Saksframlegg styret i DA Saksbehandler: Gunnar Kvitsand Arkiv: Arkivsaksnr.: 17/1711-3 Fremtidig organisering av regnskap- og lønnsfunksjonene i domstolene Anbefaling om valg av organiseringsalternativ Vedlegg: Rapport 1.0 Organisering av regnskap og lønn - anbefaling organiseringsalternativ, 31. august (KMD) Retningslinjer for lokalisering av statlege arbeidsplassar og statleg tenesteproduksjon (KMD) Veileder til Retningslinjer for lokalisering av statlige arbeidsplasser og statlig tjenesteproduksjon Direktørens sakssammendrag: I saken behandles prosjektets anbefaling om valg av organiseringsalternativ, hovedmål 1 (Fase 1) jf. vedlagt rapport. Det redegjøres for- og foreslås oppgaver som prosjektet skal arbeide videre med i fase 2, som medfører presiseringer i prosjektets mandat. Direktøren kommer tilbake til styret i desember med en vedtakssak om endelig beslutning om fremtidig organisering av regnskap- og lønnsfunksjonene i domstolene, som inkluderer tilknytningsform, lokalisering og omstilling. Vedtaksgrunnlaget skal være forhandlet med arbeidstakerorganisasjonene. Saksopplysninger Bakgrunn Prosjektet Organisering av regnskap og lønn ble nedsatt etter vedtak i styret 11. desember 2017 (vedtakssak 17/086). Prosjektet er en videreføringen av mulighetsstudien (29.8.17) Fremtidig organisering av regnskapsfunksjonen i domstolene. Prosjektets oppdrag var å utrede videre alternativene 4 og 5 fra Mulighetsstudien:
Alternativ 4: Regionalt nivå, sammenslåtte lagdømmer (3 enheter) Alternativ 5: Landsdekkende nivå (en enhet) Prosjektets to hovedmål, jf. mandat: 1. Gjennom anbefaling gi grunnlag for beslutning av valg mellom de to gjenværende organiseringsalternativene av regnskap- og lønnsfunksjonen i domstolene. 2. Gjennom anbefaling gi grunnlag for beslutning om hvordan den valgte regnskap- og lønnsorganisering skal innføres. I saken behandles prosjektets anbefaling om valg av organiseringsalternativ, hovedmål 1 (Fase 1) jf. vedlagt rapport. Det redegjøres for- og foreslås oppgaver som prosjektet skal arbeide videre med i fase 2, som medfører presiseringer i prosjektets mandat. Anbefaling om valg av organiseringsalternativ Prosjektets arbeidsgruppe har gjennomført den videre utredningen av Regionalternativet (3 enheter) og alternativet Landsdekkende nivå (1 enhet). Utredningen bygger på datagrunnlag fra Mulighetsstudien, supplert med besøk hos Skatteetaten og Kriminalomsorgen for erfaringsinnhenting om tilsvarende organiseringsendringer (samling av oppgaver) på samme fagområder. Som metodisk grunnlag for å vurdere og skille de to gjenværende alternativene er det utarbeidet et stort antall vurderingskriterier, strukturert i fem temaer. Det er iht. metodebeskrivebeskrivelsen som fremkommer i kapittel 4 i vedlagt rapport, foretatt en systematisk kvalitativ vurdering av hvert av vurderingskriteriene og for hvert av temaene. Anbefalingen Alternativet Landsdekkende nivå (1 enhet) er vurdert som bedre enn alternativet Regionalt nivå med 3 enheter, når det gjelder evnen til å sikre framtidige lønns- og regnskapsleveranser i samsvar med brukerbehov og krav (tema A), ressursbehov (tema B), og ledelse og styring av regnskapsfunksjonene (tema C). Regionalt nivå med 3 enheter er vurdert å være noe bedre enn det Landsdekkende nivå 1 enhet når det gjelder ivaretakelse og innplassering av dagens medarbeidere (tema D) og gjennomføringsrisiko (tema E). Samlet sett viser utredningen at alternativet Landsdekkende nivå (1 enhet) fremstår som det beste av de to gjenværende alternativene. Arbeidsgruppens konklusjon er derfor at det Landsdekkende nivå (1 enhet) anbefales valgt og prioritert i videre planlegging. 2
