HITRA KOMMUNE Fillan den: 23.01.2018 Medlemmer og varamedlemmer av Personalutvalget 2015-2019 Innkalling til møte i Personalutvalget 2015-2019 Medlemmene kalles med dette inn til møte i Hitra rådhus - Ordførers kontor 30.01.2018 Kl 09:00 Varamedlemmer som mottar denne innkalling skal ikke møte uten nærmere varsel. Evt. forfall bes omgående meldt til Hitra kommune tlf.: 72 44 17 00 eller postmottak@hitra.kommune.no Representant som ønsker å få vurdert sin habilitet i forhold til behandling av saker ført opp på sakslisten, skal melde fra om dette til rådmannen i god tid slik at dette kan klargjøres før møtet. Drøftingstema: Sykefraværstall og tiltak Spørsmål meldes rådmannen. E-postadresse: postmottak@hitra.kommune.no Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak 72 44 17 00 72 44 17 90 4223.59.80139 7855.05.16178 7240 Hitra E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett: www.hitra.kommune.no 1
2 Side 2 av 2
Saksliste Utvalgssaksnr. Sakstittel / Innhold Lukket Saker til behandling PS 1/18 Godkjenning av protokoll fra møtet den 04.07.2017 PS 2/18 Prosjekt - Oppfølging av sykemeldte - Melding 3
Saker til behandling PS 1/18 Godkjenning av protokoll fra møtet den 04.07.2017 4
HITRA KOMMUNE Fellestjenester Arkiv: 461 Saksmappe: 2018/465-1 Saksbehandler: Kjell Roar Sæther Dato: 23.01.2018 Prosjekt - Oppfølging av sykemeldte - Melding Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Personalutvalget 2015-2019 30.01.2018 2/18 Vedlegg: 1 Matrise - Oppfølging av sykemeldte i et nærværsperspektiv (utkast 8.01.18) 2 IA-Avtale for Hitra kommune (2014-2018) 3 Program lederutvikling - Nærværsarbeid 1.-2. februar 2018 Innstilling: 1. Personalutvalget tar meldinga til orientering. 2. Personalutvalget ber om å få framlagt rapport fra prosjektet etter evalueringa, foreløpig satt til utgangen av juni 2018. Laila Eide Hjertø Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent Kjell Roar Sæther Personal- og kommunikasjonssjef Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak 72 44 17 00 72 44 17 90 4223.59.80139 6345.06.16178 7240 Hitra Org.nr. 938 772 924 E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett: www.hitra.kommune.no 5
Bakgrunn for saken Rådmannen har initiert et arbeid med å forbedre oppfølging av sykmeldte arbeidstakere i kommunen på bakgrunn av fortsatt høye fraværstall ved enkelte enheter. Fraværstall for 2017 Rådmannen viser til foreløpig fraværsrapport for 2017. Totalt for hele året er fraværsprosenten nå på 10,2%. Tallene for spesielt november og desember kan endre seg noe da fravær blir registrert en del på etterskudd. Kommunalsjef for oppvekst, Gunn A. Røstad, har erfaringer fra tidligere arbeid med sykfravær gjennom KS. Videre har Røstad erfaringer fra tilsvarende arbeid i Ørland kommune. Dette er erfaringer rådmannen ønsker å ta i bruk i et prosjekt innenfor oppvekstsektoren våren 2018. Saksopplysninger Hitra kommune er omfattet av IA-avtalen, avtale om Inkluderende Arbeidsliv. Grunnlaget for avtalen er arbeidsmiljølovens 4-6 Særlig om tilrettelegging for arbeidstakere med redusert arbeidsevne. Som IA-bedrift har Hitra kommune etablert IA-avtale. Hitra kommune har følgende delmål i eksisterende IA- avtale (26.06.2014 31.12.2018): IA-avtalens delmål 1: Sykefravær Utarbeide aktivitetsmål for sykefraværsarbeidet og sette resultatmål for sykefraværsutviklingen. IA-avtalens delmål 2: Personer med nedsatt funksjonsevne a) Sette aktivitetsmål for oppfølgings- og tilretteleggingsarbeidet overfor egne arbeidstakere med nedsatt arbeidsevne, for å hindre frafall fra arbeidslivet. b) Sette aktivitetsmål for hvordan virksomheten skal åpne for personer som Arbeids- og velferdsetaten har avklart og som har behov for utprøving av sin arbeids- og funksjonsevne i det ordinære arbeidsliv. IA-avtalens delmål 3: Avgangsalder Sette aktivitetsmål for hvordan virksomheten kan stimulere eldre arbeidstakere til å stå lenger i arbeid. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak 72 44 17 00 72 44 17 90 4223.59.80139 6345.06.16178 7240 Hitra Org.nr. 938 772 924 E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett: www.hitra.kommune.no 6 Side 2 av 2
Ha et livsfaseperspektiv som skal inngå som en del av virksomhetens personalpolitikk og i det systematiske forebyggende arbeidet. Arbeidet med prosjektet inngår i gjeldende IA-avtales pkt. 2 a) a) Sette aktivitetsmål for oppfølgings- og tilretteleggingsarbeidet overfor egne arbeidstakere med nedsatt arbeidsevne, for å hindre frafall fra arbeidslivet. Oppfølgings- og tilretteleggingsarbeidet For å kunne lykkes i arbeidet med oppfølgingsarbeidet er det viktig å være «tett på» den ansatte. I NAV s system for oppfølging er det angitt følgende avtalepunkter og frister i sykefraværsoppfølgingen: Senest innen 4 uker skal arbeidsgiveren lage en oppfølgingsplan i samarbeid med arbeidstakeren, bortsett fra i tilfeller hvor det er åpenbart unødvendig. Planen skal formidles uoppfordret til den som sykmelder. Senest innen 7 uker skal arbeidsgiveren innkalle arbeidstakeren som er helt sykmeldt til et dialogmøte, med mindre det er åpenbart unødvendig. Møtet skal avholdes for arbeidstakere som er gradert sykmeldt hvis arbeidsgiveren, arbeidstakeren eller den som sykmelder mener det er hensiktsmessig. Ved behov kan andre aktører, som for eksempel bedriftshelsetjenesten, NAV og/eller den tillitsvalgte/verneombudet delta. Arbeidstaker må samtykke dersom den som sykmelder innkalles. Innen 8 uker: For å få rett til 100 prosent sykepenger etter 8 ukers sykmelding, er det et krav om at arbeidstakeren prøver seg i arbeidsrelatert aktivitet. NAV kan gi unntak fra aktivitetskravet hvis den som sykmelder dokumenterer tungtveiende medisinske grunner som hindrer at arbeidstakeren kan være i arbeidsrelatert aktivitet. Det kan også gis unntak hvis arbeidsgiveren kan dokumentere at det ikke er mulig å tilrettelegge på arbeidsplassen. Senest innen 26 uker skal NAV-kontoret innkalle arbeidstakeren og arbeidsgiveren til dialogmøte 2. Begge parter har møteplikt. Den som sykmelder skal delta hvis NAV mener det er hensiktsmessig. Arbeidsrettede tiltak skal vurderes. Alle parter kan be om at dialogmøte 2 blir gjennomført tidligere. Ved behov kan alle parter be om at NAV innkaller til et dialogmøte 3. Senest innen 1 år, som er maksimal tid for sykepenger, skal NAV-kontoret på ny vurdere rettigheter og behov for arbeidsrettede tiltak. Våre erfaringer er at det er viktig å starte prosessene så tidlig som mulig. Vi har derfor, i samarbeid med oppvekstsektoren, sett på mulige forbedringsforslag knyttet til oppfølging. Det vises til vedlagte matrise (utkast). Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak 72 44 17 00 72 44 17 90 4223.59.80139 6345.06.16178 7240 Hitra Org.nr. 938 772 924 E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett: www.hitra.kommune.no 7 Side 3 av 3
