BÆRUM KOMMUNE RÅDMANNEN Dato: Arkivkode: Bilag nr: Arkivsak ID: J.post ID: 30.05.2018 18/11814 18/101465 Saksbehandler: Kjell-Are Hansen Saksansvarlig: Gunvor Erdal Behandlingsutvalg Møtedato Politisk saksnr. Utvalg for samarbeid 06.06.2018 026/18 Hovedutvalg for bistand og omsorg 06.06.2018 066/18 Hovedutvalg for barn og unge 05.06.2018 076/18 Hovedutvalg for miljø, idrett og kultur 07.06.2018 055/18 Formannskapet 12.06.2018 123/18 Sykefraværsoppfølging - utfordringer og muligheter Hovedutvalg for miljø, idrett og kultur-07.06.2018-055/18 Vedtak: Hovedutvalg for bistand og omsorg-06.06.2018-066/18 Utvalg for samarbeid-06.06.2018-026/18 Hovedutvalg for barn og unge-05.06.2018-076/18 Rådmannens forslag til vedtak:
SAKEN I KORTE TREKK Tidligere behandling Sak Analyse av sykefraværsstatistikken ble behandlet i Utvalg for samarbeid 13.12.2017 sak 047/17 Sak Status sykefravær 1. halvår 2017 ble behandlet i Utvalg for samarbeid 13.9.2017, sak 027/17, i Hovedutvalg for miljø, idrett og kultur 14.9.2017 sak 074/17, i Hovedutvalg for bistand og omsorg 11.10.2017 sak 093/17, i Hovedutvalg for barn og unge 10.10.2017 sak 085/17 og i Formannskapet 17.10.2017 sak 196/17. Strategier og tiltak i sykefraværsarbeidet status 1. halvår 2016, utvalg for samarbeid sak 043/16, Kommunestyret 111/16 Strategier og tiltak i sykefraværsarbeidet status 1. halvår 2015, utvalg for samarbeid sak 042/15, Kommunestyret 101/15 Strategier og tiltak for å nå Kommunestyrets vedtatte mål om 1 prosentpoeng reduksjon i sykefraværet, utvalg for samarbeid 039/13, Kommunestyret 021/14 Formål og bakgrunn Sykefravær er en betydelig utfordring for Bærum kommune. Tross de mange tiltak som er gjennomført for å redusere sykefraværet steg det totale fraværet fra 7,15 prosent i 2016 til 7,49 prosent i 2017 som er 0,49 prosentpoeng over målet. Også tallene for 2018 ligger over målsetningen. I kommunen arbeides det med mange tiltak både for å nå målet på 7 prosent og holde det der. Rådmannen vil med denne saken belyse utfordringer med sykefraværet i kommunen og muligheter for å redusere fraværet. Redegjørelse Føringer for arbeid med sykefravær er omtalt i Arbeidsgiverstrategi mot 2035, Handlingsprogram 2018 2021 og i sak om analyse av sykefraværsstatistikken i Utvalg for samarbeid 13. desember 2017. I de gjeldende strategiene for sykefraværsarbeid er det beskrevet 17 ulike tiltak for sykefraværsarbeid i kommunen. Arbeidsgiverstrategien mot 2035 Bærum kommune har utarbeidet egne strategier for å redusere sykefravær. Dette krever en styrket innsats, med mange ulike tilnærminger. Ett av tiltakene å iverksette minimum 10 ledernettverk for læring og større helhetsforståelse for ansvar, handlingsrom og rolle i sykefraværsarbeidet. Videre er det tiltak for ytterligere satsning på nærledelse og videreføring og styrking av satsningen på individuell oppfølging av langtidssykemeldte og ansatte med hyppig korttidsfravær. Handlingsprogram 2018 2021 Sykefraværet skal være ikke være høyere enn syv prosent i 2018. Sak om analyse av sykefraværsstatistikken, 2017 Sentrale momenter i å iverksette aktuelle felles tiltak er å styrke lederne i oppfølgingen av sykefravær innenfor det handlingsrommet leder har og skape trygghet i dette arbeidet. Videre legges det vekt på tett og tidlig oppfølging av sykmeldte, både korttidsfravær og de komplekse, krevende og ofte langvarige tilfellene.
