Innkalling til samarbeidstiltakets årsmøte

Transkript

1 Postadresse: Felles studentsystem USIT, Universitetet i Oslo Postboks 1086, Blindern 0316 Oslo Telefon: , Telefax: [email protected] Innkalling FS ND/AFS Til: Universitetsdirektør/Høgskoledirektør ved Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Universitetet for miljø- og biovitenskap Universitetet i Agder Universitetet i Bergen Universitetet i Oslo Universitetet i Stavanger Universitetet i Tromsø Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo Norges Handelshøyskole Norges Idrettshøgskole Norges Musikkhøgskole Høgskolen i Bergen Høgskolen i Buskerud Høgskolen i Gjøvik Høgskolen i Hedmark Høgskolen i Lillehammer Høgskolen i Oslo Høgskolen Stord/Haugesund Høgskolen i Sør-Trøndelag Høgskolen i Tromsø Høgskolen i Østfold Høgskulen i Volda Kunsthøgskolen i Bergen Campus Kristiania Det teologiske menighetsfakultet Innkalling til samarbeidstiltakets årsmøte Tid: Mandag 28. januar 2008 kl Sted: Møterom 8. etg., USIT, Universitetet i Oslo, Forskningsveien 3b inngang vest.

2 Inputdokumenter Sak 2 FS Årsberetning 2007 og regnskap for 2007 Sak 2 FS Godkjenning av årsberetning og regnskap 2007, forslag til vedtak Sak 3 FS Forslag til budsjett 2008 Sak 3 FS Arbeidsoppgaver for 2008 Sak 3 FS Godkjenning av budsjett 2008, forslag til vedtak Sak 4 FS-08-xxx Valgkomiteens forslag til styre for perioden Sak 4 FS Godkjenning av styre for perioden , forslag til vedtak Sak 6 FS Notat om arbeidet med samarbeidsavtalen Sak 6 FS Samarbeidsavtalen versjon vedtektsdel Sak 6 FS Samarbeidsavtalen versjon avtaledel Sak 6 FS Godkjenning av endringer i samarbeidsavtalen vedtektsdel, forslag til vedtak Sak 6 FS Godkjenning av endringer i samarbeidsavtalen avtaledel, forslag til vedtak Dagsorden 1. Konstituering av årsmøtet 2. Godkjenning av årsberetning og regnskap for 2007 (FS , FS ) 3. Godkjenning av budsjett for 2008 (FS , FS , FS ) 4. Valg av styre for FS for perioden (FS-08-xxx, FS ) 5. Valg av valgkomité for perioden Samarbeidsavtalen - Innledning (FS ) - Samarbeidsavtalen, vedtektsdel versjon , (FS ) - Godkjenning av samarbeidsavtalen vedtektsdel, forslag til vedtak (FS ) - Samarbeidsavtalen, avtaledel versjon , (FS ) - Godkjenning av samarbeidsavtalen avtaledel, forslag til vedtak (FS ) Oslo, 11. januar 2008 Nils Dugstad (sign) Leder av styret for FS Andora Sjøgren (sign) Daglig leder

3 Årsberetning 2007 Felles Studentsystem USIT, FS

4 2

5 Innholdsfortegnelse INNLEDNING 3 DRIFTSORGANISASJON 6 REGNSKAP FOR STATUSRAPPORT ARBEIDSOPPGAVER 15

6 2

7 Kapittel 1 Innledning Utviklingen av FS Felles Studentsystem startet i 1994 som et samarbeidsprosjekt mellom de fire universitetene, NLH (nå UMB) og NHH. I 1996/1997 ble systemet tatt i bruk av disse institusjonene. FS besto på dette tidspunkt av en saksbehandlerapplikasjon (FS-kjernen) og en selvbetjeningsapplikasjon for studenter for semesterregistrering. I dag benyttes FS ved 25 institusjoner, blant annet alle de 7 universitetene. Ca 80 % av alle studenter i høyere utdanning i Norge er representert i FS. Systemet har vokst fra i starten å være en saksbehandlerklient og en studentapplikasjon til å bestå av følgende komponenter: FS saksbehandlerapplikasjon (FS-kjernen) Studentweb Søknadsweb (for studieprogram som ikke dekkes av NOM) EVU-web LIST (ledelsesinformasjon og statistikk) WebService Faglærerweb (ikke satt i produksjon) I løpet av 2008 vil nok en komponent bli innført, nemlig EpN (Emneplanlegging på Nett). 3

8 En kort oversikt over hva som er satt i produksjon av ny funksjonalitet i FS i løpet av 2007 (hovedresultater): Nyutviklet StudentWeb En ny StudentWeb utviklet som et resultat av endringer med Kvalitetsreformen, er tatt i bruk av de fleste institusjonene. Siste frist for å gå over til ny studentweb, er i forbindelse med overgang til FS 6.2 (mars 2008). En web-applikasjon for etter- og videreutdanning EVU-web for påmelding til etter - og videreutdanningskurs ble levert i produksjonsklar versjon i Fokus i 2008 blir videreutvikling med utvidet funksjonalitet. WebService-tjeneste WebService er en standard for utveksling av data mellom systemer. Arkitekturen for webservice i FS kom på plass i løpet av året, og en del tjenester er på plass. Blant annet kan data til utdanning.no leveres fra FS webservice. Flere tjenester vil komme på plass i løpet av Som et resultat av innføringen av mappeevaluering i Kvalitetsreformen, og fordi en del ønsket funksjonalitet var vanskelig å innføre i den tidligere strukturen, er eksamensmodulen omstrukturert og omskrevet. Arbeidet nærmer seg nå slutten. Den nye vurderingsmodulen vil bli satt i produksjon i mars Eksamensmodulen i FS er den mest sentrale modulen i FS, og den må fungere riktig. Forberedelsene til å skrive om modulen har pågått i flere år. Og i 2007 ble det fart på arbeidet. Dette var en av de høyest prioriterte oppgavene dette året. Ved utgangen av 2007 er ny datamodell utviklet, alle skjermbilder er laget, triggere (forretningsregler) er implementert i basen, og en del rapporter er utviklet. Arbeidet med tilpassing av studentweben og LIST er 4

9 begynt. Modulen har vært presentert for superbrukere på et seminar. Den nye eksamensmodulen skal settes i produksjon i mars En annen høyt prioritert oppgave i 2007 har vært vurderingen av utviklingsverktøy for webapplikasjoner. Det verktøy som i dag benyttes, WebObjects (WO), vil i fremtiden ikke bli støttet for våre aktuelle plattformer. Flere verktøy har derfor vært vurdert for den videre utviklingen. Et valg vil bli tatt tidlig i En nærmere gjennomgang av utførte oppgaver i 2007 er gitt i kapittel 4 i dette notatet. Styret for FS var oppnevnt for en periode fra og med år 2005 til og med år På grunn av sykdom og pensjonering, måtte styret suppleres med flere medlemmer det siste året. Valgkomiteen oppnevnte nye medlemmer og universitetsdirektør Nils Dugstad som leder. Dette styret har brukt mange av møtene til å gå gjennom avtaler og se på hvordan samarbeidstiltaket fungerer i praksis. Det har vært lagt spesiell vekt på de avtaler som finnes. Dette har vært en nyttig gjennomgang også fordi nye øyne har sett på hvordan samarbeidet fungerer. Som et resultat av denne gjennomgangen legger styret frem for årsmøtet forslag til endring av samarbeidsavtalen mellom institusjonene i samarbeidet. Styret for FS la i januar 2007 fram forslag for årsmøtet om endring av den nøkkel som brukes for å fordele utgiftene i samarbeidstiltaket mellom institusjonene. Årsmøtet sendte saken tilbake til styret for en ny behandling. Styret har på møter diskutert bakgrunnen og konsekvensene av å endre på fordelingsnøkkelen, og har kommet til at saken ikke følges opp. 5

10 Kapittel 2 Driftsorganisasjon ble FS-Drift opprettet som et samarbeidstiltak etter mønster av 1.4 i lov om universiteter og høgskoler. FS er administrativt tilknyttet Universitetet i Oslo. Samarbeidstiltaket har eget styre som ikke er underlagt UiO's styringsordninger. Styret har 5 faste medlemmer oppnevnt av årsmøtet. Alle medlemsinstitusjoner deltar på årsmøtet med én representant, men med en stemmevekt som tilsvarer institusjonens økonomiske forpliktelse i tiltaket. Det er i tillegg oppnevnt en arbeidsgruppe som består av én representant fra hver av institusjonene. I 2002 ble det utarbeidet et mandat for denne gruppen. Under denne gruppen er det nå også opprettet 5 spesialgrupper. Disse gruppene skal være midlertidige. Styret er av den formening at organiseringen av FS fungerer bra. Arbeidsgruppen har imidlertid diskutert funksjon og organisering av gruppen både på grunn av størrelsen som en følge av at flere institusjoner bruker FS, og på grunn av at det er opprettet spesialgrupper under arbeidsgruppen. Deltakerne i arbeidsgruppen er av den oppfatning at møtene i gruppen er viktige både for utveksling av informasjon og erfaringer og for å kunne påvirke utviklingen av FS. Siden mange av sakene som tidligere ble diskutert i arbeidsgruppen, nå diskuteres i spesialgruppene, er antall møter fra og med 2006 redusert til tre 2-dagers møter mot tidligere fem 2-dagers møter. 6

11 Årsmøtet Årsmøtet avholdt sitt møte 29. januar Årsmøtet godkjente årsberetning og regnskap for 2006 samt budsjett for I tillegg ble styret for FS supplert med deltakere, og ny styreleder ble valgt. Styret Sittende styre velges for en periode på 3 år. På grunn av stort frafall av styremedlemmer, måtte det velges en ny styreleder samt 2 nye styremedlemmer for det siste året av inneværende 3-års periode. Det har vært avholdt 5 møter i Styret har bestått av følgende medlemmer: Administrerende direktør Nils Dugstad, UMB (leder) Kontorsjef Heidrun Hole, HiO (nestleder) Styremedlem: Studiedirektør Monica Bakken, Universitetet i Oslo Styremedlem: Kst. studiedirektør Hilde Skeie, NTNU Styremedlem: Studiesjef Kjetil Solvik, Norges Musikkhøgskole Vararepresentanter har vært: Første varamedlem: Utdanningsdirektør Kari Lorentz, Høgskolen i Bergen Andre varamedlem: Økonomidirektør Seunn Smith-Tønnessen, Høgskolen i Agder Tredje varamedlem: Utdanningsdirektør Mette Myrmell Torrissen, Universitetet i Bergen Første varamedlem møter fast på styremøtene. Styret har jobbet med følgende saker i 2007: Avklaring av styrets rolle og mandat Oppfølging av arbeidsoppgaver i FS i henhold til plan Forberedelse til årsmøtet 2008 Fordelingsnøkkelen fordeling av utgifter til FS mellom institusjonene Avtale mellom Samarbeidstiltaket FS og USIT Referat fra styremøtene blir sendt til arbeidsgruppen til orientering. 7

