Årsberetning 2009 Felles Studentsystem

Årsberetning 2009 Felles Studentsystem

1

Årsberetning 2009 INNHOLDSFORTEGNELSE GENERELT... 4 DRIFTSORGANISASJON... 8 REGNSKAP FOR 2009... 16 STATUSRAPPORT ARBEIDSOPPGAVER... 22 ADRESSER TIL INSTITUSJONER SOM BRUKER FS... 28 2

3

KAPITTEL 1 GENERELT INNLEDNING Utviklingen av FS Felles Studentsystem startet i 1994 som et samarbeidsprosjekt mellom de fire universitetene, NLH (nå UMB) og NHH. I 1996/1997 ble systemet tatt i bruk av disse institusjonene. Fram til 1998 ble systemet videreutviklet med tanke på at det også skulle dekke behovene til høgskolene. I 1999 var det åtte statlige høgskoler som tok FS i bruk, og siden har det kommet til flere høgskoler. I 2008 hadde de høgskolene som brukte M-STAS, en dialog seg i mellom om overgang til FS. På dette tidspunktet regnet en med at dersom flere høgskoler gikk over fra M-STAS til FS, ville grunnlaget for å holde M-STAS i live, falle bort. Prosessen førte til at flere høgskoler meldte overgang til FS. I løpet av 2009 har 16 nye høgskoler tatt i bruk FS. De fleste brukte M-STAS tidligere, men noen private høgskoler hadde egne systemer. Overgangen var en utfordrende oppgave for Samarbeidstiltaket FS. Det ble satt i gang 16 prosjekter med prosjektledere fra FS brukerstøttestab. I tillegg var det en overordnet prosjektleder. Fire utviklere deltok i konverteringsarbeidet. Institusjonene hadde egne interne prosjekter. Styret ser på denne prosessen som meget vellykket og profesjonelt utført. Ni nye høgskoler har meldt overgang til FS i løpet av 2010, fem på våren og fire på høsten. I løpet av 2010 vil dermed alle statlige høgskoler bruke FS. I tillegg er systemet nå i bruk ved flere private høgskoler. BI er den største høgskolen som ikke bruker FS, de bruker et amerikansk system, Banner. Det er tre mindre institusjoner som er med i Samordna Opptak, og som foreløpig ikke har meldt overgang til FS. I praksis betyr dette at FS er det eneste studieadministrative systemet i Norge. Dette bør utnyttes til å få et tettere og bedre samarbeid med mange institusjoner, som Kunnskapsdepartementet, Samordna Opptak, NSD med flere. Dette gir mange muligheter for standardisering og påvirkning i ulike sammenhenger. I forbindelse med at antall institusjoner som benytter FS, har blitt så stort, har det vært nødvendig å se på hvordan organiseringen av brukersiden er. Den tidligere arbeidsgruppen med deltakere fra 4

hver institusjon er lagt ned. Det er opprettet en planleggingsgruppe med ca 10 deltakere og et brukerforum der alle institusjonene kan delta. Denne nye organiseringen gir institusjonene mulighet til å delta med flere representanter på brukerforum, som for øvrig ble godt mottatt. Funksjonelt dekker FS i dag det vi mener et studieadministrativt system skal dekke. Samarbeid med andre nordiske land innen utvikling av studieadministrative systemer viser at vi i Norge utvikler systemet kostnadseffektivt, det vil si til en lav pris og med omfattende funksjonalitet. FS dekker et større funksjonsområde enn tilsvarende systemer i de andre nordiske landene. Videreutvikling av FS er i hovedsak basert på nye krav i ytre rammebetingelser, kommunikasjon med andre systemer, rapportering og forbedringer av eksisterende funksjonalitet. 5

Nye høgskoler Følgende institusjoner har gått over til å bruke FS i løpet av 2009: Høgskolen i Telemark Høgskolen i Nesna Norges Informasjonsteknologiske Høgskole Norsk Jernbaneskole Politihøgskolen Høgskolen i Nord-Trøndelag Høgskolen i Bodø Høgskolen i Vestfold Høgskolen i Akershus Høgskolen i Finnmark Høgskolen i Narvik Høgskolen i Harstad Diakonhjemmet Høgskole Misjonshøgskolen Lovisenberg diakonale høgskole Høyskolen Diakonova Følgende institusjoner vil gå over i løpet av 2010: Høgskolen i Molde Høgskulen i Sogn og Fjordane Høgskolen i Ålesund Norges Veterinærhøgskole Samisk høgskole Kunsthøgskolen i Oslo Betanien diakonale høgskole Haraldsplass diakonale høgskole NLA Høgskolen 6