Sykefraværsstrategiene Status for strategiene og tiltakene er vedlagt saken. Sykefraværsstatistikken Sykefraværsstatistikken for de tre første månedene i 2018 viser at det totale sykefraværet er 9,68 prosent, noe som er ca 0,5 prosentenheter høyere enn tilsvarende periode 2017. Sykefraværet varierer mellom enhetene, og det er Oppvekst barnehage og Pleie og omsorg som peker seg ut med høyest sykefravær. I Oppvekst barnehage er sykefraværet de tre første månedene i 2018 11,3 prosent, en økning fra 2017 på 0,4 prosentenheter. I Pleie og omsorg er det en nedgang fra 11,3 prosent i 2017 til 10,8 prosent i 2018. Rådmannen vil peke på at det fra slutten av 2017 ble innført digitale sykemeldinger fra NAV. Tallene hittil indikerer at legemeldt fravær tidligere kan ha vært underrapportert slik at tallene ikke nødvendigvis er sammenlignbare med tidligere å. Tallene som nå rapporteres vil ha en bedre datakvalitet enn tidligere. Fig 1 Totalt sykefravær i prosent, januar mars 2017 og 2018 Fig2 Totalt sykefravær i prosent, januar mars 2017 og 2018 (foreløpige tall for mars 2018) for Pleie og omsorg og Oppvekst barnehage Sykefravær Oppvekst barnehage Langtidsfraværet i barnehagene skyldes i hovedsak muskel- og skjelettplager og lettere psykiske plager. Når det gjelder korttidsfravær så er det litt vanskeligere å si noe spesifikt. Utviklingen i sykefraværet i barnehagene viser at det som er gjort til nå ikke har gitt de ønskede resultatene. På bakgrunn av dette har Oppvekst barnehage iverksatt tiltak for å redusere sykefraværet:
Sykefravær er tema på personalmøtene. Oppfølging av korttidsfraværet etter retningslinjene. Bedriftshelsetjenesten har arbeidet med hyppig korttidsfravær i utvalgte barnehager. Sterkere fokus på sykefravær på tjenesteledermøtene i år der temaene blant annet er: Fraværsmønster, trender, variasjon i fraværstall mellom barnehager. Utfordringer i den enkelte barnehage. Læringsarena: Beste praksis hva gjør de barnehagene/lederne som lykkes? Kunnskapsheving: Casearbeid, veiledning fra sentrale enheter, om rettigheter og plikter som IA-bedrift Hvordan lykkes med tilrettelegging? I tillegg: oppfølging av den enkelte tjenesteleder mht sykefraværsarbeid. Sykefravær i Pleie og omsorg Langtidsfraværet i Pleie og omsorg skyldes blant annet en økning av ulike helseutfordringer som alvorlig sykdom og fysiske skader som ikke er arbeidsrelatert. Noe av korttidsfraværet skyldes luftveisinfeksjoner, influensa og magevirus. Det er sesongvariasjoner i sykefraværet, det er spesielt høyt i begynnelsen og mot slutten av året. Det er positivt å se at sykefraværet i pleie og omsorg ser ut til gå nedover. Pleie og omsorg forsterker innsatsen for å redusere sykefraværet med blant annet: Tydelig og tett oppfølging fra ledere, ved blant annet få egenmeldte og sykmeldte raskere inn til oppfølgingssamtale. Resultatet er en tydelig bedring i korttidsfraværet. Sykefravær er fast punkt på agendaen i personalmøter og medbestemmelsesmøter, noe det er gitt svært gode tilbakemeldinger på. Systematisk og tett oppfølging av medarbeidere. Spesielt fokus er det på de mer komplekse tilfellene. Det gjennomføres oppfølgingssamtaler med ansatte som har hyppig fravær (fire fravær eller mer i løpet av 12 måneder). Det gjennomføres samtaler også med ansatte som ikke har/har lite fravær. Bistand fra HR-enheten og Bedriftshelsetjenesten. På ledersamlinger er erfaringsdeling på agendaen, blant annet fra et arbeid som er gjort i sykehjemsetaten i Oslo kommune og som har gitt svært gode resultater. Resultatene ble oppnådd gjennom sterkt fokus på ledelse nærledelse, og tett oppfølging av sykefraværstilfeller. Denne modellen vurderes brukt i Pleie og omsorg. NAV Bærum tester ut et opplegg hvor de flytter sine rådgiver ut til to bo- og behandlingssentre for å kunne gi råd og veiledning ved oppfølging av sykemeldte. Dette er foreløpig i en startfase.