12 Arbeidsgruppen Det er avholdt tre 2-dagers møter i gruppen i Gruppen består av en representant fra hver institusjon. Denne gruppen avgjør mange av de spørsmål som løpende kommer opp. Referat fra møtene blir lagt fram for styret. I tillegg til å bringe institusjonenes innspill fram for arbeidsgruppen, fungerer også denne gruppen som et forum for opplæring og disiplin når det gjelder bruken av FS og som et diskusjonsforum for hvordan institusjonene kan løse problemstillinger ved hjelp av FS. Noen av sakene i arbeidsgruppen har vært: Behandling av innspill fra institusjonene Rutinebeskrivelser for doktorgradsregistrering Oppfølging av arbeidet i spesialgruppene FS er et komplekst system og brukes i mange sammenhenger. Medlemmene i arbeidsgruppen har ikke detaljkunnskaper om alle deler av systemet og spesielt om arbeidsrutinene ved institusjonene. Det har derfor vært nødvendig å opprette spesialgrupper for enkelte områder. Disse gruppene rapporterer tilbake til arbeidsgruppen, og funksjonstiden skal være midlertidig. Følgende spesialgrupper har vært i virksomhet i 2007: Gruppe for doktorgradsmodulen Representanter fra NTNU, UiO, UiS, UiA, UiB, UiT. Det er avholdt 2 møter og et 2-dagers seminar i 2007 Gruppe for eksamensmodulen Representanter fra HVO, UiA, NTNU, UiT, UiO, HiST og HiO. Det er avholdt 2 møter og et en-dags seminar i Gruppe for ledelsesinformasjon Representanter fra UiB, UiA, MF, UiT, UiO, UMB og NTNU. Det er avholdt 1 møte i Gruppe for etter- og videreutdanning Representanter fra UiT, NTNU, UiS, UiO, HiST, HVO, UiB og HiBu. Det er avholdt 2 møter i Gruppe for utdanningsplaner i FS Representanter fra NTNU, UiO, UiB, HSH og HiA. Det er avholdt 1 møte i Gruppen ble nedlagt i Gruppe for StudentWeb Representanter fra NTNU, UiO, UiB, UiS, HiO, HiST og HiG. Det er avholdt 1 møte i Gruppen ble opprettet i

13 FS-sekretariatet Sekretariatet for FS har bestått av 2 personer som til sammen har utført 3263 timers arbeid (budsjettert med timer). Alle timene er kjøpt fra USIT. Daglig leder for FS-sekretariatet er Andora Sjøgren. Arbeidsoppgavene for sekretariatet har blant annet bestått av: Sekretariat for styre Leder av arbeidsgruppen Sekretariat for arbeidsgruppen og andre grupper (gruppene for utdanningsplaner, doktorgradsmodul, eksamensmodul, ledelsesinformasjon og etter- og videreutdanning) Kontakt med KD, NSD, SSB, SO, Lånekassa, leverandører av systemer som trenger utveksling av data med FS mm Rådgiver overfor KD Ansvarlig for spesifikasjon av ny funksjonalitet Representerer oppdragsgiver overfor utviklingsgruppen Ansvar for felleskoder Utviklingsgruppen Leder for gruppen er senioringeniør Geir Vangen. Utviklingsgruppen har bestått av ca 17 personer (noen på deltid) i Det er budsjettert med timer. Utviklingsressursene kjøpes fra USIT. Totalt har utviklingsgruppen utført timer. Arbeidsoppgavene som er utført, er beskrevet nærmere i kapittel 4. 9

14

15 Kapittel 3 Regnskap for 2007 Nedenfor følger en oversikt over hva institusjonene har betalt til Samarbeidstiltaket FS i Institusjon Drift og vedlikehold Videreutvikling Sum 2007 Sum 2006 NTNU Univ. for miljø- og biovitenskap Universitetet i Agder Universitetet i Bergen Universitetet i Oslo Universitetet i Stavanger Universitetet i Tromsø Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo Norges handelshøyskole Norges Idrettshøgskole Norges Musikkhøgskole Høgskolen i Bergen Høgskolen i Buskerud Høgskolen i Gjøvik Høgskolen i Hedmark Høgskolen i Lillehammer Høgskolen i Oslo Høgskolen Stord Haugesund Høgskolen i Sør-Trøndelag Høgskolen i Tromsø Høgskolen i Østfold Høgskulen i Volda Kunsthøgskolen i Bergen Sum statlige institusjoner Private høgskoler: Det teologiske menighetsfakultet Totalt

16 Utgiftene til FS i 2007 er i det alt vesentlige knyttet til kjøp av personell fra USIT. Det var budsjettert med timer til sekretariatet og timer til utvikling. Timeregnskapet viser at det er levert timer til sekretariatet og timer utviklingsarbeid, totalt timer. Utgifter: Budsjett Regnskap Kjøp av 2 årsverk fra USIT til FSsekretariat (3 000 timer) Kjøp av personell fra USIT til vedlikehold av FS (8,4 årsverk = timer) Kjøp av personell fra USIT til videreutvikling av FS (5,5 årsverk = timer) Kjøp av personell fra USIT for å holde betalingskurs Leie av infrastruktur USIT Dekning av underskudd på bestillingskurs for Kjøp av tjenester fra NTNU Maskinanskaffelse til LIST Konsulentbruk Konferansedeltakelse og kompetanseoppbygging Reiser sekretariat/kurs Bevertning på møter og kurs Seminarer Ekstra datautstyr, programvare, linjeleie Totale utgifter

17 Inntekter: Budsjett Regnskap Drifts- og vedlikeholdsavgift Videreutviklingsavgift Inntekter fra betalingskurs Fra KD: Til sekretariat Totale inntekter Timeregnskap: Budsjettert Utført Sekretariat timer 3263 timer Utvikling timer timer Sum timer timer Et årsverk er i budsjett og regnskap i FS satt til timer. De resterende timer i et årsverk er beregnet brukt til andre oppgaver ved USIT, egenutvikling, deltakelse på konferanser og så videre. 13

18

19 Kapittel 4 Statusrapport arbeidsoppgaver Dette kapittel gir en oversikt over hvilke arbeidsoppgaver som er utført i 2007 når det gjelder vedlikehold og videreutvikling av FS. Det sammenlignes med oppgaver skissert i arbeidsplanen for Det ble planlagt utført timer til utviklingsarbeidet, og det er utført timer. Planlagte og reelle timer har fordelt seg slik: Aktivitetsnavn Planlagte Utførte timer i 2007 timer i 2007 Vedlikeholdsoppgaver Driftsoppgaver 4 årsverk Brukerstøtte 3 årsverk Bestillingskurs 0,1 årsverk Webutvikling/arkitektur Videreutviklingsoppgaver WebService Diverse videreutviklingsområder StudentWeb/SøkerWeb Fagpersonweb Etterutdanningsmodul inkludert EVU-web Ledelsesinformasjon Restrukturering av eksamensmodulen Emneplanlegging på Nett Totalt

20 Kommentarer til aktivitetene: Drift: Omfanget er omtrent som budsjettert. Utførte oppgaver: FS er klargjort for oppgradering til Oracle 10g2. Inntil alle institusjoner har gått over til Oracle 10g2, må vi for javapakkene med webservice-funksjoner levere versjon både for Oracle 9 og Oracle 10. De fleste institusjoner er over på 10g2, og frist for overgang er satt til mars Det er foretatt oppgradering til siste versjon av Powerbuilder, og spesielt i forhold til brevfunksjoner og informasjonstekster for studieelementer er det foretatt en del forbedringer. Mindre tilpasninger: Det kommer jevnlig inn ønsker om forbedringer/utvidelser av bilder og rapporter. Det meste lar seg utføre raskt, og blir utført. Ekstern rapportering: Mindre endringer ble levert for februar-rapporteringen til NSD. For oktoberrapporteringen var det omfattende endringer, spesielt for rapportering av opptakstall. Også for februar 2008-rapporteringen til NSD er det en del endringer, og forberedelsene for disse er startet. Brukerstøtte og bestillingskurs: Arbeidet følger den planen som er satt opp på bakgrunn av innspill fra arbeidsgruppen. Det er blant annet avholdt seminar på Solstrand med doktorgradsmodulen som tema. Antall deltakere var i underkant av 100. I oktober ble det avholdt et seminar der den nye vurderingsmodulen som skal settes i produksjon i mars 2008, var tema. Antall deltakere her var ca 70. Det er utarbeidet rutinebeskrivelse for doktorgradsarbeidet i FS. Denne ble gjennomgått for brukerne på Solstrand-seminaret. Følgende kurs har vært holdt: - Opptak - NOM - Opptak lokalt med søknadsweb - Dotorgradsmodulen - Brevmodulen Det er holdt følgende bestillingskurs: - 4 kurs i doktorgradsmodulen - 1 kurs i utdanningsplaner - 2 kurs i godkjenningsmodulen - 2 kurs i lokal opptak - 1 kurs i LIST 16

21 Webutvikling/arkitektur: Ressursforbruket har vært lavere enn budsjettert. Dette har blant annet sammenheng med at det ikke var mulig å få alle leverandørene til å stille opp og gjennomføre et casestudie med deres verktøy. Vurderingen måtte derfor i større grad enn planlagt baseres på teoretiske kunnskaper. I 2007 var arbeidet fokusert på vurdering av hva slags verktøy som bør benyttes til web-utvikling for FS og Frida. Prosjektet har også hatt deltakere fra andre seksjoner på USIT, og valget foretas av USITs ledelse. Evalueringsrapport med anbefalt valg ble levert til USITs ledelse i desember. Denne vil i januar bli presentert for alle driftsorganisasjonene og Uninett i januar I 2008 vil verktøyvalgprosjektet følges opp av et nytt prosjekt som har arkitektur og opplæring som fokus. I dette vil det inkluderes en pilotapplikasjon laget med nytt verktøy. Videreutvikling på spesielle områder: Det er brukt langt mer timer enn budsjettert på generell videreutvikling, 2019 timer mot 1350 budsjettert. Det er spesielt innføringen av webservice som ble undervurdert. WebService er en arkitektur for å standardisere utveksling av data mellom systemer. Det har gått med nærmere ett årsverk bare på denne aktiviteten. FS WebService: FS WebService er kjørt i pilot ved flere høgskoler i noe over et år. Det har vært mye problemet vedrørende samkjøring av AXIS2 og Oracle Application Server, og dette har forsinket oss i produksjonssettingen. Etter konsulenthjelp fra Oracle, har vi funnet en måte å skrive dette om på slik at problemet unngås (kilden til problemet er for så vidt ikke løst, og ligger antakelig i AXIS 2). FS WebService ble produksjonssatt i Opptak: Endringer utført for NOM-opptaket 2007, levert i mars-versjonen. Endringer for NOM 2008 er påbegynt. Adresser i FS: Avventer arbeidet med PIFU (Standard Norge og Uninett-prosjekt for felles standard for flyt av personinformasjon i utdanningssektoren). Vi har midlertidig utvidet adressefeltene for å hjelpe på de største problemene med utenlandske adresser Vasking mot folkeregisteret: Avventer at institusjonene får tilgang til folkeregisteret. Det ble sendt ut et brev fra daglig leder av FS, til folkeregisteret om tilgang for institusjonene. Svar på dette var at den enkelte institusjon selv må be om slik tilgang. Også denne skal opp på neste arbeidsgruppemøte, og vi vil antakelig be en av FS-institusjonene om å gå foran her. (Tilsvarende tjenester er utviklet for SO, og burde ikke være problematisk å få til teknisk sett også for FS). 17

