Digitaliseringsstrategi for Buskerud fylkeskommune Revidert 2018-2020 Buskerud fylkeskommune Stab og kvalitetsavdelingen oktober 2017
Innhold 1. INNLEDNING... 3 2. GJENNOMFØRING... 4 3. SATSINGSOMRÅDER... 5 3.1 Sammenhengende arbeidsprosesser... 5 3.2 Dialog og samhandling... 5 3.3 Service og tilgjengelighet... 6 3.4 Informasjonssikkerhet og personvern... 6 Side 2 av 7
1. Innledning Digitaliseringsstrategien for Buskerud fylkeskommune ble første gang vedtatt for perioden 2015-2017 og er i denne versjonen revidert for første gang. Det er gjort en evaluering av perioden, og i den nye strategien er punkter som ikke lenger er aktuelle tatt ut, og noen nye er kommet inn. Det er også laget en handlingsdel som konkretiserer mer hvilke områder det skal satses på. Buskerud fylkeskommune har ansvar for en rekke samfunnsoppgaver. Oppgavene er definert i lover, statlige føringer samt fylkeskommunale og regionale planer. Mange av oppgavene løses med digitalt støttede prosesser og verktøy. Det kan være i dialogen med innbyggere og samarbeidsparter, i utøvelse av myndighet, i forvaltningen eller i tjenester til innbyggerne. Digitaliseringsstrategien berører samspillet mellom samfunnsoppgavene og egen virksomhet, arbeidsprosesser og teknologi. Dette er ofte knyttet til tidsriktige, forenklede og forbedrede måter å jobbe på og henger sammen med innovasjon i det offentlige. Digitaliseringsstrategien fastsetter prinsipper for hvordan fylkeskommunens oppgaver og målsettinger skal støttes av digitale verktøy og prosesser. For å oppnå gode arbeidsprosesser er det nødvendig med helhetlige og bevisste valg av informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT). Digitaliseringsstrategien legger føringer for både valg av teknologi og hvordan vi arbeider med IKT i egen organisasjon. Visjon og verdier Lover, statlige føringer, fylkeskommunens planer, regionale planer, mm Digitaliseringsstrategi (Hva skal vi å oppnå, og hvordan skal vi oppnå dette?) 1) Hvilke teknologivalg må vi ta? (IKT-plattform) 2) Handlingsplan (hva skal vi gjennomføre, prioriteringer) 3) Beslutning- og gjennomføringsmodell Strategien er utformet i tråd med føringer fra stat og KS. Prioriteringer er gjort på bakgrunn av bred medvirkning i egen organisasjon. Muligheter og utfordringer Informasjons- og kommunikasjonsteknologi er i kontinuerlig utvikling. Det innvirker i stor grad på arbeidshverdagen vår. Feltet krever investeringer og driftskostnader, strategisk styring og prioritering ut fra hva som gir størst effekt. Med rask teknologisk utvikling er det en utfordring å kombinere stabil drift og langsiktighet med innovasjon og dynamikk. Føringene i denne strategien må praktiseres på en måte som ivaretar begge forhold. Spørsmål som må vurderes kontinuerlig, er om det er mulig å jobbe enda smartere, om vi har god nok utnyttelse av det vi har anskaffet og om nye investeringer vil gi enda bedre tjenester og verdiskapning. Strategien fastsetter prinsippene som skal legges til grunn for disse vurderingene. Samtidig må strategiske vurderinger gjøres kontinuerlig og være en del av organisasjonskulturen i Buskerud fylkeskommune. Side 3 av 7
2. Gjennomføring Strategisk plan for Buskerud ble vedtatt av fylkestinget i april 2017. Den har som ambisjon «Et sterkt og bærekraftig Buskerud med evne til endring». Et av innsatsområdene i strategien er «God økonomi og innovasjon i forvaltningen». Digitaliseringsstrategien skal bidra til at disse målsetningene nås. Strategisk plan legger også prinsipper for planlegging i Buskerud fylkeskommune. Den vektlegger nødvendigheten av å konkretisere strategier gjennom handlinger som kobles til økonomi. Digitaliseringsstrategien skal derfor ha en handlingsplan. Handlingsplanen suppleres med tidligere