LRSK brukermanual for artsobs Guide for administrering og redigering av lokaliteter, funn og observasjoner Rev. 02 18. januar 2012 1
Innholdsfortegnelse 1 Innledning... 3 2 Informasjon om LRSK-medlemmer og rapportører... 4 2.1 Redigere info om LRSK-medlemmene... 4 2.2 Finne kontakt info om rapportører... 5 3.1 Funnstatus... 6 3.2 Rapporteringsmal... 7 3.2.1 Samtlige observasjoner skal rapporteres... 7 3.2.2 Hekkefunn skal rapporteres... 8 3.2.3 Store antall skal rapporteres... 8 3.2.4 Funn fra spesifikke tidsrom skal rapporteres... 8 4 Lokalitetsredigering... 10 4.1 Redigere lokaliteter... 11 4.1.1 Lokalitetsnavn... 11 4.1.2 Overordnet lok... 11 4.1.3 Utstrekning... 11 4.1.4 Kommune, landskapsregion og havområde... 12 4.1.5 Allmenngjøre private lokaliteter... 12 4.2 Slå sammen duplikater... 13 4.2.1 Slå sammen duplikat-lokaliteter opprettet med koordinater... 14 4.3 Slette duplikat-lokaliteter uten funn... 14 4.4 Flytte en lokalitet... 15 5 Administrering av funn og observasjoner... 16 5.1 Administrering ved hjelp av Fuglerapport... 16 5.1.1 Slå sammen observasjoner til funn... 17 5.1.2 Sortere rekkefølge på observatører... 19 5.1.3 Redigere opplysninger i funn og observasjoner... 20 5.2 Administrering ved hjelp av Vis funn... 20 6 Validering av funn og vurdering av sjeldenhetsrapporter... 22 6.1 Tags/LRSK-status... 22 6.2 Validering av funn som ikke krever dokumentasjon... 23 6.2.1 Validering ved hjelp av Fuglerapport... 23 6.2.2 Validering ved hjelp av Vis funn... 24 6.3 Behandling og vurdering av sjeldenhetsrapporter... 24 6.3.1 Videresende funn til NSKF... 25 6.3.2 Vurdere rapporter på LRSK-arter... 26 6.3.3 Tilbakemelding om underkjente funn... 28 6.3.4 Skjemaarkivet... 29 6.3.5 Lage en sjeldenhetsrapport på vegne av observatør... 29 7 Skrive LRSK-rapporten... 31 2
1 Innledning Denne manualen ble først påbegynt kun med tanke på bruk internt i LRSK Rogaland. Men siden andre LRSK kan slite med samme utfordringer og spørsmål som LRSK RO sendes denne manualen ut til alle LRSK i landet. I og med at manualen i utgangspunktet er beregnet for Rogaland vil det være opp til hvert enkelt LRSK å velge om de vil følge anbefalingene gitt her. For eksempel når det kommer til lokalitetsredigering ønsker kanskje ikke alle å følge de samme retningslinjer som er valgt i Rogaland. Beskrivelsen av hvordan de ulike funksjonene fungerer vil uansett være den samme for alle. Denne manualen er tenkt å dekke alt arbeid som LRSK skal/kan utføre i www.artsobservasjoner.no/fugler. Med alle funksjoner beskrevet kan det virke som en noe overveldende jobb. Imidlertid er flere av disse arbeidsoppgavene mer å anse som en engangsoppgave enn en kontinuerlig jobb. Oppdatering og redigering av informasjon om LRSK-medlemmene vil det kun være behov for når man begynner å bruke artsobs og ved evt. endringer i komiteens sammensetning eller ansvarsfordeling. Oppdatering av funnstatus og rapporteringsmalen er også arbeidsoppgaver som nærmest kan anses som en engangsjobb. Etter at status er satt første gang er det kun mindre oppdateringer som er nødvendig. Lokalitetsredigering er en kontinuerlig oppgave, men arbeidsmengden her vil reduseres i takt med at nettet av allmenne lokaliteter kompletteres. De to største oppgavene for LRSK er administrering og validering av observasjoner og funn. Dette er en kontinuerlig oppgave som det bør jobbes med gjennom hele året. Til sist kommer den årlige rapporten. Dette vil være en årlig tilbakevendende oppgave. For å navigere enkelt og fort frem og tilbake i denne manualen har jeg lagt inn en god del linker. All blå og understreket tekst er en link til et annet sted i manualen. Likeledes er innholdsfortegnelsen også linket mot de forskjellige overskriftene. For å følge en lenke klikker man på linken. 3
2 Informasjon om LRSK-medlemmer og rapportører Det er en stor fordel å fordele arbeidet i komiteen slik at jobben med å administrere observasjoner og lokaliteter blir mest mulig effektiv. Hvordan man skal fordele arbeidet er det for så vidt ingen fasit på. En måte å gjøre det på er å fordele kommunene mellom LRSKmedlemmene når det gjelder lokalitetsadministrering og fordele artene mellom seg i forhold til administrering av funn. Her vil lokalkjennskap og interesser være avgjørende for hvordan ansvaret best fordeles. Uansett hvordan man velger å fordele arbeidsoppgavene er det en fordel at opplysningene blir gjort tilgjengelig for alle rapportørene slik at folk vet hvilket LRSK-medlem som har ansvaret for administrering av lokaliteter i et spesifikt område eller for redigering av observasjoner av en spesiell art. 2.1 Redigere info om LRSK-medlemmene For å legge inn info om de forskjellige LRSK-medlemmenes ansvarsområder trykk Administrer -> LRSK-medlemmer Rekkefølge på medlemmene velges i rullegardin lengst til venstre, høyest tall kommer øverst. I feltet Arbeidsoppgave skriver man en kort tekst, se eksempel fra Rogaland over. I feltet Roller velger man rapportmottaker (vanligvis = sekretæren) og hvem som skal være med å vurdere skjema med beskrivelser av de sjeldneste artene. I feltet LRSK-konto tilordner man riktig mail-adresse til det enkelte medlem. 4
