Lillehammer kommune Saksframlegg Saksb: Geir Fevang Arkiv: 614 A20 18/432-2 Dato:08.03.2018 HAMMARTUN SKOLE - REHABILITERING OG UTBYGGING Vedlegg: Planskisser, Hammartun skole Sammendrag: Arbeidstilsynet har gitt Lillehammer kommune pålegg om å utbedre kontorfasilitetene samt møterom, garderobe- og toalettløsninger for ansatte ved Hammartun skole. Antall elever på barnetrinnet har medført at skolen ikke har plass til å dele opp store klassetrinn i hensiktsmessige elevgrupper. Det er sett på tiltak for å redusere utbyggingsbehovet og som en følge av dette ble ny lokal forskrift om skolekretsgrensene vedtatt i 2017. Forskriften er endret slik at ungdomsskoleelevene fra Vingar skole får skoletilhørighet på Åretta ungdomsskole. Forskriftsendringen har ført til frigjøring av ett klasserom inneværende skoleår og vil frigjøre ytterligere to klasserom de neste to årene. Med bakgrunn i skolens anstrengte plassituasjon på barnetrinnet, anbefaler rådmannen at frigjort areal så langt mulig benyttes til elevareal for klassetrinn på barnetrinnet som har plassmangel. Et omforent forslag til løsning er utarbeidet av brukergruppe og styringsgruppe. Rådmannen innstiller på at det etableres en ny etasje over dagens frittstående kroppsøvingssal. Denne skal inneholde nytt personalrom, to arbeidsrom og ett møterom. Samlet utbyggingsareal inkl. nytt teknisk rom utgjør 325 m² BRA. Deler av eksisterende personalavdeling vil bli omgjort til nye garderober samt flere nye arbeidsplasser og grupperom. I tillegg bygges deler av dagens kontorareal om til nye arbeidsrom, møterom og stillerom. Ombygget areal utgjør 570 m² BRA. Som følge av opptrappingsplanen for skolehelsetjenesten, må det legges til rette for to helsesøstre. Ny og utvidet kontorløsning er derfor planlagt med 37 m² BRA. I vedtatt årsbudsjett 2018 er det avsatt midler til rehabilitering og utbedring av vinduer på Hammartun skole, bygg B. Utbyggingsprosjektet og vindusprosjektet henger tett sammen og vil bli sett under ett og gjennomført samtidig. Rådmannen anbefaler at planen godkjennes innenfor en totale økonomisk ramme på kr 33 mill. eks mva. som er avsatt i investeringsbudsjettet. Bakgrunn:
23.05.14 holdt Arbeidstilsynet tilsyn ved Hammartun skole. Arbeidstilsynet konkluderte med at arbeidsplassene for de ansatte ved skolen ikke er i tråd med dagens krav. Dette er primært knyttet til arealet hver lærer har til rådighet i kontorfellesskapet, men gjelder også garderobe- og toalettforhold, stillerom, møte- og grupperom, samt vrimleareal. Det ble opprettet en brukergruppe ved skolen og det ble gjennomført en behovskartlegging. Kartleggingen var ferdig gjennomført og drøftet i møte med brukergruppa og daværende eiendomssjef 18.12.14. I forbindelse med kommunestyrets behandling av budsjett 2017 ble det vedtatt at en skulle se på muligheten for å redusere investeringsbehovet. 24.04.17 ble det opprettet styringsgruppe for prosjektet, arkitekt engasjert og brukergruppe reetablert. Våren og høsten 2017 ble behovskartleggingen igjen drøftet med brukergruppa og styringsgruppa og endelig planløsning utarbeidet. 