Ås idrettslag Møtereferat Hovedstyremøte Møtedato: 8. juni 2009 Tilstede fra AU Tore Skovdahl, Harald Schytz, Anne Guro Larsgard, Ola Øvstedal Til stede fra gruppene: Kristen Treekrem (ski), Gunnar Klemetsdal (friidrett) Tore Husum (Trim), Ivar Maalen (orientering) Jan Tore Dannemark(svømming) Forfall: Ine Hovi,, Anna Germundsson(friskis og svettis) Nils Sopp (fotball), Wenche Amundsen (håndball) Referent: John Espen Jakobsen Referatdato: 12. juni 2009 Møtested: Klubbhuset, Ås stadion SAK 25/09 S Godkjenning av referat fra hovedstyremøte 27. april 2009. Referatet godkjent uten merknader.. SAK 26/09 S Ås IL som en Ren klubb. Antidopingpolicy dokument. Daglig leder informerte om prosessen så langt og la frem Antidopingpolicy dokumentet for hovedstyret. Vedtak Hovedstyret stiller seg bak Antidopingpolicy dokumentet for Ås IL. Videre mener hovedstyret at dette er en plan som må ut til medlemmene i Ås IL. Daglig leder fikk i oppdrag å legge dokumentet ut på Ås IL sin hjemmeside. Styremedlem Anne Guro Larsgard fikk i oppdrag å undersøke med Antidoping Norge om hva en beredskapsplan skal inneholde. Se på mulighetene for å inngå en samarbeidsavtale med Ungdommens helsestasjon og finne en bistandsadvokat til bruk for Ås IL og Ås IL sine medlemmer om idrettslaget kommer ut for en dopingsak. Hovedstyret godkjente utkastet til samarbeidsavtalen mellom Ås IL og Ås Fysioterapi og treningssenter. Hovedstyret gikk inn for å bruke følgende speakertekst på Ås IL sine arrangementer. Ås IL ønsker å være tydelig på idrettens grunnverdier og har derfor utarbeidet en egen Antidopingpolicy.
Alle oppfordres til å støtte opp om en ren og ærlig idrett og ta avstand fra doping. Med finansiering fra Norsk Tipping har idretten satt fokus på antidopingarbeidet. Daglig leder fikk i oppdrag å finne datoer for gjennomføring av utøversamtaler med medlemmene i Ås IL. Dette er et bevisstgjøringsseminar på 2 til 3 timer der vi går gjennom ulike deler om hva et Rent Idrettslag betyr og bevisstgjøring av antidoping arbeidet i Ås IL. Datoene som er blitt i uke: 38 Fra 19.00 22.00 med Pizza. Tirsdag 15. september 19.00 22.00 Onsdag 16. september 19.00 22.00 Torsdag 17. september 19.00 22.00 Disse 3 dagene er like. Alle medlemmer i Ås IL skal få med seg et slikt arrangement. En nærmere innkalling til gruppene kommer i august. SAK 27/09 S Ås IL sitt Årshjul 2009-2010. Daglig leder gikk gjennom årshjulet for Ås IL 2009 2010. Etter noen små justeringer på datoer kom hovedstyret frem til følgende vedtak. Hovedstyret godkjenner årshjulet for 2009 og 2010 som et verktøy for undergruppene og AU. Disse har nå konkrete frister å forholde seg til gjennom hele året. Årshjulet skal ligge tilgjengelig på hjemmesiden til Ås IL. Daglig leder vil legge ut et oppdatert Åsår en gang i måneden. Gruppene må derfor være flinke med å gi tilbakemelding til daglig leder på endringer i datoer på sine arrangement. SAK 28/09 S Strategisk plan for Ås IL. Leder i Ås IL, Tore Skovdahl redegjorde for sine meninger om hvilke områder Ås IL skulle satse på det neste året. Hovedstyret kom frem etter en diskusjon til følgende saker som Ås IL skal prioritere høsten 2009 og 2010. Samt hvem i styret som skal være kontaktperson for de ulike tiltakene. Tiltak Opprette / se på muligheter for et Ungdomsutvalg Opprette nytt / oppdatere anleggsutvalget Opprette nytt / sette ned et klubbhusutvalg Kontaktperson i Styret Au + Daglig leder Harald Schytz Harald Schytz / Ola Øvstedal Opprette nytt Profileringsutvalg Ola Øvstedal?