For rapportørene vil da denne informasjonen bli tilgjengelig som vist under (boksen arbeidsoppgaver blir synlig når man holder pekeren over den blå i-en bak hvert navn). 2.2 Finne kontakt info om rapportører I noen tilfeller kan det være nyttig å kontakte observatører, for eksempel ved lokalitetsredigering. For LRSK-medlemmer er kontaktinfo tilgjengelig for alle rapportører som har rapportert fra ditt fylke/område. Kontaktinfo til observatører finner man ved å trykke Administrer i øverste menylinje. Klikk på linken Rapportører som har rapportert. Vær oppmerksom på at all kontaktinfo er konfidensiell og ikke skal deles eller brukes til formål som ikke er direkte relatert til artsobservasjoner.no/fugler. 5
3 Funnstatus og rapporteringsmal Rapporteringsmalen danner grunnlaget for filtrerings- og vurderingsfunksjonene i artsobs. Denne må oppdateres og tilpasses for hvert enkelt LRSK. Å sette opp rapporteringsmalen må gjøres i to omganger; først oppdatere Funnstatus og deretter sette Rapporteringsmal for hver art/underart/hybridkombinasjon. 3.1 Funnstatus Funnstatus velges på knappen lengst til venstre på den nederste menylinja. Ved å klikke på artsnavn får man opp boksen hvor artens funnstatus skal settes. Man velger riktig status for sitt fylke på radioknappene. For de sjeldneste artene er det også mulig å skrive antall funn inn. De forskjellige funnstatusene er definert som vist under. Det anbefales å legge inn alle arter, underarter og hybrid-kombinasjoner, også de som ikke er påtruffet i fylket. Dette for at artene skal komme med i rapporteringsmalen. 6
3.2 Rapporteringsmal Etter at funnstatus er definert kan man sette status i Rapporteringsmalen. Merk at hver enkelt art må ha en definert funnstatus før den kommer opp i rapporteringsmalen. For å definere rapportkriterier må man klikke på hver enkelt navn i listen. Har her brukt sangsvane i Rogaland som et eksempel. Sangsvane skal i Rogaland rapporteres ved sikre eller mulige hekkefunn, alle observasjoner i perioden 1. juni til 31. august samt alle flokker på over 150 ind. 3.2.1 Samtlige observasjoner skal rapporteres Rapportmalen er delt inn i fire deler. Øverst ligger valg hvis samtlige funn skal rapporteres (rød kule på Dagens Observasjoner). For NSKF-arter (se Norgeslisten) krysses det av for NSKF-art. For arter der LRSK krever beskrivelser krysses det av for LRSK-art, beskrivelse/omstendigheter. For rapporteringsarter der LRSK ønsker alle funn innsendt, men (vanligvis) ikke stiller krav til dokumentasjon krysses det av for Samtlige observasjoner. De øvrige valgene er for de tilfellene der kun funn fra spesielle geografiske områder skal rapporteres/publiseres. Dette henger sammen med parametre som blir gitt til de forskjellige lokalitetene. Disse vises med en gul kule på Dagens observasjoner. 7
Tilbake til eksempelet med sangsvane i Rogaland så er det kun funn fra spesielle tidsrom, store antall og hekkefunn som skal rapporteres. Det krysses da av for Funn behøver ikke å rapporteres som vist i screenshot over. 3.2.2 Hekkefunn skal rapporteres For å få med hekkefunn i rapporteringsmalen må man bevege seg litt nedover. Hekking blir definert ut fra atlas-kodene som velges i rubrikken Aktivitet når man rapporterer. Disse valgene forklarer stort sett seg selv. Hvis man kun ønsker rapporter på kolonier kan man sette et minimumstall for antall par/reir i den nederste boksen. I eksempelet med sangsvane ønskes det rapportert både mulige og konstaterte hekkinger fra alle landskapstyper. Slike funn vil bli markert med en grønn kule på Dagens observasjoner. 3.2.3 Store antall skal rapporteres Hvis det kun er store antall som skal publiseres av LRSK legger man inn minimumsantall under delen for hekkefunn. For Rogalands del ønskes alle observasjoner med min. 150 ind. rapportert. Disse vil da bli vist med en lilla kule på Dagens observasjoner. Man kan også velge å kun få inn observasjoner som har fått aktivitet Rastende. Det anbefales at alle arter får satt et antall i rapporteringsmalen. Det vil bidra til at feiltastinger lettere blir oppdaget, for eksempel hvis man ved en feiltakelse taster en null for mye når man rapporterer observasjoner. 3.2.4 Funn fra spesifikke tidsrom skal rapporteres 8