Strategi for FS 2009 til 2013 Styret har gjennom året arbeidet med og vedtatt strategi for FS for femårsperioden 2009 til 2013. Strategien beskriver satsingsområder for Samarbeidstiltaket FS i denne perioden. Strategien oppsummeres i ti strategimål og omfatter både endringer i systemet FS og endringer i organisasjonsform og arbeidsrutiner. Se eget strategidokument. Systemet FS Ved oppstarten i 1996/1997 besto FS av en saksbehandlerapplikasjon (FS-kjernen) og en selvbetjeningsapplikasjon for studenter for semesterregistrering. Systemet har vokst til i dag å bestå av følgende komponenter: FS saksbehandlerapplikasjon (FS-kjernen) Studentweb Søknadsweb (for studieprogram som ikke dekkes av NOM) Etterutdanningsweb LIST (ledelsesinformasjon og statistikk) WebService Fagpersonweb EPN (Emne på nett) Et viktig arbeid i 2009 har vært omskriving av web-applikasjoner til nytt verktøy (JBOSS Seam). En annen større jobb har vært arbeidet med tilpassning av FS for VPD, som effektiviserer drift av FS vesentlig. Dette er av stor betydning med det antall høyskoler som nå bruker FS. Det har også vært arbeidet med å overta EpN fra NTNU. En nærmere gjennomgang av utførte oppgaver i 2009 er gitt i kapittel 4 i dette notatet. 7

KAPITTEL 2 ORGANISASJON GENERELT Samarbeidstiltaket FS ble opprettet 3.3.1999 etter mønster av 1.4 i lov om universiteter og høgskoler. FS er administrativt tilknyttet Universitetet i Oslo. Samarbeidstiltaket har eget styre som ikke er underlagt UiOs styringsordninger. Styret har fem faste medlemmer og er oppnevnt av årsmøtet. Alle medlemsinstitusjoner deltar på årsmøtet med én representant, men med en stemmevekt som tilsvarer institusjonens økonomiske forpliktelse i tiltaket. Som en følge av at antall medlemsinstitusjoner har økt fra 25 til 40 i løpet av 2009, var ikke lenger organisering av samarbeidstiltaket, med en arbeidsgruppe med én representant fra hver av institusjonene, hensiktsmessig. I juni 2009 ble Den nasjonale arbeidsgruppen (Arbeidsgruppen) nedlagt og erstattet av Planleggingsgruppen, Kontaktlisten og Brukerforum. I 2009 ble det opprettet to nye ekspertgrupper, én for studentutveksling og én for rapportering, slik at ved overgangen til 2010 er det ni slike grupper. 8

ÅRSMØTET Årsmøtet ble avholdt 28. januar 2009. Årsmøtet godkjente årsberetning og regnskap for 2008, samt budsjett for 2009. Samarbeidets vedtekter ble endret i henhold til forslag fra styret. Da både leder og nestleder for styret sluttet i sine stillinger innen UH-sektoren i 2009 ble det avholdt et ekstraordinært årsmøte per e-post med svarfrist 2. oktober 2009. Valgkomiteens forslag til sammensetning av styret for resten av perioden til 31.12.2010 ble vedtatt. 9

STYRET Sittende styre er valgt for en periode på tre år (2008 2010). Styret hadde ved inngangen av 2009 følgende medlemmer: Leder: Administrerende direktør Nils Dugstad, UMB Nestleder: Høgskoledirektør Ann Elisabeth Wedø, HiST Styremedlem: Avdelingsdirektør Heidrun Hole, HiO Styremedlem: Utdanningsdirektør Christen Soleim, UiB Styremedlem: Studiesjef Kjetil Solvik, NMH Vararepresentanter var: 1. varamedlem: Seksjonssjef Knut Veium, NTNU 2. varamedlem: Økonomidirektør Seunn Smith-Tønnessen, UiA 3. varamedlem: Studiedirektør Beth Linde, HiØ Etter ekstraordinært årsmøte pr. 2. oktober 2009 er styret satt sammen som følger: Leder: Utdanningsdirektør Christen Soleim, Universitetet i Bergen Nestleder: Avdelingsdirektør Heidrun Hole, Høgskolen i Oslo Styremedlem: Studiesjef Kjetil Solvik, Norges Musikkhøgskole Styremedlem: Seksjonssjef Knut Veium, NTNU Styremedlem: Ass. universitetsdirektør Seunn Smith-Tønnessen, Universitetet i Agder 1. varamedlem: Studiedirektør Beth Linde, Høgskolen i Østfold 2. varamedlem: Studiedirektør Monica Bakken, Universitetet i Oslo Første varamedlem møter fast på styremøtene. Det har vært avholdt fem styremøter i 2009. Styret har jobbet med følgende saker i 2009: Oppfølging av arbeidsoppgaver i FS i henhold til plan Oppfølging av arbeidet med overgang til FS for nye høgskoler Samarbeidstiltaket FS og organisering av samarbeid med medlemsinstitusjonene Strategi for FS for årene 2009 til 2013 Forberedelse til årsmøtet 2009 Avtale mellom Samarbeidstiltaket FS og USIT Referat fra styremøtene sendes Arbeidsgruppen/Planleggingsgruppen til orientering. 10