22 Utsendelse av SMS: Det er kjørt pilot for utsending av SMS ved UiO. Denne har vært kjørt i et testmiljø, og vi avventer nå produksjonssetting av dette (USIT-drift). Betalingsmodulen: Oppgavene her gjelder forbedret løsning for purring og mulighet for betaling med flere avdrag. Løsningene for ble skissert i 2007, og nødvendige databaseendringer for dette er implementert. Vi regner med å levere dette til mars-versjonen StudentWeb/SøkerWeb Arbeidet med studentweb og søknadsweb har tatt mye mer ressurser enn budsjettert, 4877 timer mot 2250 timer budsjettert. Dette har blant annet sammenheng med at det var svært høye forventninger til den nye studentweben, og mange ønsker om forbedringer. En studentweb som oppfyller kravene både fra studenter og ansatte er helt essensiell. Det ligger store besparelser på arbeidsinnsats hos ansatte på dette området. Siste versjon av Studentweb og Søknadsweb ble levert 20. april Søknadsweb ble levert i følge plan. For Studentweb har vi hatt en lengre innføringsperiode enn opprinnelig planlagt, noe som har medført at den ikke er tatt i bruk ved mange institusjoner, da det ikke oppleves som heldig å skifte applikasjon etter at registreringsperioden er startet. Alle institusjoner har pr gått over til ny studentweb. Flere institusjoner har tatt i bruk ny søknadsweb. Frist er satt til mars 2008 for overgang til ny søknadsweb. I 2007 ble det for studentweb levert følgende nye moduler: - doktogradsrapportering (egenrapportering) - innsyn i egne dokumenter som er lagret i FS (brev, e-post, sms, vitnemål) Av andre større endringer kan nevnes mulighet for prioritering av emner innenfor utdanningsplan. I 2007 ble det opprettet grupper for hhv studentweb og søknadsweb som har som mandat å utføre prioritering av arbeidsoppgaver. Gruppen for studentweb kom i gang på høsten, og høstens oppgaver baserte seg på dens prioriteringer. Fagpersonweb: Ligger på is inntil FS-Webservice er produksjonssatt. Denne applikasjonen vil være den første som legges om til nye verktøy. Etterutdanningsmodul med EVU-web Hovedarbeidet så langt i år har vært forbedringer av webapplikasjonen. Det er utarbeidet en detaljert testplan for webapplikasjonen, og ny versjon ble levert i oktober. Spesielt har innlogging vært en utfordring, for å sikre at kursdeltakere (som for enkelte typer kurs ikke har krav om fødselsnummer) på en sikker måte kobles til fødselsnummer når fødselsnummer kreves. Spesielt da fødselsnummer som allerede finnes fra før i FS. 18

23 Ledelsesinformasjon: Innsatsen er omtrent som budsjettert. Arbeidet i forhold til FS er trappet ned i år, da hovedaktivitetene i gruppa vil omhandle økonomisystemet. Det er avholdt noen kurs, og utført forbedringer i forhold til studentgjennomstrømning. List v 2, som omfatter studentgjennomstrømning, er levert til alle institusjoner. Det ble utarbeidet rapporter til KD til bruk i høstens Stortingsmelding om evaluering av kvalitetsreformen. Disse ble levert i juni. Restrukturering av eksamensmodulen Innsatsen har vært noe lavere enn budsjettert, 975 timer mot 1500 timer budsjettert. Dette har sammenheng med at arbeidet er utført av personer med meget god kjennskap til datamodellering og til hele FS generelt. Den nye eksamensmodulen har fått betegnelsen Vurderingsmodul. Arbeidet med denne følger prosjektplanen. I 2007 ble datamodell ferdigstilt. Databasetabeller ble implementert, og rutiner for konvertering av data kom på plass. Arbeidet med klientutvikling for modulen er i hovedsak ferdigstilt for bilder. For rapporter og rutiner er de prioriterte delene ferdigstilt, og det arbeides videre med øvrige rapporter og rutiner. Vurderingsmodulen skal leveres i marsversjonen Det vil i januar til mars bli foretatt testing ved utvalgte institusjoner. Eget testopplegg med egne databaser er lagt til dette for dette. EmnePlanlegging på Nett Innsatsen av FS-utviklerne har vært minimal, 5 timer mot budsjettert 300. Prosjektet har vært kjørt ved NTNU i Også forventede konsulenttimer til NTNU er lavere enn budsjettert. Universitetet i Tromsø har vært pilotinstitusjon for institusjonene i bruk av EpN, og arbeidsoppgavene har vært håndtert av NTNU og UiT. De har ikke trengt den forventede innsatsen fra FS-utviklerne. FS-utviklerne har bare vært involvert i forberedelser for å forbedre datautvekslingen mot FS mot EpN. UiT har vært meget fornøyd med produktet, og ser dette som et nyttig verktøy. 19

24

25 Adresser til institusjoner som bruker FS Universitetet i Oslo Problemveien P.b Blindern, 0316 OSLO Telefon: Telefaks: E-post: [email protected] Universitetet i Bergen Postboks 7800, 5020 Bergen Telefon: Telefaks: E-post: [email protected] Universitetet i Tromsø 9037 Tromsø Telefon: Telefaks: E-post: [email protected] Norges Teknisk-Naturvitenskapelige universitet 7491 Trondheim Telefon: Telefaks: E-post: [email protected] Universitetet for miljø- og biovitenskap Postboks 5003, 1432 Ås Telefon: Telefaks: E-post: [email protected] Universitetet i Stavanger 4036 Stavanger Telefon: Telefaks: E-post: [email protected] Universitetet i Agder Gimlemoen Serviceboks 422, 4604 Kristiansand Telefon: Telefaks: E-post: [email protected] Høgskolen i Buskerud Frogsvei 41 Postboks 235, 3603 Kongsberg Telefon: Telefaks:: E-post: [email protected] Høgskolen i Oslo Pilestredet 46 P.b. 4 St. Olavs plass, 0130 OSLO Telefon: Telefaks: E-post: [email protected] Det teologiske Menighetsfakultet Gydas vei 4 P.b Majorstua, 0302 OSLO Telefon: Telefaks: E-post: [email protected] 21

26 Norges Handelshøyskole Helleveien BERGEN Telefon: Telefaks: E-post: Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo Maridalsveien 29 P.b St. Olavs plass, 0130 OSLO Telefon: Telefaks: E-post: [email protected] Høgskolen i Bergen Nygårdsgaten 112 Postboks 7030, 5020 Bergen Telefon: Telefaks: E-post: [email protected] Høgskolen i Tromsø Mellomveien Tromsø Telefon: Telefaks: E-post: [email protected] Høgskolen i Sør-Trøndelag Jonsvannsveien Trondheim Telefon: Telefaks: E-post: [email protected] Høgskulen i Volda Joplassvegen Postboks 500, 6101 VOLDA Telefon: Telefaks: E-post: [email protected] Høgskolen Stord/Haugesund Rommetveit Postboks 5000, 5409 Stord Telefon: Telefaks Stord: E-post: [email protected] Norges Musikkhøgskole Slemdalsveien 11 P.b Majorstua, 0302 OSLO Telefon: Telefaks: E-post: [email protected] Kunsthøgskolen i Bergen Strømgaten BERGEN Telefon: Telefaks: E-post: [email protected] Høgskolen i Østfold Os allè HALDEN Telefon: Telefaks: E-post: [email protected] 22

27 Høgskolen i Hedmark Lærerskolealléen ELVERUM Telefon: Telefaks: E-post: [email protected] Høgskolen i Gjøvik Teknologiveien 22 Postboks 191, 2802 GJØVIK Telefon: Telefaks: E-post: [email protected] Høgskolen i Lillehammer Postboks LILLEHAMMER Telefon: Telefaks: E-post: [email protected] Norges idrettshøgskole Sognsveien 220 Postboks 4014 Ullevås Stadion 0806 OSLO Telefon: Telefaks: E-post: [email protected] Campus Kristiania Kirkegata Postboks 1155 Sentrum 0107 OSLO Telefon: Telefaks: E-post: [email protected] 23

28 Årsberetning 2007 Felles Studentsystem USIT, Universitetet i Oslo Postboks 1086 Blindern 0316 OSLO Besøksadresse: Forskningsveien 3b Telefon daglig leder: Telefaks: [email protected] 24

29 Postadresse: Felles studentsystem USIT, Universitetet i Oslo Postboks 1086, Blindern 0316 Oslo Telefon: , Telefax: [email protected] Notat FS ND/AFS Til: Fra: Årsmøtet Styret Vedr. sak 2 - Godkjenning av årsberetning og regnskap 2007 Forslag til vedtak Styrets årsberetning og regnskap for 2007 godkjennes.

30 <sideskift>

31 Postadresse: Felles studentsystem USIT, Universitetet i Oslo Postboks 1086, Blindern 0316 Oslo Telefon: , Telefax: [email protected] FS januar 2008 AFS Forslag til budsjett for 2008 Styret legger til grunn for budsjettforslaget arbeidsprogrammet for år 2008 med 14,3 årsverk til utviklingsarbeid og 2,5 årsverk til sekretariatsfunksjonen. Pr har Samarbeidstiltaket FS 25 medlemsinstitusjoner. Ca 80 % av alle studenter på høyere utdanning i Norge er representert i FS. FS har utviklet seg til å bli et stort og komplekst system, og består i dag av følgende komponenter: - FS-databasen - Saksbehandlerklient - Studentweb - Søknadsweb (lokale opptak) - EVU-web - LIST (ledelsesinformasjonssystem) - WebService Styret for FS anbefaler at FS-porteføljen i 2008 blir utvidet med en komponent som er utviklet ved NTNU EmnePlanlegging på Nett, EpN. EpN er et hjelpemiddel i prosessen med å utarbeide og godkjenne emner for kommende år / semester. Styret mener det er viktig at slike hjelpemidler for gjennomføring av prosesser blir tilgjengelig for institusjonene. Notatet FS Arbeidsoppgaver 2008 som er vedlagt budsjettforslaget, gir en oversikt over hvilke utviklingsoppgaver styret har prioritert i Hovedoppgavene i 2008 vil være knyttet til: - Videreutvikling av den nye vurderingsmodulen - Innføring av nytt verktøy for webutvikling og kompetanseoppbygging på dette feltet - Videreutvikling av web-applikasjonene og WebService Følgende kommentarer knyttes til budsjettforslaget: USIT har økt timeprisen fra 550 kroner pr time til 600 kroner pr time. Styret ser dette som rimelig ettersom prisen ikke har vært justert siden Styret har lagt den nye timeprisen til grunn for budsjettforslaget. I avtalen mellom Samarbeidstiltaket FS og USIT er det nedtegnet hva som inngår i denne timeprisen. Minsteprisen for bruk av FS (for antall studenter mindre enn 500) økes fra kroner til kroner. Økningen i prosent tilsvarer omtrent prosentøkningen på utgiftsiden. Daglig leder har valgt å fratre i 2008, og vi må finne en erstatning.. I den forbindelse er det lagt inn 0,5 årsverk til dublering av daglig leder i en periode. FS , AFS, Dato: Side: 1 Budsjett for 2008