Hvis det kun er funn fra spesielle tidsrom som skal publiseres setter man første og siste dato nederst i rapporteringsmalen, som vist over med sangsvane som i Rogaland ønskes rapportert fra 1. juni til 31. august. Det anbefales å legge inn et tidsrom på alle trekkfugler. Det kan være nyttig for lettere å bli oppmerksom på feiltastinger. For eksempel vil da en feiltastet løvsanger i januar dukke opp på Dagens observasjoner. Helt nederst kan man også legge inn en kommentar til rapporteringsmalen for aktuell art, for eksempel hvis man ønsker å markere at vinterfunn av tropikktrekkere krever en beskrivelse. Jobben med å definere rapporteringsmalen er relativt tidkrevende, men trenger bare å gjøres en gang. Når man har vært gjennom alle artene vil resultatet se noe slikt ut: Endringer i rapporteringsmalen bør ikke gjøres uten at dette er diskutert internt i LRSK. Med fordel kan et LRSK-medlem få ansvaret for dette slik at det ikke blir gjort endringer i malen som man ikke har kontroll over. Merk at LRSK selv må gå inn å endre status i rapporteringsmalen hvis en art blir tatt ut av NSKF-listen. Med ujevne mellomrom blir det også lagt til nye arter/underarter i artstreet, for eksempel når en ny art for landet blir funnet. LRSK må da oppdatere funnstatus og rapporteringsmal. 9
4 Lokalitetsredigering Lokalitetene er selve kjernen i artsobs. Alle registrerte observasjoner er knyttet til en lokalitet. De aller fleste lokalitetene har blitt definert av brukerne av systemet. Man må derfor være ytterst varsom hvis man velger å endre på noen lokaliteter og gjerne kontakte rapportører før man gjør endringer. For å komme til lokalitetsadministrering velger man Rapportere på forsiden av artsobs. Deretter velger man Funnsted (Ny). Kryss av for LRSK lokalitetsadministrasjon i det nye vinduet som kommer opp. Man kan så zoome seg inn på kartet til høyre. 10
4.1 Redigere lokaliteter Lokalitetsredigering omfatter både endring av navn, allmenngjøring, definering av naturtype og i noen tilfeller flytting eller sammenslåing av lokaliteter. For å komme til vindu for å kunne redigere en lokalitet følger man fremgangsmåte som vist her. 4.1.1 Lokalitetsnavn Navn på lokalitet kan endres i dette feltet. Generelt sett bør offentlig godkjente navn brukes så langt det er mulig på de allmenne lokalitetene. Merk at man får opp navn på mange små vann, viker, nes og lignende hvis man zoomer helt inn på kartene. Typiske navn fra fuglekikkermiljøet ( Bombehagen etc.) bør unngås der andre offentlige navn finnes. Utover dette må man rette opp skrivefeil, manglende stor forbokstav i lokalitetsnavn, kun store bokstaver i navn osv. ihht. vanlige rettskrivningsnormer. Underlokaliteter kan gjerne ha navn som er beskrivende for lokaliteten uten at dette er noe offisielt navn. 4.1.2 Overordnet lok Overordnet lokalitet (eller superlokalitet) tilordnes i rullegardin. Man får opp de ti nærmeste allmenne lokalitetene som valg når man åpner rullegardinet. Typiske superlokaliteter kan være en innsjø, en øy, en gård, et fjell osv. Det finnes ingen fasit på hvordan lokaliteter skal ordnes i superlokaliteter og underlokaliteter. Som en pekepinn kan man tenke forvaltningsmessig. Forskjellige lokaliteter innenfor et verneområde kan for eksempel samles under en superlokalitet. Alle private lokaliteter (gule prikker) bør knyttes opp mot en allmenn superlokalitet. Dette for at observasjoner knyttet til den private lokaliteten skal bli enklere å søke opp. 4.1.3 Utstrekning Her velges utstrekning på lokaliteten. Vær tilbakeholdne med å bruke de største utstrekningene, som regel er det ikke behov for å bruke større radius enn 1500 meter. Men større radius kan være fornuftig å bruke på større sammenhengende områder som for 11
eksempel fjellområder. I mange tilfeller fungerer en lokalitet uten utstrekning best. Hvis man for eksempel har en lokalitet som dekker en lang og smal innsjø vil en sirkulær lokalitet fungere dårlig. 4.1.4 Kommune, landskapsregion og havområde Kommune: Kryss av her får at kommunenavn automatisk skal bli inkludert i rapportmodulen. Landskapsregion: Her velges landskapstype. Valgt landskapstype her bestemmer hvilke funn som blir automatisk filtrert ut i rapporteringsmalen. Havområde: På samme måte som for landskapsregion velges her aktuelt havområde. Dette valget er selvfølgelig kun aktuelt hvis landskapstype er Kyst. 4.1.5 Allmenngjøre private lokaliteter For å gjøre en privat lokalitet allmenn krysser man av i boksen Gjør denne lokaliteten allment tilgjengelig (se screenshot over). De fleste private lokaliteter kan med fordel gjøres allmenne slik at andre rapportører også kan bruke de. Før man gjør en privat lokalitet allment tilgjengelig må man imidlertid undersøke nærmere hva slags observasjoner som er linket til funnet. Private hager og lignende med lokalitetsnavn som er en gateadresse skal ikke allmenngjøres. Disse kan imidlertid med fordel knyttes mot en naturlig tilhørende superlokalitet. Private lokaliteter som er opprettet for å nøyaktig kartfeste hekkefunn trenger i de fleste tilfeller ikke allmenngjøres. Dette gjelder i høyeste grad for hekkefunn av rødlistede og sårbare arter. Typiske fjellveggslokaliteter som kan være hekkeplasser for rovfugl bør man vurdere nøye om skal allmenngjøres. 12