24.8.18 Styringsgruppens behandling av anbefalingen Styringsgruppeleder J.O. Berget anbefalte at styringsgruppen støtter arbeidsgruppens anbefaling om å organisere regnskap- og lønnsfunksjonene i domstolene i en enhet landsdekkende nivå. Styringsgruppemedlemmene J.O. Berget, Aarrestad (DnD) og K. Berget støtter forslaget. Anderson (Parat) og Nilsen (NTL) ønsket ikke å ta stilling til foreslått anbefaling. 19.9.18 Samarbeidsrådet for domstolene Samarbeidsrådet ble i møte 6.6.18 informert om status i arbeidet med prosjektets hovedmål 1 anbefaling om valg av organiseringsalternativ. Det ble orientert om datagrunnlaget og vurderingskriterier/tema som utredningen bygger på. I Samarbeidsrådets møte 19.9.18 gis det en orientering om prosjektets anbefaling og direktørens innstilling til styremøte 24.9. I tillegg vil det gis en orientering om prosjektets arbeid i fase 2. Forslag om tilslutning Arbeid i prosjektets fase 2 I vedlagt rapport kapittel 7 Føringer for Fase 2, fremgår hva prosjektet skal arbeide med i fase 2. Arbeidet omfatter blant annet: Tilknytningsform. Vurdere og anbefale hvordan valgt organiseringsalternativ skal innplasseres innenfor rammen av Domstolene i Norge, alternativer (i utgangspunktet): o o Underlagt en domstol Underlagt DA Lokalisering. Utrede alternativer for- og anbefale lokalisering av valgt organiseringsalternativ. Retningslinjer for utredning om lokalisering I utgangspunktet legges til grunn at vedlagte (28.11.2014, KMD) Retningslinjer for lokalisering av statlege arbeidsplassar og statleg tenesteproduksjon gjelder for denne utredningen om lokalisering på bakgrunn av retningslinjenes pkt. 4. Virkeområde: 3
Retningslinjene gjelder for statsforvaltinga, forvaltingsvirksomheter. Retningslinjene gjelder ved omlokalisering av virksomheter og oppgaver som følge av bl.a. strukturendringer og rasjonalisering. Vedtak om lokalisering Jf. retningslinjenes pkt. 3 avsnitt 3 er det fagdepartementet som gjør endelig vedtak om lokalisering av underliggende virksomheter som er omfattet av retningslinjene. Jf. retningslinjenes pkt. 3 avsnitt 4 skal vurderinger av lokaliseringsalternativ sendes KMD før endelig avgjørelse tas. KMD skal gis en rimelig frist på å avklare og gi tilbakemelding om vurderingene oppfyller kravene i retningslinjene. Krav til vurdering av lokalisering Følgende krav stilles til vurderingen som skal ligge til grunn ved valg av lokalisering, jf. retningslinjenes pkt. 5: - (5.1) Minst tre lokaliseringsalternativ skal vurderes, unntak fra dette skal grunngis. - (5.1) Ved omlokalisering og endring i oppgaver som følge av strukturendringer og rasjonalisering, skal mulighetene i eksisterende struktur vurderes. - (5.2) ved vurdering av alternativer skal følgende legges til grunn: o Vilkår for lokalisering o Formålet med lokaliseringspolitikken o Kostnadseffektivitet og effektiv oppgaveløying - (5.3) Det skal redegjøres for konsekvenser for arbeidsmarkeder som mister statlige arbeidsplasser. DA utreder lokalisering I vedlagte (11.5.2018, KMD) Veileder til Retningslinjer for lokalisering av statlige arbeidsplasser og statlig tjenesteproduksjon pkt. 1, omtaler at det er fagdepartement eller en underordnet virksomhet som utfører utredningen (utreder). I dialogmøte 21.8.18 med JD/SIA informerte DA om prosjektet og den kommende vurderingen av lokalisering. JD og DA er omforent om at DA er utreder i denne sammenheng. Omstilling. Ytterligere avklare arbeidsrettslige forhold og ivaretakelse av medarbeidere ved omstilling. I utgangspunktet legges til grunn at valg av organiseringsalternativ og tilknytningsform er innenfor DAs (arbeidsgiver, instansens) myndighetsområde, og er avgjørelser som det skal forhandles om med arbeidstakerorganisasjonene (HA 19). 4
Forslag om endring i prosjektets mandat Det foreslås at tilknytningsform og lokalisering utredes av prosjektet, og at det innarbeides nødvendige presiseringer i prosjektets mandat for å tydeliggjøre dette. Forslag med hensyn til omstilling Valg av organiseringsalternativ, tilknytningsform og (endelig) lokalisering vil være avgjørende for hvordan prosessene frem mot- og omstillingen kan gjennomføres. Det foreslås at omstilling med eventuelle forhandlinger underveis i prosessen ivaretas utenfor prosjektet. Denne prosessen vil vedvare etter endelige vedtak og frem til etter innføringstidspunkt. Direktørens innstilling: Direktøren kommer tilbake til styret i desember med en vedtakssak om endelig beslutning om fremtidig organisering av regnskap- og lønnsfunksjonene i domstolene, som inkluderer tilknytningsform, lokalisering og omstilling. Vedtaksgrunnlaget skal være forhandlet med arbeidstakerorganisasjonene. 14.09.2018 Sven Marius Urke direktør Jann Ola Berget avdelingsdirektør 5