etablert beslutnings- og gjennomføringsmodell for å sikre systematikk i vurderingen av innspill fra administrativt og politisk nivå. Prinsippene i strategien skal legges til grunn for prioriteringer, økonomiske vurderinger og beslutninger. Prioriteringer skal gjøres på bakgrunn av alle tjenesteområders behov og danner grunnlag for fylkesrådmannens budsjettforslag til fylkestinget. Etablering av en beslutnings- og gjennomføringsmodell skal sørge for at strategien følges opp. Formålet med beslutning- og gjennomføringsmodellen er: Oversikt over hvilke digitale løsninger som er i bruk i organisasjonen Bedre ressursutnyttelse og realisering av gevinst Systematisk innhenting av behov for digitale løsninger Helhetlig prioritering og koordinering Standardisering Bevisst og styrt utvikling som også ivaretar behov for innovasjon og nytenking Ledere som ser sammenheng mellom tjenesteproduksjon og teknologibruk Håndtering av eventuelle avvik fra digitaliseringsstrategiens føringer Stabil tilgjengelighet til digitale løsninger Hovedelementer i beslutning- og gjennomføringsmodellen er: Behov for videreutvikling og ny funksjonalitet meldes inn ett sted Alle behov og ny funksjonalitet vurderes ut fra strategiske prinsipper og eksisterende teknologiplattform Prioritering og oppfølging av løpende prosjekter og oppgaver gjøres av et sektorovergripende formelt organ med faste møter (porteføljestyring) Etablering av års hjul for å fange opp, vurdere og prioritere behov som må håndteres i budsjettprosessen Beslutning- og gjennomføringsmodellen formaliseres gjennom prosess- og rutinebeskrivelser Side 4 av 7
3. Satsingsområder 3.1 Sammenhengende arbeidsprosesser Effektive digitale læringsprosesser for elever og lærere Effektiv saksbehandling og forvaltning med god kvalitet Forenklede arbeidsprosesser og bedre sammenheng mellom fagsystemer Informasjon registreres kun én gang (færrest mulig ganger) Tilgjengelige og samordnede data som kan brukes i nye sammenhenger og understøtte helhetlig saksbehandling, tjenester og selvbetjeningsløsninger Beslutnings- og gjennomføringsmodell med tydelig definerte roller og ansvar videreutvikles Hele fylkeskommunens behov legges til grunn for prioriteringer og valg av digitale løsninger Hensynet til nytt skoleadministrativt system legges til grunn ved valg av nye fagsystemer og IKTteknisk plattform IKT-arkitektur som bygger på standardkomponenter, nasjonale standarder og fellesløsninger Delta i relevante samarbeider med stat, KS og andre fylkeskommuner/kommuner Kompetanse på bestilling, innkjøp og avtaleforvaltning Enhetlig metodikk og styrket kompetanse på gjennomføring av prosjekter og prosesser videreutvikles Sammenhengende arbeidsprosesser har utpekt seg som et område med både forbedringspotensial og hvor innsats vil gi stor gevinst. Dette gjelder både i arbeidsprosesser knyttet til tjenester, i saksbehandling og i administrasjon internt. Kontinuerlig forbedring og effekt av investeringer oppnås ved å koordinere behov og prioritere hva som skal gjennomføres. For å oppnå dette må det etableres en sektorovergripende beslutnings- og gjennomføringsmodell. Modellen må ivareta at Buskerud fylkeskommune er en organisasjon som baserer neste praksis på erfaringer av hva som fungerer og gir resultater. Som offentlig aktør er ressurser til IKT begrenset. Bruk av nasjonale løsninger (for eksempel SvarUT) og selv bidra i utvikling vil derfor være god ressursutnyttelse for både fylkeskommunen og samfunnet. Nytt skole administrativt system som berører store deler av fylkeskommune er planlagt tatt i bruk i Buskerud i andre kvartal i 2019. Dette vil legge premisser for valg av IKT-teknisk plattform og øvrige fagsystemer. 