4.2 Slå sammen duplikater Over et eksempel fra Skeisvatnet i Haugesund. Her finnes det en allmenn lokalitet (grønn prikk), men også en privat lokalitet (gul prikk med rød kant) med samme navn. Slike duplikatlokaliteter kan med fordel slås sammen med den allmenne lokaliteten. Før man slår sammen, eller på noen annen måte redigerer en lokalitet, er det meget viktig å sjekke hvilke observasjoner som knyttet opp mot denne lokaliteten. Klikk på linken som er ringet inn med rødt over. Man får da opp en ny boks med alle observasjoner som er knyttet mot denne lokaliteten. ALDRI slå sammen eller flytt lokaliteter som har hekkefunn av rødlistede, fåtallige eller på andre måter hensynskrevende arter. For å markere en lokalitet bruker man markeringsknappen (pil). I dette eksemplet var det ingen spesielle observasjoner knyttet til lokaliteten. Den kan da slås sammen med den allmenne lokaliteten med samme navn. Klikk på knappen Flytt funn. Man får da opp forslag til lokaliteter funnene skal flyttes til. Hvis man ikke får opp riktig lokalitet 13
kan man øke radius i rullegardinet til høyre. Vær imidlertid svært forsiktig med å flytte funn lenger enn de 500 meterne som er standard innstilling for radius. Når ny lokalitet er valgt må man krysse av i boksen Slett gammel lokalitet og så klikke på knappen Flytt til valgt lokalitet. 4.2.1 Slå sammen duplikat-lokaliteter opprettet med koordinater Av en eller annen grunn er det ikke mulig å bruke fremgangsmåten forklart over for å slå sammen duplikat-lokaliteter som er opprettet med funksjonen Excel import med koordinater For å slå sammen slike duplikatlokaliteter må man først flytte observasjonene til ønsket lokalitet (se kap. 5.3.1) for deretter å slette duplikatlokaliteten som nå er uten funn. 4.3 Slette duplikat-lokaliteter uten funn Noen duplikat-lokaliteter har ingen funn knyttet opp. Disse kan slettes. Etter å ha markert den aktuelle lokaliteten (bruk markeringsverktøyet) klikker man på knappen Rediger. I vinduet som nå kommer opp klikker man enkelt og greit på knappen Slett og lokaliteten er slettet. Å slette lokaliteter brukes kun for tomme duplikat-lokaliteter. I de fleste tilfeller vil det være bedre å redigere og allmenngjøre lokaliteten. Se mer om dette over. 14
4.4 Flytte en lokalitet I noen få tilfeller kan det være aktuelt å flytte en lokalitet. Prikken kan av ulike årsaker være plassert feil av rapportør eller kan prikk for lokalitet være plassert litt ugunstig. Før man flytter på en lokalitet er det ytterst viktig at man sjekker hva slags observasjoner som ligger knyttet mot lokaliteten, ref. kap. 4.2. Marker aktuell lokalitet som skal flyttes og åpne denne for redigering som forklart i kap. 4.3. For å flytte lokaliteten bruker man Ny lokalitet-knappen (uglesymbolet) mens man har aktuell lokalitet åpen for redigering. Etter at ugle-knappen er trykt inn klikker man på kartet dit man vil flytte lokaliteten og trykker Lagre-knappen. Lokaliteten er nå flyttet til dit man klikket på kartet. 15
5 Administrering av funn og observasjoner Administrasjon av observasjoner og funn omfatter både sammenslåing av observasjoner til funn og redigering av observasjoner og funn samt observatørnavn. Disse oppgavene kan man gjøre fra to ulike deler av artsobs; enten fra Fuglerapport eller fra Vis funn. Disse to mulighetene har sine fordeler og ulemper. Begge to mulighetene blir nærmere forklart under. 5.1 Administrering ved hjelp av Fuglerapport Fuglerapport finner man på den nederste menylinja, se rød markering på screenshot over. Klikk så på ønsket år i kolonnen Administrasjonsverktøyet og man får opp en skjerm som vist under. For å administrere funn av en art klikker man enkelt og greit på artsnavnet. Man får da opp følgende bilde. 16
I første omgang er det knappen Observasjoner som vi tar for oss. Når man klikker på denne knappen kommer alle funn av arten dette året opp i en observasjonsliste som under. 5.1.1 Slå sammen observasjoner til funn Det første som man kan merke seg er at man kan vise opptil 100 observasjoner av gangen ved å velge i rullegardinet nederst til venstre. For å slå sammen flere observasjoner til et funn krysser man av i boksene lengst til venstre, se rød markering over. Man har så flere valg hvordan observasjonene skal slås sammen, se rullegardin i bunnen av observasjonslisten. Funn: Denne muligheten brukes for å slå sammen observasjoner av samme individ(er) på samme lokalitet. Sum: Denne muligheten brukes for å summere flere observasjoner av ulike individer fra samme lokalitet (samme dag). Typiske eksempler kan være trekkende eller ringmerkede fugler. Evt. kan funksjonen brukes til å summere funn av samme art fra ulike underlokaliteter på samme superlokalitet, for eksempel summere antall snadderand i hele Orrevatnet. Maks: Denne muligheten brukes hvis flere ulike antall har blitt rapportert fra en lokalitet, fortrinnsvis samme dag, men kan også brukes over flere dager. Individ sett på flere lokaliteter: Denne muligheten brukes der samme fugl(er) har blitt sett på flere ulike lokaliteter. Merk at man må spesifisere hvilke lokaliteter som skal vises. Etter at to eller flere observasjoner er slått sammen med denne funksjonen vil funnet se slik ut i observasjonslisten: 17