DEN NASJONALE ARBEIDSGRUPPEN OG PLANLEGGINGSGRUPPEN Det er avholdt to møter i Arbeidsgruppen. Med 16 nye FS-institusjoner i 2009 ble det 40 medlemmer i Arbeidsgruppen, dette er i fleste laget for en effektiv arbeidsgruppe: Det ble foreslått å nedlegge Arbeidsgruppen og erstatte dennes funksjoner gjennom Planleggingsgruppen, Brukerforum og Kontaktlisten. På det siste møtet i Arbeidsgruppen, den 9.-10. juni, ble Arbeidsgruppen formelt nedlagt. Planleggingsgruppen Planleggingsgruppen ble opprettet som en delvis erstatning for Arbeidsgruppen. Planleggingsgruppen skal: - Delta i planlegging av faglig innhold til Brukerforum. - Vurdere saker som ikke hører hjemme i en ekspertgruppe, eventuelt foreslå å opprette ekspertgruppe ved behov. - Være en rådgiver for Daglig leder i beslutninger Det er avholdt to møter i planleggingsgruppen i 2009 Kontaktlisten Kontaktlisten er en liste med én navngitt kontaktperson fra hver institusjon og en felles e- postadresse. Kontaktpersonen skal koordinere mellom Samarbeidstiltaket FS og egen institusjon og sørge for forankring av FS i egen institusjon. Kontaktpersonen benyttes til høringer og andre henvendelser som angår FS ved institusjonen Brukerforum Brukerforum arrangeres som to dagers seminarer, to ganger i året. Her vil det bli presentert nyheter i FS og andre FS-relaterte temaer. Alle institusjonene er med i Brukerforum med en eller flere representanter. Målet med Brukerforum er å skape en arena for temaer som har med FS og studieadministrasjon å gjøre, knytte kontakter og utveksle erfaringer. Første Brukerforum ble arrangert 17. 18. november 2009 med ca. 100 påmeldte. 11

EKSPERTGRUPPENE Med opprettelsen av to nye ekspertgrupper i 2009, rapportering og studentutveksling, er det nå ni ekspertgrupper: Godkjenningsgruppen arbeider med innspill til videreutvikling og forbedring av godkjenningsmodulen. I løpet av 2009 ble det laget oversikt over hva modulen skal dekke og hva slags saker som skal registreres i denne. Det er også beskrevet hvilken informasjon som skal registreres for ekstern utdanning. Det er avholdt tre møter i godkjenningsgruppen i 2009. Studentutvekslingsgruppen arbeider med å avdekke nødvendig funksjonalitet for utvekslingsstudenter gjennom å diskutere behov og eventuelle løsninger. Det er gjennomført en aktivitetsdekomponering for studentutveksling og dermed laget en beskrivelse av aktivitetene modulen skal dekke. Det er avholdt fire møter i 2009. Arkivgruppens mål er å avklare riktig og hensiktsmessig lagring som dekker Riksarkivets krav og gjeldende lovverk. Det er videre et mål å få en god integrasjon mellom FS og ephorte. Gruppen skal videre fastsette felles rutiner for hva som skal i ephorte og hva som skal i FS, se på en mulig integrasjon mellom ephorte og FS vurdere overgang til elektroniske studentmapper og finne en løsning for å støtte effektiv saksbehandling, uavhengig av system. Det er avholdt tre møter i 2009. Rapporteringsgruppen skal følge opp endringer i rapportering til eksterne aktører, hjelpe til med å spesifisere endringer i FS vedrørende rapportering og bidra til rutinebeskrivelser. Det er avholdt to møter i 2009. I Etterutdanningsgruppen gjennomgås Etter- og videreutdanningsmodulen med tanke på videreutvikling og forbedring. Det er avholdt ett møte i 2009. Doktorgradsgruppen gjennomgår doktorgradsmodulen med tanke på videreutvikling og forbedring av denne. Gruppen vil fokusere sitt arbeide på fremdriftsrapportering og det årlige doktorgradsseminaret. Det er avholdt ett møte i 2009. LISTgruppen skal definere rapporter til bruk for ledelsesinformasjon. Det er ikke avholdt møter i 2009. Det er planlagt å få i gang denne gruppen igjen i 2010. Studentwebgruppen har fast to møter i året hvor en går gjennom og prioriterer innkomne ønsker om endringer til neste versjon av StudentWeb. 12