32 I 2008 skal nytt verktøy for utvikling av web-applikasjoner tas i bruk. Utgiftene til anskaffelse av nytt utviklingsverktøy er på nåværende tidspunkt uavklart. Kostnadene er en del av kriteriene for valg av verktøy. Styret for FS vil derfor bli involvert i valget, og foreslår at kostnadene settes opp i budsjettet for USIT er innforstått med dette forslaget. Utgifter til kurs og opplæring er økt i budsjettet fra kroner i 2007 til kroner i På inntektssiden forutsettes det at Kunnskapsdepartementet dekker 1,8 millioner til sekretariatet. Dette er en økning fra 2007 i forhold til økningen i timeprisen. Utgifter på kroner fordeles på institusjonene. Fordelingsnøkkelen som brukes til å fordele utgiftene mellom institusjonene, tar utgangspunkt i antall studenter. Tallene hentes fra DBH (DataBase for Høyere utdanning), og er gjennomsnittet av antall studenter høsten 2006 og våren Den baseres på en minstepris på kroner for antall studenter opp til 500. Deretter beregnes en pris for antall studenter mellom 501 og , og halve prisen pr student over Prisen pr student mellom 500 og blir da kroner 104,88 og pr student over kroner FS , AFS, Dato: Side: 2 Budsjett for 2008

33 Det totale budsjettet Utgifter: Sekretariat Kjøp av 2 årsverk fra USIT til FS-sekretariat timer kr Vedlikehold Videreutvikling Andre utgifter Kjøp av 0,5 årsverk fra USIT til FS-sekretariat 750 timer Dublering i forbindelse med ny daglig leder kr Kjøp av personell fra USIT til vedlikehold av FS (8 årsverk = timer) kr Kjøp av personell fra USIT til videreutvikling av FS (6,3 årsverk = timer) kr Kjøp av personell fra USIT for å holde kurs institusjonene betaler for basert på omfanget i timer kr Kjøp av timer ved NTNU - EpN Leie av spesiell infrastruktur USIT (maskin, programvare, kr /årsverk) Konsulentbruk Konferansedeltakelse og kompetanseoppbygging Bevertning på møter og kurs Reiser sekretariat/kurs Seminarer Ekstra datautstyr, programvare, linjeleie kr kr kr kr kr kr kr kr Totale utgifter kr Inntekter: 1. Bidrag fra KD til sekretariatet kr 2. Betaling fra institusjonene for dublering av daglig leder kr 3. Betaling fra institusjonene for vedlikehold av FS kr 4. Betaling fra institusjonene for videreutvikling av FS kr 5. Inntekter fra kurs institusjonene selv betaler for kr Totale inntekter kr Inntektene under punkt 2, 3 og 4 skal fordeles på medlemsinstitusjonene i Samarbeidstiltaket FS. Kostnadene under punkt 2 er tatt med som utgifter for videreutvikling av systemet. FS , AFS, Dato: Side: 3 Budsjett for 2008

34 Vedlikeholdsutgifter fordelt pr. institusjon Vedlikeholdsutgiftene består av kostnader til personell og en prosentvis andel av øvrige utgifter som er knyttet til både vedlikehold og videreutvikling. Forholdet mellom utgifter til vedlikehold og videreutvikling beregnes ut fra forholdet mellom budsjetterte timer til disse to aktivitetene. Utgifter til drift og vedlikehold av FS: Kjøp av personell fra USIT Vedlikehold av FS timer kr Øvrige kostnader: Infrastruktur, konsulentbistand, kompetanseoppbygging, bevertning, reiser, seminarer etc) kr Totale vedlikeholdsutgifter kr Vedlikeholdsutgifter fordelt på institusjon Drifts- og vedlikeholdsutgifter Fordelingsnøkkel 2008 Institusjon NTNU 10, Universitetet for miljø- og biovitenskap 2, Universitetet i Agder 5, Universitetet i Bergen 9, Universitetet i Oslo 14, Universitetet i Stavanger 5, Universitetet i Tromsø 4, Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo 0, Norges handelshøyskole 2, Norges idrettshøgskole 1, Norges Musikkhøgskole 0, Høgskolen i Bergen 4, Høgskolen i Buskerud 2, Høgskolen i Gjøvik 1, Høgskolen i Hedmark 4, Høgskolen i Lillehammer 2, Høgskolen i Oslo 7, Høgskolen Stord Haugesund 2, Høgskolen i Sør-Trøndelag 5, Høgskolen i Tromsø 2, Høgskolen i Østfold 3, Høgskulen i Volda 2, Kunsthøgskolen i Bergen 0, Totalt statlige institusjoner 97, Private institusjoner: Campus Kristiania 1, Det teologiske menighetsfakultet 1, Totalt 100, FS , AFS, Dato: Side: 4 Budsjett for 2008

35 Videreutviklingskostnader fordelt pr. institusjon Utgifter til videreutvikling av FS: Kjøp av personell fra USIT Videreutvikling av FS timer kr Øvrige kostnader: Infrastruktur, konsulentbistand, kompetanseoppbygging, bevertning, reiser, seminarer etc) Dublering av daglig leder kr kr Totale videreutviklingsutgifter kr Dette gir følgende fordeling: Videreutviklingskostnader Fordelingsnøkkel 2008 Institusjon NTNU 10, Universitetet for miljø- og biovitenskap 2, Universitetet i Agder 5, Universitetet i Bergen 9, Universitetet i Oslo 14, Universitetet i Stavanger 5, Universitetet i Tromsø 4, Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo 0, Norges handelshøyskole 2, Norges idrettshøgskole 1, Norges Musikkhøgskole 0, Høgskolen i Bergen 4, Høgskolen i Buskerud 2, Høgskolen i Gjøvik 1, Høgskolen i Hedmark 4, Høgskolen i Lillehammer 2, Høgskolen i Oslo 7, Høgskolen Stord Haugesund 2, Høgskolen i Sør-Trøndelag 5, Høgskolen i Tromsø 2, Høgskolen i Østfold 3, Høgskulen i Volda 2, Kunsthøgskolen i Bergen 0, Totalt statlige institusjoner 97, Private institusjoner: Campus Kristiania 1, Det teologiske menighetsfakultet 1, Totalt 100, FS , AFS, Dato: Side: 5 Budsjett for 2008

36 Fordeling pr institusjon (med utgangspunkt i antall studenter som inkluderer alle kategorier av studenter): Fordelingsnøkkel 2004 Fordelingsnøkkel 2003 Fordelingsnøkkel 2005 Fordelingsnøkkel 2006 Fordelingsnøkkel 2007 Fordelingsnøkkel 2008 Institusjon Pris 2008 NTNU 12,7 12,3 12,2 11,1 10,75 10, Universitetet for miljø- og biovitenskap 2,8 2,50 2,7 2,4 2,4 2, Universitetet i Agder 6 6,6 7,0 6,3 5,9 5, Universitetet i Bergen 12 11,3 11,4 9,8 9,3 9, Universitetet i Oslo 18,8 17,4 16,3 14,9 14,35 14, Universitetet i Stavanger 6 6,7 6,6 5,6 5,4 5, Universitetet i Tromsø 6,1 5,6 5,2 4,8 4,7 4, Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo 1,1 1,0 1,0 0,9 0,85 0, Norges handelshøyskole 2,9 2,7 2,7 2,2 2,2 2, Norges idrettshøgskole 1,6 1, Norges Musikkhøgskole 1,1 1,0 1,0 0,9 0,9 0, Høgskolen i Bergen 4,7 5,0 5,1 4,8 4,6 4, Høgskolen i Buskerud 2,50 2,50 2,7 2,4 2,4 2, Høgskolen i Gjøvik 1,9 1,8 1, Høgskolen i Hedmark 4,9 3,9 4, Høgskolen i Lillehammer 3,1 2, Høgskolen i Oslo 7,9 8,4 8,8 7,9 7,8 7, Høgskolen Stord Haugesund 2,4 2,3 2,4 2,1 2,1 2, Høgskolen i Sør-Trøndelag 5,6 6,9 7,0 6,0 5,5 5, Høgskolen i Tromsø 2,6 2,9 2,8 2,5 2,5 2, Høgskolen i Østfold 4,0 3,4 3, Høgskulen i Volda 2,50 2,6 2,8 2,6 2,6 2, Kunsthøgskolen i Bergen 1,1 1,0 1,0 0,9 0,85 0, Totalt statlige høgskoler 98,8 98,8 98,8 98,9 98,9 97, Private institusjoner: Campus Kristiania 1, Det teologiske menighetsfakultet 1,2 1,2 1,2 1,1 1,1 1, Totalt 100,0 100,0 100,0 100,0 100,0 100, FS , AFS, Dato: Side: 6 Budsjett for 2008

37 Sammenligning av institusjonenes bidrag siste 6 år Til slutt følger en oppstilling av hva institusjonene har betalt pr år til drift og vedlikehold og videreutvikling av FS for årene : Institusjon Pris 2001 Pris 2002 Pris 2003 Pris 2004 Pris 2005 Pris 2006 Pris 2007 Pris 2008 NTNU Universitetet for miljøog biovitenskap Universitetet i Agder Universitetet i Bergen Universitetet i Oslo Universitetet i Stavanger Universitetet i Tromsø Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo Norges handelshøyskole Norges idrettshøgskole Norges Musikkhøgskole Høgskolen i Bergen Høgskolen i Buskerud Høgskolen i Gjøvik Høgskolen i Hedmark Høgskolen i Lillehammer Høgskolen i Oslo Høgskolen Stord Haugesund Høgskolen i Sør- Trøndelag Høgskolen i Tromsø Høgskolen i Østfold Høgskulen i Volda Kunsthøgskolen i Bergen Totalt statlige institusjoner Private institusjoner: Campus Kristiania Det teologiske menighetsfakultet Totalt FS , AFS, Dato: Side: 7 Budsjett for 2008