For å velge lokaliteter som skal vises klikker man på linken Lokal måste väljas. Man får da opp følgende vindu: Man krysser av for de lokalitetene som skal vises og setter rekkefølge (lavest tall kommer først). Klikk lagre for å lagre! Det sammenslåtte funnet vises nå med lokaliteter: Denne funksjonen kan også brukes for å summere opp tellinger av samme art fra flere lokaliteter. For eksempel telling av islom langs Jærstrendene. Flokk: Denne muligheten brukes for å slå sammen observasjoner av ulike kjønn og aldre. Brukes kun for observasjoner fra samme lokalitet og dato. Merk at denne muligheten også er tilgjengelig for vanlige rapportører. Slå sammen flere observasjoner til hekking: Brukes kun for hekkefunn. Merk at denne muligheten også er tilgjengelig for vanlige rapportører. Hvis denne sammenslåingsmuligheten benyttes må man etter at observasjonene er slått sammen organisere funnet. Det gjøres ved å trykke på linken Hekking, se screenshot under: Man får da opp følgende boks er antall kull må fylles inn. Hvilke observasjoner som skal slås sammen til funn er det i prinsippet ingen begrensing på. Som et minimum må alle observasjoner som krever beskrivelse/dokumentasjon for godkjenning av LRSK/NSKF slås sammen til funn. Observasjoner av arter som skal ha tag/lrsk-status Godkjent av LRSK, skal publiseres og Kan publiseres nasjonalt ifølge LRSK bør også slås sammen til funn. Utover dette er det kun tiden/lysten som begrenser hvilke arter man kan administrere funn på. 18
Det er også verdt å merke seg at man kan slette et sammenslått funn uten at dette har noen betydning for observasjonene som utgjør funnet. Dvs. har man gjort en feil når man slo sammen observasjoner kan man markere funnet (krysse av i boks til venstre i observasjonslisten) og trykke på Rediger-knappen. Man får da opp følgende boks. Trykk Slett-knappen og funnet blir slettet, men ingen av observasjonene som utgjør funnet vil bli påvirket. NB: Hvis man sletter et funn som det er linket en sjeldenhetsrapport/beskrivelse til vil denne forsvinne fra visning til LRSK/NSKF og forsvinne fra Skjema arkivet. Det er derfor viktig å sjekke at det ikke ligger noen rapporter knyttet mot et funn før dette slettes. 5.1.2 Sortere rekkefølge på observatører Etter at observasjoner er slått sammen til funn må rekkefølgen på observatører sorteres. Dette gjelder uavhengig av hvilken funksjon som er brukt til å slå sammen observasjonene. Observatørnavnene er vist med rød skrift når de ikke har blitt sortert. For å sortere observatørene klikker man på dette ikonet. Man får da opp en ny boks som ser ut som vist under: Hovedobservatør markeres ved å krysse av i boksen Observatøren er oppdager. Rekkefølgen på observatørene bestemmes ut fra siffer, høyeste siffer presenteres først. Man kan søke opp og legge til andre observatører ved å klikke på denne linken. Det kan ligge flere medobservatører her nede. Disse blir lagt til ved å klikke på 19
navnet. Man bør sortere observatørnavn på alle funn som skal publiseres med komplette funndetaljer i LRSK/NFKF/NSKF-rapportene. 5.1.3 Redigere opplysninger i funn og observasjoner Når man slår sammen flere observasjoner til et funn er det ikke alltid alle opplysninger om kjønn, alder, aktivitet osv. blir automatisk overført fra observasjonene til funnet. Marker funnet som skal redigeres og klikk Rediger-knappen. Man får da opp samme vindu som vist nederst i kap. 5.1.1. Her kan all informasjon knyttet til funnet redigeres. Merk at det også er mulig å redigere informasjon direkte i observasjonene, men det er ikke mulig for LRSK å slette en observasjon som er lagt inn av andre. 5.2 Administrering ved hjelp av Vis funn Som et alternativ til Fuglerapport kan man også utføre administrering av funn ved hjelp av funksjonen Vis funn. Med Vis funn kan man søke på arter/underarter, dato/tidsperioder, geografiske avgrensninger og en rekke andre søkekriterier Man kan også lagre søk som det kan tenkes man får bruk for senere, for eksempel ved vurdering av sjeldenhetsrapporter. For å lagre et søk definerer man først søkeparametrene og velger deretter Lagre søket. Det lagrede søket vil da være tilgjengelig sene under Mine søk. Fordelen med å bruke Vis funn i forhold til Fuglerapport er at man her kan søke opp nøyaktig de observasjonene man ønsker å redigere uavhengig av år eller art. For eksempel kan man 20