Søknadswebgruppen har fast to møter i året hvor en går gjennom og prioriterer innkomne ønsker om endringer til neste versjon av SøknadsWeb. FS-SEKRETARIATET I 2009 har tre personer jobbet i FS-sekretariatet med i nærmere 2,5 årsverk 1 (3562 timer). Andora Sjøgren var daglig leder for FS til ny daglig leder, Julie Myhre Barkenæs tiltrådte i stillingen 1. april. Det har vært en viss dublering av timer for opplæring av ny leder. Ny leder har i løpet av året overtatt arbeidsoppgavene etter tidligere daglige leder. Arbeidsoppgavene for sekretariatet har blant annet bestått av: - Sekretariat for styret - Leder av Arbeidsgruppen og deretter Planleggingsgruppen - Leder av ekspertgruppene Studentutveksling og Arkiv - Sekretariat for Arbeidsgruppen, Planleggingsgruppen og ekspertgruppene (Doktorgrad, Etterutdanning, Studentweb, Søknadsweb, Godkjenning, Studentutveksling, Arkiv og Rapportering) - Kontakt med KD, NSD, SSB, SO, Lånekassa, leverandører av systemer som trenger data med mer fra FS. - Rådgiver overfor KD - Ansvarlig for spesifikasjon av ny funksjonalitet - Ansvar for felleskoder - Overta drift av Emneplanlegging på nett (EpN). - Kontakt med nye høgskoler som ønsker å ta i bruk FS - Arrangere seminar for nøkkelpersoner innen studieadministrative systemer fra Sverige, Finland, Danmark og Norge. - Arrangere Brukerforum - Prosjektansvar for nye høgskoler 1 Et FS-årsverk er 1500 timer 13

UTVIKLINGSGRUPPEN Leder for gruppen er senioringeniør Geir Vangen. Utviklingsgruppen har bestått av 16,9 årsverk. Det ble budsjettert med 25300 timer til videreutvikling, vedlikehold og brukerstøtte. Alle ressursene kjøpes av USIT. Totalt har utviklingsgruppen utført 25623 timer. 14

15

KAPITTEL 3 REGNSKAP FOR 2009 INNTEKTER OG UTGIFTER Oversikt over hva institusjonene har betalt til Samarbeidstiltaket FS i 2009. INNBETALT Institusjon Sum 2009 Sum 2008 NTNU 1 500 000 1 624 000 Univ. for miljø- og biovitenskap 351 000 366 000 Universitetet i Agder 808 000 894 000 Universitetet i Bergen 1 240 000 1 396 000 Universitetet i Oslo 1 870 000 2 148 000 Universitetet i Stavanger 801 000 800 000 Universitetet i Tromsø 843 000 697 000 Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo 125 000 125 000 Norges Handelshøyskole 342 000 328 000 Norges Idrettshøgskole 182 000 213 000 Norges Musikkhøgskole 131 000 129 000 Høgskolen i Akershus 219 000 Høgskolen i Bergen 690 000 721 000 Høgskolen i Bodø 256 000 Høgskolen i Buskerud 374 000 363 000 Høgskolen i Finnmark 128 000 Høgskolen i Gjøvik 265 000 261 000 Høgskolen i Harstad 104 000 Høgskolen i Hedmark 613 000 662 000 Høgskolen i Lillehammer 430 000 444 000 Høgskolen i Narvik 89 000 Høgskolen i Nesna 177 000 Høgskolen i Nord-Trøndelag 263 000 Høgskolen i Oslo 1 112 000 1 202 000 Høgskolen i Sør-Trøndelag 722 000 784 000 Høgskolen i Telemark 607 000 16

Høgskolen i Tromsø 365 000 Høgskolen i Vestfold 236 000 Høgskolen i Østfold 467 000 493 000 Høgskolen Stord/Haugesund 332 000 355 000 Høgskulen i Volda 349 000 368 000 Kunsthøgskolen i Bergen 125 000 125 000 Norsk jernbaneskole 125 000 Politihøgskolen 194 000 Sum statlige institusjoner 16 070 000 14 863 000 Campus Kristiania 170 000 165 000 Det teologiske menighetsfakultet 157 000 162 000 Diakonhjemmet høyskole 142 000 Høgskolen Diakonova 62 000 Lovisenberg Diakonale Høgskole 72 000 Misjonshøgskolen 62 000 Norges Informasjonstekn. Høgskole 62 000 Sum private institusjoner 727 000 327 000 TOTALT 16 797 000 15 190 000 17