38 <sideskift>

39 Postadresse: Felles studentsystem USIT, Universitetet i Oslo Postboks 1086, Blindern 0316 Oslo Telefon: , Telefax: [email protected] FS januar 2008 GMV/AFS Sist endret: Arbeidsoppgaver for 2008 Styret for FS har vurdert hvilke arbeidsoppgaver som skal videreutvikles innen FS i 2008, og hvilke oppgaver som må prioriteres høyt. Det er viktig at FS er et studieadministrativt system som dekker behovene i sektoren til enhver tid og som videreutvikles i takt med endringer både når det gjelder funksjonalitet for eierinstitusjonene og når det gjelder den tekniske IT-utviklingen. De siste årene er det lagt ned mye utviklingsarbeid for å dekke de behovene som oppsto i forbindelse med innføringen av kvalitetsreformen. Den siste oppgaven som vi regner som en direkte konsekvens av kvalitetsreformen, er omstruktureringen av eksamensmodulen. Prosjektet med å utvikle en ny eksamensmodul nærmer seg slutten. Den nye modulen vurderingsmodulen skal settes i produksjon i løpet av mars Det er likevel en del funksjonalitet som må innføres i løpet av 2008, og denne oppgaven må derfor også i 2008 være en prioritert oppgave. Fordi kvalitetsreformen førte til store endringer i funksjonaliteten i FS, har det vært mindre tid til å følge opp den tekniske utviklingen på verktøysiden. Utviklingen av ny funksjonalitet i FS har ført til at det kreves et utall verktøy for å utvikle FS. Kompetansen på alle disse verktøyene er ressurskrevende. Det hadde vært et ønske å kunne redusere antall verktøy. I 2007 er det gjort en studie av de verktøy som finnes, og konklusjonen er at vi må fortsatt benytte mange forskjellige verktøy for de ulike oppgavene. Det er imidlertid nødvendig å skifte det verktøyet som i dag benyttes til å utvikle webapplikasjoner fordi dette ikke lenger får støtte fra leverandøren på de nødvendige plattformer. Arbeidet med å utarbeide en arkitektur for et nytt verktøy, må derfor prioriteres høyt. Et nytt verktøy for web-utvikling vil medføre at alle web-applikasjoner må skrives om. I løpet av 2008 har styret som mål å få på plass arkitekturen og en applikasjon som benytter denne arkitekturen. En web-applikasjon for fagpersoner er utviklet, men ikke satt i produksjon. Denne applikasjonen er den minste webapplikasjonen vi har i FS, og den er derfor et godt alternativ til å være pilotapplikasjon for nytt verktøy og ny arkitektur. FS , AFS. Dato: , Sist endret: Side: 1 Arbeidsoppgaver 2008

40 Innføring av nytt verktøy må prioriteres høyt. Mange av de oppgaver som skal utføres, er oppfølging av tidligere prioriteringer. Webservice er en oppgave som illustrerer dette. Arkitekturen er på plass sammen med noen tjenester. I en periode vil det være mange nye tjenester som ønskes lagt ut på webservicen. Etter hvert vil behovet avta, og innsatsen reduseres. I 2008 har vi satt av ett årsverk til oppfølging av denne tjenesten. Innsatsen på studentweben er noe redusert fra tidligere. Dette er en følge av at det meste av funksjonaliteten som er beskrevet til nå, er på plass. Studentweben er imidlertid en kritisk applikasjon som må være godt bemannet, og utviklerne må ha god kjennskap til den. I noen tilfeller er det ikke mulig å omprioritere umiddelbart på grunn av kompetansen i utviklingsgruppen. Dette gjelder for eksempel dersom en ønsker å nedprioritere brukerstøtte i forhold til systemutvikling. Ved årsskifte 2007/2008 er det imidlertid ledig stilling i brukerstøtten, og styret har derfor vurdert om denne stillingen bør flyttes til andre områder. Styrets konklusjon er at det er behov for minst 3 årsverk innen brukerstøtte. Spesielt etter at brukerstøtten i FS har begynt å utarbeide forslag til rutinebeskrivelser, er det behov for god og omfattende kjennskap til institusjonene og deres behov og bruk av systemet. Når det gjelder LIST, vil innsatsen økes i 2008 i forhold til Dette har sammenheng med to ting. For det første er det ønskelig å overføre data om vitnemål fra videregående skole til LIST. Disse data finnes nå i stor grad i FS. Kunnskapsdepartementet ber stadig om ad hoc rapporter når det gjelder sammenhengen mellom resultater fra videregående skole og resultater ved institusjonene. For det andre satser nå noen institusjoner sterkt på å samle data fra flere systemer i et datavarehus. Datavarehuset som brukes, er det samme som benyttes til LIST. På dette området forventer styret felles satsinger mellom flere institusjoner. Ut fra disse betraktninger foreslår styret at følgende bemanningsplan legges til grunn for budsjettet for FS , AFS. Dato: , Sist endret: Side: 2 Arbeidsoppgaver 2008

41 Forslag til hovedaktiviteter i 2008: Akt. nr. Aktivitetsnavn Vedlikeholdsoppgaver Planlagte timer i 2008 Utførte Planlagte timer i 2007 timer i Driftsoppgaver 4 årsverk Brukerstøtte 3 årsverk b. Bestillingskurs 0,1 årsverk Webutvikling/arkitektur Videreutviklingsoppgaver 4. WebService Diverse videreutviklingsområder StudentWeb/SøkerWeb Fagpersonweb Etterutdanningsmodul inkludert EVU-web Ledelsesinformasjon Restrukturering av eksamensmodulen Emneplanlegging på Nett Totalt De enkelte aktiviteter er beskrevet nærmere senere i notatet. Punktene 1-3 er vedlikeholdsoppgaver og punktene 4-10 er videreutvikling. FS , AFS. Dato: , Sist endret: Side: 3 Arbeidsoppgaver 2008

42 1. Driftsoppgaver Ansvarlig for aktiviteten Geir Vangen Driftsoppgaver i FS omfatter både FS-database, saksbehandlerklient, studentweben, søknadsweben, faglærerweben, EVU-weben, LIST og WebService. Brukerstøtte, feilretting og tilpasninger/endringer skal gjøres fortløpende. Driftsoppgavene kan deles opp i følgende aktiviteter: Feilmeldinger Rettelser er en løpende aktivitet Oppgradering og testing i forbindelse med nye versjoner av verktøy (PowerBuilder, Oracle database, Oracle WareHouseBuilder, Discoverer og Webobjects). Oracle 10.2 er testet ut, og flere institusjoner har gått over til denne i Det stilles krav om Oracle 10.2 fra mars Moria 3 Uninett har i 2007 levert ny Feide-innloggingsportal Moria 3 basert på Saml2.0-standarden. Dette medfører at innloggingstjenesten vi har for våre webapplikasjoner må skrives om. Frist for produksjonssetting av dette er mai 2008 Systemdokumentasjon Et internt prosjekt for å gå gjennom all systemdokumentasjon, oppdatere den og lage en struktur for opplegget er i gang og går langsomt fremover. Arbeidet vil fortsette i Kontakt med lokale IT-driftsorganer Utviklerne bistår de lokale driftsorganene med råd og veiledning. Uninett FAS er driftsorgan for de fleste høgskolene. Mindre tilpasninger Opplagte forbedringer blir gjort i den grad det er tid til det. Andre ønsker blir notert på en ønskeliste. Denne vil siden bli diskutert, og Arbeidsgruppen/ Styret tar stilling til ønskene. Ekstern rapportering Alle institusjonene skal rapportere til SSB, NSD, BIBSYS, NIFU STEP og Lånekassa. Denne rapporteringen skal skje direkte fra FS. For DBHrapportering er arbeidet med å utarbeide et XML-format for eksporten startet, men vi venter på de endelige spesifikasjoner fra NSD for å kunne ferdigstille denne oppgaven. FS , AFS. Dato: , Sist endret: Side: 4 Arbeidsoppgaver 2008

43 VPD - Virtual Private Database - og loggingssystem Innføring av VPD og loggingssystem er oppgaver som bør gjøres, men som ikke har topp prioritet. Oppgaven vil neppe bli gjennomført i løpet av Logging Det vil bli utarbeidet et system for loggføring av endringer i FS der institusjonen selv kan markere hvilke tabeller de ønsker å få endringslogger for. Også dette arbeidet var planlagt både i 2006 og 2007, men ikke prioritert høyt. Arbeidsgruppen har nedsatt en liten gruppe som skal se på hvilke koder som skal være felleskoder for alle institusjonene. (Det er en nødvendig forutsetning å ha dette på plass før vi innfører VPD-løsning). Arbeidsinnsats: timer (4 årsverk) FS , AFS. Dato: , Sist endret: Side: 5 Arbeidsoppgaver 2008

44 2. Brukerstøtte og dokumentasjon Ansvarlig for aktiviteten: Anne Kathrine Foss Haugen FS er blitt enda mer komplisert etter innføringen av kvalitetsreformen. Systemet krever flere data og høy datakvalitet, og er dermed mer krevende for alle brukere. Vi tilbyr kurs og seminarer i de ulike modulene med jevne mellomrom og etterstreber rask og effektiv brukerstøtte. Data fra FS brukes i svært mange andre systemer. Det er derfor viktig at institusjonene bruker FS på en felles og riktig måte, slik at ønsker og behov for videreutvikling kan samordnes. For å fremme dette lager også utviklingsgruppen rutinebeskrivelser i tillegg til den eksisterende dokumentasjonen. Disse har både et faktisk og et normativt siktemål; å vise hvordan man kan arbeide i FS og hvordan man bør bruke systemet for å få størst nytteverdi og for å sikre datakvalitet. I 2008 vil vi starte arbeidet med rutinebeskrivelse for den nye vurderingsmodulen. I 2007 ble det laget rutinebeskrivelse for doktorgrad. Fremfor å holde kurs i alle moduler i FS mener Arbeidsgruppen at institusjonene bør kunne holde flere av kursene selv, og at FS-utviklingsgruppen bør konsentrere seg om spesielle kurs der endringer i FS er store seminarer oppdatert brukerdokumentasjon innen 3 måneder etter ny versjoner testing av systemet rutinebeskrivelser Det er i 2008 planlagt kurs i den nye vurderingsmodulen, NOM-opptak, lokal opptak, rapportering og brevmodulen. Det er også viktig å få testet ny funksjonalitet før dette sendes ut. Vi vil derfor arbeide mer med å teste nye ting i Det har i praksis vist seg at mange av institusjonene har problemer med å holde interne kurs. Vi vil derfor i 2008 også tilby ordningen med at FS sentralt tilbyr kurs hos institusjonene mot betaling. I 2008 setter vi av 0,2 årsverk til denne ordningen. Dette kommer i tillegg til innsatsen på 3,0 årsverk. Brukerstøtten gis hovedsakelig som svar på henvendelser til [email protected]. Arbeidsinnsats: timer (3,0 årsverk) FS , AFS. Dato: , Sist endret: Side: 6 Arbeidsoppgaver 2008