30.08.17 ble det avholdt informasjons- og drøftingsmøte med representanter fra Arbeidstilsynet, brukergruppa og styringsgruppa. Hensikten med møtet var å få tilbakemelding fra Arbeidstilsynet vedrørende utarbeidet planløsning. Planløsningen ble godt mottatt og ivaretar de krav som lå i deres rapport. Fakta: Lillehammer kommune mottok 14. juli 2014 rapport fra Arbeidstilsynet med bakgrunn i tilsynet som ble gjennomført 23.05.14. Rapporten inneholdt vedtak om pålegg og kommunen ble gitt frist til 01.08.18 for gjennomføring av disse. Utgangspunktet for planlegging og løsning har vært følgende pålegg: «Pålegg - Utbedring av kontorfasilitetene ved Hammartun skole Lillehammer kommune som huseier og arbeidsgiver må sørge for at kontorfasilitetene ved Hammartun skole er utformet og innredet med sikte på den virksomheten og de arbeidsplasser som skal finnes i lokalet, og at en tilfredsstillende velferdsmessig standard er ivaretatt. Lillehammerkommune som huseier og arbeidsgiver har ikke skaffet til veie tilfredsstillende kontorfasiliteter for alle ansatte ved Hammartun skole. Dette gjelder spesielt kontorfasilitetene som stilles til disposisjon for de ansatte som sitter i felleskontorene ved Hammartun skole. Dette er brudd på bestemmelsene om krav til arbeidsplasser og arbeidslokaler. Kontorfasilitetene som stilles til disposisjon skal være utformet og innredet med sikte på den virksomheten som skal finnes i lokalet, og ha tilfredsstillende velferdsmessig standard. Dette følger av arbeidsmiljøloven 4-4 første ledd, jf. arbeidsplassforskriften 1-3 fjerde ledd og 2-1første ledd. 6 m² kan også være for lite per ansatt i kontorfellesskapet hvis det ikke er tilgjengelig egnede møterom, vrimleareal, lager og stillerom for de ansatte. Ut fra Arbeidstilsynets vurdering er det ikke tilstrekkelig med møterom, mingleareal, lager og stillerom for de ansatte som sitter i
kontorfellesskap ved Hammartun skole. Garderober Skolens garderober for ansatte er ikke tilrettelagt med skap for hver enkelte som kan låses. Toaletter Ansatte har krav på toaletter som kun er for de ansatte. Hammartun skole har 5 toaletter for de ansatte. Dette er under anbefalt nivå. Antall ansatte må ses i sammenheng med hvor stor andel ansatte som er kvinner og menn (ref. Sintef Byggforsk 379.201 Toaletter for ansatte og publikum). Det må også tas hensyn til når de ansatte har mulighet å benytte toalettet. Arbeidstilsynet forstod det slik at det hendte at de ansatte ikke rakk å gå på toalettene i pausene. Dette er med å underbygge at dagens toalettantall er for lite. Rømningsveier Gang gjennom fellesarealer som er ettermontert ved hjelp av glassvegger er kun 100 cm bred. Denne ombyggingen har slik Arbeidstilsynet forstod det skjedd i senere tid. 100 cm bred rømningsvei tilfredsstiller ikke kravet til bredde på rømningsvei som er minimum 1,2 m fri bredde for bygg i risikoklasse 3. Skoler skal plasseres i risikoklasse 3. Hammartun skole er et bygg som er eldre enn 2010, men kravet på l,2 m på rømningsveier var det samme i forrige utgave (TEK97).»» I forbindelse med budsjett 2017 fattet kommunestyret i sak 100/16 pkt. 26 følgende vedtak: Det er synliggjort et behov for å investere ved Hammartun skole for å utvide personalavdelingen. Kommunestyret viser til vedtak i sak 97/15 og 44/16, og ber rådmannen vurdere kretsgrensene tilknyttet Hammartun skole med det til hensikt å redusere antall elever ved skolen for å frigjøre areal og redusere investeringsbehovet. I kommunestyrets sak 10/17 anbefalte rådmannen kommunestyret å sende forslag om endring av skolekretsgrensene mellom Åretta ungdomsskole og Hammartun skole ut på høring. Endringen ville resultere i mindre press på Hammartun skole og kunne frigjøre areal til arbeidsrom for ansatte samt areal til undervisning. Samtidig ble rådmannen bedt om å legge frem en bevilgningssak om ombygging og eventuelt utbygging av Hammartun skole innen september 2017. Saken ble etter høringsperioden behandlet i Kommunestyret 01.06.17, sak 46/17. Det ble gjort følgende vedtak: Lokal forskrift om skolekretsgrenser endres slik at Vingar skolekrets blir tilhørende Åretta ungdomsskolekrets. Endringen gjelder for elever