UTGIFTER Budsjett Regnskap Sekretariat Vedlikehold Videreutvikling Nye høgskoler Balanse Delsum kjøp av timer Kjøp av 2 årsverk fra USIT til FS-sekretariat 3000/3562 timer (a kr. 600) Kjøp av personell fra USIT til vedlikehold av FS 6950/7737 timer (a kr. 600) Kjøp av personell fra USIT for å holde bestillingskurs 200/66 timer (a kr. 600) Kjøp av personell fra USIT til videreutvikling av FS, 8600 (timer a kr. 600) Kjøp av personell fra USIT til nye høgskoler 9750 timer a kr. 600 Overført USITs timeregnskap 885 timer (a kr. 600) 167 timer (100 000 feilbudsjetterte på kurs) 200 timer (120 000 fra mindreforbruk på andre kostnader)= 518 timer (a kr. 600) 1 800 000 2 137 200 4 170 000 4 642 200 100 000 39 600 5 160 000 5 778 600 5 850 000 4 913 400-311 000 17 080 000 17 200 000 Reiser og bevertning på kurs/møter 300 000 271 964 Andre utgifter Leie av infrastruktur - USIT, kr 40 000/årsverk, 19,5 årsverk 780 000 780 000 Kjøp av tjenester fra NTNU - EPN 200 000 383 100 Konsulentbruk 400 000 113 124 Konferansedeltakelse og kompetanseoppbygging 400 000 337 124 Reiser sekretariat/kurs 200 000 289 736 Bevertning på møter og kurs 100 000 178 138 Seminarer 100 000 Ekstra datautstyr, programvare, linjeleie 100 000 106 814 Delsum andre kostnader 2 580 000 2 460 000 SUM UTGIFTER 19 660 000 19 660 000 Det er et merforbruk av timer på i alt 885 timer, tilsvarer kr. 531 000. Det er funnet en feil i budsjett for 2009, kr. 100 000 for bestillingskurs. Det er et mindreforbruk på andre utgifter på kr. 120 000. Merforbruk av timer er ført mot mindreforbruk av andre utgifter og feilen i budsjettet. 18

INNTEKTER Budsjett Regnskap Bidrag fra KD til sekretariatet 1 800 000 1 800 000 Betaling fra institusjonene for vedlikehold og videreutvikling av FS 13 999 000 13 999 000 Inntekter fra nye høgskoler 2 861 000 2 798 500 Midler fra Uninett for utvikling av VPD 900 000 150 000 Inntekter fra kurs institusjonene selv betaler for 100 000 49 000 Utestående fordringer for utvikling av VPD 0 750 000 Inntektstap, overført til 2010 113 500 SUM INNTEKTER 19 660 000 19 660 000 Avvik mellom budsjett og regnskap skyldes mindre inntekter fra betalingskurs samt redusert årsavgift for en høgskole. Kr 750.000 i inntekter fra Uninett for utvikling av VPD utbetales i takt med at tilsvarende gevinst er utløst av underleverandøren for drift. 19

TIMEREGNSKAP Budsjettert Utført Sekretariat, antall timer 3 000 3 562 Vedlikehold og videreutvikling, antall timer 6 950 7 803 Utvikling, antall timer 8600 9 631 Nye høgskoler 9750 8 189 Timer sekretariat, dekket inn av mindreforbruk 0-200 Timer inndekket av feilbudsettert til kurs 100 000-167 Timer overført timeregnskap USIT 0-518 SUM TIMER 28 300 28 300 Et årsverk er i budsjett og regnskap i FS satt til 1 500 timer. De resterende timer i et årsverk er beregnet brukt til andre oppgaver ved USIT, egenutvikling, deltakelse på konferanser og så videre. Timeregnskapet justeres over flere år. Ved årsskiftet 2005/2006 ble antall overførte timer justert ned til null. I 2006 og 2007 var det et overforbruk av timer på henholdsvis 343 og 1703 timer. I 2008 var det et underforbruk av 918 timer slik at vi dermed hadde et underskudd igjen på 1128 timer (det vil si USIT har levert 1128 timer for mye i løpet av disse 3 årene). I 2009 har USIT levert 885 timer for mye, hvorav det er budsjettdekning for 367 timer. De resterende 518 timene er overført USITs timeregnskap slik at status på timeregnskapet er at Samarbeidstiltaket FS har et underskudd på 1813 timer (USIT har levert 1813 timer for mye.) Sekretariatet har egentlig utført 3562 timer, men 200 timer er dekket inn av mindreforbruk på andre kostnader. Oversikt over utvikling av timeregnskap etter at det ble justert ned til null ved årsskiftet 2005/2006: Årsskifte: 2005/2006 2006/2007 2007/2008 2008/2009 2009/2010 Differanse budsjett og regnskap 0 343 1703-918 518 Akkumulerte timer 0 343 2046 1128 1646 20