45 3. Webutvikling/Arkitektur Ansvarlig for aktiviteten: Geir Vangen FS har utviklet seg siden produksjonsstart i 1996 fra å være et rent klient/tjener system med en database (Oracle) og en saksbehandlerklient utviklet i PowerBuilder pluss en selvbetjeningsapplikasjon for studenter, til i dag å være et system satt sammen av flere applikasjoner som er avhengig av forskjellig utviklingsverktøy. Vi har fortsatt saksbehandlerklienten (utviklet i PowerBuilder), vi har web-applikasjoner der WebObjects (WO) er brukt som verktøy, vi har LIST der Oracles verktøy (WareHouseBuilder og Oracle Discoverer) benyttes. I tillegg har vi annen funksjonalitet som krever innsikt i andre verktøy. Spesielt for web-utvikling er det nødvendig å finne nye verktøy og få på plass en god arkitektur. WO som utviklingsverktøy vil i fremtiden ikke bli støttet for andre plattformer enn Mac OS X. I 2007 har vi derfor hatt et prosjekt for å se på alternative verktøy. Vi hadde håpet å finne ett verktøy som dekket mange områder av utviklingen. Konklusjonen er imidlertid at vi er nødt til å operere med forskjellig verktøy for de ulike oppgavene, og at det er webutviklingen som må prioriteres nå. Den nye plattformen for webapplikasjonsutvikling vil basere seg på JEE-standarder (Java Enterprise Edition) og JSF (JavaServer Faces) for komponentbasert utvikling. Blant hovedsiktemålene er å serialisere utviklingsoppgaver i de ulike applikasjonene i større grad enn tidligere, slik at en større gruppe utviklere kan arbeide fokusert med større applikasjonsutvidelser i enkeltprosjekt for så å gå videre til neste applikasjon. En forutsetning for dette er et fokus på felles rutiner og praksiser for alle applikasjoner, samt gode standarder for kodeleselighet. Fire av hovedoppgavene tilknyttet aktiviteten i 2008 er knyttet til den nye teknologiske plattformen for webapplikasjonsutvikling: Kompetanseoppbygging Utarbeidelse og prototyping av applikasjonsarkitektur Etablering av standarder og rutiner for utviklingsarbeidet Etablering av felles metodiske praksiser for applikasjonsutvikling og gjennomføring av utviklingsprosjekt Arbeidsinnsats: timer (1 årsverk) FS , AFS. Dato: , Sist endret: Side: 7 Arbeidsoppgaver 2008

46 4. WebService Ansvarlig for aktiviteten: Geir Amdal Arbeidet med å få en webservicetjeneste (tjeneste for utveksling av data mellom systemer) i produksjon for FS i 2007 støtte på flere problemer enn vi hadde forutsett. Problemene var først og fremst knyttet til vanskeligheter med webservicerammeverket Axis2 og tilpassing av eksisterende kode til dette. Webservicetjenesten for FS er nå i produksjon (september 2007) med følgende tjenester: - Levering av data til utdanning.no - Levering av data til BAS (brukeradministrative systemer) - Uthenting av brukernavn for enkeltperson (identifiert ved fødselsnummer) - Uthenting av epostadresse for enkeltperson (identifiert ved fødselsnummer) - Tilbakeskriving til FS av brukernavn for enkeltperson (identifiert ved fødselsnummer) - Tilbakeskriving til FS av epostadresse for enkeltperson (identifiert ved fødselsnummer) - Oppdatering av flere personer i en enkeltoperasjon. Foreløpig støttede endringer: o Brukernavn o Epostadresse Følgende funksjonalitet er allerede påbegynt for neste versjon: - Import/eksport av fagpersoner (bl.a. for flytting mellom institusjoner) - Import/eksport av personbilder Planlagt arbeid i 2008: Videre er følgende områder aktuelle å implementere i webservicetjenesten: - Spørringer rettet mot portaltjenester (undervisnings-/eksamensmelding) - Import/eksport av data om en student (ved flytting mellom institusjoner) - Sanntidsuthenting av data for enkeltvise undervisningselementer (til StudInfo) - Cerebrum-operasjoner for BAS-integrasjon (for å erstatte noen av deres direkte spørringer) - LMS-integrasjon (erstatning for IMS-eksporten som finnes i dag) - Flerpartsautentisering (krav om klientsertifikat i tillegg til brukernavn/passord for tilkobling) Arbeidsgruppen må prioritere ønskene. Alt vil ikke kunne implementeres i Arbeidsinnsats: timer (1 årsverk) FS , AFS. Dato: , Sist endret: Side: 8 Arbeidsoppgaver 2008

47 5. Videreutvikling på spesielle områder Ansvarlig for aktiviteten: Geir Vangen Mindre oppgaver det jobbes med: Opptak Det forventes lite arbeid i forbindelse med opptak i Arbeidet som skal utføres, vil stort sett være av teknisk art og ikke rundt funksjonalitet. En del endringer i grensesnittet mot SO skal implementeres. NOM-verksted Det avholdes 1-2 møter mellom SO, FS og M-STAS i perioden november 2007 til februar Tema for disse møtene er endringer i SO som påvirker de studieadministrative systemene. Innspill fra institusjonene Det er samlet innspill og ønsker fra institusjonene på grunnlag av opptaket i 2007, og dette vil danne grunnlag for videreutvikling i modulen foran opptaket i Det er relativt få endringer på ønskelisten. Kunnskapsløftet I 2009 kommer det første kullet med søkere som har fullført videregående skole etter reformen. Samtidig planlegges det større grad av papirløst opptak. Det er nødvendig å starte planlegging/videreutvikling av konsekvensene i FS i Det er fortsatt uklart hvor omfattende arbeidet blir. Adresser i FS Omstrukturering Det ble i 2006 planlagt å omstrukturere adresser i FS. Da vi ikke hadde valgt standard for adresseformatering, ble denne utsatt. Vi håper på at standardiseringsarbeidet som skjer i regi av Uninett / Standard Norge vedrørende utveksling av studentinformasjon, vil kunne hjelpe oss med å finne ønskelig adressestandard. Det vurderes samtidig å innføre en sentral adressetabell som alternativ til å ha adresser på ulike tabeller (som person, student osv). Utsettes inntil det finnes en standard. Vasking mot folkeregisteret Det skal arbeides videre med å få tilgang til bruk av folkeregisteret. Dette gjelder informasjon om navn, hjemstedsadresse og dødsfall. Det skal vurderes om det skal innføres mulighet for oppslag ved nyregistrering av personer samt oppslag på enkeltstudenter. Betalingsmodulen Det ble i 2007 laget beskrivelse av funksjonalitet for forbedrede purrerutiner, basert på regler for purring for den enkelte fakturatype. Videre er det beskrevet en enkel løsning for krav fordelt på flere avdrag. Disse løsningene skal leveres i mars versjonen. Arbeidsinnsats: 700 timer (ca 0,5 årsverk) FS , AFS. Dato: , Sist endret: Side: 9 Arbeidsoppgaver 2008

48 6. StudentWeb/SøkerWeb Ansvarlig for aktiviteten: Anne Kathrine Foss Haugen En ny StudentWeb, utviklet som et resultat av endringer med Kvalitetsreformen, er tatt i bruk av de fleste institusjonene. Siste frist for å gå over til ny studentweb, er i forbindelse med overgang til FS 6.2 (mars 2008). Hovedleveranser av StudentWeb vil i 2008 være ca. 1. mars og 1. november. Versjonen som leveres 1. mars, vil være tilpasset den nye eksamensmodulen i FS. Arbeidet i 2008 vil i stor grad være knyttet til den funksjonalitet som allerede er levert. Nye oppgaver vil bli prioritert i et møte med en egen arbeidsgruppe for studentweb. SøknadsWeb følger StudentWeb med leveranser av nye versjoner 20. april og 1. november. I 2008 vil imidlertid ny studentweb og søknadsweb bli levert rundt 1. mars på grunn av at studentweben må tilpasses ny eksamensmodul. Endringer i søknadsweben i 2008 vil begrenses til rettelser og endret funksjonalitet på bakgrunn av tilbakemeldinger. Omfanget av arbeidet med studentweb settes ned i forhold til tidligere år. Andre webapplikasjoner bør prioriteres i 2008 Arbeidsinnsats: timer (1,2 årsverk) FS , AFS. Dato: , Sist endret: Side: 10 Arbeidsoppgaver 2008

49 7. Fagpersonweb Ansvarlig for aktiviteten: Geir Amdal Fagpersonweb er en webapplikasjon for ansatte som har behov for tilgang til FS av og til og på en enkel måte. I første omgang skal denne gi tilgang til systemet for fagpersoner slik at de kan følge med i noen opplysninger om sine studenter. Etter hvert kan applikasjonen utvides til andre brukere som har bruk for tilgang på en enkel måte, for eksempel bibliotekarer, ansatte ved samskipnadene og så videre. Fagpersonweben kan også ses på som en første fase av en fullstendig omlegging av FS til en web-applikasjon. Dette er imidlertid ikke aktuelt på nåværende tidspunkt og med nåværende funksjonalitet i verktøy for utvikling av web-applikasjoner. Arbeidet med FagpersonWeb (FPW) ble frosset tidlig i 2007 til fordel for FS WebServices (FSWS). Applikasjonen er derfor ikke satt i full produksjon som planlagt. Fagpersonweb er derfor valgt som den første av FS webapplikasjoner som skal utarbeides på utviklingsgruppens nye webutviklingsplattform. I tillegg til implementering av den spesifiserte funksjonaliteten til den opprinnelige versjonen, må den nye applikasjonen tjene som prototyp for FS nye webapplikasjonsarkitektur, med dennes tilhørende rutiner og standarder. Arbeidet med utvikling av den nye fagpersonweben vil nødvendigvis ha et tett forhold til aktiviteten for webutviklingsarkitektur, og erfaringsinnhenting og opplæring vil ha sentrale roller i samvirket mellom aktivitetene. Arbeidsinnsats: timer (1 årsverk) FS , AFS. Dato: , Sist endret: Side: 11 Arbeidsoppgaver 2008

50 8. Etterutdanningsmodul med EVU-web Ansvarlig for aktiviteten: Knut Løvold EVUweb for påmelding til etter - og videreutdanningskurs ble levert i produksjonsklar versjon i 2007 bl.a. med mulighet for foretaksregistrering. Fokus i 2008 blir videreutvikling med utvidet funksjonalitet. På innloggingsmåter er ennå ikke FEIDE-avtale kommet på plass. Dette er et prioritert arbeid som ses i sammenheng med andre deler av FS som også vil benytte FEIDE-innlogging. Spørreskjemafunksjonen er tenkt utvidet med samme funksjonalitet som for StudentWeb. Det har også vært etterlyst en handlekurv-løsning for EVUweb, dvs. at det kan søkes på flere kurs under ett, og det gis en samlet oversikt over hvilke kurs det søkes til samt oversikt over samlede kostnader for dette før søknaden registreres. Det vil bli arbeidet videre med dette i Ellers i EVU-modulen er det ytret ønske om å se nærmere på håndtering av studieprogramlignende kurstilbud. Dette vil det bli arbeidet med i I forbindelse med arbeidet med eksamensmodulen vil det bli sett nærmere på implikasjoner for videreutdanningskursene, særlig i forhold til håndteringen av eksamen ved eksterne steder. Brukerdokumentasjon og driftsdokumentasjon må justeres i forhold til endringene. Alle oppgavene vil ikke bli løst i 2008 med den arbeidsinnsats som er tilgjengelig. Arbeidsinnsats: 500 timer (0,33 årsverk ) FS , AFS. Dato: , Sist endret: Side: 12 Arbeidsoppgaver 2008