De største endringene i utkastet er: a) Etablere en praksis i organisasjonen om at arbeidstaker kontakter nærmeste leder før man går til lege. Sammen ser den ansatte og leder på muligheter for å unngå sykemelding. b) Større bruk av egenmeldinger ved fravær fra 1 til 16 dager, leder tar kontakt med arbeidstaker allerede etter 3. fraværsdag / egenmeldingsdag. c) Etter 3 uker, gjennomføre dialogmøte og utarbeide utkast til en konkret oppfølgingsplan. d) Nye dialogmøter etter 8 og 12 uker. e) Større krav til skriftlig dokumentasjon med logg fra «dag 1» og oppfølgingsplan 1 på et tidlig tidspunkt. Samhandling med kommunens leger og NAV Kommunen gjennomfører hvert halvår faste møter med kommunens fastleger og NAV. I møte den 8. januar la rådmannen fram planene ovenfor legene og NAV-leder. Planen fikk svært gode tilbakemeldinger i møtet, og kommunen ble oppfordret til å jobbe videre med planen. Begge parter signaliserte at de ville bidra til at arbeidet lykkes. Samarbeid med tillitsvalgte Planen legges fram for kommunens tillitsvalgte i dialogforum 25.01.2018. Lederutvikling Rådmannen har planlagt lederutvikling med leder-coach Helle Kanaris, en godt kjent og mye brukt veileder/utvikler på området. Det gjennomføres hele 3 dager med lederutvikling i vår; 1. og 2. februar (se vedlegg), med oppfølgingssamling 8. mars. Kanaris har fått oversendt matrisen vår, og hun sier: Jeg likte veldig godt matrisen for «Oppfølging av sykemeldte». Noe av den beste strukturen jeg har sett innen offentlig og statlig sektor og jeg har sett mange. Hun sier videre at hun tror at enda kortere intervaller mellom oppfølgingspunktene ville gjort den enda bedre. Vi tar derfor sikte på å videreutvikle modellen gjennom ledersamlingene, sammen med Kanaris. Nærværsmål for sektorene i handlingsplanperioden 2018 2021 Kommunestyret har fastsatt følgende mål for nærvær for handlingsplanperioden: Nærvær 2. tertial 2017 Hele 2017 * Mål 2018 Mål 2019 Mål 2020 Mål 2021 Hele kommunen 90,1 % 89,8 % >=90,5 % >=91 % >=91,5 % >=92 % Administrasjon 93,7 % 94,2 % >=96 % >=96 % >=96 % >=96 % Oppvekst 90,8 % 91,8 % >=92 % >=92,5 % >=93 % >=93 % Helse og omsorg 87,5 % 87,3 % >=88 % >=89 % >=90 % >=91% PLM 93,8 % 95,0 % >=98 % >=98 % >=98 % >=98 % Kultur 94,5 % 92,0 % >=94 % >=95 % >=95 % >=95 % Drift 87,2 % 87,8 % >=92,5 % >=93 % >=93,5 % >=93,5 % VAR >=95 % >=95 % >=95 % >=95 % *) Foreløpige tall for 2017 Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak 72 44 17 00 72 44 17 90 4223.59.80139 6345.06.16178 7240 Hitra Org.nr. 938 772 924 E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett: www.hitra.kommune.no 8 Side 4 av 4
Det er formulert forskjellige mål for hvert område. Målene summerer seg til det overordnede målet for kommunen. Vurdering Rådmannen har ikke sluttført arbeidet med prosjektet. Prosjektet, slik det foreligger på dette tidspunktet, legges fram for personalutvalget som drøftingssak. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak 72 44 17 00 72 44 17 90 4223.59.80139 6345.06.16178 7240 Hitra Org.nr. 938 772 924 E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett: www.hitra.kommune.no 9 Side 5 av 5
