inntil eiendomsskatten skal skrives ut innen 28.02.14. Det er derfor naturlig å innplassere denne nemnda i gruppe 1. Klagenemndas arbeid starter først for alvor når det blir klaget på fastsatt takst. Det er umulig å fastslå omfanget av dette, men til forskjell fra sakkyndig nemnd, så er det klagenemnda selv som må ut på den enkelte eiendom i forbindelse med klagebehandlingen. Så, også for denne nemnda må det påregnes en del arbeid. Et fullgodt bilde vil man ikke ha for noen av disse nemndene før man har kommet i gjennom 2014. Rådmannen vil derfor anbefale at man starter med innplassering i grupper som foreslått, og at evt. formannskapet kan gjøre vurderinger underveis når man har et bedre bilde av omfang og arbeidsbyrde for nemndene. Avhengig av arbeidets karakter kan dette eksempelvis være en vurdering av timegodtgjøring. I uansett fall vil hele reglementet blitt tatt opp til vurdering i slutten av valgperioden. Side 18 av 18