På vei mot den nye digitale hverdagen Hege Strandhagen Seniorrådgiver ATS, Difi E-post: hes@difi.no Mobil: 912 44 858
Hva mener vi med digitalisering? Dette er prosessen som skal digitaliseres Digitalisering innebærer bruk av IKT som støtte i gjennomføring, forbedring og utvikling av anskaffelsesprosesser i offentlig sektor
Digitalisering av offentlige anskaffelser Dette er prosessen som skal digitaliseres Digitalisering innebærer bruk av IKT som støtte i gjennomføring, forbedring og utvikling av anskaffelsesprosesser i offentlig sektor
Oppsummering av dagens situasjon forenklet
EHF Anskaffelsesdokument Vise interesse Forespørselskatalog EHF ESPD v1.0 EHF Tilbudskatalog EHF Tilbudsinnlevering EHF Katalog Ordre Pakkseddel Order Agreement PunchOut EHF Faktura Kreditnota Purring Under arbeid I produksjon Under arbeid Under arbeid I produksjon I produksjon
Program for digitale anskaffelser Strategidokument legger grunnlaget for gjennomføring av «Program for digitale anskaffelser» i perioden 2018 til 2024. Program for digitale anskaffelser gjennomføres i sin helhet i Difi, og kombinerer videreføring av forvaltningsoppgaver med en betydelig satsing på utviklingstiltak for å kunne hente ut gevinstene som ligger i å heldigitalisere offentlige anskaffelsesprosesser. Satsingsforslag i budsjettforslaget fra KMD: 13 millioner årlig i 7 år for: «å effektivisere og forbedre offentlige anskaffelser ved å heldigitalisere anskaffelsesprosessen» som et tiltak for å forenkle, forbedre og fornye offentlig sektor. Dokumentet er basert på tidligere Difi-rapport «Digitalisering av offentlige anskaffelser strategi for forenkling, styring og tilrettelegging» (Digitaliseringsstrategien) Arbeidet har god tilknytning til alle hovedmål i Difis strategi Vi er den sentrale kilden til kunnskap om tilstand, utvikling og endringsbehov Vi styrker offentlig sektors evne til å gjennomføre endring og realisere gevinster Vi løser felles utfordringer som krever samordnet innsats Difi viderefører prinsippet om «sentral tilrettelegging og markedet leverer» 11.04.2018 Program for digitale anskaffelser 6
Difis tilnærming tar markedet i bruk Tilrettelegging for effektiv konkurranse mellom standardbaserte løsningskonsepter og systemleverandører Hele tiden mulig for nye aktører å komme inn i markedet Sikrer innovasjon og gir valgfrihet for brukerne Gir grunnlag for næringsutvikling blant norske tjenesteleverandører og utviklermiljøer Offentlige oppdragsgivere og deres leverandører kjøper selv de løsningene de har behov for på anskaffelsesområdet Tilsvarer ansvaret de har i dag for å skaffe seg løsninger for arkivering, personaloppfølging, økonomioppfølging, ordre- og fakturaoppfølging mv. 11. april 2018 Direktoratet for forvaltning og IKT
Difi muliggjør digitalisering av offentlige anskaffelser gjennom styring og tilrettelegging Hinder for digitalisering Difis rolle Eksempler Markedets løsninger snakker i liten grad sammen Referansearkitektur, prosesser og standarder for informasjonsflyt Elektronisk handelsformat (EHF) Markedet mangler insentiver eller er forhindret fra å tilby visse fellestjenester Fellestjenester og nasjonale felleskomponenter Doffin Elektronisk meldingsformidling (edelivery) og adressering (ELMA) Mangel på ressurser og kompetanse Økt digital modenhet, anskaffelseskompetanse og lederinvolvering Anskaffelser.no Lederopplæring