21

KAPITTEL 4 STATUSRAPPORT ARBEIDSOPPGAVER ARBEIDSOPPGAVER Dette kapittelet gir en oversikt over hvilke arbeidsoppgaver som er utført i 2009 når det gjelder vedlikehold og videreutvikling av FS. Det sammenlignes med oppgaver skissert i arbeidsplanen for 2009. Det ble planlagt utført 25300 timer til utviklingsarbeidet, og det er utført 25623 timer. Planlagte og reelle timer har fordelt seg slik: Timeforbruk FS 2009 Arbeidsoppgaver - budsjettert og utført AKTIVITETSNAVN PLANLAGTE TIMER I 2009 UTFØRTE TIMER I 2009 Vedlikeholdsoppgaver Driftsoppgaver 4 500 4 296 Brukerstøtte 2 250 3 441 Bestillingskurs 200 66 Sum vedlikeholdsoppgaver 6 950 7 803 Nye høgskoler Brukerstøtte 5 000 4 624 Konvertering 3 000 2 165 VPD-løsning 1 000 1 018 Prosjektleder nye høgskoler 750 382 Sum nye høgskoler 9 750 8 189 22

Videreutviklingsoppgaver Webutvikling/arkitektur 3 750 3 694 WebService 750 861 Videreutvikling på spesielle områder 500 145 StudentWeb/SøknadsWeb 750 983 Fagpersonweb 200 160 Etterutdanningsmodul inkl. EVU-web 200 193 Ledelsesinformasjon 2 250 3 069 Restrukturering av eksamensmodulen 0 97 Emneplanlegging på Nett 200 429 Sum videreutviklingsoppgaver 8 600 9 631 TOTALT 25 300 25 623 DRIFTSOPPGAVER Utførte oppgaver i 2009: Klientverktøyet Powerbuilder 11.5 er satt i produksjon, med støtte for Windows Vista. Klienten kan nå også kjøres på 64bit plattform. Innloggingstjenesten Moria 4 (Feide) er implementert i webapplikasjonene for FS, og FS er nå den største brukeren av denne tjenesten. Det er arbeidet mye med VPD (Virtual Private Database) i 2009 for å gi en databaseplattform der flere institusjoner kan benytte felles database. Dette gir mange driftsfordeler, og på sikt lavere driftsutgifter for institusjonene. VPD skal etter planen produksjonssettes i 2010. Lånekasserapporteringen er utvidet med rapportering av studieprogram, noe som erstatter den tidligere manuelle innberetningen av studietilbud fra den enkelte institusjon. Det er utført mange endringer i rapporteringen til DBH, blant annet med overgang til individbasert rapportering for registrerte studenter. Høsten 2009 startet arbeidet med sammenslåing av rapportering til DBH og SSB. 23

FS har i 2009 fortsatt deltakelse i europeisk standardiseringsarbeid, og er med i ekspertgruppen som lager ELM-standarden innenfor CEN. Denne standarden omhandler studentmobilitet, og utkast til standard er levert høsten 2009. I november 2009 startet et nytt prosjekt Mobility Project i regi av RS3G (EUNIS), som har som mål å skape systemer for utveksling av studentdata i forbindelse med studentutveksling. Dette gjelder utvekslingsavtaler, nominasjoner, learning agreements og resultater. FS deltar i prosjektet og leder arkitekturarbeidet. Det ble våren 2009 gitt noe støtte til UiT og HiTø i forbindelse med sammenslåingen av institusjonene. Det er ellers utført en del forbedringer og utvidelser i FS-klienten i 2009, noe mindre enn i tidligere år pga arbeidet med nye høgskoler. Aktiviteten har vært gjennomført i henhold til planen med noe færre timer enn budsjettert. BRUKERSTØTTE Jobben i brukerstøttegruppa har i 2009 vært sterkt preget av innføringen av nye høgskoler. Det har derfor vært lite kapasitet til å arbeide med dokumentasjonen, men dette var også i følge planen. Det har vært avholdt ett seminar: Doktorgradsseminar i Oslo mai Følgende kurs er avholdt: Opptak NOM Opptak lokalt med søknadsweb Betaling Det ble holdt fem bestillingskurs i 2009. Det er medgått nesten 1200 timer mer enn planlagt til brukerstøtte. Det er avholdt færre betalingskurs enn budsjettert. NYE HØGSKOLER 16 institusjoner tok i bruk FS i 2009, og de fleste gjorde dette i følge planen. Det er lagt inn store ressurser på planlegging, brukerstøtte, kurs og konvertering i forbindelse med denne overgangen. Timeforbruket har likevel vært mindre enn budsjettert, nærmere 400 færre på planlegging, brukerstøtte og kurs og over 800 færre timer på konvertering. Arbeidet med de fem institusjonene som skal i gang i mars 2010 er startet. 24