3.2 Dialog og samhandling Dialogen med innbyggere, samarbeidsparter og brukere skal være digital Redusert behov for fysiske møter Enhetlig og sikker deling av dokumenter og informasjon internt i egen organisasjon og i samhandling med eksterne Etablere løsninger for håndtering av dokumenter og informasjon Tidsriktige eksterne og interne kanaler for kommunikasjon, dialog og søknader Etablere løsninger for utveksling og oppbevaring av store datamengder som kommuneplaner, geografisk informasjon og tegninger Videreutvikle løsninger, kompetanse og kultur for digitale møter Mange av fylkeskommunens oppgaver gjennomføres i samhandling med andre aktører. Dialog med innbyggerne er et demokratisk prinsipp. I tillegg er fylkeskommunen en organisasjon med stor geografisk Side 5 av 7
spredning og med egne foretak og virksomheter. Gode løsninger for både møter og utveksling av informasjon vil sikre god kvalitet og effektivitet. 3.3 Service og tilgjengelighet Løsning for bruk av digitale enheter i undervisningen velges på bakgrunn av pedagogiske, økonomiske og tekniske vurderinger Brukervennlige løsninger Universelt utformet dialog Ansatte, elever og politikere har tilstrekkelig kompetanse på relevante digitale løsninger og hjelpemidler Tilgjengelighet til digitale løsninger når som helst og hvor som helst Forventninger til drift- og brukerstøtte er avklart og tydelig beskrevet Klart og tydelig språk i dialog med kunder Kontinuerlig vurdering av ulike alternativer for elev-pc ordninger Tilrettelegge arenaer for evaluering av eksisterende digitale løsninger og innhenting av behov God informasjon om tilgjengelige løsninger og hvordan disse kan brukes Systematisk kompetanseheving på bruk av aktuelle IKT-løsninger Kompetanseheving hos lærere og ledere på digitalt støttet opplæring Beslutning om nivå på drifts- og brukerstøtte gjøres gjennom etablert en beslutnings- og gjennomføringsmodell. For at elever, ansatte og politikere skal få løst sine oppgaver, er tilgjengelighet til digitale løsningene en kritisk faktor. Grad av tilgjengelighet er avhengig av den enkeltes kompetanse, teknisk tilrettelegging og stabil drift av løsninger. I en organisasjon med knappe ressurser er det nødvendig finne riktig nivå på service og tilgjengelighet. Brukernes forventninger og grad av tilgjengelighet må være avstemt. Faglig grunnlag og gode prosesser skal legges til grunn for disse beslutningene. Styrking av ansattes kompetanse på digitale verktøy og prosesser er nødvendig for at fylkeskommunens oppgaver gjennomføres på en god måte, og for å muliggjøre kontinuerlig videreutvikling og forbedring. 3.4 Informasjonssikkerhet og personvern Oppbevaring og håndtering av informasjon i regi av fylkeskommunen følger lov- og regelverk Ansatte, politikere og elever har nødvendig kompetanse om krav til personvern, taushetsplikt og informasjonssikkerhet Digital dømmekraft blant ansatte, politikere og elever Informasjonssikkerhet som eget område i internt kvalitetsarbeid Digitale løsninger for oppbevaring og utveksling av informasjon skal vurderes for sikkerhet og personvern før det tas i bruk Systematisk utvikling av kultur og kompetanse blant ansatte, politikere og elever Ha avtale med parter som behandler personopplysninger på vegne av fylkeskommunen Data oppbevares på færrest mulig steder Sikker pålogging for innbyggeres tilgang til egne opplysninger Bevissthet for trusler og nettvett Side 6 av 7
Personvernombud som ivaretar GDPR Fylkeskommunen forvalter store mengder personinformasjon. Alle ansatte har et kollektivt ansvar for å håndtere informasjon på en forsvarlig måte. Noe kan forebygges ved fysisk eller digital sikring av data, gjennom rutinebeskrivelse og beredskap. Det er i tillegg nødvendig med målrettet kompetanse- og kulturbygning blant ansatte, politikere og elever. Side 7 av 7