søke opp alle funn av en art uavhengig av underart, som vist under med ringgås som et eksempel. I Fuglerapport kan man kun jobbe med et takson av gangen. Når man har spesifisert søkekriterier klikker man på Rrk-admin (se screenshot over) for å komme til vindu for å administrere funn. Videre redigering av observasjoner og funn utføres som vist i kap. 5.1 over. Samme funksjon kan også brukes for validering av funn, se kap. 6.2.2. Merk at det også er mulig å bruke funksjonen Administrer funn. Funksjonen Rrk-admin er imidlertid langt å foretrekke så Administrer funn forklares ikke nærmere her. 21
6 Validering av funn og vurdering av sjeldenhetsrapporter Validering av funn kan deles i to. De artene som godkjennes uten dokumentasjon og de artene hvor det kreves dokumentasjon for at funnet skal godkjennes. Før man validerer funn må observasjoner slås sammen som beskrevet i kapittel 5. 6.1 Tags/LRSK-status En rekke ulike tags/lrsk-statuser er tilgjengelig for å markere funn og observasjoner, se screenshot til venstre. Tags for underkjente funn: Ufullstendig rapportering: Denne status brukes for å tagge ut funn som krever dokumentasjon/beskrivelse for godkjenning. Det gjelder funn som skal beskrives for NSKF eller LRSK jfr. rapporteringsmalen, men hvor slik dokumentasjon ikke foreligger. Kan også brukes for å tagge ut andre funn, for eksempel funn avgitt som usikker bestemming, funn uten antall og lignende. Underkjent av NSKF: Denne status settes automatisk når en sak blir underkjent av NSKF og skal ikke benyttes av LRSK. Eneste unntak er hvis det er lagt inn eldre observasjoner som allerede er underkjent av NSKF. Underkjent av LRSK: Brukes på funn som det har blitt sendt inn rapport på og som har blitt vurdert av LRSK, men hvor identifikasjonen ikke er tilstrekkelig dokumentert. Se vurdering av sjeldenhetsrapporter, kap. 6.3.2. Tags for funn under behandling: LRSK-art, må dokumenteres: Denne status settes automatisk på funn som ligger i Rapporteringsmalen med status LRSK-art, beskrivelse/omstendigheter. I tillegg kan den settes manuelt på funn som LRSK krever nærmere informasjon om, for eksempel løvsanger i mars måned, uvanlig høye/lite sannsynlige antall og lignende. De øvrige tags/statuser for saker under behandling settes automatisk av systemet og skal ikke være nødvendig å bruke til å markere funn med manuelt. Tags for godkjente funn: Kontrollert av LRSK: NA, ikke bruk denne som endelig tag. Kan brukes for å markere funn midlertidig. Godkjent av LRSK: Brukes for funn som er validert/godkjent av LRSK, men hvor detaljer ikke skal listes opp i LRSK-rapporten. Brukes typisk for de artene det er 22
relativt mange funn av i løpet av et år slik at det ikke er hensiktsmessig å liste alle i rapporten. Godkjent av LRSK, skal publiseres: Denne taggen brukes for de funnene der detaljer skal publiseres i LRSK-rapporten. Detaljene for hvert enkelt funn som får denne taggen blir da tilgjengelig under knappen Tekst ifølge status, ref. kap. 7. Kan publiseres nasjonalt ifølge LRSK: Alle funn som står på listen til NFKF skal tagges opp med denne taggen. NFKF bruker denne taggen for å søke opp observasjoner som skal inkluderes i NFKF-rapportene. Det er derfor viktig at man ikke bruker denne taggen på arter som ikke er på NFKF-listen med mindre observasjonen er så spesiell at den vurderes å ha nasjonal interesse. Godkjent av NSKF: Denne taggen settes automatisk når et funn blir godkjent av NSKF. Den skal i utgangspunktet ikke benyttes av LRSK. Unntak er for å tagge opp eldre funn som allerede er godkjent av NSKF eller for å tagge opp funn der en eller flere av observasjonene i funnet er godkjent av NSKF. Godkjent i kategori D: Godkjente funn av arter/individer som er plassert i kategori D. Godkjent i kategori E: Godkjente funn av rømte parkfugler og lignende. 6.2 Validering av funn som ikke krever dokumentasjon Hvilke arter/underarter/former som krever dokumentasjon for godkjenning er definert i Rapporteringsmalen. Dette omfatter i utgangspunktet alle former som ikke er definert som NSKF-art eller LRSK-art, beskrivelse/omstendigheter ref. kap. 2.2.1. Som for administrering av funn kan validering utføres enten ved hjelp av Fuglerapport eller Vis funn, begge mulighetene beskrives under. 6.2.1 Validering ved hjelp av Fuglerapport Velg ønsket art i Fuglerapport som beskrevet i kapittel 4.1. Øverst i observasjonslisten finner man linken Endre utvalg/innstillinger. Når man klikker på denne linken Endre utvalg/innstillinger får man opp en boks som brukes til å filtrere/sortere funnene og observasjonene. Her kan man for eksempel velge å filtrere med rapporteringsmalen fra rullegardinet Filtrera. I dette eksempelet blir funn av sangsvane i Rogaland i 2010 filtrert ihht. rapporteringsmalen. Dvs. hekkefunn, sommerfunn og funn av mer enn 150 ind. blir sortert ut. 23