Aktiviteten har i hovedsak vært gjennomført i henhold til planen. Igangsetting for NITH ble om lag tre måneder forsinket pga krav til endringer i betalingsmodulen (regnskapsprinsippet) for å kunne ta i bruk FS. Jernbaneskolen ble ca 5 måneder forsinket da de måtte bli medlem av Uninett for å kunne bli driftet av Uninett FAS, noe som medførte arbeid helt ned på kablingsnivå. For øvrige institusjoner har overgangen stort sett gått i følge planen. WEBUTVIKLING I 2008 ble JBoss Seam valgt som nytt verktøy for webapplikasjoner for FS, og det ble samme år gjennomført et pilotprosjekt med verktøyet. Tidlig i 2009 ble fagpersonweb i hovedsak ferdigstilt, men ikke fullført før sent i 2009. Omskriving av Søknadsweb ble startet høsten 2009, og ferdigstilt i 2009. Nytt prosjekt for omskriving av EVU-web startet oktober 2009, og ferdigstilling planlegges før sommeren 2010. Arbeidet innenfor aktiviteten omfatter også mye opplæring av utviklerne i bruk av det nye verktøyet. Aktiviteten er noe forsinket pga mannskapssituasjonen. Søknadsweb ble ferdig om lag fire måneder etter planen, og fagpersonweb om lag 10 måneder etter planen. Arbeidet med FSkonnektorer måtte prioriteres foran produksjonssetting av fagpersonweb. Søknadsweb ble utviklet i hovedsak i følge planen, men det har tatt lengre tid å få opp test- og produksjonsmiljø enn planlagt. Aktiviteten økes med 1 person fra januar 2010. WEBSERVICE (FSWS) WebService er en tjeneste for å overføre data mellom systemene. Våren 2009 gjennomførte Uninett FAS et prosjekt i sektoren for å få laget integrasjon mot FS fra brukeradministrasjonssystemer FS-konnektorer. Arbeidet innenfor FS har vært å lage WebService som har tilfredstilt disse konnektorene, med import og eksport av data om studier, studenter og fagpersoner. Tjenesten ble produksjonssatt våren 2009, og det har vært en del oppdateringer/forbedringer av denne etter hvert som nye institusjoner har tatt den i bruk høsten 2009. FSWS ble flyttet fra Oracle Application Server (OAS) til JBoss server i 2009 for å få samme driftsmiljø for FSWS som for de nye webapplikasjonene. Dette forenkler driften av tjenesten vesentlig. Aktiviteten er gjennomført med noe større innsats, 100 timer mer, enn planlagt. 25

ARBEID INNENFOR SPESIELLE OMRÅDER: Opptak Kunnskapsløftet er implementert og opptaket har gått relativt greit. Ny rutine i FS for automatisk saksbehandling ble laget i 2009, og sparer flere årsverk for sektoren. Betalingsmodulen Betalingsmodulen: Det er i 2009 innført funksjonalitet for regnskapsprinsippet, noe som medfører at institusjonene kan velge mellom å kjøre etter kontakt- eller regnskapsprinsippet ved kontering fra FS. For statlig sektor vil det fortsatt kjøres etter kontaktprinsippet da inntekten først bokføres når betalingen er gjort, og det er først da studenten får varen. Det er også innført mulighet for flerfirmaløsning i betalingsmodulen. Det har ikke vært kapasitet til å arbeide med nettbetaling og elektronisk faktura. Utenlandske søkere Ekspertgruppen for utveksling har startet analysering av behandling av utenlandske søkere. Arbeidet fortsetter i 2010. Aktiviteten har delvis vært gjennomført i henhold til plan, men det har ikke vært kapasitet til å arbeide med løsning for nettbetaling og elektronisk faktura. Innføring av regnskapsprinsippet i betalingsmodulen var ikke planlagt for 2009 og har krevd en del ekstra ressurser. Dette er oppgaver som ikke hadde høyeste prioritet i 2009. STUDENTWEB/SØKNADSWEB For Studentweb og Søknadsweb er det to ekspertgrupper som foretar prioritering av oppgaver som skal utføres innenfor disse applikasjonene, basert på innspill fra institusjonene. De fleste prioriterte oppgaver er gjennomført innenfor begge applikasjoner. Innen studentweb gjenstår det noen prioriterte oppgaver som vil bli tatt inn i prosjektet for omskriving til JBoss Seam. Dette gjelder delmelding til vurdering, generell bestillingsfunksjonalitet og programavhengige registreringsfrister. Søknadsweb er omskrevet til JBoss Seam, og eksisterende gammel søknadsweb vil ikke lengre bli vedlikeholdt. Aktiviteten har vært gjennomført med i overkant av 200 timer mer enn budsjettert. 26