51 9. Ledelsesinformasjon/Datavarehus/Statistikker Ansvarlig for aktiviteten: Arvid Hansen LIST versjon 2 (gjennomstrømming) var ferdig utviklet i slutten av Kurser for superbrukere ble holdt i mars Senere er det bare utført arbeid med forbedringer av noen arbeidsbøker etter innspill fra brukere. Nye føringer for 2008 og senere LIST er utviklet som et datavarehus. I 2007 ble datavarehuset utvidet med data fra OF (økonomi/hovedbok), FRIDA (forskningsproduksjon/ publikasjonspoeng) og LT/SAP (personalinnsats/vitenskapelige årsverk). Denne utvidelsen er gjort i et prosjekt for UiO og UiB. LIST blir dermed integrert i et samlet datavarehus (DV) som omfatter alle administrative hovedområder for disse to institusjonene. Universitetet i Oslo startet i 2007 Prosjekt for styringsinformasjon (SI), et ledelsesinformasjonssystem med målindikatorer for virksomheten (innen forskning, studier, økonomi og personal). Indikatorene skal aggregeres for hele institusjonen, og kunne brytes ned på fakulteter, institutter og relevante tidsenheter. Dataene til SIsystemet skal leveres fra det generelle datavarehuset DV (som LIST nå er en del av), og i DV skal problemstillinger relatert til målindikatorene kunne analyseres videre. I 2007 bestilte Kunnskapsdepartementet LIST-statistikker om fullførte grader og studiepoengproduksjon, aggregert til universiteter og statlige høgskoler. Disse dataene ble brukt til stortingsmeldingen om evaluering av kvalitetsreformen. I løpet av 2008 skal vi få på plass formaliteter rundt utlevering av denne type data til departementet. Disse begivenhetene varsler om at LIST/DV i framtiden vil kunne få en viktig rolle som styringsinstrument, analyseverktøy og kunnskapskilde. Arbeidet med datavarehus er delt i tre prosjekter hvorav FS-LIST er ett. Innføring av økonomidata, forskningsdata og personaldata hører i dag til andre prosjekter ved UiO og UiB, og finansieres av disse to institusjonene. Utvidelser og forbedringer En god del utvidelser og forbedringer av LIST-systemet er aktuelle i Dels er dette for å møte kjente endringsbehov og forberede mulige utvidelser, og dels for å fullføre tidligere planlagte utviklingsoppgaver, eller for å gjøre forbedringer initiert av LIST-brukere. - Utvidelse til søknad/opptak (inntakskvalitet) inklusive elektroniske vitnemål fra FS - Forbedret datamart / aggregerte tabeller for gjennomstrømming og fullføring - Tilpasning til ny eksamensmodul i FS, inklusive eksamensordning og klagesaker FS , AFS. Dato: , Sist endret: Side: 13 Arbeidsoppgaver 2008

52 - Datamartjusteringer og -konstruksjon relatert til inntakskvalitet/ elektroniske vitnemål - Utvikle nye og forbedrede arbeidsbøker for gjennomstrømming /fullføring - Nye arbeidsbøker for inntakskvalitet og sammenheng med studieprogresjon Kvalitetssikring av kildedata Noe sviktende datakvalitet i FS er kjent, og tiltak bør settes inn for å forbedre dette. En god anledning til en slik forbedring er i forbindelse med endringen i eksamensmodulen i FS (et aktuelt eksempel er entydig tilording av studieprogram for studenter på emner mv). Oppgradering, kursing, markedsføring Oppgradering og superbrukerkurs i forbindelse med ny versjon av Discoverer er aktuelt, og på høy tid, når migreringen av LIST/DV til ny hardware er gjennomført. Noen få gamle FS-institusjoner (AHO, HiTØ og NHH) har ennå ikke tatt i bruk LIST, og tre nye institusjoner (HiL, HiHm og NIH) står for tur. Introduksjonskurs for alle disse bør gjennomføres i Tiltak for å gjøre LIST/DV kjent og mer brukt, bør settes i verk. Fokus kan rettes både på de eksisterende rikholdige statistikker og på mulighetene for å lage egne rapporter og analyser. Arbeidsinnsats: 2 250timer (1,5 årsverk) FS , AFS. Dato: , Sist endret: Side: 14 Arbeidsoppgaver 2008

53 10. Restrukturering av eksamensmodulen Ansvarlig for aktiviteten: Geir Vangen Kvalitetsreformen har medført endringer i forhold til nye evalueringsformer for emner. Det har derfor vært nødvendig med en gjennomgang av eksamensmodulen. Arbeidsgruppen satte ned en egen gruppe som skulle se på hva som var nødvendig av endringer i eksamensmodulen, og i 2004 var de fleste spesifikasjoner kommet på plass. En del av endringsønskene ble implementert i 2005 og Det viste seg at det var nødvendig med en restrukturering av datamodellen for eksamensmodulen., og da spesielt den delen som omhandler evaluering og eksamensgjennomføring. Dette måtte gjøres for å: - få en generell måte å beskrive regler for evaluering - støtte nye vurderingsformer som f eks mappeevaluering - forenkle registreringssystemene for evaluering - muliggjøre påmelding til delevaluering - forbedret rapportering til enkeltstudent - gjøre det enklere å bygge ut FS ut fra nye ønsker og behov Arbeidet med å utvikle en helt ny eksamensmodul fikk fart i Dette var en av de høyest prioriterte oppgavene dette året. Ved utgangen av 2007 er ny datamodell utviklet, alle skjermbilder er laget, triggere (forretningsregler) er implementert i basen, og en del rapporter er utviklet. Arbeidet med tilpassing av studentweben og LIST er begynt. Modulen har vært presentert for superbrukere på et seminar. Den nye eksamensmodulen skal settes i produksjon i mars Oppgavene i 2008 vil være: - tilpassing av studentweb og LIST - leveransen i mars testing - rapporter - etterarbeid Arbeidsinnsats: 750 timer (0,5 årsverk) FS , AFS. Dato: , Sist endret: Side: 15 Arbeidsoppgaver 2008

54 11. EmnePlanlegging på Nett - EpN Ansvarlig for aktiviteten: Geir Vangen NTNU har utviklet et system, EmnePlanlegging på Nett (EpN), til bruk ved NTNU. Systemet tar seg av prosessen som ligger bak opprettelsen av nye emner, og godkjenningen underveis av de enkelte ledd. EpN kommuniserer med FS for å hente ut data og legge godkjente data tilbake til FS. Systemet er demonstrert for andre FS-institusjoner som har vist interesse for løsningen. I 2006 ble derfor EpN videreutviklet ved NTNU slik at systemet er generalisert og kan benyttes av en hvilken som helst institusjon. Systemet er også utviklet som VPDløsning (det vil si en fysisk database, men med logisk atskilte data), slik at driften blir enkel. Universitetet i Tromsø var pilotbruker i 2007, og var meget fornøyd med systemet. Styret for FS har derfor gått innfor at Samarbeidstiltaket FS overtar EpN som en del av FS-porteføljen. I løpet av 2008 vil systemet bli overført fra NTNU til FS. Arbeidsinnsats: 200 timer fra NTNU i timer (0,33 årsverk) fra USIT FS , AFS. Dato: , Sist endret: Side: 16 Arbeidsoppgaver 2008

55 Postadresse: Felles studentsystem USIT, Universitetet i Oslo Postboks 1086, Blindern 0316 Oslo Telefon: , Telefax: [email protected] FS ND/AFS Til: Fra: Årsmøtet Styret Vedr. sak 3 - Godkjenning av budsjett 2008 Forslag til vedtak Styrets forslag til budsjett for 2008 godkjennes.

56 <sideskift>

57 Rektor Vår dato Deres dato Vår referanse 2005/1192/JW Deres referanse FS av 1 Felles studentsystem, USIT, Universitetet i Oslo Att. Andora Sjøgren Postboks 1086 Blindern 0316 Oslo Valg av nytt styre for perioden Valgkomiteens forslag. Det vises til brev av om behovet for nytt styre i Samarbeidstiltaket FS. Valgkomitéen legger med dette fram sin innstilling til sammensetning av styre, inkludert leder og nestleder, for perioden Innstillingen er enstemmig. Leder: Adm. dir. Nils Dugstad, Universitetet for miljø- og biovitenskap Nestleder: Høgskoledirektør Ann Elisabeth Wedø, Høgskolen i Sør-Trøndelag Styremedlem: Ass. utdanningsdirektør Christen Soleim, Universitetet i Bergen Styremedlem: Avdelingsdirektør Heidrun Hole, Høgskolen i Oslo Styremedlem: Studiesjef Kjetil Solvik, Norges Musikkhøgskole 1. varamedlem: Seksjonssjef Knut Veium, Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet 2. varamedlem: Ass. universitetsdirektør Seunn Smith-Tønnesen, Universitetet i Agder 3. varamedlem: Studiedirektør Beth Linde, Høgskolen i Østfold Trondheim/Oslo/Bergen, Jon Walstad Åsulv Frøysnes/s/ Sverre Spildo/s/ valgkomitéens leder Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Saksbehandler E-post: Høgskoleringen 1, Jon Walstad 7491 Trondheim [email protected] Hovedbygningen Telefaks Tlf: All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.

58 <sideskift>

59 Postadresse: Felles studentsystem USIT, Universitetet i Oslo Postboks 1086, Blindern 0316 Oslo Telefon: , Telefax: [email protected] Notat FS ND/AFS Til: Fra: Årsmøtet Styret Vedr. sak 4 - Valg av styre for FS for perioden Forslag til vedtak Valgkomiteens forslag til styre for perioden vedtas.

60 <sideskift>

61 Postadresse: Felles studentsystem USIT, Universitetet i Oslo Postboks 1086, Blindern 0316 Oslo Telefon: , Telefax: [email protected] FS Dato: Til: Fra: Årsmøtet for FS Styret for FS NOTAT Gjennomgang av Avtale om bruk, drift og utvikling av FS Felles studentsystem - for universiteter og høgskoler (Samarbeidsavtalen) Styret for FS har på møter i 2007 diskutert innholdet og strukturen i gjeldende versjon av samarbeidsavtalen som inneholder både avtale og vedtekter.. Styret har blant annet diskutert hva vedtektene styrer og hvem har myndighet til hva. Det kan se ut som om håndtering av eventuelle konfliktsituasjoner ikke er godt nok ivaretatt i dagens versjon av avtalen. Styret for FS mener derfor at dokumentet bør deles i en avtaledel og i en vedtektsdel. På den måten får man klarere frem hva som bestemmes av årsmøtet. Utover det vil det være styrets oppgave å fatte vedtak. Styret legger herved frem forslag til oppdeling av gjeldende avtale i en avtaletekst som fortrinnsvis bør kunne stå uendret over tid, og vedtekter som skal kunne endres av årsmøtet på vanlig måte, uten at selve avtalen blir berørt. Dette vil si at det er avtalen institusjonene formelt slutter seg til og at den skal være stabil, mens vedtektene kan bli endret i hvert årsmøte. FS , AFS, Dato: Side: 1 Notat om arbeidet med samarbeidsavtalen