Pleie og omsorg har engasjert en ekstraressurs ut august 2018 for å styrke lederstøtten i form av veiledning/coaching der det er behov. Rutiner og verktøy for sykefraværsarbeidet Bærum kommune har verktøy og rutiner for sykefraværsarbeidet, men kunnskapen og bruken varierer blant lederne. Det gjelder både kommunens interne rutiner og støtte samt de virkemidlene og støtteordningene kommunen får tilgang til gjennom NAV og NAV Arbeidslivssenter. For å sikre dette igangsettes ledernettverk som skal bidra til konsistent praksis og kompetanseheving samt kultur- og holdningsendringer. Faktorer/forhold som har effekt på sykefraværet Forskningsstiftelsen Fafo har i forbindelse med satsingen «IA-ledelse 2.0 NED med sykefraværet» utarbeidet en rapport om sykefraværsarbeidet i kommunesektoren. Der pekes det blant annet på at årsakene til arbeidsrelatert sykefravær i hovedsak knyttes til ledelse, organisatoriske forhold, holdninger, arbeidsforhold og manglende mestring. Sykefravær knyttes særlig til muskel- og skjelettlidelser og psykiske lidelser. Rapporten peker videre på at enkelttiltak alene har liten effekt, men at det som vil ha varig effekt er å tenke helhetlig og langsiktig i sykefraværsarbeidet, og det handler om innsatser knyttet til ledelse, kompetanseheving og kultur- og holdningsendringer. Opplevelse av mestring kan påvirke nærvær og vår medarbeiderundersøkelse 10-faktor som gjennomføres annethvert år inneholder viktige faktorer som kan være nyttig å få kunnskap om i sykefraværs- og nærværsarbeidet, blant annet mestringsorientert ledelse og medarbeiderskap forhold som er viktig for å kunne redusere sykefravær. Hva sykefraværsarbeidet fremover skal basere seg på Rådmannen vil i sykefraværsarbeidet fremover prioritere og vektlegge tiltak og strategier som ut fra teori og erfaring vil gi positiv og varig effekt. Arbeidet vil basere seg på to delprosjekter om sykefravær som ble gjennomført i 2017. Disse konkluderte med at det er behov for å styrke ledernes kunnskap om hvilket handlingsrom man har i sykefraværsarbeidet og skape større trygghet i praktiseringen av dette arbeidet. På bakgrunn av det har Rådmannen har i sitt medbestemmelsesmøte besluttet følgende: Det etableres ledernettverk på tvers ut fra modellen som er testet ut i prosjektet. Det utarbeides en prosedyrehåndbok i oppfølging av sykefravær. Det utvikles et e-læringsopplegg som alle ledere skal gjennomføre (obligatorisk). Tema sykefravær settes opp på personalmøter minimum 4 ganger per år, og i MBM minimum hvert halvår. Oppfølging av sykmeldte i tre trinn: 1) Tilretteleggingstiltak på tjenestested med mål om å gå tilbake til opprinnelig stilling om det er aktuelt. 2) Hvis det ikke er aktuelt, avklaring av arbeidsmuligheter innen kommunalsjefområdet. 3) Dersom det ikke finnes relevant stilling i kommunalsjefområdet, avklaring av arbeidsmuligheter i hele kommunen. Det vurderes å etablere en overordnet «stillingsbank» hvor stillinger meldes før de kan lyses ut eksternt. Opprette et utvalg «omstillingsutvalg» med mandat om å finne ledig stilling til de som har en rettighet og som er ferdig avklart. Det vurderes om det kan etableres en «Attføringspott» i forbindelse med HP-2019-2022. Etter maksdato kan det gis inntil tre måneders «avklaringspermisjon» av gangen på bakgrunn av helse. Vilkår for «avklaringspermisjon» er at den sykmeldte er innvilget avklaringspenger fra NAV eller er gradert ufør gjennom kommunens forsikringsordning.
Tettere oppfølging av hyppig korttidsfravær, dvs 4 fraværstilfeller av 3 dagers varighet eller mer, og/eller 12 enkeltstående dager. Rådmannen planlegger en informasjonskampanje i løpet av høsten som skal synliggjøre hvilke nye rutiner som gjelder og som skal styrke oppmerksomheten rettet mot nærværs og sykefraværsarbeidet fremover. Hvordan lykkes i arbeidet med sykefravær? Noen erfaringer fra tjenesten Hva er det som gjør at noen avdelinger lykkes i sitt sykefraværsarbeid? Hvordan kan arbeidet med kultur, miljø og ledelse ha effekt på sykefraværet? Kan disse innsiktene og erfaringene overføres til andre deler av kommunen? I Pleie og omsorg er det tre eksempler på avdelinger som gjennomfører systematisk oppfølging av sykefravær med svært gode resultater, dvs en betydelig nedgang i fraværet. Fig 3 Prosentvis nedgang i sykefraværet i tre avdelinger i Pleie og omsorg Det er også god økonomi i den positive utviklingen i sykefraværet, overtidskostnadene er kraftig redusert. Felles for disse avdelingene er at personalgruppene de har ansvar for er store opptil ca 80 personer og det er mange medarbeidere som jobber i små stillinger og ofte til tider leder ikke er tilstede. Resultatene viser en jevn nedadgående tendens. Arbeidsplassen er en arena der man møter utfordringer mht samspill med andre mennesker og arbeidsoppgaver, utfordringer som direkte eller indirekte kan ha en innvirkning på sykefravær og motsatt. Det er ikke gjort mye forskning på hva man blir eksponert for i arbeidet som kan ha effekt på sykefraværet (helsemessige plager holdt utenfor). Likevel ser vi her et sammenfall mellom grep de aktuelle lederne har gjort og nedgangen i sykefraværet, og det handler om faktorer som leders rolle, prioritering, kulturelle forhold, medarbeiderskap og dialog: Arbeidet med sykefravær må gis høyeste prioritet. Grundig kartlegging og analyse av fravær og fraværsmønster må ligge til grunn for å kunne iverksette riktige tiltak. Leder har en nøkkelrolle i å få til gode resultater og resultatene skapes i samhandling med medarbeiderne. Stikkord er involvering av medarbeiderne og utøving av lederrollen på en klok, bestemt og omsorgsfull måte. Å utøve lederskapet gjennom åpenhet, tydelighet nærledelse å være tett på og involvering av medarbeiderne. Det er ting som kan tyde på at kulturelle faktorer kan ha en sammenheng med fraværsnivået. Å bli sett og oppleve seg som viktig i arbeidsmiljøet kan bidra til å heve terskelen for om/når man velger å la seg sykmelde. For å holde fraværet på riktig nivå krever et kontinuerlig arbeid fra leders side, ikke skippertak.