Oppfølging av sykemeldte i et nærværsperspektiv (utkast 8.01.18) Ansvarlig Før sykemelding Egenmelding 1-16 dager Sykemelding 3 uker Sykemelding 8 uker Sykemelding 12 uker Sykemelding ved 39 uker Arbeidstaker Arbeidsgiver NAV BHT Sykemelder Den ansatte tar kontakt med sin nærmeste leder før man går til lege, i tråd med arbeidsreglementet. Sammen ser den ansatte og leder på muligheter for å unngå sykemelding. Leder tar kontakt med arbeidstaker ette tredje egenmeldingsdag. Når ansatt kommer med melding om å stå i fare for å bli sykemeldt, ser arbeidstaker og arbeidsgiver på muligheten for å unngå sykemelding. Ring nærmeste leder for å gi beskjed om sykdom. SMS godtas ikke. Egenmelding tas i bruk før sykemelding. Ta kontakt med arbeidstaker etter 5 egenmeldingsdager. Delta på samtale etter 10 egenmeldinger. *Delta på samtaler etter 10 egenmeld. Delta på dialogmøte 1 etter 3 uker. Innkalle til dialogmøte 1. Utkast til en konkret oppfølgingsplan ferdigstilles i møtet. Deltakelse i møter og kan stå som tiltak i planen. Dato for dialogmøte 2 bestemmes. Delta på dialogmøte 1. Informere om ulike tiltak. *Delta på dialogmøte 1. Dokumentasjon Logg Logg Utkast til oppfølgingsplan *Deltakelse vurderes i hvert enkelt tilfelle. Delta på dialogmøte 2 innen 8 uker. Deltar på dialogmøte 2. Oppfølgingsplan revideres. Innkalle til dialogmøte 2. *Delta på dialogmøte 2. Delta på dialogmøte 2. Oppfølgingsplan Delta på dialogmøte 3. Avholdes etter avtale mellom partene. Innkalle til dialogmøte 3 og delta på dette. Oppfølgingsplan revideres. Delta på dialogmøte 3. Revidert oppfølgingsplan Delta i dialogmøte etter 39 uker. Innkalle til dialogmøte for å avklare: søknad om evt permisjon, KLP og om AAP (arbeidsavklaringspenger) og hvilke forventninger og krav som stilles. Delta på dialogmøte etter 39 uker. Egenerklæring. 10
Mål for virksomhetens IA - arbeid. (Vedtatt av Arbeidsmiljøutvalget ) Navn: Hitra kommune Org.nr: 938 772 924 Gjelder i perioden: 260614-311218 Innledning Virksomheten skal på grunnlag av de tre delmålene i IA-avtalen fastsette egne mål for IA-arbeidet tilpasset virksomhetens utfordringer. Den nasjonale IA-avtalen understreker at de ulike delmålene må sees i sammenheng for å oppnå intensjonen om et mer inkluderende arbeidsliv. Målene utarbeides i fellesskap av arbeidsgiver, tillitsvalgte, verneombud og øvrige ansatte innen 12 uker etter inngåelse av samarbeidsavtalen. Virksomheten skal fastsette og integrere følgende delmål som en del av virksomhetens arbeidsmiljø/hms arbeid: IA-avtalens delmål 1: Sykefravær Utarbeide aktivitetsmål for sykefraværsarbeidet og sette resultatmål for sykefraværsutviklingen. IA-avtalens delmål 2: Personer med nedsatt funksjonsevne a) Sette aktivitetsmål for oppfølgings- og tilretteleggingsarbeidet overfor egne arbeidstakere med nedsatt arbeidsevne, for å hindre frafall fra arbeidslivet. b) Sette aktivitetsmål for hvordan virksomheten skal åpne for personer som Arbeids- og velferdsetaten har avklart og som har behov for utprøving av sin arbeids- og funksjonsevne i det ordinære arbeidsliv. 11
IA-avtalens delmål 3: Avgangsalder Sette aktivitetsmål for hvordan virksomheten kan stimulere eldre arbeidstakere til å stå lenger i arbeid. Ha et livsfaseperspektiv som skal inngå som en del av virksomhetens personalpolitikk og i det systematiske forebyggende arbeidet. IA-avtalens delmål 1: Utarbeide aktivitetsmål for sykefraværsarbeidet og sette resultatmål for sykefraværsutviklingen. Resultatmål for Hitra kommune Mål nærvær i % 2015 Mål nærvær i % 2016 Mål nærvær i % - 2017 Mål nærvær i % - 2018 91% (9% fravær) 92% (8% fravær) 93% ( 7% fravær) 93% ( 7% fravær) Resultat: Resultat: Resultat: Resultat : Tiltak Ansvar Tidsplan Heltidskulturprosjekt i pleie- og omsorgstjenesten Prosjekt veiledet treningstilbud i medisinsk treningsklinikk for turnuspersonell og renholdspersonell Kommunalsjef Enhetsledere Personal Rådmann Enhetsledere Ansatte 31.12.2015 01.08.2015-30.07.2016 Medarbeidersamtaler x1/år Bygge relasjoner-leder-ansatt. Glede og humor i hverdagen. Gi tilbakemelding - ros - ris Medarbeiderundersøkelse hvert 2.