I screenshot over er funnene allerede tagget opp med taggen Godkjent av LRSK. Det er imidlertid flere forskjellige tagger å velge mellom, se kap. 6.1. For å gi et funn en tag, kryss av i boksen til venstre for artsnavn og velg tag fra rullegardinet Velg LRSK-status. Klikk så på knappen Avgjør for å sette valgt status. Maksimalt 25 funn/observasjoner kan tagges om gangen. 6.2.2 Validering ved hjelp av Vis funn Søk opp funn som skal valideres som beskrevet i kapittel 5.2. Validering av funn gjøres så på samme måte som beskrevet i kap. 6.2.1 over. 6.3 Behandling og vurdering av sjeldenhetsrapporter Arter og underarter som ifølge rapporteringsmalen krever beskrivelse for godkjenning dukker automatisk opp på rapportørens og medobservatørenes restanseliste. Når det blir laget en rapport på slike funn dukker denne opp i LRSKs innboks. Man kommer til denne siden ved å klikke på NSKF/LRSK skjema i den nederste menylinjen. 24
6.3.1 Videresende funn til NSKF De artene som er markert som NSKF-art i rapporteringsmalen havner først i innboksen til LRSK. LRSK må lese gjennom rapporten før denne videresendes til NSKF. Klikk på linken Les og vurder for å åpne selve rapporten. I bunnen av rapporten kan man så gi sin vurdering og evt. kommentarer. Avslutt med å klikke på knappen Gi stemme. Man kan evt. la rapporten ligge til alle LRSK-medlemmene har gitt sin stemme. Det er imidlertid ikke et krav. For å videresende rapporten til NSKF må man klikke på linken Vurdering for NSKF (se screenshot øverst på siden). Man får da opp denne boksen: I dette eksempelet har alle fire LRSK-medlemmene avgitt sin stemme og mener funnet er godt nok dokumentert for godkjenning. Man kan da skrive inn evt. kommentarer til NSKF her. Dette kan være alle slags opplysninger til nytte for NSKF ved vurdering av funnet. For å sende rapporten til NSKF krysser man av Send funet til NSKF og klikker Lagre. Klikk OK i den boksen som kommer opp og funnet er videresendt til NSKF for vurdering. Skulle rapporten være uten verdi (noen observatører sender inn tomme rapporter for at funnet skal forsvinne fra restanselisten) eller hvis det allerede er sendt inn en rapport på samme funn 25
kan man legge rapporten rett i arkivet. Man krysser da av Legg rapporten i arkivet uten å være ferdigstilt og klikk på Lagre-knappen. Klikk OK i den boksen som kommer opp. Rapporter som er under vurdering av NSKF vises på høyre side av NSKF/LRSK skjema vinduet. Merk at LRSK ikke får noen automatisk tilbakemelding når en rapport er ferdigbehandlet. Dette funnet vil da forsvinne fra listen og man må selv søke det opp for å se hvilken kjennelse funnet har fått av NSKF. 6.3.2 Vurdere rapporter på LRSK-arter Arter og underarter som har funnstatus LRSK-art, beskrivelse/omstendigheter i rapporteringsmalen eller som manuelt har blitt markert med at dokumentasjon kreves (kap. 6.1) dukker opp i restanselista til rapportøren og medobservatører. Når det blir skrevet en rapport på et slikt funn dukker denne rapporten opp i innboksen til LRSK på samme måte som rapporter på NSKF-arter. Hvert enkelt LRSK-medlem med vurderings-status (se kap. 2.1) gir sin kjennelse på rapporten på samme måte som vist i kap. 5.3.1. Når alle stemmer er avgitt klikker man på linken Rapportens vedtak, se screenshot over. 26
Basert på de enkelte medlemmenes kjennelser velger man kjennelse fra rullegardin. Blanke rapporter eller duplikater kan legges direkte i Skjema arkivet ved å gi de vurdering Rapporten burde aldri ha blitt skrevet. I de tilfellene der funn ikke godkjennes må man også velge en person til å skrive tilbakemelding til rapportøren. Det gjøres i den nederste rullegardinen i vurderingsboksen. En god og detaljert begrunnelse for evt. underkjennelse må skrives inn i kommentarfeltet. De enkelte LRSK-medlemmenes kommentarer er ikke synlig for rapportøren, kun kommentarer under rubrikken LRSKs vurdering. Selv om alle LRSK-medlemmene har gitt sin vurdering og endelig vedtak er satt av LRSK blir ikke funnets status/tag endret automatisk. LRSK-status må settes manuelt. Dette gjøres lettest ved å lagre et søk med aktuelt fylke og LRSK-status = LRSK-art, beskrivelse mottatt av LRSK, se screenshot under og i kap. 5.2. 27
Ved å kjøre dette søket og velge Administrer funn får man opp et vindu som viser alle funn hvor LRSK har mottatt en rapport. Til høyre bak hvert funn vil man da få opp et symbol som angir hvilken vurdering LRSK har gitt rapporten Grønt kryss angir at funnet er godkjent. Forstørrelsesglass med minustegn inni angir at funnet er underkjent. Forstørrelsesglass uten noe tegn angir at rapporten ikke er ferdigvurdert. Endelig LRSK-status/tag settes som beskrevet i kapittel 6.2.1 eller 6.2.2. Se også egen hjelpeside i artsobs. 6.3.3 Tilbakemelding om underkjente funn Det LRSK-medlemmet som har fått i oppgave å gi tilbakemelding på et underkjent funn (kap. 6.3.2) får opp det aktuelle funnet som vist under For å formidle vedtak klikk på navnet til rapportør for å få opp mail-adressen. Man skriver så en mail der man henviser til begrunnelsen som er skrevet inn på rapportskjemaet i boksen LRSKs vurdering. Det har vist seg at enkelte observatører har problemer med å se begrunnelsen som er skrevet inn nederst på rapportskjemaet. Det er derfor en god ide å 28