som starter i 8. trinn f.o.m. høsten 2017. Umiddelbar effekt av forskriftsendringen ble at ett klasserom ble frigjort ved skolestart 2017. Rommet ble da tatt i bruk av 7. trinn for å løse plassmangelen på dette trinnet. Ytterligere ett klasserom vil bli frigjort ved skolestart i 2018 og ett i 2019. De frigjorte arealene vil etter planen bli benyttet av barnetrinnet etter hvert som de blir ledige. Kommunestyret vedtok 26.11.15, sak 97/15 strategi for fremtidens barnehage- og skolestruktur i Lillehammer. I saken står det følgende om Hammartun skole:
«Hammartun skole har utfordringer med kapasiteten. På flere av klassetrinnene er det fullt. Det er behov for rehabilitering av bygningsmassen på barnetrinnet, men det er svært liten mulighet for arealmessig utvidelse innenfor eksisterende bygningsmasse. Arbeidsplassene for lærere på Hammartun er ikke godkjent i henhold til arbeidsplassforskriften. Arbeidstilsynet har pålagt Lillehammer kommune å gjennomføre varige bygningsmessige utbedringer innen utgangen av 2018. Utearealene skolen disponerer er for små. Dette løses til en viss grad ved at elevene har friminutt til ulik tid, og ved at ungdomsskolen kan benytte Sportsplassen i den lange pausen. Det er ikke rom for å etablere nye bygg på friarealene». Vurdering: Endring av kretsgrenser har frigjort undervisningsareal. Fra og med skoleåret 2018/19 er i alt 120 m 2 undervisningsareal frigjort og fra skolestart 2019/2020 ytterligere 60 m 2. Dette arealet befinner seg i dag i skolens ungdomsskolefløy. Ved å bruke frigjort areal til arbeidsplasser for lærere, vil en kunne tilfredsstille de arealkrav som Arbeidstilsynet har satt uten en ekstra utbygging. Totalt vil en slik løsning gi arealmessig plass for 25 til 30 arbeidsplasser. Det vil da medføre at dagens personalrom må bestå slik det fremstår i dag. I tillegg vil det måtte lages ny løsning med tanke på plassering av arbeidsplasser for lærere på barnetrinnet. Utbygging og ombygging av garderobe- og toalettfasiliteter kan følge oppsatt planløsning. Endringen vil kreve noe omgjøring/omfordeling av møterom, stillerom, telefonrom og grupperom. Styringsgruppa for prosjektet drøftet i sitt møte 27.04.17 bruken av frigjorte areal. Med utgangspunkt i skolens anstrengte plassituasjon for flere klassetrinn på barnetrinnet, kom styringsgruppa til at frigjort undervisningsareal ikke bør omdisponeres til fasiliteter for ansatte. Allerede frigjort areal er disponert til bruk for barnetrinnet. Det er etter rådmannens vurdering avgjørende at frigjort undervisningsareal først og fremst beholdes som elevareal. Det sikrer elever på barnetrinnets mest pressede årskull tilfredsstillende lokaler. Det er en viktig forutsetning for et godt og trygt læringsmiljø. Skolen vil på denne måten få en nødvendig fleksibilitet inn i framtida. Planlagt fortetting i sentrum kan ytterligere øke trykket på skolen. Opprinnelig skisse for utbyggingen var planlagt med nybygg på ca. 600 m 2. Gjennom prosessen er dette nå redusert til 325 m 2. Elevtall og antall tilsatte. 8. trinns elever fra Vingar skole er fra og med skoleåret 2017/2018 overført til Åretta ungdomsskole. Forskriftsendringen gir følgende prognose for Hammartun skole: 2016/17 2017/18 2018/19 2019/20 2020/21 622 elever 598 elever 569 elever 536 elever 544 elever Stillingshjemler til lærere vil i samme periode utvikle seg slik forutsatt elevtallsutviklingen over: 2016/17 2017/18 2018/19 2019/20 2020/21 47,08 45,58 42,00 39,26 39,85 Elevtallsreduksjonen medfører også redusert bemanning. Prosjektet har derfor valgt å ta høyde for arbeidsplasser for 50 lærere fordelt på heltids- og deltidsstillinger.