år neste i 2016 Oppfølging av resultat for hele organisasjonen og på hver enhet. Velferdstiltak for ansatte- Gratis benyttelse av svømmehall Rådmann Kommunalsjef Enhetsledere Ansatte Rådmann Kommunalsjef Enhetsledere Ansatte Personal Ansatte Fortløpende Fortløpende Fortløpende Mere bruk av gradert sykmelding med 100% nærvær Tilpasse arbeidsoppgavene prioritere opp-prioritere ned etter arbeidsmengde og ressurser Arbeidsgiver Lege Ansatte Kommunalsjef Enhetsledere Tillitsvalgte Møte med leger vår/høst Fortløpende IA-avtalens delmål 2: a)sette aktivitetsmål for oppfølgings- og tilretteleggingsarbeidet overfor egne arbeidstakere med nedsatt arbeidsevne, for å hindre frafall fra arbeidslivet. 12
b)sette aktivitetsmål for hvordan virksomheten skal åpne for personer som Arbeids- og velferdsetaten har avklart og som har behov for utprøving av sin arbeids- og funksjonsevne i det ordinære arbeidsliv. Tiltak Ansvar Tidsplan Ta imot 3 tiltaksdeltakere gjennom NAV og fra andre IAbedrifter ved forespørsel. Prøve ut ansattes arbeidsevne i egen organisasjon på tvers av enheter. Alle ledere Personal Fortløpende Synliggjøre K- syke ordningen Økonomi/lønn Fortløpende og månedlig Plan på hver enhet med oversikt over tilpassede oppgaver og systematisk registrering av ansatte med tilrettelegging Alle ledere Personal Fortløpende Kvartalsrapport ering IA-avtalens delmål 3: Sette aktivitetsmål for hvordan virksomheten kan stimulere eldre arbeidstakere til å stå lenger i arbeid. Ha et livsfaseperspektiv som skal inngå som en del av virksomhetens personalpolitikk og i det systematiske forebyggende arbeidet. Tiltak Ansvar Tidsplan Seniorsamtaler fra 55 år Enhetsledere Fortløpende Seniortiltakene videreføres i perioden Enhetsledere Fortløpende Rådmann Ansatte representant 13
14
PROGRAM HITRA KOMMUNE, 1. - 2. FEBRUAR 2018 1 Definering av nærværsfaktorer De tre ulike typer medarbeidere Om å stoppe uønsket atferd Nærvær fremfor sykefravær Om å skape meningsfulle fellesskap Hvordan jobbe målrettet med arbeidsgleden 2 Sentrale byggesteiner for suksess Utarbeidelse av en profesjonell visjon og misjon Om hva de beste gjør bedre Medarbeideres verdisett som avgjørende nærværsfaktorer. Suksessfulle lederes verdisett 3 Gaudio s Nærværs-hjul 4 Relasjonsbygging Arbeidsgleden sparkes igang med et valg Om å få hver enkelt ansatt til å ta ansvar for nærværsfaktorene Utarbeidelse av en meningsfull handlingsplan Bruk av ulike relasjonsfremmende aktiviteter Identifisering og anerkjennelse av ansattes ulikheter Praktiske (g)ledelses-verktøy 5 Påfyll for deg som leder Oppretting av en nærværsgruppe Om å legge til rette for effektiv selvledelse. Hvordan bruke egne personlighetstrekk til å motivere medarbeiderne. Ditt unike ledelsesmessige styrkekort Helle Kanaris Kursleder Helle er kursleder og Executive Coach i Gaudio. Hun har utdannelse fra Universitetet i Oslo, Handelsakademiet, Den Norske Transaksjonsanalyseforeningen, GROW2, TCC og har 31 års erfaring som kursleder. Hun er en av Norges fremste foredragsholdere innen praktisk anvendelse av coaching basert samtaleteknikk og transaksjonsanalyse. 15