FAGPERSONWEB Omskrevet til JBoss Seam i 2008, testet våren 2009 og ferdigstilt sent i 2009. Se aktivitet Webutvikling. ETTERUTDANNINGSMODUL MED EVU-WEB Kun mindre endringer og vedlikehold har vært gjort innenfor eksisterende EVU-web. Aktiviteten har vært gjennomført i henhold til planen. LIST Arbeidet med konvertering av eksamensmodul til vurderingsmodul ble avsluttet i april. Dette tok lenger tid enn planlagt og har forskjøvet andre planlagte arbeidsoppgaver. Arbeidsbøkene i LIST er tilpasset ny struktur. Karakterer fra videregående skole er tatt inn i datavarehus og ligger klar til utrulling for lærestedene. Vitnemål fra videregående skole blir ferdigstilt ved utgangen av 2009. Dette vil gi nye muligheter for å analysere sammenhengen mellom nivået i videregående skole og studentens prestasjoner i høyere utdanning. Høsten 2009 ble det igangsatt et større arbeid med omstrukturering av utviklings-, test og produksjonsmiljø. Aktiviteten har vært gjennomført med flere timer enn planlagt, arbeidet med konvertering av eksamensmodul til vurderingsmodul har tatt mer tid enn forutsatt. EMNEPLANLEGGING PÅ NETT EPN EpN er en applikasjon for å planlegge emneporteføljen for neste studieår, og er koblet mot FS med import- og eksportgrensesnitt. Applikasjonen er utviklet ved NTNU, men er fra 2009 en del av FS. Utviklingen av EpN ble overtatt av FS-utviklingsgruppe i 2009, og satt i drift ved USIT i oktober 2009. NTNU og UiT er i produksjon på ny plattform. UiS er pilot på tjenesten som ny institusjon, og danner grunnlag for igangsetting for flere institusjoner. Tjenesten vil tilbys alle institusjoner i løpet av våren 2010. Aktiviteten har tatt mer enn dobbelt så mange timer som planlagt. 27

KAPITTEL 5 ADRESSER TIL INSTITUSJONER SOM BRUKER FS Norges Teknisk-Naturvitenskapelige universitet 7491 Trondheim Telefon: 73 59 50 00 Telefaks: 73 59 53 10 E-post: postmottak@adm.ntnu.no http://www.ntnu.no/ Universitetet i Agder Gimlemoen Serviceboks 422, 4604 Kristiansand Telefon: 38 14 10 00 Telefaks: 38 14 10 01 E-post: postmottak@uia.no http://www.uia.no/ Universitetet i Oslo Problemveien P.b. 1072 Blindern, 0316 OSLO Telefon: 22 85 50 50 Telefaks: 22 85 43 74 E-post: postmottak@admin.uio.no http://www.uio.no/ Universitetet i Tromsø 9037 Tromsø Telefon: 77 64 40 00 Telefaks: 77 64 49 00 E-post: postmottak@uit.no http://ws.uit.no/ Norges Handelshøyskole Helleveien 30 5045 BERGEN Telefon: 55 95 90 00 Telefaks: 55 95 91 00 E-post: nhh.postmottak@nhh.no http://www.nhh.no/ Norges Musikkhøgskole Universitetet for miljø- og biovitenskap Postboks 5003, 1432 Ås Telefon: 64 94 75 00 Telefaks: 64 94 75 05 E-post: postmottak@umb.no http://www.umb.no/ Universitetet i Bergen Postboks 7800, 5020 Bergen Telefon: 55 58 00 00 Telefaks: 55 58 96 43 E-post: post@uib.no http://www.uib.no/ Universitetet i Stavanger 4036 Stavanger Telefon: 51 83 10 00 Telefaks: 51 83 10 50 E-post: post@uis.no http://www.uis.no/ Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo Maridalsveien 29 P.b. 6768 St. Olavs plass, 0130 OSLO Telefon: 22 99 70 00 Telefaks: 22 99 71 90 E-post: postmottak@aho.no http://www.aho.no/ Norges idrettshøgskole Sognsveien 220 Postboks 4014 Ullevål Stadion 0806 OSLO Telefon: 23 26 20 00 Telefaks: 22 23 42 20 E-post: postmottak@nih.no http://www.nih.no/ Høgskolen i Bergen 28