Hvilke typer gevinster forventes? Forventet gevinst Mer effektive kjøp og enklere prosesser Tidsbruk og kostnader for gjennomføring av innkjøp skal være lavest mulig Mindre ressursbruk lavere transaksjonskostnader Bedre kjøp og behovsdekning Bedre kjøp og behovsdekning Riktig vare eller tjeneste skal kjøpes til riktig kvalitet og beste pris Bedre behovsforståelse og kategoristyring, kapasitet til å inngå flere avtaler, færre avvisninger Mer effektive kjøp og enklere prosesser Gevinster Mer lovmessige innkjøp Mer lovmessige kjøp Regelverkskrav og leverandørenes rettigheter skal ivaretas, korrupsjon og mislighold skal unngås Bedre sporbarhet bevare tilliten til offentlig sektor 11.04.2018 Program for digitale anskaffelser 9
Prioriteringer i digitalisering av anskaffelser Digital konkurransegjennomføring Full utbredelse av konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) 1.1.2018 for statlige oppdragsgivere 1.7.2018 for øvrige offentlige oppdragsgivere Europeisk egenerklæringsskjema (ESPD) Egenerklæringsskjema (ESPD) Anskaffelser.no - Difi Dokumentasjonsbevis Brønnøysundregistrene og Skatteetaten Digital kontraktsoppfølging Digitale bestillingsløsninger EHF-basert, uten Ehandelsplattform-avtale 100% elektronisk faktura til offentlig sektor ny EHF-faktura v3.0 på høring 1. mars 2018 Kontraktsforvaltning leverandøroppfølging og datafangst for analyse Betalingsformidling offentlig virksomhet bank Direktoratet for forvaltning og IKT
Digitalisering av offentlige anskaffelser hvor står vi i dag og hva er målet?
Ehandelsplattformen Ehandelsplattformavtalen mellom Difi og Capgemini/IBX, nå Tradeshift/IBX, så dagens lys i 2001. Ehandelsplattformen har vært en pådriver for god tjenesteutvikling i over 15 år. Over 300 offentlige virksomheter benytter Ehandelsplattformen direkte eller som en forlengelse av sitt eget innkjøpssystem Juni 2018 vil Difis avtale med IBX gå ut og den vil ikke erstattes. Tradeshift/IBX løsning vil da være sidestilt med andre løsninger i markedet.
EHANDELSPLATTFORMEN
Ehandelsplattformen fra 2001-2014 Abonnement Ehandelsplattformen Abonnement Oppdragsgiver Leverandør Direktoratet for forvaltning og IKT
Ehandelsplattformen fra 2014-2018 Abonnement E-handelsplattformen Abonnement Oppdragsgiver Leverandør IBX Aksesspunkt EHF EHF Direktoratet for forvaltning og IKT Aksesspunkt
1 4 hjørnes modell Mottaker 4 Avsender 2 AP SMP ELMA AP 3 Forretning Teknisk XML PDF
EHF formater og EHF infrastruktur som felles plattform etter juni 2018 Systemlevererandører Oppdragsgivere Systemlevererandører Leverandør EHF Aksesspunkt Aksesspunkt EHF Oppdragsgivere Leverandør EHF EHF Oppdragsgivere EHF Aksesspunkt Aksesspunkt EHF Leverandør Direktoratet for forvaltning og IKT
KGV - Konkurransegjennomføring
Oppdragsgivers løsning Oppdragsgiver Anskaffelsesdokumenter Leverandør Fagsystem anskaffelse «KGV» Begge parter bruker oppdragsgiver løsning
Separate løsninger Innleveringsløsning Anskaffelsesdokumenter Leverandør ID-porten Fagsystem anskaffelse «KGV» XML Oppdragsgiver og leverandør; - hver sin løsning EHF PDF EHF infrastruktur (CEF edelivery) Oppdragsgiver
Difi sin veileder for anskaffelse av KGV-løsning SSA-L https://www.anskaffelser.no/elektronisk-handel/temaerelektronisk-handel/anskaffelse-av-kgv
DOKUMENTASJONSBEVIS OG ESPD
Prosjektet NADOBE Samarbeid mellom Brønnøysundregistrene/Altinn (prosjekteier) og Difi (prosjektleder) Gi norske offentlige oppdragsgivere tilgang til å kontrollere dokumentasjon fra på norske leverandører i offentlig anskaffelser Tilgang til: Skatteetaten og Brønnøysundregistrene Prosjektoppstart: 2017 Pilot: September 2018 I produksjon: Årsskiftet 2018/2019
ANsjonal tjeneste for DOkumentasjonsBEvis System Hent skatteopplysninger Oppdragsgiver PEPPOL edelivery Norske offentlige databaser Nadobe Leverandør Altinn brukergrensesnitt Både ved konkurransegjennomføring og i kontraktsperioden
Hva er utfordringene? Over 500 mrd. kroner til offentlig innkjøp i 2016 Ressurskrevende Dokumentasjonsbevis hentes manuelt fra ulike kilder Arbeidskrevende om alle offentlige virksomheter skal inngå enkeltstående avtale med avgivende registre for å få enklere tilgang Arbeidslivskriminalitet Skatteetaten estimerer at ca. 7% av virksomhetene i Norge er involvert i arbeidslivskriminalitet, og at minimum 12-60 mrd. kroner blir unndratt årlig
Gevinstene Effektivisering Dokumentasjonsbevis hentes og lagres digitalt Maskinlesbare bevis gir mulighet for gjenbruk av informasjon Én fellesløsning for alle offentlige oppdragsgivere Markedsbaserte leverandører lager brukergrensesnitt Motvirke arbeidslivskriminalitet Sanntidsdata i stedet for bevis som kan være opp til 6 måneder gamle Bevis hentes direkte fra kilden, vanskeligere å forfalske dokumentasjon Enklere kontroll av bevis i kontraktsperioden Bedre kvalitet på anskaffelsene Færre avvisninger på grunn av formalfeil Innkjøper bruker mindre tid til å kontrollere dokumentasjon Firmaattest Attest for skatt og mva
Levere ESPD/egenerklæring en implisitt fullmakt for å hente bevis Oppdragsgiver Leverandør 1) Lager konkurransegrunnlag og ESPD-forespørsel (EHF ESPD request) 3) Sjekker bevis (og tildeler kontrakt) Anskaffelsesdokumenter inkl. ESPD-forespørsel Sender tilbud inkl. ferdig utfylt ESPD-erklæring 2) Lager tilbud og fyller ut ESPDerklæring (EHF ESPD response) ESPD lages i fagsystem eller ESPD-tjenesten til EU-kommisjonen
Hva er det europeisk egenerklæringsskjemaet? Erklæring fra leverandøren om: at han oppfyller angitte kvalifikasjonskrav at han oppfyller eventuelle utvelgelseskriterier at det ikke foreligger avvisningsgrunner Egenerklæringen fungerer som foreløpig dokumentasjon Bare forpliktet til å innhente dokumentasjonsbevis fra den valgte leverandøren før tildeling av kontrakt Kan når som helst be om full dokumentasjon om nødvendig for gjennomføring av konkurransen Må brukes i alle konkurranser over EØSterskelverdi fra 1. januar 2017 Lenke til papirversjon av ESPD
Formål Redusere administrasjonsbyrden Leverandører behøver kun å levere en egenerklæring Oppdragsgiverne må kun kontrollere valgt leverandør Standardisering av kvalifikasjonsprosessen Kun et egenerklæringsskjema i hele EU-/EØS-området Samme skjema i alle anskaffelser Skjemaet kan gjenbrukes i senere konkurranser Leverandørene kan gjenbruke egenerklæringen
Fremtidsvisjon Flere avgivende registre, nasjonalt og internasjonalt Tilgang på tvers av landegrenser Andre offentlige brukergrupper som kontrollmyndighet sånn som arbeidstilsynet, politiet og andre Tilgang for private leverandører til å kontrollere underleverandør Tilgang for forbrukerne for å velge seriøse aktører Med mer
Standardskjemaet for ESPD ESPD består av 6 deler: Del I: Opplysninger om konkurransen og oppdragsgiver Del II: Opplysninger om leverandøren Del III: Avvisningsgrunner Del IV: Kvalifikasjonskrav Del V: Utvelgelse av antallet av kvalifiserte leverandører Del VI: Avsluttende erklæringer
Veiledningsmateriale ESPD For oppdragsgivere Veileder for å fylle ut ESPD (NFD) Brukerveiledning for ESPD-tjenesten (Difi) Ofte stilte spørsmål (Difi) For leverandører Veileder for å fylle ut ESPD (NFD) Brukerveiledning for ESPD-tjenesten (Difi) Ofte stilte spørsmål (Difi) Bistand: espd@difi.no
Takk for oppmerksomheten! Hege Strandhagen Seniorrådgiver ATS, Difi E-post: hes@difi.no Mobil: 912 44 858