62 <sideskift>

63 rev. etter FS-styremøte Kjetil Solvik Utkast til VEDTEKTER FOR SAMARBEIDSTILTAKET FS FELLES STUDENTSYSTEM 1. Formål Samarbeidstiltaket FS Felles studentsystem er etablert i henhold til avtale mellom de samarbeidende utdanningsinstitusjoner, med formål å utvikle, vedlikeholde og drifte det studieadministrative datasystemet FS Felles studentsystem. Felles Studentsystem er utviklet av og vedlikeholdes for Samarbeidstiltaket FS av Universitetet i Oslo, USIT (Universitetets senter for informasjonsteknologi). 2. Samarbeidstiltakets organer Samarbeidstiltaket FS har to faste organer: styret og årsmøtet. Årsmøtet består av en representant for hver av institusjonene som er medlem av Samarbeidstiltaket FS. Styret velges av årsmøtet og består av 5 medlemmer med 3 varamedlemmer i numerisk rekkefølge. Leder og nestleder velges særskilt. Styret velges for en periode på 3 år. Dog kan årsmøtet supplere styret eller skifte ut styremedlemmer eller varamedlemmer ved behov. Ved siste årsmøte før utgangen av styreperioden oppnevner årsmøtet en valgkomité som fremmer forslag til neste årsmøte på valg av henholdsvis leder, nestleder, 3 styremedlemmer og 3 varamedlemmer. Ved behov for supplering eller utskiftning i styret i styreperioden, trer den sist oppnevnte valgkomité igjen i funksjon. 3. Årsmøtet Årsmøtet har møte én gang per år i januar. Årsmøtet innkalles skriftlig med minst 14 dagers varsel. Alle institusjonene som er medlemmer av Samarbeidstiltaket FS deltar på årsmøtet med én representant, med en stemmevekt som tilsvarer institusjonens økonomiske forpliktelser i tiltaket. Styrets medlemmer deltar i årsmøtet med tale- og forslagsrett, men uten stemmerett hvis de ikke samtidig møter som institusjonsrepresentant. Årsmøtet ledes av styrets leder. Årsmøtet skal: - velge styre, jf pkt. 2 - velge valgkomité, jf pkt 2 - behandle eventuelle forslag til endringer av vedtektene - behandle styrets årsmelding og regnskap - behandle eventuelle andre saker som styret legger fram til behandling Samarbeidstiltaket FS, vedtekter versjon

64 Det kan innkalles til ekstraordinært årsmøte ved beslutning i styret eller dersom minst 1/3 av medlemsinstitusjonene krever det. 4. Styret Styret er beslutningsdyktig når minst 3 styremedlemmer er til stede. Ved stemmelikhet er styreleders stemme avgjørende. 1. varamedlem innkalles fast til styremøtene. Styret innkalles med minst 1 ukes varsel. Styret tar beslutning om observatørstatus for aktuelle institusjoner. Styret er ansvarlig for alle sider ved driften av Samarbeidstiltaket FS og skal blant annet behandle følgende saker: - Generelle og prinsipielt viktige spørsmål for virksomheten i Samarbeidstiltaket FS - Budsjett, herunder fordelingsnøkkel for den enkelte institusjons bidrag til drift, vedlikehold og videreutvikling av FS - Årsplan i henhold til fastsatt budsjett - Årsberetning og regnskap - Organiseringen av Samarbeidstiltaket FS - Søknader om å ta i bruk FS - Spørsmål om andre institusjoner og/eller brukere skal tilbys tjenester fra Samarbeidstiltaket FS - Avtaler med UiO/USIT - Instruks for daglig leder Styret innstiller ved tilsetting av daglig leder. 5. Daglig leder. Samarbeidstiltaket FS skal ha en daglig leder som forestår den løpende drift av tiltaket. Daglig leder er ansvarlig for at virksomheten er forsvarlig anordnet og foregår i samsvar med de til enhver tid gjeldende bestemmelser. Daglig leder er sekretær for styret og årsmøtet og møter med tale- og forslagsrett i begge organer. 6. Prosjekt- og arbeidsgrupper. Styret oppnevner en arbeidsgruppe med en representant fra hver FS-institusjon og fastsetter nærmere mandat for arbeidsgruppen. Arbeidsgruppen ledes av daglig leder for Samarbeidstiltaket FS. Arbeidsgruppen skal sikre den jevnlige kontakten mellom Samarbeidstiltaket FS og brukermiljøene. Arbeidsgruppen rapporterer til styret. Institusjonene utpeker selv sitt medlem i arbeidsgruppen. Styret bestemmer hvilke arbeidsoppgaver som legges til arbeidsgruppen. Styret kan i tillegg oppnevne særskilte prosjektgrupper eller arbeidsgrupper som skal bidra i arbeidet med konkrete problemstillinger. Samarbeidstiltaket FS, vedtekter versjon

65 7. Endring av vedtektene Endringer i vedtektene gjøres av årsmøtet med minst 2/3 flertall blant de frammøtte institusjoner. Samarbeidstiltaket FS, vedtekter versjon

66 <sideskift>

67 rev. etter FS-styremøte Kjetil Solvik Utkast til ny AVTALE OM BRUK, DRIFT OG UTVIKLING AV SAMARBEIDSTILTAKET FS - FELLES STUDENTSYSTEM FOR UNIVERSITETER OG HØGSKOLER 1. Innledning Felles Studentsystem er et samarbeidstiltak mellom norske utdanningsinstitusjoner med formål å utvikle, vedlikeholde og drifte det studieadministrative datasystemet FS Felles studentsystem. Felles Studentsystem er utviklet av og vedlikeholdes for Samarbeidstiltaket FS av Universitetet i Oslo, USIT (Universitetets senter for informasjonsteknologi). Samarbeidstiltaket FS skal sørge for at det finnes en driftsorganisasjon som tar seg av vedlikehold og videreutvikling av FS og sikre at arbeidet med utviklingen blir brukerstyrt. 2. Avtaleparter De institusjoner som til nå har besluttet å ta i bruk FS, inngår med dette herværende samarbeidsavtale om bruk, drift og videreutvikling av systemet, i det følgende kalt Samarbeidstiltaket FS. Avtalepartene er: - Universitetet i Bergen - Universitetet i Oslo - Universitetet i Tromsø - Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet - Universitetet for miljø- og biovitenskap - Universitetet i Stavanger Universitet i Agder - Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo - Norges handelshøyskole - Norges musikkhøgskole - Norges idrettshøgskole - Høgskolen i Bergen - Høgskolen i Buskerud - Høgskolen i Lillehammer - Høgskolen i Oslo - Høgskolen i Sør-Trøndelag - Høgskolen Stord/Haugesund - Høgskolen i Tromsø - Høgskulen i Volda - Høgskolen i Gjøvik - Høgskolen i Hedmark - Høgskolen i Østfold - Kunsthøgskolen i Bergen - Det teologiske menighetsfakultet - Campus Kristiania Samarbeidstiltaket FS, avtale versjon

68 Alle statlige institusjoner som kommer inn under Lov om universiteter og høyskoler av nr 15 med endringer av og senere endringer, har i utgangspunktet rett til å slutte seg til avtalen og ta i bruk FS, men tilgangen kan likevel begrenses i en periode dersom rene kapasitetsgrunner tilsier dette. Private høgskoler kan søke om å få slutte seg til avtalen og ta i bruk FS. Alle institusjoner som har tatt i bruk FS, har plikt til å delta i Samarbeidstiltaket FS. 3. Organisering Samarbeidstiltaket FS organiseres som et samarbeidstiltak etter mønster av 1.4 (4) i lov om universiteter og høgskoler. Samarbeidstiltaket FS er administrativt tilknyttet UiO. Samarbeidstiltaket skal ha eget styre som ikke er underlagt UiOs styringsordninger i faglige spørsmål. 4. Økonomiske forpliktelser Medlemsinstitusjonene i Samarbeidstiltaket FS skal dekke alle utgiftene gjennom et årlig bidrag til Samarbeidstiltaket FS i samsvar med det budsjett og den fordelingsnøkkel styret fastsetter for hvert virksomhetsår. Bidragene skal innbetales forskuddsvis til UiO innen 1. april hvert år. Den enkelte medlemsinstitusjon dekker selv sine utgifter til datakommunikasjon og utgifter til anskaffelse og drift av institusjonsinternt utstyr dersom ikke annet er bestemt i særskilt avtale mellom den enkelte institusjon og styret i Samarbeidstiltaket FS. 5. Rettigheter og plikter Medlemsinstitusjoner som har oppfylt sine forpliktelser i henhold til punkt 4 ovenfor, har rett til å bruke de allment tilgjengelige tjenester fra Samarbeidstiltaket FS. Dette omfatter blant annet nye versjoner av databasen med dokumentasjon og andre tjenester. Medlemsinstitusjonene forplikter seg til å følge opp de retningslinjer styret fastsetter når det gjelder bruk av systemet. 6. Samarbeidstiltakets organer Samarbeidstiltaket har to faste organer, styret og årsmøtet. Årsmøtet fastsetter vedtekter for samarbeidstiltaket og velger styre, iht. til bestemmelser i vedtektene. Ved siste årsmøte før utgangen av en styreperiode, velger årsmøtet en valgkomité som fremmer forslag overfor årsmøtet på valg av styre. Årsmøtet har møte én gang per år. Alle institusjonene som er medlemmer av Samarbeidstiltaket FS deltar på årsmøtet med én representant, med en stemmevekt som tilsvarer institusjonens økonomiske forpliktelser i tiltaket, jf. punkt Utmelding av samarbeidet En institusjon som ønsker å forlate samarbeidet, skal meddele dette skriftlig til styrets leder senest 15. juni. Utmeldingen får virkning fra 1. januar det påfølgende år, eller fra et senere tidspunkt om styret i særskilte tilfeller bestemmer det. Samarbeidstiltaket FS, avtale versjon

69 Forpliktelsene i henhold til punkt 4 i denne avtalen skal være oppfylt før en institusjon kan forlate samarbeidet. 8. Endring av avtalen Denne avtalen kan endres etter forhandlinger mellom avtalepartene. Endring forutsetter 2/3 flertall blant deltakende institusjoner, etter reglene om stemmevekt som gjelder for årsmøtet, jf. punkt 6. Samarbeidstiltaket kan avsluttes når avtalepartene er enige om det. Medlemsinstitusjonene er ansvarlige for at Samarbeidstiltaket FSs forpliktelser er dekket når samarbeidet avsluttes. Samarbeidstiltaket FSs kontantbeholdning tilbakebetales medlemsinstitusjonene i forhold til deres respektive bidrag. Øvrige eiendeler og rettigheter tilfaller staten. Samarbeidstiltaket FS, avtale versjon

70 <sideskift>

71 Postadresse: Felles studentsystem USIT, Universitetet i Oslo Postboks 1086, Blindern 0316 Oslo Telefon: , Telefax: [email protected] Notat FS ND/AFS Til: Fra: Årsmøtet Styret Vedr. sak 6 - Samarbeidsavtale - vedtektsdel Forslag til vedtak Styrets forslag til versjon av samarbeidsavtalen vedtekter, vedtas.

72 <sideskift>

73 Postadresse: Felles studentsystem USIT, Universitetet i Oslo Postboks 1086, Blindern 0316 Oslo Telefon: , Telefax: [email protected] Notat FS ND/AFS Til: Fra: Årsmøtet Styret Vedr. sak 6 - Samarbeidsavtale - avtaledel Forslag til vedtak Styrets forslag til versjon av samarbeidsavtalen avtaler, vedtas.