Byggeprosjektet: Skolen har i dag en planløsning på arbeidsrommene som har medført at støy forplantes i området. Dagens personalrom er uhensiktsmessig langt og smalt og lite egnet for personalmøter med samtlige tilsatte. I den nye planløsningen vil personalrom og arbeidsplasser tilrettelegges slik at arbeidsforholdene og mulighetene for personalmøter blir gode og i tråd med krav og norm for arealbehov. I tilknytning til personalrommet bygges to arbeidsrom samt et ekstra møterom. Helsesøster har behov for bedre kontorfasiliteter. Dette løses ved at et møterom i plan 2 blir bygget om til to kontorer og et felles venteom. Prosjektet omfatter et påbygg på taket av dagens kroppsøvingssal, en større ombygging inne i dagens kontor- og garderobeareal og en mindre ombygging for nye lokaler til helsesøster. Totalt nybygg utgjør 325 m² BRA mens ombygget areal utgjør 607 m² BRA, inklusive nye kontorer til helsesøster. Prosjektet skal gjennomføres samtidig som det skal være full drift på Hammartun skole. Dette medfører en ekstra utfordring med tanke på trafikk til og fra byggeplass, lagerareal og støy. Det utarbeides en trafikksikkerhetsplan for tiltaket i samarbeid med entreprenør. Økonomi: Det er avsatt kr 25 mill. i investeringsbudsjettet til å oppfylle Arbeidstilsynets pålegg. I tillegg er det avsatt kr 8 mill. til utskifting av vinduer og solavskjerming på bygg B. Dette er nødvendig for å få et tilfredsstillende inneklima i klasserommene. Disse to tiltakene henger tett sammen og bør så langt det er mulig utføres samtidig og sees i sammenheng. Det vil gjøre logistikken for skolen enklere og lette gjennomføringen av arbeidet. Hele investeringen skal gjennomføres innenfor totalrammen på kr 33 mill. Det er til sammen avsatt kr. 4,4 mill. til uforutsette utgifter. Entreprisekosten er på ca kr. 24 millioner. Det gjenstår noen detaljer i forhandlingene med entreprenør. Inventar, konsulenter, prosjektledelse, kommunale avgifter og renter utgjør kr 2,2 mill. Nye vinduer og solavskjerming er beregnet til kr. 2,7 mill. Bygg B har en verneverdig status. Utskifting av vinduer er derfor drøftet med fylkeskommunenes kulturarvenhet. Løsningen vil gi god isolerende effekt, får ønsket solavskjerming og ivaretar opprinnelig fasade. Prosjektet vil konsentrere seg om vinduer i byggets 2. og 3. etasje. Alle summer er oppgitt eks mva. Framdrift: Prosjektet med påbygg og ombygging har en planlagt oppstart april/mai 2018 og med ferdigstillelse februar 2019. Konklusjon: Arbeidstilsynets pålegg må gjennomføres. Barnetrinnet ved Hammartun skole har og vil få, en utfording med kapasiteten på enkelte klassetrinn. Etter rådmannens vurdering er det så langt mulig nødvendig å benytte arealer som blir frigjort til å løse denne utfordringen,
Rådmannen legger saken fram med slikt forslag til I N N S T I L L I N G : Kommunestyret ber rådmannen gjennomføre prosjektet slikt det er beskrevet i saksfremlegget, innenfor en total kostnadsramme på kr. 33 mill. som allerede er avsatt i investeringsbudsjettet. Lillehammer, 8.3.2018 Tord Buer Olsen Rådmann Lars Rudi Kommunalsjef Terje Næss Kommunalsjef