kopiere denne teksten inn i mailen som sendes til observatøren. Etter at mail er sendt kan man krysse av boksen lengst til venstre og klikke Lagre. 6.3.4 Skjemaarkivet Når en rapport er ferdigbehandlet av NSKF eller LRSK se kap. 6.3.1 eller 6.3.2 havner den i Skjema-arkivet. I skjemaarkivet finner man også igjen rapporter som er arkivert direkte uten å ha blitt vurdert av NSKF, ref. kap. 6.3.1. I arkivet kan man søke opp alle tidligere behandlede og arkiverte saker. Se screenshot for ulike søkemuligheter. Ønsker man å vurdere en sak på nytt kan man klikke på Förnya granskning. Rapporten vil ha havne tilbake i innboksen til LRSK. 6.3.5 Lage en sjeldenhetsrapport på vegne av observatør Som hovedregel skal observatørene selv skrive rapporter på sjeldne fugler i artsobs. Det kan likevel i enkelte tilfeller være behov for at LRSK oppretter en rapport på en sjeldenhet på vegne av observatøren(e). Eksempler kan være hvis observatør sender inn en rapport som word-fil på mail eller hvis observatør av ulike årsaker ikke kan/ønsker å lage rapport på et funn hvor det allerede er lagt inn bilde til en observasjon. Observatørene må oppfordres/veiledes til å bruke rapporteringsfunksjonen før LRSK gjør jobben for dem. I noen tilfeller må LRSK likevel gjøre denne jobben for å forenkle videre behandling av funn for 29
LRSK/NSKF og for å sikre at funnstatistikken blir mest mulig komplett. For å opprette en rapport på vegne av rapportør gjør man følgende: Bruk funksjonen Vis funn som beskrevet i kap. 5.2, men etter at søkeparametre er angitt velger man Administrer funn (ikke Rrk-admin som beskrevet i kap. 5.2). Man får da opp et skjermbilde som likner dette eksempelet (har her søkt opp egretthegre i Rogaland i 2011): For å opprette en rapport for en valgt observasjon klikker man på dette ikonet. Man får da opp en boks som vist under. Her klikker man på navnet til den observatøren man ønsker å skrive rapporten på vegne av. Merk at for sammenslåtte funn vil LRSK også ligge som et valg, man kan da om ønskelig velge LRSK som rapportør. Etter at man har valgt en observatør klikker man på knappen Gå til Trinn 1 i det nye vinduet som kommer opp. I neste vindu fyller man ut nødvendig info og klikker på knapp under Funnbeskrivelse (Trinn 2). Under Trinn 2 fyller man ut de feltene som er aktuelle. Hvis man har mottatt en beskrivelse som word-fil eller lignende kan man klippe og lime inn fra denne. Imidlertid vil det være tilstrekkelig å laste opp mottatte fil(er) under Last opp filer / Angi referanser (Trinn 3) nest nederst i rapportskjemaet. Her kan man laste opp bilder og evt. andre filer som er sendt inn. Merk imidlertid at word og pdf-filer først må pakkes som.zip eller.rar før de kan lastes opp. Følg deretter instruksjoner for å se gjennom rapport og sende denne. For rapporter som skal videresendes til NSKF må man følge instruksjoner gitt i kap. 6.3.1. Rapporter som skal vurderes av LRSK behandles som angitt i kap. 6.3.2. 30
7 Skrive LRSK-rapporten Rapportmodulen i artsobs er ikke pakket helt ut enda. Det medfører at mulighetene for sortering og automatisk rapportskriving er delvis begrenset. Det er likevel fullt mulig å benytte seg av denne modulen allerede nå. Kommentarene til LRSK-rapporten skrives inn i Fuglerapport. For å åpne Fuglerapport se kap. 5.1. Artskommentaren for hver enkelt art skrives rett inn i feltet vist i screenshot under. Ansvarlig for tekst velges i rullegardin og status for kommentar settes. Til hjelp for rapportskriving finnes det noen ulike visninger gitt som knapper under kommentarfeltet, se rød innringing. Histogram viser forekomsten gjennom året fordelt på 7-dagers perioder. Observasjoner viser alle observasjoner av arten. Kommentarer viser artskommentarene fra tidligere år/lrsk-rapporter. Tekst ifølge status viser alle funn som har LRSK-status Godkjent av LRSK - skal publiseres, Kan publiseres nasjonalt ifl. LRSK og Godkjent av NSKF, ref. kap. 5.1. Man kan dermed kopiere funndetaljene for disse funnene rett inn i rapporten. Tekst ifølge rapporteringsliste viser alle funn som oppfyller kriteriene i Rapporteringsmalen. Funnstatistikk viser funnstatistikk fra aktuelt fylke, ref. kap. 2.1. Rapporteringsliste viser rapporteringsmalen for valgt art. Artsliste tar deg tilbake til oversikten for valgt år. 31
Etter at man har skrevet inn kommentarer på alle artene som skal være med i LRSK-rapporten kan disse hentes rett ut (cut & paste) fra artsobs ved å velge aktuelt år fra listen vist i screenshot under. 32