Tore Skovdahl fikk i oppdrag å undersøke med Ås IL Fotball om et samarbeid / nytt ungdomsutvalg for hele Ås IL. Konkrete arbeidsoppgaver for dette utvalget kan være arrangement som Åpen Hall og fornyelse av klubbhuset. Utvalget bør også komme med forslag til en fornyelse av aktivitetstilbudet som Ås IL bør starte med. Undergruppene fikk i oppdrag i finne kandidater / ungdommer som kan tenke seg å være med i et slikt utvalg. Frist 15 august. Forslag til utvalg bør legges frem på neste hovedstyremøte den 24. august. Harald Schytz fikk i oppdrag å se på den nåværende anleggssituasjonen i Ås og sammen med idrettsrådet se på hvilke planer idrettsrådet, kommunen og fylkeskommunen har for de neste 4 årene i Ås kommune. Dette bør legges frem på neste hovedstyremøte den 24.august. Daglig leder fikk i arbeidsoppgave å følge opp disse tiltakene i dialog med kontaktperson og resten av styret. SAK 29/09 S Utstyrskontrakt med Erik Johansen. Hovedstyret gav leder i Ås IL Tore Skovdahl et mandat til å redigere forslaget fra Erik Johansen til utstyrsavtale for fremlegging til styret for godkjenning. Daglig leder og leder i Ås IL Tore Skovdahl fikk i oppdrag å videreforhandle avtalen etter godkjenning fra styret med Erik Johansen slik at leder for Ås IL Tore Skovdahl kan undertegne avtalen i løpet av kort tid. SAK30/09 S Fresk uke 7 til 13. september. Følgende grupper kunne tenke seg å delta med arrangement under Fresk uke 7 til 13. september Gruppe Tema Kontaktperson Orientering Turskatter / Ås jeger og fisk Ivar Maalen Friidrett Idrettsmerketaking Gunnar Klemetsdal Svømming Ulike svømmeaktiviteter Jan Tore Dannemark Trim 60+ Tore Husum Hovedstyret oppfordrer gruppene til å komme med tiltak. En videre planlegging vil komme etter fellesmøtet med kommunen 16. juni.
SAK 31/09 S Fullmakt til å overta Ås IL sin Utleiekonto av klubbhuset. Vedtak. Hovedstyret i Ås IL gir Styreleder Tore Skovdahl og daglig leder John Espen Jakobsen fullmakt til å overta og disponere konto. 1602.46.93396 Ås IL. Utleie, fra Bente Kristiansen. Adressen skal forandres til Postboks 167. 1431 Ås som er Ås IL sin postboks. SAK 32/09 S Eventuelt - Ås IL som fokusklubb Fremdriftsplan Daglig leder la frem følgende forslag til fremdriftsplan for fokusklubbprosjektet. 24 AUGUST 2009 Hovedstyremøte Informasjonsmøte om Fokusklubb- prosjektet ( ca 45 min) med idrettslagets hovedstyre. MEDIO OKTOBER. 2009. KICK OFF - arrangement Et stort populistisk arrangement for alle medlemmer i Ås IL. MEDIO NOVEMBER. 2009. START MØTE DEL 1. Introduksjonsmøte / start møte med veileder fra idrettskretsen. En kveld. MEDIO FEBRUAR. 2010 START MØTE DEL 2. Organisasjonsutvikling- Lage en nye strategisk plan for Ås IL 2010-2014 VÅREN 2010 Gjennomføring av Trinn 1 av utdanningen Idrett og ledelse. ( Dette kan bli gjort over 2 kvelder / helgesamling) Her må vi ha ca 20 deltagere som stiller opp, 2 fra hver undergruppe+ Sammen med Tennisgruppa. PROSJEKTER SOM ÅS IL VIL GJENNOMFØRE. - Aktiv på dagtid - Basistrening som et til bud til alle gruppene i Ås IL - Klubbhuset som samlingsarena for Ås folket HØSTEN 2010 / VÅREN 2011 Gjennomføre (deler av) del 2 av utdanningen Idrett og ledelse. Hovedstyret mente dette var en fin progresjon og gikk inn for dette. - Infobrosjyre om Ås Idrettslag
Undergruppene fikk en dag på seg til redigering før daglig leder starter med å trykke brosjyrene til ca 3000 hustander i Ås Kommune. Distribusjon av brosjyrene blir gjort av en fotballgruppe for kr. 1500 som en dugnadsjobb. - Mamut regnskapsprogram. - Undergruppene mente prisen var for dyr for å gå til innkjøp av Mamut regnskapsprogram. Den nåværende avtalen går derfor ut uten fornyelse. Undergruppene fortsetter derfor å bruke sine eksisterende regnskapssystemer.