Prioritering av det forebyggende arbeidet og rask igangsetting av oppfølgingsarbeidet i tett dialog med medarbeider og gjerne også sykmelder. Kontakt med sykmelder er viktig. Normalt baseres sykmelders beslutning om sykmeldingsgrad og lengden på sykmeldingen hovedsakelig på informasjon fra pasienten om kravene som stilles i jobben og om arbeidsevne. Arbeidsgivers informasjon om tilsvarende er i mange tilfeller viktig for å få til en riktig tilrettelegging. I dialog med medarbeiderne ble det satt mål for sykefravær og etablert og iverksatt nye rutiner for sykefraværsarbeidet samtidig som det ble jobbet med ansvar, motivasjon og eierskap. Sykefravær ble satt er tema på personalmøter der alle inviteres til å være delaktig i å inspirere og utfordre hverandre. Samarbeid med NAV Forutsetninger som må innfris for å lykkes er at lederen må føle seg kunnskapsmessig trygg på lover, regler og rutiner samt trygg i selve lederrollen. Innsatsen har gitt resultater. Sykefraværsperiodene har blitt kortere, frekvensen på fravær har gått ned. Medarbeiderne blir sett og opplever seg viktig i arbeidsmiljøet «det er ikke bare å erstatte meg». Solid innsats, tålmodighet, tydelighet, omtanke, nærledelse, klare og forståtte rutiner, tett oppfølging av sykmeldte og god dialog med NAV er viktige innsatsfaktorer for de resultater som er oppnådd. Oppsummering I sykefraværsarbeidet legger rådmannen vekt på å møte ledelsesutfordringen. Det er gjennom ledelse, spesielt nærledelse at resultater oppnås. Det tas i dag mange initiativer i organisasjonen og det er mange aktører involvert i sykefraværsarbeidet og tiltakene kan oppleves som konkurrerende og overlappende. Det er viktig at arbeidet bygger på en felles kultur og konsistent praksis. For å lykkes og sikre at tjenestestedene og de sentrale støtteenhetene drar nytte av hverandre og at det er kontinuitet i arbeidet, må dette arbeidet koordineres sterkere. Kunnskap om regler og rutiner for sykefraværsarbeid gir forutsigbarhet for ledere og medarbeidere. Regler og rutiner blir endret/oppdatert iht beslutningen tatt i rådmannens medbestemmelsesmøte. Flere ledernettverk på tvers av kommunalsjefområdene vil bli igangsatt. Effekten vil være mer kunnskap om regler og rutiner og trygghet i praktiseringen av disse, tettere samarbeid, helhetlig og konsistent praksis, kontinuitet og langsiktighet. Dette vil også ansvarliggjøre medarbeiderne. Vedlegg: Status strategi og tiltak - vedlegg til sak om sykefravær mai2018 4017338 Behandlingen i møtet 07.06.2018 Hovedutvalg for miljø, idrett og kultur
Votering: Rådmannens forslag ble enstemmig vedtatt. Hovedutvalg for miljø, idrett og kultur-07.06.2018-055/18: Vedtak: Behandlingen i møtet 06.06.2018 Hovedutvalg for bistand og omsorg Votering: Enstemmig tatt til orientering. Hovedutvalg for bistand og omsorg-06.06.2018-066/18: Behandlingen i møtet 06.06.2018 Utvalg for samarbeid Votering: Rådmannens forslag ble enstemmig vedtatt. Utvalg for samarbeid-06.06.2018-026/18: Behandlingen i møtet 05.06.2018 Hovedutvalg for barn og unge Votering: Rådmannens forslag ble enstemmig vedtatt. Hovedutvalg for barn og unge-05.06.2018-076/18: